Là chủ một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể dựa vào sổ ghi chú, giấy dán ghi chú và bảng tính đơn giản để quản lý kinh doanh và theo dõi ai mua gì, bao nhiêu và khi nào.
Các công cụ này giúp bạn thu thập thông tin quan trọng về khách hàng, quản lý kho hàng và hơn thế nữa. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, giấy ghi chú và sổ tay sẽ không đủ để lưu trữ dữ liệu quan trọng. Hãy sử dụng phần mềm Quản lý mối quan hệ khách hàng .
Công cụ CRM sẽ biến đổi hoạt động kinh doanh và giao tiếp của bạn với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Nó có thể thúc đẩy mối quan hệ khách hàng bền chặt và tăng hiệu quả tổng thể.
Tuy nhiên, nếu bạn chưa sẵn sàng sử dụng phần mềm CRM chuyên dụng, hãy thử mẫu CRM trong Excel. Nhiều doanh nghiệp trong giai đoạn đầu thường chọn CRM dựa trên Excel vì nó quen thuộc, có thể tùy chỉnh và gần như miễn phí.
Hướng dẫn toàn diện này sẽ chỉ cho bạn cách thức hoạt động của CRM Excel, cách xây dựng CRM và bắt đầu sử dụng một số mẫu CRM miễn phí.
Excel CRM là gì?
Excel CRM là hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng tận dụng các chức năng của Microsoft Excel để tổ chức và quản lý dữ liệu khách hàng, tương tác và quy trình bán hàng.
Excel CRM là một nền tảng linh hoạt và có thể tùy chỉnh mà các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng để duy trì mối quan hệ với khách hàng và hợp lý hóa quy trình bán hàng.
Sử dụng hệ thống CRM Excel giúp bạn tổ chức quy trình bán hàng một cách hiệu quả và quản lý dữ liệu khách hàng tiềm năng một cách dễ dàng.
Bạn hoặc nhóm bán hàng của bạn có thể cập nhật dữ liệu CRM thường xuyên, thêm các giai đoạn tùy chỉnh và nguồn khách hàng tiềm năng, đồng thời xuất dữ liệu. Tất cả thông tin quan trọng này cũng dễ dàng truy cập cho các bên liên quan.
Lợi ích của việc sử dụng Excel làm CRM
Sự quen thuộc và tính dễ tiếp cận
Từ sinh viên đến chuyên gia, ai cũng biết cách sử dụng Excel, giúp việc chuyển sang hệ thống CRM Excel trở nên dễ dàng và thuận tiện.
Excel có thể truy cập rộng rãi và không yêu cầu đào tạo đặc biệt. Microsoft Excel và các lựa chọn thay thế của nó rất dễ học và có một số hướng dẫn trực tuyến miễn phí.
Hiệu quả về chi phí
Các doanh nghiệp nhỏ thường không thể đầu tư vào các giải pháp phần mềm do giá thành cao. Giá cả không phải là vấn đề với Microsoft Excel, vì ứng dụng web này miễn phí sử dụng. Ngay cả khi bạn cần phiên bản máy tính để bàn trả phí, nó vẫn rẻ hơn so với CRM thông thường.
Ứng dụng máy tính Microsoft Excel có sẵn dưới dạng gói đăng ký kèm theo bộ Microsoft Office. Điều này giúp bạn không cần phải mua thêm phần mềm và tiết kiệm chi phí.
Tùy chỉnh
Microsoft Excel nổi tiếng với các hàm thực tế và cho phép bạn tùy chỉnh CRM theo nhu cầu của mình. Muốn định nghĩa các trường tùy chỉnh cho khách hàng cụ thể? Hãy tạo chúng ngay. Muốn đổi tên các bước trong quy trình bán hàng theo cách làm việc của bạn? Thực hiện thay đổi và tiếp tục.
Bạn cũng có thể sử dụng nhiều mẫu CRM có sẵn để thiết kế mẫu bảng tính CRM phù hợp hoàn hảo với quy trình và yêu cầu của mình.
Tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office khác
MS Excel tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng Microsoft Office khác như MS Word và Outlook. Điều này cung cấp cho bạn một phương pháp toàn diện để quản lý mối quan hệ với khách hàng.
Cho dù bạn là nhân viên bán hàng hay chủ doanh nghiệp, tích hợp Excel sẽ giúp bạn tạo giao diện ấn tượng và được cá nhân hóa cho dữ liệu của mình mà không tốn thêm chi phí.
Mẫu sẵn có
Do sự phổ biến của Excel như một CRM, nhiều mẫu Excel CRM được tạo sẵn có sẵn để bạn sử dụng, chẳng hạn như mẫu kế toán, mẫu cơ hội và các mẫu khác.
Chỉ cần sao chép các mẫu có sẵn, nhập dữ liệu liên quan vào các trường tùy chỉnh và bạn đã sẵn sàng bắt đầu. Từ mẫu lập kế hoạch tài nguyên đến mẫu quản lý khách hàng, hãy chọn những mẫu phù hợp nhất với yêu cầu kinh doanh của bạn.
Cách xây dựng CRM trong Excel: Các bước và mẹo
Xây dựng CRM Excel đòi hỏi kế hoạch và tổ chức cẩn thận. Dưới đây là các bước cơ bản và mẹo CRM để hướng dẫn bạn trong quá trình này.
Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn
Xác định rõ mục tiêu CRM và những gì bạn muốn đạt được với công cụ này. Mục tiêu của bạn có thể là cải thiện quản lý khách hàng tiềm năng, duy trì mối quan hệ với khách hàng hoặc hợp lý hóa quy trình bán hàng.
Bước 2: Tạo bảng tính Excel
Khi bạn và nhóm của bạn đã thống nhất về các mục tiêu trong tương lai, hãy sử dụng các trang tính Excel khác nhau để phân loại thông tin. Để xây dựng các mẫu CRM, bạn cần các trang tính sau:
- Tạo bảng danh sách Danh bạ để lưu trữ và xem thông tin liên hệ một cách dễ dàng
- Tạo một trang Công ty dành riêng để quản lý dữ liệu cho khách hàng tiềm năng và khách hàng B2B của bạn
- Phát triển bảng tính Pipeline để theo dõi giao tiếp với khách hàng, theo dõi khách hàng và cập nhật trạng thái khách hàng tiềm năng để giám sát bán hàng hiệu quả
- Sử dụng trang Cài đặt để kết hợp các chi tiết như loại liên hệ, giai đoạn đường ống, trạng thái giao dịch và nguồn khách hàng tiềm năng
Bước 3: Xác định các điểm dữ liệu
Lưu trữ và duy trì thông tin liên lạc của bạn ở một nơi có thể giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả khi giao tiếp với khách hàng tiềm năng. Điều này cũng giúp bạn tránh mất dữ liệu, tiết kiệm thời gian cho quá trình khôi phục dữ liệu tốn thời gian.
Điều hướng đến trang Danh bạ trong mẫu CRM. Đảm bảo rằng bạn luôn theo dõi các thông tin quan trọng của tất cả khách hàng, chẳng hạn như tên, số điện thoại, địa chỉ, email, chi tiết mua hàng, lịch sử mua hàng, nhật ký liên lạc và bất kỳ dữ liệu CRM B2B có liên quan nào khác. Đây cũng là lúc bạn phải xác định bất kỳ trường tùy chỉnh hoặc dữ liệu nào bạn muốn thu thập và theo dõi.
Nhập tất cả dữ liệu có sẵn cho từng khách hàng vào sổ làm việc Excel để tạo điều kiện cho việc liên lạc thuận lợi trong tương lai.
Bước 4: Nhập dữ liệu
Sau khi cơ sở dữ liệu Excel của bạn đã sẵn sàng, nhập thông tin về cơ hội giao dịch và các dữ liệu liên quan khác vào quy trình bán hàng đã được thiết lập sẵn. Bạn có thể kết nối quy trình này với quy trình bán hàng của mình để tối ưu hóa độ chính xác và nhất quán, đồng thời duy trì tính toàn vẹn của hệ thống CRM.
Nhân viên bán hàng sử dụng các trường tùy chỉnh trong CRM bán hàng để phân loại và theo dõi các cơ hội, đồng thời thêm loại bán hàng hoặc dịch vụ mà khách hàng tiềm năng yêu cầu.
Xác định tiến độ của bạn với các cập nhật Bảng điều khiển thông báo cho bạn về các chuyển động của đường ống. Nếu quy trình bán hàng của bạn đã được xác định trước hoặc mẫu đường ống bán hàng không phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh nó.
Bước 5: Áp dụng công thức và hàm
Tận dụng các công thức và hàm của Excel để tự động hóa các phép tính, phân tích dữ liệu và hợp lý hóa quy trình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng SUMIFS để theo dõi tổng doanh số và COUNTIFS để phân tích tương tác của khách hàng. Biến mẫu CRM của bạn thành quy trình bán hàng có thể tùy chỉnh, phát triển cùng với sự mở rộng kinh doanh của bạn.
Bạn cũng có thể tạo bảng xoay để nhanh chóng sắp xếp và lọc các dự án trong đường ống để quản lý và phân tích dữ liệu của mình.
Sắp xếp bảng đường ống bán hàng của bạn dựa trên giá trị ước tính của một cơ hội, hoặc chọn menu thả xuống và sắp xếp dữ liệu từ A đến Z.
Bước 6: Thiết kế bảng điều khiển hấp dẫn về mặt thị giác
Trong CRM dựa trên Excel, tạo bảng điều khiển trực quan hấp dẫn cung cấp tổng quan nhanh về các chỉ số khóa. Sử dụng biểu đồ và đồ thị để thể hiện xu hướng dữ liệu một cách hiệu quả.
Một số mẹo nhanh cần nhớ khi sử dụng mẫu CRM Excel:
- Cập nhật CRM thường xuyên để đảm bảo độ chính xác và tính phù hợp
- Đào tạo nhóm của bạn cách sử dụng CRM Excel hiệu quả
- Sao lưu tệp Excel của bạn thường xuyên để tránh mất dữ liệu
5 mẫu CRM trong Excel: Tính năng và cách sử dụng
1. Mẫu Excel CRM cho nhật ký liên hệ
Ghi lại chi tiết về mọi liên hệ bạn thực hiện với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, phương thức liên hệ, mục đích và hành động theo dõi trong mẫu Excel CRM liên hệ.
Mẫu CRM Excel của Vertex42 giúp bạn quản lý danh sách liên hệ và tiếp cận đúng khách hàng vào đúng thời điểm. Điều này giúp tránh gửi thư rác cho khách hàng hiện tại với những thông tin không mong muốn.
2. Mẫu Excel CRM cho kênh bán hàng
Quản lý kênh bán hàng là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Mẫu Excel CRM kênh bán hàng của Salesflare rất hữu ích khi các chuyên gia và chủ doanh nghiệp nhỏ muốn nhập các thông tin cơ bản để theo dõi các giao dịch sắp tới, ngày dự kiến đóng giao dịch và tiến độ liên lạc (PoC) với khách hàng tiềm năng.
Mẫu này cũng giúp bạn theo dõi tiến độ qua các giai đoạn, kích thước giao dịch, v.v.
3. Mẫu CRM Excel cho nhật ký bán hàng
Mẫu nhật ký bán hàng Excel của Vertex42 giúp bạn ghi lại mọi giao dịch bán hàng kèm theo các chi tiết bổ sung như chi phí, giảm giá và số hóa đơn. Mẫu này giúp bạn dễ dàng theo dõi doanh số hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
Chạy báo cáo bán hàng về kích thước vé trung bình, tổng doanh số và hơn thế nữa với mẫu Excel CRM miễn phí và dễ sử dụng này.
4. Mẫu Excel CRM cho báo cáo cơ hội
Là một giám đốc bán hàng, bạn phải thường xuyên xem xét các cơ hội có thể chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng ký hợp đồng. Mẫu báo cáo cơ hội CRM Excel của Close.com dành cho các cơ hội giúp bạn cập nhật hiệu suất của từng nhân viên bán hàng, theo dõi các giao dịch bị mất, can thiệp vào các giao dịch ở giai đoạn cuối và ưu tiên các cơ hội bán hàng hàng đầu của bạn.
5. Mẫu CRM Excel cho dự báo bán hàng
Là chủ doanh nghiệp, khả năng dự đoán doanh số bán hàng là chìa khóa để lập kế hoạch tốt hơn và dự báo doanh số chính xác hơn.
Sử dụng Mẫu Excel CRM dự báo doanh số của Spreadsheet.com để dự báo doanh số sắp tới. Bạn có thể dự báo doanh thu kinh doanh và lọc theo loại công ty, nhân viên bán hàng và giai đoạn giao dịch.
Giới hạn của CRM Excel
Mặc dù CRM Excel mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cũng có một số giới hạn cần lưu ý:
Khả năng mở rộng giới hạn
Excel không được thiết kế để xử lý cơ sở dữ liệu lớn và khi kinh doanh phát triển, bạn có thể gặp khó khăn trong việc quản lý lượng lớn dữ liệu khách hàng bằng bảng tính CRM.
Thách thức trong hợp tác
Khi nhóm của bạn phát triển, việc cộng tác trên các tệp Excel có thể trở nên rườm rà, dẫn đến các vấn đề về kiểm soát phiên bản và khả năng xảy ra sai lệch dữ liệu. Quyền truy cập Excel bị giới hạn đối với người dùng khiến việc theo dõi và xác định các thay đổi trở nên cực kỳ tốn thời gian.
📮ClickUp Insight: Một nhân viên tri thức điển hình phải kết nối với trung bình 6 người để hoàn thành công việc. Điều này có nghĩa là phải liên hệ với 6 kết nối cốt lõi hàng ngày để thu thập thông tin cần thiết, thống nhất các ưu tiên và thúc đẩy dự án tiến triển. Đây là một thách thức thực sự — việc liên tục theo dõi, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp, với Tìm kiếm kết nối và Trình quản lý kiến thức AI, giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong tầm tay bạn.
Thiếu tự động hóa
Bảng tính Excel CRM yêu cầu nhập liệu thủ công nhiều hơn so với phần mềm CRM chuyên dụng. Khi tạo cơ sở dữ liệu khách hàng, bạn phải nhập dữ liệu thủ công để đảm bảo tất cả thông tin khách hàng được lưu trữ và ghi lại chính xác. Điều này có thể làm chậm quá trình kinh doanh và bạn cũng có nguy cơ gặp lỗi do con người dẫn đến mất dữ liệu.
Mối quan tâm về bảo mật
Các tệp Excel có thể không cung cấp mức độ bảo mật tương tự như các nền tảng CRM chuyên dụng, khiến dữ liệu quan trọng dễ bị truy cập trái phép hoặc mất mát. Các tệp Excel có thể bị hỏng bất cứ lúc nào và sao lưu có thể không phải là giải pháp hiệu quả. Bất kỳ ai truy cập sổ làm việc Excel đều có thể dễ dàng sao chép dữ liệu hoặc thậm chí xóa dữ liệu.
Không có nhật ký kiểm tra
Rất khó để theo dõi các thay đổi được thực hiện trên tệp Excel. Trong hầu hết các trường hợp, tệp Excel có thể được truy cập bởi nhiều thành viên trong nhóm có quyền truy cập và quyền thực hiện thay đổi. Điều này khiến việc theo dõi và kiểm tra trở thành một quá trình đầy thách thức.
Giải pháp thay thế tốt nhất cho hệ thống CRM Excel
ClickUp là một công cụ mạnh mẽ với các tính năng CRM mạnh mẽ, tích hợp liền mạch với quy trình làm việc hiện tại của bạn.
Mẫu CRM của ClickUp giúp bạn phát triển mối quan hệ với khách hàng bằng các công cụ sẵn sàng sử dụng để theo dõi tất cả các khách hàng tiềm năng và cơ hội. Mẫu này cung cấp một biểu đồ trực quan về quy trình của bạn và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
Các tính năng CRM trong ClickUp giúp bạn tập trung thông tin liên hệ quan trọng vào một cơ sở dữ liệu dành riêng cho dữ liệu bán hàng. Điều này cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc cho nhóm bán hàng theo giai đoạn bán hàng, từ đó thúc đẩy tốc độ bán hàng.
Các doanh nghiệp sử dụng Excel cho quy trình CRM của mình có thể dễ dàng chuyển sang ClickUp bằng cách nhập dữ liệu hiện có
ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh chế độ xem nhiệm vụ để giúp quản lý các quy trình bán hàng và tiếp thị. Ngoài chế độ Xem danh sách mặc định, bạn cũng có thể xem dữ liệu của mình trong chế độ Xem bảng được nhóm theo trạng thái hoặc chế độ Xem lịch với các cuộc họp và sự kiện đã lên lịch khác.
Bạn cũng có thể chọn Chế độ xem bảng để hiển thị tất cả dữ liệu của mình trong một lưới đơn giản.
Với ClickUp, bạn có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ. Bạn cũng có thể đặt quyền truy cập cho người dùng dựa trên vai trò của họ.
Với các tính năng đề cập, bình luận và giao tiếp tích hợp, ClickUp cung cấp môi trường hợp tác để các nhóm làm việc cùng nhau
Hơn nữa, Tự động hóa trong ClickUp giúp bạn hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện cho nhu cầu CRM của bạn.
Từ quản lý liên hệ đến theo dõi giao dịch và chế độ xem nhiệm vụ, các tính năng trực quan của ClickUp khiến nó trở thành một phần mềm CRM mạnh mẽ để thúc đẩy kinh doanh của bạn.
Cải thiện quản lý mối quan hệ khách hàng với ClickUp
Khi lập kế hoạch chiến lược CRM, hãy xem xét các yêu cầu kinh doanh và đánh giá khả năng mở rộng của giải pháp CRM mà bạn đã chọn. Điều này sẽ giúp bạn quyết định nên tạo CRM trong Excel hay chọn một giải pháp chuyên dụng như ClickUp.
Mặc dù CRM Excel cung cấp cho các chủ doanh nghiệp một giải pháp tiết kiệm chi phí và có thể tùy chỉnh, nhưng những nhược điểm của nó có thể cản trở sự phát triển.
Mặt khác, ClickUp nổi lên như một giải pháp thay thế hiệu quả, có thể mở rộng cùng với quy mô kinh doanh của bạn.
Các mẫu CRM mạnh mẽ, các tính năng nâng cao như ClickUp AI, tích hợp liền mạch với nhiều công cụ, Bảng điều khiển ClickUp và khả năng cộng tác khiến nó trở thành giải pháp CRM tốt hơn so với Excel hoặc Google Trang tính.
Với CRM của ClickUp, các doanh nghiệp thuộc mọi kích thước có thể quản lý mối quan hệ khách hàng, hợp lý hóa quy trình và hợp tác công việc để tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Triển khai phần mềm CRM chuyên dụng cho doanh nghiệp của bạn bằng cách đăng ký ClickUp miễn phí.