Kiedy nadchodzi czas, aby zapłacić pracownikom za ich ciężką pracę, kluczowe znaczenie ma posiadanie odpowiedniego procesu organizacyjnego. Chcesz mieć pewność, że płacisz im za odpowiednią liczbę godzin, a także, że śledzisz historię płatności organizacji.
Chociaż z pewnością można to zrobić ręcznie za pomocą kalkulatora, istnieją szybsze i lepsze sposoby na wykonanie tej pracy. Liczenie godzin dla każdego pracownika w większej firmie po prostu nie jest dobrym wykorzystaniem czasu. Tutaj z pomocą przychodzą szablony list płac.
Korzystanie z szablonu listy płac zapewnia dokładność, zapewnia cenną historię danych płatności i upraszcza zarządzanie budżetem. Co najlepsze, czas zaoszczędzony na ręcznym sporządzaniu listy płac można lepiej spożytkować na osiąganie celów i budowanie swojego biznesu.
W tym artykule dowiesz się więcej o tym, czym jest szablon listy płac i jak wybrać taki, który będzie odpowiedni dla Twojej firmy. Podzielimy się 10 darmowymi szablonami list płac z ClickUp i Excel, które możesz wypróbować już dziś, aby zacząć płacić pracownikom bardziej efektywnie. 💪
Czym jest szablon listy płac?
Szablon listy płac to narzędzie, które śledzi i dokumentuje stawki godzinowe i stawki podatkowe w stanie i kraju każdego pracownika. Uwzględnia również potrącenia, dzięki czemu można prawidłowo płacić pracownikom. Dostępne są tygodniowe, miesięczne i roczne szablony listy płac, co ułatwia wysyłanie płatności za różne rodzaje umów.
Szablony list płac zazwyczaj zawierają podstawowe informacje o pracownikach, takie jak imię i nazwisko, przepracowane godziny, należne wynagrodzenie i dane podatkowe. Te niezbędne informacje są automatycznie powielane z tygodnia na tydzień lub z miesiąca na miesiąc, dzięki czemu można utworzyć ciągły harmonogram płatności.
Większość szablonów zawiera również sekcje dotyczące płatnego czasu wolnego (PTO), zwolnienia chorobowego i nadgodzin. Te dodatkowe kategorie pomagają w śledzeniu pracowników i utrzymaniu uporządkowanego procesu płacowego.
Zasadniczo, szablony list płac są świetną opcją dla właścicieli firm, którzy nie chcą wydawać dużych pieniędzy na outsourcing zarządzania projektami lub zadania księgowe. Szablony do zarządzania płacami pozwalają przejąć kontrolę nad budżetami, uniknąć błędnych obliczeń i zapewnić terminowe wysyłanie płatności, a wszystko to przy jednoczesnym oszczędzaniu pieniędzy. 🙌
Co składa się na dobry szablon listy płac?
Chcesz znaleźć idealny szablon listy płac dla swojej firmy? Zanim zagłębimy się w kilka szablonów, z których regularnie korzystamy, warto wiedzieć, na co zwrócić uwagę przy ich wyborze. 👀
Dobry szablon listy płac powinien zawierać:
- Raportowanie wzorców i trendów: Świetny szablon będzie oferował śledzenie raportów obecności, zwrotów kosztów i rejestrów płac. Można ich użyć do zidentyfikowania wzorców i zachowań pracowników w całej firmie
- Wynagrodzenie netto i brutto : Każdy szablon listy płac warty swojej ceny będzie zawierał szczegóły wynagrodzenia brutto i netto, w tym świadczenia z ubezpieczenia zdrowotnego i premie oraz wszelkie dodatki mieszkaniowe i transportowe
- Automatyzacja: Szablony list płac mają na celu ułatwienie życia. Wybierz taki, który automatyzuje powtarzające się zadania płacowe i przypisuje je do odpowiednich członków zespołu
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji w ClickUp lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
- Funkcje współpracy: Płynna obsługa listy płac między działami księgowości i zasobów ludzkich (HR) dzięki szablonowi umożliwiającemu współpracę w czasie rzeczywistym
- Opcje dostosowywania: Wszystkie firmy mają unikalne potrzeby, a niektóre z nich mogą być zmuszone do przestrzegania następujących zasad ustawowej zgodności . Wybierz konfigurowalny szablon, aby utworzyć dokumentację i systemy potrzebne do prawidłowego wynagradzania pracowników
10 szablonów list płac, które można zabrać do banku w 2024 roku
Teraz, gdy już wiesz, czego szukać w szablonie listy płac, nadszedł czas, aby rozważyć dostępne opcje i wybrać najlepszą dla swojej firmy.
Poniżej zebraliśmy listę 10 darmowych szablonów list płac, aby usprawnić proces płac. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę z kilkoma pracownikami, czy dużą firmę z wieloma działami, istnieje opcja, która ułatwi przetwarzanie listy płac. ✨
1. Szablon raportu płacowego ClickUp
Unikaj błędnych obliczeń i usprawnij przepływy pracy związane z płatnościami dzięki
Szablon raportu płacowego ClickUp
. Narzędzie to ułatwia gromadzenie i przechowywanie informacji o pracownikach, w tym ich imienia i nazwiska, numeru identyfikacyjnego, roli i podstawowych danych kontaktowych.
Szablon listy płac zawiera również sekcje dla działu pracownika, kredytów PTO i potrąceń podatkowych.
Dostosuj szablon, aby uwzględnić żądany okres rozliczeniowy, niezależnie od tego, czy płacisz co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc, czy co rok. Wyszczególnij wynagrodzenia godzinowe, miesięczne lub roczne wraz ze stawkami za nadgodziny.
Jedną z najlepszych funkcji tego szablonu ClickUp jest wbudowane śledzenie czasu. Zleć swoim pracownikom śledzenie czasu spędzonego na zadaniach w godzinach pracy. Informacje te są następnie automatycznie wypełniane w raporcie płacowym, aby przyspieszyć płatności. Pobierz ten szablon
2. Szablon planu projektu ClickUp Payroll
Wyeliminuj błędy, skróć czas poświęcany na zadania administracyjne i przyspiesz przetwarzanie listy płac dzięki szablonowi
Szablon planu projektu płacowego od ClickUp
. Ten szablon jest szczególnie przydatny dla większych firm lub małych firm, które mają bardziej złożone potrzeby w zakresie płac.
Szablon działa jako plan projektu dla wszystkich procedur płacowych. Po pierwsze, użyj szablonu budżetu listy płac, aby utworzyć kartę projektu i udokumentować rezultaty i zasoby potrzebne do obsługi wynagrodzeń pracowników.
Następnie zidentyfikuj członków zespołu, którzy odgrywają aktywną rolę w procesie płacowym i automatycznie twórz dla nich zadania. Mogą to być zadania jednorazowe, takie jak tworzenie procedur płacowych i dokumentacji dla freelancerów.
Istnieją również opcje zadań cyklicznych i przypomnień o standardowych procedurach płatności, takich jak comiesięczna lista płac. 🗓️ Pobierz ten szablon
3. Szablon planu projektu wdrożenia usługi ClickUp Payroll
Jeśli nie posiadasz systemu płacowego, potrzebujesz go. Szablon
Szablon planu wdrożenia systemu płacowego od ClickUp
bierze na siebie złożone i czasochłonne zadanie i sprawia, że jest ono łatwiejsze w obsłudze niż kiedykolwiek wcześniej. Tworzy mapę drogową dla wszystkich procesów płacowych, zapewniając dokładność, zgodność i bezpieczeństwo.
Skorzystaj z szablonu, aby skonfigurować swój system płac,
usprawnić wdrażanie pracowników
i monitorować
wprowadzanie danych
dla wszystkich zadań związanych z płatnościami. Zacznij od przeprowadzenia badań na temat rodzaju systemu płacowego lub
Oprogramowanie HR
potrzebne do obsługi wynagrodzeń pracowników.
Następnie użyj szablonu, aby zidentyfikować interesariuszy w działach księgowości, HR i IT, którzy będą odgrywać rolę w procesie płatności. Następnie wybierz usługę płacową lub oprogramowanie płacowe. Ustal harmonogram i szacunkowy budżet na uruchomienie systemu.
Na koniec przygotuj dokumentację dla każdego etapu, w tym karty czasu pracy pracowników, odcinki wypłat i szablony rejestrów płac. Użyj
do przechowywania tych dokumentów i tworzenia zadań dla pracowników do wypełniania kart czasu pracy oraz dla członków zespołu księgowego do przetwarzania płatności. Pobierz ten szablon
4. Szablon raportu podsumowującego listę płac ClickUp
Szablon raportu podsumowującego listę płac ClickUp
umożliwia rejestrowanie wszystkich danych płacowych i kosztów płac w jednym wygodnym miejscu. Umożliwia szybkie przeglądanie bieżących płatności, sprawdzanie kredytów na płatny czas wolny i dodawanie uwag w przypadku szczególnych okoliczności lub w celu odnotowania wcześniejszych problemów z płatnościami.
Użyj
Szablon HR
do dokumentowania informacji płacowych, w tym danych kontaktowych pracownika i jego wynagrodzenia. Zapisz, jak często będziesz płacić pracownikowi, czy to co miesiąc w przypadku pracowników godzinowych, czy co dwa tygodnie w przypadku pracowników płatnych. Wypełnij informacje dotyczące potrąceń z listy płac, w tym potrąceń na ubezpieczenie społeczne i podatek dochodowy.
Wszystkie te informacje mają kluczowe znaczenie dla utrzymania budżetu płacowego. Ten szablon oferuje szczegółowy wgląd w to, kto otrzymuje jakie wynagrodzenie i śledzi płatności za takie rzeczy jak WOM i zwolnienie chorobowe, zapewniając pełną kontrolę nad zarządzaniem listą płac.
Ponadto, są to istotne informacje, jeśli kiedykolwiek pojawi się kwestia prawna dotycząca godzin pracy lub wynagrodzeń. 👩🏽💼 Pobierz ten szablon
5. Szablon historii płatności ClickUp
Jeśli prowadzisz małą firmę lub musisz śledzić wydatki w większej firmie,
Szablon historii płatności ClickUp
upraszcza zarządzanie listą płac. Użyj go do śledzenia wszystkich płatności dokonywanych przez Twoją firmę, niezależnie od tego, czy koncentrujesz się na wypłatach dla pracowników, czy też płacisz freelancerom za pracę nad konkretnymi projektami.
Użyj widoku tabeli klientów, aby wyświetlić listę wszystkich pracowników i sumę płatności. Możesz także wypełnić metodę płatności i przesłać kopię faktury płatności.
Przejdź do widoku Wszystkie pozycje, aby wyświetlić listę wszystkich dokonanych płatności. Filtruj według pracownika, aby natychmiast zobaczyć historię jego płatności, lub zawęź ją według działu, aby uzyskać wgląd w budżetowanie.
Twórz formuły, aby szybko obliczać podatki od wynagrodzeń lub stawki wynagrodzeń w oparciu o parametry tygodniowe, miesięczne lub godzinowe. Użyj formularza pokwitowania płatności, aby natychmiast dodać nowe rekordy płatności do listy. Udostępnij formularz kontrahentom i freelancerom, aby mogli automatycznie dodawać swoje żądania płatności do kolejki. Pobierz ten szablon
6. Szablon prostej umowy płatności ClickUp
Szablon
Prosty szablon umowy płatności od ClickUp
to łatwy sposób na ustalenie warunków i oczekiwań dotyczących listy płac firmy. Jest również przydatny dla firm, które muszą rejestrować warunki pożyczki podczas pracy z freelancerami w ramach
systemów zarządzania kontrahentami
.
Ten szablon ma prosty układ ze standardowym językiem umowy o płatność. Wypełnij podstawowe informacje, w tym daty, nazwiska i kwoty płatności. Wprowadź harmonogram płatności i wymień wszelkie warunki braku płatności. Pobierz ten szablon
7. Szablon formularza płatności ClickUp
Szablon formularza płatności ClickUp
ułatwia śledzenie faktur i płatności dokonywanych na rzecz pracowników lub klientów. Aby użyć go jako części procesu płacowego, zacznij od utworzenia formularza płatności przy użyciu szablonu. Wypełnij informacje dotyczące imienia i nazwiska pracownika, danych kontaktowych i metody płatności.
Skonfiguruj automatyzacje, aby wypełniony formularz uruchamiał nowe zadanie w celu przetworzenia płatności. Dostosuj automatyzacje do swoich potrzeb biznesowych i przypisz zadania do odpowiednich działów. 👨🏽💻
Następnie przejdź do widoku Payment Tracker, aby wyświetlić listę wszystkich bieżących i przeszłych formularzy płatności. Użyj filtrów, aby zawęzić widok według metody płatności, pracownika lub ceny. Prześlij pokwitowania, aby śledzić wszystkie istotne informacje w jednym prostym panelu.
Użyj widoku tablicy, aby uzyskać szeroki przegląd wszystkich płatności w toku, nowych zamówień i płatności zakończonych. Otwórz kartę zadania, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat konkretnej płatności. Pobierz ten szablon
8. Szablon arkusza czasu pracy dla usług ClickUp
Śledzenie listy płac i opracowywanie procesów płatności może być skomplikowane, zwłaszcza jeśli trzeba płacić pracownikom w oparciu o świadczone przez nich usługi. W tym miejscu
Szablon arkusza czasu pracy dla usług ClickUp
wchodzi w skład.
Skorzystaj z tej karty czasu pracy, aby śledzić rozliczane godziny i usługi pracownika. Ułatwia to tworzenie harmonogramu wynagrodzeń i przechowywanie wszystkich ważnych informacji o płatnościach w jednym miejscu.
Zacznij od utworzenia arkusza kalkulacyjnego w Google Sheets lub
Excel
, upewniając się, że zawiera kolumny z datami, godzinami rozpoczęcia i zakończenia, rodzajami świadczonych usług, imieniem i nazwiskiem pracownika oraz liczbą przepracowanych godzin. Wprowadzaj dane w miarę świadczenia usług przez pracownika i obliczaj łączną liczbę godzin, aby określić wynagrodzenie w ujęciu tygodniowym lub miesięcznym.
Szablon zapewnia również wgląd w to, ile wydajesz na różne projekty. Użyj go, aby dowiedzieć się, jak przydzielać zasoby i zarządzać oczekiwaniami budżetowymi. Przejdź do widoku tablicy, aby uzyskać przegląd wszystkich świadczonych usług i dokonanych płatności, filtrowanych według typu projektu lub pracownika. Pobierz ten szablon
9. Szablon arkusza czasu pracy dla listy płac w programie Excel
przez Microsoft 365
Szablony arkuszy czasu pracy
to świetny sposób na śledzenie czasu, jaki pracownik spędza na wykonywaniu obowiązków służbowych. Excel Timesheet for Payroll Template od Microsoft 365 to prosty w użyciu arkusz przeznaczony do użytku w programie Microsoft Excel.
Przypisz arkusz czasu pracy do każdego pracownika i poproś go o wypełnienie czasu pracy i czasu pracy każdego dnia. Upewnij się, że dokumentują swoje przerwy na lunch. Wprowadź formuły w mini kalkulatorze płac, aby automatycznie wygenerować całkowitą liczbę godzin przepracowanych w tygodniu.
Uwzględnij sekcje dotyczące wyceny i wszelkich potrąceń w szablonie listy płac Excel. Użyj szablonu arkusza listy płac, aby wygenerować tygodniowe, dwutygodniowe lub miesięczne płatności dla każdego pracownika.
Szablon ten jest najlepszy dla małych firm lub firm, które współpracują z wykonawcami i freelancerami. Ponieważ jest to tylko arkusz czasu pracy, a nie część większego narzędzia do zarządzania projektami, może być zbyt prosty dla organizacji z wieloma działami i wieloma pracownikami.
10. Szablon listy płac pracowników Excel autorstwa Vertex42
via Vertex42
Jeśli masz księgowego lub usługę płac online, ale nadal chcesz mieć wewnętrzną dokumentację, taką jak rejestr płac pracowników, skorzystaj z szablonu listy płac pracowników Excel od Vertex42. Szablon listy płac Excel jest przeznaczony dla właścicieli małych firm, którzy muszą jedynie śledzić informacje o płacach i nie muszą faktycznie wydawać płatności.
Na karcie Informacje o pracowniku można zapisać imię i nazwisko pracownika, dane kontaktowe, datę zatrudnienia, informacje o wynagrodzeniu i dodatkach. W zakładce Payroll Register udokumentuj liczbę godzin przepracowanych przez pracownika, daty płatności i informacje podatkowe.
Wypełnij szablon budżetu listy płac, aby uzyskać bardziej przejrzysty podział budżetu.
Uprość listę płac i twórz wydajne procesy
Niezależnie od tego, czy prowadzisz dużą firmę zatrudniającą dziesiątki pracowników, czy też zarządzasz małą firmą z mieszanką wykonawców, freelancerów i pracowników najemnych, potrzebujesz usprawnionego procesu płacowego. Skorzystaj z tych szablonów list płac, aby zbudować system płac dostosowany do potrzeb Twojej firmy.
aby rozpocząć płynniejsze i bardziej wydajne procesy płacowe. Od prostych formularzy płatności dla freelancerów po bardziej złożone systemy zaprojektowane do rejestrowania wszystkich płatności płacowych, jest coś, co napędza rozwój Twojej firmy. 🛠️