_Você está acostumado a gerenciar tudo sozinho ou a trabalhar com assistentes no escritório?
Então, às vezes, você deve sonhar com uma vida sem mais distrações no escritório, sem tempo de deslocamento e com a flexibilidade de gerenciar suas tarefas de qualquer lugar.
Tudo isso é possível com um assistente virtual (VA), alguém que ajude a aliviar a carga, aumente sua produtividade e libere seu valioso tempo.
O assistente virtual certo pode fazer uma grande diferença, mas o segredo é contratar alguém que aumente sua produtividade, não que adicione mais tarefas ao seu prato. Neste guia, explicaremos como contratar um assistente virtual que o ajudará a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. 💪
⏰ Resumo de 60 segundos
Siga estas etapas para contratar um assistente virtual:
- Etapa 1: Crie uma lista detalhada das tarefas para as quais você precisa de ajuda
- **Etapa 2: Determine quanto você está disposto a gastar
- **Etapa 3: Escreva uma descrição concisa do trabalho do assistente virtual
- Passo 4: Publique seu trabalho em plataformas como Upwork, Fiverr ou serviços específicos de VA
- **Etapa 5: Selecione os melhores candidatos, entreviste-os e avalie suas habilidades
- **Etapa 6: Verificar as credenciais e a qualidade do trabalho do candidato
- **Etapa 7: Comunicar tarefas, prazos e requisitos
- **Etapa 8: Use uma tarefa de teste paga e um período de teste para avaliar a compatibilidade
- Etapa 9: Forneça as ferramentas necessárias, os POPs e as apresentações da equipe
- Etapa 10: Atribua tarefas claramente com listas de verificação e prazos
- Etapa 11: Use check-ins regulares para acompanhar o desempenho e resolver problemas
Quem é um assistente virtual?
**Um assistente virtual é um trabalhador remoto que fornece assistência administrativa, técnica ou criativa a clientes, geralmente empresas ou indivíduos, em um local fora do escritório do cliente
Essas pessoas usam vários recursos on-line ferramentas de assistente executivo software e plataformas de comunicação para gerenciar tarefas, colaborar com equipes e concluir projetos.
A contratação de um assistente virtual permite que você terceirize tarefas administrativas demoradas sem a necessidade de um funcionário presencial, reduzindo assim os custos indiretos, como espaço de escritório, equipamentos e despesas de deslocamento. Os VAs podem ser contratados em tempo integral, meio período ou por projeto, dependendo das necessidades do cliente.
Por que contratar um assistente virtual?
Um assistente virtual pode ser uma adição inestimável à sua equipe, muitas vezes superando os assistentes internos tradicionais em áreas importantes. Veja por que contratar um assistente virtual faz sentido:
- Mais tempo para as prioridades: Delegue tarefas rotineiras como gerenciamento de e-mail, gerenciamento de calendário, agendamento, chamadas telefônicas e entrada de dados para que você possa se concentrar em decisões estratégicas e responsabilidades críticas
- Solução econômica: Evite custos indiretos, como espaço de escritório, equipamentos e benefícios para funcionários, pagando apenas pelos serviços necessários, o que torna os VAs uma opção econômica
- Acesso a habilidades especializadas: Encontre assistentes virtuais especializados com conhecimento em áreas como marketing digital, suporte ao cliente ou contabilidade, adaptados às necessidades de sua empresa. Isso reduz a necessidade de treinamento extensivo
- Suporte flexível: Aumente ou diminua a escala de acordo com a evolução de sua empresa e desfrute de assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana ebenefícios das equipes virtuais sem se comprometer com uma equipe em tempo integral
Além disso, os assistentes virtuais podem aumentar a produtividade da empresa, apoiar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e melhorar o atendimento ao cliente.
Curiosidade: Embora a maioria dos assistentes virtuais seja contratada para trabalhos administrativos e de gerenciamento de projetos, você pode encontrar assistentes virtuais especializados para todos os tipos de recursos de nicho, como pesquisa de mercado, redação de discursos e marketing de influência.
Habilidades e qualificações comuns a serem procuradas em um assistente virtual
A contratação de um assistente virtual é uma excelente maneira de aumentar a eficiência, mas a escolha do assistente certo requer um entendimento claro das habilidades essenciais que ele deve ter. Aqui estão algumas qualificações importantes que devem ser priorizadas:
- Habilidades de comunicação: Forte capacidade de comunicação escrita ehabilidades de comunicação interpessoal para interagir efetivamente com os clientes e atender às suas necessidades
- Habilidades organizacionais: Proficiência em priorizar tarefas, gerenciar cronogramas e manter fluxos de trabalho ordenados
- **Gerenciamento de tempo: capacidade de cumprir prazos e alocar tempo de forma eficiente em várias responsabilidades
- **Atenção aos detalhes: exatidão e precisão na conclusão de tarefas como entrada de dados, contabilidade e relatórios
- Proficiência técnica: Familiaridade com ferramentas como plataformas de e-mail, planilhas, software de gerenciamento de projetos e sistemas de CRM
- Automotivação: Capacidade de trabalhar de forma independente com supervisão mínima, atendendo às expectativas
- Habilidades de resolução de problemas: Aptidão para identificar desafios e encontrar soluções eficazes
- Integridade e confiabilidade: Confiável e seguro ao lidar com tarefas delicadas, como análise financeira, conversão de leads ou comunicações com clientes
Dica profissional: Permita que sua empresa ultrapasse fronteiras internacionais com VAs multilíngues, ajudando-o a atingir uma demografia variada e a ganhar divisas.
11 etapas para contratar um assistente virtual
A contratação de serviços de assistente virtual pode ser transformadora para startups, pequenas equipes ou gerentes individuais. Se você estiver se afogando em tarefas de baixo valor ou precisar de conhecimento especializado em uma área específica, um assistente virtual pode ajudar a liberar seu tempo e melhorar seu fluxo de trabalho.
Aqui está um guia passo a passo para contratar um assistente virtual, adaptado para equipes menores sem um departamento de RH ou recrutador.
1. Identifique as tarefas que você deseja delegar
Comece entendendo em quais tarefas específicas você precisa de ajuda. Elas podem ser:
- Tarefas que consomem muito tempo e de baixo valor
- Responsabilidades que você não gosta ou não lhe dão prazer
- Tarefas que exigem habilidades que você não possui
Crie uma lista detalhada dessas tarefas.
Para VAs gerais, agrupe responsabilidades de complexidade semelhante para justificar uma taxa horária consistente. Para VAs especializados, concentre-se nos resultados específicos que você deseja, como gerenciamento de mídia social ou contabilidade.
2. Defina um orçamento
Determine quanto você está disposto a gastar com um assistente virtual. Considere fatores como:
- O escopo do trabalho
- A complexidade das tarefas
- O nível de experiência necessário
Pesquise as taxas padrão por hora dos VAs em seu setor ou região. Isso o ajudará a definir expectativas realistas e a manter-se dentro do orçamento.
leia também 10 melhores ferramentas de IA para assistentes executivos
3. Crie uma descrição clara e detalhada do cargo
Uma descrição de cargo bem definida é essencial para atrair os candidatos certos. Inclua estes componentes na descrição:
- Uma visão geral de sua empresa (setor, produtos/serviços e público-alvo)
- Uma lista de tarefas e responsabilidades específicas
- Habilidades, experiência e nível de escolaridade necessários
- Ferramentas, software ou aplicativos que o VA precisará usar
Por exemplo, um assistente virtual de uma agência de marketing pode precisar de experiência com gerenciamento de mídia social, otimização de mecanismos de busca (SEO) e outras ferramentas como Google Analytics e Canva.
Fato curioso: Os assistentes virtuais freelancers são para todos, sejam empresas ou não. Eles podem organizar sua agenda, enviar e-mails programados, recomendar roupas com base em seu gosto e até mesmo lembrá-lo de beber água!
4. Escolha a plataforma de contratação correta
Publique seu trabalho em plataformas nas quais os assistentes virtuais frequentemente procuram oportunidades, como mercados de freelancers como Upwork, Fiverr ou Toptal. Você também pode explorar plataformas dedicadas software de assistente virtual para obter mais opções selecionadas ou conectar-se a assistentes virtuais por meio de mídias sociais e comunidades on-line.
Como alternativa, você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos como ClickUp o aplicativo tudo para o trabalho.
Com Plataforma abrangente de gerenciamento de RH do ClickUp você pode projetar um sistema ideal para otimizar os processos de contratação, integração e desenvolvimento de funcionários.
Ela apresenta Campos personalizados do ClickUp para rastrear candidatos e seus status de inscrição. Isso permite que você adicione campos de dados exclusivos ao Tarefas do ClickUp que permite monitorar informações específicas, como estágios de candidatura, datas de entrevistas ou classificações de candidatos.
Personalize os detalhes relevantes para organizar facilmente seu fluxo de trabalho com o ClickUp Custom Fields
5. Faça uma lista restrita de inscrições e conduza entrevistas
Quando as inscrições começarem a chegar, analise-as cuidadosamente para garantir que correspondam à descrição do cargo. Priorize os candidatos com habilidades e experiência relevantes e reduza sua lista para 5 a 10 candidatos principais.
Em seguida, agende entrevistas virtuais com os candidatos pré-selecionados. Se não for possível fazer chamadas de vídeo ao vivo devido a diferenças de fuso horário, considere o uso de comunicação por vídeo assíncrona para uma abordagem mais flexível. Isso permite que você avalie o profissionalismo, a comunicação e a personalidade da pessoa sem a necessidade de alinhar os horários.
Durante a entrevista, concentre-se em:
- Suas habilidades e experiências anteriores
- Como ele lida com desafios ou feedback
- Seu estilo de trabalho e metas
6. Verificar referências
Quando contratação de prestadores de serviços independentes é importante verificar as credenciais do candidato entrando em contato com seus clientes ou empregadores anteriores. Pergunte sobre:
- A qualidade de seu trabalho
- Sua confiabilidade e habilidades de comunicação
- Quaisquer áreas em que ele possa melhorar
Essa etapa acrescenta uma camada extra de confiança à sua decisão.
7. Definir claramente as expectativas
Depois de selecionar um assistente virtual, estabeleça expectativas claras desde o primeiro dia. Discuta-as:
- As tarefas com as quais ele lidará
- Prazos e tempos de resposta
- Frequência de atualizações ou relatórios de progresso
Você pode usar Status de tarefas personalizadas do ClickUp para criar fluxos de trabalho que monitoram o progresso de um VA em cada estágio da tarefa. A personalização desses status ajuda você a ver facilmente o que foi concluído, o que ainda está em andamento e o que está por vir.
Para ficar por dentro de tudo, defina Lembretes do ClickUp para acompanhamento e feedback. Isso mantém todos responsáveis.
**Você sabia que o mercado de assistentes virtuais deve atingir um valor de USD 15,88 bilhões até 2028 .
8. Comece com um período de avaliação e atribua uma tarefa de teste
Antes de se comprometer com um candidato, atribua uma tarefa de teste pequena e paga que reflita o tipo de trabalho com o qual ele lidará regularmente. Isso ajuda você a avaliar a abordagem do candidato em relação à solução de problemas, à qualidade do trabalho e à capacidade de cumprir prazos.
Por exemplo, se estiver contratando para o gerenciamento de e-mails, peça ao candidato para organizar uma caixa de entrada ou redigir uma resposta ao cliente.
Depois disso, estabeleça um período de teste de 30 a 90 dias. Isso dá a ambas as partes a chance de avaliar a relação de trabalho. Durante esse período:
- Monitore o desempenho e a confiabilidade do VA
- Forneça feedback para ajudá-lo a se adaptar ao seu fluxo de trabalho
- Avalie se ele se integra bem à sua equipe
A combinação de uma tarefa de teste e de um período de avaliação oferece uma maneira clara e prática de avaliar a adequação do candidato à função.
9. Simplifique a integração e o treinamento
Um processo de integração tranquilo prepara seu VA para o sucesso. Equipe-o com ferramentas de IA para assistentes virtuais as ferramentas de IA dos assistentes virtuais, as diretrizes e os recursos de que eles precisarão. Inclua estas etapas:
- Compartilhar procedimentos operacionais padrão (SOPs)
- Fornecer acesso ao software ou às plataformas necessárias
- Apresente-os à sua equipe e às normas de comunicação
Você pode usar Visualização de lista ClickUp para rastrear tarefas em diferentes estágios, como pré-embarque, configuração de equipamentos e pesquisas de progresso.
10. Delegar com eficácia
A delegação não termina com a atribuição de tarefas. Garanta clareza e produtividade ao:
- Documentar seus padrões e diretrizes comerciais
- Usar listas de verificação para dividir tarefas complexas
- Definir prazos e prioridades claros
Evite o microgerenciamento confiando em seu assistente virtual para que ele se aproprie de suas tarefas. Capacite-o a tomar decisões independentes dentro dos limites que você estabeleceu.
11. Monitore e forneça feedback
Os check-ins regulares são essenciais para manter a produtividade e resolver quaisquer problemas. Considere a possibilidade de realizar avaliações de desempenho semanais ou quinzenais. Além disso, incentive a comunicação aberta para feedback, usando Ferramentas de comunicação de IA para discussões proveitosas.
Tome decisões informadas e específicas sobre os dados com o ClickUp Dashboards
Use Painéis do ClickUp para visualizar o progresso, exibindo as principais métricas de desempenho (KPIs), taxas de conclusão de tarefas e prazos futuros. Isso o ajuda a acompanhar as metas e avaliar o desempenho do seu VA em um piscar de olhos, ajudando-o a se manter no topo de quaisquer desafios.
**Você sabia que trabalhar com assistentes virtuais é econômico e ecologicamente correto? Como eles trabalham remotamente, não há deslocamento para o trabalho, o que ajuda a reduzir a poluição.
Modelos de contratação de assistentes virtuais
Encontrar e contratar o assistente virtual certo para fazer parte da sua equipe pode ser uma tarefa árdua. Com tantas tarefas para gerenciar, manter-se organizado é fundamental para encontrar a melhor opção para sua empresa.
É aí que entram os modelos de contratação do ClickUp.
Esses modelos são projetados para simplificar cada etapa da jornada de recrutamento, desde o rastreamento de candidaturas até a finalização do VA mais adequado. Vamos explorar alguns desses modelos. 👇
Modelo de contratação de candidatos do ClickUp
Modelo de contratação de candidatos do ClickUp
O modelo Modelo de contratação de candidatos do ClickUp ajuda você a se manter organizado ao analisar e acompanhar os candidatos a emprego. Ele elimina o estresse da avaliação de candidatos, permitindo que você compare e priorize os candidatos com confiança.
Usando esse modelo, você pode:
- Personalizar as escalas de classificação para avaliar os candidatos com base nos critérios importantes para sua empresa
- Manter o controle das tarefas com listas de verificação, datas de vencimento e lembretes
- Usar o recurso interativoVisualizações do ClickUp para visualizar os dados dos candidatos e comparar facilmente os candidatos lado a lado
Modelo de matriz de seleção de contratação do ClickUp
Modelo de Matriz de Seleção de Contratação do ClickUp
Modelo de matriz de seleção de contratação do ClickUp permite que você avalie os candidatos de forma justa e eficiente, dividindo os principais critérios de contratação em uma estrutura fácil de seguir. Esse modelo simplifica a comparação de vários candidatos, facilitando a seleção do candidato certo com base em dados objetivos.
Ele permite que você:
- Manter todas as solicitações de emprego organizadas em um único lugar
- Avaliar currículos e dados de candidatos, concentrando-se em fatores-chave como experiência, habilidades e qualificações
- Tomar decisões rápidas e baseadas em dados com um processo de avaliação estruturado e imparcial
Modelo de recrutamento e contratação do ClickUp
Modelo de recrutamento e contratação do ClickUp
Desde a publicação de vagas de emprego até o gerenciamento de entrevistas e integração, Modelo de recrutamento e contratação do ClickUp ajuda você a se manter sistemático em cada etapa do processo.
Com esse modelo, você pode:
- Acompanhar todos os candidatos em um só lugar com status e campos personalizados para monitorar o progresso
- Agendar entrevistas com lembretes e notificações automáticas para que você nunca perca uma reunião importante
- Colaborar com sua equipe usando opções de feedback incorporadas, como votação e comentários, permitindo que todos avaliem os candidatos
- Gerencie facilmente a integração com uma lista de verificação personalizável para garantir que o novo contratado esteja preparado para o sucesso
Esse modelo aprimora a comunicação e colaboração da equipe aumenta a transparência e economiza tempo com o agendamento automatizado e o gerenciamento de tarefas.
Modelo de lista de verificação de contratação do ClickUp
Modelo de lista de verificação de contratação do ClickUp
Se o seu objetivo é padronizar o processo de contratação, então o Modelo de lista de verificação de contratação do ClickUp é sua ferramenta ideal. Ele ajuda você a seguir um processo consistente e repetível que garante que você não perca nenhuma etapa.
Veja como esse modelo pode fazer a diferença:
- Defina e documente suas expectativas de contratação para manter tudo claro desde o início
- Crie um fluxo de trabalho simplificado que abranja todas as etapas, desde o recrutamento até a integração, para que nada seja esquecido
- Acompanhe todas as tarefas relacionadas à contratação, garantindo que cada etapa seja concluída no prazo
Com esta lista de verificação, você poderá acompanhar as tarefas de contratação para integrar seus novos contratados sem problemas. Ela cria um caminho claro e organizado desde o momento em que você começa a recrutar até o dia em que o novo contratado inicia sua jornada na empresa.
Você sabia? A partir de dezembro de 2023, 46% das empresas americanas usam assistentes virtuais.
Como configurar as novas contratações de assistentes virtuais para o sucesso
Preparar seu novo assistente virtual para o sucesso é essencial para otimizar os processos e garantir uma colaboração tranquila. Software de gerenciamento de projetos de equipes remotas do ClickUp é um aplicativo que torna mais fácil do que nunca o gerenciamento de tarefas, o acompanhamento do progresso e a comunicação com seu assistente virtual.
Vamos dar uma olhada mais de perto em seus recursos. 👀
ClickUp Brain
Crie, inove e execute ideias com o ClickUp Brain
Cérebro ClickUp é uma ferramenta confiável para redigir e-mails, gerar conteúdo e até mesmo fazer brainstorming de ideias. Se seu assistente virtual tiver a tarefa de criar conteúdo escrito, esse assistente integrado com tecnologia de IA pode transformar simples solicitações em rascunhos completos, economizando tempo e aumentando a produtividade.
O ClickUp Brain também funciona como uma base de conhecimento. Ele é perfeito para armazenar e organizar documentos, ideias e recursos essenciais.
Ao integrar seu assistente virtual, você pode usar IA como seu assistente pessoal para fazer upload de diretrizes importantes, políticas da empresa e materiais de treinamento, proporcionando a eles acesso fácil a tudo o que precisam para se atualizarem rapidamente.
Automatizações do ClickUp
Para tarefas repetitivas, Automações do ClickUp podem lhe poupar muito tempo.
As automações lidam com processos como o envio de e-mails de lembrete ou a movimentação de tarefas em diferentes estágios, reduzindo a comunicação entre as partes.
Defina gatilhos e regras personalizáveis para tarefas repetitivas usando o ClickUp Automations
Digamos que você tenha atribuído ao seu assistente virtual a tarefa de atualizar um relatório semanal. Com as Automações, você pode configurá-lo para que, toda segunda-feira de manhã, a tarefa seja automaticamente movida para a lista "To Do" e um lembrete de notificação seja enviado a ele.
Quando ele marcar a tarefa como concluída, o ClickUp notificará você automaticamente e a moverá para "Concluído"
ClickUp Chat
Mantenha as conversas focadas e os fluxos de trabalho em andamento com mensagens em tempo real no ClickUp Chat
A comunicação é fundamental quando se trabalha com um assistente virtual. Bate-papo do ClickUp mantém tudo em um só lugar, permitindo que você se comunique com seu VA em tempo real. Seja para solicitar atualizações, fornecer feedback ou responder a perguntas, o Chat oferece comunicação direta e contínua, sem que você precise sair da plataforma.
Além das mensagens básicas, o ClickUp Chat permite que você compartilhe facilmente arquivos, links e detalhes de tarefas, facilitando o fornecimento de contexto durante as conversas.
Além disso, com notificações e @menções, você não perderá atualizações importantes ou solicitações urgentes.
📖 Leia também: Como o ClickUp pode ajudá-lo a recuperar o controle dos projetos da sua agência
Hire Smarter with ClickUp
A contratação de um assistente virtual é uma decisão inteligente para empresas de todos os tamanhos, capacidades e objetivos - pode fazer maravilhas para sua produtividade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Delegar tarefas, como trabalho administrativo ou projetos especializados, permite que você se concentre no que realmente importa, enquanto o assistente virtual cuida do resto.
O ClickUp facilita o processo de contratação com ferramentas como o ClickUp Brain para armazenar documentos e ideias essenciais, Automações para lidar com tarefas repetitivas e modelos prontos para começar rapidamente. Registre-se no ClickUp hoje mesmo para transformar a maneira como você trabalha!