Orta ölçekli bir ajansın pazarlama direktörü olan Lisa, kampanyaları yönetmek için çeşitli elektronik tablolar, e-postalar ve sohbet uygulamalarını kullanıyordu. Sonuç?
Kaçırılan son tarihler, yinelenen işler ve bitmek bilmeyen "durum nedir" soruları. Smartsheet'e geçtikten sonra, ekibi durum toplantılarını %60 oranında azalttı ve projeleri %40 daha hızlı teslim etti.
Şu bir gerçek: Smartsheet'i proje yönetimi için kullanmak roket bilimi olmak zorunda değil. Bu kılavuzda, Smartsheet'i kullanmanın pratik yollarını adım adım anlatacağız.
⏰ 60 saniyelik özet
Smartsheet ile projelerinizi kolaylaştırın
- Hızlı proje oluşturma için önceden oluşturulmuş şablonları kullanın
- Çeşitli görünümlerle (Gantt, Pano vb.) esnek proje planlamasına erişin
- Tekrarlayan görevleri ve ş Akışlarını otomatikleştirin
- Yorumlar, etiketler ve takım tartışmalarıyla gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın
- Zamanı izleyin ve kaynakları etkin bir şekilde yönetin
- Veriye dayalı kararlar almak için analiz özelliklerini kullanın
- Atamaları ve görev ilişkilerini izleyin
- Zapier, Slack ve daha fazlası gibi araçlarla entegre edin
Proje Yönetimi için Smartsheet'i Kullanma
En iyi proje yönetimi araçları, görevleri izlemekten daha fazlasını yapar. Benzersiz proje ihtiyaçlarınıza uyum sağlar, görevleri otomatikleştirir, zaman takibini destekler, takım iletişimi sağlar ve olağanüstü raporlama ve analizler sunar.
👀 Biliyor muydunuz? Smartsheet başlangıçta bir elektronik tabloyu taklit etmek için tasarlanmış, ancak otomasyon özelliklerine sahip güçlü bir proje yönetimi aracına dönüşmüştür.
Smartsheet'i işinizde nasıl kullanabileceğinizi öğrenin.
Proje kurulumu için önceden oluşturulmuş şablonlar sağlar
Kurulum aşamasını atlamak isteyenler için, pazarlama kampanyaları, inşaat projeleri, ürün lansmanları ve daha fazlası dahil olmak üzere çeşitli projeler için tasarlanmış Smartsheet'in hazır şablonlarını kullanın.
Şablonlar, tüm temel proje öğelerinin önceden düzenlenmiş olduğu bir başlangıç noktası sunarak proje yönetimine olanak tanır ve alanları gerektiği gibi ayarlamanıza olanak tanır.
Ayrıca, bunları iş akışlarınızı otomatikleştirmek için de kullanabilirsiniz. Bu özellikler, sıfırdan bir proje planı oluşturmak için saatler harcamadan zaman kazanmanıza ve görevlere başlamanıza yardımcı olur.
Esnek proje planlaması sağlar
Smartsheet, proje yöneticilerinin her projeye uyarlayabileceği esnek bir çalışma alanı sağlar.
Izgara Görünümü, Gantt Görünümü, Kanban panosuna benzer Kart Görünümü ve Takvim Görünümü ile Smartsheet, projenizi farklı perspektiflerden görüntülemenizi sağlayarak, projeniz geliştikçe iş akışınızı kolayca uyarlayabilmenizi sağlar.
Sayfanın sahibi veya yöneticisi olarak, Smartsheet'te görev bağımlılıklarını ve zaman çizelgelerini yönetmek için bir Gantt grafiği oluşturabilirsiniz. Zaman çizelgesi görünümünü, üç aylık, aylık, haftalık veya günlük proje planlarınıza uyacak şekilde de ayarlayabilirsiniz.
🧠 İlginç Bilgi: Popüler bir proje yönetimi aracı olan Gantt grafiği, 100 yılı aşkın bir süre önce icat edildi ve zaman çizelgelerini izlemenin en etkili yollarından biri olmaya devam ediyor.
Tekrarlayan görevleri ve iş akışlarını otomatikleştirin
Bir projenin birçok hareketli parçasını yönetirken, görevleri yerine getirmek, hatırlatıcılar göndermek ve durumları otomatik olarak güncellemek için alabileceğiniz tüm yardıma ihtiyacınız vardır.
Smartsheet, belirli eylemlere göre tetiklenen özel iş akışları oluşturmanıza yardımcı olur. Örneğin, görevler tamamlandığında bildirimler gönderme veya son tarihler yaklaştığında proje sayfasını güncelleme.
Bu otomasyonlar, minimum manuel müdahaleyle projeleri kolayca yönetmenizi sağlayarak daha üst düzey görevlere odaklanmanızı sağlar.
Gerçek zamanlı işbirliği ve iletişim sağlar
Smartsheet, birden fazla takım üyesinin görevler hakkında yorum yapmasına, notlar eklemesine ve diğerlerini doğrudan projeler içinde etiketlemesine olanak tanıyarak ayrı iletişim kanallarına olan ihtiyacı ortadan kaldırır.
Smartsheet'teki kişi listesi sütunu, belirli takım üyelerine bireysel görevleri atamayı ve bildirmeyi kolaylaştırır, tüm ilgili tartışmaları ve kararları tek bir yerde tutar.
Smartsheet'in Slack gibi araçlarla entegrasyonu, takım güncellemelerinin ve proje iletişiminin tek bir yerde kalmasını sağlar.
Zaman takibi ve kaynak yönetimi sağlar
Pazarlama departmanından Sarah'yı hatırlıyor musunuz? Zaman takibi ile bu tür iletişim hatalarını önleyebilir ve verimliliği artırabilirsiniz, böylece projeleriniz planlandığı gibi ilerler. Smartsheet, takımın uygunluk durumunu izlemenize ve tükenmişliği önlemenize yardımcı olan yerleşik bir kaynak yönetimi bölümü sunar.
Etkinlik günlüğü, her takım üyesinin katkılarını kaydeder, böylece iş yükünü izlemek ve görevlerin eşit olarak dağıtılmasını sağlamak kolaylaşır.
Kaynak Yönetimi bölümü, görevleri atamaya ve iş yüklerini dengelemeye yardımcı olarak takımın potansiyelinin aşırı veya yetersiz kullanılmamasını sağlar.
Kapsamlı raporlama ve veriye dayalı kararlar için güç sağlar
Smartsheet'in raporlama ve analiz özellikleri, proje yöneticilerinin projeler hakkında içgörüler elde etmesine ve proje ilerlemesini etkin bir şekilde izleyerek bilinçli, veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olur.
Platformun raporlama araçları, başlangıç ve bitiş tarihleri, görev tamamlanma oranları, kaynak kullanımı ve proje maliyetleri gibi anahtar metrikleri izlemek için birden fazla sayfadan veri çekmenize ve kapsamlı bir proje raporu oluşturmanıza olanak tanır.
Proje yönetimi gösterge panelleri genel bir görünüm sunarken, ayrıntılı raporlar ayrıntılara inmenizi sağlayarak hem genel durumu hem de tüm ayrıntıları takip etmenize yardımcı olur.
Görev atamaları ve ilişki izlemeyi mümkün kılar
Smartsheet'in anahtar unsurlarından biri hiyerarşik yapısıdır. Daha büyük bir proje içindeki tek tek görevleri düzenlemek için üst ve alt satırlar oluşturabilirsiniz.
Görev ilişkileri özelliği, bağımlılıkları tanımlamaya yardımcı olur, böylece bir görev gecikirse, ilgili görevler yeni zaman çizelgesini yansıtacak şekilde otomatik olarak güncellenir.
Bu yapı, karmaşık projeleri yönetilebilir bileşenlere ayırarak proje yöneticilerinin farklı görevleri aynı anda denetlemesini kolaylaştırır.
Diğer araçlarla entegrasyonlar sağlar
Smartsheet'i mevcut araçlarınızı entegre etmek için kullanabilirsiniz. Microsoft Excel ile çalışmanız mı gerekiyor? CData Connect Cloud veya Zapier'i kullanarak verileri kolayca senkronize edebilirsiniz. Doğrudan Google E-Tablolar entegrasyonu olmasa da, Zapier bu boşluğu etkili bir şekilde doldurur.
Microsoft Teams kullanıyorsanız, entegrasyon sayesinde proje sayfalarınızı Teams kanallarıyla bağlayabilir ve araçlar arasında geçiş yapmadan herkesin aynı sayfada kalmasını sağlayabilirsiniz. DocuSign, Jira, Slack, Tableau ve diğerleri gibi bağlantılar, Smartsheet'i tüm proje verileriniz için merkezi bir komut merkezi haline getirir.
Bu entegrasyonlar bilgi silolarını ortadan kaldırarak takımların daha iyi veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olur.
Proje Yönetimi için Smartsheet'in Zorlukları ve Sınırlamaları
Smartsheet güçlü bir araçtır ve birçok kişi için mükemmel bir seçimdir, ancak bilmeniz gereken bazı zorluklar da vardır.
Temel işbirliği ve raporlama özelliklerinin eksikliği
Smartsheet, takımınızın birlikte çalışmasına olanak sağlasa da, bazı önemli işbirliği özellikleri eksiktir. Gantt grafikleri, proje ilerlemesini izlemeye yardımcı olur, ancak önemli ölçüde manuel giriş gerektirir.
Standart ilerleme raporları oluşturabilirsiniz, ancak Velocity veya Burndown grafikleri gibi özel analizler arayan proje yöneticileri ve takımlar, tamamlayıcı araçları keşfetmek isteyebilir.
Sınırlı zaman takibi özellikleri
Smartsheet, projenizin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterme konusunda mükemmeldir, ancak her bir görev için harcanan gerçek saatleri izlemek söz konusu olduğunda işler zorlaşır. Proje yöneticileri, görevlere harcanan zamanı doğru bir şekilde izlemek için harici araçlara veya manuel yöntemlere güvenmek zorunda kalabilir.
Üçüncü taraf uygulamalara bağımlılık, iş akışını karmaşıklaştırır ve zaman raporlamasında tutarsızlıklara yol açabilir. Kaynaklarınızı ve zamanınızı verimli kullanıp kullanmadığınızı anlamaya çalışırken bu durum pek de ideal değildir.
Yüksek fiyat
Smartsheet'in cüzdanınıza etkisiyle ilgili ayrıntılar aşağıda yer almaktadır. Bu, ücretsiz bir proje yönetimi aracı değildir.
Planlar, maksimum 10 kişilik takımlar için Pro Plan ile kullanıcı başına aylık 9 $'dan başlar. İş Planı ise kullanıcı başına aylık 32 $'a kadar çıkar. Hızlı eşleştirme: En az üç kullanıcıya ihtiyacınız olduğu için en temel iş kurulumu bile aylık 96 $'a mal olur.
Özel teklifler için kurumsal plan da mevcuttur. Takım üyelerinizin sayısı arttıkça veya birden fazla projeyi yönetmek için bu ekstra özelliklere ihtiyaç duyduğunuzda, ilginç bütçe hesaplamaları yapmanız gerekebilir.
Bu fiyatlandırma modeli, sınırlı bütçeye sahip küçük takımlar veya kuruluşlar için zor olabilir.
Görevlerin kısıtlı otomasyonu
Smartsheet, tekrarlayan görevler için proje yönetimini otomatikleştirmenize yardımcı olsa da, otomatikleştirilmiş iş akışı seçenekleri daha fazlasını isteyebilirsiniz.
Elbette, önceden oluşturulmuş şablonlarla temel özel iş akışları kurabilirsiniz, ancak projeleri yönetiyorsanız ve gelişmiş otomasyon dizilerine ihtiyacınız varsa, istediğinizden daha fazla manuel iş yapmanız gerekir.
İş akışlarında gerçekten zaman kazanmak isteyen takımlar için bu sınırlama, ciddi verimlilik kayıpları anlamına gelebilir.
Şablonlarda minimum özelleştirme
Smartsheet'teki önceden oluşturulmuş proje yönetimi şablonları, çeşitli proje ihtiyaçları için kullanışlıdır, ancak diğer proje yönetimi araçlarına kıyasla özelleştirme olanakları sınırlıdır.
Benzersiz iş akışlarına sahip takımlar, süreçlerini Smartsheet'in çerçevesine uyarlamak zorundadır, tersi değil. Yaygın proje senaryoları için verimli olan bu standardizasyon, son derece özel proje yapıları gerektiren takımlar için zorluklar yaratabilir.
Entegrasyon zorlukları
Smartsheet'in Microsoft Teams ve benzeri platformlarla entegrasyonu umut verici, ancak bazı sınırlamalar var.
Yaygın iş araçlarını etkili bir şekilde kullanmasına rağmen, özel yazılımlar kullanan takımlar genellikle Zapier gibi üçüncü taraf bağlayıcılara güvenir. Bu, veriye dayalı kararlar almak için farklı kaynaklardan gelen verileri merkezileştirmeye çalışırken ek bir karmaşıklık katmanı oluşturur.
Bu sınırlamalar göz önüne alındığında, "Genel bir çözüm sunan bir Smartsheet alternatifi var mı?" sorusunu sormak çok doğal. Proje yönetimi, bilgi yönetimi, sohbet ve yapay zeka destekli özellikler için hepsi bir arada bir platform olan ClickUp'ın neler sunduğunu keşfedelim.
Proje Yönetimi için ClickUp'ı Kullanma
Proje Yönetimi için ClickUp, bağlantılı iş akışları, gerçek zamanlı gösterge panelleri ve kapsamlı belgeler aracılığıyla takımları birbirine yaklaştırmak için tasarlanmıştır.
ClickUp ile proje yöneticileri, süreçleri basitleştirmenize yardımcı olan gelişmiş görev yönetimi özelliklerine, işbirliği araçlarına ve yapay zeka destekli özelliklere erişebilir.
Hızlı proje kurulumu
Smartsheet ve ClickUp'ı karşılaştırırsak, ClickUp özelleştirme sınırlamaları konusunda durumu tersine çeviriyor.
Projeye başladığınız andan itibaren sayısız olasılığın kapısı size açılır. Özel alanlar oluşturun, proje hiyerarşileri ayarlayın ve önceden oluşturulmuş şablonlar arasından seçim yaparak hemen işe koyulun.
Bu şablonları benzersiz kılan, ihtiyaçlarınıza göre tamamen özelleştirilebilir olmalarıdır.
ClickUp'ın öne çıkan özelliklerinden biri özelleştirilebilir proje görünümleridir. Gantt Görünümü, Liste Görünümü, Tablo Görünümü, Kanban Görünümü ve daha fazlası dahil olmak üzere 15'ten fazla görünüm arasından seçim yaparak işinizi takımınıza en uygun şekilde görselleştirebilirsiniz.
Örneğin, Gantt Grafik Görünümü zaman çizelgelerini ve bağımlılıkları görsel olarak haritalamanıza olanak tanırken, Liste Görünümü görevleri ve durumlarını bir bakışta görebilmeniz için basit bir yol sunar.
Ayrıca, ClickUp Gösterge Paneli Görünümü tüm anahtar öğelerinizi, metriklerinizi ve KPI'larınızı tek bir yerde birleştirerek projenizin durumuna ilişkin üst düzey bir genel bakış sunar.
Platformun yerleşik not alma özellikleri ve ClickUp Belgeleri, tüm proje belgelerini tek bir yerde tutmanıza olanak tanırken, ClickUp Hedefleri daha önemli hedeflere göre ilerlemeyi izlemenize yardımcı olur. Nereye gittiğinizi gerçekten gösteren bir proje yol haritasına sahip olmak gibidir.
Ayrıca okuyun: Proje Belgeleri Nasıl Yazılır: Örnekler ve Şablonlar
Sorunsuz görev yönetimi
Temel görev yönetimi araçlarından farklı olarak, ClickUp özel durumlar, öncelikler ve bağımlılıklar ile zengin görev ortamları oluşturmanıza olanak tanır.
Alt görevler mi istiyorsunuz? Birden fazla atanan kişi mi? İşin yapıldığı yerde zaman takibi mi? Tamamlandı, tamamlandı ve tamamlandı! Ayrıca, yapay zeka destekli görev oluşturma, karmaşık projeleri otomatik olarak parçalara ayırmanıza yardımcı olur ve "nereden başlayacağım?" anlarından kurtarır.
💡Profesyonel İpucu: Projenizi daha küçük, yönetilebilir görevlere bölerek ilerlemeyi daha kolay izleyin ve stresi azaltın.
Daha akıllı işbirliği
ClickUp'ı kullandığınızda proje iletişiminiz ciddi bir şekilde gelişir. ClickUp'ın işbirliği araçları, e-posta gelen kutunuzda vakit kaybetmenize gerek kalmadan konuşmaları işin yapıldığı yere taşır.
Beyin fırtınası mı yapmanız gerekiyor? Gerçek zamanlı sanal tuvaliniz ClickUp Beyaz Tahtalarına geçin. Gereksinimlerinizi belgelemek mi istiyorsunuz? Platformdan ayrılmadan Click Up Belgeleri'ni kullanarak oluşturun ve paylaşın.
Ayrıca, ClickUp'ın Proofing özelliğini kullanarak işaretlemeleri vurgulayabilir, PDF'lere açıklama ekleyebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.
ClickUp Brain ile önemli bilgileri anında depolayabilir ve geri alabilirsiniz. Etkili bir şekilde çalışmak için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahip, takımınızın sanal ofisi gibi.
En iyi yanı nedir? Görevlerinizden, belgelerinizden ve takımınıza özgü iş akışlarından öğrenerek içgörülerini özelleştirir. Bu, takımınızın hedeflerinizle ilgili yapay zeka destekli kişiselleştirilmiş öneriler alacağı anlamına gelir. Yapmanız gereken tek şey, ihtiyacınız olanı istemek!
💡Profesyonel İpucu: Takımınızın işbirliğini düzenli olarak değerlendirerek işlerin ilerlemesini gözden geçirin. Potansiyel zorlukları erken tespit etmek ve çözmek için açık iletişimi teşvik edin.
Verimli proje izleme
İlerlemeyi takip etme konusunda ClickUp size sadece temel bilgileri göstermez. Kapsamlı proje izleme ve raporlama araçları sunar.
AI destekli otomasyon ile geliştirilmiş iş akışı, rutin görevleri otomatik olarak gerçekleştirerek işlerin ilerlemesini sağlarken, gerçek zamanlı raporlama, sorunlara dönüşmeden önce darboğazları tespit etmenizi sağlar.
Smartsheets'ten farklı olarak, ClickUp Gösterge Panelleri tüm projelerinizi, durumlarını ve devam eden bir proje hakkında bilmeniz gereken her şeyi tek bir yerde bir araya getirir. Gösterge panelinizi oluşturmak için 50'den fazla bileşenle, proje ilerlemesini izlemek çok daha kolay hale gelir.
Bir ClickUp kullanıcısının yorumları:
ClickUp ile bir adım önde olduk ve müşterilerimizin performansı, doluluk oranlarını ve projeleri gerçek zamanlı olarak izleyebilecekleri gösterge panelleri oluşturduk. Bu, özellikle farklı ülkelerde, hatta bazen farklı kıtalarda bulunan müşterilerimizin takımlarıyla bağlantılı hissetmelerini sağlıyor
ClickUp ile bir adım önde olduk ve müşterilerimizin performansı, doluluk oranlarını ve projeleri gerçek zamanlı olarak izleyebilecekleri gösterge panelleri oluşturduk. Bu sayede müşterilerimiz, özellikle farklı ülkelerde ve hatta bazen farklı kıtalarda bulundukları halde takımlarıyla bağlantılı hissedebiliyorlar
Takımınızın belirli bir günde hangi görevleri tamamladığını gösteren gerçek zamanlı raporlarla sürekli güncel kalırsınız ve ClickUp Dönüm Noktaları, yolculuğunuza dönüm noktaları eklemenize olanak tanıyarak bir adım daha ileri gider.
💡Profesyonel İpucu: Yol boyunca küçük başarıları kutlayın. Dönüm noktalarını takdir etmek, takımları motive edebilir ve morali yüksek tutabilir.
Güçlü entegrasyonlar
Smartsheet, farklı araçlar arasında geçiş yapmanızı gerektirebilirken, ClickUp'ın entegrasyon ekosistemi size Google Drive, Microsoft Outlook ve Slack gibi araçlarla 1000'den fazla entegrasyon sunar.
Ayrıca, CRM entegrasyonları, proje yönetimi araçları ve diğer iş uygulamalarıyla manuel iş yükü önemli ölçüde azalır, hatalar ortadan kalkar ve iş performansınızın net bir görünümünü elde edersiniz.
ClickUp, Smartsheets için açık ara en iyi alternatiftir!
Henüz bir araca karar vermek istemiyor musunuz?
Ücretsiz ClickUp Proje Yönetimi Şablonunu deneyin.
Bu şablonun anahtar özellikleri:
- Tamamen özelleştirilebilir önceden oluşturulmuş iş akışları ve görünümlerle dakikalar içinde projeler oluşturun
- Tek tıklamayla durum güncellemeleri ve gerçek zamanlı gösterge panelleriyle ilerlemeyi izleyin
- Yerleşik belgeler ve yorumlar, gerçek zamanlı iletişim sayesinde tüm takımınızın aynı sayfada kalmasını sağlar
- Gösterge panelleri ve izleme araçları, daha iyi karar alma için anlık ilerleme güncellemeleri sağlar
- Takımınız büyüdükçe ve proje karmaşıklığı arttıkça kolayca uyarlanır
Projelerinizde başarıya ulaşmak için ClickUp'ı kullanmaya hazır mısınız?
Peki, Smartsheet ve ClickUp arasında hangisini seçmelisiniz? Seçim, takımınızın gereksinimlerine bağlıdır.
Smartsheet'in elektronik tablo benzeri tanıdık arayüzünü ve basit yapısını değer veriyorsanız, Smartsheet sizin için mükemmel bir seçim olabilir. Ancak esneklik, işbirliği ve yapay zeka destekli verimlilik sizin için vazgeçilmezse, ClickUp'ın hepsi bir arada sunduğu çok yönlülüğü zor bir rakip olacaktır. Küçük takımlar veya karmaşık projeler için ClickUp'ın uyarlanabilir platformu sizinle birlikte büyür.
Doğru araç, takımınızın en iyi işi yapmasını sağlar. Bu nedenle, bugün verimli bir iş akışı ile keşfedin, deneyin ve takımınızı güçlendirin. ClickUp ile yolculuğunuza başlamak ister misiniz?
Ücretsiz ClickUp hesabına şimdi kaydolun!