Her kuruluş, çok çeşitli işler için çok sayıda tedarikçi ile çalışır. Bu işler arasında dizüstü bilgisayar/diğer elektronik cihazların satın alınması, maaş bordrosu yönetimi, eğitim/atölye çalışmaları, ofis güvenliği, kalite denetimleri veya proje yönetimi dış kaynak kullanımı sayılabilir.
Araştırmalar, bir kuruluşun kullandığı üçüncü taraf tedarikçilerin sayısının son iki yılda arttığını göstermektedir. Bu eğilim devam edecektir.
Büyüyen tedarikçi ağını verimli ve güvenli bir şekilde yönetmek için sağlam bir tedarikçi yönetim sistemine ihtiyacınız var. İşe yarayan bir tedarikçi yönetim sistemi kurmanın yollarını görelim.
Tedarikçi Yönetimi nedir?
Tedarikçi yönetimi, bir kuruluşun tedarikçileri ve hizmet sağlayıcılarıyla sağlıklı ilişkiler sürdürme sürecidir. Aşağıdakiler gibi çeşitli faaliyetleri içerir:
- Tedarikçi seçimi
- Sözleşmeleri müzakere etme
- Tedarikçilerin sisteme dahil edilmesi ve erişim izni verilmesi
- Fatura alma ve ödeme yapma
- Performans değerlendirme
- Gerekli olduğu durumlarda işten ayrılma
Etkili bir tedarikçi yönetimi süreci, işlerin doğru bir şekilde yapılabilmesi için temel öneme sahiptir. Kuruluşların tedarikçilerle stratejik ilişkiler kurmasını sağlayarak ürün ve hizmetlerinin kalitesini, güvenilirliğini ve maliyet etkinliğini garanti eder. Ayrıca, kesintisiz operasyonlar, risk azaltma ve tedarik zinciri yönetimi için de çok önemlidir.
İşte bazı avantajların ayrıntıları.
Tedarikçi Yönetiminin Avantajları
Başarılı tedarikçi yönetimi, işgücü yönetimi veya çalışan deneyimi kadar önemlidir. Kuruluşun tedarikçi/hizmet sağlayıcı ağından yararlanarak karşılıklı faydayı en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olur. İşte nasıl.
Ayrıntılı görünürlük
İyi bir tedarikçi ilişkileri yönetiminin ilk ve en önemli avantajı görünürlük. Bu, kuruluşların aşağıdakileri anlamasına yardımcı olur:
- Hangi ürün/hizmeti kim sağlıyor?
- Her ürünün/hizmetin fiyatı nedir?
- Tüm hizmet seviyesi anlaşmaları (SLA'lar) yerine getiriliyor mu?
- Bekleyen fatura var mı?
Tüm tedarikçiyle ilgili faaliyetlerin gerçek zamanlı izlenmesi sayesinde israfı ortadan kaldırabilir, güvenliği güçlendirebilir ve verimliliği optimize edebilirsiniz.
Verimlilik artışı
Bir tedarikçi yönetim sistemi, tedarikçinin başarısı için gerekli ayarları yapar. Yapılacak işleri, kabul kriterlerini ve son teslim tarihlerini belirler.
Tedarikçi için bu netlik, ürün/hizmet sunma sürecini kolaylaştırır. Kuruluşun satın alma takımları için ise bu, ilişkiyi kolaylaştırır. İyi bir tedarikçi yönetimi ile şunları yapabilirsiniz:
- Tekrarlayan süreçleri otomatikleştirin
- Daha iyi tutarlılık için iş akışlarını kolaylaştırın
- Düzenli yönetici işleri yerine stratejik girişimlere odaklanın
Risk azaltma
Tedarikçi yönetimi, uyumsuzluk veya performans eksikliği gibi riskleri belirlemek ve azaltmak için stratejik bir yaklaşım oluşturmaya yardımcı olur. Sağlam bir tedarikçi yönetim sistemi aşağıdakiler için süreçler, otomasyon ve kontrol listelerine sahiptir:
- Tedarikçi yeteneklerini değerlendirme
- Yasal uyumluluk yönetimi
- Şirket standartlarına ve politikalarına uyum
- Güvenilirlik ve hizmet geçmişi
Satıcı yönetimi uygulamalarını kullanarak arka plan kontrolleri yapabilir, finansal bilgilerin açıklanmasını talep edebilir ve referansları inceleyerek bir satıcının yasal veya operasyonel risk oluşturmadığından emin olabilirsiniz. Bu riskleri önceden belirleyip azaltarak, maliyetli kesintileri, yasal cezaları ve itibarınızın zarar görmesini önleyebilirsiniz.
ESG sonuçları
Çevresel, sosyal ve yönetişim (ESG) hedefleri, dünya çapındaki kuruluşlar için son derece önemli hale gelmektedir. İyi bir tedarikçi yönetim sistemi, işgücü uygulamaları, çeşitlilik ve topluluk katılımı dahil olmak üzere tedarikçi seçimini ESG stratejinizle uyumlu hale getirmeye yardımcı olur.
Stratejik yönetim
Sağlam bir tedarikçi yönetimi aracı, harcama kalıpları, tedarikçi performansı ve pazar eğilimleri hakkında değerli bilgiler sağlayarak stratejik karar almayı destekler.
Örneğin, veriler teknoloji danışmanlarına daha fazla harcama yaptığınızı gösteriyorsa, alternatif olarak şirket içinde bir takım kurmayı düşünebilirsiniz.
Tedarikçi yönetiminin avantajlarını sağlayan bir sistemi uygularken, muhtemelen bazı zorluklarla karşılaşacaksınız.
Tedarikçi Yönetimindeki Zorluklar ve Çözümler
Tedarikçi yönetim sistemleriyle ilgili zorluklar, Sözleşme yönetimi ve risk azaltma bölümünde anlaşılabilir.
Sözleşme yönetimi
Sözleşme, tedarikçi ile şirket arasındaki ilişkiyi tanımlayan kapsamlı bir dizi şart ve koşuldur. Bu, aşağıdakiler gibi çeşitli zorluklar yaratır:
Ölçek: Bir tedarikçi için altı kontrol yapmanız gerekiyorsa, sadece on tedarikçiden oluşan bir ağda 60 görev gerçekleştirmeniz gerekir. Her yeni tedarikçi veya sözleşme yeniden müzakeresi için bunu manuel olarak yapmak çok zaman alıcı olabilir.
Karmaşıklık: Sözleşmeler, yükümlülüklerin, dönüm noktalarının, teslim edileceklerin, ödemelerin, uyuşmazlıkların çözülmesinin izlenmesi için birbiriyle iç içe geçmiş birçok madde içerebilir. Daha da önemlisi, bir yazılım hizmetleri tedarikçisi ile kahve tedarikçiniz için aynı sözleşmeyi kullanamazsınız: tedarikçi sayısı arttıkça, şartlar da karmaşıklaşır.
Esneklik: Sözleşmeler, uygulanabilir olmaları için katı bir şekilde düzenlenir. Ancak işler, değişen iş ihtiyaçlarına, yasal düzenlemelere veya performans sorunlarına uyum sağlayacak kadar esnek olmalıdır.
Uyum: Bir sözleşmede, her iki taraf da belirli şartları kabul eder. Sözleşme süresince bu şartların yerine getirilmesini sağlamak önemli bir zorluk olabilir.
Yaşam döngüsü yönetimi: Yenilemeler, yeniden müzakereler ve fesihler dahil olmak üzere tüm yaşam döngüsünü yönetmek, özellikle sözleşmeler çok uzun vadeli ise karmaşık olabilir.
Görünürlük ve entegrasyon: Gerektiğinde herkesin erişebileceği merkezi bir kayıt veritabanı oluşturun. Farklı sistemler bilgi akışını engelleyerek verimsizliğe ve hatalara yol açabilir.
Risk değerlendirmeleri
Sözleşme yönetiminde yukarıda belirtilen tüm sorunlar, kuruluşlar için ortaya çıkardıkları risklerle daha da karmaşık hale gelir. En yaygın risk yönetimi zorluklarından bazıları şunlardır:
Standartlaştırma: Her tedarikçi için aynı risk değerlendirmesini yapamazsınız. Ancak, her tedarikçi için ayrı bir kontrol listesi oluşturmak zaman alıcı olabilir.
Tutarlılık: Farklı departmanlar veya iş birimleri arasında risklerin değerlendirilmesi, puanlanması ve önceliklendirilmesinde tutarlılık sağlamak, tedarikçi yönetimi sürecini karmaşık hale getirebilir.
Kaynak kısıtlamaları: Kapsamlı değerlendirmeler yapmak için önemli miktarda zaman, uzmanlık ve teknolojiye ihtiyaç vardır.
Siber güvenlik ve veri gizliliği: Hızlı dijitalleşme, tedarikçilerle ilişkili siber güvenlik ve veri gizliliği risklerinin yönetimini karmaşık hale getiriyor.
Bu zorlukların üstesinden gelmek ve tedarikçi yönetimi uygulamalarınızı güçlendirmek için doğru araçlara ve süreçlere ihtiyacınız var.
Tedarikçi Yönetim Sistemi Nasıl Oluşturulur?
Verimli bir tedarikçi yönetim sistemi oluşturmak için yeni bir yazılım geliştirmenize gerek yoktur. Bu amaç için tasarlanmış bir yazılım seçebilir veya tedarikçi ilişkilerinizi yönetmek için sağlam bir proje yönetimi aracını uyarlayabilirsiniz.
Birçok kuruluş, tedarikçi ilişkileri yönetimi, süreçler, görevler, kontrol listeleri ve hatırlatıcılar oluşturmak için ClickUp'ı kullanıyor. Kuruluşunuz için bir tedarikçi yönetim sistemi oluşturmak istiyorsanız, bunu nasıl yapabileceğinizi burada bulabilirsiniz.
1. Gereksinimleri tanımlayın
Tedarikçi yönetim sisteminizin hedeflerini ve gereksinimlerini net bir şekilde tanımlayarak başlayın. Net hedefler belirlemek, sisteminizin geliştirilmesi ve uygulanması sürecine rehberlik edecektir.
Kuruluşların tedarikçi yönetimi stratejisiyle ulaşmak istediği bazı yaygın iş hedefleri şunlardır:
- Maliyet tasarrufu
- Risk yönetimi
- SLA izleme
- Performans değerlendirmeleri
- Finansal yönetim
2. Satıcı yönetimi yazılımını kurun
Daha önce belirlediğiniz ihtiyaç ve gereksinimlere göre, sağlam bir temel oluşturmak için aşağıdaki özellikleri ayarlayın.
Teklif talebi
Her tedarikçi ilişkisi Teklif Talebi (RFP) ile başlar. Tedarik yönetimi yazılımınızı, tek bir standart form aracılığıyla bilgi toplamak için ayarlayın. Bu tedarikçi verilerinin liste olarak görüntülenmesini ve belirli etiketlere göre sıralanmasını sağlayın, böylece kuruluşları kolayca kısa listeye alabilir ve karşılaştırabilirsiniz.
ClickUp formları, bunu tedarikçi yönetimi uygulamanızın bir parçası olarak ayarlamak için harika bir yerdir. Hemen işe koyulmak için ClickUp'ın Teklif Talebi (RFP) şablonunu kullanın.
Tedarikçi riskini değerlendirin
Finansal sağlık, operasyonel istikrar, mevzuata uygunluk ve siber güvenlik uygulamaları gibi birçok boyutta tedarikçileri değerlendiren standartlaştırılmış risk denetimleri oluşturun.
Bu verileri ClickUp formlarını kullanarak toplayabilirsiniz. Ayrıca, satın alma takımlarının süreci hızlandırmasına yardımcı olmak için yeniden kullanılabilir kontrol listeleriyle görevler oluşturabilirsiniz.
Entegrasyon
Satıcı/yüklenici yönetim yazılımınızı ERP, faturalandırma, ödeme yönetimi vb. gibi çeşitli kurumsal araçlara bağlayın. Bu, sistemler arasında sorunsuz veri akışı ve süreçler sağlayarak operasyonel verimliliği artırır ve hataları en aza indirir.
ClickUp, Zendesk, Dropbox, Google Suite vb. dahil olmak üzere 1000'den fazla araçla entegre olur.
Özelleştirin
Satıcı yönetimi yazılımınızı benzersiz ihtiyaçlarınıza uyarlayın. ClickUp'ın 15'ten fazla güçlü görünümü, 35'ten fazla ClickApp'i, çok sayıda şablonu ve entegrasyonları, yazılımı tam olarak istediğiniz şekilde oluşturmanızı sağlar.
Politikaları uygulayın
Satıcıların uyması gereken politikaları ve prosedürleri belgelendirin ve bunları ihtiyaç duyan herkesin erişimine açın. Örneğin, satıcılarınızın faturaları ERP sisteminize PDF olarak yüklemesi gerekiyorsa, sorun giderme desteği içeren bir standart çalışma prosedürü (SOP) yazın.
ClickUp Belgeleri, SOP'leri yazmak için modern, dinamik ve kullanımı kolay bir arayüz sunar. ClickUp Brain ile, arama yaparak zaman kaybetmek yerine soru sorabilir ve yanıt alabilirsiniz.
Bu politikaların kuruluşunuzun hedefleri ve yasal standartlarla uyumlu olduğundan emin olun. Sözleşme şablonlarından yararlanın.
Otomatikleştirin
Süreçleri merkezileştirmek ve otomatikleştirmek için tedarikçi yönetim sistemini kullanın. E-posta yoluyla teklifleri almak ve bunları manuel olarak birleştirmek yerine, veri toplama işlemini kolaylaştıran Teklif Talebi (RFQ) şablonları oluşturun.
ClickUp Otomasyonları, rutin işleri otomatik olarak gerçekleştirmenize de olanak tanır. Tedarikçi yönetiminde en değerli otomasyonlardan bazıları şunlardır:
- Tüm belgeler tedarikçiden alındığında, uyum/hukuk departmanına bir görev atayın
- Kullanıcılara gecikmiş görevleri hatırlatın
- Durumlarında değişiklik olduğunda, "kısa listeye alınan tedarikçiler" listesine geçin
- Durum "tedarikçi değerlendirmesi" olarak değiştiğinde kontrol listesi şablonunu uygulayın
Satıcı yönetimi yazılımını kurduktan sonra, ilişkilerinizi yönetme zamanı geldi.
3. Tedarikçi ilişkilerini yönetin
Onboard
Tüm yeni tedarikçilerin kuruluşunuzun standartlarını ve gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için yapılandırılmış bir tedarikçi kabul süreci oluşturun.
- Kontrol listesini kullanarak gerekli tüm bilgileri topladığınızdan emin olun
- ClickUp'ta misafir veya tam kullanıcı olarak tedarikçi kullanıcıları oluşturun, böylece ihtiyaç duydukları tüm bilgilere erişebilsinler
- Görevleri atayın ve zahmetsizce proje yönetimine geçin. ClickUp'ı tedarikçiler için sipariş yönetimi yazılımı olarak da kullanabilirsiniz
- ClickUp Hedefleri'nde hedefler belirleyin ve tedarikçilerinizin ilerlemelerini izlemelerini sağlayın
İletişim
Tedarikçilerinizle düzenli kontrol ve inceleme toplantıları düzenleyin. Görevler ve alt görevler hakkında yorum yapmaları için onları davet edin, böylece bağlam içinde ve gerçek zamanlı olarak her şeyi netleştirebilirler.
ClickUp sohbet görünümünü kullanarak satıcılarla yapılan konuşmaları birleştirin ve verimli bir şekilde yanıt verin.
Değerlendirin
Net performans ölçütleri belirleyin ve düzenli izleme ve değerlendirme süreçleri oluşturun.
- Tüm tedarikçilerinizi tek bir yerde takip etmek için tedarikçi listesi şablonlarını kullanın
- ClickUp Gösterge Paneli'ni kullanarak teslimat süreleri, kalite standartları, maliyet etkinliği ve SLA uyumu gibi metrikleri tartışın
- Bu metrikleri kullanarak tedarikçi performansını değerlendirin ve iyileştirme alanlarını belirleyin
- Sözleşme yenilemeleri, uyumluluk denetimleri, yeniden müzakere vb. için hatırlatıcılar ayarlayın.
Tedarikçi yönetim sistemleri oluşturma konusunda yeniyseniz endişelenmeyin. ClickUp tedarikçi yönetimi kontrol listesi şablonu ideal bir başlangıç noktasıdır. İlk kontrollerden performans değerlendirmesine kadar tedarikçileri yönetmek için uçtan uca bir çözümdür.
4. İlerledikçe optimize edin
Zamanla, tedarikçi yönetimi süreçleriniz hakkında daha fazla bilgi edinecek ve bu bilgilere dayanarak araçlarınızı da optimize edebileceksiniz. Örneğin, faturalandırma işlemlerinde hata oluşuyorsa, ekran görüntüsü alma işlemi için ClickUp Clips'i kullanabilirsiniz.
Birden fazla coğrafi bölgeden tedarikçileriniz varsa, para birimi için özel bir alan ayarlayabilirsiniz. Aynı süreç üzerinde çalışan iki tedarikçiniz varsa, bağımlılık uyarıları ayarlayabilirsiniz.
Satıcı ilişkilerinizden dersler çıkarın ve sürekli iyileştirmeye yatırım yapın.
ClickUp ile Tedarikçi Yönetimi Sürecinizi Güçlendirin
Bir tedarikçiye başvurmanın temel amacı, şirket içi takımların iş yükünü azaltmaktır. Tedarikçi yönetimi, proje/tedarik takımlarınız için ek iş yükü yaratıyorsa, tüm bu çabalar boşa gider.
Bu nedenle, iyi yapılandırılmış bir tedarikçi yönetim sistemi çok önemlidir. ClickUp'ın ücretsiz proje yönetimi yazılımı esnek ve uyarlanabilir olduğundan tedarikçi yönetimi için de mükemmeldir.
Tedarikçilerin işe alınmasından işten ayrılmalarına kadar tüm yaşam döngüsünü yönetmenize yardımcı olur. Esnek, özelleştirilebilir ve ihtiyaçlarınıza göre tasarlanmıştır. Süreci kolaylaştırır ve iş akışlarını otomatikleştirir.
Bu, hem size hem de tedarikçiye fayda sağlar. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin!
Tedarikçi Yönetim Sistemi Hakkında Sık Sorulan Sorular
1. Tedarikçi yönetimi nedir?
Tedarikçi yönetimi, kuruluşların tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılarla ilişkilerini nasıl yönettiğini ifade eder. Tedarikçi seçimi, sözleşme müzakeresi, maliyet kontrolü, teslimat yönetimi ve performans değerlendirmesini içerir.
2. Tedarikçi yönetiminin dört aşaması nelerdir?
Tedarikçi yönetiminin dört aşaması aşağıdaki gibidir.
- Tedarikçi seçimi: Potansiyel tedarikçileri belirleme, yetenekleri değerlendirme ve kalite, maliyet, güvenilirlik ve hizmet hususlarını göz önünde bulundurarak bir tedarikçi seçme
- Sözleşme müzakeresi: Koşulların ve şartların belirlenmesi, tedarikçinin iş modeline göre fiyatlandırma, teslimat programları, kalite standartları ve hizmet seviyesi anlaşmaları
- Performans izleme: Kararlaştırılan ölçütlere ve SLA'lara göre tedarikçi performansını izleme
- İlişki yönetimi: Düzenli iletişim, sorunların veya endişelerin ele alınması ve süreçleri ve sonuçları iyileştirmek için işbirliği içinde çalışma
3. Tedarikçi yönetiminden kim sorumludur?
Tedarikçi yönetimi sorumluluğu genellikle satın alma, proje ekipleri ve finans departmanları arasında paylaşılır.
- Satın alma, tekliflerin incelenmesi, sözleşmelerin müzakere edilmesi, tedarikçilerin sisteme dahil edilmesi vb. işlemlerden sorumludur.
- Proje paydaşları, tedarikçinin seçiminde büyük söz sahibi olacaktır. Ayrıca tedarikçiyle birlikte çalışacak, performansı değerlendirecek, geri bildirimde bulunacak, yenileme kararları alacak vb.
- Finans takımları faturaları, ödemeleri ve varsa cezaları/penaltıları yönetir.
İyi bir tedarikçi ilişkileri yönetimi, bu üç tarafın işbirliği içinde çalışmasını gerektirir.