Metoda Kanban jest jedną z najszybciej rozwijających się metod zarządzania zarządzanie projektami metody. Firmy takie jak BBC, Pixar i Spotify korzystały z tej metodologii zarządzania projektami!
The Kanban metodologia jest łatwa do nauczenia!
czym jest metoda Kanban i jak można ją wdrożyć?
W tym artykule przyjrzymy się tej metodologii zarządzania projektami, jej kluczowym zasadom, podstawowym procesom oraz zaletom i wadom. Przedstawimy również funkcje kilku współpracowników-ekspertów, którzy podzielą się swoimi przemyśleniami na temat tego, jak wdrażają tablice Kanban w swoich projektach.
Jako bonus, wyróżnimy również najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami Kanban do wdrożenia tej metodologii!
Czym jest zarządzanie projektami Kanban?
Kanban to metoda wizualne zarządzanie projektami metoda oparta na metodologii Agile.
Co to jest metoda Agile? Zwinne zarządzanie projektami to metoda zarządzania projektami, w której dzieli się projekt na mniejsze cykle rozwoju, które trwają od 1 do 4 tygodni.
Po zakończeniu każdego cyklu, prezentujesz wersje swojego produktu niestandardowym klientom i otrzymujesz ich opinie na jego temat, włączając je do następnego cyklu.
Czym Agile różni się od zwykłego zarządzania projektami?
Tradycyjny proces tworzenia oprogramowania obejmuje:
- Tworzenie planu projektu
- Dostarczenie produktu końcowego
Metodologia Agile dzieli projekt na mniejsze cykle, dzięki czemu można:
- Szybko wprowadzać zmiany i ulepszać dostarczane produkty sekcja po sekcji, zamiast czekać do końca projektu
- Włączać niestandardowych klientów w cały proces rozwoju
Czym jest metoda Kanban?
W metodzie Kanban zadania w projekcie są wizualizowane jako notatki samoprzylepne (znane jako karty Kanban) na tablicy (znanej jako tablica Kanban).
(źródło obrazu: easyprojects.net )
Ponieważ wszystko jest wizualizowane na kartach, możesz zobaczyć, jaką pracę ma Twój zespół w czasie rzeczywistym. Możesz także uzyskać wgląd w potencjalne wąskie gardła - pomagając sobie z nimi poradzić, zanim spowodują jakiekolwiek zakłócenia.
Skąd wziął się Kanban?
W latach 40. ubiegłego wieku inżynier Toyoty, Taiichi Ohno, opracował system produkcji "dokładnie na czas", oparty na komunikacji wizualnej, podobnie jak dziś Kanban.
Jak metodologia Kanban zmieniła Toyotę:
- Wyeliminowała marnotrawstwo pracy i skoncentrowała się na tym, co było potrzebne
- Zwiększyła wydajność procesu produkcji
- Zwiększyła wydajność teamów
Ze względu na te korzyści, Kanban jest dziś używany przez tysiące kierowników projektów!
Cztery kluczowe elementy metodologii zarządzania projektami Kanban
1. Tablica Kanban
Teams Kanban są w dużym stopniu zależne od tablicy Kanban. Tablica Kanban to fizyczna lub cyfrowa tablica używana do:
- Wizualizacji wszystkich prac w projekcie
- Optymalizacji cyklu pracy zespołu
Podstawowa tablica Kanban podzielona jest na trzy kolumny:
- Do zrobienia: Zadania, które należy odebrać
- Praca w toku: Zadania, nad którymi obecnie trwają prace
- Done: Zakończone zadania
W oparciu o Twój cykl pracy, możesz mieć dowolną liczbę kolumn, aby pomieścić swoje unikalne procesy zespołu za pomocą tablicy Kanban online.
zebraliśmy listę 20 przykładów tablic Kanban _więcej pomysłów.
2. Karty Kanban
Zgodnie z metodologią Kanban, każdy element pracy lub zadanie musi być reprezentowane jako oddzielna karta na tablicy.
Karta Kanban może być wizualizowana jako fizyczna lub wirtualna notatka samoprzylepna, która może zostać przeniesiona do innej kolumny w trakcie postępu prac.
Karta Kanban zawiera informacje o konkretnym elemencie pracy, takie jak:
- Krótki opis zadania
- Kto jest odpowiedzialny za zadanie
- Szacowany czas trwania zadania
Jeśli używasz Oprogramowanie Kanban karty te mogą zawierać inne cenne informacje dotyczące zadania, takie jak podzadania , komentarze oraz informacje techniczne.
3. Punkt commit
Kolumna "Do zrobienia" zawiera zadania lub sugestie klientów, nad którymi trzeba popracować.
Punkt zaangażowania to moment, w którym element pracy lub zadanie jest pobierane z kolumny "Do zrobienia" i jest opracowywane przez zespół.
_Dlaczego potrzebne są punkty do zrobienia?
Punkty zaangażowania dają zespołowi i niestandardowym klientom wyobrażenie o:
- Kiedy rozpoczęto pracę nad zadaniem
- Szacowany czas realizacji zadania
Zasadniczo są to kamienie milowe, które pomagają zespołowi rozpoznać, kiedy wszystko się zaczęło.
4. Punkt dostawy
Punkt dostawy to moment, w którym produkt jest dostarczany do klienta.
Celem każdego zespołu Kanban jest przeniesienie kart z punktu commit do punktu dostawy tak szybko, jak to możliwe
Podstawowe zasady zarządzania projektami Kanban
Istnieje pięć zasad, które definiują metodologię zarządzania projektami Kanban. Przyjrzyjmy się im wszystkim:
1. Wizualizacja cyklu pracy
W Kanbanie widzenie jest wszystkim. 👀
W rzeczywistości "Kanban" w języku japońskim dosłownie oznacza "sygnał wizualny"!
Oto, co wizualizuje metoda Kanban:
- Wszystkie zadania obecne w projekcie
- Przepływ mojej pracy z jednej sceny do drugiej
Wizualizując cykl pracy, można zobaczyć kroki potrzebne do przekształcenia projektu od pomysłu do gotowego produktu!
To wizualne podejście pomaga kierownikowi projektu Kanban zobaczyć, nad czym pracuje każdy członek zespołu.
2. Limit obciążenia pracą
Od członków zespołu Kanban oczekuje się szybkiego tempa pracy, ale nie oznacza to, że muszą oni pracować nad milionem zadań na raz!
najlepszy sposób, aby to powstrzymać?
Limituj ilość pracy, którą twój zespół może podjąć na raz.
Dlatego większość teamów Kanban ma określony limit liczby rzeczy, nad którymi mogą pracować jednocześnie.
3. Priorytetyzacja przepływów projektów
W przeciwieństwie do każdej innej metodologii zarządzania projektami, Kanban polega na zarządzaniu projektami _- a nie ludźmi
Metoda Kanban opiera się na tworzeniu i utrzymywaniu płynnego przepływu pracy.
Jeśli przepływ pracy z jednej sceny wydajności do następnej jest płynny, zespół może szybciej ukończyć projekt. W ten sposób mniejszy nacisk kładzie się na poszczególnych członków zespołu, a większy na ogólny przepływ pracy w projekcie.
4. Przejrzystość procesów
Aby wdrożyć Kanban, zespół musi jasno zdefiniować wszystkie procesy zaangażowane w projekt.
Jeśli zdefiniujesz wszystkie procesy, twój zespół nigdy nie utknie, ponieważ będzie wiedział, co ma zrobić.
Tylko wtedy, gdy wszystkie te warunki zostaną spełnione, twój zespół może powiedzieć, że zadanie zostało zakończone.
5. Utrzymywanie pętli sprzężenia zwrotnego
Metodologia Kanban zachęca członków Teams do mówienia na głos
Alexis Nicole White, certyfikowany starszy kierownik projektu (PMP) i scrum master (SMC) oraz konsultant ds. realizacji projektów w firmie ANW Media & Consulting używa tablic Kanban w tym samym celu.
"Używamy tablic Kanban do monitorowania postępów w naszych zwinnych środowiskach. Podczas naszych codziennych spotkań stand-up, wykorzystujemy tablicę jako wizualny cykl pracy nad statusem naszego zadania. Jesteśmy w stanie przejrzeć pracę w toku, omówić wszelkie przeszkody i zidentyfikować elementy działań, które należy podjąć w kolejnych krokach" - powiedziała.
Jak Teams Scrum zespoły Kanban organizują krótkie, 15-minutowe spotkania w celu omówienia:
- Co każdy członek zespołu zrobił poprzedniego dnia
- Nad czym będą pracować dzisiaj
- Problemy, które napotkali
Dzięki otwartości i przejrzystości, zespół Kanban może zapewnić, że każdy wie, co dzieje się w projekcie. A gdy cały zespół dowie się więcej o projekcie, może dążyć do ciągłego doskonalenia.
Notatka: Kierownik projektu Kanban organizuje to spotkanie - podobnie do roli Scrum Mastera w organizowaniu codziennych scrumów.
Sprawdź te_ przykłady zarządzania projektami !
Trzy procesy zarządzania projektami Kanban
W przeciwieństwie do innych zwinnych metodologii zarządzania projektami, Kanban jest niezwykle prosty w użyciu.
Oto jak:
1. Zacznij od trzech kolumn
Pierwszym krokiem każdego procesu Kanban jest ustawienie kolumn.
Jeśli korzystasz z narzędzia Kanban online, możesz użyć domyślnych kolumn (Do zrobienia, W trakcie, Zrobione), aby zorganizować swój cykl pracy lub stworzyć niestandardowe.
2. Dodawanie kart Kanban do tablicy
Teraz utwórz listę zadań dla projektu. Po ustaleniu, nad jakimi zadaniami będzie pracować twój zespół, nadszedł czas, aby zapisać je na samoprzylepnych notatkach lub kartach Kanban.
Następnie możesz przypiąć te karty do odpowiednich kolumn.
3. Ustawienie limitu WIP
Niestety, twój zespół nie może po prostu umieścić zbyt wielu kart w kolumnie "Praca w toku".
Jeśli do tego dojdzie, odgryziecie więcej, niż jesteście w stanie przeżuć!
Kierownik projektu Kanban powinien teraz dodać limit liczby zadań, które mogą znajdować się w tej samej kolumnie.
Pozwoli to również członkom Teams skupić się na jednym zadaniu, zamiast tasować się tam i z powrotem pomiędzy zadaniami.
4. Pracuj, przenieś, powtórz
W Kanban głównym celem jest przeniesienie zadań z kolumny "Do zrobienia" do ostatecznej kolumny "Zrobione". Gdy tylko członek zespołu podniesie zadanie z kolumny "Do zrobienia", karta zadania jest przesuwana do następnej kolumny.
A po jego zakończeniu jest przenoszona do ostatniej kolumny "Gotowe".
Pięć zalet zarządzania projektami metodą Kanban
1. Zwiększona koncentracja
Wiele Teams wierzy, że wielozadaniowość = zwiększona wydajność
to znaczy, jeśli wykonujesz więcej zadań w tym samym czasie, musisz być wydajny, prawda?
Ale nie zawsze tak jest!
Wielozadaniowość może zaszkodzić wydajności i mózgu! Proces Kanban eliminuje wielozadaniowość i pozwala skupić się na jednym zadaniu na raz. W wyniku tego można zakończyć zadanie bardziej efektywnie.
Skupienie się na jednym zadaniu powstrzymuje mózg przed nadbieganiem - więc kiedy zakończysz jedno zadanie, będziesz mieć energię potrzebną do podjęcia się kolejnego!
2. Zwiększona elastyczność
Plan projektu Kanban jest prawdopodobnie bardziej elastyczny i zwinny niż jakakolwiek inna metoda!
Zespół Kanban koncentruje się wyłącznie na pracy, która jest aktualnie w toku.
Gdy członkowie zespołu zakończą jedną kartę, zajmują się kolejną, która na nich czeka.
W ten sposób projekt Kanban kierownik może zmieniać priorytety bez zakłócania pracy teamu .
Członkowie zespołu są jedynie skupieni na tym, jaka jest następna karta. Nie są zainteresowani zmianami w oś czasu projektu . Teraz możesz płynnie zmieniać rzeczy!
3. Zwiększona przejrzystość
Podstawową zasadą frameworka Kanban jest wizualizacja wszystkich zadań na tablicy.
Każdy członek zespołu może zobaczyć, co dzieje się z projektem i zobaczyć, kto nad czym pracuje - zapewniając, że nie ma żadnych tajemnic wśród członków zespołu.
Alan Zucker, założyciel firmy Podstawy zarządzania projektami raportuje, w jaki sposób zwiększona przejrzystość pomaga jego projektom.
"Tworząc przejrzystość elementów pracy, limitując pracę w toku i tworząc system pull, możemy skuteczniej zarządzać wszystkimi formami pracy. Tablice Kanban bardzo dobrze sprawdzają się w śledzeniu przepływu pracy w złożonych, wieloetapowych procesach" - mówi.
Zucker dodaje także: "Ponieważ tablice Kanban są tak wizualne, łatwo jest szybko zobaczyć, jakie prace są w toku, jaki jest ich status i co jest do zrobienia w najbliższym czasie. Menedżerowie programów mogą dodawać poziome ścieżki, aby łatwo śledzić status wszystkich projektów, którymi zarządzają. Menedżerowie projektów i zespoły projektowe mogą używać Kanban do śledzenia rezultatów i zadań"
4. Skrócony czas cyklu
Czas cyklu to czas, jaki zadanie zajmuje w przepływie pracy nad projektem. Zasadniczo jest to czas od momentu rozpoczęcia pracy do momentu jej zakończenia.
im krótszy czas cyklu, tym szybciej zespół może dostarczyć wartość niestandardowym klientom
Ponieważ Kanban jest metodologią opartą na Agile, jest zbudowany tak, aby łatwo obsługiwać informacje zwrotne od klientów i szybko dostarczać wyniki, które zadowolą klientów!
5. Mniej wąskich gardeł
innym sposobem na skrócenie czasu cyklu jest wyeliminowanie wąskich gardeł w projekcie
Pomaga w tym ustawienie limitów WIP.
Ponieważ istnieje limit liczby zadań, nad którymi może pracować wielu członków zespołu jednocześnie, nie będą oni przeciążeni pracą.
Zmniejszy to ryzyko powstania wąskiego gardła, które zatyka postępy, ponieważ wszyscy skupiają się na konkretnych zadaniach, zamiast próbować wielozadaniowości.
Heather Welch, menedżer ds. zasobów w Zakładki Ukelele radzi, że ponieważ tablice Kanban są "łatwe i intuicyjne w użyciu dzięki funkcji "przeciągnij i upuść", należy w pełni wykorzystać wizualny czynnik tablic Kanban. Zauważ wszelkie wąskie gardła w obrębie tablicy i zapytaj swój Teams, jak możesz zrobić to lepiej i czego potrzebują do zrobienia danego zadania znacznie szybciej."
Dwa limity zarządzania projektami Kanban
Podczas gdy system Kanban jest bardzo skuteczny w porównaniu do innych metod zarządzania projektami ma jednak kilka wad.
Na szczęście problemy te można rozwiązać za pomocą specjalistycznego oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp !
1. Ryzyko złej priorytetyzacji
Gdy zespół przyzwyczai się do struktury Kanban, może mieć obsesję na punkcie prób umieszczenia jak największej liczby zadań w kolumnie "Zakończone".
Ale... **nie wszystkie zadania są sobie równe!
Niektóre zadania są ważniejsze od innych, a kiedy używasz Kanbana, może to zostać przeoczone.
Rozwiązanie ClickUp: Priorytety Użyj Priorytetów ClickUp, aby łatwo ustalić priorytety zadań w projekcie.
W ten sposób Twój zespół wie, jak ważne jest każde zadanie i które z nich należy wykonać w pierwszej kolejności.
2. Potencjalne problemy z komunikacją w zespole
Kanban skupia się na cyklu pracy zamiast na zespole.
Teams Kanban nie mają czasu na uważne monitorowanie pracy wszystkich osób, aby utrzymać przepływ zadań.
Dlatego też zespół Kanban musi skutecznie się komunikować, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Bez komunikacji napotkasz mnóstwo problemów.
Rozwiązanie ClickUp: Komentarze W tym miejscu pojawiają się komentarze ClickUp.
Każde zadanie w ClickUp posiada sekcję komentarzy:
- Udostępniania swoich oczekiwań zespołowi
- Zadawania pytań kierownikowi projektu
- Wysyłanie ważnych dokumentów
Możesz nawet przydzielać zadania członkom zespołu za pomocą funkcji Przypisane komentarze funkcja.
Przypisany komentarz umożliwia natychmiastowe przekształcenie komentarza w zadanie, a następnie przypisanie go do członków zespołu, aby nie zapomnieli o podjęciu działań!
#
Najlepsza Tablica Kanban na 2022 rok
ClickUp nie tylko pomaga w cyklu pracy Kanban.
Dzięki widokowi tablicy ClickUp możesz używać go również jako tablicy Kanban online!
Co to jest Widok Tablicy ClickUp?
Widok ten wizualizuje zadania projektu jako interaktywną tablicę Kanban lub Tablica Scrum . Widok wszystkich zadań w jednym miejscu jest bardzo wygodny!
Pięć powodów, dla których widok tablicy jest idealny dla podejścia w stylu Kanban:
1. Przeciągnij i upuść, gdy się spieszysz
Podobnie jak w przypadku fizycznej tablicy, zadania ClickUp można przeciągać i upuszczać do odpowiednich kolumn. Dzięki ClickUp możesz przenieść kartę Kanban w mgnieniu oka!
2. Niestandardowe statusy projektów, które pasują do każdego cyklu pracy
W widoku Tablicy "status" jest nazwą kolumny Kanban.
ClickUp umożliwia utworzenie dowolnej liczby niestandardowych statusów.
Tablica Kanban może być niestandardowa w zależności od rodzaju projektu.
Aby zwiększyć widoczność statusów, można oznaczyć je kolorami.
Po stworzeniu niestandardowych statusów dla konkretnego projektu, możesz zapisać je jako plik szablon dla wielu projektów Tablicy Kanban . Teraz nie będziesz musiał tracić czasu na ustawienie ich dla każdego nowego projektu!
3. Sortuj i filtruj, aby organizować swoje zadania
Kolumny widoku Kanban nie są uporządkowane od lewej do prawej, jak w przypadku zwykłej tablicy Kanban.
Możesz sortować kolumny indywidualnie, aby podświetlić ważne zadania na górze kolumny, tak aby twój team wiedział, co należy zakończyć najpierw.
Możesz także upgrade swoją grę w zarządzanie zadaniami poprzez organizowanie swoich zadań na podstawie ich statusu, nazwy zadania, daty rozpoczęcia i nie tylko!
Oto niektóre z filtrów oferowanych przez ClickUp:
- Termin **Zidentyfikuj zadania, które muszą zostać zakończone w najbliższej przyszłości
- Osoba przypisana : Widok zadań przypisanych do konkretnego członka zespołu Scrum
- Śledzenie czasu : Porządkowanie zadań na podstawie ilości poświęconego na nie czasu
4. Nigdy nie trać śledzenia zadania z Etykiety Potrzebujesz jeszcze więcej funkcji, które pomogą Ci w zarządzaniu zadaniami _?
Etykiety mogą znacznie ułatwić ci życie.
Możesz je natychmiast skategoryzować, aby były bardziej rozpoznawalne.
Teraz nie będziesz już musiał szukać zadania w projekcie.
5. Wiele widoków dla każdego
Rzadko można znaleźć oprogramowanie Kanban, które może zaspokoić potrzeby całego zespołu.
Na szczęście wiele widoków ClickUp pozwala członkom zespołu organizować swoje zadania w jakikolwiek sposób. Mogą nawet przełączać się między widokami tego samego zadania!
Przyjrzyjmy się widokom oferowanym przez ClickUp:
- Widok listy: Układa całą twoją pracę w zgrabną małą listę zadań. Świetne dla tych, którzy po prostu chcą mieć wszystko zrobione!
- Box View: Umożliwia widok zadań wszystkich członków zespołu w formacie karty raportowania
- Widok kalendarza: Widok i edycja harmonogramu dziennego/tygodniowego/miesięcznego
- Widok Gantt: Widok planu projektu w postaci wykresu Gantta
- Me Mode: Widok zadań przypisanych tylko do Ciebie
Sprawdź różnice między wykresami Kanban i Gantt .
Wnioski
Kanban to nie fizyka jądrowa!
To bardzo prosta metodologia zarządzania projektami.
Niezależnie od tego, czy używasz osobistej tablicy Kanban do zarządzania zadaniami, czy też zarządzasz wieloma projektami jednocześnie, jest to metodologia, która może pomóc ci do zrobienia.
Aby skutecznie wdrożyć Kanban, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania Kanban.
ClickUp posiada wszystkie funkcje potrzebne do zarządzania cyklem pracy Kanban i tworzenia tablicy Kanban. Pomoże utrzymać zespół w pętli, z łatwością przenosić zadania i szybko dostosowywać się do zmian w projekcie. Zarejestruj się już dziś za Free i upewnij się, że Twój proces zarządzania projektami nigdy nie będzie dysfunkcyjny!