O processo de contas a pagar (AP) é o herói de suas operações financeiras, garantindo discretamente que as contas sejam pagas em dia e que as parcerias permaneçam sólidas.
No entanto, sem as ferramentas e estratégias certas, o CP pode facilmente se tornar um pesadelo de erros e horas perdidas. Com alguns aprimoramentos inteligentes, você pode transformá-lo de uma dor de cabeça em um processo otimizado e orientado para o valor.
Este blog examinará dicas e ideias para que isso aconteça!
Resumo de 60 segundos
- O que é melhoria do processo de contas a pagar? O processo otimiza a forma como sua organização lida com o manuseio de faturas.
- Importância de melhorar os processos de contas a pagar: As ferramentas digitais eliminam a entrada manual de dados, fortalecem o relacionamento com os fornecedores e preparam sua organização para o crescimento
- Desafios no processo de contas a pagar: Opções de faturamento caras que podem ultrapassar o orçamento da empresa e erros manuais que criam tensões nos relacionamentos com os fornecedores
- Estratégias para melhorar o processo de contas a pagar
- A automação transforma os fluxos de trabalho com aprovações instantâneas de faturas que reduzem o tempo de processamento
- A padronização dos formatos de faturas e pedidos de compra garante a consistência e simplifica os processos de correspondência de três vias
- Use ferramentas como o ClickUp para unificar e rastrear esses processos de ponta a ponta
- *Melhores práticas e erros comuns a serem evitados
Monitore os prazos de entrega e as taxas de resolução de disputas
- Ajude os fornecedores a reduzir os erros de envio para facilitar os fluxos de trabalho
- Use ferramentas de análise para garantir que os pagamentos estejam alinhados com as necessidades de liquidez
O que é melhoria do processo de contas a pagar?
A melhoria do processo de contas a pagar (AP) concentra-se em refinar e otimizar a forma como sua empresa lida com o processamento de faturas e fluxos de trabalho de pagamento. O objetivo é simples: reduzir erros manuais, acelerar o tempo de processamento de pagamentos e garantir que você receba pagamentos oportuno. 🚀
Digamos que seu departamento de contas a pagar processe manualmente todas as faturas que chegam. Cada fatura é impressa, revisada, assinada e depois arquivada. Isso consome muito tempo e é comum haver erros, como faturas ausentes ou pagamentos duplicados.
Compare isso com um sistema no qual as faturas são digitalizadas, combinadas automaticamente com os pedidos de compra e sinalizadas quanto a discrepâncias. Os pagamentos são programados eletronicamente e a equipe monitora o status em tempo real.
- No primeiro cenário, sua equipe está atolada de tarefas manuais e repetitivas
- No segundo, a equipe está se concentrando em tarefas de nível superior, como a revisão de relatórios e a construção de relacionamentos mais sólidos com os fornecedores
Esse é o poder do melhoria dos processos de negócios. Ele ajuda as empresas a economizar dinheiro, fortalecer as relações com os fornecedores e controlar o fluxo de caixa.
Por que é importante melhorar seus processos de contas a pagar
Melhorar seus processos de contas a pagar (AP) inclui a criação de um sistema que funcione de forma mais inteligente, reduza erros e mantenha sua empresa financeiramente ágil. Vamos detalhar os principais motivos pelos quais isso é importante:
- Redução de custos: O processamento manual é caro. A automação dos processos de contas a pagar reduz as despesas, liberando recursos para iniciativas estratégicas
- Economia de tempo para o que importa: O processamento manual de faturas leva tempo. A automação reduz esse tempo para horas, permitindo que as equipes se concentrem em tarefas de alto valor em vez de trabalho repetitivo
- Fortalecimento das relações com os fornecedores: Pagamentos atrasados e erros nas faturas prejudicam as relações com os fornecedores. Fluxos de trabalho de contas a pagar simplificados garantem faturas precisas e pagamentos pontuais, mantendo os fornecedores satisfeitos e as parcerias fortes
- Obtenção de controle sobre o fluxo de caixa: Processos ineficientes de contas a pagar criam pontos cegos no fluxo de caixa. Um sistema bem otimizado oferece visibilidade em tempo real para rastrear os pagamentos efetuados e manter a estabilidade financeira
- Preparando-se para o crescimento: Com um número significativo de empresas planejando automatizar o CP, sistemas escalonáveis e eficientes são essenciais para gerenciar volumes maiores de faturas e manter-se competitivo
Estratégias e dicas comuns para melhorar o processo de contas a pagar
Melhorar seu processo de contas a pagar não precisa consumir muito tempo. Algumas mudanças inteligentes o transformam de uma tarefa demorada em uma operação simplificada. Vamos explorar como você pode fazer isso acontecer:
1. Aumente o nível com ferramentas digitais
Os fluxos de trabalho tradicionais de contas a pagar (AP) geralmente envolvem entrada manual de dados, longos ciclos de aprovação e faturas perdidas - tudo isso gera atrasos e ineficiências. As ferramentas digitais eliminam esses gargalos automatizando as tarefas de rotina, melhorando a visibilidade e aumentando a precisão.
Como as ferramentas digitais melhoram o processo de contas a pagar
✅ Processamento automatizado de faturas: As ferramentas baseadas em IA ajudam a extrair detalhes da fatura, combiná-los com os pedidos de compra e sinalizar discrepâncias automaticamente rastreamento em tempo real: Os painéis baseados na nuvem permitem monitorar rapidamente o status das faturas, as aprovações pendentes e os cronogramas de pagamento aprovações mais rápidas: Os fluxos de trabalho digitais permitem o encaminhamento instantâneo de faturas para os aprovadores certos, reduzindo o tempo de processamento de semanas para apenas alguns dias Redução de erros: Ferramentas inteligentes de validação detectam faturas duplicadas, valores incorretos e informações ausentes antes que os pagamentos sejam processados
Automatize tarefas recorrentes e mantenha seu processo de contas a pagar em dia sem esforço com o ClickUp
Aqui é onde **ClickUp para equipes de finanças pode entrar em cena para ajudá-lo. Como uma plataforma abrangente, o ClickUp permite gerenciar orçamentos, definir tarefas recorrentes para prazos de pagamento e acompanhar métricas financeiras usando painéis personalizados. Os poderosos campos de cálculo do ClickUp também permitem resumir dados financeiros, ajudando a otimizar o fluxo de caixa e os cronogramas de pagamento.
Dica profissional: Considere usar o modelos de melhoria de processos para o gerenciamento de contas a pagar para ajudar a padronizar os fluxos de trabalho, identificar gargalos e simplificar as tarefas, resultando em aprovações mais rápidas, redução de erros e maior eficiência geral!
2. Abandone as pilhas de papel: Torne-se totalmente digital
🧠 Você sabia? De acordo com Pesquisa da IOFM o custo médio de processamento de uma fatura em papel está entre US$ 12 e US$ 30 por fatura. Enquanto isso, o processamento automatizado de faturas pode reduzir o custo para uS$ 3 por fatura .
A dependência de faturas em papel torna o processo de contas a pagar mais lento, aumenta o risco de extravio de documentos e gera despesas caras de armazenamento.
Os documentos em papel podem ser facilmente perdidos, causando atrasos nos pagamentos. A assinatura física e o encaminhamento de faturas também adicionam atrasos desnecessários ao processo. A digitalização reduz a desordem e garante recuperação rápida, backups seguros e acesso em tempo real aos registros financeiros.
Transição para um sistema de contas a pagar sem papel
✔️ Digitalize todas as faturas recebidas: Use ferramentas de digitalização com OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para extrair dados das faturas em papel e convertê-las em arquivos digitais pesquisáveis ✔️Armazene as faturas em um sistema baseado em nuvem: Use uma ferramenta de gerenciamento de documentos AP que permita fácil acesso, organização e recuperação ✔️Automatize a correspondência de faturas: Implemente um sistema de correspondência de três vias que compare faturas, pedidos de compra e recibos eletronicamente para reduzir erros ✔️Integrar faturas digitais com software de contabilidade: Conectar seu sistema de gerenciamento de faturas com QuickBooks, Xero ou plataformas ERP para sincronizar dados financeiros automaticamente
Organize, armazene e edite todos os arquivos relacionados a contas a pagar em um espaço seguro usando o ClickUp Docs Documentos do ClickUp do ClickUp permitem criar, editar e armazenar arquivos relacionados a contas a pagar, como faturas, pedidos de compra, livros-razão e contratos em um único local com modelos prontos para uso. Imagine poder editar e enviar faturas com apenas alguns cliques, em vez de vasculhar armários de arquivos
Pronto para a atualização digital? Confira **o modelo de contas a pagar do ClickUp para começar.
Digitalize os registros de pagamento para economizar tempo e reduzir erros com o modelo de contas a pagar do ClickUp
dica rápida: Use o método Scan-Save-Sync. Digitalize todas as faturas em papel, salve-as em um sistema de nuvem centralizado e sincronize com seu software de contabilidade para criar um fluxo de trabalho contínuo e sem papel. Isso garante acesso fácil e backups seguros.
3. Deixe a automação fazer o trabalho pesado
O gerenciamento manual de contas a pagar é lento, propenso a erros e caro.
As equipes de contas a pagar gastam horas na correspondência de faturas, no encaminhamento de aprovações e na programação de pagamentos, o que leva a atrasos, descontos perdidos e relacionamentos tensos com os fornecedores. A automação elimina esses gargalos, garantindo um processamento mais rápido, menos erros e maior eficiência.
Como funciona a automação de contas a pagar
correspondência de faturas: A automação baseada em IA compara as faturas com os pedidos de compra e recibos de entrega, sinalizando as discrepâncias instantaneamente fluxos de trabalho de aprovação: Regras predefinidas encaminham as faturas para os aprovadores certos com base no valor, no fornecedor ou no departamento, eliminando o acompanhamento manual programação de pagamentos: Programe automaticamente os pagamentos com base nas datas de vencimento, garantindo pagamentos em dia e maximizando os descontos por pagamento antecipado detecção de erros: A IA identifica faturas duplicadas, informações ausentes e valores incorretos, reduzindo erros dispendiosos Automação do ClickUp simplifica isso, permitindo que você configure fluxos de trabalho que atribuem tarefas automaticamente, alteram status e enviam lembretes de pagamento.
Elimine tarefas repetitivas e deixe que a automação cuide de seu processo de contas a pagar com a automação do ClickUp
Por exemplo, uma fatura recebida aciona instantaneamente uma atribuição de tarefa para aprovação, mantendo as coisas em andamento sem intervenção manual constante.
Leitura de bônus: A automação do fluxo de trabalho transforma a maneira como você gerencia processos como aprovações de faturas, entrada de dados e comunicação com o fornecedor. Leia alguns exemplos reais de automação de fluxo de trabalho e veja como eles estão ajudando as empresas a se tornarem mais eficientes e a reduzir erros.
4. Implemente a correspondência de três vias para pagamentos sem erros
O processamento de faturas sem a devida verificação leva a pagamentos excessivos, pagamentos duplicados e riscos de fraude. A correspondência de três vias é um controle de contas a pagar fundamental que garante que todas as faturas sejam legítimas antes que o pagamento seja liberado.
O que é correspondência de três vias?
A correspondência tripla compara três documentos principais:
pedido de compra (PO): A solicitação de pedido original que detalha quantidades e preços Fatura: A fatura apresentada pelo fornecedor solicitando o pagamento nota de recebimento de mercadorias (GRN): Confirmação de que os itens ou serviços foram entregues
Quando os três itens coincidem, a fatura é aprovada para pagamento. Se houver discrepâncias, o sistema marcará a fatura para revisão manual.
Como configurar um sistema de correspondência de três vias
- Padronize os formatos de PO e fatura: Certifique-se de que os fornecedores sigam um modelo claro para evitar incompatibilidades
- Use a automação de contas a pagar para fazer a correspondência: O software verifica instantaneamente os documentos e sinaliza as discrepâncias
- Crie um fluxo de trabalho de tratamento de exceções: Estabeleça um processo claro para resolver rapidamente faturas incompatíveis
Dica profissional: A modelo de pedido de compra garante formatação consistente e campos obrigatórios, acelerando a correspondência de três vias e reduzindo significativamente os erros manuais!
5. Diga adeus à tediosa entrada de dados com a magia do fluxo de trabalho
A entrada de dados é uma das partes mais demoradas e propensas a erros do processamento de contas a pagar. Os funcionários digitam manualmente os detalhes da fatura, o que resulta em registros duplicados, erros de digitação e perda de prazos.
Um software de automação de contas a pagar elimina esse ônus, capturando e organizando os dados com perfeição. Veja como você pode automatizar a entrada de dados no CP:
- Use fluxos de trabalho predefinidos: Encaminhe as faturas para aprovação com base no fornecedor, no valor ou na urgência
- Configure regras de validação automática: Sinalize instantaneamente faturas duplicadas e valores incorretos
- Sincronização com o software de contabilidade: Garanta uma integração perfeita entre a automação de contas a pagar e os registros financeiros
**Você sabia? As equipes de contas a pagar totalmente automatizadas dobraram nos últimos dois anos, com 41% das empresas que planejam a automação no próximo ano.
6. Precisão no piloto automático: Implementação do aprendizado de máquina
O aprendizado de máquina (ML) revoluciona o seu processo de contas a pagar ao identificar padrões, prever erros e automatizar a categorização de faturas. Com o ML, você pode criar um sistema que aprende a detectar duplicatas, sinalizar anomalias e combinar faturas com pedidos de compra com precisão.
Por exemplo, os algoritmos de ML classificam grandes volumes de faturas, reduzindo significativamente a intervenção manual e aumentando a precisão. Com o tempo, esse sistema inteligente se torna mais eficiente, economizando horas de trabalho e reduzindo erros dispendiosos.
Como o aprendizado de máquina beneficia a AP
- Detecta faturas duplicadas: O ML identifica padrões em números de faturas, datas e nomes de fornecedores para evitar pagamentos duplicados
- Sinaliza cobranças excessivas e erros: A IA analisa dados históricos para detectar inconsistências de preços e cálculos incorretos de impostos
- Acelera as aprovações: O sistema prevê tendências de aprovação e encaminha automaticamente as faturas para os tomadores de decisão certos
- Reduz os riscos de fraude: O aprendizado de máquina detecta padrões de gastos incomuns, evitando pagamentos fraudulentos antes que eles aconteçam
7. Acompanhe seu progresso estabelecendo e monitorando KPIs
O segredo de um processo de contas a pagar bem-sucedido está em medir o que importa. Os principais indicadores de desempenho (KPIs), como tempo de processamento de faturas, custo por fatura e descontos por pagamento antecipado, fornecem informações sobre sua eficiência.
KPIs essenciais de AP a serem monitorados
- Tempo de processamento de faturas: Quanto tempo leva para processar uma fatura, do recebimento ao pagamento?
- Custo por fatura: Quanto custa processar cada fatura, incluindo despesas com mão de obra e tecnologia?
- Taxa de pagamento pontual: Qual a porcentagem de faturas que são pagas na data de vencimento ou antes dela?
- Descontos por pagamento antecipado capturados: Quanto dinheiro é economizado com o pagamento antecipado de faturas?
- Taxa de erros: qual a porcentagem de faturas que precisam ser reprocessadas devido a incompatibilidades ou erros?
Rastreie todos os detalhes de AP em um relance com um ClickUp Dashboard totalmente personalizável
Com Dashboards do ClickUp com o ClickUp, o monitoramento desses KPIs se torna fácil. Você pode criar painéis personalizáveis com visualizações em tempo real, como gráficos e quadros, para monitorar o progresso. Por exemplo, você pode usá-lo para rastrear o tempo médio de aprovação de uma fatura ou identificar gargalos com relatórios detalhados.
Trivia: Empresas como a QubicaAMF economizaram 40% de seu tempo criando relatórios e gráficos usando os ClickUp Dashboards - imagine traduzir isso em insights mais rápidos em seu sistema de AP!
8. Padronize os formatos de suas faturas e elimine as suposições
Um dos maiores obstáculos nas contas a pagar é a formatação inconsistente das faturas. Os fornecedores enviam faturas em estruturas diferentes, faltando detalhes importantes como números de pedidos de compra (PO), condições de pagamento e detalhamento de itens de linha.
Isso gera confusão, atrasa as aprovações e aumenta o risco de erros de pagamento. A padronização dos requisitos de envio de faturas garante que todas as faturas sigam uma estrutura clara e uniforme, reduzindo a intervenção manual e acelerando o processamento
Escolha um modelo relevante no ClickUp's Template Center e inicie seus fluxos de trabalho para cada necessidade de AP
Use vários Modelos de fatura do Google Sheets para garantir que você economize tempo e não perca um único detalhe.
Dica profissional: Evite a dor de cabeça de gerenciar faturas. Modelo de fatura do ClickUp agiliza o faturamento, monitorando datas de vencimento, pagamentos e detalhes do cliente em um só lugar, economizando tempo e melhorando a clareza financeira.
Modelo de faturas do ClickUp
9. Centralize a comunicação com os fornecedores
A falta de comunicação com os fornecedores é um dos principais motivos de atrasos nas aprovações, disputas e erros de pagamento nas contas a pagar.
Muitas empresas dependem de conversas de e-mail, chamadas telefônicas e planilhas dispersas, o que dificulta o rastreamento de consultas e acompanhamentos de faturas. Um sistema de comunicação centralizado mantém todas as interações com os fornecedores em um único lugar, reduzindo os erros e agilizando as aprovações de pagamento.
Como melhorar a comunicação com o fornecedor no AP
- Use um portal de fornecedores compartilhado: Um portal de autoatendimento do fornecedor permite que os fornecedores acompanhem o status do pagamento, enviem faturas e façam consultas sem a intervenção do departamento de compras
- Centralize todas as comunicações: Use uma plataforma de mensagens ou um software de AP em que todas as discussões, disputas e aprovações relacionadas a faturas sejam registradas
- Atribua gerentes de fornecedores dedicados: Designe um membro da equipe de AP como o ponto de contato para consultas de fornecedores para evitar falhas de comunicação
- Automatize as atualizações de status: Envie e-mails ou notificações automáticas para aprovações, rejeições ou processamento de pagamentos de faturas ClickUp Chat torna esse processo perfeito, integrando a comunicação diretamente em seus fluxos de trabalho. Ao discutir problemas de fatura com um fornecedor, é possível converter mensagens em tarefas, atribuí-las a membros da equipe e vinculá-las a documentos relevantes.
Centralize a comunicação e converta instantaneamente os bate-papos em tarefas acionáveis com o ClickUp Chat
Estudo de caso em destaque: Sucesso do Walk the Room com ClickUp 🎯
A Walk the Room, um estúdio 3D global, enfrentou desafios para gerenciar cronogramas de projetos, coordenação de equipes e alocação de recursos usando várias ferramentas desconectadas.
Ao consolidar seus fluxos de trabalho no ClickUp, eles simplificaram o processo de produção, reduziram pela metade o tempo de configuração do projeto usando modelos e aumentaram o número de usuários ativos na equipe de 28 para mais de 70.
O resultado? Maior eficiência, melhor gerenciamento de recursos e rastreamento aprimorado de projetos - tudo em uma única plataforma.
10. Integre seu sistema de AP com outras ferramentas
Uma pilha de tecnologia fragmentada é um grande obstáculo à eficiência de AP. Quando o software de AP, os sistemas de ERP e as ferramentas de contabilidade não estão conectados, as equipes financeiras acabam transferindo dados manualmente entre as plataformas, aumentando o risco de erros e pagamentos duplicados.
A integração garante que os dados fluam sem problemas, melhorando a precisão financeira e reduzindo a carga de trabalho. O ClickUp se integra a ferramentas populares como QuickBooks, Xero e HubSpot para garantir que os dados de suas contas a pagar fluam sem problemas entre os sistemas.
Conecte todas as suas ferramentas e simplifique seu processo de contas a pagar em uma plataforma poderosa por meio das integrações de vários aplicativos do ClickUp
_Integramos com Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Isso nos permite acompanhar as finanças, a retenção, os relatórios e os detalhes do cliente em um único espaço, pois podemos extrair informações de todas as ferramentas que usamos e compilá-las no ClickUp para facilitar o uso sem envolver todos os departamentos e tomar tempo de suas agendas Arnold Rogers , Gerente de suporte ao cliente, SMB
11. Otimizar os cronogramas de pagamento para maximizar os descontos por pagamento antecipado
Aproveitar os descontos por pagamento antecipado ou negociar condições de pagamento favoráveis economiza dinheiro para sua empresa e fortalece as relações com os fornecedores. Para simplificar esse processo, considere o uso de modelos de escrituração contábil para padronizar e organizar os cronogramas de pagamento
Esses modelos ajudam a controlar datas de vencimento, descontos por pagamento antecipado e termos de fornecedores em um formato estruturado, garantindo que você aproveite as oportunidades de economia.
Leitura de bônus: Use estes exemplos de registro geral como referência para garantir o rastreamento preciso das entradas de contas a pagar. Isso ajuda a manter a consistência no registro das transações, facilitando as auditorias e os relatórios financeiros e minimizando as discrepâncias.
12. Audite e otimize os fluxos de trabalho de aprovação para obter velocidade e clareza
Os gargalos de aprovação tornam as contas a pagar mais lentas, levando à perda de descontos por pagamento antecipado, atrasos nos pagamentos de fornecedores e relacionamentos tensos com os fornecedores.
Muitas equipes de contas a pagar lidam com muitas camadas de aprovação, responsabilidades pouco claras e assinaturas manuais lentas. A simplificação do processo de aprovação garante que as faturas sejam revisadas e aprovadas com rapidez e precisão.
Problemas comuns de fluxo de trabalho de aprovação
🚫 Muitas camadas de aprovação: Assinaturas desnecessárias atrasam o processamento de faturas
falta de funções claras: As equipes não sabem quem é responsável pelas aprovações, criando confusão
prazos de aprovação perdidos: Os lembretes manuais geralmente se perdem, atrasando os pagamentos
abordagem de tamanho único: Tratar todas as faturas da mesma forma faz com que se perca tempo com aprovações de baixo valor
Como otimizar os fluxos de trabalho de aprovação
- Faça uma auditoria em seu processo atual: Identifique atrasos na aprovação analisando os relatórios de vencimento das faturas
- Defina os limites de aprovação: Automatize as aprovações de faturas de baixo risco e encaminhe as faturas de alto valor ou sinalizadas para revisão manual
- Utilize aprovações baseadas em funções: Atribua aprovações de faturas com base no fornecedor, valor ou departamento para evitar gargalos
- Automatize lembretes e escalonamentos: Configure alertas para aprovações atrasadas e escalonamento automático de faturas paralisadas
- Rastreie o desempenho da aprovação com KPIs: Meça o tempo médio de aprovação e identifique onde ocorrem atrasos
Dica rápida: Defina limites de aprovação - automatize as aprovações de faturas de baixo valor e só escalone as de alto valor ou sinalizadas. Isso garante que as tarefas de alta prioridade recebam atenção e reduz os atrasos.
13. Fortaleça as medidas de segurança para evitar fraudes e erros, como pagamentos duplicados
A fraude de contas a pagar é uma preocupação crescente, com as empresas perdendo bilhões anualmente devido a faturas duplicadas, pagamentos não autorizados e golpes de phishing. O fortalecimento das medidas de segurança garante que apenas as faturas legítimas sejam pagas e que as transações não autorizadas sejam bloqueadas antes que aconteçam.
Como fortalecer a segurança de contas a pagar
- Habilite a autenticação de dois fatores (2FA): Exigir autenticação em várias etapas para aprovações
- Restringir o acesso ao sistema: Limite o acesso do seu software de AP somente a usuários autorizados
- Use a detecção de fraude com tecnologia de IA: As ferramentas de IA analisam padrões de transações e sinalizam atividades suspeitas
- Audite regularmente os detalhes do fornecedor: Verifique as alterações nos detalhes de pagamento do fornecedor antes de processar as transações
- Treine os funcionários para reconhecer sinais de alerta: Instrua as equipes de contas a pagar a identificar faturas fraudulentas e e-mails de phishing
14. Desenvolver um processo claro de resolução de disputas
Enquanto faturar um cliente quando uma equipe de AP está em uma situação de conflito, as disputas sobre faturas, discrepâncias de entrega ou condições de pagamento perturbam o processo de AP e prejudicam os relacionamentos com os fornecedores. Sem um processo de resolução estruturado, as equipes de contas a pagar perdem tempo indo e voltando com os fornecedores, atrasando as aprovações de faturas e as liquidações de pagamentos.
Como criar um processo sólido de resolução de disputas
- Configure um portal de consulta de fornecedores: Permita que os fornecedores acompanhem o status das faturas e levantem disputas digitalmente
- Estabeleça uma equipe dedicada à resolução de disputas: Designe especialistas em AP para lidar com problemas de pagamento de fornecedores
- Automatize o controle de disputas: Use um software para documentar os motivos, as resoluções e os tempos de resposta das disputas
- Padronize os fluxos de trabalho de tratamento de disputas: Crie etapas predefinidas para resolver diferentes tipos de disputas
15. Crie relacionamentos sólidos com os fornecedores para obter sucesso em longo prazo
Seus fornecedores são parceiros estratégicos, não apenas prestadores de serviços. Relacionamentos sólidos com os fornecedores garantem atendimento prioritário, melhores condições de pagamento e cadeias de suprimentos confiáveis.
Se os fornecedores confiam em sua empresa, é mais provável que ofereçam descontos, concedam crédito ou negociem condições de pagamento favoráveis.
Como fortalecer os relacionamentos com os fornecedores
- Pague as faturas em dia: Pagamentos pontuais geram confiança e melhoram a colaboração com o fornecedor
- Comunique-se claramente: Mantenha os fornecedores informados sobre o status das faturas, disputas e datas previstas de pagamento
- Ofereça pagamentos antecipados quando possível: Obtenha descontos por pagamento antecipado e demonstre estabilidade financeira
- Trabalhe com os fornecedores durante as crises: Se os fornecedores enfrentarem dificuldades financeiras, ofereça pagamentos flexíveis para manter parcerias de longo prazo
leitura de bônus: Quer se aprofundar na simplificação do seu processo de contas a pagar? Saiba como Notas de mercadorias recebidas (GRNs) são cruciais para garantir pagamentos sem erros e rastreamento preciso do estoque.
Melhores práticas e erros comuns a serem evitados
Melhorar o seu processo de contas a pagar requer planejamento cuidadoso, execução consistente e evitar armadilhas que levem a ineficiências. Aqui estão as práticas recomendadas a serem seguidas para garantir uma operação de contas a pagar tranquila:
✅ Crie um painel de desempenho do fornecedor: Acompanhe as métricas de desempenho do fornecedor, como prazos de entrega, precisão das faturas e taxas de resolução de disputas. Use esses insights para negociar melhores termos e melhorar a colaboração com o fornecedor
introduza o treinamento do processo de contas a pagar para os fornecedores: Instrua seus fornecedores sobre o processo de envio de faturas e os prazos de pagamento de sua preferência. Isso reduz os erros de envio e garante fluxos de trabalho mais suaves
implementar fluxos de trabalho de aprovação: Personalize os fluxos de trabalho de aprovação com base no tipo ou valor da fatura. Por exemplo, encaminhe faturas recorrentes diretamente para aprovação automatizada e sinalize faturas únicas ou de alto valor para revisão manual
use ferramentas de análise para prever ciclos de pagamento com base em dados históricos e tendências de fluxo de caixa. Isso garante que os pagamentos estejam sempre alinhados com as necessidades de liquidez
Além disso, certifique-se de evitar os seguintes erros comuns e crie um processo de contas a pagar mais eficiente e eficaz:
❗️Não considerar o feedback do fornecedor: Não solicitar a opinião dos fornecedores sobre os pontos problemáticos do seu processo de contas a pagar pode levar a erros recorrentes e relacionamentos tensos
❗️Tratar todas as faturas da mesma forma: Não segmentar as faturas com base na urgência ou no valor leva a uma priorização ineficiente e a atrasos no pagamento
❗️Negligenciar a melhoria contínua: Assumir que seu processo de contas a pagar é bom o suficiente sem avaliações e atualizações regulares pode resultar em fluxos de trabalho desatualizados
❗️Usar um sistema de tamanho único: Não personalizar as ferramentas e os processos de contas a pagar de acordo com as necessidades específicas da empresa pode resultar em ineficiências e insatisfação do usuário
Pense além da eficiência: Faça do seu processo de contas a pagar um mecanismo de crescimento
Otimizar seu processo de contas a pagar não significa apenas cortar custos ou evitar erros - significa capacitar sua empresa para crescer de forma mais inteligente. Ao avaliar ferramentas ou sistemas, vá além da automação e da digitalização.
Considere como o software se integra às suas ferramentas existentes, oferece suporte à escalabilidade e promove a colaboração entre a sua equipe e os fornecedores.
É nesse ponto que o ClickUp se destaca. Como uma plataforma multifuncional, ele combina automação, rastreamento em tempo real e recursos de colaboração para criar fluxos de trabalho perfeitos e adaptados às suas necessidades. Desde a automação das aprovações de faturas até o rastreamento de KPIs em painéis personalizáveis, o ClickUp garante o gerenciamento eficaz do processo de contas a pagar e o transforma em uma vantagem estratégica.
Pronto para assumir o controle do seu processo de contas a pagar? Registre-se no ClickUp - é grátis!