Kısıtlama, işinizi yapmanız gereken sınırlar, bir dizi sınırlamadır. Çoğu insan kısıtlamaları olumsuz olarak görür ve başarabileceklerinizi sınırladığını düşünür.
Proje yönetimi içinde ise bunun tersi geçerli olabilir. Bir özelliği geliştirmek için sonsuz zamanınız olduğunu düşünün. Asla tamamlayamazsınız!
Proje kapsamında kısıtlamalar olmazsa, her yönden baskı altında kalırsınız ve bu da odaklanmanızı önemli ölçüde etkiler. Kaynak kısıtlamaları olmazsa, iş akışlarınız verimlilik veya üretkenlik açısından optimize edilemeyebilir.
Proje kısıtlamaları, verimlilik ve etkinliği mümkün kılarak takımların yazılımları küçük artışlarla teslim etmesine yardımcı olur. Çeşitli kısıtlama türleri, proje sonuçları üzerinde farklı etkiler yaratır. Bunları tek tek inceleyelim.
Proje Yönetiminin Üçlü Kısıtlamaları
Tipik bir proje üç tür kısıtlamayla karşılaşabilir: Zaman, maliyet ve kapsam. Bunlar genellikle üçlü kısıtlamalar olarak bilinir. Proje yönetimi üçgeni, demir üçgen veya proje üçgeni olarak da bilinirler.
1. Kapsam kısıtlaması
Kapsam, takımın teslim etmeyi kabul ettiği bir ürünün özelliklerini veya fonksiyonlarını ya da proje takımının tamamlamayı kabul ettiği görevleri ifade eder.
Ne yapılması gerektiğini ve hangi kalitede yapılması gerektiğini ana hatlarıyla belirtir. Proje kapsamı genellikle zaman ve maliyeti de belirler.
İyi bir proje kapsamı, geliştirme takımlarına yazılım oluşturma konusunda netlik ve özgürlük sağlar. Kötü bir proje kapsamı ise kapsamın genişlemesine ve takımın yolundan sapmasına neden olur.
2. Maliyet kısıtlaması
Maliyet kısıtlaması, finansal kaynaklara sınırlar koyan bütçedir. Bu, birkaç şeyi içerebilir. Örneğin, çevik bir yazılım geliştirme takımı aşağıdaki proje maliyetlerinde kısıtlamalara sahip olabilir.
- Takım maaşları
- Dizüstü bilgisayarlar, sunucular vb. ekipmanlar.
- Ödenekler ve seyahat giderleri
- Projenin tamamlanması için gerekli tüm yazılım veya otomasyon araçları
Etkili maliyet kısıtlamaları, yatırım getirisini (ROI) ve iş sonuçlarını garanti eder. Kötü bir kısıtlama ise herkesi demotive eder ve kısıtlar.
3. Zaman kısıtlaması
Bir projeye uygulanabilir zaman sınırları. Diğer bir deyişle, son tarihler. Zaman kısıtlaması, her görev, dönüm noktası ve tüm proje için son tarihler formunda uygulanır.
Makul bir zaman kısıtlaması, takımın tüm kabul kriterlerini karşılayan iyi ürünler geliştirmesini sağlar. Makul olmayan bir zaman kısıtlaması veya sıkı bir son teslim tarihi, takımı köşeleri kesmeye ve düşük kaliteli bir ürün geliştirmeye zorlayarak teknik borç birikmesine neden olur.
Proje yöneticilerini geceleri uykusuz bırakan üç kısıtlamadan bugün zaman kısıtlamalarına odaklanacağız. Bunların neden önemli olduğunu ve projenizin rayından çıkmasını önlemek için neler yapabileceğinizi göreceğiz.
Zaman Kısıtlamaları Nedir?
Zaman kısıtlamaları, kurs projesi boyunca size verilen süre sınırlamalarıdır. Projeyi ne zaman bitirmeniz gerektiği, özellikleri ne zaman üretime geçirmelisiniz, bir özelliğe kaç kişi-saat harcayabilirsiniz vb.
Zaman kısıtlamaları genellikle bir program olarak görselleştirilir. Örneğin, planlama aşaması, geliştirme, test, son inceleme, üretim ve teslimat için son tarihler içeren bir proje planlayabilirsiniz.
Aşamalardan birinde meydana gelen herhangi bir gecikme, tüm projeyi birkaç gün/hafta geciktirebilecek bir domino etkisi yaratabilir. Bu gecikmeler, proje tesliminde gereksiz ve yapay kısıtlamalar yaratır.
Bir proje yöneticisi, projenin ortasında ortaya çıkan yapay kısıtlamaları önlemeye çalışır. Bunu yapmak için bazı yollar aşağıda verilmiştir.
zaman Kısıtlamalarını Önlemek için 10 Strateji
Zaman kısıtlamalarını önlemek tek seferlik bir faaliyet değil, sürekli bir süreçtir. Proje takımları, kendileri üzerinde baskı yaratmamak için yapılar ve sistemler kurar. En etkili olanlardan bazıları ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı kullanır. İşte nasıl.
1. Proje planlama
Sağlam bir plan, kısıtlamaların yarısını ortadan kaldırır. Görevleri, teslim edilecekleri ve son teslim tarihlerini özetleyen kapsamlı bir proje planı oluşturun. Görevlerinizin haritasını görmek için ClickUp Takvim görünümünü kullanın.
Bağımlılıklara özellikle dikkat edin. Bir görevin başka bir göreve bağlı olması durumunda, ikincisini öne almak birincisini aksatabilir. Gantt grafik görünümü, çakışan görevleri ve bağımlılıkları izlemeye yardımcı olabilir.
Bu proje aşamasını, zamanında tamamlamak için gereken finansal kaynakları değerlendirmek için kullanın.
İlk kez bir proje mi planlıyorsunuz? İşte doğru bir başlangıç yapmanıza yardımcı olacak bazı mükemmel proje planlama şablonları.
2. Görev önceliklendirme
Belirli bir dönem içinde yapabileceğiniz işin miktarı doğal olarak sınırlıdır. Doğru görevlere öncelik vermek, etkili zaman yönetimi için hayati önem taşır.
Çok fazla iş biriktirirseniz, teslim tarihlerini kaçıracaksınız. Çok az iş planlarsanız, kaynaklarınızı verimsiz kullanabilirsiniz ve bu da zaman kaybına neden olur. Bu nedenle, sonuçları optimize etmek için önceliklerinizi belirleyin ve planlayın.
Kararlarınızda size yol gösterecek bir öncelik listesi kullanın. Kaynak dengelemeyi deneyin, karmaşık görevler için daha fazla kaynak ayırın ve takımın yolunda ilerlemesini sağlayın.
3. Gerçekçi zaman tahmini
Proje takvimi, takım üyelerinin her bir görevi tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyaç duyacaklarını tahmin etmelerine göre oluşturulur. Zaman tahmini olarak adlandırılan bu süreç, proje zaman yönetiminin kritik bir parçasıdır.
Proje yöneticileri ve takım üyeleri genellikle proje tahminlerini geçmiş performansa dayandırır. GDPR uyumluluğu geçen sefer 20 saat sürdüyse, bu sefer de aynı süreyi alacaktır.
Ancak, tahminler sadece olası tahminlerdir. Tahminlerinizin mümkün olduğunca doğru olmasını sağlamak için, bunları gerçeklerle karşılaştırın. ClickUp'ın zaman tahmini ve zaman takibi özellikleri tam da bu amaç için tasarlanmıştır.
4. Zaman takibi
Proje zaman çizelgenizdeki her görev için saatleri belirleyin. Bunu yapmanıza olanak tanıyan çeşitli zaman yönetimi uygulamaları bulunmaktadır.
ClickUp'ın zaman takibi, proje yönetimi platformuna entegre edilmiştir ve üzerinde çalıştığınız her görev için zamanlayıcıyı başlatıp durdurabilir veya manuel zamanlar ekleyebilirsiniz. Bu bilgileri kullanarak tahminlerinizi daha doğru hale getirin.
Zamanla, tahmin ve planlama becerileriniz güçlenecek ve zaman kısıtlamaları azalacaktır.
Yeni bir takım kuruyorsanız veya ClickUp'ı yeni kullanmaya başladıysanız, gelecekteki kısıtlamaları önlemek için zaman takibinden yararlanmanıza yardımcı olacak on zaman yönetimi şablonu burada.
5. Düzenli ilerleme izleme
Bir projeyi başlatıp gözetimsiz bırakırsanız, görevler zamanında tamamlanmadığında muhtemelen şaşıracaksınız. Bu nedenle, zaman kısıtlamalarını yönetmek düzenli izleme gerektirir.
Zaman çizelgelerinin planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğini izlemek için herhangi bir ücretsiz Gantt grafiği yazılımı kullanın. İlerlemenizi izlemek için ihtiyacınız olan raporları görmek üzere ClickUp Gösterge Panellerini özelleştirin. Projenin nasıl ilerleyebileceğini öğrenmek için yanma ve tükenme grafiklerini kullanın. Gecikmeleri belirleyin ve alternatif düzenlemeler yapın.
6. Risk belirleme ve azaltma
Son teslim tarihine uymama olasılığınız nedir? Bunun olası nedenleri nelerdir?
Bu iki soruyu yanıtlamak, karşılaştığınız riskleri belirlemenize ve bunların proje üzerindeki etkisini ölçmenize yardımcı olacaktır. Bu riskler finansal, operasyonel veya hatta davranışsal olabilir. Etkileri, birkaç günlük gecikmeden projenin tamamen teslim edilememesine kadar her şey olabilir.
Projeye başlamadan önce, riski tartışmak için takımı bir araya getirin. Zaman kısıtlamalarınızın daha da kötüleşmemesi için bu riskleri belirleyin ve azaltın.
7. Kolaylaştırılmış iletişim
Takım üyeleriniz bilmedikleri şeyi yapamazlar. Örneğin, belirli bir özelliğin kabul kriterlerinin açıkça iletilmediği bir durum düşünün. Geliştirici, özelliği teslim ettiğini düşünebilir, ancak kalite analisti aynı fikirde olmayabilir. Özelliği geliştiriciye geri gönderir ve gereksiz yeniden çalışma süresi eklenir.
Tüm proje iletişimini kolaylaştırarak bunu önleyin.
- Toplantı notlarını, gereksinimleri ve diğer konuşmaları ClickUp Belgeleri'nde belgelendirin
- Görev içindeki her özellik/kullanıcı hikayesi için ayrıntılı açıklamalar yazın
- Takım üyelerinin, görevlerin yorum bölümünde bağlamsal olarak ihtiyaç duydukları her şeyi açıklığa kavuşturmalarına izin verin
- Her özelliğin kabul kriterlerinin her zaman elinizin altında olmasını sağlamak için kontrol listeleri/eylem öğeleri ekleyin
- Özellikler üzerinde çalışanlara ek olarak, ClickUp görevlerine "izleyiciler" ekleyin, böylece gerekirse müdahale edebilirler
8. Çevik proje yönetimi
Bazen proje planlandığı gibi gitmez. İş paydaşları gereksinimlerde değişiklikler yapabilir. Takım üyeleri hastalanabilir ve uzun süreli izinlere ihtiyaç duyabilir. Kuruluşların nakit sıkıntısı çekebilir. Olur böyle şeyler. Sonuç olarak, kaçınılmaz olarak zaman kısıtlamalarıyla karşılaşabilirsiniz.
Çevik proje yönetimi, tam da bu tür olasılıkları karşılamak için tasarlanmıştır. Çevik proje yöneticilerinden, olası sorunları önceden görmeleri ve acil durum planları yapmaları beklenir. Ya da en azından, liderleri uyarmalı ve beklentileri yönetmelidirler.
9. Toplantıları yönetme
"Bu bir e-posta olabilirdi" internet üzerinde haklı olarak yaygınlaşan bir meme. Geliştirme ekibinin en büyük zaman kaybettiren unsurlarından biri toplantılardır ve bunların çoğu gereksiz ve etkisizdir.
Öngörülemeyen zaman kısıtlamalarını tutarlı bir şekilde önlemek için toplantıları daha iyi yönetin. Zaman yönetimi araçlarınızı gözden geçirerek toplantılara ne kadar zaman ayırdığınızı anlayın. Buna göre süreçlerinizi optimize edin.
Yalnızca aktif tartışma gerektiren faaliyetler için toplantılar düzenleyin. Toplantılara zaman sınırı koyun ve eylem öğelerine yönlendirin. Anahtar içgörüleri ve kararları belgelendirin, böylece bir sonraki toplantıda tekerleği yeniden icat etmek zorunda kalmazsınız.
Diğer her şey için iyi bir işbirliği aracı kullanın. ClickUp görevlerindeki yorumlar, iç içe geçmiş konuşmaları mümkün kılar. ClickUp'ın sohbet görünümü, tüm mesajları tek bir yerde görmenizi ve oradan işlem yapmanızı sağlar.
10. Sürekli iyileştirme
Çevik takımlar, haklı nedenlerle sürekli iyileştirmeye büyük önem verir. Sürekli iyileştirme yapan bir takım, uzun vadede daha yüksek verimlilik ve değer sağlayabilir. Örneğin, sürekli iyileştirme yoluyla her bir özellik için konteynerleştirme sürecini optimize ettiniz.
Daha sonra, tüm süreci veya bir kısmını otomatikleştirerek daha fazla zaman ve çaba tasarrufu sağlayabilirsiniz. Bu, zaman kısıtlamalarını sürdürülebilir bir şekilde önlemek için çok önemli bir yoldur.
ClickUp ile Proje Kısıtlamalarını Aşın
Kısıtlamalar her projede kaçınılmazdır. Hatta kısıtlamaların gerekli olduğunu bile söyleyebiliriz.
Ancak, beklenmedik ve mantıksız kısıtlamalar projeyi tamamen rayından çıkarabilir. İyi bir proje yönetimi bunu önlemelidir. ClickUp bu düşünceyle tasarlanmıştır.
ClickUp ile zaman kısıtlamalarını önlemek için en iyi uygulamaları takip edebilirsiniz. ClickUp görevleri, alt görevler ve kontrol listeleri gereksinimlerin net olmasını sağlar. Takvim ve Gantt grafik görünümleri, devam eden işlere kuşbakışı bir görünüm sağlar.
ClickUp Gösterge Paneli, proje ilerlemesi hakkında görünürlük sağlar. İhtiyacınız olan tüm kaynaklarla, ClickUp ile proje kısıtlamalarını aşmaya hazırsınız. ClickUp'ı şimdi ücretsiz deneyin.