Wyobraź sobie następującą sytuację: toniesz w arkuszach kalkulacyjnych dotyczących wdrażania nowych pracowników, system śledzenia kandydatów utknął w 2014 roku, a Twój zespół właśnie (po raz kolejny) zapytał Cię, gdzie można znaleźć zaktualizowane zasady dotyczące urlopów.
Jeśli brzmi to boleśnie znajomo, nie jesteś sam. Badanie przeprowadzone przez firmę Gartner wykazało, że 38% liderów HR już testuje lub wdraża generatywną sztuczną inteligencję w celu przebudowy funkcji HR.
Dlaczego? Nieefektywne i niespójne procesy HR są nieefektywne i kosztują firmy czas, talenty i zaufanie. Właśnie dlatego warto wybrać odpowiednie oprogramowanie HR.
Jednak przy ogromnej ilości narzędzi HR — od podstawowego oprogramowania do obsługi płac po kompleksowe systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS) — jak wybrać oprogramowanie HR, które będzie odpowiadało rzeczywistym potrzebom Twojego zespołu?
W tym poście omówimy rodzaje dostępnego oprogramowania HR, przedstawimy przewodnik krok po kroku dotyczący wyboru oprogramowania HR oraz pokażemy, w jaki sposób narzędzia mogą wykraczać poza śledzenie zadań, zapewniając wsparcie w zakresie wdrażania nowych pracowników, samoobsługi pracowników i zarządzania talentami.
🧠 Ciekawostka: W latach 20. XX wieku rozpoczęła się rewolucja w zarządzaniu pracą (obecnie zarządzanie zasobami ludzkimi), spowodowana wprowadzeniem urzędników ds. pracy podczas I wojny światowej.
Dlaczego wybór odpowiedniego oprogramowania HR ma znaczenie
Wybór odpowiedniego oprogramowania HR może całkowicie zmienić Twoją codzienną pracę. Według firmy Gartner 89% liderów HR planuje zwiększyć lub utrzymać budżety przeznaczone na technologie HR, a wśród najważniejszych obszarów zainteresowania znalazły się zarządzanie wydajnością, analityka i samoobsługa pracowników.
Oto, na co należy zwrócić uwagę:
- Usprawnione procesy HR: Od wdrażania nowych pracowników po zarządzanie świadczeniami — inteligentne oprogramowanie HR automatyzuje powtarzalne zadania HR i zmniejsza obciążenie administratorów
- Zwiększone zaangażowanie pracowników: Platformy z wbudowanymi narzędziami do rozpoznawania, pętlami informacji zwrotnej i portalami ESS (samodzielnej obsługi pracowników) zapewniają członkom zespołu lepsze połączenie i większą motywację
- Inteligentniejsze planowanie zasobów ludzkich: Dzięki analizom i raportowaniu HR w czasie rzeczywistym zespoły HR mogą podejmować świadome decyzje dotyczące zatrudniania, planowania harmonogramów, a nawet planowania sukcesji
- Skalowalność dla rozwijających się zespołów: Oprogramowanie HR w chmurze dostosowuje się do wielkości i struktury firmy, niezależnie od tego, czy zarządzasz 20, czy 2000 pracowników
- Wbudowana zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych: Systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS) zapewniają porządek w dokumentacji pracowników, zgodność z przepisami i gotowość do audytu
Wybór oprogramowania HR to nie tylko decyzja techniczna — ma wpływ na wydajność, pracowników i przyszłość Twojej organizacji.
⭐ Polecany szablon
Szablon ClickUp People Operations jest przeznaczony dla zespołów HR, które zarządzają wszystkim — od rekrutacji po zaangażowanie pracowników — w jednym obszarze roboczym. Ten szablon przekształca chaos w jasny plan bez dodatkowych ustawień dla rozwijających się zespołów, które muszą pogodzić wiele obowiązków (rekrutacja, informacje zwrotne, aktualizacje zasad).
Zawiera:
- Gotowe listy zadań dla procesów takich jak wdrażanie nowych pracowników, relacje pracownicze i odejścia
- Widoki umożliwiające organizowanie działań według funkcji HR, statusu projektu lub priorytetu
- Usprawniony pulpit do przydzielania, monitorowania i śledzenia kluczowych procesów HR
Rodzaje oprogramowania HR (i ich funkcje)
Niezależnie od tego, czy jesteś samodzielnym specjalistą HR pełniącym 17 funkcji, czy pracujesz w pełnoprawnym dziale HR, znajomość rodzajów dostępnego oprogramowania HR może zaoszczędzić Ci czas, zdrowie psychiczne i mnóstwo arkuszy kalkulacyjnych.
Rozszyfrujmy alfabet technologii HR:
1. Podstawowe funkcje HR (czyli centrum dowodzenia działu kadr)
Potraktuj to jako centralny system nerwowy ustawień HR. Podstawowe oprogramowanie HR obsługuje podstawowe zadania — dokumentację pracowników, informacje o stanowiskach, schematy organizacyjne, dokumentację zgodności i podstawowe zarządzanie danymi.
Co oferuje:
- Zarządzanie danymi i dokumentami pracowników
- Obsługuje administrację świadczeniami i zgodność z przepisami
- Wsparcie cyklu pracy w zakresie promocji, zwolnień i polityki kadrowej
2. HRIS (system informacji o zasobach ludzkich)
HRIS brzmi jak skomplikowane pojęcie, ale jest to po prostu ulepszona wersja podstawowego systemu HR, oferująca większą automatyzację, lepszy wgląd w dane i integrację. To centrum dowodzenia wszystkim, co dotyczy zarządzania zasobami ludzkimi.
Co to jest:
- Zawiera wszystko, od informacji dotyczących wynagrodzeń i podatków po portale samoobsługi
- Oferuje pulpity nawigacyjne z danymi pracowników i planowaniem organizacyjnym
- Integracja z innymi systemami, takimi jak księgowość, śledzenie czasu i CRM
💟 ClickUp Callout: ClickUp Brain przekształca cykle pracy działu HR, działając jako kontekstowa, kompleksowa sztuczna inteligencja. Automatyzuje powtarzalne zadania administratora, ujawnia informacje o pracownikach i łączy wszystkie dokumenty HR, listy kontrolne dotyczące wdrażania nowych pracowników oraz komunikację w jednym miejscu.
Dzięki Brain możesz błyskawicznie generować spersonalizowane oferty pracy, podsumowywać opinie kandydatów i zapewnić usprawnienie wszystkich procesów HR oraz zgodność z przepisami, a jednocześnie chronić poufne informacje i zapewnić do nich dostęp wyłącznie uprawnionym osobom.
Aby uzyskać jeszcze większą wydajność, Brain MAX służy jako dedykowany towarzysz na pulpicie, zapewniając zaawansowane wyszukiwanie w przedsiębiorstwie i wydajność opartą na głosie w zestawie narzędzi HR. Dzięki Brain MAX możesz przeszukiwać wszystkie aplikacje HR, dokumenty i rekordy pracowników z jednej aplikacji komputerowej — nie musisz już przełączać się między platformami ani tracić z oczu ważnych szczegółów.
3. Systemy zarządzania talentami (TMS)
Zatrudnienie świetnych pracowników jest trudne. Utrzymanie ich w firmie? Jeszcze trudniejsze. Narzędzia do zarządzania talentami pomagają w obu tych zadaniach. Od rekrutacji po planowanie sukcesji — TMS zajmuje się ludzką stroną planowania zasobów ludzkich.
Co to jest:
- Zarządzanie całym cyklem życia talentów: rekrutacja, wdrażanie, szkolenia i rozwój
- Oferuje narzędzia do oceny wydajności i moduły szkoleniowe
- Pomaga śledzić rozwój kariery i identyfikować członków zespołu o wysokim potencjale
4. Systemy śledzenia kandydatów (ATS)
Uwaga, spoiler: skrzynka odbiorcza e-mail nie jest narzędziem do rekrutacji. Platformy ATS pomagają zarządzać kandydatami, planować rozmowy kwalifikacyjne i śledzić każdy krok procesu rekrutacji jak profesjonalista.
Co to jest:
- Centralizacja ogłoszeń o pracy na wszystkich tablicach ogłoszeń
- Filtruje CV na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów
- Śledzenie postępów kandydatów od momentu złożenia aplikacji do wysłania oferty
👀 Czy wiesz, że... Szkoła Stosunków Przemysłowych i Pracy Uniwersytetu Cornell w stanie Nowy Jork jest jedną z pierwszych uczelni w Stanach Zjednoczonych, która oferuje kurs (4-letnie studia licencjackie z zakresu stosunków przemysłowych i pracy) poświęcony systemom zarządzania zasobami ludzkimi ( HRMS ).
5. Oprogramowanie do obsługi płac
Ręczne rozliczanie wynagrodzeń to dla działu HR odpowiednik wspinaczki w śniegu. Oprogramowanie do obsługi płac automatyzuje wszystko — wynagrodzenia, podatki, potrącenia i zgodność z przepisami.
Co to jest:
- Obsługuje wynagrodzenia pracowników, świadczenia i zwroty kosztów
- Zarządzanie obliczeniami podatkowymi i raportami rocznymi
- Integracja z systemami HR i podstawowymi danymi
6. Oprogramowanie do rejestracji czasu pracy
Kto się spóźnił? Kto jest na urlopie? Ile godzin przepracował nowy stażysta w zeszłym tygodniu? Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zna odpowiedzi na te pytania.
Co to jest:
- Monitoruje rejestrację czasu pracy, harmonogramy zmian i nieobecności
- Integracja z systemem rozliczeń płacowych i analizą kosztów pracy
- Wsparcie w zakresie zgodności z przepisami prawa pracy i śledzenia pracy zdalnej
7. Narzędzia do zarządzania wydajnością
Koniec z niejasnymi recenzjami i niezręcznymi skalami ocen. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania wydajnością zapewnia Twojemu zespołowi przejrzystość, pętle informacji zwrotnej i ścieżki rozwoju.
Co to jest:
- Śledzenie OKR, KPI i notatek ze spotkań 1:1
- Automatyzacja cykli przeglądów i przekazywanie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym
- Synchronizacja z celami zespołu i planami rozwoju kariery
📮 ClickUp Insight: 24% pracowników twierdzi, że powtarzalne zadania uniemożliwiają im wykonywanie bardziej znaczącej pracy, a kolejne 24% uważa, że ich umiejętności są niewykorzystane. To prawie połowa pracowników, którzy czują się zablokowani twórczo i niedoceniani. 💔
ClickUp pomaga ponownie skupić się na zadaniach o dużym znaczeniu dzięki łatwym w konfiguracji agentom AI, automatyzującym powtarzające się zadania na podstawie wyzwalaczy. Na przykład, gdy zadanie zostanie oznaczone jako zakończone, agent AI ClickUp może automatycznie przypisać następny krok, wysłać przypomnienia lub zaktualizować status projektu, uwalniając Cię od ręcznego śledzenia zadań.
💫 Rzeczywiste wyniki: Firma STANLEY Security skróciła czas tworzenia raportów o co najmniej 50% dzięki konfigurowalnym narzędziom do raportowania ClickUp, dzięki czemu jej zespoły mogą poświęcić mniej czasu na formatowanie, a więcej na prognozowanie.
8. Portale samoobsługi pracowników (ESS)
Nie zmuszaj swojego zespołu HR do odpowiadania 27 razy dziennie na pytanie „Ile dni urlopu mi pozostało?”. Pozwól pracownikom samodzielnie znaleźć odpowiedź.
Co to jest:
- Zapewnia pracownikom dostęp do odcinków wypłat, informacji o świadczeniach i wniosków urlopowych
- Ogranicza wymianę informacji i poprawia przejrzystość
- Zwiększ wykorzystanie innych narzędzi HR
📚 Przeczytaj również: Oprogramowanie do zarządzania kapitałem ludzkim dla firm
Jakie są najlepsze ustawienia oprogramowania HR?
Krótka odpowiedź? To zależy od potrzeb działu HR, wielkości firmy i struktury zespołu. Niektóre platformy oferują kompleksowe pakiety (np. system HRIS z wbudowaną funkcją rozliczania wynagrodzeń i śledzenia wydajności), podczas gdy inne specjalizują się w jednym obszarze i dobrze integrują się z innymi rozwiązaniami.
Wybierz zestaw narzędzi na podstawie:
- Konkretne zadania HR, z którymi zmagasz się na co dzień
- Niezależnie od tego, czy potrzebujesz podstawowych narzędzi, czy kompleksowej platformy HR
- Skalowalność i łatwość użytkowania (witajcie, rozwijające się zespoły)
Przewodnik krok po kroku: Jak wybrać oprogramowanie HR
Znalezienie odpowiedniego oprogramowania HR nie powinno przypominać rozszyfrowywania starożytnych run. Jednak przy setkach narzędzi obiecujących „usprawnienie procesów HR” łatwo się pogubić.
Podzielmy to na jasne, praktyczne kroki, które pomogą Ci wybrać oprogramowanie HR, które naprawdę pasuje do Twojego zespołu.
Krok 1: Określ cele HR i problemy
Zanim zaczniesz polować na efektowne pulpity lub odznaki generowane przez AI, przyjrzyj się temu, co naprawdę nie działa (lub jest nieefektywne) w obecnych ustawieniach HR. Zacznij od zadania sobie pytania:
- Jakie są nasze trzy najważniejsze cele HR na ten rok? (Np. skrócenie czasu rekrutacji o 30%, wdrożenie systemu zarządzania wydajnością, aktualizacja cyklu pracy związanego z wdrażaniem nowych pracowników)
- Gdzie pojawiają się powtarzające się problemy? (Ręczne rozliczanie wynagrodzeń, rozproszone dane pracowników, zaginieni kandydaci, niejasne zasady HR… lista może szybko się wydłużyć)
- Kto jest właścicielem poszczególnych elementów naszych obecnych procesów HR? (Niejasna własność często kryje głębsze problemy)
Na przykład 20-osobowy start-up może już nie potrzebować list kontrolnych w e-mailach dotyczących wdrażania nowych pracowników. Z drugiej strony firma zatrudniająca 200 osób może odkryć, że jej fragmentaryczne narzędzia HRIS powodują powielanie danych i ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów.
Niezależnie od tego, czy zatrudniasz dziesiątego członka zespołu, czy rozszerzasz działalność działu HR na inne działy, ClickUp Human Resources zapewnia Twojemu zespołowi przejrzystość, spójność i kontrolę, których potrzebuje. Od zarządzania procesami rekrutacyjnymi i listami kontrolnymi dla nowych pracowników po usprawnianie ocen wydajności i śledzenie zaangażowania pracowników — wszystko znajduje się na jednej potężnej platformie.
Dzięki konfigurowalnym cyklom pracy, automatyzacji opartej na AI i dokumentom do wspólnej edycji zespoły HR mogą:
- Ujednolicenie działań menedżerów ds. rekrutacji i rekruterów dzięki wspólnym widokom i zadaniom
- Zautomatyzuj powtarzalne zadania HR (takie jak przypomnienia lub aktualizacje statusu)
- Scentralizuj kluczowe dokumenty HR, zasady i dane pracowników
- Śledź cele, cykle informacji zwrotnych i urlopy w czasie rzeczywistym
Zamiast przełączać się między sześcioma narzędziami i dziesięcioma arkuszami kalkulacyjnymi, platforma HR ClickUp pozwala zarządzać całym cyklem życia pracownika w jednym miejscu — jest inteligentna, skalowalna i łatwa w użyciu.
Krok 2: Przeprowadź audyt obecnych narzędzi HR, systemów i nieoficjalnych cykli pracy
Zanim dodasz coś nowego, szczerze oceń, czym już zajmuje się Twój dział HR. Rozpocznij audyt technologii HR od sporządzenia listy:
- Wszystkie używane narzędzia (w tym nieautoryzowane arkusze kalkulacyjne lub bezpłatne aplikacje)
- Jaka jest jego funkcja (np. śledzenie kandydatów, rejestracja czasu pracy, zarządzanie świadczeniami)
- Co działa, co frustruje i co się powtarza
Następnie zapoznaj się z „systemami cieni” — ręcznymi cyklami pracy, o których nikt nie mówi:
- Kierownik ds. rekrutacji ręcznie wysyła informacje zwrotne pocztą elektroniczną (zamiast skorzystać z formularza)
- Kierownicy działów HR ponownie wprowadzają dane pracowników na wielu platformach
- Zasady zgodności ukryte w folderze Drive o tytule „Important_2022_FINAL(1). pdf”
Najważniejsza jest tutaj potężna wyszukiwarka, która pomoże Ci zlokalizować oficjalne dokumenty i ukryte systemy w ciągu kilku minut.
ClickUp AI Knowledge Management oferuje scentralizowany hub, w którym wszystkie dokumenty, zasady i procedury HR są przechowywane i łatwo dostępne. Dzięki funkcjom wyszukiwania opartym na sztucznej inteligencji wyszukiwanie konkretnych informacji staje się szybkie i intuicyjne, co zmniejsza czas poświęcany na ręczne wyszukiwanie i zapewnia zespołowi dostęp do aktualnych zasobów.
Zawiera:
- Wyszukiwanie oparte na sztucznej inteligencji: Wykorzystaj przetwarzanie języka naturalnego, aby zrozumieć zapytania i dostarczyć dokładne informacje z bazy wiedzy
- Zintegrowana dokumentacja: Ułatw płynne udostępnianie wiedzy, aby umożliwić tworzenie dokumentów i zarządzanie nimi bezpośrednio w ClickUp
- Konfigurowalne szablony: Oferuj szablony w celu standaryzacji dokumentacji, zapewniając spójność wszystkich materiałów HR
- Interaktywny interfejs czatu AI: Odpowiadaj na pytania w oparciu o dane Twojej organizacji, nawet jeśli są one rozproszone w wielu źródłach, korzystając z inteligentnego interfejsu czatu
Czasami jednak łatwiej jest zacząć od punktu startowego. Szablony ClickUp mogą Ci w tym pomóc. 👇🏼
Szablon bazy wiedzy HR ClickUp pomaga scentralizować dokumenty HR w przejrzystej, łatwej w nawigacji strukturze. Jest idealny do tworzenia przeszukiwalnej, dostępnej biblioteki zawierającej wszystkie informacje dotyczące HR.
Zawiera:
- Niestandardowe statusy zadań do śledzenia aktualizacji dokumentów (np. Wersja robocza, W trakcie przeglądu, Ostateczna)
- Wiele typów widoków — lista, kalendarz, Gantt i inne — dostosowane do Twojego stylu śledzenia
- Pola niestandardowe i opcje sortowania, które pozwalają uporządkować i oznaczyć etykietami zasady HR, często zadawane pytania i dokumenty wewnętrzne
Ponadto szablon podręczników dla pracowników, zasad i procedur ClickUp pomaga scentralizować zasady firmy, konsolidując niezbędne informacje, takie jak zasady dotyczące wynagrodzeń i urlopów, w jednym, łatwo dostępnym dokumencie.
Aby udokumentować i ujednolicić procesy HR, skorzystaj z szablonu SOP dla działu HR ClickUp. Ułatwia on tworzenie procedur, takich jak rozmowy wprowadzające i końcowe, oraz zarządzanie nimi.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Niezależnie od tego, czy wdrażasz nowych pracowników, czy dbasz o spójność zasad w różnych działach, skorzystaj z tych szablonów HR, aby przekształcić rozproszone dokumenty w uporządkowany system, w którym szybko znajdziesz potrzebne informacje.
Krok 3: Dopasuj oprogramowanie do wielkości zespołu i trajektorii rozwoju
Nie każda platforma HR musi być statkiem kosmicznym. Dziesięcioosobowy startup nie potrzebuje cyklu pracy zgodnego z wymogami przedsiębiorstw klasy korporacyjnej, a rozrastająca się organizacja zatrudniająca 200 osób nie może zarządzać kadrami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i wątków w Slacku. Zanim podejmiesz decyzję, zadaj sobie następujące pytania:
- Ile osób obecnie zatrudniamy i ile będzie ich za 12–24 miesiące?
- Czy mamy pracowników sezonowych lub kontraktowych, których należy uwzględnić w procesach HR?
- Czy narzędzie będzie wspierać zespoły w wielu lokalizacjach lub zespoły zdalne w miarę rozwoju firmy?
Twoim celem nie jest tylko zaspokojenie bieżących potrzeb działu HR — chodzi o wybór oprogramowania HR, które nie zawiedzie Cię w miarę rozwoju firmy.
Szablon tablicy do planowania zatrudnienia ClickUp to wizualny szablon planowania, który pomaga nakreślić wymagania kadrowe według działu, okresu i roli — wszystko na jednej elastycznej tablicy. Zawiera:
- Tablica typu „przeciągnij i upuść” do organizowania przyszłych zatrudnień według zespołów
- Wizualne zestawienia dotyczące planowania siły roboczej w poszczególnych kwartałach lub projektach
- Pola niestandardowe do kategoryzowania ról według pilności, statusu i etapu rekrutacji
Ten szablon sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku kierowników operacyjnych i menedżerów ds. zasobów ludzkich, umożliwiając stworzenie planu rekrutacji zgodnego z celami firmy (a nie tylko doraźnymi potrzebami zespołów). Niezależnie od tego, czy Twoja firma zatrudnia 5 czy 50 osób, ten szablon zapewni przejrzystość ścieżki kariery pracowników.
Krok 4: Upewnij się, że oprogramowanie dobrze współpracuje z pozostałymi narzędziami technologicznymi
Zanim zdecydujesz się na platformę HR z eleganckim interfejsem i „wielokrotnie nagradzanymi pulpitami”, weź głęboki oddech i przyjrzyj się swoim obecnym narzędziom.
Zadaj sobie pytanie:
- Czy ciągle przełączamy się między zakładkami, aby zakończyć jeden cykl rekrutacyjny?
- Czy zadania związane z wdrażaniem nowych pracowników są zapisane w arkuszach kalkulacyjnych, a informacje zwrotne są rozproszone w wątkach czatu?
- Ile razy ręcznie wprowadzaliśmy dane pracowników do dwóch różnych systemów?
Jeśli odpowiedź brzmi „zbyt wiele”, nie jesteś sam. 55% liderów HR twierdzi, że obecne technologie nie spełniają zmieniających się potrzeb biznesowych, a 51% nie jest w stanie zmierzyć zwrotu z inwestycji w technologie. Właśnie w tym momencie integracja i kompatybilność cyklu pracy stają się kwestiami niepodlegającymi negocjacji.
Na przykład średniej wielkości firma korzystająca z Google Workspace, Zoom i Slack powinna unikać narzędzi HR, które nie integrują się natywnie. W przeciwnym razie tydzień pracy działu HR zamieni się w mozaikę eksportów, niedopasowanych kalendarzy i pominiętych aktualizacji. Co naprawdę pozwala zaoszczędzić w takich sytuacjach? Zintegrowane cykle pracy!
Agenci ClickUp AI zostały zaprojektowane do samodzielnego wykonywania tych powiązanych zadań i cykli pracy, zwiększając wydajność i pozwalając zespołowi HR skupić się na strategicznych inicjatywach związanych z zasobami ludzkimi. Mogą pomóc w:
- Gotowe agenty autopilota: reagują na określone wyzwalacze, publikując aktualizacje, raporty lub odpowiedzi w wyznaczonych lokalizacjach w obszarze roboczym
- Niestandardowi agenci autopilota: skorzystaj z kreatora bez kodowania, aby stworzyć agentów dostosowanych do unikalnych cykli pracy i wymagań Twojej organizacji
- Odpowiedzi w czasie rzeczywistym: samodzielnie odpowiadaj na pytania lub wyszukuj informacje, aby zapewnić zespołowi pomoc w czasie rzeczywistym
- Integracja w obszarze roboczym: wdrażaj agentów w różnych obszarach ClickUp, w tym w przestrzeniach, folderach, listach i czatach, zapewniając kompleksowy zasięg
Podsumowując! Wybierz oprogramowanie HR, które pasuje do realiów Twojego zespołu, a nie na odwrót.
💟 Bonus: Chcesz uporządkować chaos związany z rekrutacją? Szablon planu działania rekrutacyjnego ClickUp pomoże Ci stworzyć mapę osi czasu rekrutacji, przypisać osoby odpowiedzialne i śledzić postępy od momentu opublikowania oferty pracy do wysłania listu z ofertą.
Krok 5: Porównaj dostawców i wypróbuj demo
Więc zawęziłeś listę najlepszych opcji. Co teraz?
Czas wyjść poza listy funkcji i sprawdzić, jak każde oprogramowanie HR naprawdę działa w praktyce. Pomyśl o tym jak o randkowaniu: nie zdecydujesz się na związek po jednym przejrzeniu profilu na LinkedIn, prawda?
Umów się na prezentację produktu z wybranymi dostawcami — najlepiej z udziałem kilku osób z zespołu HR lub kierownictwa. Podczas wersji próbnej zapytaj:
- Czy interfejs użytkownika jest łatwy w nawigacji zarówno dla zespołów HR, jak i pracowników?
- Czy można je skalować wraz z rozwojem firmy i strukturą zespołu?
- W jakim stopniu zapewnia wsparcie dla niezbędnych funkcji, takich jak samoobsługa pracowników, zarządzanie wydajnością lub administrowanie świadczeniami?
- Czy integruje się z naszymi obecnymi rozwiązaniami technologicznymi w zakresie HR (oprogramowanie do obsługi płac, narzędzia do śledzenia czasu itp.)?
- Jakiego rodzaju wsparcie i wdrożenie jest dostępne?
Najlepsza praktyka? Wielu specjalistów HR korzysta z niego do tworzenia prototypów idealnych cykli pracy HR przed podjęciem decyzji o zakupie drogich platform długoterminowych. Możesz przetestować takie funkcje, jak:
- Automatyzacja zadań związanych z koordynacją rozmów kwalifikacyjnych
- Wbudowane dokumenty do przechowywania standardowych procedur operacyjnych i struktur informacji zwrotnych
- Wnioski generowane przez AI, które wskazują wąskie gardła w procesie rekrutacji
Najważniejsze, aby nie dać się zaszufladkować do konkretnego typu narzędzia, które nie pozostawia miejsca na eksperymenty. Jeśli więc chcesz sprawdzić, jak elastyczne narzędzia, takie jak ClickUp, mogą wypełnić luki w Twoim dziale HR przed dokonaniem dużego zakupu, teraz jest na to odpowiedni moment.
📚 Przeczytaj również: Darmowe szablony „Poznaj mnie”, które pomogą Ci lepiej poznać swój zespół
Ulepsz funkcje HR dzięki przykładom zastosowań AI
Włączenie sztucznej inteligencji do procesów kadrowych nie jest już tylko miłą opcją. Może pomóc w kompleksowym cyklu pracy, ograniczając nadzór ze strony ludzi do minimum.
Oto kilka typowych scenariuszy:
- Procesy rekrutacyjne: przeglądaj CV, planuj rozmowy kwalifikacyjne, a nawet przeprowadzaj wstępną ocenę kandydatów, przyspieszając proces rekrutacji dzięki AI
- Wdrażanie i szkolenia: spersonalizuj proces wdrażania nowych pracowników i stwórz moduły szkoleniowe, żeby nowi pracownicy szybko się zaaklimatyzowali
- Zarządzanie wydajnością: analizuj dane dotyczące wydajności, aby uzyskać wgląd w sytuację, pomóc menedżerom w podejmowaniu świadomych decyzji i zapewnić konstruktywne informacje zwrotne
- Zaangażowanie pracowników i utrzymanie kadr: Monitoruj wskaźniki zaangażowania pracowników i opinie, identyfikuj obszary budzące obawy i wdrażaj proaktywne działania mające na celu poprawę morale i utrzymanie kadr.
- Efektywność administracyjna: usprawnij rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie listy płac, śledzenie obecności i zarządzanie świadczeniami, ogranicz liczbę błędów i oszczędzaj czas
Typowe błędy, których należy unikać
Nawet najlepsze zespoły HR wpadają w te pułapki. Upewnij się, że Ty tego nie zrobisz.
Błąd 1: Dajesz się zwieść błyskotliwym funkcjom zamiast rozwiązywać rzeczywiste problemy
Nowe narzędzie może oferować „śledzenie nastroju” lub „boty przypominające o urodzinach”, ale czy rozwiąże problemy związane z płacami lub chaosem podczas wdrażania nowych pracowników? Zawsze kieruj się celami HR i bolączkami (pamiętasz krok 1?), a nie listą fajnych, ale bezużytecznych dodatków. Wybór oprogramowania HR powinien być dostosowany do potrzeb biznesowych, a nie do technologicznych trendów.
Błąd 2: Ignorowanie potrzeb rzeczywistych użytkowników
Jeśli Twój zespół HR potrzebuje zaawansowanych narzędzi do zarządzania wydajnością, ale menedżerowie chcą po prostu przejrzystego sposobu śledzenia OKR... zgadnij, co? Obie potrzeby są ważne. Wybierz oprogramowanie HR z przyjaznym dla użytkownika interfejsem i wbudowaną samoobsługą pracowników, aby ułatwić wdrożenie.
Błąd 3: Pomijanie skalowalności i możliwości dostosowania
To, co sprawdza się obecnie w 15-osobowym zespole, może zawieść w 50-osobowym. Unikaj narzędzi, które ograniczają Twoje możliwości. Stawiaj na platformy, które można skalować wraz z rozwojem firmy i złożonością procesów HR, bez narzucania sztywnych cykli pracy.
Błąd 4: Brak przetestowania platformy w rzeczywistych sytuacjach
Przeczytanie listy funkcji nie jest tym samym, co faktyczne używanie narzędzia. Przeprowadź test pilotażowy. Przed podjęcia ostatecznej decyzji skonfiguruj przykładowy proces HR, np. zatwierdzanie urlopów lub planowanie rekrutacji.
Błąd 5: Nieinformowanie działu IT lub prawnego
Czy sprawdziłeś, gdzie przechowywane są dane dotyczące zarządzania pracownikami? Czy spełniają one wymogi zgodności z przepisami? Kto ma do nich dostęp? Wybór odpowiedniego oprogramowania HR oznacza uwzględnienie kwestii bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i integracji od samego początku, a nie jako kwestii drugorzędnej.
📚 Przeczytaj również: Wyzwania i rozwiązania dla zespołów HR
ClickUp: inteligentniejszy sposób wyboru oprogramowania HR
Wybór odpowiedniego oprogramowania HR sprowadza się do zapewnienia przyszłości operacji związanych z zarządzaniem pracownikami. Od mapowania celów po unikanie klasycznych pułapek technologicznych w HR — teraz masz jasny przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci podejmować mądrzejsze decyzje (i mniej żałować).
Niezależnie od tego, czy zajmujesz się wdrażaniem nowych pracowników, zapewnianiem zgodności z przepisami, czy zaangażowaniem pracowników, odpowiednie narzędzie powinno zapewnić jasność, a nie jeszcze większy chaos.
Dzięki ClickUp zyskujesz nie tylko zarządzanie zadaniami. Otrzymujesz bazę wiedzy opartą na sztucznej inteligencji, zautomatyzowane cykle pracy, szablony rekrutacyjne, pulpity HR, podręczniki dla pracowników, śledzenie wydajności i wiele więcej — wszystko w jednym miejscu. Bez konieczności przełączania się między narzędziami. Bez prowizorek.
Czas porzucić rozproszone arkusze kalkulacyjne, zaginionych kandydatów i tajemnicze standardowe procedury operacyjne. Spraw, aby HR stał się łatwiejszy, szybszy i przyjemniejszy (tak, przyjemniejszy).
Chcesz zoptymalizować działania działu HR? Zarejestruj się w ClickUp już dziś.