Herhangi bir projeye başlamadan önce, yöneticilerin ayarladığı ilk şeylerden biri son teslim tarihidir, yani projenin teslim edilmesi gereken gün. Son teslim tarihi olarak da bilinen bu tarih, projenin bitiş tarihi olarak işlev görür.
Gartner'ın ürün yöneticileriyle yaptığı bir araştırmaya göre, lansmanların %45'i en az bir ay gecikmektedir! Proje, departman, kuruluş ve coğrafi bölgelere bakıldığında, çeşitli nedenlerle son teslim tarihlerinin kaçırılması oldukça yaygındır.
Bu blog yazısında, son teslim tarihlerine uymak neden önemli, bu konuda hangi zorluklarla karşılaşıyorsunuz ve projelerinizde son teslim tarihlerine uymak için şansınızı nasıl artırabilirsiniz konularını ele alıyoruz.
Son teslim tarihlerine uymak önemlidir
Noktalı çizgiyi imzalarken, proje takımları bir son tarihe commit olurlar. Bu taahhüt, son tarihlere uymak için tek başına yeterli bir nedendir. Ancak daha fazlası vardır.
Güvenilirlik: Taahhüt ettiğiniz son teslim tarihlerine uymak, güvenilirliğin temel göstergesidir. Bu, güvenilir ve dürüst olduğunuzu gösterir.
Operasyonel mükemmellik: Bir projeyi zamanında teslim etmek, becerilerinizi, yeteneklerinizi ve operasyonel mükemmelliğinizi gösterir. Bir projeyi tahmin edebildiğinizi, planlayabildiğinizi ve teslim edebildiğinizi gösterir.
Finansal ihtiyat: Bazen sözleşmelerde teslimat gecikmesi için ceza maddeleri bulunur, bu da proje teslim tarihlerine uymadığınızda para kaybedebileceğiniz anlamına gelir. Projeyi zamanında tamamlamak, üzerinde anlaşılan ücreti almanızı sağlar.
Önceden planlama özgürlüğü: Bir projenin zamanında tamamlanacağını bildiğinizde, bir sonraki projeyi güvenle planlayabilirsiniz. Bu, iş sürekliliğine ve dolayısıyla kârlılığa yardımcı olur.
Son teslim tarihlerine uymak, yapılacak en temel profesyonel görevlerden biri olduğu aşikâr olsa da, her zaman kolay değildir.
Son teslim tarihlerine uymada sık karşılaşılan zorluklar
Organizasyonlar, taahhüt ettikleri son teslim tarihlerine uymakta sıklıkla zorluklar yaşar. En yaygın zorluklardan bazıları şunlardır.
Aşırı taahhüt: Satış ekibi, proje ekiplerinin uymakta zorlanacağı bir son teslim tarihini vermiş olabilir.
Küçümseme: Proje takımları genellikle gereken çabayı küçümser ve imkansız bir teslim tarihine commit yapar.
Ulaşılamaz zamanlama: Proje takımları gereksinimleri anlamak ve çabalarını artırmak için zamana ihtiyaç duyar. Görevleri ilk günden itibaren planlayarak, proje yöneticileri kendilerini ve takımlarını kaçırılacak bir son teslim tarihine hazırlar.
Yanlış önceliklendirme: Görevlerin hiyerarşileri ve bağımlılıkları vardır. Bunlara doğru öncelik verilmemesi, takımları kaosa ve kargaşaya sürükleyerek sonunda teslim tarihlerinin kaçmasına neden olur.
İşbirliği eksikliği: Takım üyeleri birbirleriyle düzenli olarak iletişim kurmadığında, bilgiler kaybolabilir. Bu durum, standartların altında bir teslimatla sonuçlanır ve yeniden çalışma gerektirir, bu da teslim tarihlerini daha da geciktirir.
İyi haber şu ki, binlerce kuruluş daha önce bu zorluklarla karşılaşmış ve bunları aşmak için kanıtlanmış stratejiler ve en iyi uygulamalar geliştirmiştir. Onlardan ilham alalım!
son teslim tarihlerini karşılamak için 10 kanıtlanmış strateji
Bir son tarihin ulaşılabilir olması için gerçekçi olması gerekir, yani işin zaman çizelgesi içinde makul bir şekilde tamamlanabilmesi gerekir.
Proje son tarihlerini belirlemeden önce, kapsamı net bir şekilde anlayın. Görevlerin ana hatlarını belirleyin, takımın boyutunu planlayın, gerekli kişi-saatlerini tahmin edin ve teslimat takvimini haritalayın. Sadece ulaşılabilir görünüyorsa, buna commit yapın.
Gerçekçi bir son teslim tarihine karar verdiniz, şimdi bu tarihi yakalamak için kanıtlanmış on stratejiyi öğrenin.
1. Projeyi görevlere ve alt görevlere bölün
Roma bir günde inşa edilmedi; projeniz de öyle. Bu nedenle, projenizi daha küçük görevlerden oluşan yönetilebilir parçalara bölün.
- Proje hedeflerini netleştirin
- Görevler ve alt görevler için net bir hiyerarşi oluşturun ve bir görevin diğerine eklenmesini sağlayın
- Takım üyelerinin ne yapmaları gerektiğini anlamalarını sağlamak için her görev için ayrıntılı özetler/kullanıcı hikayeleri yazın
- Projenin belirli aşamalarının tamamlandığını gösteren dönüm noktaları oluşturun
- İş yükünün eşit dağılımını sağlamak için her göreve kullanıcılar ve süpervizörler atayın
- Görevin beklenen standartlara göre tamamlandığından emin olmak için kontrol listeleri ekleyin
- Her görev için başlangıç tarihleri ve son teslim tarihleri belirleyin
- Görevleri ve alt görevleri dikkatlice önceliklendirin
Standup toplantıları, geriye dönük değerlendirmeler, raporlama vb. gibi operasyonel görevlerinizi unutmayın.
2. Proje yönetimi yazılımını kullanın
Bir görev yönetimi yazılımının temel amacı, sizin ve takımınızın operasyonel yükünü hafifletmektir. ClickUp gibi proje yönetimi araçları size aşağıdakileri sağlar:
Görünürlük: Takımdaki herkes planlanan işleri, tamamlanan işleri, kalan işleri ve daha fazlasını görebilir. Bu, herkesin bağlamı anlamasına ve bütünsel olarak katkıda bulunmasına yardımcı olur.
Erişim: Projeyle ilgili tüm bilgiler, herkesin ihtiyaç duyduğunda erişebileceği tek bir yerde toplanır. Kelimenin tam anlamıyla, herkes aynı sayfada kalır.
İşbirliği: Bir iş arkadaşınıza sorunuz mu var? Görevin altına bir yorum bırakın ve iş arkadaşınızı etiketleyin. İş arkadaşınız bildirim alır ve size zamanında, bağlam içinde yanıt verir.
Bağlantılar: Bir proje, görevlerin bir araya gelmesinden daha fazlasıdır. Dokümantasyon, iş akışları, konuşmalar ve diğer kurumsal bilgileri içerir. ClickUp gibi bir araç, bu bağlantıları her takım üyesinin erişimine açabilir.
Tahmin: Daha önce ClickUp'ta benzer bir projeyi yönettiyseniz, ihtiyacınız olan tüm operasyonel verilere zaten sahipsiniz demektir. Bu sayede, çabaları hızlı bir şekilde tahmin edebilir ve son teslim tarihlerine uyacak şekilde plan yapabilirsiniz.
Günlük planlama: ClickUp, günlük planlayıcı uygulaması olarak da kullanılabilir ve size ve takımınızın her gün yapmanız gereken işleri net bir şekilde gösterir.
ClickUp, "proje yönetimi" ile ilgili tüm işleri hallederken, takım üyeleriniz görevlerine odaklanabilir.
3. Bağımlılıklara dikkat edin
Son teslim tarihlerini kaçırmanın kesin yolu, görevlerin birbirinden bağımsız olarak yürüdüğünü ve bağımsız olarak tamamlanabileceğini varsaymaktır. Gerçekte, herhangi bir projedeki çoğu görev diğerlerine bağımlıdır.
Örneğin, geliştirme takımı, tasarım takımı kullanıcı arayüzünü tamamladığında ana sayfa üzerinde çalışmaya başlayabilir. Kullanıcı arayüzünün tasarlanabilmesi için yazarın metni yazmış olması gerekir. Bunu ancak iş takımı onlara brifing verdiğinde yapabilirler.
Herhangi bir aşamada yaşanan bir gecikme, son teslim tarihini erteler veya son adımlarda çalışanlar üzerinde gereksiz baskı yaratır. Ayrıntılı bir program hazırlamak yardımcı olur, ancak bunu yönetmek başka bir konudur.
Görevleri ayarlarken bağımlılıklara dikkat edin. ClickUp görevleri, her görev ve alt görev için son tarihler atamanıza olanak tanır. Takımı bir araya getirin ve bağımlılıkları onlarla tartışın. Projenin faizi için son tarihlerine uymaları konusunda taahhütlerini alın.
ClickUp görev önceliklerini kullanarak bu bağımlılıkları haritalayın, böylece takımdaki herkes gecikmelerinin sonuçlarını bilir.
Görevleri ve bağımlılıkları önceliklendirme konusunda emin değilseniz, ClickUp'ın önceliklendirme şablonlarına göz atın.
4. S eğrisini kullanın
S eğrisi, X ve Y eksenleri üzerinde kümülatif veri noktalarını gösteren matematiksel bir grafiktir. Tipik bir proje S harfi şeklini alır, bu nedenle bu isim verilmiştir.
Diyelim ki müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımı geliştiriyorsunuz. Kod yazmaya başlamadan önce, sektörü, müşterilerinizin türünü, elde etmeniz gereken bilgileri vb. anlamanız gerekir. Bu, başlangıçta zaman alır.
Kodlama görevlerini ilk günden itibaren planlamazsanız, görevlerin son teslim tarihlerini kaçıracak ve tüm süreç boyunca gecikmelerle karşılaşacaksınız.
Zamanınızı ve ilerlemenizi S eğrisi formunda planlamak, yavaş başlayıp zamanla görevleri daha hızlı tamamlamanıza yardımcı olur.
Her görev için ClickUp başlangıç ve son teslim tarihlerini kullanarak planlamayı düzenli bir şekilde yapın. Bu sayede, projenin başlangıcında rahat bir nefes alabilir ve kendinizi güvende hissettiğinizde ivme kazanabilirsiniz.
5. Yedek zaman ayırın
Proje yöneticilerinin yaptığı en büyük hatalardan biri, sıkı teslim tarihlerine commit vermek ve ardından kritik görevleri birbirine çok yakın planlamaktır. Bu, iki özel sorun yaratır.
- Acil bir his yaratarak, yenilikçi olmak veya kaliteye odaklanmak için alan yaratır
- Takım üyelerinin kişisel acil durumları gibi kaçınılmaz durumlar için alan bırakmayın
Herhangi bir projeyi planlarken, iş planlama uygulamanızda biraz tampon zaman ayırın. Takım üyelerine, sadece görevleri tamamlamak için koşuşturmak yerine yaratıcı olabilmeleri için nefes alabilecekleri bir alan verin.
ClickUp'ın zaman yönetimi özellikleri size yardımcı olabilir! Görevleri, alt görevleri ve bağımlılıkları ayarladıktan sonra, ClickUp Takvim Görünümü'nü kullanarak genel durumu görebilirsiniz.
Son tarihler çok yakınsa, bunları başka bir güne sürükleyip bırakın. Bu, aşağı akıştaki bağımlı görevleri de otomatik olarak yeniden planlayacaktır.
Ancak, işin tamamlanması için ayrılan süre kadar işin de arttığını belirten Parkinson Yasasını unutmayın. Ertelemeyi önlemek için kendinize çok fazla zaman ayırmayın. Son tarihler, projenin tamamlanması gereken aciliyeti belirtir.
6. Kapsam genişlemesini önleyin
Kapsam genişlemesi, müşteri/proje sponsoru bir projenin orijinal hedeflerinde değişiklikler veya eklemeler yaptığında ortaya çıkar. Kapsam genişlemesi genellikle yapılması gereken işin artmasına, yeni görevlerin işin ortasında eklenmesine ve son teslim tarihlerine yaklaşırken işin rayından çıkmasına neden olur.
Bir proje yöneticisi olarak, kapsamın genişlemesini önlemek sizin sorumluluğunuzdadır. Bunu, başlangıçta net gereksinimleri toplayarak yapabilirsiniz. ClickUp'ın ürün gereksinim belgesi (PRD) şablonları, bu konuda harika bir başlangıç noktasıdır.
Alternatif olarak, yeni kapsamı karşılamak için projeyi yeni bir son tarihle yeniden planlayabilirsiniz.
7. İlerlemeyi izleyin
Hiç, teslim tarihi bugün olan bir projenizi tamamlamaya yakın bile olmadığınız bir durumda kaldınız mı? Bu durum, özellikle aynı anda birden fazla projeyi yönetirken ortaya çıkar.
Son gün telaşına kapılmamak için ilerlemeyi düzenli olarak takip edin.
- ClickUp Gösterge Paneline bakarak yakma ve bitirme grafiklerini görüntüleyin
- İş yükü görünümüne bakarak kimin programın ilerisinde veya gerisinde olduğunu öğrenin. Zorlananlara yardım teklif edin
- Kanban Görünümü'nü kullanarak görevleri durumlarına göre sıralayın
- Gantt grafiğini kullanarak yaklaşan görevleri ve bunların bağımlılıklarını görselleştirin
- Takvim görünümünü kullanarak gelecekteki görevleri gün, hafta veya ay bazında görüntüleyin
8. Zamanı etkili bir şekilde yönetin
Başarılı bir proje teslimatının kritik faktörlerinden biri zaman yönetimidir. Takımınızın zamanını izleyerek, takip ederek ve yöneterek işlerin yolunda gittiğinden emin olabilirsiniz. Dahası, kimsenin kapasitesinin üzerinde çalışarak bitmek bilmeyen saatler geçirmediğinden de emin olabilirsiniz. Ve sıkı teslim tarihlerine uymamaları için onları başarısızlığa mahkum etmezsiniz.
Piyasada birçok zaman yönetimi aracı bulunmakla birlikte, proje başarısı için zaman takibinden yararlanmak üzere tasarlanmış bir araç size en iyi hizmeti verecektir.
ClickUp'ın zaman takibi özelliği tam da bunu yapar. Takımınız ClickUp'ı kullanarak herhangi bir cihazdan zamanı takip edebilir. Bir görevi yerine getirirken zamanlayıcıyı başlatıp durdurabilir veya manuel izleme ile geriye dönük olarak zaman ekleyebilirler.
Zaman girdilerine notlar ekleyerek tam olarak neye zaman harcadıklarını belirtebilirler. Ayrıca, ClickUp içindeki zaman yönetimi matrisini kullanarak görevleri önceliklendirebilirler.
Proje yöneticisi olarak, ayrıntılı zaman çizelgelerine ve zaman tahminlerine ve izlemelerine erişebilirsiniz. Bunu, her bir takım üyesinin performansını anlamak ve onlara ihtiyaç duydukları yardımı sağlamak için kullanın.
9. Otomatikleştirilebilecekleri otomatikleştirin
Her gün düzinelerce küçük, tekrarlayan proje yönetimi görevleri tamamlanmalıdır. Proje yöneticileri, bu görevlerin tamamlandığından emin olmak için genellikle günlük kontrol listesi uygulamaları kullanır.
Ancak, bunların hepsini manuel olarak kendiniz yapmanız gerekmez. Sorunları çözmek ve takımınıza yardımcı olmak için zaman kazanmak amacıyla mümkün olduğunca otomasyon kullanın. ClickUp Otomasyonları, aşağıdakiler gibi her türlü proje senaryosu için 100'den fazla önceden oluşturulmuş iş akışına sahiptir:
- Durum değişikliğinde atanan kişi ekleme
- Öncelik değişikliği konusunda kullanıcı bildirimleri gönderin
- Belirli tarihlerde yinelenen görevler oluşturun
- Son tarih geçtiğinde izleyici ekleyin
- İzlenen zaman tahmini zamanı aştığında yöneticiyi bilgilendirin
Otomasyon konusunda yeni misiniz? Size yardımcı olacağız. İşte örneklerle otomasyon rehberimiz!
10. Tüm paydaşlarla proaktif bir şekilde iletişim kurun
En iyi çabalarınıza rağmen, bazen kontrolünüz dışındaki faktörler nedeniyle bir son teslim tarihine yetişemeyebilirsiniz. Örneğin, küresel salgın veya Ukrayna'daki savaş, tedarik zincirinde çözülemeyen sorunlar yaratarak birçok kuruluşun son teslim tarihlerini erteledi.
Bir son tarih kaçırılmak üzereyken, paydaşları bilgilendirin. Proje sponsoru veya müşteriye gecikmelerin beklendiğini bildirin. Proje takımıyla konuşarak, projeyi son tarihe daha yakın bir zamanda tamamlamak için yapabileceğiniz bir şey olup olmadığını öğrenin.
Bir daha asla son teslim tarihini kaçırmayın
Söz vermek ve sözünü tutmak profesyonelliğin ayırt edici özellikleridir. Bir söz olarak, son tarihler önemlidir.
Son teslim tarihlerinin bazen kaçırılabileceği yaygın olarak kabul edilmekle birlikte, programın gerisinde kalmak proje yönetimi becerileriniz hakkında iyi bir izlenim bırakmaz.
ClickUp ile proje yönetiminizi geliştirin ve hiçbir teslim tarihini kaçırmayın. Projenizi planlamanız mı gerekiyor? Görevleri kullanın. Planlamanız mı gerekiyor? Tarih ve saatleri kullanın. Görevlerin bağımlılıkları konusunda endişeli misiniz? Görevleri kolayca birbirine bağlayın.
Son teslim tarihlerinizin gerçekçi olup olmadığından emin değil misiniz? Takvim veya iş yükü görünümlerini kullanarak neler yapabileceğinizi görün. İlerlemeyi takip etmek mi istiyorsunuz? Gösterge panelini kullanın. Aynı anda birden fazla proje mi yönetiyorsunuz? Sorun değil!
ClickUp, yolunuzdan sapmamanız için ihtiyacınız olan tüm araçlarla tasarlanmıştır. İkna olmadınız mı? Kendiniz görün.