Ajans Operasyonları için ClickUp'ı Kurma

Aynı anda birden fazla müşteri projesini yürütürken, küçük gecikmeler hızla birikebilir.

Önemli anahtar ayrıntıları içermayan bir özet, projenin başlangıcını yavaşlatabilirken, dağınık varlık izleri de incelemeleri yavaşlatabilir. Bu nedenle ajans proje yönetimi araçları önemlidir.

ClickUp, tüm ajans operasyonlarınız için kullanabileceğiniz birleşik bir AI Çalışma Alanı sunar. Aynı sistemden müşteri kabulü, proje kapsamı belirleme, teslimat, iletişim, onaylar ve raporlama işlemlerini yürütebilir, böylece hem zamandan tasarruf edebilir hem de takımınızın verimliliğini artırabilirsiniz.

Bu makalede, ajans operasyonlarınız için ClickUp'ı nasıl kuracağınız konusunda adım adım bir kılavuz sunacağız.

⭐Özellikli Şablon

Ajansınız büyüdükçe, teslimatlar daha karmaşık hale gelir. Bu durumda, çalışanlarınız harika bir iş yaparsa bile ajans yönetimini standartlaştırmak zorlaşır.

ClickUp'ın Ajans Yönetimi Şablonu, ajansın tüm döngüsünü kapsayacak şekilde oluşturulduğu için güçlü bir başlangıç noktasıdır. Satış boru hattı ve proje kapsamından müşteri kazanımı, proje teslimi ve müşteri geri bildirimine kadar tüm süreçleri kapsar.

Ücretsiz şablon alın

Ajans Operasyonlarının Gerçekten İhtiyacı Olan Şey (Herhangi Bir Aracı Kurmadan Önce)

Ajans operasyonları, süreçleriniz insanların kafasında kaldığında bozulur. Müşteri projeleri arttıkça, işler daha fazla rol ve zaman çizelgesini aşmaya başlar. İşte o zaman, kaçırılan giriş detayları ve yavaş onaylar gecikmiş görevlere dönüşür.

Herhangi bir proje yönetimi aracını kurmadan önce, ajansınızın ş akışının her hafta desteklemesi gerekenleri netleştirin.

✅ Ajans büyüdükçe ajans operasyonlarını istikrarlı tutan gereksinimler şunlardır:

Güvenilir alım ve kapsam belirleme

İstekler sohbet konuları ve yarısı doldurulmuş e-postalar yoluyla gelirse, projenin kapsamı belirsiz kalır. Proje yöneticileriniz temel bilgileri çıkarmak için zaman kaybeder. Ardından, brifing hiçbir zaman tam olarak "hazır" olmadığından, lansman planınız yarı yolda değişir.

Ajans projelerinde tutarlı bir "hazır" tanımı istiyorsunuz:

Gerçek hayatta işe yarayan görünürlük

Görünürlük, sadece görev listenizi görüntülemekle ilgili değildir. Ajans operasyonlarınızda, üç soruyu hızlı bir şekilde yanıtlayan görünürlük gerekir:

Bu, birçok ajans proje yönetimi aracının dijital ajanslar için yetersiz kaldığı noktadır. Bu araçlar faaliyetleri gösterir, ancak hangilerinin gerçekten güvenli olduğunu göstermez.

Kapasite ve iş yükü netliği

İş yükü yönetimi, hafta planın dışına çıktıktan sonra yaptığınız bir şey değildir. Tüm takımınızın uygunluğunu önceden planlamanıza yardımcı olan bir planlama alışkanlığıdır.

Bunu pratik hale getirmek için, işi nasıl tahmin edeceğinize önceden karar verin. Birçok ajans bunu şu şekilde basit tutar:

Tanımlanmış onay yolu

Kimse "onaylandı"nın ne anlama geldiğini, geri bildirimin nereye ait olduğunu veya kimin onayladığını bilmediğinde onaylar durur. İdeal olarak, takım üyelerinizin mutlak netlikle ilerleyebilmesi için tutarlı adımlardan oluşan net bir onay yolu gerekir.

Yararlı bir onay yolu aşağıdaki hususları açıkça belirtir:

Ölçülebilir hesap verebilirlik

Ajans işi, her görevde aşağıdakiler olduğunda ilerler:

Sahiplik belirsiz olduğunda işler durur. PMI, yatırımların %11,4'ünün zayıf proje performansı nedeniyle boşa gittiğini bildirmiştir. Bu nedenle, yaratıcı çalışmalarda bile ölçülebilir uygulama önemlidir.

Öncelikle bu gereksinimleri uyumlu hale getirdiğinizde, ClickUp gibi operasyonel araçları uygulamak çok daha kolay hale gelir. Süreçlerinizi araca uydurmak yerine, çalışma alanı yapınızı ajans takımlarınızın işleri gerçekte nasıl teslim ettiğine göre düzenleyebilirsiniz.

Ajans Operasyonları için ClickUp'ı Kurma (Adım Adım)

Bir ajansda çalıştığınızda, proje teslimatı nadiren yapılandırılmış bir yol izler. Bir kampanya, müşterinin geri bildirimi sonrasında değişebilir veya bir paydaş geç katıldığında lansman planı değişebilir. Ayrıca, takım üyeleriniz son dakika taleplerini desteklerken, müşteri projelerinden yeni işlere kadar her şeyi hallederler.

Bu karışım ajans hayatında normaldir, ancak proje yönetimi sürecinde yürütme şeklinize baskı uygular.

İşte bu noktada işlerin yayılması teslimatı olumsuz etkilemeye başlar. Ajans proje yönetimi araçları görevler, belgeler, onaylar ve raporlamalar arasında bölünmüş olduğunda bu durum ortaya çıkar. Bu da güncellemelerin kaçırılmasına ve gecikmiş görevlerin hafta sonuna doğru ortaya çıkmasına neden olur.

AI yayılması başka bir katman daha ekler. Farklı takımlar brifingler, özetler ve toplantı notları için farklı AI araçları kullanıyorsa, çıktılarınız kişiye ve sürece göre değişiklik gösterir. Neyin değiştiğini doğrulamak ve neyin işe yaradığını tekrarlamak daha zor hale gelir.

ClickUp, ajanslar için birleşik bir AI çalışma alanı olarak her ikisini de ele alır. Planlama, uygulama, işbirliği ve AI desteğini tek bir ClickUp Çalışma Alanı'nda tutar, böylece müşteri projeleri alımdan teslimata kadar bağlantılı kalır.

✅ Ajans operasyonlarınızla ölçeklenebilir bir şekilde ClickUp'ı uygulamak için 10 adım.

1. Adım: Çalışma Alanı mimarinizi tasarlayın

ClickUp Çalışma Alanı yapınız net değilse, farklı takımlar farklı kurallar oluşturabilir. Bu da ajans projelerinde izleme sürecinin dengesizleşmesine ve görevlerin nereye atanacağı konusunda kafa karışıklığına yol açar.

ClickUp Hiyerarşi, daha fazla müşteri projesi ekledikçe ajansınızın ş akışının tutarlı kalması için teslimatı yapılandırmanın pratik bir yolunu sunar. Ajans çalışmalarını yapılandırmak için ClickUp Alanları, Klasörleri ve Listeleri yapı taşları olarak kullanabilirsiniz.

✅ ClickUp Hiyerarşi, ajans operasyonlarını kurmaya şu şekilde yardımcı olur:

💡 Profesyonel İpucu: ClickUp for Creative Teams ile müşteri onaylarını hızlandırın.

Proje onay gecikmelerinin genellikle tek bir temel nedeni vardır: geri bildirimler çok fazla yerde bulunur ve hangi yorumun nihai olduğu kimse tarafından bilinmez. Bu sorunu, işin izlendiği yerde inceleme konuşmalarını merkezileştirerek çözebilirsiniz. Böylece takım üyeleriniz döngüleri daha hızlı kapatabilir ve proje zaman çizelgelerini koruyabilir.

ClickUp'ın ş akışı, talep edilen değişiklikleri, onayları ve görevleri birbirine bağlı tutmak üzerine kuruludur. Bu, paydaşlar süreç ortasında yön değiştirse bile müşteri teslimatının yapılandırılmış kalmasını sağlar.

✅ Size nasıl yardımcı olabileceği:

• Görevleri birbirine bağlayarak ve ilgili takım üyelerini etiketleyerek onay tartışmalarını ClickUp Yorumları ve ClickUp Sohbeti 'nde tutun, böylece geri bildirimler doğru iş öğesiyle bağlantılı kalır.
• ClickUp'ın geri bildirim ve işaretleme akışıyla yaratıcı incelemeyi kolaylaştırın, böylece gidip gelmeyi azaltıp daha hızlı onay alın.
• Müşterileri misafir olarak davet edin ve izinleri ayarlayın, böylece paydaşlar iç işlere erişmeden inceleme ve yorum yapabilirler.

Adım 2: Standartlaştırılmış kabul ve brifing sistemleri oluşturun

Yapı kurulduktan sonra, bir sonraki hedef ön kapıda tutarlılık sağlamaktır. Ajans operasyonları genellikle alım aşamasında yavaşlar. Talepler eksik ayrıntılarla gelebilir, bu da proje kapsamını zayıflatır ve daha sonra revizyon döngülerini artırır.

ClickUp Formları, doğru ayrıntıları önceden yakalamanıza ve talepleri doğru yere yönlendirmenize yardımcı olur, böylece işler yapılandırılmış bir şekilde başlar. Görünüm Çubuğu, Form Merkezi veya ClickUp hiyerarşisi içinde bir ClickUp Formu oluşturabilirsiniz.

✅ Ajans takımları için temiz bir alım kurulumu genellikle şunları içermelidir:

📋 ClickUp formlarını ajans operasyonlarına nasıl uygulayabileceğinizi burada bulabilirsiniz:

💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Brain 'i kullanarak dağınık bilgileri başlangıç için hazır bir özet haline getirin.

Giriş kalitesi, ajans operasyonlarında yeniden çalışmanın en büyük nedenlerinden biridir. Sağlam bir form olsa bile, gönderi yine de belirsiz hedefler veya e-posta konu başlıklarından yapıştırılmış geri bildirimler içerebilir. ClickUp Brain, takımınızdan ekstra yönetim işi yapmasını istemeden "başlamaya hazır" durumunun neye benzediğini standartlaştırmanıza yardımcı olur.

Ajansların bu alım aşamasında ClickUp Brain'i kullandıkları birkaç etkili yöntem şunlardır:

• Talebi hedefler, teslim edilecekler, hedef kitle, kanallar ve kabul kriterleri olarak yeniden yazarak ham notları temiz bir özet haline getirin.
• Gönderiyi tarayarak eksik girdileri çıkarın ve iş başlamadan önce hesap yöneticisi için kısa bir "onaylanacak sorular" liste oluşturun.
• Talep türüne göre ilk aşama görev listesi hazırlayın, böylece proje yöneticileri boş bir sayfadan değil, yapılandırılmış bir planla işe başlayabilirler.
• Uzun bağlamı hızlı bir başlangıç bloğunda özetleyin, böylece ilgili takım üyeleri tüm konuları okumak yerine birkaç dakika içinde işi anlayabilirler.

3. Adım: Proje şablonlarınızı ve tekrarlayan ş Akışlarınızı oluşturun

Girişler temizlendikten sonra, tekrarlanabilir bir uygulama gerekir. Şablonlar olmadan, her başlangıç özel bir yeniden yapılandırma haline gelir ve bu da ajans projelerinde dengesiz teslimatlar ve önlenebilir gecikmeli görevler yaratır.

ClickUp Şablonları, en iyi teslimat yaklaşımınızı kodlamanıza ve ajans projelerinde yeniden kullanmanıza yardımcı olur. ClickUp, rutin müşteri teslimatları için yararlı olan Yineleyen görevleri de destekler.

✅ Ajans proje yönetimi için şablonları nasıl kuracağınız aşağıda açıklanmıştır:

💡 Profesyonel İpucu: Ajansınız her seferinde sıfırdan müşteri teslimat ş akışları oluşturuyorsa, kurulumdaki küçük farklılıklar önlenebilir karışıklıklara neden olur.

ClickUp Ajans Yönetimi Şablonu, ajans yönetimi için yapılandırılmış bir başlangıç noktası sunar, böylece müşteri projelerini yürütme şeklinizi standart hale getirebilir ve teslimat alanınızı yeniden tasarlamadan sistemi zaman içinde iyileştirebilirsiniz.

Ücretsiz şablon alın

🌻 Bu şablonu seveceğiniz nedenler:

• Teslimat alanınızın yapısını standartlaştırın, böylece her yeni müşteri projesi düzenli bir şekilde başlasın.
• Proje şablonlarını, Yineleyen görevleri ve müşteri teslimat adımlarını farklı takımlar arasında tutarlı tutun .
• Dağınık kurulumları düzeltmek yerine tek bir temel sistemi güncelleyerek ş akışlarını daha hızlı iyileştirin.

4. Adım: Kaynak ve iş yükü yönetimini ayarlayın

Ş Akışları standartlaştırıldıktan sonra, kapasite baskı noktası haline gelir. Kaynak tahsisi yanlış olduğunda, özellikle bağımlı görevlerin olduğu devam eden projelerde, güçlü süreçler bile bozulur.

ClickUp İş Yükü Görünümü, takım üyeleri arasındaki iş yükünü görselleştirerek kaynak tahsisini planlamanıza yardımcı olur. İş yükünü görev sayısı, zaman tahmini, Sprint Puanları veya Özel Alanlar kullanarak ölçebilir ve günlük, haftalık veya aylık olarak görüntüleyebilirsiniz.

✅ İş Yükü Görünümü, ajans takımlarının iş yükü yönetimini şu şekilde destekler:

Adım 5: Net bir onay ş Akışı uygulayın

Girişleriniz ve şablonlarınız hazır olduğunda, işler daha hızlı ilerlemeye başlar. İşte o zaman onaylar bir sonraki engel haline gelir. İncelemeler dağınık konu başlıkları arasında gerçekleşirse, takımınız ilerleme kaydetmekten çok geri bildirimleri uzlaştırmak için daha fazla zaman harcar.

Bu, özellikle video dosyası veya birden fazla öğe içeren yeni tasarımlar gibi ayrıntılı geri bildirim bırakmanın genellikle zor olduğu görsel öğelerle ilgili projeler için geçerlidir.

ClickUp Proofing, gözden geçirenlerin doğrudan ek dosyaya yorum eklemesine olanak tanıyarak görüntüler, videolar ve PDF'ler hakkında net geri bildirimler toplamanıza yardımcı olur. Ayrıca, gözden geçirme sırasında hesap verebilirliği net tutmak için izlenebilir eylem öğelerine dönüştürülebilen yorumlar atayabilirsiniz.

✅ ClickUp Proofing, inceleme döngüleri sırasında ajans operasyonlarını şu şekilde destekler:

6. Adım: Varlıkları, belgeleri ve müşteri teslimatlarını düzenleyin

İşlerin nasıl yürüdüğünü ve kimin onayladığını belirledikten sonra, bir sonraki risk bağlam kaybıdır. Bu, genellikle klasörler ve araçlar arasında dağılan brifingler ve teslim edilecekler için özellikle geçerlidir.

ClickUp Docs, ajans projelerinizin yanı sıra özetleri, SOP'leri ve teslimat notlarını saklayabileceğiniz tek bir yer sunar. Ayrıca Docs Hub'ı kullanarak merkezi bir konumdan belgeleri ve wiki'leri düzenleyebilir, arayabilir ve oluşturabilirsiniz.

✅ ClickUp Docs, müşteri işleri için ajans yönetimini şu şekilde destekler:

💡 Profesyonel İpucu: Özetleriniz, SOP'larınız ve teslimatlarınız ClickUp Docs'ta yer aldıktan sonra, bir sonraki zorluk hızdır. İnsanlar hala uzun konuları tekrar okumak veya bir kararın neden alındığını hatırlamaya çalışmakla zaman kaybediyor. ClickUp Brain MAX, ajans takımlarının doğru bağlamı hızlı bir şekilde bulmasına ve ardından müşterinizin işinin zaten yürütüldüğü aynı Çalışma Alanı verilerini kullanarak bunu bir sonraki somut adıma dönüştürmesine yardımcı olur.

Ajanslar, ClickUp Belge'yi kurduktan sonra genellikle şu şekilde kullanır:

• Talk to Text ile teslim edilebilir notları anında yakalayın, ardından bunları belge içinde temiz bir özet haline getirin, böylece takım ekstra yazma işlemi yapmadan en son bağlamı elde edebilir.
• Enterprise Search ile belgeler ve bağlantılı işler hakkında sorular sorarak kararları, gereksinimleri ve "bunu neden seçtik" bağlamını bulun, böylece yeni takım üyeleri daha hızlı adapte olsun ve hesap yöneticisi devirleri boşluklar yaratmasın.
• Aynı belgeden müşteriye yönelik güncellemeleri alın, böylece durum notları gerçekten onaylanan ve ilerleyenlerle eşleşsin ve inceleme döngüleri sırasında gidip gelme süreci azalsın.
• Tek bir yerden en iyi AI modellerine (ChatGPT, Claude ve Gemini dahil) erişin, böylece farklı takımlar özetler, yeniden yazımlar ve analizler için ayrı araçlar arasında gidip gelmek zorunda kalmazlar.

7. Adım: Proje yöneticileri ve liderler için gösterge panelleri kurun

Girişler, ş akışları, onaylar ve varlıklar düzenlendiğinde, artık ClickUp'ta çalışmalarınızı bulabilirsiniz. Artık takımınızın manuel durum takibi yapmadan ve her hafta aynı güncellemeyi yeniden oluşturmadan hızlı kararlar almasına yardımcı olacak raporlamaya ihtiyacınız var.

ClickUp Gösterge Panelleri, teslimat verilerinizi rol tabanlı raporlamaya dönüştürmenize yardımcı olur, böylece her grup her hafta aynı görünümü yeniden oluşturmak zorunda kalmadan ihtiyaç duyduğu bilgileri görebilir.

✅ Ajans operasyonlarını destekleyen gösterge panellerini nasıl kuracağınız aşağıda açıklanmıştır:

💡 Profesyonel İpucu: ClickUp AI Kartları ile gösterge panellerini toplantılara hazır hale getirin.

ClickUp Gösterge Panelleri size görünürlük sağlar, ancak birisi grafikleri güncellemeye dönüştürmek zorunda kaldığında ajans toplantıları yine de tıkanır. ClickUp AI Kartları, takımınızın gerçek işlerinden elde edilen bağlamı kullanarak doğrudan Gösterge Panelleriniz ve Genel Bakışlarınızda AI destekli bir durum katmanı oluşturarak yardımcı olur.

Ajans sahipleri ve proje yöneticileri genellikle AI Kartlarını şu şekilde kullanır:

• AI Yönetici Özeti kartı ekleyerek anahtar başarıları, yaratıcı operasyonlar için sonraki adımları, riskleri ve engelleri özetleyin, böylece liderler birden fazla kartı incelemek zorunda kalmadan durumu anlayabilirler.
• Haftalık PM veya teslimat toplantıları için AI StandUp tarzı bir kart kullanın, böylece güncellemeler gerçek görev etkinliklerinden hazırlanır ve gecikmiş görevler gözden kaçmaz.
• Her hizmet hattı veya hesap yöneticisi için bir gösterge paneli görünümü gibi ajans operasyonlarının belirli bölümleri için AI Kartları oluşturun, böylece her grup ekstra manuel raporlama yapmadan önemli bilgileri görebilir.

8. Adım: Devirleri, bildirimleri ve rutin işleri otomasyonla otomatikleştirin

Ş Akışı görünürlük kazandığında, belirli kalıplar ortaya çıkar. Aynı görevler tekrar tekrar yapılır. Aynı hatırlatıcılar gözden kaçar. Otomasyonun en çok yardımcı olduğu nokta budur, çünkü takip işlemlerini standart hale getirebilir ve her adımı manuel olarak yürütmek için proje yöneticilerine güvenmeden görevlerin ilerlemesini sağlayabilirsiniz.

ClickUp Otomasyonları, bir görev durumu güncellendiğinde veya bir görev oluşturulduğunda gibi bir değişiklik olduğunda tetikleyiciler aracılığıyla rutin takip işlemlerini standartlaştırmanıza yardımcı olur.

✅ Ajans takımları için etkili otomasyonlardan bazıları şunlardır:

📽️ Video'yu izleyin: Otomasyonun ajans operasyonlarına nasıl uyum sağladığını hızlıca görmek ister misiniz? İşte takip edebileceğiniz ve kendi teslimat alanınıza kopyalayabileceğiniz bir kılavuz.

💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Süper Ajanlarını kullanarak takımınızda takip eksikliklerini azaltın.

Otomasyonlar öngörülebilir adımlar için harikadır, ancak ajanslar bir sonraki adımın bağlama bağlı olduğu karmaşık işlerle de uğraşır.

ClickUp Süper Ajanları, nüansları gözeten yapılandırılmış bir takip süreci gerektiğinde size yardımcı olur. İşte yapabilecekleri şeyler:

• Bir brief geldiğinde, hizmet türü, müşteri veya önceliğe göre işi doğru sorumluya yönlendirin.
• İşe başlamadan önce eksik detayları sorun, böylece proje kapsamı tahminlere dayalı olmaz.
• Proje yönetiminin her güncellemeyi takip etmesine gerek kalmadan, son teslim tarihleri risk altında olduğunda sahipleri uyararak görevlerin ilerlemesini sağlayın.
• İşlerin nasıl kapatılacağını standartlaştırın, örneğin teslimatın tamamlandığını işaretlemeden önce bağlantıların, varlıkların ve nihai onayların eklendiğini onaylayın.

Adım 9: Müşteri dostu görünümler ve paylaşım protokolleri oluşturun

İç operasyonları stabilize ettikten sonra, bir sonraki aşama müşteri görünürlüğüdür. Müşterilerin bilgilendirilmesini istersiniz, ancak teslimat alanınızın tamamına girmelerini istemezsiniz.

ClickUp, doğru Klasörleri, Listeleri ve görevleri paylaşmanıza olanak tanırken, ClickUp İzinleri, müşterilerinizin ve paydaşlarınızın paylaştığınız içeriklerde neler yapabileceğini kontrol etmenizi sağlar. Böylece, iç işlerinizi korurken müşterilerinize teslimat süreci hakkında net bir görünüm sunabilirsiniz.

✅ İşte hesaplar arasında uygulayabileceğiniz basit bir paylaşım standardı:

"Görevleri etkili bir şekilde izleyerek ve bağlam bilgisi sağlayarak (açıklama ve yorumlar bölümü aracılığıyla), bağlam değiştirme daha az olur ve böylece birden fazla sistem (GDrive, e-posta ve Slack) yerine tek bir sistem (ClickUp) kullanılır."

Adım 10: Sürekli iyileştirmeyi işleyişe geçirin

Sistem çalışmaya başladığında iş bitmiş sayılmaz. Ajans operasyonları, hizmet yelpazeniz genişledikçe ve teslimat yaklaşımınız geliştikçe değişir. Bu adımda, gerçek proje teslimatlarından öğrendiklerinizi kullanarak kurulumunuzu iyileştirerek, sürecinizin tekrar karmaşık hale gelmeden daha iyi hale gelmesini sağlayacaksınız.

ClickUp Özel Alanları, tutarlı teslimat sinyallerini izlemenize yardımcı olur, böylece gerçek verileri kullanarak ajansınızın ş akışını iyileştirebilirsiniz.

✅ Özel Alanlar sürekli iyileştirmeyi şu şekilde destekler:

ClickUp'ta Ajans Operasyonlarını Yürütmek için En İyi Uygulamalar

ClickUp kurulumunuz devreye girdikten sonra, tutarlılık onu kullanışlı kılan şeydir. Hedef, müşteri projeleri yoğunlaştığında ve birden fazla paydaş söz konusu olduğunda ajans takımlarınızın gerçekten takip edebileceği bir teslimat alanı oluşturmaktır.

✅ Ajansınız büyüdükçe ajans operasyonlarını istikrarlı tutmak için bu en iyi uygulamaları kullanın:

"Herkesin sahibi olduğu" değil, net Çalışma Alanı Sahipleri atayın.

Sistemin sahibi kimse olmazsa, kurulumunuz bozulacaktır. Ajans takımları büyüdükçe teslimat alanınızı tutarlı tutmaktan sorumlu 1-2 Çalışma Alanı Sahibi (genellikle bir operasyon lideri ve bir proje yönetimi lideri) seçin.

Onlara net bir görev verin:

Bu, yeni takım üyeleri katıldıkça ClickUp uygulamanızın "doğru yol"un beş farklı yorumuna dönüşmesini önler.

Standartlarınızı yeniden kullanılabilir durum şablonlarına kaydedin

Takımlar iyi niyetli olsa bile, zamanla durum değişiklikleri ortaya çıkar. Müşteri projelerinde görev durumunuzu tutarlı tutmanın en kolay yolu, görev akışınızı yeniden kullanılabilir bir durum şablonu olarak kaydetmek ve ardından gerektiğinde uygulamaktır.

Ajansların uygulayabileceği bazı en iyi uygulamalar şunlardır:

Müşterilere misafir gibi davranın ve erişimi bilinçli bir şekilde yönetin

Müşteri işbirliği, herhangi bir şeyi paylaşmadan önce müşterilerin neyi görmesi ve ne yapması gerektiğine karar verdiğinizde en iyi şekilde çalışır. ClickUp izinleri rolle (sahip/yönetici/üye/sınırlı üye/misafir), konuma veya öğeye ve plan ayarlarınıza göre değişir, bu nedenle bunu bilinçli bir şekilde yapmanız önemlidir.

İşte izlenebilecek pratik bir yaklaşım:

ClickUp içinde bir iç ajans kılavuzu oluşturun ve güncel tutun.

ClickUp kurulumu, "çalışma şeklimiz" kurallarının tek bir yerde toplanması ve kolayca takip edilebilmesi durumunda kullanışlı kalır. Bilginizi güncel tutmalı ve işinizle bağlantı kurmalısınız, böylece eski bir wiki haline gelmez.

Hafif bir ajans oyun kitabına dahil edilmesi gerekenler şunlardır:

Genel bir oryantasyon programı değil, her rol için ayrı bir eğitim programı oluşturun.

Benimseme sorunları genellikle "insanların adımları unutması" gibi görünür, ancak asıl nedeni genellikle rol karmaşasıdır. Bir proje yöneticisi, bir tasarımcı veya hesap yöneticisinden farklı ClickUp alışkanlıklarına ihtiyaç duyar.

ClickUp University'nin rol tabanlı öğrenme yollarını kullanarak çalışanları daha hızlı işe alıştırın ve farklı takımlar arasında ClickUp kullanımının tutarlı olmasını sağlayın.

Ayrıca şu en iyi uygulamaları da deneyin:

Profesyonel İpucu: ClickUp'ta bir Süper Ajan oluşturarak, hem müşteriler hem de çalışanlar için rol özel oryantasyon ş akışlarını kurup bağımsız olarak çalıştırabilirsiniz.

Çalışma Alanının hızlı kalması için aylık "sistem temizliği" rutini uygulayın.

En iyi ajans işleri bile dağınıklığa neden olur. Düzenli temizlik yapılmazsa, müşteri listeniz dağınık hale gelir, aramalar zorlaşır ve insanlar gördüklerine güvenmeyi bırakır.

ClickUp, birden fazla düzeyde (görevler, listeler, klasörler, alanlar) arşivlemeyi destekler ve arşivlenen öğeler aranabilir kalır. Bu, günlük karmaşadan uzak, geçmiş bağlamına ihtiyaç duyan ajanslar için idealdir.

İşte kullanabileceğiniz basit bir aylık hijyen kontrol listesi:

Şablonları ve belgeleri gerçek bir güncelleme ritminde tutun

Şablonlar ve SOP'lar, ajansınızın günümüzde gerçekte nasıl hizmet verdiğini yansıttığı zaman yararlıdır. Güncelleme sıklığını belirleyin ve bunu geçici bir çözüm olarak değil, bir ürün sürümü gibi ele alın.

En iyi uygulamalar olarak bunları deneyin:

Pazarlama ajanslarının ClickUp ile takım verimliliğini nasıl artırdığını görün!

Ajansların ClickUp'ı Kurarken Yaptığı Yaygın Hatalar

ClickUp'ta ajans operasyonlarını kurarken, çoğu uygulama sorunu tutarsızlıktan kaynaklanır. Her takım müşteri projelerini farklı şekilde kurduğunda veya raporlama manuel temizlemeye bağlı olduğunda, ClickUp Çalışma Alanı yönetmek zorlaşır.

Yaratıcı ajansların ClickUp işlemlerini kurarken yaptıkları bazı yaygın hatalar şunlardır:

Kullanım alışkanlıkları yerleşmeden önce yapının genişlemesine izin vermek

Erken aşamada çok sayıda Alan, Klasör ve Liste oluşturduğunuzda, "daha fazla düzen" elde edemezsiniz. Ajans takımları arasında parçalı raporlama ve tutarsız alışkanlıklar ortaya çıkar. ClickUp'ın ajans hiyerarşi kılavuzu, yapıyı basit ve tutarlı tutmaya ve yalnızca teslimat modeliniz netleştiğinde genişletmeye odaklanmıştır.

✅ Bunun yerine yapılacaklar:

İzinleri sonradan düşünülmüş bir şey olarak ele almak

Ajanslar genellikle müşterileri ve yüklenicileri hızlı bir şekilde davet eder, ardından haftalarca kazara yapılan düzenlemeleri veya görünürlük sorunlarını düzeltmekle uğraşır. ClickUp izinleri rolle, konuma, öğe türüne ve plana göre farklılık gösterir, bu nedenle gevşek bir paylaşım yaklaşımı önlenebilir riskler yaratır.

✅ Bunun yerine yapılacaklar:

Özel Alanları depolama alanı olarak kullanma

Özel Alanlar, yalnızca kullanıcılar bunları gerçekten kullandığında yararlıdır. Çok fazla eklediğinizde, güncellemeler atlanır ve raporlama güvenilirliğini yitirir. Bu, proje sistemlerinde sıkça karşılaşılan bir sorunudur, çünkü takımlar kararları açıkça etkilemeyen meta verileri güncellemeyi bırakır.

✅ Bunun yerine yapılacaklar:

"Hızlı talepler" yoluyla kapsam genişlemesine izin verme

Kapsam genişlemesi, klasik bir proje başarısızlığı nedenidir ve ajanslar bunu son dakika değişiklik talepleri ve "sadece bir sürüm daha" istekleri ile sürekli olarak görürler.

✅ Bunun yerine yapılacaklar:

Veri kuralları gerçek olmadan gösterge panelleri oluşturmak

Gösterge panelleri yalnızca takım üyelerinizin güncel tuttuğu bilgileri yansıtır. Görev sahipleri, son teslim tarihleri ve görev durumu kuralları tutarsızsa, gösterge paneli yanıltıcı olur ve proje yöneticileri raporlamaya olan güvenlerini kaybedebilir. ClickUp'ın gösterge paneli yaklaşımı, kartların doğrudan bu verilerden çekildiği için Çalışma Alanı verilerinizin güncel tutulduğunu varsayar.

✅ Bunun yerine yapılacaklar:

“ClickUp ile bir adım öne geçtik ve müşterilerimizin performansı, doluluk oranını ve projeleri gerçek zamanlı olarak izleyebilecekleri gösterge panelleri oluşturduk. Bu, müşterilerin takımlarına bağlantı hissi duymalarını sağlıyor, özellikle de farklı ülkelerde, hatta bazen farklı kıtalarda bulundukları düşünülürse.”

Henüz istikrarlı olmayan bir ş akışını otomasyonla otomatikleştirme

Otomasyon zaman kazandırabilir, ancak takımlar hala durumları, şablonları veya yönlendirme kurallarını değiştiriyorsa karışıklığı da artırabilir. Bu hata, net süreç sahipliği ve izleme yerine "araçlara aşırı bağımlılık" olarak proje ortamlarında ortaya çıkar.

✅ Bunun yerine yapılacaklar:

Tek bir ClickUp Çalışma Alanı'nda müşteri teslimatını ve ajans operasyonlarını yürütün

ClickUp'ı net bir yapıya sahip ajanslar için kurduğunuzda, takım üyelerine güvenebilecekleri bir sistem sunmuş olursunuz. Bu, onay gecikmelerini azaltır ve müşteri projelerini düzenli tutar. Ayrıca, devam eden projelerde proje yönetimi daha kolay hale gelir.

En iyi yanı, sistemin ajansınızla birlikte ölçeklenebilir olmasıdır. Ajansınız büyüdükçe, hizmet satırları ekleyebilir, yeni takım üyelerini daha hızlı işe alabilir ve devam eden projeler boyunca ajans yönetimini ölçülebilir tutabilirsiniz.

Teslimat alanınız, belgeleriniz, gösterge panelleriniz ve otomasyonlarınız birlikte çalıştığında, müşteri teslimatı zamanla daha kolay tekrarlanabilir ve iyileştirilebilir hale gelir. ClickUp'a ücretsiz kaydolun ✅.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

ClickUp Çalışma Alanınızda, müşteri projelerini baştan sona nasıl yürüttüğünüzü kapsayan bir teslimat alanı oluşturarak başlayın. Önce alım, görev durumu ve proje şablonlarını standartlaştırın, ardından ş Akışınız istikrarlı hale geldiğinde gösterge panelleri ve otomasyonlar ekleyin. Bu, ajansınız büyüdükçe proje yönetimini tutarlı hale getirir ve devam eden projelerdeki gecikmiş görevleri azaltır.

Çoğu dijital ajans, müşteri teslimatı için bir Alan içeren ClickUp hiyerarşisini takip eder ve ardından Klasörleri kullanarak çalışmaları müşteri klasörüne veya hizmet hattına göre gruplandırır. Listeler genellikle teslimat aşamalarını veya tekrarlayan iş akışlarını temsil eder, böylece proje yöneticileri proje zaman çizelgelerini izleyebilir ve ajans projeleri arasında tutarlı bir şekilde görevler atayabilir.

Ajans operasyonları ve müşteri teslimatı için bir Alan oluşturun, ardından ajansınızın ş Akışına uygun Listeler oluşturun (örneğin, kabul, oryantasyon, üretim, inceleme ve lansman). Birçok müşteri projesini yönetiyorsanız, her müşteri klasörü veya hizmet hattı için Klasörler kullanın, böylece ilgili takım üyeleri müşteri görevlerini hızlı bir şekilde bulabilir ve görev durumunu tutarlı tutabilir.

ClickUp Formlarını kullanarak proje kapsamı ayrıntılarını, paydaşları, son teslim tarihlerini ve teslim edilebilir gereksinimleri toplayın, ardından talepleri doğru Listeye yönlendirin. Her yeni müşteri projesinin aynı belirli görevler, sahipler, görev bağımlılıkları ve zaman tahminiyle başlaması için bir proje şablonu uygulayın. Bu, sorunsuz bir başlangıç sürecini destekler ve daha sonra yeniden çalışma ihtiyacını azaltır.

Proje tabanlı çalışmalar için, karmaşık projelerde sıralamayı net tutmak için proje şablonlarını, son teslim tarihlerini ve görev bağımlılıklarını kullanın. Sürekli müşteriler için, Yineleyen görevleri ve zaman takibini kullanarak tekrarlayan müşteri görevlerinin öngörülebilir olmasını ve kaynak tahsisini kolaylaştırın. Bu, hesap yöneticilerine ve proje yöneticilerine aktif işler ve risk altındaki unsurlar hakkında net bir görünürlük sağlar.

ClickUp Ajans Yönetimi Şablonu ile başlayarak, müşteri projeleri genelinde ajans yönetimini standartlaştırın. Bu, müşteri kabulü, teslimat ve raporlama gibi işlemleri içerir. Ardından, lansman planları, kampanya üretimi, web sitesi oluşturma ve aylık raporlama gibi en sık yaptığınız işler için proje şablonları oluşturun. Şablonlar, takım üyelerinin her müşteri liste için aynı kurulumları yeniden oluşturmak zorunda kalmamalarını sağlayarak zaman kazanmalarına yardımcı olur.