O novo membro da sua equipe, ansioso para provar seu valor, sempre fica até tarde para concluir as tarefas. No entanto, quando chega o dia do pagamento, suas horas extras não são refletidas, causando uma mistura de frustração e confusão.
Isso lhe parece familiar?
Calcular com precisão as horas trabalhadas não se trata apenas de controlar o tempo - trata-se de promover a confiança e garantir que cada minuto de esforço seja reconhecido e recompensado.
Não importa se você está gerenciando uma pequena empresa ou uma grande organização, é essencial calcular corretamente as horas dos funcionários.
Neste blog, exploraremos como calcular as horas e garantir uma remuneração precisa, abordando vários métodos e ferramentas de cálculo de horas de trabalho.
Entendendo as horas de trabalho
Quando falamos em horas de trabalho, estamos nos referindo ao tempo total que um funcionário ou prestador de serviços trabalha - ou está programado para trabalhar - em um período específico, como um dia, uma semana ou um mês.
De acordo com o Lei de Padrões de Trabalho Justo dos EUA (FLSA) o tempo real gasto em atividades relacionadas ao trabalho pelas quais os funcionários devem ser pagos.
Embora nem todas as organizações precisem controlar as horas (especialmente se não pagam por hora), as empresas que trabalham com freelancers, prestadores de serviços, trabalhadores da construção civil ou funcionários de meio período precisam ser diligentes em seus cálculos.
O controle preciso do tempo é crucial para entender a produtividade da sua equipe e a eficiência da sua empresa. Quando você tem uma visão clara de como o tempo é gasto, pode avaliar melhor o desempenho, identificar áreas de melhoria e otimizar suas operações.
Leia também: Quantas horas você deve trabalhar por semana para evitar a exaustão?
Etapas para calcular as horas trabalhadas
Vamos percorrer as etapas para calcular as horas trabalhadas dos funcionários de forma simples e eficaz para garantir que tudo esteja certo.
Etapa 1: Determinar os horários de início e término
Para controlar o tempo com precisão, comece registrando os horários exatos de início e término de cada período de trabalho. Você pode usar um relógio de ponto, um software digital ou até mesmo um cartão de ponto manual - o que for melhor para você.
A chave é garantir que seu método de controle forneça dados precisos e contabilize horas extras ou intervalos não remunerados com base em seu contrato de trabalho.
Etapa 2: Converta os formatos de tempo para maior clareza
Para simplificar os cálculos, converta os horários de início e término em horário militar ou no formato de 24 horas. Isso significa que 9:00 AM se torna 09:00, e 5:00 PM se torna 17:00.
O formato de 24 horas elimina a confusão entre AM e PM, facilitando a subtração sem erros. A conversão dos horários para esse formato garante clareza ao subtrair os horários de início dos horários de término.
Etapa 3: Subtrair a hora inicial da hora final
Com os horários convertidos, subtraia o horário de início do horário de término para calcular o total de horas trabalhadas.
Se um funcionário trabalha das 09:00 às 17:00, basta subtrair 09:00 de 17:00, o que resulta em 8 horas. Essa etapa fornece o número total de horas trabalhadas em um determinado período.
Etapa 4: Contabilizar o tempo de intervalo
Em seguida, subtraia os intervalos não remunerados do total de horas trabalhadas.
Por exemplo, se o funcionário fizer uma pausa de 30 minutos para o almoço durante seu turno de 8 horas, subtraia esses 30 minutos do total de horas trabalhadas.
Portanto, se a média de horas trabalhadas no cálculo inicial foi de 8 horas, após a contabilização do intervalo de 30 minutos, o total ajustado seria de 7,5 horas.
Etapa 5: Converter a saída final para o formato decimal
Para facilitar os cálculos da folha de pagamento, converta o total de horas trabalhadas em formato decimal.
Portanto, se um funcionário trabalha 7 horas e 30 minutos, isso deve ser convertido em 7,5 horas.
As horas decimais simplificam o cálculo dos salários, especialmente quando se trata de frações de uma hora.
Leia também Como gerenciar o tempo com a técnica Pomodoro Etapa 6: Some o total de horas para o período de pagamento
Agregue o total de horas trabalhadas durante todo o período de pagamento.
Se um funcionário trabalhou 35 horas na primeira semana de trabalho, 37,5 horas na segunda semana e 40 horas na terceira semana, o total para o mês é de 112,5 horas.
A soma dessas horas fornece uma visão abrangente do total de mão de obra e é crucial para cálculos precisos da folha de pagamento.
Etapa 7: Calcular o pagamento total
Para a última etapa, basta multiplicar o total de horas trabalhadas pela taxa de pagamento por hora para determinar o valor devido.
Se a sua taxa salarial para um funcionário de tempo integral for de US$ 40 por hora e ele tiver trabalhado 37,5 horas, você faria a conta como US$ 40 vezes 37,5, o que equivale a US$ 1.500. Esse é o total que você precisa pagar pelo trabalho dele.
Mas e quanto às horas extras?
O tratamento das horas extras exige um cálculo cuidadoso.
Comece identificando o número padrão de horas para o período de pagamento, como 40 horas por semana. Todas as horas trabalhadas além desse número são consideradas horas extras.
Por exemplo, se um funcionário trabalha 45 horas em uma semana, 5 horas são horas extras. Calcule o pagamento de horas extras com base na taxa de horas extras de sua empresa, geralmente definida como uma hora e meia.
Auditorias regulares e práticas adequadas de registro de horas podem ajudar a gerenciar as horas extras de forma eficaz e garantir que os funcionários sejam pagos corretamente.
Selecionando as ferramentas certas para calcular as horas trabalhadas
O cálculo de horas e minutos trabalhados pode ser muito fácil com as ferramentas certas à sua disposição. Quer esteja gerenciando uma pequena equipe ou dirigindo uma grande organização, a ferramenta certa pode ajudar a simplificar o processo e garantir a precisão.
Vamos nos aprofundar nas várias ferramentas disponíveis, explorar como elas funcionam e descobrir qual pode ser a mais adequada para sua organização.
Cálculo manual
O cálculo manual é a maneira antiga de manter o controle das horas de trabalho.
Para somar as horas trabalhadas, você precisará de uma caneta, papel ou uma calculadora básica. Anote os horários de início e término em seu telefone, relógio ou relógio de parede e faça as contas você mesmo no final do dia.
É simples e direto, mas requer algum esforço para ser feito corretamente.
**Os prós
- Simples e não precisa de ferramentas especiais
- Econômico, especialmente para pequenas empresas
**Os contras
- Consome muito tempo e pode estar sujeito a erros
- É fácil cometer erros ao somar as horas, especialmente durante longos períodos
- Pode exigir que você esteja fisicamente presente no local de trabalho
Folhas de cálculo
As planilhas oferecem um avanço em relação aos cálculos manuais, permitindo que você use fórmulas para automatizar parte da matemática.
Ferramentas como o Microsoft Excel ou o Google Sheets permitem que você controle as horas, calcule os totais e gere relatórios básicos.
**Os prós
- Ajuda a organizar e automatizar partes do processo de cálculo
- Reduz a chance de erros
- Ferramentas como Excel ou Sheets podem ser personalizadas com fórmulas para cálculos mais rápidos e melhor visualização dos dados
**Os contras
- Pode ser complicado de gerenciar e precisa de atualizações regulares
- Pode se tornar complexo à medida que os dados aumentam
- Falta rastreamento em tempo real e integração com outros sistemas
Plataformas como ClickUp fornecem modelos para facilitar esse processo.
O modelo de planilha de horas de serviços do ClickUp foi criado para ajudá-lo a controlar e gerenciar as horas da sua equipe de serviços.
Modelo de planilha de horas de serviços do ClickUp simplifica o controle de tempo, custos e recursos. Ele rastreia sem esforço as horas faturáveis e o uso de recursos em vários projetos.
Você vai adorar as ferramentas visuais, como tabelas e gráficos, que lhe dão insights em tempo real sobre o progresso. Além disso, a integração com aplicativos como Stripe e PayPal garante que todas as suas finanças estejam sincronizadas.
O modelo vem com Status personalizados do ClickUp como Approved (Aprovado) e Needs Attention (Precisa de atenção) e oferece 12 Campos personalizados do ClickUp como Hourly Rate (taxa horária) e Paid Sick Hours (horas de licença médica remunerada), permitindo um controle completo.
O modelo também permite a geração automática de faturas com base em sua planilha de horas, o que economiza seu tempo e reduz os erros.
👀 Bônus: Experimente outros modelos de planilha de horas do ClickUp para aproveitar ao máximo seus esforços de gerenciamento de tempo.
Software de controle de tempo
Essas ferramentas são projetadas para ajudar a estruturar o processo de registro e cálculo das horas de trabalho.
Um aplicativo de controle de horas registra automaticamente os horários de início e término; alguns até oferecem recursos como deduções automáticas de intervalos e cálculos de horas extras.
**Os prós
- Fornece rastreamento automatizado das horas de trabalho para reduzir o risco de erro humano
- Incluisuporte para planilhas de horas automatizadas e relatórios
**Os contras
- Pode ser caro, especialmente para pequenas empresas
- Pode envolver uma curva de aprendizado para a equipe
Leia também: 10 planilhas gratuitas de modelos de registro de horas em Excel, Word e ClickUp
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Essas ferramentas oferecem uma maneira abrangente de monitorar as horas de trabalho e gerenciar tarefas, projetos e prazos em um só lugar. Solução de gerenciamento de tempo do ClickUp é uma dessas ferramentas.
Use o Project Time Tracking do ClickUp para controlar as horas de trabalho de seus funcionários com uma interface de usuário limpa Rastreamento de horas do projeto do ClickUp é incrivelmente versátil. Você pode controlar o tempo em praticamente qualquer dispositivo, seja um telefone Android, iPhone, desktop ou laptop.
Controle o tempo de todo o seu espaço de trabalho ou concentre-se em tarefas específicas, e você tem a flexibilidade de pausar e retomar o controle com um cronômetro global.
Com esse recurso, você pode:
- Desenvolver planilhas de horas personalizáveis: Controlar o tempo por dia, semana, mês ou intervalos personalizados. Visualizar os totais por datas para obter insights valiosos sobre suas entradas de tempo
Use o Project Time Tracking do ClickUp para gerar planilhas de horas que fornecem informações claras sobre as horas de trabalho, o desempenho e muito mais de seus funcionários
- Entenda o tempo monitorado: Analise quanto tempo tarefas individuais ou grupos de tarefas levam para cada membro da equipe
- Crie relatórios personalizáveis: Crie relatórios a partir de suas entradas de tempo, incluindo estimativas e separando as horas faturáveis das não faturáveis
- Compare as estimativas de tempo: Verifique se a sua equipe está no caminho certo comparando os tempos estimados com os tempos reais monitorados, ajudando-o a avaliar se está cumprindo o cronograma
Dica profissional: Automatizar lembretes de planilha de horas em intervalos consistentes - diários, semanais ou quinzenais - usando Automações do ClickUp . Isso ajuda a garantir que os registros da planilha de horas sejam feitos prontamente e reduz o risco de registros perdidos.
E aqui está outra vantagem: se você já estiver usando ferramentas como Toggl, Everhour ou Clockify, o ClickUp se integra facilmente a elas, de modo que todos os seus dados de tempo são sincronizados perfeitamente com o espaço de trabalho do ClickUp. Isso torna o gerenciamento de seu tempo e projetos ainda mais eficiente!
Elimine a entrada manual de dados sincronizando projetos e tarefas usando a Integração Everhour do ClickUp
Os prós
- Combina o controle de horas trabalhadas com o gerenciamento de tarefas e relatórios
- Agiliza o fluxo de trabalho e se integra bem a outros recursos de gerenciamento de projetos
- Aumenta a produtividade eajudaestimar o tempo de conclusão com precisão
**Os contras
- Pode ser complexo de configurar e gerenciar
- Pode ter uma curva de aprendizado mais acentuada para usuários não familiarizados
Leia também: 11 melhores aplicativos de gerenciamento de tempo em 2024 (avaliações e preços)
Relógios de ponto
Esse é um método mais tradicional de controle de horas, mas ainda é muito usado. Os funcionários entram e saem, e o relógio registra suas horas.
Esse método é simples e pode ser eficaz em ambientes em que os funcionários trabalham no local.
**Os prós
- Simples e fácil de usar
- Fornece um registro claro das horas trabalhadas por semana
**Os contras
- Pode ser incômodo em um ambiente de trabalho remoto ou flexível
- Pode exigir manutenção e pode estar sujeito a adulteração física
Sistemas biométricos
Esses sistemas usam impressões digitais, reconhecimento facial ou outros dados biométricos para rastrear as horas de trabalho.
Esses sistemas são altamente seguros e reduzem o risco de "buddy punching" (em que um funcionário marca o ponto para outro).
**Os prós
- Altamente preciso e seguro
- Reduz a possibilidade de roubo de horas e de marcação de ponto por colegas
**Os contras
- Pode ser caro para instalar e manter
- Pode gerar preocupações com a privacidade dos funcionários
Sistemas de folha de pagamento
O software de folha de pagamento, como Paychex, Paycor, Jibble, etc., geralmente inclui o controle de horas como parte de seus recursos.
Esses sistemas integram as horas trabalhadas do funcionário com o processamento da folha de pagamento, calculando automaticamente os salários com base nas horas registradas e nas taxas aplicáveis.
**Os prós
- O controle de horas integrado simplifica a folha de pagamento
- Garante a conformidade com as leis trabalhistas e reduz a carga de trabalho administrativo
**Os contras
- Pode ser caro, especialmente para pequenas empresas
- Pode exigir treinamento e configuração para utilizar plenamente todos os recursos
Os benefícios do cálculo de tempo exato no emprego
Vamos encarar os fatos: manter o controle das horas de trabalho não é apenas uma questão de calcular números. Trata-se de manter a sua equipe satisfeita e com um desempenho excelente.
Aqui está um resumo de todos os benefícios que o cálculo exato do tempo proporciona aos seus funcionários.
Funcionários felizes = melhores resultados no trabalho
Quando os funcionários veem que suas horas estão sendo registradas com precisão, isso lhes diz que seu tempo é valorizado. Isso aumenta o moral e a motivação deles.
E funcionários felizes também são mais produtivos. De fato, pesquisas sugerem que funcionários mais felizes são 13% mais produtivos .
Economia de tempo e dinheiro
As formas antigas de controlar o tempo, como planilhas de horas em papel, são lentas e propensas a erros. A correção de erros e o gerenciamento desses registros podem levar muito tempo.
Com as ferramentas digitais de controle de horas, você pode reduzir os erros e permitir que sua equipe se concentre no trabalho real.
Evita o esgotamento dos funcionários
Um bom controle de tempo ajuda a manter as cargas de trabalho gerenciáveis.
Ao ter uma visão clara de como o tempo é gasto, você pode alocar melhor os recursos, definir prazos realistas e garantir que a carga de trabalho de todos seja justa.
Isso ajuda a evitar o esgotamento e mantém as expectativas sob controle, para que sua equipe possa continuar produtiva e evitar ficar sobrecarregada.
Iidentifique as capacidades e aloque recursos de forma eficiente para evitar a super ou subutilização de recursos com a visualização de carga de trabalho do ClickUp
Leia também: Como resolver os desafios comuns de gerenciamento de tempo
Registre melhor as horas de trabalho com o ClickUp
O controle preciso do tempo aumenta a eficiência e a satisfação em sua organização. Com tantas ferramentas disponíveis, a escolha da ferramenta certa pode fazer uma grande diferença.
Soluções modernas como o ClickUp podem simplificar todo o processo, facilitando o registro e o controle das horas de trabalho dos funcionários com mais precisão. Dê uma chance ao ClickUp e veja como ele pode facilitar sua vida!