Se tudo o que você tem é uma planilha, será forçado a pensar em linhas e colunas.
Esse conceito se aplica a qualquer ferramenta que você use. Imagine anotar informações - ideias, atas de reuniões ou anotações de uma sessão de brainstorming.
Se estiver usando um Google Doc, você escreverá em marcadores. Se estiver usando notas adesivas, escreverá frases ou sentenças concisas. Em um quadro branco, você provavelmente desenhará um diagrama. Essencialmente, as ferramentas que você usa influenciam inconscientemente seu processo de pensamento.
Portanto, escolher a ferramenta certa para suas sessões de ideação e brainstorming é fundamental, especialmente quando se colabora com uma equipe remota, em que cada membro da equipe trabalha em seu próprio ambiente. Os quadros de ideias virtuais oferecem a solução perfeita. Vamos explorar como.
O que é um quadro de ideias?
Um quadro de ideias é uma representação visual de ideias, inspiração e pensamentos. É uma ferramenta colaborativa usada para reunir vários membros da equipe e mapear suas contribuições, seja para brainstorming, solução de problemas ou planejamento de cenários.
Um quadro de ideias típico permite que as equipes:
Capturar ideias: Durante a sessão de brainstorming, um quadro de ideias pode ser usado para reunir todas as ideias - boas ou não - em um local visual para que a equipe possa discuti-las.
Organizar as ideias: Depois que todas as ideias forem reunidas, as equipes poderão organizá-las visualmente. Por exemplo, se uma equipe estiver fazendo um brainstorming de possíveis recursos para um produto, as ideias podem ser organizadas com base na viabilidade, no esforço/tempo necessário, na disponibilidade de habilidades etc.
Desenhar conexões: O uso de um quadro de ideias permite que você adicione links entre as ideias, seja uma relação complementar ou uma dependência. Por exemplo, se o design de um ícone para o site depende da decisão das cores da marca, você pode mapear isso no quadro de ideias. Isso ajuda a entender claramente as complexidades do quadro geral.
Converta em tarefas e priorize-as: As equipes as converterão em tarefas para tornar as ideias acionáveis. Por exemplo, elas chegarão a um acordo sobre um recurso a ser desenvolvido. E, em seguida, priorizá-los para o primeiro sprint.
Arquivar para referência: O trabalho de um quadro de ideias não termina quando as ideias são convertidas em tarefas. Na verdade, durante todo o projeto, os quadros de ideias digitais servem como referência para sua visão. Ele também é útil para integrar novos membros da equipe, dando-lhes uma visão clara do contexto do projeto.
Tipos de quadros de ideias
A forma física de um quadro de ideias pode ser qualquer coisa, como paredes de vidro, quadros de cavalete, software de apresentação ou um quadro branco digital. Entretanto, há algumas abordagens que atendem melhor a propósitos específicos. Vamos explorá-las.
Quadros de ideias para brainstorming
Um quadro de ideias para brainstorming é um quadro branco típico, com espaço para adicionar o que você precisar, como:
- Ideias
- Comentários (para cada ideia)
- Usuários (que apresentaram a ideia ou assumiriam a responsabilidade por sua execução)
- Datas (como prazos)
- Relacionamentos entre ideias ou dependências, se houver
Por exemplo, se a sua equipe de conteúdo estiver com poucas ideias para os próximos posts do blog, você pode usar um quadro de ideias para fazer uma escrita cerebral. Todos podem escrever suas ideias de conteúdo por alguns minutos sem filtros desnecessários ou dúvidas. Em seguida, eles passam as ideias para a próxima pessoa acrescentar ou refinar.
Você também pode adaptar este técnica de brainstorming para resolver problemas também. O brainstorming reverso é útil quando a equipe conhece o problema, mas não a solução. Isso ajuda a explorar os vários motivos pelos quais o problema pode ocorrer e, em seguida, listar maneiras de resolvê-lo.
Fluxogramas
Um fluxograma visualiza processos - seja uma jornada do cliente ou um pipeline de dados técnicos. Ele ajuda a mapear cada etapa do processo, juntamente com a direção do fluxo e as ramificações. Os fluxogramas são úteis para processos complexos com vários pontos de decisão.
Mapeamento de conceitos
Divida conceitos complexos em fluxos de trabalho gerenciáveis com o modelo de quadro branco de mapeamento de conceitos da ClickUp
Um mapa conceitual é usado para simplificar ideias complexas. Ele ajuda a dividi-las em partes menores e a ver como elas se combinam para formar o todo.
Por exemplo, se você estiver explorando o conceito de design de banco de dados para o seu próximo produto, poderá incluir subconceitos como tabelas, relacionamentos e qualidade de dados, dividindo-os ainda mais em parâmetros que os definem.
Matrizes 2×2
A matriz 2×2 é uma ferramenta popular de apoio à decisão usada por equipes e líderes. Em uma matriz 2×2, você pode traçar suas opções/estados e priorizar ideias criativas de forma eficaz. A matriz de Eisenhower, por exemplo, é popular e organiza as tarefas com base na urgência e na importância. Você pode priorizar tarefas em uma matriz 2×2, como mostrado abaixo.
Quadros de humor
Os quadros de humor são usados quando o elemento visual desempenha um papel muito maior do que todo o resto. Normalmente, não se trata tanto de tomar medidas específicas, mas de encontrar a inspiração ou a sensação certa para um projeto.
Por exemplo, os arquitetos usam quadros de humor como pontos de partida para o design do espaço. Os designers visuais/UI usam quadros de humor para identificar estilos de cores, ícones, ilustrações, tipografia etc. As equipes de gerenciamento de eventos usam quadros de humor para identificar temas. Aqui estão alguns Modelos de Mood Board do ClickUp para se inspirar.
Reúna inspiração e ideias em um único local colorido
Quadros de visão
Um quadro de visão é uma visualização do objetivo final. Para uma equipe de produtos, essa pode ser a visão de como será um produto concluído ou quais metas terão sido alcançadas.
Um quadro de visão de UX pode reunir imagens que representam como os usuários se sentem ao usar o produto. O ClickUp oferece vários modelos de quadro de visão para você escolher.
Quais são os benefícios de usar quadros de ideias?
Quando as equipes têm muitas ideias e pensamentos na cabeça sem direção ou ação, um quadro de ideias oferece a plataforma de lançamento perfeita. Ele captura e otimiza as boas ideias para torná-las acionáveis. Veja como.
Ideação selvagem
Quando todos colocam seus pensamentos em um quadro de ideias, você provavelmente encontrará algumas ideias inovadoras. Isso é importante porque incentiva os membros da equipe a pensar de forma radical, explorando soluções que, de outra forma, seriam consideradas imprudentes.
Embora você possa ou não implementar todas elas, isso dá às equipes a liberdade de pensar fora da caixa.
Colaboração eficaz
Problemas complexos precisam de ideias e soluções radicais, mas também de uma maneira simples de organizá-las e executá-las. Um quadro de ideias também é uma aplicativo de colaboração
- permitindo que as equipes coletem ideias, avaliem-nas, compartilhem feedback, debatam possibilidades, explorem requisitos e dependências, atribuam tarefas e assumam responsabilidades, tudo em um só lugar.
Ele faz tudo isso visualmente, melhorando a compreensão e a memorização.
Melhor gerenciamento de projetos
Um bom quadro de ideias oferece aos gerentes de projeto uma base estruturada e escalável para agilizar suas operações a fim de agilizar a entrega e melhorar a experiência do cliente. A quadro kanban é um excelente exemplo de um quadro de ideias usado no gerenciamento de projetos.
Clareza de pensamento
Os quadros de ideias digitais permitem que as equipes visualizem relacionamentos e dependências. Isso ajuda a esclarecer a ideia, avaliar a viabilidade e planejar contingências.
Por exemplo, um escritor tem a ideia de criar um e-book sobre o uso de software de gerenciamento de projetos para agências de criação. Isso requer a elaboração, redação, edição, design visual, uma página de destino, CRM, distribuição de mídia social e planos de envolvimento do cliente.
Ao fazer um brainstorming em seu próprio quadro de ideias, os gerentes de projeto podem:
- Mapear todo o fluxo do processo
- Identificar as habilidades necessárias para executá-lo
- Dividi-las em tarefas/responsabilidades e atribuí-las aos membros da equipe
- Definir uma linha do tempo com base no esforço necessário em cada estágio
- Discuta as dependências e una os membros da equipe
- Acompanhe o progresso
- Criar fluxos de trabalho repetíveis para o futuro
Base de conhecimento atualizada
Toda sessão de brainstorming contém uma riqueza de conhecimentos - as conversas sobre o motivo pelo qual algumas ideias são escolhidas ou rejeitadas alimentam a forma como as decisões são tomadas na organização.
Os quadros de ideias anteriores oferecem estruturas e planos para projetos futuros. Eles são registros do pensamento organizacional e das ideias preferidas técnicas de ideação .
O arquivamento de quadros de ideias anteriores ajuda no aprendizado e no desenvolvimento de novos funcionários, criando ativos de autoatendimento sem nenhum esforço adicional. Um quadro de ideias virtual também é fácil de ser compartilhado dentro da organização.
Veja como você pode começar a usar um quadro de ideias
Como criar um quadro de ideias?
Um espaço em branco e uma caneta são tudo o que você precisa para criar um quadro de ideias. Um quadro branco, um cavalete ou um pedaço de papel podem ajudá-lo a começar.
No entanto, um quadro branco digital com recursos projetados para um fim específico pode transformar suas ideias em ação sem esforço. Mas primeiro.
1. Identifique a finalidade
Como faria em qualquer sessão de brainstorming, identifique o objetivo e delineie a pauta da reunião. Você pode detalhar o quanto quiser, mas inclua o seguinte:
- O que você pretende realizar? Por exemplo, Escrever umresumo do projeto para a reformulação da marca
- Quem está incluído? Por exemplo, gerente de marca, gerente de produto e designer
- Quais ativos você já tem? Por exemplo, logotipo existente, manual da marca, feedback do cliente
- Por que isso é importante? Isso ajudará a reunir a equipe em torno de um trabalho significativo com melhor envolvimento
2. Escolha um software de quadro de ideias digital
Converta suas ideias em tarefas no recurso ClickUp Whiteboard
Escolha uma ferramenta como Quadro branco ClickUp o ClickUp Whiteboard é um quadro branco de alta qualidade, projetado especificamente para que as equipes colaborem, idealizem e ajam. Ele oferece:
- Acesso a membros remotos da equipe
- Flexibilidade para adicionar elementos com uma tela grande
- Simples de conectar/reorganizar elementos com base no progresso das conversas
- Editável para manter-se atualizado em tempo real, com recursos para arrastar e soltar elementos conforme sua necessidade
- Adaptável com recursos para adicionar notas/comentários e conectar documentos/tarefas existentes
- Compartilhável com controle de acesso explícito
- Personalizável com a capacidade de desenhar, digitar, adicionar formas e até mesmo adicionar emojis, se desejar
Depois de escolher o melhor software de quadro branco e convidou os membros da equipe para participar, você está pronto para começar.
3. Escolha um modelo
Não deixe que uma tela em branco o assuste. Para estruturar sua sessão de brainstorming e conduzi-la de forma eficaz, um modelo de quadro de ideias será o mais adequado para você. Por exemplo, o ClickUp Whiteboard oferece modelos para fluxogramas, mapeamento de conceitos, reuniões de standup, retrospectivas, brainstorming reverso e brainwriting.
Para algo mais específico, considere o modelo de quadro branco de ideias do ClickUp, que oferece total flexibilidade com status personalizados, campos personalizados, exibições personalizadas e outros recursos de gerenciamento de projetos.
4. Convide as ideias da equipe
Se estiver usando um quadro de ideias on-line de forma síncrona, chame os membros da equipe para uma chamada e informe-os sobre as expectativas da reunião.
Também é útil designar um proprietário que possa reunir, compartilhar ideias e gerenciar o quadro, controlando o caos de todos desenhando no quadro simultaneamente.
Agora, convide todos a darem suas ideias. Por exemplo, se estiver procurando ideias para o nome do seu próximo produto, peça a todos que colem notas adesivas no quadro de ideias digital. Se estiver planejando um evento, sua equipe pode fixar fotos de sua inspiração.
5. Considere as ideias
Para que seu quadro de ideias seja bem-sucedido, é essencial considerar cuidadosamente cada ideia com respeito. Isso incentiva as equipes a compartilharem seus pensamentos sem medo de serem ridicularizadas. Portanto, analise cada ideia e dê feedback.
Além disso, convide os membros da equipe a desenvolverem as ideias uns dos outros para fortalecê-las. Combine ideias semelhantes e estruture-as de forma significativa.
6. Organize as ideias no quadro de ideias on-line
Agora, organize-as com base em seu objetivo usando qualquer uma das seguintes opções técnicas de visualização .
matriz 2×2: Se estiver usando o quadro de ideias para fazer um brainstorming sobre o desenvolvimento de recursos, você pode traçar o custo baixo/alto no eixo X e o esforço no eixo Y. Em seguida, você pode usar isso para priorizar as tarefas.
Quadro Kanban: Se estiver usando o quadro de ideias para planejamento de sprint, você pode colocá-las em um quadro Kanban com colunas em "a fazer", "fazendo" e "feito" para acompanhá-las.
Diagrama de fluxo: Se estiver usando o quadro de ideias para mapear um processo, você pode transformá-lo em um fluxograma desenhando conexões e dependências entre eles.
Depois que a ideia é convertida em uma tarefa, os gerentes de projeto geralmente se esquecem disso. Isso é um erro. Um quadro de ideias pode ser um presente que continua a ser dado com foco gerenciamento de ideias práticas. Ao organizar e arquivar cuidadosamente as ideias passadas, as organizações podem poupar as equipes da rotina de gerar novas ideias repetidamente.
7. Torne-as acionáveis
Depois de fazer um brainstorming e concordar com as ideias, é hora de torná-las acionáveis. Você pode ir da ideia à execução criando tarefas diretamente em seus quadros brancos. Você pode adicionar contexto a essas tarefas vinculando-as a arquivos, documentos e muito mais.
Ideação melhor e execução mais rápida com os quadros brancos ClickUp
Todos os tipos de trabalho de conhecimento dependem muito das ideias das pessoas. No entanto, as ideias são muitas. O que diferencia as equipes bem-sucedidas é sua capacidade de simplificá-las e executá-las de forma consistente.
O quadro de ideias é uma ferramenta essencial para conseguir isso. Como mencionamos, a ferramenta que você usa para idealizar como equipe geralmente influencia seu processo de pensamento. Escolha uma ferramenta que se encaixe bem em seus processos atuais e que não termine apenas com a ideação.
O ClickUp Whiteboards foi projetado para facilitar a colaboração das equipes em ideias e a execução sem esforço. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo . Idealize com clareza e passe para a execução com rapidez.