*Você está acostumado a gerenciar tudo sozinho ou a trabalhar com assistentes no escritório?
Se a sua resposta for sim, você claramente sonhou com alguém que possa ajudar com o "trabalho ocupado" e as tarefas administrativas que atrapalham o seu dia, para que você possa se concentrar no trabalho mais profundo.
Isso é possível com um assistente virtual (VA), alguém para ajudar a aliviar a carga, melhorar sua produtividade e liberar seu valioso tempo.
O assistente virtual certo pode fazer uma grande diferença, mas o segredo é contratar alguém que aumente sua produtividade, e não que adicione mais tarefas ao seu prato. Neste guia, explicaremos como contratar um assistente virtual que o ajudará a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. 💪
Resumo de 60 segundos
Siga estas etapas para contratar um assistente virtual:
- Etapa 1: Crie uma lista detalhada das tarefas para as quais você precisa de ajuda
- Etapa 2: Determine quanto você está disposto a gastar
- Etapa #3: Escreva uma descrição concisa do trabalho do assistente virtual
- Etapa 4: Publique seu trabalho em plataformas como Upwork, Fiverr ou serviços específicos de VA
- Etapa #5: Selecione os melhores candidatos, entreviste-os e avalie suas habilidades
- Etapa #6: Verificar as credenciais e a qualidade do trabalho do candidato
- Etapa nº 7: Comunicar tarefas, prazos e requisitos
- Etapa nº 8: Use uma tarefa de teste paga e um período de teste para avaliar a compatibilidade
- Etapa #9: Fornecer as ferramentas necessárias, SOPs e apresentações da equipe
- Etapa #10: Atribua tarefas claramente com listas de verificação e prazos
- Etapa 11: Use check-ins regulares para acompanhar o desempenho e resolver problemas
Quem é um assistente virtual?
Um assistente virtual é um trabalhador remoto que fornece assistência administrativa, técnica ou criativa a clientes, geralmente empresas ou indivíduos, em um local fora do escritório do cliente.
Essas pessoas usam várias ferramentas de assistente executivo on-line, software e plataformas de comunicação para gerenciar tarefas, colaborar com equipes e concluir projetos.
A contratação de um assistente virtual permite que você terceirize tarefas administrativas demoradas sem a necessidade de um funcionário presencial, reduzindo assim os custos indiretos, como espaço de escritório, equipamentos e despesas de deslocamento. Os VAs podem ser contratados em tempo integral, meio período ou por projeto, dependendo das necessidades do cliente.
Nota: Nesta postagem, abordamos os meandros da contratação de um assistente humano que trabalha remotamente, e não de assistentes virtuais com tecnologia de IA, como Siri e Alexa.
Por que contratar um assistente virtual?
Um assistente virtual pode ser uma adição inestimável à sua equipe, muitas vezes superando os assistentes internos tradicionais em áreas importantes. Veja por que contratar um assistente virtual faz sentido:
- Mais tempo para as prioridades: Delegue tarefas rotineiras, como gerenciamento de e-mail, gerenciamento de calendário, agendamento, chamadas telefônicas e entrada de dados, para que você possa se concentrar em decisões estratégicas e responsabilidades críticas
- Solução econômica: Evite custos indiretos, como espaço de escritório, equipamentos e benefícios para funcionários. Pague apenas pelos serviços necessários, o que torna os assistentes virtuais uma opção econômica
- Acesso a habilidades especializadas: Encontre assistentes virtuais especializados com conhecimento em áreas como marketing digital, suporte ao cliente ou contabilidade, adaptados às necessidades de sua empresa. Isso reduz a necessidade de treinamento extensivo
- Suporte flexível: Aumente ou diminua a escala de acordo com a evolução dos seus negócios e aproveite a assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana e os benefícios das equipes virtuais sem se comprometer com uma equipe em tempo integral
Além disso, os assistentes virtuais podem aumentar a produtividade dos negócios, apoiar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e melhorar o atendimento ao cliente.
Fato interessante: Embora a maioria dos assistentes virtuais seja contratada para trabalhos administrativos e de gerenciamento de projetos, você pode encontrar assistentes virtuais especializados para todos os tipos de recursos de nicho, como pesquisa de mercado, redação de discursos e marketing de influência.
Habilidades e qualificações comuns que devem ser procuradas em um assistente virtual
A contratação de um assistente virtual é uma excelente maneira de aumentar a eficiência, mas a escolha do assistente certo requer uma compreensão clara das habilidades essenciais que ele deve ter. Aqui estão algumas qualificações importantes que devem ser priorizadas:
- Habilidades de comunicação: Fortes habilidades de comunicação escrita e interpessoal para interagir efetivamente com os clientes e atender às suas necessidades
- Habilidades de organização: Proficiência em priorizar tarefas, gerenciar cronogramas e manter fluxos de trabalho organizados
- Gerenciamento de tempo: Capacidade de cumprir prazos e alocar tempo de forma eficiente em várias responsabilidades
- Atenção aos detalhes: Exatidão e precisão na conclusão de tarefas como entrada de dados, contabilidade e relatórios
- Proficiência técnica: Familiaridade com ferramentas como plataformas de e-mail, planilhas, software de gerenciamento de projetos e sistemas de CRM
- Automotivação: Capacidade de trabalhar de forma independente com supervisão mínima, atendendo às expectativas
- Habilidades de resolução de problemas: Aptidão para identificar desafios e encontrar soluções eficazes
- Integridade e confiabilidade: Confiável e seguro para lidar com tarefas delicadas, como análise financeira, conversão de leads ou comunicações com clientes
Dica profissional: Permita que sua empresa ultrapasse as fronteiras internacionais com assistentes virtuais multilíngues, ajudando-o a atingir uma demografia variada e a ganhar divisas.
11 etapas para contratar um assistente virtual
A contratação de serviços de assistente virtual pode ser transformadora para startups, pequenas equipes ou gerentes individuais. Se você estiver se afogando em tarefas de baixo valor ou precisar de conhecimento especializado em uma área específica, um assistente virtual pode ajudar a liberar seu tempo e melhorar seu fluxo de trabalho.
Aqui está um guia passo a passo para contratar um assistente virtual, adaptado para equipes menores sem um departamento de RH ou recrutador.
1. Identifique as tarefas que você deseja delegar
Comece entendendo em quais tarefas específicas você precisa de ajuda. Elas podem ser:
- Tarefas demoradas e de baixo valor
- Responsabilidades que você não gosta ou não lhe agradam
- Tarefas que exigem habilidades que você não possui
Crie uma lista detalhada dessas tarefas.
Para assistentes virtuais gerais, agrupe responsabilidades de complexidade semelhante para justificar uma taxa horária consistente. Para VAs especializados, concentre-se nos resultados específicos que você deseja, como gerenciamento de mídia social ou contabilidade.
2. Defina um orçamento
Determine quanto você está disposto a gastar com um assistente virtual. Considere fatores como:
- O escopo do trabalho
- A complexidade das tarefas
- O nível de experiência necessário
Pesquise os valores padrão por hora dos assistentes virtuais em seu setor ou região. Isso o ajudará a definir expectativas realistas e a manter-se dentro do orçamento.
📖 Leia também: 10 melhores ferramentas de IA para assistentes executivos
3. Crie uma descrição clara e detalhada do trabalho
Uma descrição de cargo bem definida é fundamental para atrair os candidatos certos. Inclua esses componentes na descrição:
- Uma visão geral de sua empresa (setor, produtos/serviços e público-alvo)
- Uma lista de tarefas e responsabilidades específicas
- Habilidades, experiência e nível de escolaridade necessários
- Ferramentas, software ou aplicativos que o VA precisará usar
Por exemplo, um assistente virtual para uma agência de marketing pode precisar de experiência com gerenciamento de mídia social, otimização de mecanismos de pesquisa (SEO) e outras ferramentas como Google Analytics e Canva.
Fato interessante: Os assistentes virtuais freelancers são para todos, sejam eles profissionais ou não. Eles podem organizar sua agenda, enviar e-mails programados, recomendar roupas com base em seu gosto e até mesmo lembrá-lo de beber água!
4. Escolha a plataforma de contratação correta
Publique seu trabalho em plataformas onde os assistentes virtuais frequentemente procuram oportunidades, como mercados freelance como Upwork, Fiverr ou Toptal. Você também pode explorar um software de assistente virtual dedicado para obter opções mais selecionadas ou conectar-se com assistentes virtuais por meio de mídias sociais e comunidades on-line.
Como alternativa, você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho.
Com a plataforma abrangente de gerenciamento de RH do ClickUp, você pode projetar um sistema ideal para simplificar os processos de contratação, integração e desenvolvimento de funcionários.
Ele apresenta ClickUp Custom Fields para rastrear candidatos e seus status de candidatura. Isso permite que você adicione campos de dados exclusivos às tarefas do ClickUp, possibilitando o monitoramento de informações específicas, como estágios de candidatura, datas de entrevistas ou classificações de candidatos.
5. Faça uma lista de candidatos e realize entrevistas
Quando as candidaturas começarem a chegar, analise-as cuidadosamente para garantir que correspondam à descrição do cargo. Priorize os candidatos com habilidades e experiência relevantes e reduza sua lista para 5 a 10 candidatos principais.
Em seguida, agende entrevistas virtuais com seus candidatos pré-selecionados. Se as chamadas de vídeo ao vivo não forem viáveis devido a diferenças de fuso horário, considere o uso de comunicação por vídeo assíncrona para uma abordagem mais flexível. Isso permite que você avalie o profissionalismo, a comunicação e a personalidade dos candidatos sem a necessidade de alinhar os horários.
Durante a entrevista, concentre-se em:
- Suas habilidades e experiências anteriores
- Como eles lidam com desafios ou feedback
- Seu estilo de trabalho e objetivos
6. Verifique as referências
Ao contratar prestadores de serviços independentes, é importante verificar as credenciais do candidato entrando em contato com seus clientes ou empregadores anteriores. Pergunte sobre:
- A qualidade de seu trabalho
- Sua confiabilidade e habilidades de comunicação
- Quaisquer áreas que possam ser melhoradas
Essa etapa acrescenta uma camada extra de confiança à sua decisão.
7. Defina claramente as expectativas
Depois de selecionar um assistente virtual, estabeleça expectativas claras desde o primeiro dia. Discuta:
- As tarefas que eles realizarão
- Prazos e tempos de resposta
- Frequência de atualizações ou relatórios de progresso
Você pode usar os Status de Tarefas Personalizadas do ClickUp para criar fluxos de trabalho que acompanhem o progresso de um assistente virtual em cada estágio da tarefa. A personalização desses status ajuda você a ver facilmente o que foi concluído, o que ainda está em andamento e o que está por vir.
Para manter o controle das coisas, configure lembretes recorrentes do ClickUp Reminders para acompanhamento e feedback. Isso mantém todos responsáveis.
Você sabia? Prevê-se que o mercado de assistentes virtuais atinja uma avaliação de US$ 15,88 bilhões até 2028.
8. Comece com um período de teste e atribua uma tarefa de teste
Antes de se comprometer com um candidato, atribua uma tarefa de teste pequena e paga que reflita o tipo de trabalho que ele realizará regularmente. Isso ajuda você a avaliar a abordagem do candidato em relação à solução de problemas, à qualidade do trabalho e à capacidade de cumprir prazos.
Por exemplo, se estiver contratando para o gerenciamento de e-mails, peça que ele organize uma caixa de entrada ou redija uma resposta ao cliente.
Em seguida, estabeleça um período de teste de 30 a 90 dias. Isso dá a ambas as partes a chance de avaliar a relação de trabalho. Durante esse período:
- Monitore o desempenho e a confiabilidade do assistente virtual
- Forneça feedback para ajudá-los a se adaptar ao seu fluxo de trabalho
- Avalie se ele se integra bem à sua equipe
A combinação de uma tarefa de teste e de um período de avaliação oferece uma maneira clara e prática de avaliar a adequação do candidato à função.
9. Simplifique a integração e o treinamento
Um processo de integração tranquilo prepara seu assistente virtual para o sucesso. Equipe-o com ferramentas de IA para assistentes virtuais, diretrizes e recursos de que ele precisará. Inclua estas etapas:
- Compartilhe procedimentos operacionais padrão (SOPs)
- Fornecer acesso ao software ou às plataformas necessárias
- Apresente-os à sua equipe e às normas de comunicação
Você pode usar o ClickUp List View para rastrear tarefas em diferentes estágios, como pré-embarque, configuração de equipamentos e pesquisas de progresso.
10. Delegar com eficiência
A delegação não termina com a atribuição de tarefas. Garanta clareza e produtividade ao:
- Documentar seus padrões e diretrizes de negócios
- Uso de listas de verificação para dividir tarefas complexas
- Definir prazos e prioridades claros
Evite o microgerenciamento confiando em seu assistente virtual para que ele se aproprie de suas tarefas. Capacite-o a tomar decisões independentes dentro dos limites estabelecidos por você.
11. Monitore e forneça feedback
Os check-ins regulares são cruciais para manter a produtividade e resolver quaisquer problemas. Considere a possibilidade de realizar avaliações de desempenho semanais ou quinzenais. Além disso, incentive a comunicação aberta para obter feedback, usando ferramentas de comunicação de IA para discussões proveitosas.
Use os ClickUp Dashboards para visualizar o progresso, exibindo as principais métricas de desempenho (KPIs), taxas de conclusão de tarefas e prazos futuros. Isso o ajuda a acompanhar as metas e avaliar o desempenho do seu assistente virtual em um piscar de olhos, ajudando-o a se manter no topo de quaisquer desafios.
Você sabia? Trabalhar com assistentes virtuais é econômico e ecologicamente correto. Como eles trabalham remotamente, não há deslocamento para o trabalho, o que ajuda a reduzir a poluição.
Modelos de contratação de assistente virtual
Encontrar e contratar o assistente virtual certo para fazer parte da sua equipe pode ser uma tarefa árdua. Com tantas tarefas para gerenciar, manter-se organizado é fundamental para encontrar a melhor opção para sua empresa.
É aí que entram os modelos de contratação do ClickUp.
Esses modelos foram projetados para simplificar cada etapa da jornada de recrutamento, desde o rastreamento de aplicativos até a finalização do assistente virtual mais adequado. Vamos explorar alguns desses modelos. 👇
Modelo de contratação de candidatos do ClickUp
O modelo de contratação de candidatos do ClickUp ajuda você a se manter organizado ao analisar e acompanhar os candidatos a emprego. Ele elimina o estresse da avaliação de candidatos, permitindo que você compare e priorize os candidatos com confiança.
Com esse modelo, você pode:
- Personalize as escalas de classificação para avaliar os candidatos com base nos critérios importantes para sua empresa
- Mantenha o controle das tarefas com listas de verificação, datas de vencimento e lembretes
- Use o ClickUp Views interativo para visualizar os dados dos candidatos e comparar facilmente os candidatos lado a lado
Modelo de matriz de seleção de contratação do ClickUp
O modelo de matriz de seleção de contratação do ClickUp permite que você avalie os candidatos de forma justa e eficiente, dividindo os principais critérios de contratação em uma estrutura fácil de seguir. Esse modelo simplifica a comparação de vários candidatos, facilitando a seleção do candidato certo com base em dados objetivos.
Ele permite que você:
- Mantenha todos os pedidos de emprego organizados em um só lugar
- Avalie currículos e dados de candidatos, concentrando-se em fatores-chave como experiência, habilidades e qualificações
- Tome decisões rápidas e baseadas em dados com um processo de avaliação estruturado e imparcial
Modelo de recrutamento e contratação do ClickUp
Desde a publicação de vagas de emprego até o gerenciamento de entrevistas e integração, o Modelo de Recrutamento e Contratação do ClickUp ajuda você a se manter sistemático em cada etapa do processo.
Com esse modelo, você pode:
- Acompanhe todos os candidatos em um só lugar com status e campos personalizados para monitorar o progresso
- Agende entrevistas com lembretes e notificações automáticas para que você nunca perca uma reunião importante
- Colabore com sua equipe usando opções de feedback incorporadas, como votação e comentários, permitindo que todos avaliem os candidatos
- Gerencie facilmente a integração com uma lista de verificação personalizável para garantir que seu novo contratado esteja preparado para o sucesso
Esse modelo melhora a comunicação e a colaboração da equipe, aumenta a transparência e economiza tempo com o agendamento automatizado e o gerenciamento de tarefas.
Modelo de lista de verificação de contratação do ClickUp
Se o seu objetivo é padronizar o processo de contratação, o modelo de lista de verificação de contratação do ClickUp é a ferramenta ideal para você. Ele ajuda você a seguir um processo consistente e repetível que garante que você não perca nenhuma etapa.
Veja como esse modelo pode fazer a diferença:
- Defina e documente suas expectativas de contratação para manter tudo claro desde o início
- Crie um fluxo de trabalho simplificado que cubra todas as etapas, desde o recrutamento até a integração, para que nada seja esquecido
- Acompanhe todas as tarefas relacionadas à contratação, garantindo que cada etapa seja concluída no prazo
Com esta lista de verificação, você poderá acompanhar as tarefas de contratação para integrar seus novos contratados sem problemas. Ela cria um caminho claro e organizado desde o momento em que você começa a recrutar até o dia em que o novo contratado inicia sua jornada na empresa.
Você sabia? Em dezembro de 2023, 46% das empresas dos EUA usarão assistentes virtuais com tecnologia de IA, como Siri e Alexa.
Como preparar as novas contratações de assistentes virtuais para o sucesso
Preparar seu novo assistente virtual para o sucesso é essencial para otimizar os processos e garantir uma colaboração tranquila. O software de gerenciamento de projetos de equipe remota do ClickUp é um aplicativo completo que facilita mais do que nunca o gerenciamento de tarefas, o acompanhamento do progresso e a comunicação com seu assistente virtual.
Vamos dar uma olhada mais de perto em seus recursos. 👀
Cérebro ClickUp
O ClickUp Brain é uma ferramenta confiável para redigir e-mails, gerar conteúdo e até mesmo fazer brainstorming de ideias. Se o seu assistente virtual tiver a tarefa de criar conteúdo escrito, esse assistente com IA integrado ao poderá transformar simples solicitações em rascunhos completos, economizando tempo e aumentando a produtividade.
O ClickUp Brain também funciona como uma base de conhecimento. Ele é perfeito para armazenar e organizar documentos, ideias e recursos essenciais.
Ao integrar seu assistente virtual, você pode usar a IA como seu assistente pessoal para carregar diretrizes importantes, políticas da empresa e materiais de treinamento, fornecendo a ele acesso fácil a tudo o que precisa para se atualizar rapidamente.
Automações do ClickUp
Para tarefas repetitivas, o ClickUp Automations pode lhe poupar muito tempo.
As automações lidam com processos como o envio de e-mails de lembrete ou a movimentação de tarefas em diferentes estágios, reduzindo a comunicação de ida e volta.
Digamos que você tenha atribuído ao seu assistente virtual a tarefa de atualizar um relatório semanal. Com as Automações, você pode configurá-lo para que, toda segunda-feira de manhã, a tarefa seja automaticamente movida para a lista "To Do" e um lembrete de notificação seja enviado a ele.
Quando a tarefa for marcada como concluída, o ClickUp o notificará automaticamente e a moverá para "Concluído". '
Chat do ClickUp
A comunicação é fundamental ao trabalhar com um assistente virtual.
O ClickUp Chat mantém tudo em um só lugar, permitindo que você se comunique com seu assistente virtual em tempo real. Seja para solicitar atualizações, fornecer feedback ou responder a perguntas, o Chat oferece comunicação direta e contínua, sem que você precise sair da plataforma.
Além das mensagens básicas, o ClickUp Chat permite que você compartilhe facilmente arquivos, links e detalhes de tarefas, facilitando o fornecimento de contexto durante as conversas.
Além disso, com notificações e @menções, você não perderá atualizações importantes ou solicitações urgentes.
📮ClickUp Insight: Mais de 60% do tempo de uma equipe é gasto na busca de contexto , informações e itens de ação.
De acordo com uma pesquisa da ClickUp, as equipes perdem horas preciosas alternando entre diferentes ferramentas. Para evitar falhas na comunicação, integre as mensagens em seus fluxos de trabalho com uma plataforma centralizada que una gerenciamento de projetos, colaboração e comunicação. Experimente o ClickUp , o aplicativo completo para o trabalho.
Contrate de forma mais inteligente com o ClickUp
A contratação de um assistente virtual é uma decisão inteligente para empresas de todos os tamanhos, capacidades e objetivos - ela pode fazer maravilhas para sua produtividade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Delegar tarefas como trabalho administrativo ou projetos especializados permite que você se concentre no que realmente importa, enquanto o assistente virtual cuida do resto.
O ClickUp facilita o processo de contratação com ferramentas como o ClickUp Brain para armazenar documentos e ideias essenciais, Automações para lidar com tarefas repetitivas e modelos prontos para começar rapidamente.
Inscreva-se no ClickUp hoje mesmo para transformar a maneira como você trabalha!