Como configurar o ClickUp para operações de agência

Quando você executa vários projetos de clientes ao mesmo tempo, pequenos atrasos podem se acumular rapidamente.

Um briefing que não inclua detalhes importantes pode atrasar o início de um projeto, enquanto um rastro de ativos dispersos pode retardar as revisões. É por isso que as ferramentas de gerenciamento de projetos de agências são importantes.

O ClickUp oferece um espaço de trabalho de IA convergente que você pode usar para todas as operações da sua agência. Você pode executar o recebimento, o escopo do projeto, a entrega, a comunicação, as aprovações e os relatórios a partir do mesmo sistema, ajudando a economizar tempo e aumentar a produtividade da sua equipe.

Neste artigo, apresentaremos um guia passo a passo sobre como você pode configurar o ClickUp para as operações da sua agência.

⭐Modelo em destaque

À medida que sua agência cresce, a entrega se torna mais complexa. É aí que a gestão da agência se torna mais difícil de padronizar, mesmo que sua equipe esteja fazendo um ótimo trabalho.

O modelo de gerenciamento de agências do ClickUp é um excelente ponto de partida, pois foi criado para cobrir todo o ciclo da agência. Ele abrange todos os processos, desde o funil de vendas e o escopo do projeto até a integração do cliente, a entrega do projeto e o feedback do cliente.

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O que as operações da agência realmente exigem (antes de configurar qualquer ferramenta)

As operações da agência entram em colapso quando o seu processo fica na cabeça das pessoas. À medida que os projetos dos clientes aumentam, o trabalho começa a envolver mais funções e mais prazos. É aí que detalhes perdidos e aprovações lentas se transformam em tarefas atrasadas.

Antes de configurar qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos, tenha clareza sobre o que o fluxo de trabalho da sua agência precisa para dar suporte todas as semanas.

✅ Estes são os requisitos que mantêm as operações da agência estáveis à medida que ela cresce:

Recebimento e definição de escopo confiáveis

Se as solicitações chegarem por meio de conversas de chat e e-mails incompletos, o escopo do projeto permanecerá confuso. Seus gerentes de projeto perderão tempo extraindo informações básicas. Em seguida, seu plano de lançamento mudará no meio do caminho porque o briefing nunca esteve realmente “pronto”.

Você deseja uma definição de “pronto” que seja consistente em todos os projetos da agência:

Visibilidade que funciona na vida real

Visibilidade não significa apenas visualizar sua lista de tarefas. Você precisa de visibilidade em todas as operações da sua agência para responder rapidamente a três perguntas:

É nesse ponto que muitas ferramentas de gerenciamento de projetos de agências falham para agências digitais. Elas mostram a atividade, mas não o que é realmente seguro comprometer-se a fazer.

Clareza sobre capacidade e carga de trabalho

O gerenciamento da carga de trabalho não é algo que você faz depois que a semana sai dos trilhos. É um hábito de planejamento que ajuda você a planejar a disponibilidade de toda a sua equipe com bastante antecedência.

Para tornar isso prático, decida antecipadamente como você estimará o trabalho. Muitas agências simplificam com:

Um caminho de aprovação definido

As aprovações ficam paralisadas quando ninguém sabe o que significa “aprovado”, onde o feedback deve ser enviado ou quem deve aprovar. O ideal é ter um caminho de aprovação claro, com etapas consistentes, para que os membros da sua equipe possam avançar com total clareza.

Um caminho de aprovação útil é específico sobre:

Responsabilidade que você pode medir

O trabalho da agência avança quando cada tarefa tem:

Quando a responsabilidade é vaga, o trabalho fica parado. O PMI informou que 11,4% dos investimentos são desperdiçados devido ao baixo desempenho dos projetos, e é por isso que a execução mensurável é importante, mesmo em trabalhos criativos.

Quando você se alinha primeiro a esses requisitos, a implementação de ferramentas operacionais como o ClickUp se torna muito mais fácil. Você pode mapear a estrutura do seu espaço de trabalho de acordo com a forma como as equipes da sua agência realmente realizam o trabalho, em vez de forçar o seu processo a se adequar à ferramenta.

Como configurar o ClickUp para operações de agência (passo a passo)

Quando você trabalha em uma agência, a entrega de projetos raramente segue um caminho estruturado. Uma campanha pode mudar após o feedback do cliente, ou um plano de lançamento pode mudar quando um stakeholder entra no projeto tardiamente. Além disso, os membros da sua equipe lidam com tudo, desde projetos de clientes até novos negócios, enquanto atendem a solicitações de última hora.

Essa combinação é normal na vida de uma agência, mas coloca pressão sobre a forma como você gerencia projetos.

É aqui que a dispersão do trabalho começa a prejudicar a entrega. Isso ocorre quando as ferramentas de gerenciamento de projetos da agência são divididas entre tarefas, documentos, aprovações e relatórios. Isso faz com que as atualizações sejam perdidas e as tarefas atrasadas apareçam no final da semana.

A proliferação da IA adiciona outra camada. Se equipes diferentes usam ferramentas de IA diferentes para briefings, resumos e notas de reunião, seus resultados variam de acordo com a pessoa e o processo. Torna-se mais difícil validar o que mudou e mais difícil repetir o que funcionou.

O ClickUp resolve ambos os problemas, atuando como um espaço de trabalho de IA convergente para agências. Ele mantém o planejamento, a execução, a colaboração e o suporte de IA dentro de um único espaço de trabalho do ClickUp, para que os projetos dos clientes permaneçam conectados desde a recepção até a entrega.

✅ Aqui estão as 10 etapas para implementar o ClickUp de forma que ele se adapte às operações da sua agência.

Etapa 1: projete a arquitetura do seu espaço de trabalho

Quando a estrutura do seu espaço de trabalho do ClickUp não é clara, diferentes equipes podem criar regras diferentes. Isso leva a um acompanhamento desigual entre os projetos da agência e a confusão sobre onde atribuir tarefas.

A hierarquia do ClickUp oferece uma maneira prática de estruturar a entrega para que o fluxo de trabalho da sua agência permaneça consistente à medida que você adiciona mais projetos de clientes. Você pode usar os espaços, pastas e listas do ClickUp como blocos de construção para estruturar o trabalho da agência.

✅ É assim que a hierarquia do ClickUp ajuda a configurar as operações da agência:

💡 Dica profissional: acelere as aprovações dos clientes com o ClickUp para equipes criativas.

Os atrasos na aprovação de projetos geralmente têm uma causa principal: o feedback fica espalhado em muitos lugares e ninguém sabe qual comentário é definitivo. Você pode resolver esse desafio centralizando as conversas de revisão onde o trabalho é acompanhado, para que os membros da sua equipe possam fechar os ciclos mais rapidamente e proteger os prazos do projeto.

O fluxo de trabalho do ClickUp foi criado para manter as alterações solicitadas, aprovações e tarefas conectadas. Isso garante que a entrega ao cliente permaneça estruturada, mesmo quando as partes interessadas mudam de direção no meio do processo.

✅ Veja como isso pode ajudá-lo:

• Mantenha as discussões de aprovação nos comentários e no chat do ClickUp, vinculando tarefas e marcando os membros relevantes da equipe, para que o feedback permaneça vinculado ao item de trabalho correto.
• Otimize a revisão criativa com o fluxo de feedback e marcações do ClickUp, para reduzir as idas e vindas e obter aprovações mais rapidamente.
• Convide clientes como convidados e defina permissões, para que as partes interessadas possam revisar e comentar sem acessar o trabalho interno.

Etapa 2: crie sistemas padronizados de admissão e briefing

Depois que a estrutura estiver pronta, o próximo objetivo é a consistência na porta de entrada. O recebimento é onde as operações da agência costumam ficar mais lentas. As solicitações podem chegar com detalhes faltando, o que tende a enfraquecer o escopo do projeto e aumentar os ciclos de revisão posteriormente.

Os formulários do ClickUp ajudam você a capturar os detalhes certos antecipadamente e encaminhar as solicitações para o lugar certo, para que o trabalho comece de forma estruturada. Você pode criar um formulário do ClickUp na barra de visualizações, no hub de formulários ou dentro da hierarquia do ClickUp.

✅ Uma configuração clara de admissão para equipes de agências geralmente deve incluir:

📋 Veja como você pode aplicar os formulários do ClickUp às operações da agência:

💡 Dica profissional: use o ClickUp Brain para transformar informações desorganizadas em um briefing pronto para o início do projeto.

A qualidade da admissão é um dos maiores fatores que levam à repetição do trabalho nas operações da agência. Mesmo com um formulário sólido, os envios ainda podem incluir metas vagas ou comentários copiados de threads de e-mail. O ClickUp Brain ajuda você a padronizar o que significa “pronto para começar” sem pedir à sua equipe que faça tarefas administrativas extras.

Aqui estão algumas maneiras de alto impacto pelas quais as agências usam o ClickUp Brain nesta fase de admissão:

• Converta notas brutas em um briefing claro, reescrevendo a solicitação em metas, resultados esperados, público-alvo, canais e critérios de aceitação.
• Identifique as informações que faltam examinando o envio e gerando uma breve lista de “perguntas para confirmar” para o gerente de contas antes do início do trabalho.
• Elabore uma lista de tarefas preliminar com base no tipo de solicitação, para que os gerentes de projeto comecem com um plano estruturado em vez de uma tela em branco.
• Resuma o contexto longo em um bloco de início rápido, para que os membros relevantes da equipe possam entender o trabalho em minutos, em vez de ler uma discussão completa.

Etapa 3: crie seus modelos de projeto e fluxos de trabalho recorrentes

Depois que a admissão estiver limpa, você precisará de uma execução repetível. Sem modelos, cada início se torna uma reconstrução personalizada, o que cria entregas irregulares e tarefas atrasadas evitáveis em todos os projetos da agência.

Os modelos do ClickUp ajudam você a codificar sua melhor abordagem de entrega e reutilizá-la em projetos da agência. O ClickUp também oferece suporte a tarefas recorrentes, que são úteis para entregas rotineiras aos clientes.

✅ Veja como configurar modelos para gerenciamento de projetos da agência:

💡 Dica profissional: se sua agência cria fluxos de trabalho de entrega ao cliente do zero todas as vezes, pequenas diferenças na configuração criam confusão que poderia ser evitada.

O modelo de gerenciamento de agências do ClickUp oferece um ponto de partida estruturado para o gerenciamento de agências, para que você possa padronizar a forma como executa os projetos dos clientes e melhorar o sistema ao longo do tempo sem precisar redesenhar seu espaço de entrega.

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🌻 Veja por que você vai gostar deste modelo:

• Padronize a estrutura do seu espaço de entrega para que cada novo projeto de cliente comece organizado.
• Mantenha os modelos de projeto, tarefas recorrentes e etapas de entrega ao cliente consistentes entre as diferentes equipes.
• Melhore os fluxos de trabalho mais rapidamente atualizando um sistema básico em vez de corrigir configurações dispersas.

Etapa 4: Configure o gerenciamento de recursos e carga de trabalho

Depois que os fluxos de trabalho são padronizados, a capacidade se torna o ponto de pressão. Mesmo processos sólidos falham quando a alocação de recursos está errada, especialmente em projetos em andamento com tarefas dependentes.

A Visualização da carga de trabalho do ClickUp ajuda você a planejar a alocação de recursos, visualizando a carga de trabalho entre os membros da equipe. Você pode medir a carga de trabalho usando contagens de tarefas, estimativas de tempo, pontos de sprint ou campos personalizados e visualizá-la por dia, semana ou mês.

✅ Veja como a Visualização da carga de trabalho auxilia no gerenciamento da carga de trabalho para equipes de agências:

Etapa 5: Implemente um fluxo de trabalho de aprovação claro

Depois que suas admissões e modelos estiverem prontos, o trabalho começará a avançar mais rapidamente. É aí que as aprovações se tornam o próximo obstáculo. Se as revisões ocorrerem em threads dispersas, sua equipe gastará mais tempo conciliando feedbacks do que progredindo.

Isso é especialmente verdadeiro para projetos que lidam com recursos visuais, onde geralmente é difícil deixar comentários detalhados, como um arquivo de vídeo ou um grupo de novos designs com vários elementos.

O ClickUp Proofing ajuda você a coletar feedback claro sobre imagens, vídeos e PDFs, permitindo que os revisores adicionem comentários diretamente no arquivo anexado. Você também pode atribuir comentários, que podem ser transformados em itens de ação rastreáveis para manter a responsabilidade clara durante a revisão.

✅ Veja como o ClickUp Proofing oferece suporte às operações da agência durante os ciclos de revisão:

Etapa 6: Organize ativos, documentos e entregas ao cliente

Depois de definir como o trabalho é realizado e quem o aprova, o próximo risco é a perda de contexto. Isso é especialmente verdadeiro para briefings e entregas, que muitas vezes acabam espalhados por pastas e ferramentas.

O ClickUp Docs oferece um único local para armazenar briefings, SOPs e notas de entrega junto com os projetos da sua agência. Você também pode usar o Docs Hub para organizar, pesquisar e criar documentos e wikis a partir de um local centralizado.

✅ Veja como o ClickUp Docs oferece suporte ao gerenciamento de agências para o trabalho com clientes:

💡 Dica profissional: Depois que seus briefings, SOPs e entregas estiverem no ClickUp Docs, o próximo desafio é a velocidade. As pessoas ainda perdem tempo relendo longas conversas ou tentando lembrar por que uma decisão foi tomada. O ClickUp Brain MAX ajuda as equipes da agência a obter o contexto certo rapidamente e, em seguida, transformá-lo na próxima etapa concreta usando os mesmos dados do espaço de trabalho em que o trabalho do seu cliente já é executado.

Veja como as agências normalmente usam o ClickUp Docs logo após configurá-lo:

• Capture notas de entrega instantaneamente com o Talk to Text e, em seguida, transforme-as em um resumo claro dentro do Doc para que a equipe tenha o contexto mais recente sem precisar digitar nada extra.
• Faça perguntas em documentos e trabalhos conectados com o Enterprise Search para encontrar decisões, requisitos e o contexto “por que escolhemos isso”, para que os novos membros da equipe se adaptem mais rapidamente e as transferências de gerentes de contas não criem lacunas.
• Obtenha atualizações voltadas para o cliente a partir do mesmo documento, para que as notas de status correspondam ao que foi realmente aprovado e está em andamento, o que reduz as idas e vindas durante os ciclos de revisão.
• Use um único local para acessar os melhores modelos de IA (incluindo ChatGPT, Claude e Gemini) para que as diferentes equipes não precisem alternar entre ferramentas separadas para resumos, reescritas e análises.

Etapa 7: Configure painéis para gerentes de projeto e liderança

Com o recebimento, os fluxos de trabalho, as aprovações e os ativos organizados, agora você pode localizar seu trabalho no ClickUp. Agora você precisa de relatórios que ajudem sua equipe a tomar decisões rapidamente, sem precisar acompanhar manualmente o status e sem precisar refazer a mesma atualização todas as semanas.

Os painéis do ClickUp ajudam você a transformar seus dados de entrega em relatórios baseados em funções, para que cada grupo veja o que precisa sem precisar reconstruir a mesma visualização todas as semanas.

✅ Veja como configurar painéis que dão suporte às operações da agência:

💡 Dica profissional: prepare os painéis para reuniões com os cartões de IA do ClickUp.

Os painéis do ClickUp oferecem visibilidade, mas as reuniões da agência ainda ficam atoladas quando alguém precisa traduzir gráficos em uma atualização. Os cartões de IA do ClickUp ajudam a gerar uma camada de status alimentada por IA diretamente em seus painéis e visões gerais, usando o contexto do trabalho real de sua equipe.

Veja como os proprietários de agências e gerentes de projeto normalmente usam os cartões de IA:

• Adicione um cartão Resumo Executivo de IA para extrair as principais realizações, os próximos passos para operações criativas, riscos e bloqueadores, para que a liderança entenda a história sem precisar procurar em vários cartões.
• Use um cartão no estilo AI StandUp para reuniões semanais de gerenciamento de projetos ou entrega, para que as atualizações sejam elaboradas a partir de atividades reais e tarefas atrasadas não sejam esquecidas.
• Crie cartões de IA para partes específicas das operações da agência, como uma visualização do painel por linha de serviço ou gerente de conta, para que cada grupo veja o que é importante sem relatórios manuais extras.

Etapa 8: Automatize transferências, notificações e trabalhos rotineiros

Quando seu fluxo de trabalho fica visível, padrões começam a aparecer. As mesmas transferências se repetem. Os mesmos lembretes são esquecidos. É aí que a automação ajuda mais, porque você pode padronizar o acompanhamento e manter as tarefas em andamento sem depender dos gerentes de projeto para avançar manualmente em cada etapa.

As automações do ClickUp ajudam a padronizar o acompanhamento de rotinas, acionando ações quando algo muda, como quando o status de uma tarefa é atualizado ou uma tarefa é criada.

✅ Aqui estão algumas automações de alto impacto para equipes de agências:

📽️ Assista a um vídeo: Quer uma visão rápida de como a automação se encaixa nas operações da agência? Aqui está um passo a passo que você pode seguir e copiar para o seu próprio espaço de entrega.

💡 Dica profissional: use o ClickUp Super Agents para reduzir as lacunas de acompanhamento em toda a sua equipe.

As automações são ótimas para etapas previsíveis, mas as agências também lidam com trabalhos complexos, nos quais a próxima etapa depende do contexto.

Os Super Agentes do ClickUp ajudam quando você precisa de um acompanhamento estruturado que ainda respeite as nuances. Veja o que eles podem fazer:

• Encaminhe o trabalho para o responsável certo quando um briefing chegar, com base na linha de serviço, cliente ou prioridade.
• Peça os detalhes que faltam antes de começar o trabalho, para que o escopo do projeto não seja uma suposição.
• Mantenha as tarefas em andamento alertando os responsáveis quando os prazos estiverem em risco, sem precisar que um gerente de projeto acompanhe cada atualização.
• Padronize a forma como o trabalho é concluído, como confirmar que links, ativos e aprovações finais estão anexados antes de marcar a entrega como concluída.

Etapa 9: crie visualizações amigáveis para o cliente e protocolos de compartilhamento

Depois de estabilizar as operações internas, a visibilidade do cliente se torna a próxima etapa. Você quer que os clientes se mantenham informados, mas não quer que eles invadam todo o seu espaço de entrega.

O ClickUp permite que você compartilhe as pastas, listas e tarefas certas, enquanto as permissões do ClickUp permitem que você controle o que os clientes e as partes interessadas podem fazer dentro do que você compartilhou. É assim que você protege o trabalho interno e, ao mesmo tempo, oferece aos clientes uma visão clara da entrega.

✅ Aqui está um padrão de compartilhamento simples que você pode aplicar em todas as contas:

“Ao rastrear tarefas de forma eficaz e fornecer contexto (por meio da seção de descrição e comentários), há menos mudanças de contexto, levando ao uso de apenas um sistema (ClickUp) em vez de vários (GDrive, e-mail e Slack).”

Etapa 10: Operacionalize a melhoria contínua

Depois que o sistema estiver funcionando, o trabalho não estará concluído. As operações da agência mudam à medida que sua linha de serviços cresce e sua abordagem de entrega evolui. Esta etapa trata do uso do que você aprendeu com a entrega de projetos reais para refinar sua configuração, de modo que seu processo melhore sem se tornar confuso novamente.

Os campos personalizados do ClickUp ajudam você a rastrear sinais de entrega consistentes, para que possa melhorar o fluxo de trabalho da sua agência usando dados reais.

✅ Veja como os campos personalizados apoiam a melhoria contínua:

Melhores práticas para executar operações da agência no ClickUp

Depois que sua configuração do ClickUp estiver ativa, a consistência é o que o mantém útil. O objetivo é criar um espaço de entrega que as equipes da sua agência possam realmente seguir quando os projetos dos clientes ficarem ocupados e várias partes interessadas estiverem envolvidas.

✅ Use estas práticas recomendadas para manter as operações da agência estáveis à medida que ela cresce:

Designe proprietários claros para o espaço de trabalho, em vez de “todos são proprietários”.

Sua configuração ficará instável se ninguém for responsável pelo sistema. Escolha um ou dois responsáveis pelo espaço de trabalho (geralmente um líder de operações e um líder de gerenciamento de projetos) que serão responsáveis por manter seu espaço de entrega consistente à medida que as equipes da agência crescem.

Dê a eles uma orientação clara:

Isso evita que a implementação do ClickUp se transforme em cinco interpretações diferentes do “jeito certo” à medida que novos membros se juntam à equipe.

Defina seus padrões em modelos de status reutilizáveis

Mesmo quando as equipes têm boas intenções, as mudanças de status ocorrem com o tempo. A maneira mais fácil de manter o status das tarefas consistente em todos os projetos dos clientes é salvar seu fluxo de status como um modelo de status reutilizável e, em seguida, aplicá-lo sempre que necessário.

Aqui estão algumas práticas recomendadas que as agências podem seguir:

Trate os clientes como convidados e gerencie o acesso de forma intencional.

A colaboração com o cliente funciona melhor quando você decide o que os clientes devem ver e fazer antes de compartilhar qualquer coisa. As permissões do ClickUp variam de acordo com a função (proprietário/administrador/membro/membro limitado/convidado), a localização ou o item e as configurações do seu plano, por isso vale a pena fazer isso de forma intencional.

Aqui está uma abordagem prática que pode ser seguida:

Crie um manual interno da agência dentro do ClickUp e mantenha-o atualizado.

A configuração do ClickUp permanece útil quando as regras de “como trabalhamos” estão reunidas em um único lugar e são fáceis de seguir. Você deve manter seus conhecimentos atualizados e conectados ao trabalho para que não se transformem em um wiki obsoleto.

Veja o que incluir em um manual leve para agências:

Crie um caminho de treinamento para cada função, em vez de um treinamento genérico de integração.

Os problemas de adoção geralmente parecem “pessoas esquecendo etapas”, mas a causa principal costuma ser a confusão de funções. Um gerente de projetos precisa de hábitos diferentes no ClickUp do que um designer ou um gerente de contas.

Use os caminhos de aprendizagem baseados em funções da ClickUp University para integrar pessoas mais rapidamente e manter o uso do ClickUp consistente entre as diferentes equipes.

Experimente também estas práticas recomendadas:

Dica profissional: você pode criar um Super Agente no ClickUp para configurar e executar de forma autônoma fluxos de trabalho de integração específicos para cada função, tanto para clientes quanto para funcionários.

Execute uma rotina mensal de “higiene do sistema” para que o espaço de trabalho permaneça rápido.

Mesmo o excelente trabalho de uma agência gera desorganização. Sem uma rotina de limpeza, sua lista de clientes fica confusa, as pesquisas ficam mais difíceis e as pessoas deixam de confiar no que veem.

O ClickUp oferece suporte ao arquivamento em vários níveis (tarefas, listas, pastas, espaços), e os itens arquivados permanecem pesquisáveis, o que é ideal para agências que precisam de contexto histórico sem a desorganização diária.

Aqui está uma lista de verificação mensal simples que você pode usar:

Mantenha modelos e documentos em uma cadência de atualização real.

Modelos e SOPs só são úteis quando refletem como sua agência realmente trabalha hoje. Defina uma cadência de atualização e trate-a como um lançamento de produto, e não como uma correção ad hoc.

Experimente estas práticas recomendadas:

Veja como as agências de marketing aumentam a produtividade da equipe com o ClickUp!

Erros comuns que as agências cometem ao configurar o ClickUp

Ao configurar as operações da agência no ClickUp, a maioria dos problemas de implementação se resume à inconsistência. O espaço de trabalho do ClickUp se torna mais difícil de gerenciar quando cada equipe configura os projetos dos clientes de maneira diferente ou quando os relatórios dependem de uma limpeza manual.

Aqui estão alguns erros comuns que agências criativas cometem ao configurar as operações do ClickUp:

Deixar a estrutura se expandir antes que os padrões de uso se estabilizem

Quando você cria muitos espaços, pastas e listas logo no início, não obtém “mais organização”. Você obtém relatórios fragmentados e hábitos inconsistentes entre as equipes da agência. A orientação de hierarquia da agência do ClickUp é construída com base em manter a estrutura simples e consistente, expandindo-a apenas quando seu padrão de entrega estiver claro.

✅ Veja o que fazer:

Tratar as permissões como algo secundário

As agências costumam convidar clientes e prestadores de serviços rapidamente e, em seguida, passam semanas desfazendo edições acidentais ou resolvendo problemas de visibilidade. As permissões do ClickUp variam de acordo com a função, localização, tipo de item e plano, portanto, uma abordagem de compartilhamento pouco rigorosa cria riscos evitáveis.

✅ Veja o que fazer:

Usando campos personalizados como um depósito

Os campos personalizados são úteis apenas quando as pessoas realmente os mantêm. Quando você adiciona muitos, as atualizações são ignoradas e os relatórios deixam de ser confiáveis. Esse é um problema comum de adoção em sistemas de projetos, porque as equipes param de atualizar metadados que não afetam claramente as decisões.

✅ Veja o que fazer:

Permitindo que o aumento do escopo entre por meio de “solicitações rápidas”

O aumento do escopo é um fator clássico de fracasso de projetos, e as agências o veem constantemente por meio de solicitações de alterações de última hora e pedidos do tipo “só mais uma versão”.

✅ Veja o que fazer:

Criando painéis antes que as regras de dados sejam reais

Os painéis refletem apenas o que os membros da sua equipe mantêm atualizado. Se os responsáveis pelas tarefas, as datas de vencimento e as regras de status das tarefas forem inconsistentes, o painel será enganoso e os gerentes de projeto poderão perder a confiança nos relatórios. A abordagem do painel do ClickUp pressupõe que os dados do seu espaço de trabalho são mantidos, pois os cartões são extraídos diretamente desses dados.

✅ Veja o que fazer:

“Com o ClickUp, demos um passo à frente e criamos painéis onde nossos clientes podem acessar e monitorar o desempenho, a ocupação e os projetos em tempo real. Isso permite que os clientes se sintam conectados às suas equipes, especialmente considerando que estão localizados em diferentes países e, às vezes, até em diferentes continentes.”

Automatizando um fluxo de trabalho que ainda não está estável

A automação pode economizar tempo, mas também pode aumentar a confusão se as equipes continuarem alterando status, modelos ou regras de roteamento. Esse erro aparece em todos os ambientes de projeto como “dependência excessiva de ferramentas”, em vez de propriedade e monitoramento claros do processo.

✅ Veja o que fazer:

Execute a entrega ao cliente e as operações da agência em um único espaço de trabalho do ClickUp

Ao configurar o ClickUp para agências com uma estrutura clara, você oferece aos membros da sua equipe um sistema no qual eles podem confiar. Isso reduz atrasos na aprovação e mantém os projetos dos clientes organizados. Você também facilita o gerenciamento de projetos em andamento.

A melhor parte é que o sistema se adapta ao tamanho da sua agência. À medida que sua agência cresce, você pode adicionar linhas de serviço, integrar novos membros da equipe mais rapidamente e manter a gestão da agência mensurável em todos os projetos em andamento.

Quando seu espaço de entrega, documentos, painéis e automações funcionam juntos, a entrega ao cliente se torna mais fácil de repetir e melhorar ao longo do tempo. Inscreva-se gratuitamente no ClickUp ✅.

Perguntas frequentes (FAQs)

Comece criando um espaço de entrega em seu espaço de trabalho do ClickUp que abranja como você executa os projetos dos clientes de ponta a ponta. Padronize primeiro a admissão, o status das tarefas e os modelos de projeto e, em seguida, adicione painéis e automações assim que seu fluxo de trabalho estiver estável. Isso mantém o gerenciamento de projetos consistente à medida que sua agência cresce e reduz as tarefas atrasadas nos projetos em andamento.

A maioria das agências digitais segue a hierarquia do ClickUp com um Espaço para entrega ao cliente e, em seguida, usa Pastas para agrupar o trabalho por pasta do cliente ou linha de serviço. As listas geralmente representam etapas de entrega ou fluxos de trabalho recorrentes, para que os gerentes de projeto possam acompanhar os cronogramas dos projetos e atribuir tarefas de maneira consistente em todos os projetos da agência.

Crie um espaço para as operações da agência e a entrega ao cliente e, em seguida, crie listas que correspondam ao fluxo de trabalho da sua agência, como admissão, integração, produção, revisão e lançamento. Se você gerencia muitos projetos de clientes, use pastas para cada cliente ou para linhas de serviço, para que os membros relevantes da equipe possam encontrar rapidamente as tarefas do cliente e manter o status das tarefas consistente.

Use os formulários do ClickUp para coletar detalhes do escopo do projeto, partes interessadas, prazos e requisitos de entrega e, em seguida, encaminhe as solicitações para a lista correta. Aplique um modelo de projeto para que cada novo projeto de cliente comece com as mesmas tarefas específicas, proprietários, dependências de tarefas e estimativas de tempo. Isso facilita o processo de integração e reduz o retrabalho posterior.

Para trabalhos baseados em projetos, use modelos de projeto, prazos e dependências de tarefas para manter a sequência clara em projetos complexos. Para contratos de prestação de serviços, use tarefas recorrentes e controle de tempo para que as tarefas recorrentes dos clientes permaneçam previsíveis e a alocação de recursos seja mais fácil. Isso dá aos gerentes de contas e gerentes de projeto uma visibilidade clara do trabalho ativo e do que está em risco.

Comece com o modelo de gerenciamento de agência do ClickUp para padronizar o gerenciamento da agência em todos os projetos dos clientes, incluindo admissão, entrega e relatórios. Em seguida, crie modelos de projeto para seus trabalhos mais comuns, como planos de lançamento, produção de campanhas, criação de sites e relatórios mensais. Os modelos ajudam os membros da equipe a economizar tempo, pois você não precisa refazer a mesma configuração para cada lista de clientes.