Hepimiz, aniden ortaya çıkan, günümüzü mahveden ve herkesin ne olduğunu merak ettiği toplantılara katılmışızdır.
Microsoft'un 2022 İş Eğilimleri İndeksi Yıllık Raporu'na göre, ortalama bir Teams kullanıcısı 2020'den bu yana haftalık toplantı süresinde %252 gibi şaşırtıcı bir artış yaşadı ve haftalık toplantı sayısı da %153 arttı.
Toplantı sıklığındaki artış bazen bunaltıcı gelebilir, ancak düzenli kontrol toplantıları tutarlı iletişimi sürdürmek ve takımları uyumlu hale getirmek için önemlidir.
Tekrarlanan toplantılar bunu başarmanın etkili bir yoludur. Etkilerini en üst düzeye çıkarmak için tekrarlanan toplantıları planlama ve zamanlama konusunda en iyi uygulamaları keşfedin.
Tekrarlanan toplantılar nedir?
Tekrar eden toplantılar, haftalık, aylık veya üç aylık olarak önceden planlanan ve tekrarlanan toplantılardır. Bu düzenli aralıklar, sürekli iletişimi sağlar ve takım üyelerinizin fikirlerini, ilerlemelerini ve sorunlarını doğru zamanda etkili bir şekilde iletmelerine yardımcı olur.
Tekrar eden toplantılara bir örnek, her katılımcının mevcut işleri hakkında kısa bir güncelleme yaptığı stand-up toplantılarıdır. Başarılı bir stand-up toplantısı, takım liderine önemli bilgiler sağlar ve projenin tamamlanması için net zaman çizelgeleri belirler.
🧠 Eğlenceli Bilgi: Ortalama bir stand-up toplantısı yaklaşık 15 dakika sürer; bu süre, herkesin odaklanmasını sağlamak için yeterince kısa, ancak takımı uyum sağlamak için yeterince uzundur. Ancak, stand-up toplantılarını daha da kısaltmak, kısa ve öz güncellemeler ve daha az konudan sapmayı teşvik ettiği için takımın katılımını artırabilir.
Tekrarlanan toplantıların önemi
Etkili bir şekilde yönetildiğinde, tekrarlanan toplantılar verimliliği artırabilir ve karar verme sürecini iyileştirebilir. Şirketler, hedefleri netleştirmeye ve devam eden zorlukları ele almaya yardımcı olan düzenli kontrol toplantılarından yararlanabilir.
İşte nasıl:
Tutarlılık ve hesap verebilirlik
Tekrarlanan toplantılar, takımınız ofiste veya uzaktan çalışıyor olsun, tutarlı iletişim ve hesap verebilirliği sağlar. Doğası gereği, bu toplantılar katılımcıların hazırlıklı gelmesini, güncellemeleri paylaşmasını ve tartışmalara aktif olarak katılmasını gerektirir.
İlerleme izleme
Takım üyeleri, uzun vadeli projeleri ve zaman çizelgelerini kolayca izleyerek devam eden işleri gözden geçirebilir, proje ilerlemesini tartışabilir ve sorunları çözebilir. Tekrarlanan toplantıların yapılandırılmış doğası bir ritim oluşturur ve tüm katılımcıların toplantıların zaman ve yerini bilmesini sağlar. Bu, büyük takımları veya karmaşık projeleri yönetirken özellikle yararlıdır.
Takım oluşturma
Tekrar eden toplantılar, verimli ve işbirliğine dayalı bir ortam yaratmak için gerekli olan dostluk ve karşılıklı anlayış duygusunun gelişmesine yardımcı olur. Takım üyelerinin zorlukları birlikte çözmelerine, yardım almalarına ve dönüm noktalarını kutlamalarına olanak tanır.
Verimli Tekrarlanan Toplantılar için En İyi Uygulamalar
Tekrarlanan toplantılar faydalı olmakla birlikte, yanlış organize edildiğinde sorunlara da yol açabilir
Örneğin, önceden bilgi vermeden yinelenen bir toplantıyı iptal ederseniz, katılımcılar toplantıyı bekleyerek zaman kaybedebilir
Bu tür senaryoları önlemek için, verimli toplantılar için aşağıdaki en iyi uygulamaları benimsemenizi öneririz:
Net hedefler belirleyin
Planladığınız tüm yinelenen toplantıların net hedefleri olmalıdır. Böylece, katılımcılar toplantıya nasıl hazırlanacaklarını bilebilirler. Net toplantı hedefleri ayarlamamak verimsiz olabilir ve eyleme geçirilebilir görevler için harcanabilecek zamanın boşa gitmesine neden olabilir.
Bu, tartışmaların odaklanmasına yardımcı olur ve katılımcıların istenen sonuçları anlamasını ve bu sonuçlara ulaşmak için çalışmasını sağlar. Herkesin fikirleri tablo halinde ortada olduğunda, hedeflerinize ulaşmak için izleyeceğiniz yolu belirleyebilirsiniz.
Doğru sıklığı ve süreyi seçin
👀 Biliyor muydunuz? Microsoft'un 2023 İş Eğilimleri İndeksi Yıllık Raporu'na göre, verimsiz toplantılar verimliliği en çok düşüren faktörler arasında ilk sırada yer alırken, çok fazla toplantı üçüncü sırada yer almaktadır.
Bu, toplantılar için doğru sıklığı ve süreyi seçmenin neden önemli olduğunu vurgular. Doğru dengeyi sağlamak, gereksiz kesintileri önlemeye ve verimliliği yüksek tutmaya yardımcı olabilir.
Haftada iki defadan fazla tekrarlanan bir toplantıya katılmak ister misiniz? İstisnai durumları bir kenara bırakırsak, gerçek bir ilerleme olmadan her gün neyi tartışırsınız?
Çok uzun süren toplantılar katılımcıların ilgisini kaybeder, dikkatlerini amaçlarından uzaklaştırır ve zaman kaybına neden olur. Bu nedenle, haftada bir veya iki kez tekrarlanan bir toplantı düzenliyorsanız, ideal süre 30-60 dakikadır.
💡Profesyonel İpucu: Toplantı sıklığını takımın ihtiyaçlarına göre ayarlayın. Çok sık toplantı yaparsanız, tükenmişlik riski ortaya çıkar; çok seyrek yaparsanız, yönünüzü kaybedersiniz.
Gündemler oluşturun ve paylaşın
Gündem, katılımcıların ne beklemeleri gerektiğini bilmelerine yardımcı olan anahtar toplantı bilgilerini sağlar. Toplantıda nelerin tartışılacağını bilmek, zamandan tasarruf etmenize ve doğrudan tartışmaya geçmenize yardımcı olur.
Gelecekteki toplantılarınızın gündemlerine hangi bilgileri ekleyeceğiniz ve bunları nerede paylaşacağınız konusunda kafanız karışmadan önce, cevapları bizde!
İdeal bir toplantı gündemi, toplantı saati, yeri ve tartışma konusu gibi bilgileri içerir. Bu bilgileri düzenlemek ve yapılandırmak için, tüm önemli bilgileri tek bir yerde paylaşmanıza olanak tanıyan Clickup'ın Gündem Şablonunu kullanabilirsiniz.
Toplantı ayrıntıları arasında tür, kapsam, tarih, saat ve konum (yüz yüze toplantı odası veya uzaktan toplantılar için bağlantı) yer alabilir. Bu şablonla şunları yapabilirsiniz:
- Katılımcılara kolaylaştırıcı, not alan ve katılımcı gibi belirli roller atayarak sorumlulukların net olmasını sağlayın
- Gündemi, ilgili eylem öğelerini ve her görevden sorumlu kişiyi özetleyen bir tablo oluşturun
- Her katılımcının ilerlemesini takip ederek hedeflerine zamanında ulaşmalarını ve gruba karşı sorumlu olmalarını sağlayın
- Toplantı özeti (veya kaydedilmiş toplantı bağlantısı) ve bir sonraki toplantı hakkında bilgiler gibi toplantı sonrası ayrıntıları gündeminize ekleyin.
Bu gündemi paylaşmak için genel veya kısıtlı bir bağlantı kullanabilir, PDF, HTML veya markdown biçiminde indirebilir ve e-posta ile gönderebilirsiniz. Dosyayı Google Drive'a yükleyebilir ve dosyanın bağlantısını herkesin takvimine planlanan toplantı davetine ekleyebilirsiniz.
Proje, belge ve bilgi yönetimini merkezileştiren iş için her şeyi içeren uygulama ClickUp ile bu gündemi iç ekip üyeleriyle paylaşmak daha da kolay. İstediğiniz ekip üyelerini doğrudan belgeye davet edebilir veya ClickUp'ta bir çalışma alanı veya takım alanı içinde paylaşabilirsiniz.
Katılımı teşvik edin
Kimse katılmayacaksa toplantı düzenlemenin bir anlamı yok, değil mi? Rolünüz toplantıları planlamak ve zamanlamakla bitmez. Toplantı sırasında farklı bakış açılarını teşvik etmek için takım toplantılarının eğlenceli, verimli ve ilgi çekici olmasını sağlamanız gerekir.
Toplantıyı planladıktan sonra, toplantı tartışmalarını somut sonuçlara dönüştürmek için takip eylemlerini açıkça özetleyin ve uyumlaştırın. Ancak, not almaktan hoşlanmıyorsanız (hepimiz gibi!), ClickUp'ın Toplantı Tutanağı Şablonunu kullanarak yapılandırılmış toplantı notları oluşturabilirsiniz.
💡Profesyonel İpucu: Toplantıların sadece durum güncellemelerinin sıralanmasından ibaret olmaması için, metrikler, proje zaman çizelgeleri veya KPI'lar kullanarak gündemler hazırlayın.
Toplantı özetleri için önceden oluşturulmuş sayfalara sahip şablonun kullanımı kolay biçimi, anahtar sonuçları ve öğrendiklerinizi kaydetmenizi sağlar. Hem yeni başlayanlar hem de deneyimli kullanıcılar için harika bir işbirliği aracıdır ve tamamen özelleştirilebilir.
Dahası var! ClickUp Brain ile toplantı tartışmalarını otomatik olarak özetleyebilir ve bunları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürebilirsiniz. Ardından, bu görevleri ClickUp'ta takım üyelerine atayabilir ve ilerlemeleri hakkında güncelleme almak için otomatik takip hatırlatıcıları gönderebilirsiniz.
Böylece toplantı katılımcıları, eylem öğelerine hemen odaklanabilir ve son teslim tarihlerine bağlı kalabilir. Ayrıca, takımınız idari işlerle uğraşmak yerine yüksek değerli faaliyetlere konsantre olabilir.
ClickUp Brain ile hedefler, katılımcılar ve konular gibi anahtar ayrıntıları girerek kolayca toplantı gündemleri oluşturabilirsiniz. Bu, planlama sürecini kolaylaştırır ve toplantı başlamadan önce herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.
Ancak tüm bu sihrin gerçekleşmesi için doğru araçlara ihtiyacınız var. ClickUp, Google Takvim, Zoom ve yapay zeka destekli asistanlar gibi araçlar, tekrarlanan toplantıların planlanmasını, belgelenmesini ve izlenmesini yönetmeye yardımcı olur. Bir sonraki bölümde bunlar hakkında daha ayrıntılı olarak konuşacağız!
Otomatik görev güncellemeleri gibi ClickUp'ın kapsamlı görev yönetimi özellikleriyle, takımlarınızın anahtar projeler için tekrarlama kalıplarına uygun olarak ilerlemesini sağlayabilir, tutarlı iletişim ve ilerleme izleme sağlayabilirsiniz.
🧠Eğlenceli Bilgi: McKinsey, yapay zeka kullanımında öncü olan şirketlerin ortalama %5-10 maliyet azalması gördüğünü bildiriyor . Aynı zamanda, çalışanlarının odak noktasını daha değerli görevlere kaydırıyor ve yeniliği teşvik ediyorlar. Bu, Ar-Ge testlerinde veya kod geliştirmede daha hızlı döngüler anlamına gelebilir veya sadece takımlar arasında daha fazla yaratıcılığı teşvik etmek anlamına gelebilir.
Ayrıca okuyun: Postmortem Toplantısı Nasıl Yapılır?
Yinelenen toplantı planlama
Net hedefler belirlemek, doğru toplantı sıklığını seçmek ve ClickUp Meetings, Google Takvim ve Zoom gibi araçlardan yararlanmak, proje ilerlemesini hızlandıran ve hesap verebilirliği sağlayan verimli ve ilgi çekici toplantılar düzenlemenizi sağlayabilir.
Çeşitli toplantı araçlarında yinelenen toplantılar planlama
Takvimlerinizi merkezileştirmek ve tüm toplantılarınızı ve görevlerinizi takip etmek için bir yer arıyorsanız, ClickUp tam size göre bir araçtır. Mevcut takvim uygulamalarınızla entegre olur ve bunlarla gerçek zamanlı olarak senkronizasyon sağlar.
Google Takvim etkinliklerinizde, Zoom'da veya Apple Takvim'de planlanmış bir toplantınız varsa, bunların tümünü ClickUp Takvim Görünümü'nde görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca, toplantı öncesi ve sonrası küçük görevler oluşturabilir ve bunların tamamlanması için hatırlatıcılar ayarlayarak toplantı verimliliğini artırabilirsiniz.
Aynı gün için birden fazla görev ve toplantı planlanmışsa, bunları doğru yerlere sürükleyip bırakabilir ve önceliklerini ayarlayarak önemli görevleri ve toplantıları öne çıkarabilirsiniz. Ayrıca, günlük, haftalık ve aylık görünümler, işlerinizi görselleştirmenize ve ilgili dönemdeki ilerlemeyi takip etmenize olanak tanır.
ClickUp'ı takvim uygulamalarıyla senkronize etme
ClickUp'ı diğer takvim uygulamalarıyla senkronize etmek için gerekli adımlar şunlardır:
- ClickUp'ı açın. Sağ üst köşedeki profil simgenizin yanındaki simgeye tıklayarak hızlı eylemler menüsüne gidin
- Uygulama Merkezi'ne gidin
- ClickUp ile entegre etmek istediğiniz tüm uygulamaları seçin
- Yeni pencerede, bağlan'a tıklayın ve Google Takvim ile ilişkili Google hesabınızın giriş sayfasına yönlendirileceksiniz
- Gerekli hüküm ve koşulları kabul edin ve izinleri ayarlayın. Tamamlandığında, İzin Ver'i tıklayın, hepsi bu kadar!
ClickUp'ta tüm etkinlikler ClickUp Görevleri olarak tanımlanır. Takviminizi entegre ettikten sonra, ClickUp'ın Toplantı Şablonunu kullanarak toplantılarınızı (görevlerinizi) düzenleyebilirsiniz.
Bu şablon, konu, zaman tahmini, son teslim tarihi ve öncelik dahil olmak üzere tüm planlanmış görevleri ve ayrıntılarını gösterir.
ClickUp'ta yinelenen görev (toplantı) oluşturma
ClickUp'ı diğer takvimlerinizle entegre ettiğinize göre, şimdi ClickUp'ta bir toplantı planlamayı görelim:
- ClickUp'ı açın ve Takvim Görünümü'ne gidin veya Görev Görünümü'nü kullanarak yeni bir etkinlik oluşturun
- Toplantıyı planlamaya başlamak için sağ üst köşedeki Görev Ekle düğmesine tıklayın
- Toplantı başlığı, son teslim tarihi, öncelik ve diğer ayrıntıları ekleyin
- Görevi yinelenen hale getirmek için sol panelden toplantılara gidin ve yinelenen olarak ayarlamak istediğiniz toplantıya gidin. Son teslim tarihi sütununun altında, takvim simgesine tıklayın ve sol alt köşedeki Yinelenen olarak ayarla seçeneğine tıklayın
- Bu görevi uygun takım üyelerine atayın. Hatırlatıcılar ayarlamak için takvimde göreve gidin, göreve sağ tıklayın ve Hatırlat'a tıklayın
- Toplantıları, görevler, projeler ve son tarihlerle birlikte merkezi takviminize kaydedin ve görünümünü görüntüleyin
Her şeyin tek bir yerde olması, büyük bir takımı yönetmeyi çok daha kolay hale getirir. Bir görev yavaş ilerliyorsa, önceliğini düzenleyebilir veya hızlı tamamlanması için hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Ayrıca, herhangi bir göreve (toplantıya) zaman izleyici ekleyebilir ve her toplantıda harcanan zamanı izleyebilirsiniz.
Google Takvim'de yinelenen toplantılar planlama
Google Takvim'i kim duymamıştır ki? Ücretsiz ve kullanımı kolaydır.
Google Takvim'de tekrarlanan bir toplantıyı nasıl planlayabileceğinizi görelim:
- Google Takvim'i açın, sol üst köşedeki "Oluştur" düğmesine tıklayın ve açılır menüden Etkinlik'i seçin
- Toplantı başlığı, tarihi ve saati gibi toplantı ayrıntılarını girin
- "Tekrarlamaz" açılır menüsünden tekrarlama modelini seçin. Bu, günlük, haftalık, aylık olabilir veya tercih ettiğiniz sıklığa göre özelleştirebilirsiniz
- Toplantı katılımcılarının e-posta adreslerini girerek toplantı daveti gönderin
- Gerekli hatırlatıcıları veya bildirimleri ayarlayın ve Kaydet'i tıklayın
- Takvim etkinliğiniz oluşturulacak ve davet edilen tüm katılımcıların Google Takvim'ine eklenecektir
Zoom'da tekrarlanan takım toplantıları planlama
Zoom'da tekrarlanan bir toplantı planlamak için şu adımları izleyin:
- Zoom hesabınıza giriş yapın
- Gösterge panelinden Toplantı Planla seçeneğine tıklayın
- Toplantının başlığını, açıklamasını ve saatini girin
- Tekrar eden toplantı kutusunu işaretleyin
- Sıklık, bitiş tarihi ve toplantının tekrarlanma sıklığı (günlük, haftalık vb.) dahil olmak üzere tekrarlama ayarlarını seçin. İşlemi tamamladığınızda Kaydet'i tıklayın
- Oluşturulan toplantı bağlantısını kopyalayın veya katılımcılara doğrudan toplantı daveti gönderin
ClickUp'ın Google Takvim ve Zoom ile entegrasyonu, toplantı ayrıntılarınızın tek bir yerde saklanmasını sağlarken, tartışmaları planlamanıza ve yönetmenize olanak tanır. Ayrıca, katılımcıları toplantıdan önce bilgilendirmek için hatırlatıcılar ayarlayarak katılımı artırabilirsiniz.
ClickUp Zoom entegrasyonu, görev yönetimini video konferans ile birleştirerek verimliliğinizi artırmanın harika bir yoludur.
Sizin için yapabilecekleri:
- Toplantıları kolayca planlayın: Yinelenen Zoom toplantılarını doğrudan ClickUp Görevlerinizden planlayarak hızlı ve sorunsuz bir şekilde gerçekleştirin
- Güncel kalın: Görevlerinizle ilgili yeni Zoom toplantıları hakkında bildirimler alın, takımınızın her zaman haberdar olmasını sağlayın
- Anında toplantılar başlatın: Basit komutlarla Zoom toplantılarını doğrudan ClickUp Görevleri veya Sohbet'ten başlatın
- Kayıtlara erişim: Bir toplantıyı kaydederken, ClickUp kayıtlara ve transkriptlere bağlantı verebilir, böylece önemli bilgileri kolayca bulabilirsiniz
Bu entegrasyon, proje yönetimini iletişim araçlarıyla birleştirerek iş akışlarınızı kolaylaştırmanıza ve her şeyi daha verimli hale getirmenize yardımcı olur!
ClickUp ile Düzenli ve Güncel Kalın
Hiç kimse haftalık yapılacaklar listesindeki her öğeyi hatırladığını iddia edemez (ve eğer ederse, yalan söylüyordur!). Tekrarlanan toplantılar, tutarlı iletişimi sürdürerek, proje ilerlemesini izleyerek ve takımlar içinde işbirliğini teşvik ederek işleri kolayca hatırlamanıza ve takip etmenize yardımcı olur. Verimli toplantılar, özellikle günümüzün karma ve uzaktan çalışma ortamlarında takımların bağlantılı kalması için güçlü bir araçtır.
ClickUp, yinelenen toplantıları planlamayı kolaylaştırır, tüm toplantı ayrıntılarınızı tek bir yerde tutar ve eylem öğelerinin ve ilerlemenin kolayca izlenmesini sağlar. Günlük kullandığınız toplantı araçlarıyla güçlü entegrasyonları, görevlerinizi ve konuşmalarınızı tek bir platformda bir araya getirmek için mükemmel bir seçimdir.