Alguma vez você já se perguntou o que separa um projeto comum de um extraordinário? A resposta está no design do projeto. Um processo inicial no processo de ciclo de vida do projeto o design do projeto é a espinha dorsal de todos os projetos.
No estágio de elaboração do projeto, você cria planos para o sucesso e molda suas ideias brutas em um caminho estruturado para atingir o objetivo do projeto.
O processo de elaboração do projeto não se resume à elaboração de planos; é muito mais do que isso. Trata-se de prever estrategicamente cada etapa, compreender os riscos, planejar contingências e garantir que cada componente esteja alinhado com os objetivos gerais.
Neste artigo, vamos explicar todos os aspectos cruciais da elaboração de projetos, começando com o porquê e terminando com exemplos do mundo real.
**O que é elaboração de projetos?
A elaboração do projeto é a fase inicial de um projeto em que os gerentes de projeto planejam os recursos, as entregas e os cronogramas. Desde o planejamento da visão e do objetivo do projeto até a definição de seus orçamentos e estratégias de avaliação, muitas decisões vitais ocorrem durante essa fase.
O principal objetivo dessa fase é fornecer uma estrutura clara e abrangente que oriente a equipe do projeto durante todo o ciclo de vida, desde o início até o encerramento.
Faça um brainstorming de ideias, desenvolva estratégias, reúna recursos e estabeleça metas finais experimentando várias ferramentas, como fluxogramas, protótipos, impressões fotográficas, esboços e imagens. E lembre-se de trazer à tona suas quadro de ideias e envolva os membros da sua equipe no processo.
Quadro branco do ClickUp
facilita a colaboração entre os membros da equipe, o brainstorming, a organização de ideias e a criação de conexões
Os elementos essenciais desse estágio são os seguintes:
- Definição do escopo: Definir claramente a visão, os objetivos e os resultados do projeto
- **Definição de metas: estabeleça metas específicas, mensuráveis, alcançáveis e relevantes
- Desdobramento de tarefas: Estruturar o projeto em tarefas menores e gerenciáveis
- Identificação de dependências: Observe a sequência de tarefas e identifique as dependências
- Planejamento de recursos: Identificar e alocar os recursos necessários, como pessoas, materiais e orçamento
- Desenvolvimento do cronograma: Crie um cronograma realista com marcos e prazos para cada fase do projeto
- **Avaliação de riscos: identifique os possíveis riscos e prepare-se para contingências
Quando o plano do projeto estiver concluído, compartilhe-o com as partes interessadas e os possíveis investidores para obter a aprovação deles e começar a fase de iniciação. Como essa é essencialmente uma fase de brainstorming e de reunir suas ideias, é fundamental usar ferramentas para tornar suas ideias mais tangíveis e concretas.
O software de gerenciamento de projetos do ClickUp mostra uma visão simplificada do status do projeto, dos esforços da equipe e das tarefas Software de gerenciamento de projetos do ClickUp oferece ferramentas como gráficos de Gantt, ClickUp AI e outras que aumentam a clareza do seu plano de projeto e facilitam uma compreensão mais abrangente do projeto proposto entre as partes interessadas.
Importância do design do projeto no gerenciamento de projetos
O projeto processo de design é fundamental para o sucesso e a eficácia de qualquer projeto bem-sucedido. Por ser a planta do seu projeto, o sucesso dessa etapa determinará a fluidez com que o projeto avançará. Isso ocorre porque todas as suas etapas serão baseadas no design que você estabelecer aqui.
Aqui estão alguns motivos pelos quais a elaboração do projeto é crucial no gerenciamento de projetos:
Claridade de visão
A elaboração do projeto ajuda a esclarecer a visão e os objetivos gerais do projeto. Ele fornece um roteiro que descreve a finalidade, as metas e os resultados do projeto e garante que todos estejam na mesma página.
Alocação eficiente de recursos
Um aspecto crucial desse estágio é a alocação dos recursos necessários. Desde a seleção dos melhores software de gerenciamento de projetos ao escolher as melhores pessoas para o trabalho, um gerente de projeto pode reunir os recursos necessários para concluir o projeto com êxito.
Melhor tomada de decisões
Um plano de projeto bem elaborado garante a tomada de decisões informadas durante todo o ciclo de vida do projeto. Tome decisões oportunas e eficazes com uma visão abrangente da estrutura e das metas do seu projeto.
Monitoramento e avaliação
A fase de elaboração do projeto ajuda a criar pontos de referência para monitorar o progresso e avaliar o sucesso do projeto. Ela fornece uma base para comparar os resultados reais com os objetivos planejados e permite que você faça os ajustes necessários.
7 Steps of a Project Design
Agora que você conhece a importância do processo de elaboração do projeto, vamos passar para as etapas envolvidas. Antes de começar, lembre-se de que uma etapa bem-sucedida só é possível quando você usa as ferramentas certas e segue as etapas cruciais princípios de gerenciamento de projetos .
1. Defina sua visão e suas metas
A primeira etapa da elaboração do projeto é definir sua visão e seu objetivo. As pessoas geralmente usam essas duas palavras de forma intercambiável, mas elas denotam aspectos diferentes.
Por exemplo, a visão de uma startup de tecnologia poderia ser revolucionar a comunicação digital criando uma plataforma acessível globalmente. Portanto, suas metas poderiam ser atingir 10 milhões de usuários ativos nos próximos 18 meses e estabelecer presença em dois novos mercados internacionais até o final do próximo ano fiscal.
Percebeu a diferença? A visão do seu projeto é o objetivo final. Ela define o que você deseja alcançar com esse projeto. Suas metas são os meios para alcançar essa visão.
Sua visão define o potencial do projeto, que você pode apresentar às partes interessadas. Crie uma declaração de visão cativante que descreva o problema que seu projeto está tentando resolver.
Com o ClickUp, você pode dividir suas metas em várias pastas, garantindo total clareza
Depois de criar a declaração de visão, defina suas metas. Suas metas são a solução - como você resolverá o problema definido em sua visão. Você também pode usar os critérios SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo) para desenvolvê-las.
Como você terá mais de uma meta, certifique-se de que elas estejam claramente definidas, visíveis e acessíveis a todos na equipe do projeto para evitar confusão.
2. Estabeleça resultados e entregáveis
Agora que suas metas estão prontas, a próxima etapa é estabelecer os resultados do projeto. Os resultados geralmente são mais detalhados e mensuráveis. Eles podem ser quantitativos, como métricas de envolvimento do usuário e metas de receita, ou qualitativos, como maior satisfação do cliente.
Depois de estabelecer os resultados necessários, documente todos os seus principais entregáveis. Há dois tipos de entregáveis:
- Internos: Esses serão entregues aos membros da sua equipe ou a outros departamentos internos. Incluem relatórios de controle de tempo, projetos iniciais, relatórios de progresso e relatórios de orçamento
- Externos: São compartilhados com seus clientes e investidores com participação no projeto. Eles podem incluir relatórios de status do projetorelatórios de progresso, projetos iniciais e finais e produtos finais
Alguns dos principais aspectos a serem lembrados ao definir os entregáveis do projeto são:
- Não é possível definir as entregas do projeto sem ter uma visão clara e mensurável dos resultados objetivos claros e mensuráveis* Divida seus entregáveis em partes menores e atingíveis para torná-los mais factíveis
- Defina prazos realistas e siga-os. Especifique os prazos de acordo com o nível da tarefa para reduzir as chances de atrasos
- Classifique-os em ordem de prioridade. Dessa forma, sua equipe poderá trabalhar nelas dentro do prazo
- Estabeleça canais de comunicação para garantir que todos estejam na mesma página
- Utilize umferramenta de gerenciamento de projetos para monitorar suas entregas, defini-las como prioridade e obter insights em tempo real
O ClickUp 3.0 permite que você classifique as tarefas por ordem de prioridade
3. Entenda os riscos e as restrições
Todo projeto tem certos riscos. Eles podem estar relacionados a processos, pessoas ou recursos. É por isso que é essencial obter uma compreensão abrangente dos vários riscos que podem afetar a conclusão de seu projeto.
Com esse conhecimento, você pode desenvolver estratégias de atenuação e fazer o acompanhamento com os departamentos relevantes. Uma estratégia de mitigação também tranquilizará as principais partes interessadas e inspirará confiança em seu projeto.
Embora cada projeto tenha riscos e restrições diferentes, alguns permanecem comuns. Vamos discuti-los:
- Desvio de escopo: Quando os objetivos do projeto não são claros e não são comunicados às partes relevantes. Certifique-se de estabelecer clareza em relação aos parâmetros do projeto desde o início para evitar esse risco
- Recursos insuficientes: Isso acontece devido à falta de recursos, como dinheiro, tempo, habilidades ou tecnologia. Para garantir que isso não aconteça no longo prazo, desenvolva um plano de alocação de recursos
- Riscos de desempenho: O risco de desempenho ocorre quando o desempenho do projeto não corresponde às expectativas iniciais. Embora seja difícil prever o motivo exato por trás do baixo desempenho, você pode atenuar esse problema usando um software de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso em tempo real e identificar os problemas a tempo
4. Refine sua estratégia com visualização
O uso de recursos visuais em sua estratégia de projeto a torna mais atraente e facilmente compreensível. De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos "O gerenciamento visual de projetos oferece informações fornecidas de forma que qualquer pessoa possa consumi-las em um momento, local e maneira convenientes."
De gráficos de Gantt e gráficos de trabalho a mapas mentais e designs de tela, os recursos visuais comunicam facilmente coisas que, de outra forma, pareceriam complexas.
mapas mentais do ClickUp
permite que você estruture e organize suas informações
Aqui estão algumas das ferramentas visuais mais populares a serem usadas em seu projeto:
- Mapa mental: Amapa mental ajuda você a visualizar e vincular os resultados. Use mapas mentais para criar novas ideias e entender conceitos diferentes
- Fluxograma: Um fluxograma apresenta uma visão passo a passo de um processo ou tarefa
- Gráfico de Gantt: Os gráficos de Gantt permitem que você visualize a duração, as tarefas, os cronogramas e as programações de um projeto para ajudá-lo a entender o tempo que uma tarefa levará
- **Gráfico PERT : Use essa ferramenta para organizar e visualizar as tarefas do projeto. Elas são especialmente úteis para projetos complexos
- Linhas do tempo do projeto: Uma linha do tempo mostra tarefas ou eventos em um período específico. Um visual garante que todos estejam cientes das fases do projeto
Outra opção é usar software de projeto de processos para visualizar os processos complexos de seu projeto. Como há muitas ferramentas visuais disponíveis, é fundamental escolher as que funcionam melhor para a sua equipe. Por exemplo, se a sua equipe de projeto for pequena e o projeto for simples, você poderá usar um fluxograma para obter detalhes.
5. Preparar-se para contingências
Não importa o quão detalhado e minucioso seja o planejamento do seu projeto, as coisas podem nem sempre sair como planejado. Portanto, a próxima etapa do planejamento do projeto é desenvolver um plano de contingência. Esse é um plano B a ser usado no caso de qualquer evento de risco identificado. O risco pode ser qualquer coisa, desde a falta de orçamento e de habilidades até a má administração ou a falta de comunicação.
Veja a seguir as etapas para criar um plano de contingência:
- Como você já identificou os riscos em uma etapa anterior, é hora de desenvolver estratégias de mitigação. Aloque recursos, inclusive orçamento e pessoal, para implementar estratégias de mitigação
- Em seguida, estabeleça os pontos de acionamento que indicam a ocorrência de um risco. Desenvolva um plano de resposta detalhado para cada risco identificado, incluindo quem é responsável pela resposta e as ações específicas a serem executadas
- Integre o plano de contingência à documentação geral do projeto. Isso garantirá que toda a equipe do projeto esteja ciente das medidas de contingência
- Monitore regularmente o ambiente do projeto em busca de mudanças que possam afetar os riscos identificados
6. Finalize seu orçamento
Agora que você concluiu os fundamentos do design do seu projeto, é hora de decidir sobre o orçamento. Um orçamento abrangente garante que os recursos estejam disponíveis durante execução do projeto e reduz as chances de custos excedentes.
Portanto, aloque um determinado valor para cada atividade, tarefa e processo do projeto. Um orçamento também ajuda a determinar a viabilidade do seu projeto. Se os custos excederem os lucros esperados, o projeto pode não ser viável.
É fundamental ter em mente os seguintes aspectos ao criar um orçamento:
- Considere os membros da equipe, os recursos externos, o treinamento, os equipamentos, o espaço e os serviços profissionais de que precisará para concluir o projeto
- Faça uma estimativa dos valores para cada recurso que você identificou
- Você pode comparar seu orçamento atual com os usados em projetos semelhantes
- Não se esqueça de alocar um orçamento para seu plano de contingência
- Mencione todos osrecursos alocados no documento do projeto
Como o orçamento de um projeto é um documento abrangente, é melhor usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp. O ClickUp permite que você compartilhe e atualize seu orçamento, além de formas inovadoras de visualizá-lo
7. Estabeleça processos de monitoramento e aprovação
Os processos de monitoramento e aprovação definem os critérios para o sucesso do seu projeto, tornando-os uma parte indispensável do gerenciamento de projetos. É onde você determina se alcançou os resultados e as entregas desejados.
Processos de aprovação eficientes garantem a transparência, a responsabilidade e a tomada de decisões eficazes durante todo o ciclo de vida do projeto. Monitoramento de projetos os processos de monitoramento e aprovação de projetos incluem o seguinte:
- Identificação e definição de KPIs mensuráveis que se alinham aos objetivos do projeto
- Desdobramento doscronograma do projeto em marcos significativos
- Selecionar ferramentas e sistemas adequados para monitorar as atividades
- Atribuir responsabilidades aos membros da sua equipe
- Definir os critérios para obter aprovações em diferentes estágios do projeto
- Desenvolver um plano de comunicação para compartilhar atualizações de progresso e solicitações de aprovação
Como melhorar a elaboração do projeto?
O processo de elaboração do projeto não termina depois de seguir as sete etapas mencionadas acima. Como em qualquer processo, sempre há espaço para melhorias. Portanto, é fundamental refinar as estratégias, incorporar as lições aprendidas em projetos anteriores e usar novas ferramentas e tecnologias.
O uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp ajudará a tornar a fase de elaboração do seu projeto mais suave, mais rápida e mais inovadora. Vamos entender como.
Ver como Metas da equipe alinhar com uma visão geral do projeto diretamente no painel do ClickUp 3.0
- O ClickUp oferece recursos interativos de linha do tempo e permite que você atribua linhas do tempo claras a diferentes partes de seus projetos. Defina datas de início e de vencimento, dependências e prioridades
- Divida projetos complexos em tarefas gerenciáveis e atribua-as a diferentes membros da equipe
- Com o ClickUp Docs, você tem uma visão geral abrangente dos seus projetos. Use-o para compartilhar feedback e maquetes e colaborar com os membros da equipe em tempo real
- A ferramenta também permite visualizar a capacidade da equipe, facilitando o acompanhamento e o aprimoramento da eficiência
- Além disso, aproveite ferramentas como Gantt eGráficos PERT para ver o andamento do projeto e visualizar os processos
Exemplos de design de projetos
As ferramentas de gerenciamento de projetos, como os gráficos de Gantt, são incrivelmente úteis durante o design do projeto. Por exemplo, um gráfico de Gantt mostra o roteiro e os cronogramas do projeto se você estiver trabalhando em um projeto de desenvolvimento de software.
O gráfico de Gantt abaixo mostra o roteiro e a linha do tempo do produto para o projeto.
a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para equipes de produtos mostra roteiros e cronogramas de projetos.
Os gráficos de Gantt mostram todas as informações relevantes de uma maneira fácil de digerir e estruturada. Eles também ajudam você a compartilhá-las com todos os participantes relevantes do projeto.
Os gráficos de Gantt são uma das muitas ferramentas para a elaboração de seu projeto. Outros recursos, como o modo de visualização de equipe, permitem monitorar e acompanhar o progresso de cada membro da equipe do projeto.
Uma visão simplificada da equipe oferecida pelo ClickUp
Desenhe e gerencie projetos de forma eficaz
O design de um projeto é um plano que transforma sua visão de projeto em metas alcançáveis. Ele oferece um caminho estruturado para as equipes seguirem. Ao definir suas metas, estabelecer resultados, compreender riscos e visualizações, preparar planos de contingência, fazer um orçamento e desenvolver procedimentos de monitoramento, você garante que seu projeto comece e termine com sucesso.
E lembre-se de aproveitar os recursos robustos de um ferramenta de gerenciamento de projetos ! Uma ferramenta como o ClickUp tornará a fase de elaboração do seu projeto mais tranquila e ajudará a mitigar os riscos dentro do prazo.