Equipes que utilizam planilhas isoladas para o acompanhamento de faturas podem gastar de 3 a 5 horas extras por semana reunindo históricos de pagamentos. Esse é um tempo precioso que poderia ser dedicado à cobrança propriamente dita.
Para ajudar você a retomar o controle, reunimos cinco modelos gratuitos de acompanhamento de vencimento de faturas. Seja uma ferramenta que se integre às tarefas diárias da sua equipe ou uma planilha simples para começar, essas opções vão ajudar você a organizar tudo e receber os pagamentos em dia.
5 modelos gratuitos de acompanhamento de vencimento de faturas em resumo
| Nome do modelo | Link para download | Ideal para | Principais recursos | Formato visual |
| Modelo de faturas do ClickUp | Baixe o modelo gratuitamente | Equipes que gerenciam um grande volume de faturas de vários clientes | Acompanhamento com base no status; campos personalizados para dados de faturas; várias visualizações (Lista, Quadro, Calendário); configuração de fluxos de trabalho recorrentes | Área de trabalho com múltiplas visualizações e fluxo estruturado de faturas |
| Modelo de Contas a Pagar do ClickUp | Baixe o modelo gratuitamente | Equipes de finanças e operações responsáveis pelo gerenciamento de pagamentos e aprovações de fornecedores | Acompanhamento do estágio de aprovação; agendamento de datas de vencimento; relatórios no painel; dependências de tarefas para sequenciamento de pagamentos | Fluxo de trabalho baseado em listas, com etapas de aprovação e visualizações de relatórios |
| Modelo de histórico de pagamentos da ClickUp | Baixe o modelo gratuitamente | Freelancers e equipes que precisam de um registro confiável dos pagamentos e disputas com clientes | Registro centralizado de transações; visualização em linha do tempo para identificar tendências; filtragem por cliente/tipo de pagamento; campos personalizados detalhados | Lista estruturada com linha do tempo e visualizações filtradas |
| Modelo de acompanhamento de faturas da Vertex42 | Baixe este modelo | Freelancers e pequenas equipes que usam planilhas para acompanhar faturas | Fórmulas de vencimento integradas; filtragem por cliente; formatação condicional para faturas vencidas; layout pronto para impressão | Tabela em planilha com resumo do vencimento |
| Modelo de relatório de vencimento da CFI | Baixe este modelo | Profissionais da área financeira que preparam relatórios para auditorias ou análises das partes interessadas | Faixas padrão de vencimento; cálculo de contas duvidosas; formato de relatório financeiro claro; compatibilidade com o Excel | Planilha de relatório financeiro estruturada |
🔎 Você sabia? Dados do Federal Reserve mostram que 51% das empresas empregadoras dos EUA enfrentam dificuldades com fluxo de caixa irregular simplesmente porque é muito difícil cobrar o que lhes é devido.
O que é um modelo de acompanhamento de vencimento de faturas?
Um rastreador de vencimento de faturas é uma ferramenta especializada que organiza suas faturas não pagas em categorias baseadas no tempo, chamadas de faixas de vencimento. Ele mostra exatamente há quanto tempo cada uma delas está pendente. Pense nisso como um mapa financeiro que destaca quais pagamentos estão em dia e quais exigem sua atenção imediata.
Um bom modelo de acompanhamento de vencimento de faturas geralmente inclui:
- Informações do cliente: O nome e os dados de contato necessários para os acompanhamentos
- Detalhes da fatura: o número da fatura, a data de emissão e as condições de pagamento
- Faixas de vencimento: categorias baseadas no tempo que mostram há quanto tempo cada fatura está vencida (por exemplo, Atual, 1–30 dias, 31–60 dias)
- Acompanhamento de valores: o valor original, quaisquer pagamentos recebidos e o saldo pendente
🧠Curiosidade: 56% das pequenas empresas têm faturas pendentes, com uma média de US$ 17.500 em dívidas por empresa. Cobrar esses pagamentos de forma reativa significa que suas previsões de fluxo de caixa são um tiro no escuro, e faturas críticas inevitavelmente ficam em segundo plano.
Essa abordagem desorganizada leva à dispersão do trabalho, fazendo com que você perca horas procurando informações em diferentes planilhas e cadeias de e-mails. De fato, o Índice de Tendências de Trabalho da Microsoft constatou que 62% dos funcionários enfrentam dificuldades com o tempo gasto na busca por dados.
Um modelo de controle de vencimento traz estrutura às suas contas a receber, mostrando exatamente o que está vencido para que você possa priorizar suas cobranças de forma eficaz.
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🔎Você sabia? As faturas vencidas afetaram, em média, 43% das vendas B2B com crédito realizadas por empresas americanas. Isso destaca um cenário fragmentado, no qual as empresas enfrentam dificuldades de liquidez simplesmente porque seus sistemas de cobrança não conseguem acompanhar o volume.
Os 5 melhores modelos de acompanhamento de vencimento de faturas
O segredo é encontrar um modelo que se adapte ao seu fluxo de trabalho, seja fácil de usar para sua equipe e possa ser personalizado à medida que sua empresa cresce.
Selecionamos cinco dos melhores modelos de acompanhamento de vencimento de faturas para ajudar você a decidir. Três deles foram criados no ClickUp para gerar um fluxo de trabalho integrado, enquanto dois são planilhas tradicionais para equipes que preferem uma opção simples e que possa ser baixada.
1. Modelo de faturas do ClickUp
O modelo de faturas do ClickUp transforma faturas de registros estáticos em unidades rastreáveis. Em vez de verificar manualmente cada fatura, você conta com um fluxo de trabalho integrado, com etapas claras e visibilidade sobre todos os clientes. Você pode detalhar os pagamentos por status, agrupá-los por cliente e dar andamento a eles sem precisar criar um novo sistema do zero a cada mês.
Use este modelo para:
- Organize as faturas por cliente, status ou data de vencimento para manter as contas de alto valor em destaque
- Divida os pagamentos em etapas claras, para que você sempre saiba o que está pendente, pago ou atrasado
- Gerencie ciclos de faturamento recorrentes sem precisar recriar fluxos de trabalho a cada vez
- Registre e filtre dados de faturas usando os campos personalizados do ClickUp para melhorar o acompanhamento e a geração de relatórios
- Alterne entre diferentes visualizações do ClickUp, como a visualização em quadro ou a visualização em calendário, para monitorar prazos e o fluxo de pagamentos
💰Ideal para: Equipes que lidam com um volume crescente de faturas de vários clientes e ciclos de pagamento.
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2. Modelo de contas a pagar do ClickUp
Os pagamentos a efetuar costumam ser processados em lotes — revisados no final da semana ou pouco antes dos prazos. Isso facilita a perda de descontos por pagamento antecipado, o pagamento duplicado de faturas ou a perda do controle do fluxo de caixa.
No entanto, você pode usar o modelo de contas a pagar do ClickUp para organizar as contas a pagar em um processo passo a passo. Cada fatura passa pelas etapas de verificação, aprovação e pagamento, com pontos de verificação claros.
Você pode acompanhar em que etapa um pagamento está parado, quem precisa agir e quais são os próximos passos, sem depender de acompanhamentos manuais ou registros dispersos.
Use este modelo para:
- Acompanhe as faturas de fornecedores por meio de etapas definidas, como recebimento, verificação e pagamento, para evitar gargalos
- Programe as contas a pagar com base nas datas de vencimento e no status de aprovação para evitar multas por atraso ou processamento apressado
- Padronize o processo de revisão e aprovação de contas para que nenhuma verificação obrigatória seja deixada de lado
- Crie uma visão geral dos pagamentos futuros e concluídos usando os painéis do ClickUp para um melhor planejamento
- Crie relações entre tarefas com as Dependências do ClickUp para sequenciar tarefas financeiras, de modo que os pagamentos a efetuar se alinhem com o dinheiro recebido
💰Ideal para: Equipes de finanças e operações que precisam de um fluxo de trabalho estruturado de aprovação e pagamento para gerenciar as faturas de fornecedores sem atrasos ou erros.
💡Dica profissional: Com o tempo, os dados de contas a pagar começam a revelar padrões que você pode aproveitar — fornecedores que sempre emitem faturas com atraso ou meses em que os pagamentos aumentam significativamente. O problema é que essas informações ficam ocultas, a menos que alguém as extraia e analise regularmente.
Os painéis do ClickUp apresentam esses dados em um formato que você pode analisar sem precisar se aprofundar nos detalhes. Você pode acompanhar quanto pagou a cada fornecedor ao longo do tempo e manter uma visão atualizada dos pagamentos pendentes em comparação com os já liquidados.
Isso lhe proporciona um registro organizado para consultar durante negociações ou no planejamento orçamentário, sem precisar refazer a análise a cada vez.
Os AI Cards ajudam você a obter respostas mais rapidamente. Você pode gerar um resumo do desempenho dos fornecedores antes de uma reunião de avaliação ou fazer perguntas diretas, como “Quais fornecedores aumentaram o faturamento no último trimestre?”
Os resultados estão vinculados aos seus dados reais de pagamento, então você trabalha com fatos, não com estimativas.
Isso se torna útil durante o planejamento orçamentário, as negociações com fornecedores e o agendamento de pagamentos. Você toma essas decisões com uma visão clara do que vem acontecendo, em vez de tentar reconstruir a situação sob pressão.
3. Modelo de histórico de pagamentos do ClickUp
Sem registros claros de pagamentos, você pode acabar tendo que juntar as peças de cronogramas a partir de faturas, lançamentos bancários e mensagens antigas. O modelo de histórico de pagamentos do ClickUp ajuda você a manter esses registros organizados.
Ele mantém cada pagamento vinculado à respectiva fatura, data e contexto em um único lugar. Você pode analisar rapidamente como um cliente tem efetuado pagamentos ao longo do tempo, verificar se há pagamentos parciais e consultar transações específicas quando necessário.
Use este modelo para:
- Acompanhe pagamentos parciais, atrasados e concluídos com registros precisos para cada transação
- Mantenha um registro centralizado dos pagamentos vinculados às faturas para uma verificação rápida
- Identifique tendências sazonais com a Visualização de Linha do Tempo do ClickUp
- Filtre e analise transações anteriores ou o comportamento de pagamento específico de cada cliente usando o ClickUp Brain
- Registre detalhes de pagamento, como forma de pagamento, números de referência e observações, usando os campos personalizados do ClickUp
💰Ideal para: Freelancers e equipes que precisam de um registro confiável de pagamentos para lidar com conversas com clientes, disputas e planejamento de pagamentos com segurança.
Arnold Rogers, gerente de atendimento ao cliente da Launch Control, gerencia as finanças com o ClickUp:
“Integramos o ClickUp com o Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell etc. Isso nos permite acompanhar as finanças, a retenção, os relatórios e os detalhes dos clientes em um único lugar, já que podemos extrair informações de todas as ferramentas que usamos e compilá-las no ClickUp para facilitar o uso, sem envolver todos os departamentos e sem tomar tempo de suas agendas.”
“Integramos o ClickUp com o Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell etc. Isso nos permite acompanhar as finanças, a retenção, os relatórios e os detalhes dos clientes em um único espaço, já que podemos extrair informações de todas as ferramentas que usamos e compilá-las no ClickUp para facilitar o uso, sem envolver todos os departamentos e sem tomar tempo de suas agendas.”
4. Modelo de acompanhamento de faturas para Excel da Vertex42
Nem toda equipe precisa de um sistema completo para gerenciar faturas. Às vezes, a prioridade é simples: reunir todas as faturas em um único lugar, identificar quais estão vencidas e evitar complicar demais o processo.
Nesse caso, o modelo de acompanhamento de faturas da Vertex42 para o Excel pode ser a solução ideal. Ele oferece uma maneira estruturada de registrar faturas, acompanhar datas de vencimento e visualizar o vencimento das contas rapidamente, sem precisar configurar fluxos de trabalho ou aprender a usar um novo software. Com fórmulas e filtros integrados, você pode classificar por cliente, destacar pagamentos em atraso e gerar resumos rápidos quando necessário.
Use este modelo para:
- Acompanhe todas as faturas em uma única planilha para evitar registros espalhados por vários arquivos
- Monitore pagamentos em atraso usando faixas de vencimento integradas e cálculos automáticos
- Filtre as faturas por cliente ou status para analisar contas específicas rapidamente
- Gere extratos de cobrança simples, isolando os dados específicos de cada cliente
- Mantenha um registro organizado e pronto para impressão para relatórios ou uso offline
⚠️No entanto, é importante observar as limitações. Não há recursos para colaboração em tempo real, todos os dados devem ser inseridos manualmente e não é possível usar a automação de fluxos de trabalho para acompanhamentos. É uma opção confiável se você preferir um fluxo de trabalho familiar com planilhas e não precisar de recursos conectados e automatizados.
💰Ideal para: Freelancers ou pequenas equipes que preferem um sistema simples, baseado em planilhas, sem complicações adicionais.
💡Use o ClickUp Brain MAX para agilizar seu fluxo de trabalho de cobranças. Peça para ele redigir um e-mail de acompanhamento para um valor específico de fatura e um intervalo de vencimento (30, 60, 90+ dias). Você pode até usar o recurso “Talk to Text” para ditar o contexto (“redija um segundo lembrete de pagamento para a Acme Corp, US$ 4.200, 60 dias de atraso”) e ter um e-mail pronto para envio em segundos.
5. Modelo de relatório de vencimento da CFI
Se você é um profissional da área financeira que precisa apresentar seus dados de contas a receber às partes interessadas, o modelo de relatório de vencimento da CFI é ideal para você.
Ele organiza os recebíveis em faixas de vencimento padrão e se alinha a formatos contábeis comuns, para que você possa apresentar os dados de uma forma fácil de analisar e agir. Ele também oferece suporte a cálculos como contas duvidosas, ajudando você a passar do acompanhamento básico para a avaliação financeira.
Use este modelo para:
- Classifique os créditos em faixas de vencimento para destacar claramente o risco de atrasos
- Elabore relatórios estruturados, prontos para análise pelas partes interessadas ou para auditorias
- Estime as contas duvidosas com base no tempo que as faturas permanecem pendentes de pagamento
- Compare os saldos dos clientes ao longo de intervalos de tempo para identificar contas de alto risco
- Mantenha um formato claro e padronizado para relatórios financeiros consistentes
⚠️As desvantagens aqui são semelhantes às de outras soluções baseadas em planilhas. Trata-se de um modelo estático que exige atualizações manuais, não possui gerenciamento de fluxo de trabalho e não oferece suporte à colaboração em tempo real entre equipes. É uma ótima opção quando a apresentação e o cumprimento das normas contábeis são suas principais prioridades.
💰Ideal para: Equipes financeiras e analistas que precisam de relatórios estruturados de vencimento para tomada de decisões, auditorias ou apresentações para as partes interessadas.
Como usar modelos de acompanhamento de vencimento de faturas
Baixar um modelo é a parte fácil. O valor está na consistência com que você o utiliza para acompanhar, analisar e tomar medidas em relação às faturas vencidas. Algumas pequenas decisões de configuração podem transformá-lo em um sistema no qual sua equipe confia todas as semanas.
- Defina faixas de vencimento: estabeleça intervalos de tempo claros, como “Atual”, “1–30”, “31–60” e “acima de 60”, com base nas suas condições de pagamento
- Insira os dados completos das faturas: insira os dados do cliente, as datas das faturas, as datas de vencimento e os valores para garantir a confiabilidade do acompanhamento
- Configure cálculos de atrasos: Automatize o cálculo dos atrasos para evitar erros manuais e inconsistências
- Crie visualizações baseadas em funções: filtre as faturas por cliente, valor ou status para que cada membro da equipe veja o que é relevante
- Automatize lembretes: acione acompanhamentos quando as faturas ultrapassarem os limites de vencimento, em vez de depender da memória
- Faça análises semanais: verifique regularmente os relatórios de vencimento para identificar atrasos antes que eles se agravem
- Acelere os acompanhamentos com IA: gere e-mails de lembrete e resumos para manter a comunicação consistente
📌 Vantagem do ClickUp: Automatize o fluxo de trabalho de acompanhamento
A maioria das equipes se limita a enviar lembretes. Alguém ainda precisa verificar a fatura, decidir o que fazer a seguir e atualizar o rastreador. As automações do ClickUp se destacam nesse caso.
Você pode definir regras como: quando uma fatura passar para a faixa de 31 a 60 dias, atribuir-lhe ao responsável pela conta, elevar a prioridade e publicar um comentário de acompanhamento.
Se o prazo ultrapassar 60 dias, encaminhe o caso para um nível superior ou acione um e-mail automático de atualização. Esses lembretes fazem o trabalho avançar sem a necessidade de etapas manuais.
Com modelos de automação pré-criados ou o AI Automation Builder, você pode configurar tudo isso em poucos minutos. Depois que estiver em funcionamento, as faturas não ficarão paradas entre as revisões. Elas passarão por etapas de acompanhamento, atribuição de responsabilidade e escalonamento com base nas condições reais, sem que ninguém precise acompanhar cada etapa.
📚 Leia também: Domine os acompanhamentos de faturas com o ClickUp
Acompanhe faturas e receba pagamentos mais rapidamente com o ClickUp
O verdadeiro problema com o acompanhamento de faturas não é apenas o acompanhamento em si, mas a fragmentação do trabalho entre várias ferramentas desconectadas. Essa fragmentação significa que você está sempre trabalhando sem ter o contexto completo.
Essa constante alternância de tarefas retarda seu processo de cobrança, gera trabalho duplicado e torna impossível manter uma única fonte de informação confiável. Sua equipe acaba gastando mais tempo procurando informações do que realmente recebendo os pagamentos.
O ClickUp elimina essa desorganização com seu espaço de trabalho convergente baseado em IA. É uma plataforma única onde projetos, documentos, conversas e análises coexistem com uma IA contextual que entende o seu trabalho.
Em vez de apenas uma lista estática de pagamentos em atraso, você conta com um fluxo de trabalho integrado e automatizado. Veja as faturas vencidas, visualize tarefas relacionadas, analise o histórico de comunicação com o cliente e acesse os contratos originais — tudo isso sem sair do ClickUp. É assim que você passa de uma abordagem reativa de cobrança de pagamentos para uma gestão proativa do fluxo de caixa.
Comece a gerenciar seu fluxo de caixa com todas as informações necessárias, experimentando o ClickUp gratuitamente hoje mesmo.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre o vencimento das contas a receber e o vencimento das contas a pagar?
O acompanhamento da inadimplência de contas a receber monitora o dinheiro que os clientes devem à sua empresa, ajudando você a gerenciar as entradas de caixa. O acompanhamento da inadimplência de contas a pagar monitora o dinheiro que sua empresa deve aos fornecedores, o que ajuda você a gerenciar as saídas de caixa e evitar multas por atraso.
Com que frequência as equipes devem analisar um relatório de vencimento de faturas?
A maioria das equipes financeiras analisa seu relatório de vencimento semanalmente para acompanhar as faturas vencidas antes que elas se tornem problemas graves. No entanto, empresas com alto volume de transações podem considerar as análises diárias mais eficazes.
É possível acompanhar o vencimento de faturas sem usar planilhas do Excel?
Sim, você pode obter modelos de acompanhamento de vencimento de faturas com recursos avançados que as planilhas não oferecem em plataformas de gerenciamento de tarefas como o ClickUp. Isso inclui automações integradas para lembretes, colaboração em tempo real para sua equipe e insights baseados em IA para agilizar seu fluxo de trabalho.