Mọi doanh nhân đều có thể hưởng lợi từ một khung làm việc phù hợp để phát triển kinh doanh và chuẩn hóa các hoạt động. Nhiều công cụ phần mềm hệ thống vận hành kinh doanh, từ quản lý dự án đến bảng điểm, có thể giúp mọi người đồng lòng trong khung làm việc Hệ thống Vận hành Doanh nghiệp (EOS). Tuy nhiên, trước tiên bạn phải thiết lập khung làm việc này một cách chính xác.
Đó chính là lúc mô hình EOS phát huy tác dụng. Nếu đã hoàn thành việc triển khai đúng cách, mô hình này sẽ kết hợp các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh và chiến lược lại với nhau để tạo ra một cấu trúc thống nhất, trên nền tảng đó mọi thứ khác có thể được xây dựng.
Đột nhiên, phần mềm quản lý kinh doanh của bạn có mục đích và mục tiêu cao hơn, cần thiết để tuân theo một quy trình đã được chứng minh hiệu quả. Xây dựng bộ công cụ EOS có thể là một tài sản vô giá đối với chủ kinh doanh.
Phần mềm EOS là gì?
Trong quản lý doanh nghiệp, EOS là một khung làm việc hướng dẫn mô hình kinh doanh của bạn. Khung làm việc này giúp biến tầm nhìn của công ty thành sự hiểu biết rõ ràng về những việc cần làm hàng ngày để tổ chức của bạn vận hành hiệu quả.
Không có công cụ nào có thể hỗ trợ toàn bộ khung hệ thống đó. Ngay cả phần mềm quản lý hoạt động tốt nhất cũng không đủ, do tính phức tạp của nó. Thay vào đó, bạn cần triển khai EOS thông qua một số công cụ nền tảng, mỗi công cụ tập trung vào một thành phần quy trình cụ thể trong hệ thống rộng lớn hơn.
Thông qua phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp, những công cụ thực tiễn này sẽ chia sẻ cùng một mục tiêu, từ đó cài đặt những kỳ vọng rõ ràng cho mọi thành viên trong công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp tốt nhất, giúp bạn xây dựng và mở rộng bộ công cụ EOS của mình để đạt được mục tiêu của công ty một cách hiệu quả hơn.
Bạn nên tìm kiếm những yếu tố nào trong các công cụ EOS?
Bạn cần những công cụ thực tiễn phù hợp để áp dụng mô hình EOS thông qua phần mềm hệ thống vận hành doanh nghiệp. Để đạt được điều đó, bạn cần xác định những điểm chung mà tất cả các công cụ bạn đang đánh giá đều có. Không quan trọng bạn đang triển khai phần mềm quản lý quy trình hay phần mềm thương mại điện tử.
Sáu thành phần này sẽ luôn đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn các công cụ phù hợp để kiểm soát các quy trình kinh doanh của bạn:
- Tập trung vào mục tiêu: Phần mềm hệ thống điều hành dành cho doanh nhân không chỉ giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh mà còn tích hợp việc cài đặt mục tiêu nội bộ để đảm bảo các mục tiêu chiến thuật và hàng ngày của công ty bạn phù hợp với việc sử dụng công cụ này
- Tính thân thiện với người dùng: Tốt nhất, bạn nên tìm kiếm những công cụ đơn giản giúp đơn giản hóa quy trình kinh doanh và mục tiêu lớn hơn là triển khai EOS—cả cho nhóm lãnh đạo lẫn toàn thể nhân viên trong công ty
- Tích hợp: Vì quy trình EOS là một khung làm việc rộng lớn, mỗi công cụ bạn triển khai cần phải tương thích tốt với nhau, bất chấp và song song với các lĩnh vực chuyên môn cụ thể của chúng.
- Hợp tác: Một trong sáu thành phần chính của EOS là con người. Do đó, bất kỳ công cụ nào bạn triển khai cũng nên giúp những thành viên phù hợp trong nhóm của bạn hợp tác với nhau để giải quyết vấn đề và mang lại lợi ích cho công ty
- Tính linh hoạt: Bất kỳ giải pháp quản lý doanh nghiệp nào cũng phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi và biến động đi kèm với quá trình phát triển của tổ chức. Tính linh hoạt cũng có nghĩa là khả năng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô khi cần thiết
- Dựa trên dữ liệu: Với dữ liệu là một trong sáu thành phần chính của EOS, bất kỳ công cụ nào bạn sử dụng cũng nên tận dụng dữ liệu thông qua việc theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs), giúp các nhà lãnh đạo kinh doanh đưa ra quyết định tốt hơn và khách quan hơn.
Nhiều doanh nghiệp tất nhiên sẽ tìm kiếm các công cụ có ít nhất một số trong sáu thành phần quan trọng sau đây của phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp. Việc áp dụng đầy đủ tất cả các thành phần này sẽ đảm bảo rằng khi bạn lựa chọn công cụ, mọi người từ bộ phận nhân sự đến nhóm quản lý đều có thể thống nhất quan điểm và hợp tác để triển khai hệ điều hành toàn diện hơn.
10 phần mềm EOS tốt nhất để sử dụng
Đã đến lúc tìm hiểu chi tiết về phần mềm hệ điều hành dành cho doanh nhân.
Ghi chú: Vì không có công cụ toàn diện nào cho toàn bộ hệ thống, bạn sẽ cần tìm một danh sách các nền tảng liên quan đến EOS để giúp bạn xây dựng khung nền tảng tổng thể. Chúng tôi đã liệt kê các giải pháp toàn diện kèm theo giá cả và đánh giá, nhưng thông tin này có thể không có sẵn hoặc không áp dụng cho một số trường hợp.
Dưới đây là phạm vi lựa chọn phần mềm hệ điều hành khởi nghiệp mà chúng tôi đánh giá cao nhất, từ các công cụ đơn giản đến các nền tảng toàn diện — tất cả đều được thiết kế để giải quyết các vấn đề liên quan đến tầm nhìn của bạn và giúp tổ chức đạt được thành công lâu dài.
1. EOS Implementer 360™
Bất kỳ nỗ lực nào nhằm thảo luận về phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp đều phải bắt đầu từ một giải pháp dữ liệu. Hãy cùng tìm hiểu Rocket EOS 360, một nền tảng tùy chỉnh để quản lý tất cả các kết quả định lượng mà doanh nghiệp nhỏ của bạn cung cấp. Nền tảng này đảm nhận các công việc hành chính mà nhóm CNTT của bạn lẽ ra phải xử lý, giúp tối ưu hóa nguồn lực dữ liệu để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Các tính năng chính của EOS Implementer 360™
- Giao diện người dùng trực quan giúp các doanh nhân dễ dàng bắt đầu tối ưu hóa việc quản lý đầu ra
- Khả năng tích hợp rộng rãi với các công cụ kinh doanh như Outlook có thể hỗ trợ việc triển khai trên toàn tổ chức
- Tính năng đa nền tảng giúp nhóm lãnh đạo và các doanh nhân quản lý hệ thống từ bất kỳ đâu
Các giới hạn của EOS Implementer 360™
- Chức năng có thể bị giới hạn ngoài phạm vi quản lý đầu ra cốt lõi của công cụ
- Việc xử lý hàng loạt có thể trở nên phức tạp do giới hạn băng thông cho từng nhóm và công ty
Giá của EOS Implementer 360™
- Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về EOS Implementer 360™
- G2: 4.1/5 (10 đánh giá)
- Capterra: Không có
2. Bloom Growth™ (trước đây gọi là Traction Tools®)
Công cụ trước đây được gọi là Traction Tools vẫn là một “hệ sinh thái cho sự phát triển” mạnh mẽ dành cho cả doanh nhân và các doanh nghiệp lớn. Nó hỗ trợ gần như mọi khía cạnh trong việc quản lý doanh nghiệp, bao gồm quản lý năng suất và các cuộc họp, từ mô hình kinh doanh cho đến đang theo dõi hiệu suất tổng thể. Không có hệ điều hành nào có thể bao quát toàn bộ khung EOS, nhưng Bloom Growth chắc chắn là một lựa chọn gần nhất.
Các tính năng chính của Bloom Growth™
- Quản lý cuộc họp hiệu quả có thể giúp kinh doanh của bạn tập trung và tối ưu hóa thời gian
- Một bảng điều khiển đơn giản, gọn gàng, giúp tập trung vào các quy trình cốt lõi trong hệ điều hành rộng lớn hơn
- Với những người phù hợp trong hệ thống, mọi thành viên trong nhóm đều có thể theo dõi các công việc và trách nhiệm của mình trong tổ chức lớn hơn
Giới hạn của Bloom Growth™
- Có thể dựa trên văn bản hoặc bảng tính, với ít yếu tố trực quan để xây dựng quy trình hoặc tầm nhìn
- Một số người dùng báo cáo rằng phần mềm thường xuyên bị treo, gây khó khăn trong việc xác định và khắc phục sự cố
Giá của Bloom Growth™
- Gói cơ bản: 149 USD/tháng cho tối đa 10 người dùng
- Tăng trưởng: Liên hệ để biết giá
- Doanh nghiệp: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Bloom Growth™
- G2: 4.3/5 (hơn 30 đánh giá)
- Capterra: Không có
3. EOS Scorecard™
Được phát triển như một công cụ bởi EOS Worldwide, Scorecard đã trở thành công cụ không thể thiếu trong việc triển khai EOS. Đây là một công cụ miễn phí, có thể tải xuống từ trang web của công ty. Nó theo dõi các quy trình cốt lõi và người chịu trách nhiệm cho từng quy trình đó trong tổ chức của bạn hàng tuần.
Chìa khóa để duy trì một bảng điểm EOS xuất sắc chính là sự đơn giản. Hãy tập trung vào những công việc thiết yếu nhất đối với tầm nhìn và giá trị cốt lõi của kinh doanh, và chỉ giao công việc cho những người chịu trách nhiệm chính. Sau đó, hãy đưa việc thảo luận về bảng điểm này vào tất cả các cuộc họp để đảm bảo lãnh đạo và nhân viên luôn đi đúng hướng với những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được.
Các công việc càng có thể đo lường được, bảng điểm (scorecard) càng giúp bạn thực hiện quy trình EOS hiệu quả hơn.
4. Vision/Traction Organizer™
Giống như EOS Scorecard, Vision/Traction Organizer (VTO) là phần mềm hệ thống vận hành doanh nghiệp miễn phí do EOS Worldwide phát triển nhằm giúp đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch chiến lược, biến tầm nhìn của công ty thành một tài liệu chính thức và làm rõ tương lai của công ty. EOS Worldwide coi VTO là công cụ thiết yếu nhất cho bất kỳ tổ chức nào muốn triển khai khung EOS.
Quá trình bắt đầu với trang tầm nhìn, nơi xác định các giá trị cốt lõi, trọng tâm và mục tiêu của doanh nghiệp bạn. Từ đó, bạn chuyển sang trang định hướng, nơi bạn thu hẹp các mục tiêu trong 12 tháng tới đồng thời làm nổi bật các “rocks” (những ưu tiên quan trọng nhất của doanh nghiệp) cùng với những vấn đề tiềm ẩn có thể cản trở việc đạt được chúng.
Giữ mọi thứ đơn giản giúp các nhà lãnh đạo và doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu chính, dồn hết năng lượng vào những điều quan trọng nhất để giúp kinh doanh thành công.
5. Chương trình cuộc họp Level 10™
EOS cũng đã xây dựng một khung làm việc xoay quanh khái niệm "Cuộc họp Cấp độ 10". Những cuộc họp này giúp cấu trúc mọi cuộc hội thoại và nỗ lực hợp tác giữa lãnh đạo và nhân viên. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp tập trung vào những điều quan trọng nhất trong mọi cuộc hội thoại, đồng thời hướng năng lượng của mọi người vào việc giải quyết các vấn đề có thể thúc đẩy kinh doanh phát triển.
Các cuộc họp Level 10 đều tuân theo cùng một cấu trúc. Cấu trúc đó bao gồm mục tiêu cuộc họp, định nghĩa rõ ràng về người tham dự và vai trò của họ, cùng các câu hỏi thảo luận được chuẩn bị sẵn để mọi người hiểu rõ hướng đi của cuộc hội thoại. Nó cũng sẽ đề cập đến các ưu tiên quan trọng, các chỉ số KPI và các bước tiếp theo mà nhóm của bạn cần thực hiện để đảm bảo rằng mọi nội dung được thảo luận trong cuộc họp sẽ trở thành các hành động cụ thể mà nhóm có thể triển khai.
6. Biểu đồ Trách nhiệm EOS™
Hầu hết các doanh nghiệp đều suy nghĩ theo mô hình biểu đồ tổ chức. Trong phương pháp EOS, khái niệm này được điều chỉnh để doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu tập trung vào trách nhiệm giải trình thay vì vậy.
Đây không chỉ là công cụ xác định ai báo cáo cho ai. Thay vào đó, nó mô tả vai trò và trách nhiệm của mọi thành viên trong tổ chức. Việc này giúp xây dựng văn hóa trách nhiệm cho tất cả những người tham gia.
Giống như biểu đồ tổ chức truyền thống, phương án thay thế này là một mạng lưới các Box. Mỗi Box bao gồm tiêu đề vai trò, tên thành viên nhóm và tối đa năm nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm. Từ đó, việc còn lại chỉ là kết nối các Box để xác định mối quan hệ giữa từng vai trò và trách nhiệm.
7. Quản lý Rocks
Khung EOS tổng thể định nghĩa các ưu tiên kinh doanh là những "viên đá". Việc quản lý những "viên đá" này áp dụng một phương pháp tiêu chuẩn mà các doanh nghiệp trong mọi ngành đều có thể hưởng lợi.
Ý tưởng là thay đổi hoàn toàn cách quản lý dự án. Nó mang đến một phương pháp mới giúp các doanh nghiệp duy trì tiến độ và đạt được mục tiêu của mình.
Hãy xác định từ ba đến bảy "viên đá" trong hệ thống phần mềm vận hành doanh nghiệp của bạn mỗi quý. Sau đó, xây dựng các công việc cụ thể và lộ trình để hoàn thành chúng. Mỗi "viên đá" đều kết nối trực tiếp với tầm nhìn kinh doanh của bạn và có thể nhanh chóng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô tùy thuộc vào nguồn lực sẵn có.
8. Delegate and Elevate™
Khái niệm "Delegate and Elevate" là một công cụ EOS khác do EOS Worldwide đề xuất. Khái niệm này mô tả rằng doanh nghiệp của bạn có thể hoàn thành các công việc nếu những người phù hợp ở vị trí phù hợp tập trung vào các ưu tiên đúng đắn. Nhờ đó, mọi người trong công ty đều phát huy tối đa tài năng và thời gian của mình để hỗ trợ cho quy trình kinh doanh tổng thể.
Về cơ bản, đây là một quy trình tự đánh giá mà mỗi nhân viên nên thực hiện thường xuyên. Tạo danh sách công việc bạn cần hoàn thành mỗi tuần. Sau đó, đánh giá xem bạn có đủ thời gian để hoàn thành chúng hay không.
Từ đó, xây dựng bốn phần:
- Yêu thích nó/Giỏi trong việc đó
- Thích nó/Giỏi về nó
- Không thích/Giỏi
- Không thích/Không giỏi
Hãy xem xét việc phân công công việc từ cấp dưới lên. Bằng cách đó, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những công việc bạn giỏi và cũng là động lực thúc đẩy bạn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
9. Danh sách các vấn đề
Việc triển khai EOS cũng đồng nghĩa với việc giải quyết một mảnh ghép thường bị đánh giá thấp mà nhiều công ty bỏ qua — đó là chú ý đến những rào cản trên con đường của bạn. Hãy sử dụng Danh sách Vấn đề, một công cụ được thiết kế để giúp mọi người trong tổ chức luôn ghi nhớ những rào cản đó.
Một vấn đề có thể là bất cứ điều gì: một sự cố kỹ thuật, một mối đe dọa từ đối thủ cạnh tranh, một hệ thống bị hỏng, hoặc một khiếu nại từ khách hàng hoặc các thành viên không hài lòng trong nhóm.
Mọi thành viên trong nhóm đều nên có thể nêu ra các vấn đề. Sau đó, cần có các cuộc thảo luận định kỳ về cách giải quyết những vấn đề này. Việc luôn đặt những vấn đề này lên hàng đầu có thể góp phần quan trọng vào việc giúp công ty phát triển, mở rộng quy mô và đạt được thành công.
10. Công cụ thu thập phản hồi từ khách hàng và nhân viên
Cuối cùng, đừng đánh giá thấp sức mạnh của việc thu thập phản hồi từ các bên liên quan cốt lõi của bạn — cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Hãy tìm kiếm các công cụ thu thập phản hồi của khách hàng (và tận dụng chính những nền tảng đó cho nhân viên của bạn) để luôn ghi nhớ những ý kiến đó khi bạn xác định các ưu tiên hàng đầu, phát hiện các vấn đề và xây dựng kế hoạch quy trình.
Các công cụ khác có thể hỗ trợ EOS
Tất nhiên, không phải mọi công cụ hỗ trợ triển khai EOS đều có kết nối trực tiếp với khái niệm EOS. Hãy lấy ClickUp làm ví dụ: đây không phải là phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp, nhưng vẫn có thể đóng góp đáng kể vào thành công của bạn.
Là phần mềm quản lý dự án dành cho doanh nghiệp nhỏ, đây là một giải pháp linh hoạt để xây dựng một môi trường tập trung và linh hoạt nhằm quản lý các thành phần quan trọng của hệ thống vận hành doanh nghiệp (EOS) của bạn. Từ việc sử dụng nó như phần mềm hỗ trợ nhân viên mới đến việc theo dõi các công việc của bạn, đây là cách ClickUp có thể hỗ trợ hệ thống vận hành doanh nghiệp của bạn:
1. Quản lý Rocks
Thông qua các tính năng Quản lý dự án của ClickUp, các nhóm có thể dễ dàng tạo danh sách công việc, ưu tiên các công việc then chốt và đặt ngày đáo hạn cho các ưu tiên EOS này. ClickUp Goals cũng có thể hỗ trợ trong quá trình này. Việc cập nhật các ưu tiên then chốt này mỗi quý đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều đồng lòng và thống nhất.
2. Đang theo dõi bảng điểm
Các bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp cho phép người dùng xem bảng điểm EOS của mình bằng cách đang theo dõi hiệu suất so với các mục tiêu đã định trước. Biểu diễn trực quan về các chỉ số và mục tiêu chính này cũng được mở rộng sang ClickUp Views, giúp bạn xem xét các dự án và công việc từ mọi góc độ có thể.
3. Hiệu quả trong các cuộc họp
Một phần quan trọng của EOS là tổ chức các cuộc họp hiệu quả và hướng đến mục tiêu. Thông qua danh sách công việc và tài liệu, ClickUp có thể dễ dàng được sắp xếp để tạo, tổ chức và hợp tác trong việc lập chương trình nghị sự cho các cuộc họp. Điều này giúp thúc đẩy các cuộc họp hiệu quả hơn, phù hợp với khái niệm " Cuộc họp Cấp độ 10 " được EOS phổ biến rộng rãi.
4. Tầm nhìn rõ ràng
ClickUp Docs là tính năng quan trọng để cộng tác trên các tài liệu quan trọng, cho phép các nhóm trình bày và chia sẻ tầm nhìn cũng như các yếu tố chiến lược khác. Các tài liệu từ mẫu kế hoạch kinh doanh đến các công cụ tổ chức Tầm nhìn/Tiến độ có thể dễ dàng được thêm vào các công việc riêng lẻ.
5. Biểu đồ trách nhiệm
Thông qua các tính năng tùy chỉnh của ClickUp, các trưởng nhóm có thể tạo và quản lý Bảng Trách nhiệm một cách tự nhiên và linh hoạt. Điều này giúp xác định rõ hơn các vai trò và trách nhiệm trong nền tảng. Nhờ đó, bạn có thể giúp mọi người luôn đi đúng hướng để đạt được thành công.
6. Giải quyết vấn đề
Một thành phần quan trọng của ClickUp là tính năng hợp tác, giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Các bình luận về công việc có thể thúc đẩy thảo luận, giúp nhóm của bạn giao tiếp minh bạch ngay trên nền tảng để giải quyết các vấn đề của tổ chức.
7. Phân công và nâng tầm
Việc phân công nhiệm vụ trong ClickUp giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng giao nhiệm vụ, phân bổ khối lượng công việc đều khắp tổ chức. Trong khi đó, tính năng phụ thuộc nhiệm vụ của ClickUp có thể giúp quản lý và tự động hóa quy trình làm việc. Điều này giúp giảm bớt công việc thủ công đồng thời đảm bảo thứ tự hoàn thành nhiệm vụ đúng đắn.
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên trí thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí khi phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Với một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, tin nhắn, email và trò chuyện của bạn sẽ được tập trung tại một nơi duy nhất! Đã đến lúc tập trung và tạo động lực!
8. Tùy chỉnh cho các quy trình EOS
Cuối cùng, tính linh hoạt cao của ClickUp cho phép nhóm của bạn tùy chỉnh không gian làm việc sao cho phù hợp chính xác với các quy trình EOS. Các Trường Tùy chỉnh, trạng thái và quy trình làm việc đều có thể được cấu hình để đáp ứng các yêu cầu của EOS, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất.
Nâng tầm quản lý EOS của bạn với ClickUp
EOS là một khung làm việc mạnh mẽ giúp quản lý startup của bạn để đạt được thành công. Tuy nhiên, nó cũng có thể trở nên phức tạp. Khả năng quản lý doanh nghiệp nhỏ miễn phí của ClickUp góp phần đáng kể vào việc tối ưu hóa mọi quy trình, từ đó thúc đẩy thành công kinh doanh.
Công việc sử dụng EOS trong ClickUp là một cách hoàn toàn mới để khai thác một nền tảng vốn đã rất sáng tạo.
Sẵn sàng bắt đầu chưa? Hãy tạo tài khoản miễn phí ngay hôm nay!