Um estudo recente descobriu que os gerentes perdem 683 horas por ano devido a distrações — um terço do seu tempo de trabalho! 42% dos entrevistados afirmaram que mal conseguem trabalhar produtivamente por uma hora consecutiva sem interrupções e, em média, as pessoas gastam quase 127 horas por ano se recuperando de distrações. Isso custa à economia dos EUA US$ 468 bilhões por ano.
Especialistas de todos os setores estão constantemente trabalhando para melhorar a produtividade dos funcionários. As organizações estão experimentando ferramentas modernas, automação, IA generativa etc. para apoiar os funcionários. No entanto, adicionar mais tecnologia sem corrigir os comportamentos subjacentes pode levar a resultados abaixo do esperado.
Uma das táticas comportamentais mais utilizadas para alcançar o máximo desempenho são os sprints de produtividade. Mas o que é um sprint de produtividade? O que o torna eficaz? Como implementar um sprint de produtividade?
Nós temos as respostas. Comece agora mesmo! ⏱️
Entendendo os sprints de produtividade
Assim como o modelo de desenvolvimento ágil divide projetos grandes e complexos em sprints menores, os sprints de produtividade aumentam o foco e a eficiência ao dividir as tarefas em períodos curtos e intensos de trabalho, seguidos por breves intervalos.
Vamos entrar em detalhes.
O que são sprints de produtividade?
Um sprint de produtividade é um curto período de trabalho seguido por um intervalo ainda mais curto. É semelhante à técnica Pomodoro, que recomenda 25 minutos de trabalho seguidos por um intervalo de cinco minutos.
A única diferença é que, em um sprint de produtividade, você escolhe por quanto tempo precisa se concentrar e quanto tempo de pausa precisa, com base na sua capacidade de atenção. Ao contrário de um sprint ágil, que normalmente dura duas semanas, um sprint de produtividade pode durar o tempo que você precisar: uma hora, alguns dias, uma semana ou um mês. No entanto, é melhor não fazer sprints muito longos, pois eles podem se tornar contraproducentes.
Benefícios dos sprints de produtividade
Os sprints de produtividade, assim como os sprints programados nos eventos Scrum, oferecem benefícios extraordinários para o trabalho em questão. Vejamos os mais significativos.
Foco
Antes do início do sprint, as equipes tomam decisões coletivas sobre as tarefas a serem realizadas, os resultados esperados, o tempo estimado, as dependências e assim por diante. Portanto, um sprint de produtividade bem planejado oferece uma lista clara, pequena e gerenciável de entregas a serem concluídas em um prazo definido.
Essa clareza cria as condições perfeitas para que cada indivíduo se concentre em uma tarefa por vez. Quer trabalhem individualmente ou em colaboração, eles sabem quando e onde aparecer e o que fazer.
Velocidade
Um sprint é normalmente um período de tempo produtivo sem distrações. Isso significa que não há reuniões, atividades de integração de equipe, questões urgentes etc. que possam atrapalhar o cronograma. Como resultado, as equipes realizam suas tarefas com maior rapidez.
Gerenciamento do tempo
Os sprints são, por natureza, limitados no tempo. Essa característica cria um senso de urgência. Os membros da equipe entendem o que precisam fazer durante o horário de trabalho, o que os inspira a gerenciar seus dias com eficácia.
Utilização de recursos
Como equipe, um sprint de produtividade permite uma melhor utilização dos recursos. Ele ajuda os indivíduos a planejar seu trabalho com base nas dependências e em seu estágio no fluxo de trabalho.
Por exemplo, um analista de qualidade pode programar seu trabalho em um sprint dois dias após o desenvolvedor ter concluído seu trabalho.
Níveis de energia dos funcionários
Uma parte importante de cada sprint é o intervalo. Ao final de um período intenso de trabalho, os sprints de produtividade incentivam um intervalo, às vezes com duração equivalente à metade do tempo do sprint em si.
Isso dá a cada membro da equipe tempo para se recuperar da intensidade do trabalho em questão. Reconhece seus esforços e incentiva o rejuvenescimento.
Se você é engenheiro de software, provavelmente está acostumado com o planejamento de sprints e a metodologia Scrum. No entanto, os sprints não precisam se restringir ao ágil/Scrum. Eles podem ser aplicados a qualquer tipo de função ou trabalho. Vamos ver como.
Como planejar e executar um sprint de produtividade
A ideia de um sprint de produtividade não é entregar um resultado excessivamente alto todos os dias do ano. Em vez disso, um bom sprint de produtividade ajuda você a planejar seu trabalho da maneira mais eficaz e sem esgotamento.
Aqui está um guia passo a passo para começar com o apoio de uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como o ClickUp Sprints.
1. Definir objetivos claros
Antes de iniciar um sprint, você precisa saber o que deseja alcançar. Definir os objetivos certos ajuda a direcionar todo o trabalho realizado durante o sprint na direção certa.
Torne seus objetivos SMART. Defina metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado.
Lembre-se de que, embora a melhor prática para definir metas seja orientada para os resultados, isso é um pouco diferente para os sprints de produtividade. Aqui, você se concentra em definir metas para as tarefas que precisa concluir para atingir os objetivos da sua organização.
Por exemplo, se sua meta é lançar uma campanha de marketing para o lançamento de um novo produto, suas metas SMART podem ser:
- Crie um slogan para a campanha até o segundo dia.
- Escreva briefings criativos para 20 conteúdos de mídia social até o terceiro dia.
- Finalize o orçamento de publicidade digital até o dia 5.
Essas metas permitem que você programe seu trabalho de maneira eficaz. Por exemplo, você pode planejar uma sessão de brainstorming com a equipe de marketing no primeiro dia, 2 a 3 horas de tempo de concentração para escrever resumos no segundo dia e 2 a 3 horas de tempo para orçamento no quinto dia. Se você está com dificuldade para definir metas, o modelo de metas SMART do ClickUp pode ajudar.
2. Dividindo as metas em tarefas específicas
Depois de definir suas metas, configure as tarefas necessárias para alcançá-las. Você não precisa começar do zero todas as vezes. Experimente o modelo de planejamento ágil de sprints do ClickUp para preparar sua equipe para o sucesso.
Embora o modelo ofereça uma estrutura, definir as tarefas e projetar o projeto é sua responsabilidade. Portanto, pense em como você dividiria suas tarefas. Por exemplo, as tarefas envolvidas na criação de um slogan podem ser:
- Brainstorming com a equipe criativa
- Criando uma lista de todos os slogans possíveis
- Selecionando os melhores slogans
- Experimentando a aplicação do slogan em vários canais
- Finalizando o slogan
Programe prazos para cada uma dessas atividades. Com o ClickUp Tasks, você tem a opção de configurar tarefas exclusivas ou subtarefas, se preferir. Você também pode adicionar descrições, atribuir usuários, definir prazos e colaborar com os membros da equipe envolvidos nos comentários aninhados. E mais? Vincule tarefas e gerencie dependências, tudo em um só lugar.
É novo no planejamento de sprints? Não se preocupe. Escolha um modelo de planejamento de sprint que funcione para você e personalize-o conforme necessário!
3. Criando um cronograma realista
Quando as equipes falam de sprints como um trabalho intenso, muitas vezes presumem que isso significa sobrecarregar a semana com inúmeras tarefas. Pelo contrário, um bom sprint de produtividade estabelece prazos realistas.
Revise seu backlog: use as listas do ClickUp para reunir seus itens de backlog e identificar o que pode ser razoavelmente incluído no sprint. Você também pode personalizar o modelo de backlog de sprint do ClickUp para tornar esse processo muito mais rápido e eficaz.
Estime os tempos: nas tarefas do ClickUp, você pode adicionar estimativas de tempo para cada tarefa e usá-las para planejar o sprint.
Considere as cargas de trabalho: leve em consideração as férias dos membros da sua equipe, os compromissos existentes e a velocidade histórica dos sprints. A visualização de carga de trabalho do ClickUp é um ótimo ponto de partida para isso.
Observe as dependências: ao definir prazos, considere como as tarefas se interligam. Analise o fluxo de trabalho ágil para ver quais tarefas devem ser concluídas antes do início da próxima.
Adicione tempo de reserva: é fácil agendar trabalhos consecutivos, mas as coisas podem dar errado. Portanto, agende um tempo de reserva. Isso garante que o trabalho agendado no sprint possa ser concluído independentemente do que acontecer.
💡 Dica profissional: considere usar o modelo de sprints do ClickUp para começar.
4. Preparando o espaço de trabalho
O objetivo principal de um sprint de produtividade é minimizar as distrações. O processo acima elimina as distrações causadas pelo processo de planejamento do projeto. Mas outras distrações, incluindo as suas pessoais, são de sua responsabilidade.
Organize seu espaço físico e remova itens desnecessários da sua mesa. Coloque seu telefone no modo silencioso ou no modo de foco enquanto trabalha e desative todas as notificações desnecessárias. Em seguida, prepare seu espaço de trabalho para o sprint.
Escolha uma visualização ágil de gerenciamento de projetos que funcione para você. O ClickUp para equipes ágeis oferece uma visualização inicial personalizável, onde você pode ver tudo o que precisa para iniciar seu sprint. Você também pode escolher uma visualização de calendário ou quadro, de acordo com sua preferência.
5. Executando um sprint de produtividade
Com a configuração concluída, é hora de executar o sprint de produtividade. Isso significa apenas que agora você vai fazer o que foi planejado.
- Pegue as tarefas programadas
- Leia o resumo ou a descrição de cada tarefa para entender completamente o contexto.
- Trabalhe intensamente nessa tarefa específica
- Lembre-se de registrar o tempo que você gastou nisso usando o ClickUp Time Tracking.
- Faça uma pausa no final do sprint.
Caso você não consiga concluir uma tarefa dentro do sprint conforme planejado, pense em como gostaria de proceder. Você pode adicioná-la de volta ao backlog, reprogramá-la para o próximo sprint ou mover outra tarefa para o seu lugar.
Tome essas decisões com cuidado, com base nas informações que você obtém usando suas ferramentas de gerenciamento de backlog de produtos.
6. Utilização de técnicas de gerenciamento de tempo
Para implementar um sprint de produtividade com sucesso, é aconselhável contar com o apoio de algumas práticas recomendadas comprovadas. Aqui estão algumas técnicas de gerenciamento de tempo a serem consideradas.
Técnica Pomodoro: trabalhe intensamente por 25 minutos, seguido de um intervalo de cinco minutos. Você também pode trabalhar por 50 minutos e fazer um intervalo de dez minutos. Mantenha-se no caminho certo com qualquer um dos aplicativos Pomodoro disponíveis atualmente.
Bloqueio de tempo: divida seu dia em blocos de tempo, cada um dedicado a tarefas ou atividades específicas. Combine tarefas semelhantes para evitar mudanças de contexto e melhorar a eficiência.
Controle de tempo: monitore como você gasta seu tempo ao longo de um ou dois dias para identificar perdas de tempo, áreas a serem melhoradas e suas horas mais produtivas.
7. Acompanhamento do progresso e reflexão
Ao longo do sprint, acompanhe seu progresso com diligência. No final do sprint, reserve um tempo para refletir. Aqui estão algumas maneiras de fazer isso.
Standups
Use reuniões diárias para compartilhar atualizações sobre o progresso da sua equipe, discutir tarefas concluídas e identificar obstáculos. Algumas equipes estão trabalhando remotamente? Não há problema! Use a visualização do ClickUp Chat para uma reunião assíncrona.
Você também pode automatizar notas de standup usando o ClickUp Brain, que reunirá todas as atualizações feitas na plataforma no dia anterior.
Relatórios
Crie os relatórios de que você precisa com os painéis do ClickUp. Personalize os cartões e escolha os números que deseja ver, tudo em um só lugar. Você também pode usar relatórios específicos, como gráficos de burn up/burn down, relatórios de produtividade individual, tarefas por status etc., em suas reuniões de revisão de sprint.
Retrospectivas
Por fim, realize retrospectivas com a equipe ao final de cada sprint. Valorize o bom trabalho, comemore as vitórias e explore os desafios que você enfrentou durante o sprint. O modelo de brainstorming retrospectivo do ClickUp Sprint oferece uma estrutura visual e interativa para realizar suas retrospectivas.
Conduzir uma reunião retrospectiva pode ser difícil. Isso porque envolve discutir os aspectos emocionais do trabalho, além dos profissionais, e nem todos eles podem ser positivos. Conduzir essas reuniões pode ser um desafio para gerentes de projeto em início de carreira, mas o ClickUp está aqui para ajudar:
Esses exemplos de retrospectivas de sprints oferecem alguma inspiração. E quando você se sentir pronto para conduzir suas próprias reuniões, experimente esses modelos de retrospectivas de sprints para orientar sua jornada. E, para completar, aqui está uma leitura bônus sobre como as revisões de sprints diferem das retrospectivas.
Com tudo isso, se implementar um sprint de produtividade ainda parecer complicado, use um desses modelos ágeis para definir o básico.
Melhores práticas para sprints bem-sucedidos
Você pode ver longe apoiando-se nos ombros de gigantes. Portanto, aqui estão algumas dicas valiosas na forma de práticas recomendadas comprovadas para facilitar o planejamento do seu sprint de produtividade.
Faça pausas: afaste-se da mesa, alongue-se ou dê uma caminhada. Evite telas ou redes sociais durante as pausas para obter melhores resultados. Para sprints mais longos, tire um dia de folga para refrescar a mente.
Comemore: não deixe o sucesso passar despercebido. Comemore as conquistas com sua equipe.
Priorize o autocuidado: mantenha hábitos saudáveis, como dormir o suficiente, fazer refeições nutritivas e praticar exercícios regularmente.
Comunique-se: procure apoio se estiver com dificuldades ou se sentir sobrecarregado. Aproveite todos os benefícios e opções disponíveis para você.
Reflita e aprenda: use os relatórios e retrospectivas para refletir. Pense no que você poderia melhorar pessoalmente. Simule otimizações para processos para obter melhores resultados.
Em suas marcas, prontos, ClickUp!
Hoje em dia, é senso comum que é melhor ter períodos de trabalho curtos e altamente focados, com intervalos entre eles, do que estar parcialmente focado por longos períodos de tempo. Quer você trabalhe individualmente ou como parte de uma equipe, os sprints são uma ótima maneira de realizar o trabalho.
No entanto, implementar um sprint bem-sucedido requer mais do que boas intenções. Envolve um planejamento claro, um cronograma bem elaborado, previsões, estimativas e gerenciamento contínuo.
É aqui que uma ferramenta de planejamento de sprints como o ClickUp pode ajudar, com recursos para todos os aspectos do gerenciamento de sprints, incluindo tarefas, cronogramas, painéis, comunicação, automação e muito mais.
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