Com o início do novo ano, começa a temporada de planejamento anual - há reuniões a serem marcadas, metas a serem definidas e tarefas a serem atribuídas.
Todas as planejamento de projetos começa com informações de pesquisas, projetos anteriores e especialistas no assunto. E, no entanto, apesar de todo o mapeamento de recursos e cronogramas, muitas vezes encontramos desafios inesperados, que causam retrocessos e impedem o progresso. Previsões do projeto exigem mais do que simples cálculos. Elas envolvem uma combinação de análise, estimativa e intuição.
Como podemos fazer as coisas de forma diferente este ano? A implantação de práticas recomendadas de negócios em torno de técnicas de estimativa de projetos ajudará você e sua equipe a definir cronogramas mais precisos e a atingir metas com mais eficiência.
O que são técnicas de estimativa de projetos?
As técnicas de estimativa de projetos são métodos de previsão de variáveis, como o cronograma de conclusão, os custos, os recursos e os riscos envolvidos em um projeto durante o estágio de planejamento.
Os gerentes de projeto avaliam e determinam o escopo, o tempo, o custo, os recursos, a qualidade e os riscos de um projeto. Eles são especializados em fornecer estimativas precisas dos riscos do projeto e prever os possíveis resultados desses seis fatores principais.
Os gerentes de projetos implementam técnicas e ferramentas de estimativa de projetos para agendamento, estimativa de custos, análise de dados e previsão orçamentária para projetos ágeis.
Isso ajuda a garantir que as principais partes interessadas, como a liderança, a diretoria, a gerência e os clientes, permaneçam atualizados e alinhados com as expectativas do projeto.
Importância de ter estimativas de projetos
Os gerentes de projeto consideram meticulosamente todas as variáveis ao planejar um projeto. E, no entanto, como muitos de nós temos experimentado ano após ano, é difícil obter estimativas precisas.
Prepare-se para um guia abrangente sobre técnicas de estimativa de projetos. Este guia o equipará com as ferramentas e táticas necessárias para fazer previsões mais inteligentes e precisas relacionadas aos seus projetos.
Vamos nos aprofundar no assunto e eliminar a incerteza em relação a estimativas cruciais metas de negócios .
Diferentes tipos de estimativas durante um projeto
Para gerenciar projetos com eficácia, as equipes de projeto se concentram em seis áreas principais. Elas determinam os resultados de um projeto ciclo de vida do gerenciamento de projetos . Antes de nos aprofundarmos nas técnicas de estimativa, vamos entender os principais fatores do gerenciamento do ciclo de vida do projeto.
1. Escopo
O escopo do projeto é uma das "restrições triplas" essenciais no gerenciamento de projetos. Ele define limites e metas claros, evitando que os projetos se tornem sem foco ou excessivamente ambiciosos. O escopo refere-se simplesmente ao que precisa ser feito para que o projeto atual atinja o status de "conclusão".
Às vezes, os gerentes de projeto dividem um único projeto em diferentes fases ou sprints para abordar o ângulo do escopo, começando com uma fase de planejamento ou uma fase mínima viável seguida pelas fases mais avançadas do escopo.
Isso garante que as equipes se concentrem em entregar o que foi pré-alinhado como uma métrica de sucesso do projeto.
2. Tempo
É fundamental atribuir uma data final a cada projeto de prazo finito. Como vários membros da equipe realizarão as tarefas associadas a qualquer projeto, é necessário ter uma boa noção da carga de trabalho e da capacidade deles para chegar a estimativas precisas do cronograma. Técnicas de agendamento de projetos são essenciais para o estabelecimento de metas realistas cronogramas realistas do projeto e atingir as metas do projeto. É fundamental comunicar e alinhar esses cronogramas com o(s) patrocinador(es) do projeto.
3. Custo
O custo, o escopo e o tempo são os três fatores que fazem ou desfazem o seu projeto.
Desses três, o "custo" é quase sempre o mais importante para todos os participantes do projeto. É fundamental formular métodos precisos de estimativa de custos.
Os gerentes de projeto empregam técnicas de orçamento de projeto para chegar a estimativas monetárias para seus entregáveis com escopo definido. Depois de obter a aprovação da gerência para o orçamento, é essencial monitorar as despesas e respeitar os limites máximos de custo.
4. Recursos
Você precisa de recursos para alimentar um projeto; o planejamento desses recursos é um dos aspectos mais desafiadores do gerenciamento de projetos. Isso inclui sua equipe de projeto, fornecedores externos, materiais, infraestrutura necessária, ferramentas etc.
A eficiência é fundamental para alocação de recursos e uso. O cronograma de chegada e disponibilidade de recursos também é fundamental para economizar tempo e dinheiro.
5. Qualidade
Em seu início, um projeto bem-sucedido comunica os possíveis parâmetros de qualidade que podem ser alcançados dentro das restrições do projeto, do tempo aprovado e das provisões orçamentárias.
Depois que os gerentes de projeto alinham os requisitos de qualidade com os participantes do projeto, eles garantem que todos os proprietários do projeto os cumpram.
A conclusão de um projeto dentro do prazo e do orçamento só tem valor se o projeto atender aos parâmetros de qualidade especificados pelos clientes.
6. Risco
Todo novo projeto vem com seu conjunto de riscos previsíveis e imprevisíveis. A função de um gerente de projeto é identificar e apontar esses riscos para a liderança e a gerência no início de uma iniciativa crucial.
Estar ciente dos riscos potenciais ajuda a elaborar planos de contingência. É melhor estar preparado com práticas de mitigação de riscos do que ficar no escuro e ser pego de surpresa. Não se pode enfatizar a importância do planejamento meticuloso de riscos no gerenciamento de projetos.
Técnicas comuns de estimativa de projetos
No gerenciamento de projetos, os profissionais contam com práticas comerciais testadas e comprovadas para estimativas de projetos .
Aqui estão algumas práticas críticas a serem consideradas:
1. Estimativa de baixo para cima
Ao trabalhar em um projeto, a opção de estimativa de baixo para cima envolve listar tudo como uma lista de tarefas. A estimativa de baixo para cima é uma técnica de agendamento popular.
Nessa abordagem, você pode mapear cronogramas realistas para uma lista exaustiva de itens de trabalho para chegar à data final de entrega do projeto.
A abordagem de baixo para cima envolve o alinhamento das estimativas de tempo com os proprietários das tarefas para criar um cronograma preciso e viável roteiro do projeto .
2. Estimativa de três pontos
A técnica de estimativa de três pontos é útil quando se segue a abordagem bottom-up. Ela permite que os gerentes de projeto insiram estimativas de tempo em cada tarefa com precisão.
Em vez de inserir um estimativa de tempo de antemão, a técnica de três pontos exige que os gerentes de projeto busquem três estimativas de tempo diferentes dos proprietários das tarefas-a estimativa mais otimista, a perspectiva pessimista e a estimativa realista.
Uma média ponderada dessas três ajuda a chegar a uma data de conclusão esperada bem informada para cada tarefa, levando ao resultado final do projeto.
3. Estimativa de cima para baixo
A técnica de estimativa de cima para baixo é o inverso do método de estimativa de baixo para cima. Ela é melhor aplicada quando se enfrenta um prazo difícil. O processo envolve trabalhar de trás para frente a partir da data-alvo de conclusão do projeto, dividindo-o em fases, tarefas e subtarefas.
Talvez você esteja familiarizado com a tática clássica de gerenciamento de projetos de simplificar itens de trabalho maiores e mais complexos em tarefas realizáveis. Ela é chamada de Estrutura Analítica do Trabalho (WBS) . A estimativa top-down anda de mãos dadas com a WBS.
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4. Estimativa paramétrica
Você pode combinar estimativa paramétrica com a estimativa top-down para garantir melhor precisão. Ambas usam dados anteriores de projetos semelhantes.
As estatísticas formam a base da abordagem paramétrica. Ela ajusta os dados com base nas diferenças entre projetos passados e atuais para fazer estimativas mais bem informadas.
5. Estimativa baseada em conhecimento especializado
A estimativa baseada em conhecimento especializado dos elementos do projeto se apóia na experiência prática e no julgamento especializado de indivíduos que trabalharam anteriormente em projetos semelhantes. Conversar com especialistas que identificaram com sucesso escopo do projeto , cronogramas monitorados e custos gerenciados podem fornecer informações valiosas para o planejamento de novos projetos.
Essa abordagem economiza tempo e esforço, pois você se beneficiará dos aprendizados de especialistas em vez de começar do zero.
Cada projeto é único devido a vários fatores que afetam os resultados finais. Portanto, é melhor adaptar os aprendizados dos especialistas ao contexto atual da sua organização e da sua equipe.
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Quando e quem deve executar as estimativas do projeto?
As técnicas de estimativa no gerenciamento de projetos são valiosas para todas as organizações, independentemente de sua função. Todos nós lidamos com miniprojetos de alguma forma, seja individualmente ou com nossas equipes.
Embora a equipe do projeto e os especialistas no assunto sejam normalmente responsáveis pela estimativa do projeto, o gerente de projeto mantém o banco de dados ou os documentos em que as estimativas são registradas.
No entanto, identifique a pessoa mais eficaz para executar as técnicas de estimativa de projetos para projetos de negócios maiores que abrangem várias funções e níveis.
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FAQs
1. Quais são as técnicas comuns para estimativa de projetos?
Há cinco métodos comumente usados para estimar projetos: 1) Estimativa de baixo para cima, 2) Estimativa de três pontos, 3) Estimativa de cima para baixo, 4) Estimativa paramétrica e 5) Estimativa baseada em conhecimento especializado.
Os gerentes de projeto usam esses métodos para prever o escopo, o tempo e o custo de um novo projeto de negócios, também conhecidos como "restrições triplas"
2. Por que as estimativas de projetos são cruciais?
A estimativa do projeto é uma primeira etapa crucial no planejamento eficaz do projeto. Ela ajuda os gerentes de projeto a determinar um escopo, um cronograma e um custo realistas do projeto.
Custos e estimativas de projeto precisos são essenciais para alinhar as partes interessadas e os patrocinadores do negócio que estão investindo no projeto com a expectativa de gerar retornos.
3. Como o ClickUp ajuda no processo de estimativa de projeto?
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