Top 5 lựa chọn thay thế cho Shortcut & Đối thủ cạnh tranh (2025 đánh giá)

*Đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế tốt nhất cho Shortcut?

Khi nói đến quản lý dự án, có rất nhiều phần cần tổ chức!

Từ tổ chức phân phối công việc đến xử lý các deadline sắp đến, bạn phải xử lý hàng tấn công việc cùng một lúc.

May mắn thay, bạn có các công cụ quản lý dự án như Shortcut để giúp bạn thực hiện điều đó.

Tuy nhiên, mặc dù Shortcut là một công cụ tốt, nhưng nó không phải là phần mềm quản lý dự án hoàn hảo.

Và tất nhiên, nếu bạn tìm kiếm bài viết này, có lẽ bạn đồng ý với chúng tôi và đang tìm kiếm một số phần mềm thay thế cho Shortcut.

Nhưng với hàng trăm công cụ quản lý như vậy có sẵn, bạn nên chọn công cụ nào?

Đừng lo lắng!

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích tại sao bạn cần một ứng dụng thay thế Shortcut và đánh giá năm công cụ quản lý dự án để giúp bạn tìm ra ứng dụng phù hợp nhất. Chúng tôi sẽ nêu bật các tính năng chính, ưu điểm, nhược điểm, giá cả và đánh giá của khách hàng để giúp bạn so sánh từng công cụ.

Và để bài viết thêm thú vị, chúng tôi sẽ sử dụng các ví dụ từ bộ phim Pitch Perfect.

Cuối cùng, khi nói đến việc áp dụng những cách mới, ai có thể giúp bạn tốt hơn Beca, người đã sử dụng các kỹ thuật hiện đại giúp nhóm acapella Barden Bellas giành chiến thắng trong giải vô địch quốc gia.

Hãy bắt đầu ngay!

Shortcut là gì?

Trước khi đọc về các lựa chọn thay thế, trước tiên hãy xem qua phần mềm Shortcut và 3 lý do tại sao bạn cần một lựa chọn thay thế. Đừng chỉ tin lời chúng tôi khi chúng tôi nói rằng chương trình Shortcut không phải là một công cụ quản lý dự án hoàn hảo!

Shortcut là một công cụ quản lý dự án dựa trên Kanban dành cho các nhóm làm việc trong các dự án phát triển phần mềm, trong đó mỗi công việc được trình bày dưới dạng Câu chuyện.

Story là gì?

Câu chuyện là một đơn vị công việc tiêu chuẩn đại diện cho các công việc riêng lẻ.

Trong Shortcut, một Story có thể thuộc ba loại:

Tính năng: một công việc liên quan đến chức năng của phần mềm
Lỗi: một công việc liên quan đến các lỗi trong phần mềm
Công việc: bất kỳ công việc nào không được coi là Tính năng hoặc Lỗi

Một câu chuyện có thể được phân loại thành Dự án, Sử thi, Quy trình công việc và Cột mốc.

Chúng là gì?

Dự án: mỗi Câu chuyện thuộc một Dự án
Workflow: Quy trình mà qua đó một Story được thực hiện
Epic: tập hợp các Câu chuyện thuộc các Dự án hoặc Quy trình công việc khác nhau
Cột mốc: cấp cao nhất trong phân cấp tổ chức, bao gồm các Epic

3 lý do chính để tìm kiếm một ứng dụng thay thế Shortcut

*Chắc chắn, Shortcut là một công cụ tốt và giúp bạn quản lý công việc, nhưng nó có phải là công cụ phù hợp với bạn không?

Đối với người mới bắt đầu, trong gói miễn phí, bạn chỉ có thể truy cập hỗ trợ của nhân viên Shortcut qua cộng đồng Shortcut. Giống như vào một diễn đàn trực tuyến, đăng câu hỏi và chờ ai đó trả lời.

Thật là tốn thời gian!

Và đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm khi nói đến nhược điểm của công cụ này!

Hãy cùng xem 3 vấn đề chính mà bạn có thể gặp phải với Shortcut:

1. Chỉ phù hợp cho các dự án phát triển phần mềm

Sự hài hòa là yếu tố cơ bản của bất kỳ nhóm acapella nào, đúng không?

Tương tự, công việc là đơn vị cơ bản của bất kỳ dự án nào và một công cụ quản lý dự án phải có khả năng xử lý bất kỳ công việc nào liên quan đến dự án.

Trong Shortcut, bạn có thể gán một loại (Tính năng, Lỗi hoặc Công việc) cho mỗi công việc bạn tạo.

Tuy nhiên, với chỉ ba lựa chọn, nó rất giới hạn.

Ý tôi là, phân loại này rất phù hợp cho các công việc mà một nhà phát triển phần mềm có thể xử lý.

Nhưng đối với những người khác, bạn phải gắn nhãn công việc của mình là Chores (Công việc nhà). Điều này khiến bạn có một đống công việc 'Chore' không liên quan đến nhau, khó xác định và theo dõi.

Nói về việc nó là một "công việc nhà!"

2. Giới hạn ở bảng Kanban

Người dùng Shortcut chỉ bị giới hạn ở chế độ xem Kanban hoặc bảng.

người đàn ông và phụ nữ đang trò chuyện về Snoozeville

Mặc dù điều này giới hạn người dùng ở một chế độ xem, nhưng nó cũng khiến ứng dụng không phù hợp với các dự án và phương pháp cụ thể.

Ví dụ, nó không phù hợp cho các đối tượng/kỳ/phiên bản khi bạn đang làm việc trên một dự án phức tạp, nơi bạn phải xử lý nhiều thuộc tính liên quan đến dự án. Điều này có thể dẫn đến bảng Kanban lộn xộn, khiến việc theo dõi công việc trở nên khó khăn.

Ngoài ra, vì người dùng Shortcut bị giới hạn chỉ xem một dự án, họ có thể khó có được cái nhìn tổng quan về nhiều dự án.

3. Không có biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án.

Tại sao?

Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan trực quan về dòng thời gian, tài nguyên và các phụ thuộc của một dự án.

tổng quan trực quan về phần mềm âm thanh

Bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt để đánh giá thời gian thực hiện dự án và xác định các công việc cần thực hiện (đường dẫn quan trọng) để hoàn thành dự án đúng thời hạn.

Tuy nhiên, do chương trình Shortcut thiếu tính năng này, bạn sẽ không thể sử dụng tính năng lập kế hoạch, lên lịch và quản lý dự án tiện lợi này.

Cần thêm thông tin? Hãy tham khảo bài đánh giá chi tiết về Shortcut của chúng tôi.

Giờ bạn đã biết những nhược điểm chính của Shortcut, bạn nên tìm kiếm gì thay thế?

Top 5 ứng dụng thay thế Shortcut tốt nhất năm 2022

Mặc dù Shortcut có thể giúp bạn thực hiện các công việc trong dự án, nhưng nó chắc chắn không phải là công cụ tốt nhất hiện có.

Xét cho cùng, một công cụ quản lý dự án phải đáp ứng tất cả các nhu cầu của dự án, không chỉ riêng nhu cầu phát triển phần mềm.

Nhưng với vô số công cụ quản lý hiện có, làm thế nào để bạn chọn được công cụ phù hợp nhất với mình?

Mặc dù đó không phải là một lựa chọn khả thi ở đây, nhưng chúng tôi có thể đưa bạn tham quan ảo các công cụ quản lý dự án tốt nhất.

Hãy bắt đầu ngay!

1. ClickUp

Quản lý dự án ClickUp trên tất cả các thiết bị

ClickUp là công cụ quản lý dự án số 1 thế giới.

Cho dù là quản lý nhiệm vụ, theo dõi tiến độ hay quản lý tài nguyên, ClickUp có thể xử lý mọi thứ bạn giao cho nó!

Tính năng chính

Dưới đây là phân tích chi tiết về một số tính năng chính mà ClickUp cung cấp để giúp bạn tin tưởng vào nó:

1. Nhiều chế độ xem để phù hợp với các nhu cầu dự án khác nhau

Không giống như Shortcut, ClickUp rất linh hoạt trong chế độ xem, giống như Treblemakers.

*(The Treblemakers là nhóm đã sáu lần vô địch Giải vô địch Acapella Đại học Quốc tế, nói thêm.)

Công cụ quản lý dự án linh hoạt này hoàn toàn có thể thích ứng với sự thay đổi, cho dù đó là Agile, Scrum, Kanban hay bất kỳ phương pháp dự án nào.

Và đó chính xác là những gì bạn nhận được với tính năng Chế độ xem đa năng của ClickUp: tính linh hoạt.

Nó cho phép bạn làm việc theo bất kỳ cách nào bạn muốn để phản ánh chính xác nhu cầu của dự án.

Dưới đây là chi tiết về những gì ClickUp cung cấp cho bạn:

A. Yêu cầu Công việc Chế độ xem

Với hai Chế độ xem nhiệm vụ bắt buộc của ClickUp, bạn có thể thích ứng với hai phong cách quản lý dự án phổ biến:

1. Chế độ xem danh sách

Chế độ Xem danh sách liệt kê các công việc của bạn dưới dạng danh sách việc cần làm theo phong cách GTD với mỗi công việc được liệt kê dưới nhau.

Với chế độ xem này, bạn có thể thực hiện các công việc theo trình tự và đánh dấu chúng khi hoàn thành.

Bạn cũng có thể sắp xếp công việc của mình bằng cách thêm các cột tùy chọn, chẳng hạn như:

Trạng thái
ID Nhiệm vụ
Tạo bởi
Ngày tạo

chế độ xem danh sách dự án trong ClickUp

2. Chế độ xem Bảng

Nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng bảng Kanban, thì chế độ xem Bảng của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.

Với tính năng kéo và thả, bạn có thể nhanh chóng di chuyển các công việc theo nhu cầu của mình.

Chế độ xem Bảng giúp bạn hình dung tiến độ dự án một cách nhanh chóng, và bạn chỉ cần nhìn lướt qua là có thể xác định công việc của mình đang ở giai đoạn nào!

B. Chế độ xem Box

Chế độ xem Box của ClickUp cung cấp tổng quan trực quan cấp cao về các công việc và dự án của nhóm bạn.

Với nó, các nhà quản lý dự án có thể tránh được những rắc rối khi phải tổ chức các cuộc họp nhân viên dài dòng chỉ để cập nhật ai đang làm việc gì!

Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng chế độ xem này để nhanh chóng biết:

Các thành viên trong nhóm của họ hiện đang làm những công việc gì
Những gì đã hoàn thành cho đến nay
Thành viên nhóm làm việc từ xa nào có quá nhiều công việc

Ngoài ra, bạn có thể phân phối khối lượng công việc đồng đều giữa các nhân viên bằng cách xác định ai có quá nhiều công việc phải xử lý.

Quản lý tài nguyên hiệu quả: đã đạt được!

C. Chế độ xem lịch

Beca đã gặp khó khăn trong việc theo dõi mọi thứ vì thực tập và luyện tập biểu diễn, phải không?

Đừng lo lắng, chế độ xem Lịch của ClickUp sẽ giải quyết vấn đề này cho bạn.

Đây là cách nhanh nhất để lập kế hoạch và quản lý lịch trình dự án của bạn mà không bỏ sót bất kỳ công việc nào!

Bạn thậm chí có thể chuyển đổi chế độ xem giữa:

Ngày: chế độ xem tất cả công việc của bạn cho bất kỳ ngày nào đã chọn
4 ngày: xem lịch trình công việc của bạn trong một kỳ bốn ngày liên tiếp
Tuần: chế độ xem lịch trình dự án hàng tuần của bạn
Hàng tháng: chế độ xem toàn cảnh tất cả các công việc trong cả tháng

D. Me Mode

Bạn muốn Không gian Làm việc của mình chỉ hiển thị các công việc được giao cho bạn?

Thì Me Mode chính là câu trả lời!

Chế độ Me Mode của ClickUp cho phép bạn xem tất cả công việc được giao chỉ cho bạn. Chế độ này giúp thành viên tập trung hơn vào khối lượng công việc của dự án cá nhân bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ của thành viên khác trong nhóm.

Còn gì nữa?

Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh không gian cá nhân này bằng cách chỉ cần chọn các mục (bình luận, công việc con, danh sách kiểm tra) mà bạn muốn xem trong Chế độ Me.

2. Biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ dự án của bạn

Để trở thành nhà vô địch acapella, Bellas đã lên kế hoạch cho toàn bộ dòng thời gian của họ, cho đến trận chung kết.

Bạn cũng có thể làm điều đó.

Cách thức?

Với biểu đồ Gantt của ClickUp!

Biểu đồ Gantt trình bày toàn bộ dòng thời gian của dự án từ đầu đến cuối. Nó giúp bạn lập kế hoạch dự án, quản lý tài nguyên và hình dung các phụ thuộc giữa các công việc — giúp việc theo dõi tiến độ dự án của bạn trở nên dễ dàng!

Chỉ cần nhìn vào biểu đồ Gantt, bạn sẽ biết dự án của mình đang tiến độ như thế nào.

kết nối các nhiệm vụ với biểu đồ Gantt trong ClickUp

Tính năng tuyệt vời này thậm chí có thể tự động hóa hàng tấn quy trình — chỉ dành riêng cho bạn!

Dưới đây là những việc cần làm:

Tự động điều chỉnh lại các công việc phụ thuộc khi lịch trình dự án của bạn thay đổi
So sánh tiến độ dự án hiện tại của bạn với tiến độ dự kiến
Tính tỷ lệ phần trăm tiến độ dự án của bạn dựa trên công việc đã hoàn thành so với tổng số công việc
Tính toán lộ trình quan trọng để xác định các công việc bạn phải hoàn thành để đáp ứng thời hạn dự án

3. Theo dõi thời gian bản địa để theo dõi thời gian thực hiện dự án của bạn

Aubrey phải đích thân đảm bảo các thành viên trong nhóm của mình tuân thủ lịch tập luyện.

Nhưng chắc hẳn sẽ rất mệt mỏi khi theo dõi thời gian một người dành cho mỗi bài tập, phải không?

Để giúp bạn tránh điều này trong quản lý dự án, ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian dự án của mình thông qua phần mở rộng Google Chrome MIỄN PHÍ 100%.

Tính năng Theo dõi thời gian gốc này giúp bạn:

Xem chi tiết ai đã làm công việc nào và trong bao lâu
Theo dõi năng suất của các thành viên trong nhóm bằng phân phối thời gian
Theo dõi tất cả các chi tiết bạn cần để lập hóa đơn cho khách hàng

Ngoài ra, ClickUp cho phép bạn tích hợp với các phần mềm theo dõi thời gian phổ biến như Everhour và Time Doctor. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng thích ứng với những gì nhân viên của bạn đang sử dụng!

4. Tự động hóa quy trình làm việc để tăng hiệu quả của nhóm bạn

Tính năng Tự động hóa của ClickUp mang đến hàng loạt tự động hóa quy trình làm việc cho không gian làm việc của bạn. Bạn có thể sử dụng tính năng thú vị này để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại nhằm tăng tốc độ làm việc, không chỉ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian mà còn cho phép bạn tập trung vào các công việc quan trọng.

Cấu trúc tự động hóa quy trình của ClickUp trông như sau:

Khi kích hoạt được khởi tạo và điều kiện được đáp ứng, một hành động nhất định sẽ được thực thi tự động.

Đối với Sammy, sếp của Beca, quy trình tự động hóa có thể là:

Để đảm bảo Beca gửi bản demo âm thanh của mình đúng hạn, anh có thể thiết lập một nhắc nhở để thông báo cho cô ấy.

Dưới đây:

Kích hoạt: Gần đến ngày đáo hạn
Điều kiện: Beca là người được giao
Hành động: Để lại bình luận "Demo đang tiến triển thế nào?"

Mặc dù ClickUp cung cấp hơn 50 tự động hóa có sẵn, bạn cũng có thể tạo tự động hóa của riêng mình.

Một số Tự động hóa cài sẵn này là:

Tự động phân công công việc mới cho các thành viên cụ thể trong nhóm
Thêm thẻ hoặc di chuyển công việc vào danh sách khi ưu tiên thay đổi
Đăng bình luận khi tất cả các công việc con trong một công việc được đánh dấu là đã đóng
Thêm, xóa hoặc gán lại công việc khi trạng thái của công việc thay đổi
Áp dụng mẫu và thẻ khi tạo công việc

Để xem thêm các tùy chọn khác, hãy tìm hiểu về Tự động hóa ClickUp.

5. Pulse để theo dõi "nhịp đập" của nhóm bạn

Tính năng Pulse của ClickUp sử dụng máy học để phân tích công việc mà nhóm của bạn tập trung nhất.

Pulse còn cho phép bạn:

Kiểm tra trạng thái hoạt động của họ (trực tuyến/ngoại tuyến)
Xem các thành viên của bạn đang xem hoặc bình luận về công việc nào trong thời gian thực
Tự động hóa các cuộc họp Scrum của bạn
Xem hoạt động của nhóm trong một kỳ nhất định

6. Phần bình luận chuyên dụng để hợp tác hiệu quả trong nhóm

Sự hiểu lầm có thể khiến các thành viên trong nhóm của bạn bối rối như Amy ở đây:

Và vì sự hợp tác là chìa khóa cho sự thành công của dự án, phần mềm quản lý dự án này giúp bạn giao tiếp hiệu quả với từng thành viên trong nhóm thông qua tính năng Bình luận.

Mỗi nhiệm vụ ClickUp đi kèm với một phần bình luận riêng mà bạn có thể sử dụng để thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm trong bất kỳ nhiệm vụ nào.

Bạn có thể sử dụng nó để:

Thảo luận cách thực hiện công việc với nhóm từ xa của bạn
Dễ dàng chia sẻ các tệp và liên kết có liên quan
Giải quyết các vấn đề một cách chính xác trong bối cảnh phù hợp
Đánh dấu thành viên nhóm để đảm bảo các hành động tiếp theo được thực hiện đúng đắn

Còn gì nữa?

ClickUp cho phép bạn chuyển đổi bình luận thành nhiệm vụ và giao chúng cho các thành viên trong nhóm bằng tính năng Giao bình luận. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng về việc bình luận của mình bị bỏ qua nữa!

Khi bạn giao công việc cho một thành viên trong nhóm, họ sẽ được thông báo ngay lập tức. Thông báo thậm chí còn hiển thị trong khay công việc của họ để đảm bảo rằng họ luôn nhận được thông báo.

Và khi công việc hoàn thành, họ có thể đánh dấu bình luận là đã giải quyết. Điều này sẽ tránh được những theo dõi không cần thiết!

7. Báo cáo để phân tích hiệu suất của nhóm bạn

Cho dù đó là The Treblemakers hay Barden Bellas, việc theo dõi hiệu suất của nhóm là rất quan trọng để đảm bảo năng suất.

các cô gái đang chuẩn bị cho một bài hát

À, Aubrey đôi khi có thể hơi quá đà!

Đừng lo lắng, với Báo cáo của ClickUp, các nhà quản lý dự án như cô ấy có thể nhận được bản phân tích chi tiết về hiệu suất của nhóm mà không cần phải căng thẳng.

Phần mềm quản lý dự án này cung cấp sáu báo cáo chính xác, chẳng hạn như:

Báo cáo công việc hoàn thành: nêu bật các công việc đã hoàn thành của từng thành viên trong nhóm
Báo cáo thời gian theo dõi: xem mỗi thành viên trong nhóm dành bao nhiêu thời gian cho công việc của mình
Báo cáo công việc: hiển thị phân phối công việc của từng thành viên – những công việc họ đã làm trong một ngày, một tuần hoặc một tháng cụ thể
Báo cáo ước lượng thời gian: so sánh thời gian ước lượng với thời gian thực tế để nhóm của bạn hoàn thành công việc nhanh chóng
Báo cáo Điểm Không gian Làm việc: biến môi trường làm việc của bạn thành trò chơi để thách thức nhóm nội bộ hoặc nhóm làm việc từ xa của bạn đạt hiệu suất cao
Báo cáo ai đứng sau: hiển thị các thành viên có công việc đang tiến hành hoặc chưa hoàn thành

bảng điều khiển báo cáo nhóm trong ClickUp

Ưu điểm

Giao diện thân thiện với người dùng
Cung cấp phiên bản miễn phí với nhiều tính năng
Có thể dễ dàng giao công việc cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm
Tính năng kéo và thả để quản lý công việc nhanh chóng và dễ dàng
Trạng thái công việc tùy chỉnh để theo dõi các giai đoạn dự án khác nhau
Có thể chỉ định nhiều thành viên trong nhóm cho một công việc cụ thể để quản lý tài nguyên tốt hơn
Quyền truy cập tùy chỉnh để chia sẻ không gian dự án của bạn với các bên liên quan hoặc khách hàng mà không ảnh hưởng đến bảo mật của bạn
Có thể nhanh chóng tìm thấy tất cả các tài nguyên dự án của bạn với tính năng Tìm kiếm thông minh
Tính năng ưu tiên để thể hiện mức độ khẩn cấp của công việc
Tạo phụ thuộc công việc để thực hiện các công việc theo đúng thứ tự
Dễ dàng truy cập tất cả các tệp dự án đã lưu trữ với tính năng Tài liệu
Tính năng chế độ xem biểu mẫu để tạo biểu mẫu web chi tiết
Có thể tùy chỉnh cách nhận thông báo dự án
Có thể gửi yêu cầu tính năng qua cộng đồng ClickUp
Cung cấp tích hợp ứng dụng với các ứng dụng của bên thứ ba khác nhau để quản lý công việc liền mạch
Có sẵn dưới dạng ứng dụng web, máy tính và di động

Nhược điểm

Không có nhãn trắng
Không có thẻ cho Tài liệu
Không có tính năng xuất bảng điều khiển

Bạn có thể xem lộ trình sản phẩm của ClickUp tại đây.

Giá cả

ClickUp cung cấp phiên bản miễn phí mạnh mẽ với hàng tấn tính năng hữu ích. Tuy nhiên, để có thêm chức năng, các gói trả phí bắt đầu từ chỉ 5 USD/người dùng mỗi tháng.

Đánh giá của khách hàng

G2: 4.7/5 (1.000+ đánh giá)
Capterra: 4.7/5 (1.800+ đánh giá)