Değerini kanıtlamak isteyen yeni takım üyeniz, görevlerini tamamlamak için sürekli geç saatlere kadar çalışıyor. Ancak maaş günü geldiğinde, fazla mesai saatleri maaşlarına yansıtılmıyor ve bu durum hayal kırıklığı ve kafa karışıklığına neden oluyor.
Tanıdık geldi mi?
Çalışılan saatleri doğru bir şekilde hesaplamak, sadece zamanı izlemekle ilgili değildir; güveni artırmak ve her dakikanın çabasının takdir edilip ödüllendirilmesini sağlamakla ilgilidir.
Küçük bir işletmeyi veya büyük bir kuruluşu yönetiyor olun, çalışanların çalışma saatlerini doğru hesaplamak çok önemlidir.
Bu blogda, çeşitli yöntemleri ve çalışma saati hesaplayıcı araçlarını ele alarak saatleri hesaplamayı ve doğru ücretlendirmeyi sağlamayı keşfedeceğiz.
Çalışma Saatlerini Anlamak
Çalışma saatleri hakkında konuşurken, bir çalışanın veya yüklenicinin bir gün, hafta veya ay gibi belirli bir dönemde çalıştığı veya çalışması planlanan toplam süreyi kastediyoruz.
ABD Adil Çalışma Standartları Yasası'na (FLSA) göre, bu, çalışanların ücret alması gereken işle ilgili faaliyetlere harcanan gerçek süreyi içerir.
Her kuruluşun saatleri izlemesi gerekmese de (özellikle saatlik ücret ödemiyorsa), serbest çalışanlar, müteahhitler, inşaat işçileri veya yarı zamanlı çalışanlarla iş yapan işletmeler hesaplamalarında titiz olmalıdır.
Doğru zaman takibi, takımınızın verimliliğini ve işinizin etkinliğini anlamak için çok önemlidir. Zamanın nasıl harcandığını net bir şekilde görebildiğinizde, performansı daha iyi ölçebilir, iyileştirilmesi gereken alanları belirleyebilir ve operasyonlarınızı kolaylaştırabilirsiniz.
Ayrıca okuyun: Tükenmişlikten Kaçınmak İçin Haftada Kaç Saat Çalışmalısınız?
Çalışılan Saatleri Hesaplama Adımları
Her şeyin doğru bir şekilde hesaplandığından emin olmak için, çalışanların çalıştığı saatleri basit ve etkili bir şekilde hesaplamak için adımları inceleyelim.
Adım 1: Başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyin
Zamanı doğru bir şekilde izlemek için, her çalışma döneminin tam başlangıç ve bitiş saatlerini kaydetmekle başlayın. Zaman saati, dijital yazılım veya hatta manuel zaman kartı kullanabilirsiniz — size en uygun olanı seçin.
Anahtar, izleme yönteminizin iş sözleşmenize göre fazla mesai veya ücretsiz molaları hesaba katan kesin veriler sağladığından emin olmaktır.
Adım 2: Netlik için zaman biçimlerini dönüştürün
Hesaplamaları basitleştirmek için başlangıç ve bitiş saatlerini askeri saat biçimine veya 24 saat biçimine dönüştürün. Bu, 9:00 AM'nin 09:00 ve 5:00 PM'nin 17:00 olacağı anlamına gelir.
24 saatlik biçim, AM ve PM arasındaki karışıklığı ortadan kaldırarak hatasız çıkarma işlemini kolaylaştırır. Zamanları bu biçime dönüştürmek, bitiş zamanlarından başlangıç zamanlarını çıkarırken netlik sağlar.
Adım 3: Bitiş saatinden başlangıç saatini çıkarın
Zamanlar dönüştürüldükten sonra, başlangıç zamanını bitiş zamanından çıkararak toplam çalışma saatlerini hesaplayın.
Bir çalışan 09:00'dan 17:00'ye kadar çalışıyorsa, 17:00'den 09:00'u çıkarmanız yeterlidir, sonuç 8 saat olur. Bu adım, belirli bir dönemde çalışılan toplam saat sayısını verir.
Adım 4: Mola süresini hesaba katın
Ardından, çalışılan toplam saatlerden ödenmemiş molaları çıkarın.
Örneğin, çalışan 8 saatlik vardiyası sırasında 30 dakikalık öğle molası verirse, bu 30 dakikayı toplam çalışma saatlerinden çıkarın.
Dolayısıyla, ilk hesaplamada ortalama çalışma saati 8 saat ise, 30 dakikalık molayı hesaba kattıktan sonra düzeltilmiş toplam 7,5 saat olur.
Adım 5: Son çıktıyı ondalık biçime dönüştürün
Maaş hesaplamalarını kolaylaştırmak için, çalışılan toplam saatleri ondalık biçime dönüştürün.
Dolayısıyla, bir çalışan 7 saat 30 dakika çalışırsa, bu 7,5 saate dönüştürülmelidir.
Ondalık saatler, özellikle saatin kesirleri ile uğraşırken ücret hesaplamasını basitleştirir.
Ayrıca okuyun: Pomodoro Tekniği ile Zamanı Yönetme
Adım 6: Ödeme dönemi için toplam saatleri ekleyin
Tüm ödeme dönemi boyunca çalışılan toplam saatleri toplayın.
Bir çalışan ilk çalışma haftasında 35 saat, ikinci haftada 37,5 saat ve üçüncü haftada 40 saat çalışmışsa, aylık toplam çalışma saati 112,5 saattir.
Bu saatleri toplama, toplam işgücü girdisinin kapsamlı bir görünümünü sağlar ve doğru bordro hesaplamaları için çok önemlidir.
Adım 7: Toplam ücreti hesaplayın
Son adımda, toplam çalışma saatlerini saatlik ücretle çarpın ve ödenecek tutarı belirleyin.
Tam zamanlı bir çalışanın saatlik ücreti 40 dolar ve 37,5 saat çalışmışsa, 40 dolar ile 37,5'i çarpmanız gerekir, bu da 1.500 dolara eşittir. Bu, çalışması için ödemeniz gereken toplam tutardır.
Peki ya fazla mesai saatleri?
Fazla mesai saatlerini yönetmek dikkatli bir hesaplama gerektirir.
Ödeme dönemi için standart saat sayısını belirleyerek başlayın, örneğin haftada 40 saat. Bu saatlerin üzerinde çalışılan saatler fazla mesai olarak kabul edilir.
Örneğin, bir çalışan haftada 45 saat çalışıyorsa, 5 saat fazla mesai yapmıştır. Fazla mesai ücretini, genellikle bir buçuk kat olarak belirlenen şirketinizin fazla mesai oranına göre hesaplayın.
Düzenli denetimler ve doğru zaman tutma uygulamaları, fazla mesai saatlerini etkili bir şekilde yönetmeye ve çalışanlara doğru ödeme yapılmasına yardımcı olabilir.
Çalışılan Saatleri Hesaplamak için Doğru Araçları Seçme
Doğru araçları kullanarak çalışılan saatleri ve dakikaları hesaplamak çok kolay olabilir. İster küçük bir takımı yönetiyor ister büyük bir kuruluşun başında olun, doğru araç süreci kolaylaştırmanıza ve doğruluğu sağlamanıza yardımcı olabilir.
Mevcut çeşitli araçları inceleyelim, nasıl çalıştıklarını keşfedelim ve kuruluşunuz için en uygun olanı bulalım.
Manuel hesaplama
Manuel hesaplama, çalışma saatlerini takip etmenin eski usul bir yöntemidir.
Çalışılan saatleri toplamak için kalem, kağıt veya basit bir hesap makinesi gerekir. Telefonunuzdan, saatinizden veya duvar saatinizden başlangıç ve bitiş saatlerini not alın ve günün sonunda hesaplamayı kendiniz yapın.
Basit ve anlaşılırdır, ancak doğru bir şekilde yapmak için biraz çaba gerektirir.
Avantajlar
- Basit ve özel bir araca gerek yok
- Özellikle küçük işletmeler için uygun maliyetli
Dezavantajları
- Zaman alıcı ve hataya açık olabilir
- Saatleri toplarken, özellikle uzun dönemlerde hata yapmak kolaydır
- İş yerinde fiziksel olarak bulunmanız gerekebilir
Hesap tabloları
Hesap tabloları, manuel hesaplamalardan bir adım öteye geçerek, bazı matematik işlemlerini otomatikleştirmek için formüller kullanmanıza olanak tanır.
Microsoft Excel veya Google E-Tablolar gibi araçlar, saatleri izlemenizi, toplamları hesaplamanızı ve temel raporlar oluşturmanızı sağlar.
Avantajlar
- Hesaplama sürecinin bazı kısımlarını düzenlemenize ve otomatikleştirmenize yardımcı olur
- Hata olasılığını azaltır
- Excel veya Sheets gibi araçlar, daha hızlı hesaplamalar ve gelişmiş veri görselleştirme için formüllerle özelleştirilebilir
Dezavantajları
- Yönetimi zahmetli olabilir ve düzenli güncellemeler gerektirebilir
- Veriler arttıkça karmaşık hale gelebilir
- Gerçek zamanlı izleme ve diğer sistemlerle entegrasyon eksikliği
ClickUp gibi platformlar, bu sürecin daha sorunsuz ilerlemesi için şablonlar sağlar.
ClickUp'ın Hizmet Zaman Çizelgesi Şablonu, zaman, maliyet ve kaynakların izlenmesini basitleştirir. Birden fazla projede faturalandırılabilir saatleri ve kaynak kullanımını zahmetsizce izler.
İlerleme hakkında gerçek zamanlı bilgiler sağlayan grafikler ve çizelgeler gibi görsel araçları seveceksiniz. Ayrıca, Stripe ve PayPal gibi uygulamalarla entegrasyon, tüm finansal verilerinizin senkronize olmasını sağlar.
Şablon, Onaylandı ve Dikkat Gerekiyor gibi ClickUp Özel Durumları ile birlikte gelir ve Saatlik Ücret ve Ücretli Hastalık Saatleri gibi 12 ClickUp Özel Alanı sunarak kapsamlı izleme olanağı sağlar.
Şablon, zaman çizelgenize göre otomatik fatura oluşturmanıza da olanak tanır, bu da size zaman kazandırır ve hataları azaltır.
👀 Bonus: Zaman yönetimi çabalarınızı en verimli hale getirmek için ClickUp'ın diğer zaman çizelgesi şablonlarını deneyin.
Zaman takibi yazılımı
Bu araçlar, çalışma saatlerini kaydetme ve hesaplama sürecini yapılandırmaya yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
Zaman izleme uygulaması, başlangıç ve bitiş zamanlarını otomatik olarak kaydeder; bazıları otomatik mola kesintileri ve fazla mesai hesaplamaları gibi özellikler bile sunar.
Avantajlar
- İnsan hatası riskini azaltmak için çalışma saatlerinin otomatik izlenmesini sağlar
- Otomatik zaman çizelgeleri ve raporlama desteği dahildir
Dezavantajları
- Özellikle küçük işletmeler için pahalı olabilir
- Bu, takım için bir öğrenme süreci gerektirebilir
Ayrıca okuyun: Excel, Word ve ClickUp'ta 10 Ücretsiz Zaman Kaydı Şablonu
Proje yönetimi araçları
Bu araçlar, çalışma saatlerini takip etmek ve görevleri, projeleri ve son teslim tarihlerini tek bir yerden yönetmek için kapsamlı bir yol sunar. ClickUp'ın Zaman Yönetimi Çözümü de bu tür araçlardan biridir.
ClickUp'ın Proje Zaman Takibi inanılmaz derecede çok yönlüdür. Android telefon, iPhone, masaüstü veya dizüstü bilgisayar kullanıyor olsanız da, hemen hemen her cihazdan zamanı takip edebilirsiniz.
Tüm çalışma alanınız için zamanı izleyin veya belirli görevlere odaklanın ve global bir zamanlayıcı ile izlemeyi duraklatma ve devam ettirme esnekliğine sahip olun.
Bu özellik ile şunları yapabilirsiniz:
- Özelleştirilebilir zaman çizelgeleri oluşturun: Zamanı gün, hafta, ay veya özel aralıklarla izleyin. Zaman girdileriniz hakkında değerli bilgiler edinmek için toplamları tarihlere göre görselleştirin
- İzlenen zamanı anlayın: Her bir takım üyesinin tek tek görevleri veya görev gruplarını tamamlamak için ne kadar zaman harcadığını analiz edin
- Özelleştirilebilir raporlar oluşturun: Tahminler ve faturalandırılabilir saatleri faturalandırılamayan saatlerden ayırarak zaman girdilerinizden raporlar oluşturun
- Zaman tahminlerini karşılaştırın: Tahmini süreleri gerçek izlenen sürelerle karşılaştırarak takımınızın planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğini kontrol edin ve programınıza uyup uymadığınızı değerlendirin
💡Pro İpucu: ClickUp Otomasyonlarını kullanarak zaman çizelgesi hatırlatıcılarını günlük, haftalık veya iki haftalık gibi tutarlı aralıklarla otomatikleştirin. Bu, zaman çizelgesi girdilerinin zamanında yapılmasını sağlar ve girilmemiş girdilerin riskini azaltır.
Ve işte başka bir avantaj: Toggl, Everhour veya Clockify gibi araçları zaten kullanıyorsanız, ClickUp bunlarla sorunsuz bir şekilde entegre olur, böylece tüm zaman verileriniz ClickUp çalışma alanınıza sorunsuz bir şekilde senkronize edilir. Bu, zamanınızı ve projelerinizi daha da verimli bir şekilde yönetmenizi sağlar!
Avantajlar
- Çalışılan saatlerin izlenmesini görev yönetimi ve raporlama ile birleştirir
- İş akışını kolaylaştırır ve diğer proje yönetimi özellikleriyle iyi entegre olur
- Verimliliği artırır ve tamamlanma zamanını doğru bir şekilde tahmin etmeye yardımcı olur
Dezavantajları
- Kurulum ve yönetim karmaşık olabilir
- Alışık olmayan kullanıcılar için öğrenme süreci biraz zor olabilir
Ayrıca okuyun: 2024'ün En İyi 11 Zaman Yönetimi Uygulaması (İncelemeler ve Fiyatlar)
Zaman saatleri
Bunlar, saatleri izlemenin daha geleneksel bir yöntemidir, ancak hala yaygın olarak kullanılmaktadır. Çalışanlar giriş ve çıkış yapar ve saat, çalışma saatlerini kaydeder.
Bu yöntem basittir ve çalışanların iş yerinde çalıştığı ortamlarda etkili olabilir.
Avantajlar
- Basit ve kullanımı kolay
- Haftalık çalışılan saatlerin net bir kaydını sağlar
Dezavantajları
- Uzaktan veya esnek bir çalışma ortamında bu işlem zahmetli olabilir
- Bakım gerektirebilir ve fiziksel müdahaleye maruz kalabilir
Biyometrik sistemler
Bu tür sistemler, çalışma saatlerini izlemek için parmak izleri, yüz tanıma veya diğer biyometrik verileri kullanır.
Bu sistemler son derece güvenlidir ve bir çalışanın başka bir çalışanın yerine kart basması riskini azaltır.
Avantajlar
- Son derece doğru ve güvenli
- Zaman hırsızlığı ve arkadaşların yerine kart basma olasılığını azaltır
Dezavantajları
- Kurulum ve bakım maliyetleri yüksek olabilir
- Çalışanlar arasında gizlilik endişeleri ortaya çıkabilir
Maaş sistemleri
Paychex, Paycor, Jibble vb. gibi bordro yazılımları genellikle özellikleri arasında zaman takibi de içerir.
Bu sistemler, çalışanların çalıştığı saatleri bordro işlemleriyle entegre ederek, kaydedilen saatlere ve geçerli ücretlere göre ücretleri otomatik olarak hesaplar.
Avantajlar
- Entegre zaman takibi, bordro işlemlerini basitleştirir
- İş kanunlarına uyumu sağlar ve idari iş yükünü azaltır
Dezavantajları
- Özellikle küçük işletmeler için maliyetli olabilir
- Tüm özellikleri tam olarak kullanmak için eğitim ve kurulum gerekebilir
İstihdamda Kesin Zaman Hesaplamasının Avantajları
Gerçeği kabul edelim: Çalışma saatlerini takip etmek sadece sayıları hesaplamak değildir. Takımınızın mutlu ve en iyi performansını sergilemesini sağlamakla ilgilidir.
Doğru zaman hesaplamasının çalışanlarınıza sağladığı tüm avantajların bir özetini burada bulabilirsiniz.
Mutlu çalışanlar = Daha iyi iş sonuçları
Çalışanlar, çalışma saatlerinin doğru bir şekilde izlendiğini gördüklerinde, zamanlarının değer verildiğini anlarlar. Bu da onların moralini ve motivasyonunu artırır.
Mutlu çalışanlar aynı zamanda daha verimlidir. Aslında, araştırmalar daha mutlu çalışanların %13 daha verimli olduğunu göstermektedir.
Zaman ve para tasarrufu
Kağıt zaman çizelgeleri gibi eski zaman izleme yöntemleri yavaştır ve hataya açıktır. Hataları düzeltmek ve bu kayıtları yönetmek çok zaman alabilir.
Dijital zaman takibi araçlarıyla hataları azaltabilir ve takımınızın asıl işlerine odaklanmasını sağlayabilirsiniz.
Çalışanların tükenmesini önler
İyi zaman takibi, iş yüklerini yönetilebilir tutmaya yardımcı olur.
Zamanın nasıl harcandığına dair net bir fikir sahibi olarak, kaynakları daha iyi tahsis edebilir, gerçekçi son tarihler belirleyebilir ve herkesin iş yükünün adil olmasını sağlayabilirsiniz.
Bu, tükenmişliği önlemeye ve beklentileri kontrol altında tutmaya yardımcı olur, böylece takımınız verimli kalabilir ve aşırı yüklenmeyi önleyebilir.
Ayrıca okuyun: Yaygın zaman yönetimi sorunlarını çözme
ClickUp ile Çalışma Saatlerini Daha İyi İzleyin
Doğru zaman takibi, kuruluşunuzdaki verimliliği ve memnuniyeti artırır. Çok sayıda araç mevcut olduğundan, doğru olanı seçmek büyük bir fark yaratabilir.
ClickUp gibi modern çözümler, tüm süreci kolaylaştırarak çalışanların çalışma saatlerini daha doğru bir şekilde kaydetmeyi ve izlemeyi kolaylaştırır.
ClickUp'ı deneyin ve hayatınızı nasıl kolaylaştırabileceğini görün!