Proje yönetiminde proje tahmini nedir?

Plajda bir gün geçirmek için yola çıktığınızı, ancak beklenmedik bir fırtınaya yakalandığınızı hayal edin.

Hava durumunu önceden bilmek faydalı olmaz mıydı?

Benzer şekilde, yeni projelere başlarken, olası sonuçların net bir tahminini yapmak başarı ile başarısızlık arasındaki farkı belirleyebilir. İşte burada proje tahmin bilimi devreye girer.

Meteorologların hava durumunu tahmin etmek için veri ve modelleri kullandığı gibi, proje yöneticileri de görevlerinin geleceğini öngörmek için proje tahmin araçlarını kullanır. Bu öngörülen sonuçları anlamak, verimli bir şekilde planlama yapmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kaçınılmaz olarak ortaya çıkan belirsizliklerin üstesinden gelmek için proaktif stratejiler geliştirmenizi de sağlar.

Proje tahmini, geleceği görebilen bir kristal küreye sahip olmakla ilgili değildir. Bunun yerine, kendinizi veya proje takımınızı bilinmeyene uyum sağlamak ve başarılı olmak için doğru bilgi ve araçlarla donatmakla ilgilidir.

Öyleyse, bu büyüleyici bilimin derinliklerine dalalım ve projenizin başarısı için nasıl gizli silahınız olabileceğini öğrenelim.

Proje Tahmin Nedir?

Proje tahmini veya proje yönetimi tahmini, veriler, bilgiler ve uzmanlığa dayalı olarak olası gelişmeler hakkında tahminlerde bulunma veya varsayımlarda bulunmadır. Projenizin olası sonuçlarını tahmin edersiniz.

Proje yönetimi tahminlerinde dikkate alınması gereken üç ana unsur vardır:

Bu proje tahmin alanlarını biraz daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

Süre

Dikkate alınması gereken ilk faktör, projenin süresi veya ne kadar zaman alacağıdır. Bir projenin ne kadar süreceğini bilmek, kaynakları etkili bir şekilde planlayabileceğiniz anlamına gelir. Ayrıca, müşteriye veya şirket içi irtibat kişisine projenin ne zaman tamamlanacağına dair iyi bir tahmin verebilirsiniz. ⌚

Önceki yinelemelere, kendi bilginize, paylaşılan uzmanlığa veya diğer takım üyelerine danışarak projenin ne kadar süreceğini belirleyin. Ardından, projeyi daha küçük öğelere veya görev gruplarına ayırın, böylece zamanı daha etkili bir şekilde izleyip yönetebilir ve doğru bir proje zaman çizelgesi oluşturabilirsiniz.

Bunu yapmak için en iyi yöntemlerden biri, özel bir proje yönetimi aracı kullanmaktır. Bu, ilk başlattığınız projenin genel başarısına ne kadar yaklaştığınızı anlamanıza yardımcı olur.

Proje maliyeti

Görevinizin veya projenizin ne kadar süreceği konusunda kabaca bir fikir edindikten sonra, maliyeti düşünmeniz gerekir. Bir projenin maliyetini doğru bir şekilde tahmin edebilmek, bütçenizi daha etkili bir şekilde planlayabileceğiniz ve müşterinize ek fon talep etmek veya zararı üstlenerek karlılığınızı etkilemek zorunda kalmayacağınız anlamına gelir. 💰

Projenizin ihtiyaç duyduğu tüm kaynakları ve bunların gerçek maliyetlerini göz önünde bulundurun. Buna çalışanlar, yükleniciler, malzemeler ve araçlar dahildir. Elinizdeki geçmiş verileri kullanarak doğru bir proje bütçesi oluşturun, ardından giderleri izleyerek maliyetlerinizi tahmin ettiğiniz bütçeye mümkün olduğunca yakın tutun.

Kalite

Dikkate alınması gereken son alan kalitedir. Hepimiz tamamladığımız her projenin en iyi şekilde olmasını isteriz, ancak bazen zamanlama, bütçe veya kaynaklar gibi kısıtlamalar nedeniyle bazı yerlerde ayarlamalar yapmamız gerekir.

Nihai projenizin olası kalitesini anlamak, proje başarısına ulaşmak için nihai hedefinizde önceliklerinizin ne olduğu konusunda müşterilere karşı şeffaf olmanızı sağlar. ✔️

Proje yöneticileri, kalitenin her ne pahasına olursa olsun korunması gereken bir proje olup olmadığını veya sıkı bir son teslim tarihine kadar projenin tamamlanmasını öncelikli hale getirmek için malzeme veya yüklenicilerden tasarruf yapmaları gerekip gerekmediğini düşünmelidir.

Bunu yapmak için, erişebileceğiniz çeşitli materyal ve kaynaklar, bunların maliyeti ve ne zaman kullanılabilir olacakları hakkında iyi bir fikre sahip olmanız gerekir.

Proje Yönetiminde Proje Tahminlerinin Önemi

Proje tahminleri, süreç boyunca karşılaşabileceğiniz zorluklar hakkında daha net bir fikir verir, böylece önceden plan yapabilir ve projenizi zamanında ve bütçeye uygun olarak başarıyla teslim edebilirsiniz.

Proje yönetimi tahmin yöntemlerini kullanmanın diğer avantajları şunlardır:

Proje yönetimi tahminleri değerli zamanınızı alabilir, ancak kesinlikle buna değer. Proje tahmini (veya birden fazla tahmin) olmadan, projenin ne kadar süreceği, hangi kaynaklara ihtiyacınız olacağı veya sonucun ne olacağı konusunda hiçbir fikriniz olmaz.

Doğru bir tahminle, takımınız ve son müşteriniz beklenen gereksinimleri ve sonuçları net bir şekilde görebilir.

Proje Yönetimi Tahminlerinin Pratikteki Örneği

Proje tahminlerinin önemini anlamak ve bunları nasıl uygulamaya koyacağınızı bilmek iki farklı şeydir. İşte proje yönetimi tahminlerinin nasıl uygulandığını gösteren bir örnek.

Bir müşteri şirketinize başvurdu ve sizinle birlikte yeni bir ticari inşaat projesinde çalışmanızı istedi. Daha önce birlikte çalıştığınız için, bu müşteri için projenin kalitesinin çok önemli olduğunu ve projeye en iyi takımı kurmak için daha fazla bütçe ayırmaktan memnuniyet duyduğunu biliyorsunuz. 👷

Tahmin planınızı oluşturma

Proje kontrollerini oluşturmak için tüm arka plan bilgilerini aldıktan sonra, proje tahminlerinizi oluşturmak isteyeceksiniz.

Bunu yapmak için şunları göz önünde bulundurun:

Bu, bir projeyi başarıyla yönetmek için gerekli olan tüm adımları içermemektedir, ancak doğru bir proje tahmini oluşturmak için ihtiyacınız olan bilgileri içerir. Tahmininiz tamamlandığında, daha şeffaf bir süreç oluşturmak için bunu müşterinizle paylaşabilirsiniz.

proje Takımları için En İyi 10 Proje Tahmin İpucu

Bir projenin ilerleyişini anlamak için bir sonraki sefer bu uzman proje yönetimi tahmin ipuçlarını kullanın.

1. Proje hedeflerini belirleyin

Proje planlama sürecinin bir parçası olarak SMART hedefler belirleyin. Spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zaman sınırlı proje sonuç hedefleri oluşturun. Hedefleriniz daha odaklı hale gelmekle kalmayacak, aynı zamanda bunları izlemek için hangi metrikleri kullanmanız gerektiğini de bileceksiniz.

Hedeflerinizi belirlemek, atamak, izlemek ve başarınızı kutlamak için ClickUp Goals gibi bir hedef izleme uygulaması kullanın. Belirli hedefleriniz olduğunda, bunları proje tahmin sürecinize rehberlik etmek için kullanabilirsiniz. X tarihine kadar X'i başarmak istediğinizi bilmek, geriye doğru çalışarak gerçekçi bir zaman çerçevesi oluşturmanıza ve ardından olası kaynak kullanılabilirliğinizi ve maliyetlerinizi tahmin etmenize olanak tanır. 🎯

2. Geçmiş verileri inceleyin

Doğru proje tahmini için ideal olarak gerçek proje verilerini kullanmanız gerekir. Bunları bulabileceğiniz en iyi yer, benzer projelerdeki önceki işlerinizde veya şirketin genel olarak kaynaklar, görevler veya maliyetler hakkında tuttuğu verilerde gizlidir.

Doğru verilerle, tahminleriniz anında daha doğru hale gelir. Bu tamamen yeni bir projeyse, tahminlerinizi desteklemek için kullanabileceğiniz çok fazla veri olmayabilir. Bu durumda, diğer takımlardan veya kendi alanınızdaki diğer projelerin sonuçlarından içgörüler toplayıp toplayamayacağınızı kontrol edin. 📈

3. Birden fazla tahmin oluşturun

Tüm kalbinizle inanabileceğiniz tek bir doğru tahminde bulunmak cazip gelebilir. Ancak gerçekte bu çoğu zaman mümkün değildir ve birden fazla tahminde bulunmak, uzmanlığınızı göstermenin harika bir yoludur.

Mevcut olanlara göre, biraz farklı maliyet tahminleri, teslim edilecekler, zaman dilimleri ve proje takımları ile farklı olası sonuçları dikkate alan birden fazla tahmin oluşturun. Birden fazla potansiyel yolunuz olması, bir engelle karşılaştığınızda size seçenekler sunar ve müşterilere başarılı bir sonuca ulaşmanın birden fazla yolu olduğuna inandığınızı gösterir. 📊

4. Zamanınızı izleyin

Projeleriniz için gerçekçi bir zaman çizelgesi sunabilmek için öncelikle her bir görevin ne kadar süreceğini anlamanız gerekir. Bu, proje tahmininde çok önemli bir adımdır.

ClickUp'ın proje zaman takibi özelliğini kullanarak her bir proje görevinin veya proje faaliyetinin gerçekte ne kadar sürdüğüne dair doğru bir görünüm elde edin. Zamanınızı takip edin, tahminler belirleyin ve takım üyelerinizin zamanlarını nasıl geçirdiklerini gösteren raporları görüntüleyin.

Takımınızın verimliliğini artırmak istiyorsanız, zaman yönetimi tekniklerinden yararlanın ve zaman yönetimi şablonlarımızı kullanarak zaman kaybını azaltın ve daha etkili çalışın. ⏰

5. Görevlerin süresinin aşılması için zaman ayırın

Zamanınızı izlemek, her bir etkinliğin gerçekte ne kadar sürdüğüne dair bir görünüm sağlarken, her kararı o görevin her yinelemesinin aynı süreyi alacağına dayandıramazsınız. Bunun yerine, projenizin süresinde etkinliklerin beklenen süreyi aşması için zaman ayırın.

Takımınıza biraz nefes alma alanı vermek, her görevi sanki yapılacaklar listesinde başka bir şey yokmuş gibi tamamlama baskısı olmadan tutarlı bir hızda çalışıp en iyi işlerini yapabilecekleri anlamına gelir. Bu ekstra zaman, proje zaman çizelgenize daha kolay uyabileceğiniz ve müşterilerinize "zamanında" durum raporu verebileceğiniz anlamına da gelir. ✅

6. Kaynak yönetimi konusunda uzman olun

İnsan ve kaynak yönetimini iyi kavrayamıyorsanız, proje kaynaklarınızı planlamak zordur. En doğru proje tahminlerini oluşturmak için kaynak kullanılabilirliğini, maliyetleri, zamanlamayı ve insan yönetimini anlamanız gerekir.

Kaynak tahsisi ve tahmin, kaynak yönetiminin anahtar bir parçasıdır, bu nedenle geliştirmeye değer bir beceridir. Takım üyelerinizin güçlü yönlerini, becerilerini, programlarını, olası tatil veya yorgunluk dönemlerini göz önünde bulundurduktan sonra, takımınızdaki her bir yeteneğin gerçek etkisini yansıtan tahminler oluşturabilirsiniz.

ClickUp'ın Takvim görünümünü kullanarak takımınızın uygunluk durumunu ve iş yükünü bir bakışta görselleştirin. Uygunluk durumlarına göre sağlam tahmin programları oluşturun ve bir hafta veya bir aylık görünümde proje görevlerini, zaman çizelgelerini ve potansiyel kullanılmayan alanları görün. 📅

7. Erken proje tahminlerinizi yeniden gözden geçirin

Proje tahminleriniz kesin değildir; hatta, projeniz ilk aşamaları geçtikçe bunları yeniden gözden geçirmek akıllıca olacaktır. Proje boyunca tahminlerinizi kontrol etmek, rotadan saptığınızı fark ettiğinizde proaktif olarak harekete geçebileceğiniz anlamına gelir.

Tahmin sürecinize dönüm noktaları ekleyin ve ilerlemeyi izlemek için anahtar noktalarda kontrol yapmayı kararlaştırın. Mevcut yolunuzun hala en olası tahmininizle uyumlu olup olmadığını veya başka bir yöne sapmaya başladığını belirleyin. 📝

8. Proje tahminlerinizi başkalarıyla paylaşın

Olası proje sonuçları ve ilerleme yolları hakkında şirket içinde farkındalık sahibi olmak her zaman yararlıdır, ancak daha da etkili olanı bunu diğerleriyle paylaşmaktır. Proje tahminlerinizi gizli tutmayın; paydaşlarınız ve daha geniş proje takımıyla proje raporlarınızın bir parçası olarak paylaşın, böylece neler olup bittiğini bilsinler.

Proje yönetiminin tüm alanlarında olduğu gibi, açık ve şeffaf olmak takım ve müşteri iletişimi ile güveni artırır. Tahminlerinizi ve öngörülerinizi paydaşlarla paylaşın, böylece sadece teslimat yapma değil, aynı zamanda değişiklikleri izleme ve gerektiğinde harekete geçme becerilerinize daha fazla güven duysunlar. 🙌

9. Proje tahmin araçlarını kullanın

Her güçlü takım, becerilerini geliştirmek ve başarılı projelerin yürütülmesiyle ilgili görevleri kolaylaştırmak için etkili bir proje yönetimi yazılımına ihtiyaç duyar. ClickUp gibi, projeleri yönetmenize ve aynı zamanda tahmin etmenize olanak tanıyan bir yazılıma yatırım yapın.

ClickUp, proje ekipleri ve tahminler göz önünde bulundurularak tasarlanmış özelliklerle doludur. ClickUp Görevleri'ni kullanarak yapılacaklar listenizi ve proje faaliyetlerinizi yönetin ve ClickUp Proje Yönetimi ile projenin başından sonuna kadar tüm süreci yönetin.

ClickUp zaman tahminleriyle beklentileri belirleyin ve her görevin ne kadar süreceğini anlayın. Bir program yönetimi şablonu veya ClickUp'ın Proje Takvimi Şablonu'nu kullanarak ilerlemenizi izlemek için görsel bir zaman çizelgesi oluşturun. ClickUp Sohbet ile takım üyeleriyle gerçek zamanlı olarak iletişim halinde kalın ve ClickUp Gösterge Panelleri'ni kullanarak birden fazla projedeki ilerlemenizi aynı anda görselleştirin. ⚒️

10. Tahminlerinizin doğruluğunu değerlendirin

Proje tamamlandığında, gerçekte olanları orijinal tahminlerinizle karşılaştırmak en iyi uygulamadır. Bu, takımınıza ve paydaşlarınıza yararlı bir referans noktası ve karşılaştırma sağlar ve gelecekte tahminlerinizi veya iş akışlarınızı iyileştirme fırsatlarını belirlemenizi sağlar.

Proje performansınızı değerlendirin ve tahmini öngörülerinizle karşılaştırın. Hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı, zaman çizelgelerinizde sapma olup olmadığını ve belirlenen bütçeye uygun teslimat yapıp yapmadığınızı belirleyin.

Bu yeni verileri kullanarak iş akışlarını kolaylaştırın, süreç verimliliği sağlayın ve gelecekteki tahminlerinizin doğruluğunu artırın. 👀

Proje Yönetimi Tahmin Teknikleriyle Projenizin Başarısını Artırın

Doğru proje tahminleri, takımınızın gereksiz baskı olmadan en iyi şekilde çalışmasını ve müşterileriniz ile paydaşlarınızın projenizin zaman çizelgesi boyunca neler olabileceğini anlamasını sağlar. Proje yönetimi tahminlerine yaklaşımınızı iyileştirmek için yukarıdaki ipuçlarını kullanın, böylece gelecekteki projeleriniz için doğru, verilere dayalı ve stratejik tahminler sunabilirsiniz.

Proje tahminini kolaylaştırmanın yanı sıra tüm proje yönetimi sürecinizi de kolaylaştıracak bir araç arıyorsanız, ClickUp'ı ücretsiz deneyin. Platformumuz, proje takımlarına proje, görev ve kaynak yönetimi için rakipsiz bir özellik kombinasyonu sunar. ✨