Sua equipe pode ter se reunido em torno da mesa de conferência, fazendo brainstorming e planejando um projeto. Mas, apesar dos melhores esforços de todos:
- Os prazos finais estão defasados,
- Os recursos estão escassos e
- Prazos? Irrealistas
Esses são problemas muito comuns que surgem quando as equipes não avaliam totalmente o nível de esforço (LOE) necessário para as tarefas. O nível de esforço é uma etapa essencial para garantir a entrega bem-sucedida do projeto.
Obter o LOE correto envolve mais do que apenas lançar estimativas de tempo. De fato, é necessária uma análise completa do trabalho real envolvido.
Vamos discutir alguns dos principais métodos, dicas e práticas recomendadas para determinar o nível de esforço no gerenciamento de projetos.
## O que é o nível de esforço no gerenciamento de projetos?
O nível de esforço (LOE) no termo de gerenciamento de projetos é a quantidade estimada de tempo e recursos necessários para concluir tarefas ou atividades específicas em um projeto
Ao contrário do trabalho tradicional baseado em tarefas com início e fim claros, as tarefas LOE são geralmente de natureza contínua ou de apoio. Alguns exemplos incluem supervisão, manutenção ou trabalho administrativo.
O LOE reflete o esforço total e o tempo necessário para concluir uma tarefa. Isso inclui atividades de apoio ao projeto, como reuniões, documentação, contabilidade do orçamento do projeto, comunicação e retrabalho.
Normalmente, é usado para estimar o nível de esforço para tarefas que não produzem resultados diretos, mas são essenciais para manter o andamento do projeto.
Como o LOE é diferente de outras técnicas de estimativa?
A LOE se diferencia das técnicas de estimativa mais comuns técnicas de estimativa de projetos como a estimativa top-down ou bottom-up.
Embora esses métodos enfatizem a divisão das tarefas em unidades mensuráveis com resultados predefinidos, o LOE é mais contínuo por natureza. Ele se concentra em tarefas contínuas que podem se repetir ou se estender por toda a duração do projeto.
Por exemplo, na estimativa de baixo para cima, você pode calcular o tempo necessário para projetar um produto. Por outro lado, as estimativas de nível de esforço mediriam o tempo contínuo necessário para gerenciar o processo de design do produto, como atualizações de status, coordenação de equipe ou iterações de design
Aqui estão três componentes comuns incluídos nas estimativas de escala do nível de esforço:
- Tempo: As horas ou dias estimados necessários para executar a tarefa contínua (como relatórios, gerenciamento ou monitoramento)
- Recursos: As pessoas, tecnologias ou equipamentos necessários para concluir essas tarefas em todo olinha do tempo do projeto *Dependência da tarefa: Como essas tarefas em andamento apoiam ou afetam outras atividades para um fluxo mais suave do projeto
Por que os gerentes de projeto devem se concentrar no LOE
O foco na LOE ajuda a obter uma visão mais clara e completa do pipeline de planejamento do seu projeto. A contabilização de tarefas contínuas, como supervisão e comunicação, melhora a alocação de recursos e verifica se cada aspecto do ciclo de vida do projeto é adequadamente suportado.
Isso também o capacita a definir cronogramas realistas, pois você está considerando o tempo e o esforço necessários para atividades essenciais, mas não entregáveis.
Além disso, facilita a comunicação com as partes interessadas, dando-lhes uma compreensão clara do que o projeto realmente envolve e estabelecendo expectativas mais realistas.
Se você negligenciar a LOE, corre o risco de sobrecarregar os recursos ou atrasar o cronograma. Pior ainda, você pode subestimar as necessidades do projeto, levando a ineficiências ou atrasos que poderiam ter sido evitados.
**Você sabia? O esforço discreto é uma tarefa mensurável com início e fim claros, como escrever um relatório. Por outro lado, o LOE abrange atividades contínuas, como agendamento de reuniões e criação de documentos, que não são tão facilmente monitoradas, mas mantêm as coisas em movimento!
Métodos para estimar o LOE
Dependendo da complexidade da tarefa e dos dados disponíveis, você pode usar vários métodos para estimar o LOE para o sucesso do projeto.
Aqui estão quatro métodos principais com seus pontos fortes e limitações.
1. Julgamento de especialistas
Essa técnica de estimativa de esforço é útil para lidar com tarefas menos quantificáveis, como ajuda administrativa ou supervisão. Os especialistas no nicho extrairão insights de experiências anteriores para oferecer uma estimativa realista de situações semelhantes.
prós: Rápida, depende de conhecimento justificado e é eficaz para tarefas únicas ou complexas
contras: Subjetivo e pode fornecer estimativas imprecisas quando os especialistas são tendenciosos ou não têm detalhes importantes
quando usar: Com membros experientes da equipe de desenvolvimento ou gerentes de projeto que já lidaram com tarefas semelhantes no passado
2. Estimativa análoga
Ela depende de dados históricos de projetos semelhantes para prever o LOE de seu projeto atual. Ao comparar tarefas de projetos anteriores com escopos semelhantes, você pode fazer estimativas informadas sobre o tempo e os recursos necessários para o novo projeto.
prós: Rápido, não requer dados detalhados e é adequado para planejamento em estágio inicial
contras: Menos preciso, pois depende da precisão e da relevância dos dados anteriores
quando usar: Em situações em que as informações detalhadas sobre a tarefa não estão disponíveis, mas você tem acesso a dados bastante semelhantes de projetos anteriores
3. Estimativa paramétrica
Esse método de estimativa de esforço calcula o LOE por meio da aplicação de dados estatísticos aos parâmetros coletados
Por exemplo, se a manutenção de 10 servidores exige 10 horas/semana, fazer o mesmo para 20 servidores provavelmente exigiria 20 horas/semana. É perfeitamente adequado para tarefas com entradas e saídas claras e mensuráveis.
prós: Orientado por dados, mais preciso para tarefas repetitivas e escalável
contras: Requer dados detalhados e confiáveis e não funciona bem com tarefas altamente variáveis
quando usar: Nos casos em que as tarefas são quantificáveis e há métricas de dados históricos disponíveis
4. Estimativa de três pontos
Também chamada de PERT (Program Evaluation Review Technique), a técnica de estimativa LOE de três pontos usa três estimativas diferentes - otimista, pessimista e mais provável - para calcular uma estimativa média. Isso ajuda a lidar com quaisquer incertezas e variabilidades na duração da tarefa.
prós: Considera a incerteza e oferece estimativas mais equilibradas
contras: Requer mais esforço e envolve a consideração de vários cenários
quando usar: Ao lidar com grandes incertezas ou quando as tarefas têm vários resultados possíveis
A aplicação desses métodos de estimativa de LOE se torna muito mais simples com ferramentas de gerenciamento de projetos que podem coletar e analisar rapidamente seus dados. Além disso, essas ferramentas também:
- Exibir dados de projetos anteriores
- Organizam a contribuição de especialistas
- Simplificam sua abordagem à estimativa de LOE
- Melhoram a precisão das previsões de LOE
Leia também Como calcular o tempo de ciclo para entregar produtos no prazo
Como calcular o nível de esforço
Calcular o LOE é mais fácil do que você imagina.
Nós o orientaremos nas principais etapas e explicaremos como Software de gerenciamento de projetos do ClickUp pode ajudar a tornar o processo mais suave e preciso. Além disso, ofereceremos alguns exemplos de esforço de LOE para melhor compreensão.
Passo 1: Definir o escopo do trabalho
Comece definindo claramente o escopo do trabalho e a intenção do projeto. Em seguida, tenha uma ideia completa das tarefas e atividades que precisam ser concluídas na etapa de planejamento.
A divisão de tarefas maiores em componentes menores e gerenciáveis pode ajudá-lo a estimar melhor os recursos necessários. Estruturas de divisão do trabalho (WBS) ou listas de tarefas podem ser particularmente úteis para essa finalidade.
O ClickUp pode ajudar fornecendo ferramentas para definir e gerenciar o escopo do projeto de forma eficaz.
Com Espaços ClickUp você pode organizar seu projeto em diferentes departamentos ou equipes, criando uma estrutura clara para o seu trabalho.
Configure novos ClickUp Spaces para definir e organizar o escopo de seu projeto
As pastas e listas dentro de cada espaço permitem que você detalhe cada aspecto do projeto para que todas as tarefas sejam contabilizadas.
Quando você tiver um escopo de projeto claro, Tarefas do ClickUp entram em ação. Ele divide tarefas maiores em subtarefas, facilitando o gerenciamento e a estimativa do tempo e dos recursos necessários para cada subtarefa ou componente.
Explore vários tipos de ClickUp Tasks para adicionar ao seu espaço de trabalho
Além disso, Listas de verificação de tarefas do ClickUp são muito úteis aqui.
Elas permitem que você divida uma tarefa em uma série de etapas ou subtarefas acionáveis diretamente. Isso descreve claramente todas as ações necessárias e garante que nada seja esquecido.
Cada item da lista de verificação pode ser monitorado quanto ao progresso, facilitando o gerenciamento de tarefas complexas.
Detalhe e acompanhe todas as etapas necessárias em uma tarefa usando as listas de verificação de tarefas do ClickUp
Etapa 2: Estimar o tempo para cada tarefa
Depois de definir o escopo, você precisará calcular o tempo estimado de conclusão para cada tarefa. **Isso envolve avaliar quanto tempo cada atividade leva, incluindo dependências ou possíveis atrasos
Considere o uso de julgamento de especialistas ou estimativa paramétrica com base na natureza das tarefas. Estimativas de tempo do ClickUp simplifica esse processo.
Você pode definir estimativas para tarefas individuais, o que o ajuda a entender quanto tempo cada tarefa específica deverá levar e a tomar decisões informadas sobre o cronograma do projeto.
Calcule o tempo exato gasto em tarefas comuns com o ClickUp Time Estimates para aumentar a eficiência da sua equipe
Para tarefas com vários responsáveis, você pode atribuir diferentes estimativas de tempo a cada pessoa. Essa abordagem fornece relatórios de carga de trabalho e capacidade mais precisos, em vez de atribuir a estimativa completa a cada indivíduo.
Além disso, o ClickUp agrega estimativas para subtarefas e para a tarefa principal, para que você possa ver rapidamente o tempo total estimado para tarefas grandes com várias subtarefas.
Leia também: Como calcular horas de trabalho de forma eficiente com ferramentas modernas
Etapa 3: Aplicar recursos
Em seguida, comece estimando e alocando os recursos certos, como membros da equipe, ferramentas e equipamentos.
Não se esqueça de verificar se cada membro da equipe está disponível de acordo com as estimativas de tempo calculadas acima. A alocação pontual de recursos garante que o tempo estimado esteja alinhado com a capacidade real da sua equipe.
Por exemplo, você teria de fazer ajustes se uma tarefa levasse 10 horas, mas sua equipe só tem 5 horas durante a semana.
É aqui que Visualização da carga de trabalho do ClickUp torna-se útil. Ele oferece uma visão clara da capacidade e da carga de trabalho da sua equipe em um só lugar, para que você possa identificar facilmente qualquer membro da equipe com excesso de reservas ou lacunas de recursos.
Dessa forma, você pode ver quem está disponível e quem está sobrecarregado para ajustar as atribuições de tarefas de acordo.
Veja rapidamente a capacidade da sua equipe de acordo com as estimativas de tempo com o ClickUp Workload View
Etapa 4: Acompanhe o tempo real gasto
Quando o projeto estiver em andamento, você verá sinais de que seus cálculos de LOE estão corretos.
Fique de olho no tempo real gasto em cada tarefa em comparação com o tempo estimado. Isso permite que você compare as estimativas com o tempo real gasto e identifique as áreas que precisam de ajustes para o planejamento futuro. Rastreamento de tempo do ClickUp é perfeito para isso.
Ele permite monitorar o tempo real gasto nas tarefas e compará-lo com suas estimativas originais. Ao ficar de olho nesses detalhes, você pode identificar facilmente onde suas estimativas podem estar erradas e fazer os ajustes necessários.
Acompanhe o tempo gasto em tarefas usando o ClickUp Time Tracking para ver como suas estimativas se ajustam
O controle de tempo também oferece uma visão mais clara de suas gerenciamento de tempo do projeto e refina sua abordagem para obter estimativas mais precisas no futuro.
Leia também: 10 dicas para melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo no trabalho
Etapa 5: Use a Matriz de Esforço-Impacto
De fato, nem todas as tarefas têm a mesma importância ou exigem o mesmo nível de conforto. Você pode identificar a prioridade de cada tarefa por meio de uma Matriz de Esforço-Impacto que categoriza as tarefas com base em seu impacto potencial e nos recursos que você deve gastar
O modelo de matriz de impacto de esforço do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a priorizar e gerenciar tarefas com base no esforço e no impacto.
Você pode usar o modelo Modelo de matriz de esforço e impacto do ClickUp para classificar seus projetos de acordo com a carga de trabalho esperada. Esse modelo é ideal para avaliar e visualizar os esforços esperados que impulsionarão o sucesso de um projeto.
Além de melhorar sua capacidade de priorização, este modelo:
- Fornece insights valiosos sobre possíveis desafios e aumentos de custos previstos
- Cria uma matriz fácil de decodificar para mapear os benefícios de diferentes tipos de tarefas
- Oferece cinco atributos personalizados para agrupar tarefas com base em sua natureza
Etapa 6: ajuste para mudanças contínuas
Seus projetos evoluirão com frequência. Portanto, os cálculos de LOE devem ser flexíveis o suficiente para se adaptarem a mudanças no escopo, na disponibilidade da equipe ou na flutuante restrições de tempo . É provável que você precise reavaliar as estimativas de tempo ou realocar recursos à medida que seu projeto precisar de uma mudança. Dashboards do ClickUp são incrivelmente úteis para gerenciar essas mudanças. Eles fornecem uma visão geral personalizável do status do seu projeto para acompanhar o progresso em tempo real e ajustar os planos conforme necessário.
Com os Dashboards, você pode visualizar as principais métricas, como tempo gasto versus tempo estimado, alocação de recursos e progresso da tarefa, tudo em um só lugar
Implante o ClickUp Dashboards para adaptar seus cálculos de LOE às necessidades do projeto em evolução
Além disso, o ClickUp Dashboards permite que você visualize os dados do projeto em um período de tempo contínuo especificado. Isso o ajuda a ver como as mudanças recentes afetam seu projeto e a fazer ajustes oportunos nos cálculos de LOE e nos planos de recursos.
Etapa 7: Monitorar e otimizar o progresso
É difícil manter-se no curso se você não monitorar regularmente o progresso das tarefas e acompanhar o esforço real despendido.
Na verdade, o monitoramento permite que você compartilhe relatórios sensíveis ao tempo sobre o status do projeto ou as respostas do público às partes interessadas
Aproveite o Modelo de análise de tempo do ClickUp para analisar como sua equipe está usando as horas de trabalho.
Dicas e práticas recomendadas para um cálculo eficaz do LOE
Fazer os cálculos corretos de LOE pode ser decisivo para o cronograma de seu projeto. Mas como garantir que você está atingindo o objetivo sem complicar demais as coisas?
Vamos nos aprofundar em algumas dicas simples e práticas recomendadas que facilitarão o processo e manterão tudo nos trilhos. ✅
🎯 Envolva sua equipe desde o início e com frequência
Um erro que muitos gerentes de projeto cometem é tentar calcular o nível de esforço de forma isolada. O segredo para estimativas precisas de esforço é o crowdsourcing. Ninguém sabe quanto tempo uma tarefa leva melhor do que as pessoas responsáveis por ela.
Envolver sua equipe, desde os desenvolvedores até os designers, traz insights valiosos que podem ser ignorados.
Por exemplo, você pode presumir que escrever um relatório de orçamento preciso leva duas horas, mas sua equipe de contabilidade pode lembrá-lo de que extrair dados leva mais uma hora.
Mantenha linhas de comunicação como essas abertas durante todo o projeto para se ajustar rapidamente a atrasos ou gargalos inesperados.
Planeje para a Lei de Parkinson
A Lei de Parkinson diz: "O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão."
Embora possa parecer pessimista, esse é um ponto valioso a ser considerado ao calcular o LOE.
Se você der a uma equipe duas semanas para concluir uma tarefa que, na verdade, leva uma, adivinhe: ela certamente levará duas semanas!
Para atenuar a Lei de Parkinson, dê à sua equipe um prazo um pouco mais apertado do que a zona de conforto dela, mas inclua uma margem de segurança no plano do projeto que leve em conta possíveis atrasos.
A ideia é incentivá-los a serem eficientes sem estressá-los. É um ato de equilíbrio, mas essa estratégia proativa evita que as tarefas se arrastem.
Não se esqueça de levar em conta o "trabalho invisível "
O trabalho invisível inclui todas aquelas tarefas pequenas e recorrentes que mantêm seu projeto em andamento, mas não necessariamente têm um resultado definido - coisas como reuniões, responder e-mails ou alternar entre tarefas. Essas atividades podem parecer insignificantes, mas podem consumir um tempo significativo se não forem levadas em conta.
Para ter certeza de que está cobrindo todas as suas bases, leve em conta o trabalho invisível em sua LOE preenchendo as estimativas de tempo. Mesmo que os membros da equipe passem apenas uma hora por dia em reuniões ou fazendo ligações telefônicas, são cinco horas por semana de trabalho que precisam ser consideradas.
Use os recursos de controle de tempo, como os oferecidos pelo ClickUp, para identificar quanto tempo é gasto nessas tarefas menores e ter uma visão mais precisa da carga de trabalho geral.
Use dados históricos, mas não se torne um escravo deles
É claro que os dados históricos são seus amigos ao estimar o LOE - projetos anteriores podem lhe dar um valor aproximado de quanto tempo tarefas semelhantes podem levar.
Mas aqui está o problema: não se torne excessivamente dependente deles.
O fato de a tarefa A ter levado 10 horas da última vez não significa que levará novamente. As variáveis mudam - as pessoas ficam melhores no que fazem, a tecnologia melhora e, às vezes, surgem novos obstáculos.
A melhor abordagem? Use dados históricos como linha de base, mas sempre deixe espaço para ajustes com base nas especificidades do seu projeto atual.
Analise as condições atuais para refinar suas estimativas. há novos membros da equipe do projeto envolvidos? O escopo do projeto é maior do que da última vez?
Aplicações práticas da estimativa de nível de esforço
Deseja tornar a estimativa de LOE mais do que apenas uma teoria?
Explore estas aplicações práticas para aproveitar o LOE para melhorar o planejamento e a execução do projeto. 🗂️
1. **Sprints de desenvolvimento de software
No desenvolvimento ágil de software, as equipes trabalham em ciclos curtos e iterativos conhecidos como sprints.
A estimativa de LOE é fundamental aqui para determinar quanto tempo e esforço os desenvolvedores, designers e testadores precisam para concluir os recursos e as correções de bugs planejados para o sprint.
Suponha que uma equipe tenha a tarefa de desenvolver um novo recurso. Nesse caso, a LOE estima os esforços contínuos necessários para testes, revisões de código, depuração e testes de qualidade - tarefas que podem não ter um fim fixo, mas que são essenciais para um ciclo de desenvolvimento tranquilo.
Ao calcular o LOE, os gerentes de projeto podem garantir que os recursos sejam alocados corretamente e que o sprint permaneça no caminho certo.
*Bônus: 👀 Bônus Mergulhar em adicionais técnicas de estimativa ágil para um gerenciamento de projetos mais inteligente.
2. Planejamento de campanha de marketing
Ao planejar uma campanha de marketing, o LOE estima tarefas contínuas, como o monitoramento de mídias sociais, a otimização do desempenho de projetos de anúncios ou a coordenação com influenciadores.
Por exemplo, um gerente de projeto de campanha pode usar o LOE para determinar quanto esforço semanal é necessário para ajustar os gastos com anúncios, responder a consultas de clientes e interagir com o público em diferentes plataformas.
Embora os resultados do projeto possam incluir a criação de conteúdo ou o desenvolvimento de anúncios, a LOE garante que as tarefas essenciais, mas contínuas - como o monitoramento do desempenho - sejam contabilizadas. Isso garante o sucesso da campanha ao longo do tempo.
3. gerenciamento de projetos SAAS
Nos produtos SAAS, a estimativa de LOE ajuda os gerentes de projeto a determinar o tempo e os recursos necessários para atividades contínuas, como testes de produtos, manutenção de servidores e verificações de dados.
Por exemplo, embora o desenvolvimento de um recurso de produto possa ter um cronograma claro, o esforço necessário para tarefas contínuas, como rastreamento de dados ou gerenciamento de consultas de clientes, precisa ser calculado separadamente.
O LOE garante que essas atividades recebam tempo e recursos suficientes, evitando atrasos ou problemas de conformidade no futuro.
4. Iniciativas de pesquisa e desenvolvimento
Em projetos de pesquisa e desenvolvimento (P&D), o LOE é aplicado para estimar o esforço contínuo necessário para experimentação, análise de dados e relatórios.
Digamos que uma equipe que trabalha em uma nova pesquisa pode não ter um cronograma fixo de quando as descobertas ocorrerão.
Ainda assim, eles precisam estimar o esforço contínuo necessário para executar testes quantitativos e qualitativos, analisar dados e documentar resultados. O LOE confirma que essas atividades contínuas são bem apoiadas, mesmo que os resultados sejam incertos ou o cronograma seja flexível.
Melhorar a estimativa de LOE com o ClickUp para um melhor gerenciamento de projetos
As estimativas de LOE são vitais em vários setores. Elas mantêm o controle das tarefas em andamento, muitas vezes negligenciadas, que são essenciais para manter os projetos no caminho certo. Dessa forma, você pode garantir que o esforço necessário esteja sempre presente.
Integrar o LOE à fase de planejamento do projeto torna muito mais simples a alocação de recursos e o gerenciamento de cronogramas.
Considere usar o ClickUp para manter sob controle todo o tempo gasto em tarefas pequenas e grandes. O ClickUp também gera relatórios automaticamente com base nas métricas que você insere e deseja analisar. O que está esperando? Registre-se no ClickUp gratuitamente hoje.