Você pode produzir excelentes resultados para seus clientes, mas seu relacionamento com eles não durará se você não conseguir se comunicar com eles.
É por isso que mais equipes estão abandonando fluxos de trabalho desorganizados em favor de plataformas de colaboração com clientes que oferecem visibilidade, estrutura e comunicação em um só lugar.
Em vez de alternar entre 25 ferramentas diferentes para acompanhar atualizações, gerenciar arquivos e atribuir tarefas, usar uma plataforma de colaboração com clientes baseada em IA ajuda a manter tudo em um só lugar.
De fato, um estudo da Zoom confirma que os funcionários que usam mais de 10 aplicativos enfrentam problemas de comunicação 54% das vezes e podem ter dificuldades com relatórios, em comparação com apenas 34% dos que usam menos de cinco.
Vamos explorar algumas maneiras eficazes de construir uma colaboração e relacionamentos sólidos com os clientes.
O que é a colaboração com o cliente em tempo real?
A colaboração com o cliente é exatamente o que parece: o processo em que uma equipe e um cliente trabalham ativamente juntos para atingir um objetivo comum.
Normalmente, isso envolve comunicação consistente, atualizações em tempo real e tomada de decisões mútua ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Mas aqui estão alguns detalhes adicionais a serem considerados quando você quiser colaborar de forma eficaz com seus clientes:
- ✅ Comunique-se abertamente e com frequência para compartilhar atualizações, começar a abordar preocupações e responder a perguntas
- ✅ Defina metas compartilhadas desde o início para alinhar a equipe e o cliente em relação aos objetivos, prazos e resultados esperados
- ✅ Crie ciclos de feedback para obter informações em tempo real sobre o andamento do projeto, documentos ou opções de design
- ✅ Tome decisões em conjunto para garantir que o cliente esteja envolvido em todas as etapas do projeto
- ✅ Mantenha a transparência usando ferramentas de colaboração em tempo real para acompanhar tarefas, compartilhar arquivos, gerenciar expectativas e garantir a documentação adequada
Você também pode usar ferramentas como ClickUp e CCH Axcess Client Collaboration para gerenciar seus requisitos de colaboração e comunicação com os clientes.
⭐️ Modelo em destaque
O modelo de colaboração para o sucesso do cliente da ClickUp fornece um caminho claro e alinha suas equipes de vendas e suporte ao cliente, garantindo uma ótima experiência ao cliente.
💡 Dica profissional: Cansado de lidar com detalhes de clientes em notas adesivas e planilhas espalhadas? Como acompanhar os clientes mostra como organizar tudo em um só lugar para que nada seja esquecido.
Por que a colaboração com o cliente é importante
Aqui está uma rápida perspectiva do setor que destaca a importância da colaboração com os clientes.
Quando a Microsoft expandiu sua plataforma de comunicação, o Microsoft Teams, ela primeiro colaborou com grandes clientes, como Accenture e EY, para testar como suas mensagens em tempo real, software de compartilhamento de arquivos e recursos de integração contínua funcionavam para eles.
Essas informações ajudaram a Microsoft a otimizar o Microsoft Teams para colaboração em grande escala e entre departamentos, levando a uma adoção mais ampla nas empresas.
Esse é o verdadeiro valor do trabalho em equipe. Resumindo, a colaboração com os clientes ajuda a:
- Defina expectativas claras desde o início, reduzindo a confusão
- Incentive o diálogo aberto para garantir que tanto a equipe quanto os clientes resolvam rapidamente as dúvidas
- Construa confiança à medida que os clientes se sentem envolvidos na tomada de decisões e confiantes na experiência da empresa
- Alinhe os esforços da equipe com os objetivos do cliente, permitindo fluxos de trabalho flexíveis
- Promova relacionamentos de longo prazo com os clientes por meio de comunicação proativa, resolução compartilhada de problemas e respeito mútuo
Como colaborar de forma eficaz com os clientes
Como disse uma vez o fundador da Amazon, Jeff Bezos
Vemos nossos clientes como convidados para uma festa, e nós somos os anfitriões. É nosso trabalho tornar a experiência do cliente um pouco melhor.
Vemos nossos clientes como convidados para uma festa, e nós somos os anfitriões. É nosso trabalho tornar a experiência do cliente um pouco melhor.
Essa mentalidade se aplica igualmente à colaboração com clientes. Aqui estão algumas estratégias infalíveis para oferecer valor real além de trocas de e-mails e reuniões dispersas.
1. Defina metas claras para os clientes
Muitas vezes, as equipes dependem de contratos cheios de jargões ou de chamadas únicas para definir os objetivos do projeto. Confusão, aumento do escopo e a temida conversa “não foi isso que discutimos” pouco antes do prazo final em qualquer dispositivo seriam o resultado inevitável.
É por isso que o primeiro passo para uma colaboração eficaz com os clientes é a clareza. Defina o que é sucesso, quais tarefas precisam ser concluídas e quais documentos ou recursos são necessários em cada etapa do projeto para maximizar os lucros
Evite depender exclusivamente de contratos para comunicar isso — definir visualmente as etapas do projeto facilita que todos permaneçam alinhados.
💜 Veja como o ClickUp pode ajudar:
Com o ClickUp Goals, os usuários podem:
- Atribua metas a tarefas ou projetos específicos
- Defina metas numéricas, monetárias ou verdadeiro/falso claras
- Agrupe várias metas relacionadas em pastas para acompanhar os projetos
- Adicione descrições e prazos para fornecer contexto e acompanhar a responsabilidade
- Compartilhe metas com os clientes usando permissões personalizadas, para que eles vejam exatamente o que precisam e nada mais
Em vez de muitas ferramentas desconectadas ou e-mails indo e voltando, as equipes podem oferecer aos clientes uma visão geral transparente do que foi concluído, do que está em andamento e do que está por vir. Se precisar de ajuda para gerenciar KPIs no ClickUp, aqui está um guia em vídeo completo:
No entanto, a colaboração em projetos não se resume apenas à comunicação, mas também à responsabilidade compartilhada. E quando os clientes podem literalmente ver seus objetivos sendo acompanhados em tempo real, todo o fluxo de trabalho se torna mais produtivo.
✨ Curiosidade: até as abelhas usam a colaboração para tomar decisões em grupo. Na verdade, as abelhas batedoras “votam” em locais potenciais para a colmeia dançando — um sistema surpreendentemente eficaz de inteligência coletiva.
2. Crie um centro de colaboração compartilhado e convide clientes com facilidade
Todos nós já passamos por isso: um novo cliente chega e, de repente, você está gerenciando uma colcha de retalhos de pastas do Google Drive, mensagens do Slack e threads de e-mail apenas para compartilhar atualizações e recursos.
Mas não há uma maneira simples de acompanhar claramente o que eles viram ou garantir feedback em tempo real sobre o andamento do projeto.
É exatamente por isso que criar um centro de colaboração compartilhado com os clientes é uma decisão inteligente: ele centraliza a comunicação, os arquivos e o conhecimento em um só lugar.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
Por exemplo, com o ClickUp, em vez de mover arquivos de pastas internas para externas, basta atualizar o status da tarefa ou concluir aprovações internas e, em seguida, convidar clientes com permissões personalizadas.
Veja como funciona:
- Compartilhe documentos, tarefas ou visualizações específicas sem conceder acesso total ao espaço de trabalho
- Controle a visibilidade com permissões — mostre apenas arquivos, cronogramas ou visões gerais do progresso
- Use links públicos para clientes sem contas acessarem roteiros ou formulários de solicitação
- Habilite visualizações somente para comentários para obter feedback rápido sem alterar os detalhes da tarefa
- Centralize todas as comunicações e atualizações em uma única plataforma
Sua equipe ainda pode trabalhar em particular e, quando a tarefa estiver pronta ou o produto finalizado, você pode dar aos clientes o acesso necessário com um único clique.
3. Defina o escopo do projeto
Os mal-entendidos em torno dos resultados esperados geralmente decorrem de um único problema: expectativas não documentadas.
Quando não há provas claras do trabalho realizado ou um registro de auditoria, mesmo a melhor colaboração com o cliente pode se transformar em acusações. É aí que documentar as informações ajuda.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
Com o ClickUp Docs, você pode colaborar em tempo real com seus clientes para redigir e refinar tudo, desde cartas de compromisso até documentos de escopo do projeto — até mesmo listas de verificação para gerenciar um processo complexo de preparação de impostos.
Ao contrário dos arquivos estáticos espalhados por unidades e e-mails, os documentos do ClickUp são interativos e profundamente conectados aos seus fluxos de trabalho.
Veja o que faz isso funcionar:
- Edite em conjunto em tempo real com sua equipe e seus clientes
- Marque clientes ou colegas de equipe diretamente no Doc para atribuir tarefas e esclarecer responsabilidades
- Converta texto em itens de ação para que nada do que foi discutido se perca
- Anexe documentos a tarefas ou projetos complexos para manter o contexto e a comunicação em uma única plataforma
- Acompanhe as versões dos documentos, acesse o histórico e mantenha um registro detalhado das alterações para resolver mal-entendidos posteriormente.
📮 ClickUp Insight: 22% dos nossos entrevistados ainda hesitam em usar IA no trabalho. Metade deles está preocupada com a privacidade dos dados, enquanto a outra metade não está totalmente confiante na precisão da IA.
O ClickUp aborda ambas as preocupações diretamente, com protocolos de segurança robustos e respostas de IA que incluem fontes vinculadas e tarefas relacionadas. Assim, mesmo as equipes mais cautelosas podem adotar a IA com confiança, sabendo que seus dados estão seguros e seus resultados são verificáveis.
4. Use comentários e bate-papo para incentivar o diálogo aberto
Esperar até as etapas finais de um projeto para solicitar feedback do cliente é uma atitude arriscada. Nesse momento, pode ser tarde demais para corrigir o rumo, e os clientes que permaneceram em silêncio podem revelar informações críticas que poderiam ter sido muito mais úteis anteriormente.
Mas nem todos os clientes se manifestam espontaneamente. Portanto, você deve oferecer amplas oportunidades para feedback em todas as etapas do projeto.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
Os recursos ClickUp Assign Comments e ClickUp Chat mantêm a comunicação contextualizada e prática:
- Deixe comentários encadeados diretamente nas tarefas, facilitando a identificação de clientes, o esclarecimento de detalhes ou a solicitação de informações
- Converta comentários em itens de ação atribuídos para que nada seja esquecido
- Use o ClickUp Chat para atualizações e discussões rápidas e em tempo real com a equipe, sem precisar trocar de plataforma
- Mantenha as mensagens vinculadas a tarefas, documentos e atualizações, garantindo que todas as conversas tenham contexto
- Use recursos com inteligência artificial para resumir conversas, sugerir respostas e criar tarefas automaticamente
💡 Dica profissional: Está com dificuldade para pedir feedback da maneira certa? Não se preocupe, todos nós já passamos por isso. Transforme insights em ação com nossa publicação sobre Como pedir feedback e avaliações para melhorar suas habilidades.
5. Atribua tarefas e acompanhe os resultados de forma transparente
Quanto mais tempo o feedback fica enterrado em uma conversa por e-mail, mais provável é que ele perca relevância e, pior ainda, faça seu cliente se sentir ignorado
Para construir confiança e manter os projetos em andamento, o feedback do cliente precisa ser convertido em próximas etapas acionáveis rapidamente.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
É aqui que o ClickUp Tasks se destaca. Você pode transformar comentários de clientes em itens de ação rastreáveis diretamente no ClickUp Docs ou no ClickUp Chat, atribuí-los aos membros certos da equipe e vinculá-los a prazos.
As atualizações do progresso acontecem em tempo real, e os clientes podem visualizar o status das tarefas, adicionar comentários ou anexar arquivos, tudo em uma plataforma segura.
O ClickUp ajuda de várias maneiras, desde a criação de tarefas, e nos ajuda a acompanhar todas as tarefas.
O ClickUp ajuda de várias maneiras, desde a criação de tarefas, e nos ajuda a acompanhar todas as tarefas.
6. Automatize aprovações de clientes e atualizações de status
O objetivo de usar um sistema é deixar de depender do trabalho manual, e a colaboração com os clientes não é exceção.
Quando as aprovações dos clientes, incluindo faturamento e atualizações, são feitas manualmente, você corre o risco de atrasos, mensagens perdidas e expectativas mal alinhadas. Automatizar as aprovações elimina esses riscos.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
Com o ClickUp Automations, você pode definir gatilhos para notificar os clientes quando os resultados estiverem prontos, solicitar aprovação ou atualizar automaticamente o status dos projetos, garantindo que nada seja esquecido e que os prazos sejam cumpridos.
As atualizações de status também acontecem em tempo real. Assim que uma tarefa é aprovada ou concluída, o ClickUp pode movê-la para a próxima fase, notificar a equipe e até mesmo acionar tarefas de acompanhamento, garantindo que você cumpra os prazos sem hesitações ou gargalos.
💡 Dica profissional: ainda depende da memória ou de pastas desorganizadas para lembrar os detalhes dos clientes? Leia Como armazenar e organizar informações de clientes para facilitar o acesso e a segurança para simplificar seus registros e proteger dados confidenciais sem esforço.
6. Registre atualizações rápidas dos clientes
É raro encontrar alguém que realmente goste de reuniões intermináveis. E acontece que 70% das reuniões impedem os funcionários de realizar um trabalho significativo! Mas há uma maneira fácil de reduzir isso. A verdade é que a maioria das verificações de status pode ser substituída por uma atualização curta e clara.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
Em vez de marcar mais uma reunião, use o ClickUp Clips para gravar orientações rápidas na tela e atualizações do projeto.
Os clientes podem assistir quando for conveniente, o que reduz o vaivém, elimina gargalos de fuso horário e os ajuda a se manterem informados sem precisar acessar sua agenda.
Além disso, o ClickUp até transcreve o vídeo usando IA, para que as atualizações possam ser pesquisadas, compartilhadas e acionadas instantaneamente. Você pode compartilhar essas atualizações por meio de outras ferramentas do ClickUp, como o ClickUp Docs e o ClickUp Chat.
✨ Curiosidade: o Slack foi originalmente criado como uma ferramenta interna para um videogame que não deu certo. Seus criadores perceberam que a ferramenta de colaboração era mais útil do que o jogo e mudaram de rumo.
7. Use notas com IA para resumos de reuniões
Para as reuniões que não podem ser ignoradas, as atas (MoMs) muitas vezes ficam em segundo plano — ou pior, tornam-se um ponto de confusão.
Mas documentar as discussões é imprescindível se você deseja acompanhar os compromissos. Quando as equipes não conseguem capturar os principais pontos, é fácil que as ações a serem realizadas sejam esquecidas e as decisões não sejam documentadas.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
O AI Notetaker da ClickUp tira esse peso dos seus ombros, tornando todas as reuniões instantaneamente acionáveis:
- Transcreva automaticamente reuniões no Zoom, Google Meet e Teams
- Gere resumos em tempo real e destaque as principais decisões
- Converte itens de ação em tarefas do ClickUp sem acompanhamento manual
- Salve notas em documentos seguros e pesquisáveis conectados aos seus projetos
- Publique atualizações no chat para manter toda a equipe alinhada
Assim, em vez de ficarem se perguntando o que foi dito ou quem foi responsável por quê, os clientes e membros da equipe saem com um conhecimento claro e compartilhável e com os próximos passos documentados — sempre.
💡 Dica profissional: Não sabe se deve chamá-los de clientes ou consumidores? Leia Clientes x Consumidores: principais diferenças e exemplos para entender claramente quem você está atendendo e como isso molda sua estratégia de negócios.
9. Use um software de colaboração com clientes para compartilhar o andamento do projeto com painéis de controle
Chega de e-mails perguntando: “Alguma novidade sobre a campanha?” Com um painel compartilhado, os clientes não precisam mais procurar informações — eles podem ver o que é importante, quando é importante.
Esteja você executando campanhas publicitárias pagas, monitorando o desempenho do site ou gerenciando um projeto multifásico, a visibilidade em tempo real gera confiança.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
Os painéis do ClickUp permitem que você crie uma visão geral personalizada de todas as principais métricas do projeto:
- Acompanhe o orçamento, os prazos, as tarefas concluídas e a alocação de recursos em um só lugar
- Visualize o desempenho de anúncios pagos, análises de sites ou engajamento social usando widgets personalizáveis
- Crie visualizações específicas para cada cliente para oferecer a eles o que precisam, sem expor as operações internas
- Compartilhe painéis ao vivo como parte do seu centro de colaboração com clientes para que todos fiquem informados sem enviar um único e-mail
- Use atualizações em tempo real para destacar obstáculos, o andamento do projeto ou KPIs que precisam de atenção
Com acesso instantâneo a insights de alto nível, os clientes se sentem empoderados e conectados, sem precisar vasculhar arquivos ou esperar por relatórios semanais.
✨ Curiosidade: No processo criativo da Pixar, todos os filmes passam por várias sessões de feedback. Eles atribuem sua taxa de sucesso quase perfeita à colaboração aberta (mesmo entre departamentos).
10. Padronize a transferência com modelos
Nada quebra a confiança mais rápido do que uma transferência mal feita. Em um minuto, seu cliente assina o contrato e, no minuto seguinte, sua equipe está se esforçando para atender a expectativas que nunca foram documentadas. O problema não é uma questão de comunicação, é uma questão de processo. E a solução é simples: use um modelo de transferência padronizado.
Com uma estrutura consistente em vigor, você pode garantir que todas as informações importantes — metas, cronogramas, arquivos e solicitações especiais — sejam capturadas e estejam prontas para uma implementação perfeita, desde as vendas até a entrega.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
Você precisa do modelo de colaboração para o sucesso do cliente da ClickUp. Com uma estrutura consistente, você pode garantir que todas as informações importantes — metas, cronogramas, arquivos e solicitações especiais — sejam capturadas e estejam prontas para uma implementação perfeita, desde as vendas até a entrega.
O modelo permite que as equipes naveguem pela transição das vendas para a integração e entrega do projeto. Como resultado, alinhe suas equipes de vendas e produção em torno de um fluxo de trabalho compartilhado, promovendo transparência, responsabilidade e uma experiência mais tranquila para o cliente.
Este modelo de gerenciamento de clientes permite que você:
- Defina as expectativas dos clientes, o escopo e os marcos
- Inclua arquivos importantes, como a carta de compromisso ou a lista de documentos solicitados
- Atribua tarefas automaticamente às equipes de integração de clientes ou aos líderes de projeto
- Acompanhe a responsabilidade usando atualizações de status e comentários
📖 Leia também: Dicas para o cliente para alinhamento do cliente
11. Defina lembretes e acompanhamentos automaticamente
Esta última etapa do gerenciamento de clientes é onde as pessoas costumam errar: o acompanhamento.
Acompanhamentos oportunos mostram que você está comprometido além da entrega inicial. Eles reforçam seu compromisso e ajudam você a:
- Reforce as metas e os prazos do projeto
- Identifique preocupações antes que elas afetem a satisfação do cliente
- Fortaleça a confiança e reduza o risco de prazos perdidos ou atrasos nas entregas
Mas fazer isso manualmente? É aí que as coisas dão errado.
💜 Veja como o ClickUp ajuda
Com os lembretes do ClickUp, você pode automatizar acompanhamentos em todas as etapas, seja um lembrete para enviar documentos fiscais, finalizar uma declaração de imposto de renda, revisar uma carta de compromisso ou aprovar um marco.
Defina lembretes recorrentes, acione notificações com base no status das tarefas e mantenha os clientes e sua equipe interna alinhados sem o incômodo de ter que ficar atrás de tudo.
Os clientes recebem lembretes oportunos. Sua equipe mantém o ritmo. E o projeto avança.
Dicas para gerenciar relacionamentos difíceis com clientes
No final das contas, os clientes são seres humanos. E, às vezes, o comportamento humano pode ser difícil de interpretar.
No entanto, com preparação e prática, podemos superar qualquer conversa difícil.
Desafio 1: O cliente está insatisfeito, mas você não sabe ao certo o que causou isso
✅ Solução: Aborde a situação com curiosidade genuína. Deixe-os expressar suas preocupações sem interrupções — muitas vezes, o simples fato de serem ouvidos já dissipa a tensão.
Desafio 2: Há uma tensão tácita que está afetando o fluxo de trabalho
✅ Solução: Fale com respeito. Dizer algo como “Parece que estamos perdidos” abre espaço para uma conversa honesta, sem atribuir culpa.
Desafio 3: O cliente muda constantemente as expectativas no meio do projeto
✅ Solução: Faça uma pausa e reinicie. Reestabeleça os limites do projeto, documente claramente o escopo e certifique-se de que ambas as partes concordam com os termos atualizados.
Desafio 4: O cliente espera resultados além do escopo ou do orçamento
✅ Solução: Defina expectativas realistas. Explique claramente o que é possível alcançar e ofereça alternativas inteligentes que ainda estejam alinhadas com os objetivos deles.
Desafio 5: O relacionamento é mais estressante do que produtivo
✅ Solução: Saiba quando desistir. Abandonar um cliente desalinhado pode proteger o tempo, a energia e o sucesso a longo prazo da sua equipe.
💡 Dica profissional: Está com dificuldade para manter todos alinhados durante projetos em equipe? Como aprimorar os estilos de colaboração para equipes mostra como reconhecer, respeitar e sincronizar diferentes estilos de trabalho para uma colaboração mais tranquila e eficaz.
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50% das empresas de alto desempenho têm mais de 60% dos seus clientes em contratos de longo prazo.
Quando você pensa sobre isso, grande parte da sua receita depende de excelentes relações de longo prazo com os clientes. Portanto, a colaboração com os clientes não é algo que você pode ignorar.
Com o ClickUp, você tem tudo o que precisa para cumprir essa promessa — desde atualizações em tempo real e painéis compartilhados até notas de reuniões com inteligência artificial, acompanhamentos automatizados e centros de colaboração personalizáveis.
É a única plataforma que reúne atendimento ao cliente, execução de projetos e alinhamento de equipes.
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