Katastrofy nie wysyłają zaproszeń do kalendarza! Zwykła awaria systemu lub przerwa w dostawie prądu może pogrążyć działalność Business w chaosie.
Właśnie dlatego plan ciągłości działania (BCP) jest niezbędny. Ale napisanie go od podstaw wymaga czasu. Z pomocą przychodzą szablony planów ciągłości działania. 💁🏽♂️
Te gotowe do użycia szablony chronią Twoje zasoby i czas, eliminują konieczność zgadywania i pomagają Twojej firmie szybciej odzyskać sprawność.
Dla ułatwienia przygotowaliśmy listę 10 darmowych szablonów planów ciągłości działania, z których możesz skorzystać od razu. Gotowy? Do dzieła!
Czym są szablony planów Business Plan?
Szablon Business Plan (BCP) to zaprojektowana, gotowa do użycia struktura, która pomaga organizacjom przygotować się i reagować na nagłe zakłócenia.
Przedstawia on kroki wymagane do zapewnienia ciągłości krytycznych operacji Business w sytuacjach kryzysowych, takich jak klęski żywiołowe, cyberataki lub awarie systemów.
przykład: Jeśli firma doświadcza nagłej awarii serwera tuż przed wprowadzeniem na rynek ważnego produktu, zespół może polegać na szablonie ciągłości działania, aby wykonać dokładne kroki wymagane do przywrócenia krytycznych systemów, komunikacji z interesariuszami i zminimalizowania przestojów.
Dobry szablon planu ciągłości działania zawiera ocenę ryzyka, strategie reagowania, procedury odzyskiwania danych i inne kluczowe elementy umożliwiające reagowanie na sytuacje kryzysowe. Można go niestandardowo dostosować do unikalnych potrzeb każdego biznesu, zarówno dużego, jak i małego.
Oto jak wygląda podstawowy układ planu ciągłości działania:
minimalizacja przestojów: Szablon BCP pomaga ustalić jasne kroki reagowania, alternatywne cykle pracy i szkolenia pracowników w celu radzenia sobie z zakłóceniami. Dzięki temu Business może szybko odzyskać sprawność, zmniejszając utratę wydajności i przychodów
chroń reputację: Bycie przygotowanym pokazuje klientom i partnerom, że można na Tobie polegać, nawet w trudnych sytuacjach
📌 Spotkaj się ze zgodnością: Wiele branż musi zgodnie z prawem utrzymywać BCP, aby zapewnić stabilność operacyjną. Na przykład, FINRA wymaga od firm finansowych w USA tworzenia i utrzymywania pisemnych planów BCP na wypadek sytuacji awaryjnych lub poważnych zakłóceń, podczas gdy HIPAA wymaga ich od dostawców usług medycznych w celu ochrony danych pacjentów. Agencje rządowe, przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, telekomunikacja i sektory energetyczne również potrzebują BCP, aby utrzymać krytyczne usługi
Zwiększ zaufanie pracowników i klientów: Wyczyszczony plan ciągłości działania pomaga Twojemu zespołowi czuć się bezpiecznie i wiedzieć, co zrobić w sytuacjach awaryjnych
oszczędzaj zasoby: Planowanie z wyprzedzeniem może pomóc w uniknięciu kosztownych decyzji podejmowanych w ostatniej chwili i marnowania zasobów
Dowiedz się, jak ustalać priorytety zadań związanych z ciągłością działania! 👇
Czy wiesz? XX wieku, początkowo koncentrując się na IT i odzyskiwaniu danych, a następnie rozszerzając się na wszystkie krytyczne funkcje biznesowe.
Co składa się na dobry szablon planu ciągłości działania?
Oto, co powinien zawierać dobry szablon planu ciągłości działania:
Wyczyszczona struktura i organizacja
Powinien on logicznie organizować informacje - rozkładając kroki awaryjne, kontakty i fazy odzyskiwania w sposób, który każdy może śledzić pod presją.
Przejrzystość i dostępność
Wyczyszczony język i postanowienia dotyczące właściwego planowania organizacyjnego sprawiają, że szablon jest przydatny w sytuacjach wysokiego stresu. Powinien on unikać technicznego żargonu, dzięki czemu Teams będą działać natychmiast, zamiast zastanawiać się nad przywództwem w czasie kryzysu.
Możliwość dostosowania do potrzeb Twojego Businessu
Szablon powinien być łatwy do dostosowania. Powinien zawierać symbole zastępcze lub podpowiedzi, które pomogą ci dodać konkretne szczegóły dotyczące operacji, roli Teams i zasobów.
Wytyczne dotyczące testowania i przeglądu
Dobry szablon musi zawierać sekcje dotyczące testowania, oceny i przeglądu planu ciągłości działania w celu pomiaru jego skuteczności. Powinien umożliwiać aktualizacje w oparciu o wyniki testów, zapewniając, że plan poradzi sobie z poważnymi zakłóceniami.
Integracja z istniejącymi systemami
Odpowiedni szablon z łatwością zintegruje się z istniejącymi protokołami firmy, takimi jak odzyskiwanie danych po awarii IT, reagowanie w sytuacjach awaryjnych, oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem i plany komunikacji kryzysowej, aby zapewnić płynne i bezproblemowe odzyskiwanie danych.
Przeczytaj więcej: Najskuteczniejsze techniki usprawniania procesów biznesowych
10 najlepszych szablonów Business Planu Ciągłości Działania
ClickUp oferuje 10 najlepszych szablonów planów ciągłości biznesowej, które krok po kroku określają proces i strategie mające na celu utrzymanie ciągłości działania firmy, gdy sprawy przybiorą niekorzystny obrót.
1. Szablon Planu Ciągłości Działania ClickUp
Kiedy nadchodzi chaos, ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest niepewność i panika wśród członków zespołu. Szablon ClickUp Business Continuity Plan może pomóc uniknąć takich sytuacji.
Jest to jak podręcznik awaryjny dla Twojego biznesu, który prowadzi Twoją organizację w jaki sposób reagować na potencjalne zakłócenia. Dzięki temu szablonowi możesz stworzyć solidny plan oceny i ewaluacji ryzyka, odzyskiwania danych biznesowych oraz procesu testowania i przeglądu.
🌻 Dlaczego ten szablon przypadnie Ci do gustu:
- Ustal priorytety krytycznych zadań Business dzięki Widokowi Priorytetów
- Wizualizuj swój plan ciągłości działania i śledź elementy działań
- Organizuj zadania w różne kategorie i monitoruj postępy za pomocą widoku listy
- Zintegruj funkcje zarządzania projektami ClickUp w ramach planu ciągłości działania
- Korzystaj z pomocy wizualnych i sekcji oznaczonych kolorami, aby nadać zadaniom priorytety
Idealny dla: Teams, menedżerów ryzyka i liderów biznesu, którzy potrzebują współpracującego, zorganizowanego i adaptowalnego rozwiązania do planowania ciągłości działania.
2. Szablon planu awaryjnego ClickUp
Planowanie ciągłości polega na dostosowywaniu się, ale planowanie awaryjne obejmuje reagowanie za pomocą planu B.
Jeśli chcesz zaplanować działania awaryjne, wypróbuj szablon planu awaryjnego ClickUp.
Pomaga on określić dokładną scenę każdego ryzyka - czy dopiero się pojawia, aktywnie rozwija lub jest rozwiązywane. Ten szablon planu awaryjnego pomaga ponadto przypisać jasne role, dzięki czemu wiadomo, kto monitoruje sytuację i ocenia prawdopodobieństwo eskalacji.
Szablon ten nie tylko identyfikuje zagrożenia, ale także pomaga stworzyć mapę dostępnych zasobów, przydzielić personel do określonych działań i przetestować alternatywne strategie reagowania.
🌻Dlaczego pokochasz ten szablon:
- Stwórz niestandardowy plan w oparciu o przewidywane zagrożenia
- Identyfikuj i ustalaj priorytety ryzyka na każdej scenie planu awaryjnego za pomocą widoku Ryzyka według scen
- Organizuj i śledź postępy każdego planu za pomocą widoku planu
Idealne dla: Menedżerów ds. ryzyka, liderów projektów i właścicieli firm, którzy potrzebują planów awaryjnych na wypadek krytycznych sytuacji.
Wskazówka dla profesjonalistów: Upewnij się, że Twój plan pozostaje skuteczny, planując okresowe przeglądy i ćwiczenia. Ustaw przypomnienia w ClickUp , aby ocenić i utrzymać aktualność BCP w czasie.
3. Szablon matrycy prawdopodobieństwa i wpływu ClickUp
Czy kiedykolwiek używałeś matrycy z 9 polami do oceny wydajności pracowników? Szablon ClickUp Probability and Impact Matrix Template wykorzystuje podobne podejście do identyfikacji i zapobiegania zagrożeniom biznesowym.
Możesz zaplanować ryzyka w oparciu o ich prawdopodobieństwo (prawdopodobieństwo) i dotkliwość ich wpływu.
Chcesz wizualizować wydarzenia o wysokim ryzyku i prawdopodobieństwie wystąpienia? To proste. Przewidując i przygotowując się na możliwe przeszkody, szablon ten pomaga Twojemu zespołowi proaktywnie rozwiązywać problemy, zanim dojdzie do ich eskalacji.
🌻Dlaczego pokochasz ten szablon:
- Wizualizuj zagrożenia i planuj priorytetowe elementy działań
- Oceń ryzyko związane z każdym zadaniem za pomocą Widoku matrycy prawdopodobieństwa i wpływu
- Oceń prawdopodobieństwo i wpływ każdego ryzyka w skali od 1 do 5
Idealne dla: Menedżerów projektów, zespołów oceny ryzyka i analityków biznesowych, których celem jest wizualizacja i priorytetyzacja zarządzania ryzykiem.
Czytaj więcej: free Change Management Templates With Example Plans Szablony zarządzania zmianą z przykładowymi planami
4. Szablon analizy wpływu na biznes ClickUp
Szablon ClickUp Business Impact Analysis (BIA) pomaga zapewnić ciągłość działania poprzez identyfikację i priorytetyzację komponentów systemu oraz połączenie ich z krytycznymi procesami, które wspierają. Prowadzi przez ocenę krytyczności procesów odzyskiwania, określanie niezbędnych zasobów i ustalanie priorytetów wysiłków związanych z odzyskiwaniem systemu.
Dzięki wyszczególnieniu potencjalnego wpływu awarii systemu, w tym maksymalnego dopuszczalnego czasu przestoju (MAD), celów czasu odzyskiwania (RTO) i celów punktu odzyskiwania (RPO), szablon zapewnia gotowość nawet w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zakłóceń.
🌻 Dlaczego ten szablon przypadnie Ci do gustu:
- Zidentyfikuj wszystkie komponenty systemu - zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie - które stanowią wsparcie dla krytycznych procesów, upewniając się, że jesteś świadomy każdej zależności
- Uporządkuj wszystkie kluczowe informacje, takie jak informacje o działach, wymagania dotyczące zasobów, priorytety odzyskiwania i podpisy - w jednym miejscu, dzięki czemu audyty i planowanie ciągłości działania będą znacznie płynniejsze
- Opracuj oceny wpływu w prosty, ale ustrukturyzowany sposób, aby móc kategoryzować zakłócenia jako poważne, umiarkowane lub minimalne i odpowiednio ustalać priorytety reakcji
Idealne dla: Menedżerów IT, kierowników operacyjnych i specjalistów ds. zarządzania ryzykiem, którzy potrzebują rozsądnego podejścia do analizy zakłóceń w biznesie.
📮ClickUp Insight: 92% pracowników korzysta z niespójnych metod śledzenia elementów działań, co wynika z braku decyzji i opóźnień w ich realizacji. Niezależnie od tego, czy wysyłasz notatki, czy korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, proces ten jest często rozproszony i nieefektywny.
Rozwiązanie do zarządzania zadaniami ClickUp zapewnia płynną konwersję konwersacji na zadania - dzięki czemu Twój zespół może działać szybko i pozostać w zgodzie.
5. Szablon planu awaryjnego ClickUp
Szablon planu awaryjnego ClickUp to centrum dowodzenia, które pomoże Ci poradzić sobie z sytuacjami kryzysowymi w miejscu pracy, takimi jak pożary, przerwy w dostawie prądu lub nagłe przypadki medyczne.
Ten szablon organizuje każdy krytyczny szczegół, od dróg ewakuacyjnych po kontakty w nagłych wypadkach, protokoły reagowania i nie tylko, dzięki czemu Twój Teams dokładnie wie, co zrobić w przypadku jakiegokolwiek zamieszania. Zapewnia pracownikom dostęp do właściwych informacji przed i po wystąpieniu incydentu.
🌻 Dlaczego ten szablon przypadnie Ci do gustu:
- Lista kontaktów awaryjnych, zadań i obowiązków w jednym miejscu
- Włącz powiadomienia w czasie rzeczywistym, aby być na bieżąco z postępami
- Uwzględnij lokalizacje wyjść, alarmów przeciwpożarowych i punktów pierwszej pomocy, aby nikt nie był pozostawiony samemu sobie w sytuacji kryzysowej
- Upewnij się, że odpowiedni ludzie zajmują się krytycznymi planami operacyjnymi w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej
Idealne dla: Kierowników biur, osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i Teams odpowiedzialnych za gotowość na wypadek awarii w miejscu pracy.
Wskazówka dla profesjonalistów: Zautomatyzuj cykle pracy za pomocą ClickUp Automations, aby otrzymywać natychmiastowe powiadomienia, gdy określone progi ryzyka zostaną spełnione lub krytyczne zadania zostaną zaktualizowane. Dzięki temu Twój zespół będzie na bieżąco informowany i będzie mógł podpowiedź na pojawiające się problemy.
6. Szablon planu działań awaryjnych w miejscu pracy ClickUp
Bezpieczeństwo Twojego zespołu powinno być zawsze na pierwszym miejscu, zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych. Szablon ClickUp Workplace Emergency Action Plan zapewnia, że każdy pracownik dokładnie wie, co zrobić w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej.
Dzięki wyczyszczonym drogom ewakuacji, przypisanym rolom i natychmiastowemu dostępowi do kontaktów w nagłych wypadkach, wszyscy są przygotowani i pewni siebie w krytycznych sytuacjach.
Dodatkowo, ten szablon jest zgodny z wytycznymi OSHA dotyczącymi sytuacji awaryjnych, pomagając firmie zachować zgodność z przepisami, jednocześnie stawiając na pierwszym miejscu dobre samopoczucie pracowników.
🌻 Dlaczego ten szablon przypadnie Ci do gustu:
- Niestandardowe i udokumentowane drogi ewakuacyjne dostosowane do układu miejsca pracy
- Wbudowany katalog zapewnia, że straż pożarna, policja lub pomoc medyczna są na wyciągnięcie ręki
- Upewnij się, że wszystkie procedury awaryjne spełniają standardy OSHA
Idealny dla: Urzędników ds. bezpieczeństwa, kierowników obiektów i specjalistów HR odpowiedzialnych za opracowywanie i wdrażanie protokołów awaryjnych w miejscu pracy.
🧠 Czy wiesz? Pracodawcy muszą posiadać pisemny plan działania na wypadek awarii, jeśli wymagają tego standardy Administracji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA). Małe firmy zatrudniające 10 lub mniej pracowników mogą przekazać go ustnie. Plan musi obejmować raportowanie pożaru, ewakuację, działania krytyczne, obowiązki ratownicze i osobę kontaktową do udzielania wskazówek.
7. Szablon planu działania na wypadek incydentu ClickUp
Aby sprawnie raportować incydenty, wiele firm, zwłaszcza IT, korzysta z planów działania na wypadek incydentu (IAP) - a szablon planu działania na wypadek incydentu ClickUp sprawia, że tworzenie takiego planu jest bezproblemowe.
Dzięki oddzielnym sekcjom na podsumowanie incydentu, plan wykonania, informacje kontaktowe, organizację incydentu i listę zadań, szablon zapewnia ustrukturyzowane, bez paniki podejście do szybkiego powrotu do śledzenia.
🌻 Dlaczego ten szablon przypadnie Ci do gustu:
- Śledzenie krytycznych szczegółów, takich jak warunki pogodowe, limity zasobów i wpływ incydentów - wszystko w jednym widoku
- Przypisuj zadania, rejestruj kluczowe kontakty i utrzymuj połączenie z teamami reagowania
- Rejestruj każdy podjęty krok, dzięki czemu audyty i raportowanie będą łatwiejsze niż wcześniej
Idealne dla: Menedżerów IT, zespołów reagowania na incydenty i liderów operacyjnych poszukujących ustrukturyzowanego podejścia do radzenia sobie z nieoczekiwanymi zakłóceniami.
Przeczytaj więcej: Jak wdrożyć zarządzanie cyklem życia IT?
8. Szablon raportu z incydentu IT ClickUp
Bez solidnego raportu z incydentu każda mijająca minuta może spowodować utratę pieniędzy i zaufania. Szablon raportowania incydentów IT ClickUp pomaga szczegółowo rejestrować każdy incydent, dzięki czemu masz dokładne zapisy wszystkich incydentów i ich rozwiązań.
Szablon zawiera oddzielne pola, aby wyeliminować nieporozumienia - na przykład, w jednej chwili można zobaczyć oprogramowanie, którego dotyczy awaria, przypisany dział, poziom wpływu, typ incydentu i inne. Szablon pomaga również udokumentować najlepszy sposób postępowania za pomocą pola rekomendacji.
Dodatkowo, dzięki wbudowanym listom kontrolnym, podzadaniom i ustrukturyzowanemu raportowaniu, szablon ten sprawia, że śledzenie problemów IT jest mniej chaotyczne i znacznie bardziej efektywne.
🌻 Dlaczego ten szablon przypadnie Ci do gustu:
- Klasyfikuj każdy incydent za pomocą predefiniowanych pól, aby uzyskać wyczyszczone, ustrukturyzowane dane zamiast rozproszonych notatek
- Skorzystaj z listy kontrolnej incydentów, aby potwierdzić, że problem został odpowiednio zgłoszony, zbadany i rozwiązany
- Rejestruj przyczyny źródłowe i działania zapobiegawcze, aby pomóc Teams uniknąć tych samych problemów w przyszłości
Idealny dla: Menedżerów IT, Teams ds. bezpieczeństwa i specjalistów ds. zgodności, którzy potrzebują dokładnego, ustrukturyzowanego śledzenia incydentów bez zbędnej wymiany informacji.
Przeczytaj więcej: Jak wdrożyć skuteczny proces planowania obciążeń IT?
9. ClickUp Prosty szablon raportu z działań następczych
Raport z działań poawaryjnych (AAR) może być przytłaczający - kolejne strony analiz, żargonowe oceny i góry danych. Jednak dzięki szablonowi ClickUp Simple After Action Report Template otrzymujesz przejrzysty, ustrukturyzowany sposób na uchwycenie zakresu wydarzenia, celów, uczestników i kluczowych zagrożeń.
Zamiast tonąć w nadmiarze szczegółów, uzyskasz precyzyjny wgląd w celu udoskonalenia strategii, ulepszenia planów reagowania i podejmowania mądrzejszych decyzji.
🌻 Dlaczego ten szablon przypadnie Ci do gustu:
- Stwórz ustrukturyzowany format do dokumentowania celów wydarzeń, zagrożeń i kluczowych obserwacji
- Skorzystaj z jasnego systemu oceny (P, S, M, U), aby ocenić wydajność w zakresie podstawowych możliwości
- Uwzględnij sekcje dotyczące mocnych stron, obszarów wymagających poprawy i działań naprawczych
- Śledzenie odpowiedzialności poprzez przypisywanie właścicieli i terminów dla poszczególnych kroków
Idealny dla: Menedżerów projektów, zespołów reagowania kryzysowego, specjalistów ds. zarządzania ryzykiem i każdego, kto potrzebuje jasnego, bezsensownego podejścia do analizy po wydarzeniu.
Ciekawostka: ISO 22301 to międzynarodowa norma dotycząca systemów zarządzania ciągłością działania. Dostarcza ram dla planowania, wdrażania i ciągłego doskonalenia strategii ochrony przed incydentami zakłócającymi działalność.
10. Szablon planu komunikacji w przypadku incydentu ClickUp
Incydenty są nieprzewidywalne, a posiadanie jasnej strategii komunikacji jest niezbędne do skutecznego zarządzania nimi. Szablon ClickUp Incident Communication Plan Szablon wyposaża Teams w niezbędne narzędzia do ustanowienia ustrukturyzowanych ram komunikacji podczas sytuacji kryzysowych.
Zapewnia, że każda awaria, zakłócenie lub problem związany z usługami przebiega zgodnie z ustrukturyzowanym przepływem komunikacji, definiując, co kwalifikuje się jako incydent i dostarczając gotowe szablony odpowiedzi dla każdej sceny - dochodzenia, rozwiązania i rozwiązania.
🌻 Dlaczego ten szablon przypadnie Ci do gustu:
- Stosuj ustrukturyzowane podejście do komunikacji z interesariuszami
- Upewnij się, że aktualizacje są dokładne i terminowe, przypisując dedykowanego oficera ds. incydentów i oficera ds. komunikacji
- Śledź wiadomości e-mail, aktualizacje Slack i ogłoszenia w jednym miejscu dzięki wielokanałowemu śledzeniu komunikacji
Idealne dla: Teamów IT, dostawców usług i kierowników operacyjnych, którzy potrzebują ustrukturyzowanego sposobu komunikowania incydentów bez zamieszania i opóźnień.
czytaj więcej: Najlepsze narzędzia do obsługi klienta
Plan Business Continuity z gotowymi do użycia szablonami ClickUp
Niespodziewane zakłócenia mogą zepchnąć Twój Business z obranego kursu. Bez jasnego planu, wyjście z niepowodzeń może być bolesne, ale nie wtedy, gdy współpracujesz z ClickUp.
Inteligentnie sformatowane szablony planów ciągłości działania ClickUp pomogą Ci być gotowym na każdą sytuację. Gotowe sekcje prowadzą przez ocenę ryzyka i kroki odzyskiwania danych, zapewniając, że nic nie zostanie pominięte. Łatwe przypisywanie ról, śledzenie aktualizacji i dostęp do najważniejszych informacji - wszystko w jednym miejscu.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zabezpiecz przyszłość swojego Businessu.