Um estudo recente descobriu que que os gerentes perdem 683 horas por ano com distração - um sólido 1/3 de suas horas de trabalho! 42% dos entrevistados disseram que mal conseguem realizar uma hora contínua de trabalho produtivo sem interrupção e, em média, as pessoas gastam quase 127 horas por ano se recuperando de distrações. Isso custa à economia dos EUA US$ 468 bilhões por ano.
Especialistas de todos os setores estão trabalhando constantemente para melhorar a produtividade dos funcionários. As organizações estão experimentando ferramentas modernas, automação, IA generativa, etc., para dar suporte aos funcionários. No entanto, adicionar mais tecnologia sem corrigir os comportamentos subjacentes pode levar a resultados abaixo da média.
Uma das táticas comportamentais mais comumente usadas para atingir o desempenho máximo são os sprints de produtividade. Mas o que é um sprint de produtividade? O que o faz funcionar? Como você implementa um sprint de produtividade?
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Entendendo os Sprints de Produtividade
Da mesma forma que o modelo de desenvolvimento ágil divide projetos grandes e complexos em sprints menores, os sprints de produtividade aumentam o foco e a eficiência dividindo as tarefas em períodos curtos e intensos de trabalho, seguidos de breves intervalos.
Vamos entrar em detalhes.
O que são sprints de produtividade?
Um sprint de produtividade é uma pequena explosão de trabalho seguida de um intervalo mais curto. É semelhante à técnica Pomodoro, que recomenda 25 minutos de trabalho seguidos de um intervalo de cinco minutos.
A única diferença é que, em um sprint de produtividade, você escolhe quanto tempo precisa se concentrar e quanto tempo de intervalo precisa com base na sua capacidade de atenção. Ao contrário de um sprint ágil, que normalmente dura duas semanas, um sprint de produtividade pode durar o tempo que você precisar: uma hora, alguns dias, uma semana ou um mês. No entanto, é melhor não tornar os sprints muito longos, pois assim eles podem se tornar contraproducentes.
Benefícios dos sprints de produtividade
Os sprints de produtividade, assim como os sprints programados em Eventos do Scrum oferecem benefícios extraordinários para o trabalho em andamento. Vamos dar uma olhada nos mais significativos.
Foco
Antes do início do sprint, as equipes tomam decisões coletivas sobre as tarefas a serem trabalhadas, os resultados esperados, o tempo estimado, as dependências e assim por diante. Portanto, um sprint de produtividade bem projetado oferece uma lista clara, pequena e gerenciável de resultados a serem concluídos em um cronograma finito.
Essa clareza cria as condições perfeitas para que cada indivíduo se concentre em uma tarefa de cada vez. Independentemente de trabalharem individualmente ou de forma colaborativa, eles sabem quando e onde devem aparecer e o que fazer.
Speed
Um sprint é normalmente um período de tempo produtivo sem distrações. Isso significa que não há reuniões, atividades de formação de equipe, questões urgentes etc. que possam prejudicar o cronograma. Como resultado, as equipes realizam suas tarefas com maior velocidade.
Gerenciamento de tempo
Os sprints são, por sua própria natureza, limitados no tempo. Essa natureza cria um senso de urgência. Os membros da equipe entendem o que precisam fazer durante o horário de trabalho, inspirando-os a gerenciar seus dias de forma eficaz.
Utilização de recursos
Como equipe, um sprint de produtividade permite uma melhor utilização dos recursos. Ele ajuda os indivíduos a planejar seu trabalho com base nas dependências e no estágio em que se encontram no fluxo de trabalho.
Por exemplo, um analista de qualidade pode programar seu trabalho em um sprint dois dias após o desenvolvedor ter concluído seu trabalho.
Níveis de energia dos funcionários
Uma parte importante de cada sprint é o intervalo. No final de um período intenso de trabalho, os sprints de produtividade incentivam uma pausa, às vezes pela metade do tempo do sprint em si.
Isso dá a cada membro da equipe o tempo necessário para se recuperar da intensidade do trabalho em andamento. Isso reconhece seus esforços e incentiva o rejuvenescimento.
Se você é um engenheiro de software, provavelmente está acostumado a planejamento de sprint e a metodologia Scrum. No entanto, os sprints não precisam se restringir ao Agile/Scrum. Eles podem ser aplicados a qualquer tipo de função ou trabalho. Vamos ver como.
Como planejar e executar um sprint de produtividade
A ideia de um sprint de produtividade não é produzir resultados excessivamente altos em todos os dias do ano. Em vez disso, um bom sprint de produtividade o ajuda a planejar seu trabalho da maneira mais eficaz e sem esgotamento.
Aqui está um guia passo a passo para começar com o apoio de uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos, como Sprints do ClickUp .
1. Definição de objetivos claros
Antes de iniciar um sprint, você precisa saber o que deseja alcançar. Definir os objetivos certos ajuda a conduzir todo o trabalho realizado durante o sprint na direção certa.
Faça com que seus objetivos sejam SMART. Defina metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado.
Lembre-se de que, embora a prática recomendada para a definição de metas seja orientada para o resultado, ela é um pouco diferente para sprints de produtividade. Aqui, você se concentra em definir metas para as tarefas que precisa concluir para atingir seus objetivos organizacionais.
Por exemplo, se sua meta é lançar uma campanha de marketing para o lançamento de um novo produto, suas metas SMART podem ser:
- Criar um slogan para a campanha até o dia 2
- Escrever briefs criativos para 20 conteúdos de mídia social até o dia 3
- Finalizar o orçamento de publicidade digital até o dia 5
Essas metas permitem que você programe seu trabalho de forma eficaz. Por exemplo, você pode planejar uma sessão de brainstorming com a equipe de marketing no primeiro dia, 2 a 3 horas de tempo de foco para escrever briefs no segundo dia e 2 a 3 horas de tempo de orçamento no quinto dia. Se estiver com dificuldades para definir metas, Modelo de metas SMART do ClickUp pode ajudar.
2. Dividir as metas em tarefas específicas
Depois de ter suas metas, defina as tarefas necessárias para alcançá-las. Você não precisa começar com uma folha em branco todas as vezes. Tente Modelo de planejamento Agile Sprint do ClickUp para preparar sua equipe para o sucesso.
Modelo de planejamento Agile Sprint do ClickUp
Embora o modelo ofereça uma estrutura, a definição das tarefas e a elaboração do projeto ficam por sua conta. Portanto, pense em como você dividiria suas tarefas. Por exemplo, as tarefas envolvidas na criação de uma tagline podem ser:
- Brainstorming com a equipe de criação
- Criar uma lista de todas as possíveis taglines
- Selecionar as melhores taglines
- Experimentar a aplicação da tagline em vários canais
- Finalização da tagline
Programe datas de vencimento para cada uma dessas atividades. Com Tarefas do ClickUp no ClickUp Tasks, você tem a opção de configurar tarefas ou subtarefas exclusivas, se preferir. Também é possível adicionar descrições, atribuir usuários, definir prazos e colaborar com os membros da equipe envolvidos nos comentários aninhados. E mais? Vincule tarefas e gerencie dependências, tudo em um só lugar.
Gerencie projetos complexos com o ClickUp Tasks
É novo no planejamento de sprint? Sem problemas. Escolha uma modelo de planejamento de sprint que funcione para você e personalize-o conforme sua necessidade!
3. Criação de uma linha do tempo realista
Quando as equipes falam de sprints como trabalho intenso, elas geralmente presumem que isso significa sobrecarregar a semana com inúmeras tarefas. Pelo contrário, um bom sprint de produtividade estabelece cronogramas realistas.
**Revise seu backlog: Use Listas ClickUp para reunir seus itens do backlog e identificar o que pode ser razoavelmente encaixado no sprint. Você também pode personalizar Modelo do Sprint Backlog do ClickUp para tornar esse processo muito mais rápido e eficaz.
Estimativa de tempo: No ClickUp Tasks, você pode adicionar estimativas de tempo para cada tarefa e usá-las para planejar o sprint.
Considere as cargas de trabalho: Leve em consideração as férias dos membros da equipe, os compromissos existentes e a velocidade histórica do sprint. Visualização da carga de trabalho do ClickUp é um ótimo ponto de partida para isso.
A visualização da carga de trabalho do ClickUp é uma ótima maneira de garantir a alocação eficaz de recursos
Observe as dependências: Ao definir prazos, considere como as tarefas estão interligadas umas com as outras. Dê uma olhada na seção fluxo de trabalho ágil para ver quais tarefas devem ser concluídas antes do início da próxima.
Use a visualização de gráfico de Gantt do ClickUp para gerenciar dependências em um projeto
Adicione tempo de buffer: É fácil programar trabalhos consecutivos, mas as coisas podem dar errado. Portanto, programe um tempo de buffer. Isso garante que o trabalho programado no sprint possa ser concluído, não importa o que aconteça.
Dica profissional: Considere usar a função Modelo de Sprints do ClickUp para começar.
4. Preparando o espaço de trabalho
O principal objetivo de um sprint de produtividade é minimizar as distrações. O processo acima elimina as distrações causadas pelo processo de planejamento do projeto. Mas outras distrações, inclusive as pessoais, são de sua responsabilidade.
Organize seu espaço físico e tire os itens desnecessários de sua mesa. Coloque seu telefone no modo silencioso ou de foco enquanto trabalha e silencie todas as notificações desnecessárias. Em seguida, prepare seu espaço de trabalho para o sprint.
Escolha um gerenciamento ágil de projetos que funcione para você. ClickUp para equipes ágeis oferece uma visualização inicial personalizável, na qual você pode ver tudo o que precisa para começar o sprint. Você também pode escolher uma visualização de calendário ou de quadro, de acordo com sua preferência.
Experimente a visualização Board para gerenciar as tarefas em andamento
5. Execução de um sprint de produtividade
Com a configuração feita, é hora de executar o sprint de produtividade. Tudo o que isso significa é que agora você vai fazer o que foi planejado.
- Pegue as tarefas programadas
- Examine o resumo ou a descrição de cada tarefa para entender completamente o contexto
- Trabalhe profundamente nessa tarefa específica
- Lembre-se de registrar o tempo que gastou nela usandoRastreamento de tempo do ClickUp* Faça uma pausa no final do sprint
Caso não consiga concluir uma tarefa dentro do sprint conforme planejado, pense em como gostaria de proceder. Você pode adicioná-la de volta ao backlog, reagendar para o próximo sprint ou mover outra tarefa em seu lugar.
Tome essas decisões cuidadosamente com base nos insights que você obtém usando seu ferramentas de gerenciamento do backlog do produto .
6. Utilização de técnicas de gerenciamento de tempo
Para implementar um sprint de produtividade com sucesso, é aconselhável contar com o apoio de algumas práticas recomendadas testadas pelo tempo. Aqui estão algumas técnicas de gerenciamento de tempo a serem consideradas. Técnica Pomodoro : Faça um trabalho intenso por 25 minutos, seguido de um intervalo de cinco minutos. Você também pode trabalhar por 50 minutos e fazer um intervalo de dez minutos. Mantenha-se no caminho certo com qualquer um dos Aplicativos Pomodoro disponíveis hoje. Bloqueio de tempo : Divida seu dia em blocos de tempo, cada um dedicado a tarefas ou atividades específicas. Combine tarefas semelhantes para evitar a mudança de contexto e aumentar a eficiência. Controle de tempo : Monitore como você gasta seu tempo ao longo de um ou dois dias para identificar perdas de tempo, áreas de melhoria e suas horas mais produtivas.
7. Acompanhamento do progresso e reflexão
Durante o curso do sprint, monitore seu progresso diligentemente. No final do sprint, reserve um tempo para refletir. Aqui estão algumas maneiras de fazer isso.
Standups
Use as reuniões diárias de standup para compartilhar atualizações sobre o progresso da sua equipe, discutir tarefas concluídas e identificar bloqueios. Algumas equipes trabalham remotamente? Não tem problema! Use Visualização do ClickUp Chat para uma apresentação assíncrona.
Você também pode automatizar as notas de standup usando Cérebro ClickUp que agrupará todas as atualizações feitas na plataforma no dia anterior.
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Relatórios
Crie os relatórios de que você precisa com Painéis do ClickUp . Personalize os cartões e escolha os números que deseja ver, tudo em um só lugar. Você também pode usar relatórios específicos, como gráficos de queima/queima de estoque, relatórios de produtividade individual, tarefas por status, etc., em seu reuniões de revisão de sprint .
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Retrospectivas
Por fim, realize retrospectivas com a equipe no final de cada sprint. Aprecie o bom trabalho, comemore as vitórias e explore os desafios enfrentados durante o sprint. As Modelo de Brainstorming de Retrospectiva de Sprint do ClickUp oferece uma estrutura visual e interativa para a execução de suas retrospectivas.
Modelo de retrospectiva de sprint do ClickUp
Realizar uma reunião de retrospectiva pode ser difícil. Porque ela envolve a discussão dos aspectos emocionais do trabalho, bem como dos profissionais, e nem todos eles podem ser positivos. Realizar essas reuniões pode ser uma dificuldade para os gerentes de projeto em início de carreira, mas o ClickUp está aqui para ajudar:
Estas exemplos de retrospectiva de sprint oferecem alguma inspiração. E quando você se sentir pronto para conduzir suas reuniões por conta própria, experimente estes modelos de retrospectiva de sprint para orientar sua jornada. E para completar, aqui está uma leitura bônus sobre como as revisões de sprint diferem das retrospectivas .
Com tudo isso, se a implementação de um sprint de produtividade ainda parecer uma tarefa difícil, use um destes modelos ágeis para configurar o básico.
Práticas recomendadas para sprints bem-sucedidos
Você pode ver longe se estiver sobre os ombros de gigantes. Portanto, aqui está uma sabedoria sábia na forma de práticas recomendadas testadas e comprovadas para facilitar o planejamento do seu sprint de produtividade.
Faça suas pausas: Afaste-se da mesa, alongue-se ou faça uma caminhada. Evite telas ou mídias sociais durante os intervalos para obter um impacto melhor. Para sprints mais longos, tire um dia de folga para refrescar sua mente.
Comemore: Não deixe que o sucesso não seja apreciado. Comemore as conquistas com sua equipe.
Priorize o autocuidado: Mantenha hábitos saudáveis, como dormir o suficiente, comer refeições nutritivas e se exercitar regularmente.
Comunique-se: Busque apoio se estiver com dificuldades ou se sentir sobrecarregado. Aproveite todos os benefícios e opções disponíveis para você.
Reflita e aprenda: Use os relatórios e as retrospectivas para refletir. Pense no que você poderia melhorar pessoalmente. Simule otimizações de processos para obter melhores resultados.
*Em suas marcas, pronto, preparado, ClickUp
Agora é aceito como sabedoria convencional de que é melhor ter períodos de trabalho curtos e altamente focados, com intervalos entre eles, do que estar parcialmente focado por longos períodos de tempo. Seja trabalhando individualmente ou como parte de uma equipe, os sprints são uma ótima maneira de realizar o trabalho.
Entretanto, a implementação de um sprint bem-sucedido requer mais do que boas intenções. Ela envolve planejamento claro, programação cuidadosa, previsão, estimativa e gerenciamento contínuo.
É aqui que um ferramenta de planejamento de sprint como o ClickUp pode ajudar, com recursos para todos os aspectos do gerenciamento de sprint, incluindo tarefas, cronogramas, painéis, comunicação, automação e muito mais.
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