Một thành viên trong nhóm của bạn, Ashley, đã dồn hết tâm huyết vào một bài thuyết trình, nhưng cô ấy không thể trình bày tốt. Là quản lý của cô ấy, bạn có thể chỉ ra những điểm chưa tốt hoặc ghi nhận nỗ lực của cô ấy khi đưa ra phản hồi. Cách thứ nhất có thể sẽ làm Ashley nản lòng, còn cách thứ hai sẽ thúc đẩy cô ấy làm tốt hơn trong lần sau.
Đó chính là bản chất của Phương pháp Phản hồi Sandwich: Cải tiến liên tục.
Phương pháp này tận dụng sức mạnh của phản hồi xây dựng để thúc đẩy sự phát triển kỹ năng và giúp nhân viên hiểu rõ hơn về kỳ vọng trong công việc.
Là một nhà quản lý hoặc lãnh đạo, điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng phản hồi được cung cấp một cách nhất quán và mang tính xây dựng. Phương pháp phản hồi kiểu bánh sandwich là một công cụ hiệu quả có thể giúp bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng một cách chu đáo.
Bài viết này sẽ giải thích Phương pháp Phản hồi Sandwich, tầm quan trọng của nó và cách áp dụng.
Hiểu về Phương pháp Feedback Sandwich
Phản hồi Sandwich, còn được gọi là "bánh sandwich khen ngợi", là một kỹ thuật phản hồi bao gồm việc đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng giữa hai lớp phản hồi tích cực.
Phương pháp này bắt đầu bằng việc ghi nhận điểm mạnh hoặc thành tích của cá nhân để tạo ấn tượng tích cực. Sau đó, tiếp theo là phản hồi mang tính xây dựng và kết thúc bằng một câu nói tích cực để củng cố giá trị và tiềm năng của họ. Lời kết tích cực đảm bảo người nhận được phản hồi sẽ có động lực để học hỏi và phát triển.
Phương pháp phản hồi kiểu bánh sandwich giúp xây dựng lòng tin và tạo ra môi trường thoải mái. Phương pháp này cũng khuyến khích nhân viên cởi mở hơn với những lời phê bình mang tính xây dựng và thậm chí chủ động yêu cầu phản hồi trong các đối tượng/kỳ/phiên bản sau.
Bạn có biết? Phương pháp này được gọi là "Bánh mì phản hồi" vì những lời khen ngợi tích cực tượng trưng cho bánh mì, còn phản hồi tiêu cực là nhân bánh.
Lợi ích và Hạn chế của Phương pháp Feedback Sandwich
Phương pháp phản hồi kẹp bánh mì gần đây đã nhận được nhiều ý kiến tiêu cực. Một số nhà lãnh đạo cho rằng việc đưa ra phản hồi tiêu cực ẩn trong phản hồi tích cực sẽ gửi đi "tín hiệu mâu thuẫn" hoặc thường bị "mất đi ý nghĩa".
Hãy cùng điểm qua những ưu và nhược điểm của phương pháp này để tận dụng nó một cách hiệu quả nhất.
| Lợi ích | Nhược điểm |
|---|---|
| Nâng cao khả năng tiếp thu phản hồi | Phản hồi thiếu rõ ràng |
| Tăng cường động lực và tinh thần làm việc | Lời khen ngợi ép buộc hoặc không chân thành |
| Nuôi dưỡng môi trường hỗ trợ và hợp tác | Lo ngại về việc thao túng |
| Giảm thiểu xung đột và căng thẳng | Tập trung vào việc bảo vệ người cung cấp phản hồi |
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về các phương pháp này.
Lợi ích của Phương pháp Feedback Sandwich
Dưới đây là những lợi thế chính mà phương pháp phản hồi kẹp bánh mì mang lại:
Tăng cường khả năng tiếp nhận phản hồi
Phương pháp phản hồi kiểu bánh sandwich giúp người nhận phản hồi có khả năng xử lý những lời phê bình mang tính xây dựng tốt hơn bằng cách tạo ra một lớp đệm tâm lý. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng mục tiêu không phải là phê bình hay coi thường họ, mà là giúp họ trưởng thành và phát triển kỹ năng của bản thân.
Tăng cường động lực và tinh thần làm việc
Phản hồi tích cực chân thành là động lực mạnh mẽ. Bằng cách công nhận điểm mạnh và thành tích của nhân viên, bạn chứng thực nỗ lực của họ và củng cố giá trị của họ đối với nhóm.
Nhận diện điểm mạnh của nhân viên không chỉ giúp họ nhận ra những lĩnh vực mình giỏi mà còn khuyến khích họ tận dụng những điểm mạnh đó để cải thiện những khía cạnh cần nâng cao. Cảm giác được trao quyền và tự tin này giúp tăng cường động lực và tinh thần làm việc.
Xây dựng môi trường hợp tác
Phương pháp Feedback Sandwich với giọng điệu tích cực và thân thiện giúp nuôi dưỡng môi trường hỗ trợ và hợp tác. Phương pháp này cũng xây dựng lòng tin và mối quan hệ, tạo nền tảng cho giao tiếp cởi mở và trung thực.
Hơn nữa, việc trình bày phản hồi một cách tích cực sẽ mang lại kết quả là người nghe dễ tiếp thu và tham gia hơn.
Giảm thiểu xung đột và căng thẳng
Phương pháp Feedback Sandwich giúp giảm thiểu sự phòng thủ, tức giận hoặc thất vọng từ phản hồi trực tiếp, đặc biệt khi bạn đưa ra phản hồi tiêu cực về một chủ đề nhạy cảm.
Phương pháp này đảm bảo người nhận lắng nghe chăm chú và xem xét phản hồi một cách khách quan, dẫn đến cuộc trao đổi ít căng thẳng hơn. Bằng cách này, cả hai bên có thể tìm ra giải pháp và đạt được kết quả tích cực.
Ngoài phản hồi về năng lực quản lý, chức năng và nội bộ nhóm, đây là những lợi ích của phản hồi kiểu bánh sandwich ở cấp độ lãnh đạo:
- Củng cố hành vi mong muốn: Bằng cách nêu bật những hành động và kết quả tích cực cụ thể, các nhà lãnh đạo khuyến khích nhân viên lặp lại và duy trì hành vi đó. Điều này đặc biệt có tác động khi phản hồi phù hợp với mục tiêu của tổ chức
- Phát triển nhân viên: Phương pháp phản hồi Sandwich cung cấp một khuôn khổ tích cực cho phản hồi mang tính xây dựng, thúc đẩy sự phát triển mà không làm suy yếu sự tự tin. Phương pháp này cũng thúc đẩy sự tự nhận thức và khuyến khích nhân viên chủ động trong việc phát triển bản thân
- Cải thiện động lực nhóm: Phương pháp này kết hợp yếu tố hỗ trợ đóng vai trò rất lớn trong việc xây dựng sự hợp tác, niềm tin và giao tiếp cởi mở giữa các thành viên trong nhóm.
Nhược điểm và phê bình về Phương pháp Phản hồi Sandwich
Dưới đây là một số nhược điểm và ý kiến phản biện liên quan đến phương pháp Feedback Sandwich.
Thiếu rõ ràng
Nếu phản hồi không truyền tải rõ ràng những lời phê bình tiêu cực và nhận xét tích cực, phương pháp này sẽ không mang lại bất kỳ lợi ích nào. Điều này đặc biệt gây vấn đề nếu:
- Vùng cần cải thiện là rất quan trọng: Nếu thông điệp cốt lõi bị chôn vùi dưới nhiều lớp lời khen ngợi, người nhận có thể bỏ lỡ điểm mấu chốt hoặc đánh giá thấp tầm quan trọng của việc giải quyết vấn đề
- Người nhận không quen với việc nhận phản hồi theo định dạng này: Một số người có thể thấy cách diễn đạt tích cực gây nhầm lẫn hoặc hiểu nhầm, đặc biệt nếu họ quen với cách tiếp cận trực tiếp hơn
Cảm giác thiếu chân thành
Một trong những mặt tiêu cực của Feedback Sandwich là những lời khen ngợi gượng gạo. Nếu phản hồi tích cực nghe có vẻ gượng gạo hoặc không chân thành, người nhận có thể cảm thấy bị thao túng hoặc bị coi thường, dẫn đến oán giận và mất lòng tin. Nếu bạn đang khó tìm ra điều tích cực để nói, điều đó cho thấy Phương pháp Feedback Sandwich không phải là cách tiếp cận phù hợp nhất trong tình huống này.
Lưu ý về việc lạm dụng
Một số nhà phê bình cho rằng Phương pháp phản hồi kẹp bánh mì là một cách thao túng. Phương pháp này cố gắng làm dịu đi sự chỉ trích bằng lời khen ngợi. Mặc dù phương pháp này có thể hiệu quả trong vài lần đầu tiên, nhưng khi lặp đi lặp lại nhiều lần, nhân viên có thể trở nên hoài nghi hoặc mất lòng tin vào phương pháp này.
Người cung cấp phản hồi và người nhận phản hồi
Phản hồi Sandwich thường bị chỉ trích vì bảo vệ người cung cấp phản hồi khỏi cảm giác khó chịu khi đưa ra phản hồi tiêu cực, thay vì thực sự giúp nhân viên bằng những điểm hành động rõ ràng.
Mặc dù những phê bình và nhược điểm này là những vấn đề thực sự, nhưng việc triển khai hiệu quả và tiếp cận một cách có ý thức chắc chắn sẽ giải quyết tất cả chúng. Với suy nghĩ đó, hãy cùng tìm hiểu cách áp dụng Phương pháp Phản hồi Sandwich tại nơi làm việc của bạn.
Cách sử dụng Phương pháp Feedback Sandwich
Các yếu tố như cách trình bày, giọng điệu và cách truyền đạt cần được xem xét kỹ lưỡng khi áp dụng Phương pháp Phản hồi Sandwich.
Phần đầu tiên của việc tạo ra một phiên phản hồi hiệu quả là hiểu vai trò tinh tế nhưng mạnh mẽ của giao tiếp không lời trong quá trình này.
Những điểm tinh tế trong giao tiếp phi ngôn ngữ trong phương pháp Feedback Sandwich
Các tín hiệu không lời đóng vai trò quan trọng trong cách thông điệp của bạn được tiếp nhận. Một thông điệp được soạn thảo kỹ lưỡng có thể dễ bị hiểu sai nếu ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu của bạn không phù hợp với lời nói.
Khi truyền đạt phản hồi theo phương pháp Feedback Sandwich, cố gắng thể hiện sự ấm áp, gần gũi và tôn trọng thông qua ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu của bạn. Dưới đây là phân tích một số yếu tố phi ngôn ngữ quan trọng và cách sử dụng chúng hiệu quả:
- Duy trì giao tiếp bằng mắt: Duy trì giao tiếp bằng mắt trong suốt cuộc hội thoại. Điều này thể hiện rằng bạn đang tập trung, tham gia và đầu tư vào cuộc hội thoại
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở: Nghiêng người về phía trước một chút để thể hiện sự chú ý và tránh ngả người ra sau, điều này có thể thể hiện sự thiếu quan tâm hoặc không đồng tình. Ngôn ngữ cơ thể cởi mở tạo ra một không khí thân thiện hơn và cho thấy bạn sẵn sàng lắng nghe phản hồi từ người nhận
- Sử dụng giọng điệu bình tĩnh và khích lệ: Nói với giọng điệu bình tĩnh và chừng mực, tránh giọng điệu gay gắt hoặc hạ thấp. Thay đổi cao độ giọng nói để cuộc hội thoại trở nên hấp dẫn. Điều quan trọng là phải nói với giọng điệu khích lệ để thể hiện niềm tin của bạn vào khả năng cải thiện của người nhận phản hồi
Hãy nhớ rằng, các tín hiệu không lời của bạn nên củng cố tính chất hỗ trợ và mang tính xây dựng của phản hồi.
Sự tự tin và tác động của nó đối với Phương pháp Phản hồi Sandwich
Sự quyết đoán đảm bảo rằng phản hồi mang tính xây dựng không bị lu mờ hoặc bị loãng. Cân bằng sự quyết đoán với cách diễn đạt tích cực của Phương pháp phản hồi ba lớp là một hành động tinh tế nhưng cần thiết để đưa ra phản hồi được đón nhận và có tác động.
Dưới đây là những việc bạn có thể làm khi kết hợp sự quyết đoán vào Phương pháp phản hồi kẹp bánh mì:
- Xây dựng uy tín: Bạn sẽ được xem là một nguồn phản hồi đáng tin cậy và có uy tín
- Giữ thái độ tôn trọng: Ngay cả khi đề cập đến những điểm yếu, sự tự tin giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối phương
- Đảm bảo sự rõ ràng: Người nhận sẽ hiểu rõ những điểm cần cải thiện và những thay đổi mong đợi
- Nhấn mạnh thông điệp: Sự tự tin giúp người nghe dễ dàng chấp nhận phản hồi và thực hiện các biện pháp cải thiện
Những mẹo và thực hành quan trọng để áp dụng thành công Phương pháp Feedback Sandwich
Với sự hiểu biết sâu sắc về các tín hiệu phi ngôn ngữ, giao tiếp gián tiếp và sự tự tin, phản hồi của bạn đã có một khởi đầu mạnh mẽ. Hãy củng cố hệ thống phản hồi của bạn với một số mẹo và thực hành thiết yếu.
Mẹo #1: Lời khen chân thành và cụ thể
Phản hồi tích cực phải chân thành và cụ thể. Những lời khen chung chung cho thấy sự thiếu quan tâm từ phía bạn và thường khiến người nhận cảm thấy bị đánh giá thấp và bị coi thường. Thay vào đó, hãy tập trung vào những hành động, hành vi hoặc kết quả cụ thể mà bạn thực sự đánh giá cao. Điều này sẽ giúp nâng cao tinh thần, động lực và lòng tự trọng của họ, tạo ra một môi trường cởi mở hơn cho những phản hồi mang tính xây dựng sau đó.
Khi xây dựng lời khen ngợi, hãy xem xét và tích hợp các yếu tố sau:
- Tác động: Hành động của người nhận có tác động tích cực đến nhóm, dự án hoặc tổ chức không?
- Sáng kiến: Người nhận phản hồi có làm vượt quá nhiệm vụ công việc của mình không?
- Kỹ năng và tài năng: Người nhận có thể hiện một kỹ năng hoặc tài năng đặc biệt nào đó đáng được ghi nhận không?
- Nỗ lực và cải thiện: Người nhận đã nỗ lực rất nhiều trong công việc hoặc dự án hay họ đã thể hiện sự cải thiện trong một lĩnh vực cụ thể?
Bằng cách đưa ra phản hồi cụ thể và khen ngợi chân thành, bạn cho người nhận thấy rằng bạn đánh giá cao đóng góp và nỗ lực của họ. Thường cần một chút thời gian để tổng hợp những chi tiết này, và tốt nhất là lên kế hoạch trước để xem xét. Khi viết phản hồi như vậy, các công cụ như ClickUp Docs có thể giúp cải thiện chất lượng và thời gian phản hồi của bạn.
ClickUp Docs là một công cụ tài liệu cho phép bạn đánh dấu các điểm chính với các tính năng chỉnh sửa phong phú. Sử dụng nó để phát triển các kế hoạch hành động rõ ràng và phân công ngay lập tức các công việc liên quan đến cải thiện hiệu suất cho nhân viên của bạn.
Trong khi ClickUp Docs hoạt động như điểm tham chiếu cho cuộc họp phản hồi, hãy sử dụng ClickUp Brain để tạo bản tóm tắt cuộc họp để các điểm chính được ghi chép đầy đủ để tham khảo trong tương lai.
Mẹo #2: Phê bình xây dựng kèm theo các đề xuất cụ thể
Phản hồi xây dựng là cơ hội để chỉ ra những điểm cần cải thiện và hướng dẫn người nhận phát triển. Tuy nhiên, để phản hồi này thực sự hiệu quả, nó phải mang tính hành động.
Các đề xuất có thể thực hiện được sẽ cung cấp cho người nhận một lộ trình để cải thiện. Dưới đây là cách bạn có thể biến những lời phê bình mang tính xây dựng thành hành động:
- Hãy cụ thể và có mục tiêu: Chỉ ra chính xác hành vi hoặc hành động mà bạn muốn thay đổi
- Tập trung vào hành vi có thể quan sát được: Tránh đưa ra giả định về ý định hoặc động cơ của người nhận, và tập trung vào những gì bạn đã quan sát và trải nghiệm
- Đưa ra giải pháp cụ thể: Thay vì chỉ chỉ ra vấn đề, hãy đề xuất các giải pháp hoặc chiến lược tiềm năng
- Làm cho nó SMART: Mỗi khi có thể, hãy đảm bảo rằng các đề xuất của bạn đáp ứng tiêu chí SMART: S cụ thể, M có thể đo lường được, A có thể đạt được, R liên quan và T có thời hạn
- Hợp tác: Tham gia vào cuộc thảo luận với người nhận về các giải pháp tiềm năng. Yêu cầu họ đóng góp ý kiến và ý tưởng. Phương pháp hợp tác này giúp tạo ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn, đồng thời giúp người nhận cảm thấy họ có vai trò quan trọng trong quá trình cải thiện bản thân
Chế độ xem trò chuyện ClickUp là một công cụ nhắn tin tức thời trên nền tảng, rất phù hợp để thiết lập đường dây liên lạc trực tiếp với nhân viên của bạn. Công cụ này cho phép bạn kết nối ngay lập tức với bất kỳ ai bạn cần gửi phản hồi và hỗ trợ tạo/lập công việc ngay lập tức trong ứng dụng sau khi phản hồi của bạn được gửi đi, giúp giảm thời gian để người nhận phản hồi thực hiện hành động ngay lập tức và hiệu quả.
Thu thập phản hồi của nhân viên trên quy mô lớn
Điểm tuyệt vời của Feedback Sandwich là nó hoạt động theo cả hai chiều. ClickUp cung cấp một phạm vi đa dạng các ví dụ về phản hồi của nhân viên thông qua các mẫu sẵn sàng sử dụng để giúp thúc đẩy các phiên phản hồi hiệu quả giữa bạn và nhóm của bạn.
Mẫu phản hồi nhân viên ClickUp là lựa chọn lý tưởng để đưa ra phản hồi có thể thực hiện được.
Mẫu phản hồi của nhân viên ClickUp là giải pháp hữu ích để thu thập, quản lý và chia sẻ phản hồi với nhân viên. Nó cho phép các nhà quản lý hợp nhất phản hồi một cách có cấu trúc và nhất quán. Thông qua hình ảnh trực quan rõ ràng, mẫu này cho thấy các xu hướng tích cực cũng như các lĩnh vực cần cải thiện.
Là một mẫu hoàn toàn có thể tùy chỉnh, ClickUp Employee Feedback bao gồm các trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh để giúp bạn theo dõi tiến độ phản hồi và phân tích tiến độ của nhân viên. Tính năng nhắn tin tức thời của nền tảng, ClickUp Chat View, cho phép bạn gắn thẻ, đánh giá cao và thưởng cho nhân viên ngay lập tức vì những đóng góp, đề xuất và thành tích của họ.
Để tạo điều kiện cho trải nghiệm phản hồi liền mạch cho cả các bên liên quan nội bộ và bên ngoài, bạn có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp.
Sử dụng công cụ Biểu mẫu ClickUp, bạn có thể yêu cầu nhân viên chia sẻ phản hồi rõ ràng, có thể thực hiện được. Khuyến khích họ chia sẻ hai thay đổi đáng hoan nghênh và một lĩnh vực cần cải thiện từ quý trước, ví dụ, để tinh thần của Phản hồi Sandwich được giữ nguyên.
Cho phép các tùy chọn nộp/gửi bài nộp ẩn danh để nuôi dưỡng sự giao tiếp trung thực tại nơi làm việc và thúc đẩy sự cải tiến liên tục.
Khi nhận được phản hồi, hãy phân tích chúng để xác định xu hướng và thực hiện hành động để tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Công cụ này cũng có thể dễ dàng tùy chỉnh để thu thập dữ liệu phản hồi liên quan đến một dự án, kinh doanh hoặc ngành cụ thể.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu biểu mẫu phản hồi của ClickUp để gửi phản hồi của nhân viên, hiển thị mức độ hài lòng một cách hiệu quả, giải quyết các vấn đề và cải thiện giao tiếp. Nó có các công cụ tích hợp sẵn như Chế độ xem trò chuyện ClickUp để kết nối ngay lập tức với nhân viên của bạn và Nhiệm vụ ClickUp để tạo và phân công công việc ngay lập tức dựa trên kết quả của phiên.
Mẹo #3: Cân bằng tỷ lệ phản hồi tích cực và tiêu cực
Một thực hành quan trọng khác trong phương pháp Phản hồi Sandwich là cân bằng phản hồi tích cực và tiêu cực.
Mặc dù không có quy tắc nghiêm ngặt, nhưng một nguyên tắc tốt là nên đặt mục tiêu tỷ lệ phản hồi tích cực và tiêu cực là 2:1. Điều này đảm bảo rằng phản hồi tích cực tạo ra một giai điệu tích cực và củng cố điểm mạnh của người nhận, trong khi phản hồi mang tính xây dựng vẫn là trọng tâm của cuộc hội thoại.
Tỷ lệ này nên được điều chỉnh tùy theo tình huống cụ thể và tính cách của người nhận. Nếu người nhận phản hồi của bạn là:
- Nếu mới đảm nhận vai trò hoặc công việc hoặc không tự tin, bạn có thể muốn tăng tỷ lệ phản hồi tích cực so với phản hồi mang tính xây dựng. Điều này giúp xây dựng sự tự tin của họ và tạo ra một không gian an toàn để họ nhận phản hồi
- Là một chuyên gia giàu kinh nghiệm và tự tin, bạn có thể sử dụng tỷ lệ phản hồi tích cực và tiêu cực cân bằng hơn một chút. Tuy nhiên, vẫn rất quan trọng để bắt đầu bằng một số phản hồi tích cực để tạo không khí và ghi nhận những điểm mạnh của họ
Xin lưu ý: Đây là những gợi ý chung; khi quyết định tỷ lệ phản hồi tích cực và tiêu cực, bạn cũng nên xem xét đánh giá cá nhân dựa trên tính cách của từng người.
Dưới đây là một số mẹo bổ sung để cân bằng tỷ lệ phản hồi tích cực và tiêu cực:
- Hãy giữ cho phản hồi tích cực chính xác, ngắn gọn và tập trung. Mục tiêu là tạo ra một giai điệu tích cực, không quá khen ngợi
- Kết thúc bằng một ghi chú tích cực. Nhắc lại sự tin tưởng của bạn vào khả năng cải thiện của người nhận và đề nghị hỗ trợ của bạn
Mẹo #4: Thời điểm là khóa
Việc cung cấp phản hồi kịp thời là một phần quan trọng của Phương pháp Feedback Sandwich. Điều này giúp phản hồi trở nên liên quan và có thể thực hiện được. Người nhận sẽ dễ dàng nhớ lại các chi tiết cụ thể và bối cảnh của phản hồi, từ đó hiểu rõ hơn.
Một phiên phản hồi ngay lập tức có thể không phải lúc nào cũng khả thi. Nhưng các công cụ như Lịch ClickUp giúp bạn lập kế hoạch hành động kịp thời đồng thời đảm bảo không có công việc hàng ngày nào bị cản trở.
Sử dụng nó để tổ chức các phiên phản hồi, lập kế hoạch dòng thời gian đánh giá hiệu suất, và hình dung tiến độ của nhóm trên một lịch linh hoạt để mọi người cùng đồng bộ. Công cụ này cũng tích hợp các công việc và khối lượng công việc sắp tới của nhóm để bạn có thể chia sẻ phản hồi đúng thời điểm mà không ảnh hưởng đến năng suất chung.
Nếu bạn đang làm việc từ xa, ClickUp Meetings là cách hoàn hảo để cung cấp phản hồi kịp thời. Nó tích hợp với các công việc quản lý dự án trong ClickUp, cho phép dễ dàng truy cập thông tin và bối cảnh liên quan trong phiên phản hồi.
Phương pháp này cũng cho phép phản hồi không đồng bộ thông qua các nhận xét và chú thích trên các công việc hoặc tài liệu, điều này có thể hữu ích cho việc theo dõi hoặc trong các tình huống không thể tổ chức cuộc họp trực tiếp.
Mẹo #5: Truyền đạt trong môi trường riêng tư
Một thực hành quan trọng cho phiên Feedback Sandwich là tiến hành trong một môi trường riêng tư. Dưới đây là những lý do chính tại sao điều này là bắt buộc:
- Trong một cài đặt riêng tư, người nhận phản hồi sẽ dễ dàng tiếp nhận phản hồi hơn và cởi mở thảo luận một cách trung thực. Phê bình công khai sẽ khiến người nhận cảm thấy xấu hổ và bị tổn thương, từ đó làm giảm lòng tự trọng và động lực của họ
- Cài đặt riêng tư cho phép bạn có những cuộc hội thoại tinh tế và bí mật hơn. Bạn có thể cần thảo luận về những chủ đề nhạy cảm hoặc những thách thức cá nhân mà người nhận có thể không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ trước mặt người khác
Mẹo #6: Kết nối thông qua sự đồng cảm và thấu hiểu
Sự đồng cảm và thấu hiểu trong phản hồi sandwich là nền tảng cho giọng điệu tích cực của phương pháp này. Hai yếu tố này giúp xác định thực tế, thách thức, thời gian và nỗ lực cần thiết để phát triển thói quen mới hoặc hành vi tích cực.
Bằng cách đồng cảm và thấu hiểu cảm xúc của người khác, cuộc đối thoại của bạn sẽ mang lại sự hỗ trợ và khích lệ, đồng thời thể hiện sự tin tưởng của bạn vào khả năng cải thiện của họ.
Mẹo #7: Đảm bảo một cuộc trò chuyện cởi mở
Hệ thống phản hồi phải là một cuộc hội thoại hai chiều. Ngoài quan điểm của người quản lý hoặc lãnh đạo, người nhận phản hồi cũng phải có thể đặt câu hỏi để làm rõ, chia sẻ quan điểm của mình, cung cấp phản hồi và thảo luận các giải pháp tiềm năng một cách hợp tác.
Một cuộc đối thoại cởi mở phục vụ các mục đích khóa sau:
- Nó giúp đảm bảo rằng phản hồi được hiểu chính xác như ý định ban đầu. Người nhận có thể đã hiểu sai điều bạn nói hoặc không hoàn toàn nhận thức được tác động của hành vi của họ
- Đối thoại cởi mở cho phép người nhận chia sẻ quan điểm của họ. Điều này có thể cung cấp những hiểu biết quý giá về tình huống, cải thiện sự hiểu biết của bạn và giúp bạn điều chỉnh phản hồi của mình. Có thể có những yếu tố cơ bản mà bạn không nhận thức được, hoặc người nhận có thể có lời giải thích hợp lý cho hành vi của họ
- Thảo luận về các giải pháp tiềm năng một cách hợp tác giúp xây dựng ý thức về quyền sở hữu, trách nhiệm và sự hòa nhập. Đối thoại cởi mở thúc đẩy việc giải quyết vấn đề hợp tác. Điều này mở đường cho các giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn so với khi những thay đổi rõ ràng được áp đặt
Mẫu ClickUp Employee One-on-One là công cụ lý tưởng cho cuộc đối thoại cởi mở giữa quản lý và nhân viên. Mẫu này cho phép bạn đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ một cách hợp tác ở cấp độ cá nhân và nhóm. Nó cũng hoàn hảo để sắp xếp ghi chú, phản hồi và tài nguyên từ mỗi cuộc họp phản hồi và đảm bảo không có sai sót nào bị bỏ sót và không được sửa chữa.
Mẹo #8: Thực hiện cuộc gọi theo dõi
Một phiên phản hồi chỉ là bước khởi đầu. Quá trình học tập thực sự diễn ra thông qua vòng phản hồi liên tục. Các nhà quản lý và lãnh đạo có ý định thúc đẩy sự thay đổi phải đảm bảo rằng các tương tác của họ mang lại kết quả và giúp nhân viên thích ứng nhanh chóng.
Lên lịch cuộc họp tiếp theo thể hiện cam kết liên tục của bạn đối với sự phát triển của người nhận và củng cố tầm quan trọng của phản hồi. Cuộc họp này cũng cho phép bạn thảo luận chi tiết hơn về tiến độ của người nhận.
Dưới đây là một số câu hỏi cụ thể để hỏi trong cuộc họp tiếp theo:
- Bạn đã có cơ hội suy ngẫm về phản hồi mà tôi cung cấp chưa?
- Bạn đang thực hiện những bước nào để áp dụng các đề xuất mà chúng ta đã thảo luận?
- Bạn có gặp phải bất kỳ thách thức nào trong quá trình thực hiện những thay đổi này không?
- Bạn có cần tôi hỗ trợ thêm gì không?
Bằng cách tích cực lắng nghe phản hồi của người nhận và cung cấp hỗ trợ liên tục, bạn sẽ có đủ khả năng để giúp họ chuyển phản hồi thành hành động cụ thể và phát huy hết tiềm năng của mình nhanh hơn.
Ví dụ: sử dụng Nhắc nhở ClickUp để theo dõi và quản lý thời gian của mọi người một cách hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên. Một trong những ưu điểm chính của Nhắc nhở ClickUp là nó cũng lên lịch cảnh báo thay cho nhóm của bạn. Điều này luôn đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều đồng bộ với nhau.
Hơn nữa, tùy chỉnh công việc của bạn và chỉ định mức độ ưu tiên cụ thể để đảm bảo rằng người nhận phản hồi của bạn có thể hình dung và hiểu được tầm quan trọng của các hành động mà họ phải thực hiện.
Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn lập kế hoạch, tổ chức và hợp tác với nhóm của mình để thực hiện các hoạt động theo dõi sau khi sử dụng phương pháp phản hồi kẹp bánh mì.
Mẹo #9: Thích nghi với từng cá nhân
Bất kể kinh doanh có tiêu chuẩn hóa đến đâu, các nhân viên tạo nên lực lượng lao động đều có những điểm độc đáo riêng. Một thực hành quan trọng trong Phương pháp phản hồi kẹp bánh mì là lưu ý rằng không phải ai cũng phản ứng với phản hồi theo cùng một cách.
Dưới đây là các tình huống khóa và cách giải quyết:
- Người giao tiếp trực tiếp: Họ đánh giá cao cách tiếp cận thẳng thắn và trực tiếp trong phản hồi. Những người này có thể thấy hữu ích khi nghe những lời phê bình xây dựng một cách rõ ràng và súc tích mà không cần che đậy
- Người giao tiếp gián tiếp: Họ thích cách tiếp cận nhẹ nhàng và tinh tế. Những người này có thể được hưởng lợi từ cách trình bày phản hồi tích cực hơn vì họ nhạy cảm với những lời chỉ trích
Bạn phải điều chỉnh và kết hợp Phương pháp phản hồi kẹp bánh mì với phong cách giao tiếp, tính cách và phong cách của từng cá nhân. Tuy nhiên, cũng cần xem xét các dữ liệu khách quan về nhân viên, chẳng hạn như thành tích trong quá khứ, dữ liệu đào tạo, đánh giá kỹ năng, v.v.
ClickUp Brain có thể giúp bạn tóm tắt ngay lập tức các điểm chính trong chi tiết và dữ liệu hiệu suất của nhân viên. Điều này cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch truyền đạt phản hồi của mình cho phù hợp với điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Nó có thể trở thành trợ lý ảo của bạn để nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch phát triển của nhân viên, đề xuất các công việc phải thực hiện và thậm chí chia sẻ tổng quan về khối lượng công việc của họ.
Những mẹo và thủ thuật này là chìa khóa để đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng một cách động viên và hỗ trợ. Hãy xem một ví dụ nhanh để bạn có cái nhìn rõ hơn.
Bắt đầu nhanh: Ví dụ về Phản hồi Sandwich
Mặc dù bạn có thể có nhiều ý tưởng trong đầu chỉ với những thực hành và sắc thái này, nhưng đây là một ví dụ thực tế nhanh về phản hồi kẹp bánh mì để giúp bạn bắt đầu:
Tình huống: Bạn là một quản lý đang cung cấp phản hồi cho một nhân viên tên Jack, một nhà thiết kế đồ họa tài năng, luôn hoàn thành công việc với chất lượng cao nhưng gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng hạn.
- Phần trên cùng của phản hồi tích cực: "Jack, sự sáng tạo và sự chú ý đến chi tiết của bạn luôn tạo ra những thiết kế xuất sắc. Khách hàng rất khen ngợi công việc của bạn, và tài năng của bạn là không thể phủ nhận"
- Điền phản hồi mang tính xây dựng: "Tuy nhiên, tôi nhận thấy bạn đã bỏ lỡ thời hạn của một số dự án, điều này đã gây áp lực cho nhóm và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng. Tuân thủ thời hạn là rất quan trọng đối với các cam kết của chúng ta"
- Phần dưới cùng của phản hồi tích cực: "Tôi tin tưởng bạn có thể hoàn thành công việc xuất sắc và đúng hạn. Hãy cùng tìm hiểu các chiến lược giúp bạn quản lý thời gian và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên tốt hơn. Tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn"
Các kỹ thuật phản hồi thay thế
Mặc dù Phương pháp phản hồi kẹp bánh mì rất hữu ích trong hầu hết mọi tình huống, nhưng đây không phải là cách duy nhất để đưa ra phản hồi. Dưới đây là một số kỹ thuật thay thế có thể áp dụng tùy theo thời gian, bối cảnh và bản chất của phản hồi:
1. Phản hồi SBI (Tình huống - Hành vi - Tác động)
Phương pháp thay thế có cấu trúc này tập trung vào việc đưa ra phản hồi rõ ràng, cụ thể và khách quan. Mục đích chính của phương pháp này là có một cuộc hội thoại trực tiếp hơn, tập trung vào sự kiện hơn là diễn giải.
Dưới đây là ba bước khóa để thực hiện phương pháp SBI:
- Tình huống: Mô tả bối cảnh cụ thể mà hành vi đó xảy ra
- Hành vi: Mô tả khách quan hành vi quan sát được
- Tác động: Giải thích hậu quả của hành vi đó đối với bạn, nhóm hoặc dự án
Phương pháp SBI cung cấp phản hồi rõ ràng, có thể thực hiện được đồng thời giảm thiểu sự phòng thủ. Tuy nhiên, sự thẳng thắn của phương pháp này có thể bị coi là khắc nghiệt, do đó cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh những cách hiểu chủ quan.
2. Feedforward
Một cách tiếp cận chủ động khác là Feedforward. Hệ thống phản hồi mang tính xây dựng và hướng tới tương lai này tập trung vào việc giúp cá nhân cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu của mình. Thay vì tập trung vào những sai lầm trong quá khứ, phương pháp này nhấn mạnh các giải pháp tiềm năng và các bước hành động để cải thiện.
Dưới đây là bốn yếu tố khóa tạo nên phương pháp này:
- Tập trung vào tương lai: Chuyển cuộc hội thoại từ những gì đã xảy ra sang những việc cần làm khác trong tương lai
- Đặt câu hỏi: Kết nối người nhận vào cuộc đối thoại về mục tiêu và nguyện vọng của họ bằng những câu hỏi phù hợp về phản hồi
- Đưa ra đề xuất: Cung cấp các đề xuất cải tiến có thể thực hiện được, tập trung vào các hành vi và kỹ năng cụ thể cần phát triển
- Cộng tác: Làm việc cùng nhau để lập kế hoạch thực hiện các đề xuất và đạt được kết quả mong muốn
Điều quan trọng cần nhớ là phương pháp này đòi hỏi sự tin tưởng mạnh mẽ giữa cả hai bên và có thể không giải quyết được nguyên nhân cơ bản của các vấn đề trong quá khứ. Phương pháp này phù hợp nhất với những cá nhân có tư duy phát triển, cởi mở trong việc tìm kiếm giải pháp và cải tiến trong tương lai.
3. Phản hồi 360 độ
Quá trình phản hồi 360 độ được thúc đẩy bởi các ý kiến đóng góp và nghiên cứu bổ sung. Cách tiếp cận này thu thập ý kiến đóng góp từ nhiều nguồn, bao gồm đồng nghiệp, cấp dưới, cấp trên và đôi khi là khách hàng.
Phương pháp này cung cấp một góc nhìn toàn diện về hiệu suất của một cá nhân và thúc đẩy trách nhiệm giải trình. Phương pháp này rất hữu ích để xác định những điểm mù và lĩnh vực cần phát triển mà có thể không rõ ràng nếu không đi sâu vào tìm hiểu.
Dưới đây là các bước để thực hiện phương pháp phản hồi 360 độ
- Xác định người đánh giá: Chọn những cá nhân đã tương tác với người nhận trong các bối cảnh khác nhau và cung cấp các quan điểm đa dạng về hiệu suất của họ
- Thu thập phản hồi: Sử dụng khảo sát, phỏng vấn hoặc các công cụ khác để thu thập phản hồi từ những người đánh giá đã lựa chọn
- Phân tích phản hồi: Tổng hợp và phân tích phản hồi, tìm kiếm các chủ đề và mô hình chung
- Chia sẻ phản hồi: Cung cấp cho người nhận bản tóm tắt phản hồi, nêu rõ các điểm mạnh và lĩnh vực cần phát triển
- Phát triển kế hoạch hành động: Hợp tác với người nhận để lập kế hoạch giải quyết các vấn đề cần cải thiện và phát huy điểm mạnh
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phương pháp này có thể tốn thời gian và nguồn lực, đồng thời có nguy cơ gây ra sự thiên vị trong phản hồi.
4. Huấn luyện
Huấn luyện là một chiến lược phản hồi thay thế giúp thúc đẩy mối quan hệ hợp tác. Trong phương pháp này, người đưa ra phản hồi là người lắng nghe, hướng dẫn và nuôi dưỡng để cải thiện một phạm vi rộng các nhu cầu phát triển.
Thông qua một loạt các cuộc hội thoại và hoạt động, người đưa ra phản hồi (hoặc huấn luyện viên trong phương pháp này) làm việc với người nhận phản hồi để xác định điểm mạnh và điểm yếu của họ, đặt mục tiêu, lập kế hoạch hành động và giám sát việc thực hiện kế hoạch.
Dưới đây là các bước khóa học trong huấn luyện như một phương pháp phản hồi:
- Đặt mục tiêu: Cùng nhau xác định mục tiêu
- Đánh giá: Xác định điểm mạnh và điểm yếu của cá nhân
- Lập kế hoạch hành động: Phát triển một kế hoạch với các bước, dòng thời gian và nguồn lực cụ thể
- Hỗ trợ liên tục: Cung cấp hướng dẫn, phản hồi và tài nguyên liên tục
- Đánh giá: Đánh giá tiến độ thường xuyên và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết
Hãy nhớ rằng để huấn luyện thành công, cần có sự cam kết về thời gian, chuyên môn của huấn luyện viên và mối quan hệ tốt đẹp giữa huấn luyện viên và người được huấn luyện.
Kỹ thuật phản hồi hiệu quả nhất sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng cá nhân và tình huống. Hiểu các cách tiếp cận khác nhau và điều chỉnh cách truyền đạt phản hồi của bạn sẽ giúp quá trình cải tiến và phát triển liên tục diễn ra suôn sẻ.
Tạo ra sự thay đổi với Phương pháp Phản hồi Sandwich
Phương pháp Feedback Sandwich với cách tiếp cận xây dựng, phù hợp, có giá trị và phổ biến trong môi trường làm việc ngày càng năng động, nơi khuyến khích sự đa dạng và cá nhân hóa.
Phương pháp này nhấn mạnh vào sự củng cố tích cực, kết hợp với những gợi ý cải thiện rõ ràng và có thể thực hiện được, có khả năng biến môi trường làm việc thành một không gian thân thiện hơn rất nhiều.
Với những mẹo và thực hành quan trọng mà chúng tôi đã đề cập, điều duy nhất còn lại là đảm bảo rằng bạn có một hệ thống quản lý phản hồi mạnh mẽ và không ngừng cải tiến. Và ClickUp là nền tảng hoàn hảo để bạn hợp tác.
Thay vì chỉ đơn giản là đưa ra phản hồi, ClickUp cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết — từ cài đặt mục tiêu đến theo dõi hiệu suất — để tạo và thực hiện kế hoạch hành động nhằm hướng dẫn nhân viên của bạn đạt đến sự xuất sắc.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để các phiên phản hồi của bạn trở nên hiệu quả hơn!