Co sprawia, że zarządzanie wydarzeniami jest trudne? Nie chodzi o to, że musisz wykonać jedno duże zadanie. Chodzi raczej o setki małych zadań, których nie bierzesz pod uwagę.
Należy zarządzać osiami czasu, dostarczać zawartość, koordynować działania sponsorów i udostępniać aktualizacje — często wszystko naraz. A jeśli kierujesz pracami, zazwyczaj oczekuje się od Ciebie, że będziesz dbać o ogólny przebieg wydarzeń i wkraczać do akcji, gdy pojawiają się problemy z detalami.
Kiedy samodzielnie zarządzasz całym wydarzeniem, nie masz czasu na dodatkową pracę jako strateg zawartości, koordynator projektu i dyrektor operacyjny.
Właśnie ten problem postanowiłem rozwiązać za pomocą planowania wydarzeń opartego na AI przy użyciu superagentów ClickUp.
O mnie: ClickUp Verified Consultant
Nazywam się Anna Bulock, jestem ClickUp Verified Consultant i spędzam dużo czasu pomagając zespołom w projektowaniu systemów, które mogą realizować złożone inicjatywy bez wyczerpywania pracowników. Podczas ostatniego webinarium społeczności ClickUp udostępniłam informacje na temat tego, jak wykorzystuję superagentów ClickUp do zarządzania wydarzeniami.
W tym wpisie na blogu przedstawię praktyczny przykład planowania całej kampanii wydarzenia dla corocznych igrzysk organizowanych przez organizację — nazwijmy ją Centrum Młodzieżowe — od hierarchii po promocję, przy użyciu superagentów AI w ClickUp.
Dlaczego planowanie wydarzeń z wykorzystaniem AI nie działa bez odpowiedniej struktury
Większość zespołów podchodzi do sztucznej inteligencji tak samo, jak do nowych narzędzi: najpierw proszą ją o wykonanie czegoś efektownego.
„Sporządź ogłoszenie”. „Utwórz oś czasu”. „Napisz posty w mediach społecznościowych”.
Problem polega na tym, że bez kontekstu AI może jedynie zgadywać.
W planowaniu wydarzeń zgadywanie prowadzi do tworzenia ogólnych planów, pomijania zależności i wykonywania zadań, które wyglądają dobrze na papierze, ale nie sprawdzają się w praktyce.
Dlatego zawsze zaczynam od struktury, a dopiero potem od automatyzacji.
Super agenci ClickUp również najlepiej działają w kontekście. Aby zapewnić im powodzenie, musisz najpierw zbudować świat, w którym będą działać.
Super agenci ClickUp również najlepiej działają w kontekście. Aby zapewnić im powodzenie, musisz najpierw zbudować świat, w którym będą działać.
Dzięki odpowiedniej hierarchii niewielki zespół i kilka dobrze zaprojektowanych superagentów mogą przeprowadzić całą kampanię, podczas gdy Ty możesz skupić się na kierowaniu zespołem.
🦄 Jesteś nowy w ClickUp?
W tym poście najważniejsze są dwie koncepcje: hierarchia ClickUp i super agenci.
Hierarchia ClickUp to sposób organizacji pracy w ClickUp, dzięki czemu zarówno ludzie, jak i AI rozumieją ją:
- Przestrzeń reprezentuje duży obszar pracy (np. wydarzenie, dział lub kampanię).
- Foldery grupują powiązane cykle pracy w ramach danej przestrzeni (planowanie, zawartość, operacje).
- Lista zawiera rzeczywiste zadania wraz ze statusami, właścicielami i terminami wykonania.
Kiedy ta struktura jest jasna, ClickUp staje się jednym źródłem informacji, a nie zbiorem niepowiązanych narzędzi.
Super agenci ClickUp to członkowie zespołu AI, którzy działają wewnątrz tej hierarchii. Zamiast pracować w pustym oknie czatu, oni:
- Przeczytaj zadania, dokumenty, osie czasu i działania w kontekście.
- Stosuj te same uprawnienia i strukturę, co Twój zespół.
- Wykonuj konkretne zadania, takie jak planowanie wydarzeń, zarządzanie zawartością lub ustalanie priorytetów.
Pomyśl o hierarchii jako o mapie, a o Super Agentach jako o operatorach, którzy potrafią się po niej poruszać.
Im bardziej przemyślana jest Twoja struktura, tym inteligentniejsi i bardziej niezawodni stają się Twoi agenci.
Zanim dodasz agentów AI do planowania wydarzeń, zacznij od hierarchii.
Zanim poprosiłem jednego agenta o planowanie wydarzeń, pisanie zawartości lub zarządzanie kontaktami, zaprojektowałem przejrzystą hierarchię ClickUp dla Centrum Młodzieżowego.
Stworzyłem dedykowaną przestrzeń dla centrum pomocy. W jej obrębie dodałem niewielką liczbę wyspecjalizowanych folderów i list:
- Jeden folder dla corocznej kampanii gier
- Folder aktualności społeczności zawierający biuletyny i ogłoszenia
- Lista operacyjna dotycząca codziennej pracy centrum
Było to ważniejsze niż jakiekolwiek podpowiedź.
Przechowując wszystkie powiązane zadania w jednej, specjalnie przeznaczonej do tego przestrzeni, nadałem Super Agentom jasno określone granice. Mogli oni dostrzegać to, co było istotne, ignorować to, co nie miało znaczenia, i działać bez zagubienia się w niepowiązanych zadaniach.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli dopiero zaczynasz, zatrzymaj się w tym miejscu i zaprojektuj własną wersję przestrzeni Anny: jedną przestrzeń, kilka wyspecjalizowanych folderów i listy, które odzwierciedlają sposób, w jaki Twój zespół faktycznie pracuje z zadaniami ClickUp i widokami ClickUp.
Dlaczego hierarchia przed szumem medialnym ma znaczenie dla planowania wydarzeń z wykorzystaniem AI
Kuszące jest rozpoczęcie od najbardziej efektownej części: poproszenia super agenta o przygotowanie szkicu wiadomości e-mail, postów w mediach społecznościowych lub kontaktów ze sponsorami. Celowo się powstrzymałem.
Zanim wprowadziłem AI, upewniłem się, że każda lista zawierała:
- Przejrzyste, znaczące niestandardowe statusy zadań
- Pola niestandardowe, które rejestrowały rzeczywiste szczegóły (takie jak poziom sponsora lub rodzaj wydarzenia)
- Oczywiste nazewnictwo, które miało sens zarówno dla ludzi, jak i agentów
Po wdrożeniu tej struktury zaprosiłem ClickUp AI do cyklu pracy. Wtedy agenci przestali zgadywać i zaczęli działać.
Jeśli zaczniesz od mediów społecznościowych, Twój agent może prowadzić promocję Twojego centrum w sposób ogólny. Jednak bez kontekstu wydarzenia nie będzie w stanie stworzyć konkretnych kampanii, których faktycznie potrzebujesz.
Kontekstowa sztuczna inteligencja, która rozumie Twoje zadania, dokumenty, czaty i osie czasu, dostarcza znacznie dokładniejsze i bardziej trafne informacje, ponieważ opiera się na rzeczywistych danych dotyczących pracy, a nie na izolowanych podpowiedziach. Zintegrowany obszar roboczy ClickUp oparty na AI łączy pracę i inteligencję, dzięki czemu agenci działają w pełnym kontekście, a nie na podstawie fragmentarycznych sygnałów.
Jeśli zaczniesz od mediów społecznościowych, Twój agent może prowadzić promocję Twojego centrum w sposób ogólny. Jednak bez kontekstu wydarzenia nie będzie w stanie stworzyć konkretnych kampanii, których faktycznie potrzebujesz.
Kontekstowa sztuczna inteligencja, która rozumie Twoje zadania, dokumenty, czaty i osie czasu, dostarcza znacznie dokładniejsze i bardziej trafne informacje, ponieważ opiera się na rzeczywistych danych dotyczących pracy, a nie na izolowanych podpowiedziach. Obszar roboczy ClickUp oparty na AI łączy pracę i inteligencję, dzięki czemu agenci działają w pełnym kontekście, a nie na podstawie fragmentarycznych sygnałów.
👀 Czy wiesz, że... Około 62% organizacji eksperymentuje z agentami AI, ale znacznie mniej (około 23%) wdraża je na skalę większą niż pilotażową, co sugeruje, że dojrzałość, integracja cyklu pracy i modele operacyjne mają znaczenie dla osiągnięcia rzeczywistej wartości.
Stwórz swojego pierwszego planera wydarzeń opartego na AI dla swojej flagowej kampanii dzięki superagentom AI.
Pierwszy agent, którego stworzyłem, pełnił funkcję AI do planowania wydarzeń związanych z flagowymi grami.
Była to duża, wielomiesięczna inicjatywa obejmująca wiele działań, wolontariuszy i terminów. Dałem agentowi dostęp do folderu kampanii i jasne zadanie: pomóc przekształcić ogólny pomysł w realny plan.
Zamiast zaczynać od pustej listy, pozwoliłem agentowi stworzyć wstępną strukturę — zadania, podzadania i grupy, które odzwierciedlały rzeczywisty przebieg pracy przy wydarzeniu.
Następnie dokonałem przeglądu i udoskonaliłem projekt, zamiast samodzielnie wymyślać wszystko od podstaw.
Zamień niejasny pomysł w realistyczny plan wydarzenia oparty na AI.
Za pomocą jednej podpowiedzi agent planujący wydarzenia otrzymuje zadanie:
- Poznaj cele corocznych zawodów
- Generuj zadania dla każdego rodzaju wydarzenia i działania.
- Podziel pracę na listy i podzadania, które odzwierciedlają rzeczywiste cykle pracy.
Następnie mogłem wyświetlić cały plan w widoku osi czasu i zobaczyć, jak wszystko łączy się w ciągu sezonu.
Zamiast zaczynać od zera, zespół zaczyna od przemyślanego pierwszego projektu wygenerowanego przez agenta.
Pozwól agentowi debugować daty i zależności
Pierwsza wersja każdego planu wydarzenia ukrywa problemy. Terminy się przesuwają. Prace przygotowawcze przekraczają terminy realizacji.
Zamiast ręcznie skanować każde zadanie, powierzyłem agentowi planującemu wydarzenia drugie zadanie: uzgadnianie dat z rzeczywistością.
Agent zaznaczał zadania zaplanowane po zakończeniu prac, które uzyskały wsparcie, dostosowywał osie czasu i wcześnie wykrywał ryzyka. Już samo to pozwoliło zaoszczędzić wiele godzin pracy związanej z porządkowaniem i zapobiegło pośpiechowi w ostatniej chwili.
Agent:
- Wykrywa zadania zaplanowane po wydarzeniu, które świadczą wsparcie.
- Przeprogramowuje terminy, aby prace przygotowawcze odbywały się przed dniem meczu.
- Utrzymuje ogólną oś czasu w realistycznych i osiągalnych granicach.
Pozwalając agentowi ds. planowania wydarzeń na kontrolowanie i dostosowywanie terminów, unikniesz pośpiechu w ostatniej chwili i sprawisz, że Twoja kampania będzie realistyczna.
💡 Porada dla profesjonalistów: Jeśli dopiero zaczynasz — lub chcesz pominąć tworzenie każdej listy i pola od podstaw — skorzystaj z szablonu planowania wydarzeń ClickUp jako podstawy przed dodaniem agentów.
Ten szablon zawiera gotowe listy dotyczące logistyki, osi czasu, budżetów, personelu i innych kwestii, dzięki czemu Twoje Super Agents mają od samego początku do dyspozycji sensowną strukturę i dane, z którymi mogą pracować.
Dodaj wyspecjalizowanych agentów AI do planowania wydarzeń dla sponsorów i zawartości wydarzeń.
Gdy plan wydarzenia był już gotowy, rozpoczęła się prawdziwa praca: pozyskiwanie sponsorów i tworzenie zawartości.
Zamiast żonglować arkuszami kalkulacyjnymi i skrzynkami odbiorczymi, przypisałem każdy strumień pracy do własnego specjalistycznego Super Agenta.
Przydziel sponsorom właściciela, który nigdy nie zapomni o dalszych działaniach.
Każde wydarzenie wymaga finansowania. W Centrum Młodzieżowym pomaga lokalny skarb, ale zewnętrzni sponsorzy nadal odgrywają kluczową rolę.
Stworzyłem dedykowaną listę sponsorów z polami niestandardowymi dla:
- Nazwa sponsora i dane kontaktowe
- Poziomy sponsorowania i korzyści
- Status działań informacyjnych i porozumienia
Następnie przypisałem Super Agenta bezpośrednio do tej listy.
🔑 Najważniejsze wnioski: Ponieważ agent działał w ClickUp z pełnym kontekstem, mógł śledzić, kto wymagał dalszych działań, podsumowywać status sponsorów i sugerować kolejne kroki — bez konieczności zapamiętywania przez nikogo aktualnego stanu rzeczy.
Umieść agenta zarządzającego zawartością w centrum swojej kampanii
Po opracowaniu planu wydarzenia i pozyskaniu sponsorów nadal musisz komunikować się z odbiorcami i prowadzić promocję wydarzenia. W tym miejscu do akcji wkracza Super Agent Content Manager.
Wraz z moim zespołem stworzyliśmy:
- Lista newsletterów z widokiem tablicy do pisania, edytowania i gotowej do wysłania zawartości
- Lista mediów społecznościowych z połączeniem z Frozen Games, zawierająca kluczowe daty i zasoby.
- Publiczny formularz ClickUp do przesłanych spraw i historii przez społeczność
Agent Content Manager otrzymał kontekst tych list i całej kampanii. Na tej podstawie mógł:
- Zaproponuj statusy i pola niestandardowe, jeśli lista nie miała struktury.
- Wypełnij te nowe pola po ich dodaniu.
- Tworzenie wersji newsletterów i postów w mediach społecznościowych powiązanych z konkretnymi wydarzeniami
- Twórz podzadania lub listy kontrolne, aby uwzględnić szczegóły, o których ludzie mogą zapomnieć, takie jak potwierdzenie linku rejestracyjnego lub dodanie wezwania do działania dla wolontariuszy.
Jednym z moich ulubionych zachowań jest proszenie agenta ds. zarządzania zawartością o przeglądanie przesłanych zgłoszeń społeczności i oznaczanie tych, które zapewniają najlepsze wsparcie dla bieżących kampanii.
Jednym z moich ulubionych zachowań jest proszenie agenta ds. zarządzania zawartością o przeglądanie przesłanych zgłoszeń społeczności i oznaczanie tych, które zapewniają najlepsze wsparcie dla bieżących kampanii.
🔑 Najważniejsze wnioski: Kiedy traktujesz zawartość jako ustrukturyzowany cykl pracy w ClickUp, agent Content Manager może przenieść pracę od pomysłu do publikacji, nie pomijając żadnego etapu.
Zobacz, jak zespół ClickUp wykorzystuje superagentów AI do prowadzenia swoich programów zawartości:
Zachowaj wysoką jakość dzięki statusom, formularzom i przesłanym zgłoszeniom
Super agenci są potężnym narzędziem, ale stają się naprawdę skuteczni w połączeniu z jasnymi cyklami pracy, które są zrozumiałe dla wszystkich.
Statusy, formularze i widoki w ClickUp zapewniają agentom zabezpieczenia, dzięki którym mogą działać szybko, nie naruszając wizerunku marki.
Wykorzystaj widoki i statusy zadań ClickUp, aby każdy projekt posuwał się naprzód.
W przypadku biuletynu i zawartości społecznościowej w dużym stopniu polegam na widokach tablicy i widoku listy:
- Widoki tablic ułatwiają sprawdzenie, co jest w trakcie pisania, przeglądu, zatwierdzania i publikacji.
- Widoki listy pomagają zespołowi szybko przeglądać terminy i właścicieli.
- Kolorowe oznaczenia statusów zadań pokazują, co zostało już zrobione, a co jeszcze nie zostało rozpoczęte.
Agent Content Manager uwzględnia te statusy podczas proponowania kolejnych kroków, co pozwala zachować spójność między współpracownikami ludzkimi a AI.
Pozwól agentowi sortować przesłane zgłoszenia społeczności zgodnie z Twoimi celami.
Kiedy Twoja społeczność chętnie udostępnia historie, zdjęcia i pomysły, jest to fantastyczne dla zaangażowania, ale przytłaczające, jeśli trzeba zarządzać tym ręcznie.
Przekierowując publiczne zgłoszenia formularzy do listy ClickUp, zapewniam agentowi Content Manager przejrzystą skrzynkę odbiorczą do pracy. Agent może:
- Przeczytaj każdą przesłaną pracę w kontekście.
- Porównaj to z celami strategicznymi centrum i aktywnymi kampaniami.
- Zalecaj, które historie należy teraz wyróżnić, a które zachować na później.
Zamiast przeglądać zapełnioną Skrzynkę odbiorczą, zespół otrzymuje wyselekcjonowany zestaw historii społeczności, które faktycznie przyczyniają się do realizacji ich misji.
📮 ClickUp Insight: 62% respondentów twierdzi, że agenci AI nie spełniają jeszcze oczekiwań, opisując ich jako znajdujących się na wczesnym etapie rozwoju lub nawet powodujących więcej pracy niż jej eliminują.
Ta frustracja często pojawia się podczas przekazywania zadań. Agent podsumowuje spotkanie, sugeruje kolejne kroki lub zgłasza problem, a następnie zatrzymuje się. Nadal musisz ręcznie tworzyć zadania na podstawie elementów, przypisywać właścicieli, aktualizować statusy i monitorować postępy.
Super agenci zostały zaprojektowane tak, aby zająć się wszystkimi krokami. Mogą oni wykorzystywać działania łańcuchowe, aby przekształcać notatki ze spotkań w zadania, aktualizować statusy projektów, kierować zadania do odpowiednich właścicieli i utrzymywać cykl pracy w tym samym systemie, w którym odbywa się realizacja.
Kiedy agent AI może przenieść pracę z etapu „oto, co powinno się wydarzyć” do etapu „to już jest w trakcie realizacji”, wartość staje się realna.
📚 Przeczytaj również: Jak korzystać z ClickUp do zarządzania wydarzeniami: szablony i cykle pracy
Koordynuj Wszystko za pomocą agenta AI w stylu COO
Nawet mając planistę wydarzeń i menedżera zawartości, ktoś nadal musi mieć na uwadze całościowy widok sytuacji. Dla nas tą osobą jest Super Agent typu COO wbudowany bezpośrednio w ClickUp.
Dałem temu agentowi widoczność w całej przestrzeni i proste zadanie: wykrywać sprawy wymagające uwagi kierownictwa i pomagać w delegowaniu pozostałych zadań.
W ten sposób delegowanie zadań staje się rozmową składającą się z jednego kroku. Mogę powiedzieć na przykład:
- Wszystkie zadania związane z corocznymi igrzyskami powinny być oddelegowane do kierownika wydarzenia.
- Wszystko, co znajduje się w sekcji Społeczność, powinno trafić do menedżera zawartości.
Agent COO przydziela następnie odpowiednie zadania, dzięki czemu praca trafia do właściwego właściciela bez konieczności ręcznego przypisywania każdej karty.
Bądź odpowiedzialny, nie zagłębiając się w szczegóły
Magia tych ustawień polega na tym, że mój zespół i ja jesteśmy na bieżąco informowani, nie spędzając całego dnia nad listą zadań.
- Agent COO ujawnia, co naprawdę wymaga decyzji lidera.
- Agenci ds. planowania wydarzeń i zarządzania zawartością działają zgodnie z tymi wytycznymi.
- Powiadomienia informują ludzi o zakończeniu realizacji krytycznych elementów.
🔑 Najważniejsze wnioski: Dzięki agentowi COO koordynującemu pracę wyspecjalizowanych agentów liderzy mogą zachować kontrolę nad wynikami, pozwalając ClickUp zająć się żmudnymi zadaniami.
📚 Przeczytaj również: Jak konwergencja AI rozwiązuje problem rozrostu pracy
Jak zbudować własny system planowania wydarzeń oparty na AI w ClickUp z zespołem superagentów
Ta konfiguracja nie jest zarezerwowana wyłącznie dla dużych wydarzeń. Sprawdzi się w przypadku każdej kampanii o wysokiej stawce.
Oto jak dostosować to do potrzeb własnego zespołu:
- Zmapuj jedną konkretną przestrzeń. Zacznij od jednej przestrzeni poświęconej jasno określonej inicjatywie, takiej jak premiera, seria wydarzeń lub program marketingowy.
- Zaprojektuj swoje foldery i listy. Utwórz foldery do planowania, realizacji i komunikacji oraz listy odzwierciedlające sposób, w jaki już pracujesz.
- Zdefiniuj niestandardowe statusy i pola niestandardowe. Upewnij się, że każda lista ma znaczące statusy i pola niestandardowe, na których będą polegać Twoi agenci.
- Uruchom swojego pierwszego Super Agenta. Zacznij od jednego agenta planującego wydarzenia lub zajmującego się zarządzaniem projektami i pozwól mu tworzyć zadania, osie czasu i zależności.
- Dodaj agentów specjalistycznych. W miarę rozwoju cyklu pracy dodawaj agentów zajmujących się sponsoringiem, zawartością, wsparciem, finansami lub operacjami.
- Uzupełnij to agentem COO. Gdy masz już wielu agentów, stwórz agenta typu COO, który będzie koordynował pracę i wskazywał, co należy zrobić dalej.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Nie potrzebujesz kodu, aby stworzyć agenta planującego wydarzenia opartego na sztucznej inteligencji w ClickUp. Korzystając z narzędzia do tworzenia superagentów w języku naturalnym w pasku bocznym ClickUp AI, po prostu opisałem rolę agenta — planowanie wydarzenia, zarządzanie osiami czasu i sygnalizowanie ryzyka. ClickUp poprowadził mnie przez proces wyboru odpowiednich list i folderów, ustawienia harmonogramu i kształtowania sposobu, w jaki agent rozumie pracę związaną z wydarzeniem.
Po uruchomieniu agenta przetestowałem go, prosząc o osie czasu i sprawdzenie dat bezpośrednio na czacie. Ponieważ potrafi on odczytywać zadania, dokumenty i harmonogramy, jego plany były oparte na rzeczywistych wydarzeniach, a nie ogólnych pomysłach na kampanię.
🔑 Najważniejsze wnioski: Nie potrzebujesz ogromnego budżetu, aby zacząć. Wystarczy przemyślana hierarchia i niewielki zespół superagentów dostosowanych do Twoich celów.
Od ręcznego planowania wydarzeń do realizacji opartej na AI
Co więc zmieniło się w Centrum Młodzieżowym dzięki zastosowaniu superagentów AI ClickUp?
Zamiast śledzić aktualizacje w różnych narzędziach, zespół pracował w ramach jednego zintegrowanego systemu. Agenci zajmowali się strukturą i działaniami następczymi. Ludzie skupiali się na podejmowaniu decyzji, kreatywności i przywództwie.
Tak właśnie wygląda skuteczne planowanie wydarzeń z wykorzystaniem AI w praktyce: mniej narzędzi, mniej zamieszania i systemy, które skalują się wraz z Twoimi ambicjami, zamiast ulegać im.
Jeśli najpierw zbudujesz hierarchię i przydzielisz agentom jasno określone zadania, będą oni w stanie wykonać znacznie więcej pracy operacyjnej, niż oczekuje większość zespołów.
Chcesz zacząć od razu? To proste. Załóż bezpłatne konto ClickUp!
Anna Bullock jest kreatywną strategiem, kierownikiem projektów i myślicielką systemową — a także Twoją biznesową mamą, gdy potrzebujesz jasności i troski. Poprzez doradztwo, tworzenie zawartości i rozwój obszarów roboczych online pomaga ambitnym ludziom przekształcać pomysły w działania, budować systemy wsparcia i rozwijać firmy, które faktycznie pasują do ich życia.