Dzisiejsze firmy w większym stopniu niż kiedykolwiek korzystają z danych i połączeń, co czyni je bardziej podatnymi na nieoczekiwane zakłócenia.
Badanie PwC 2023 Global Crisis and Resilience Survey wykazało, że 96% liderów biznesu doświadczyło zakłóceń w ciągu ostatnich dwóch lat. Co jeszcze bardziej niepokojące, 76% stwierdziło, że ich najgorsze zakłócenie poważnie wpłynęło na działalność.
A oto jedna rzecz - nie potrzeba potężnego cyberataku, by wywołać chaos. Czasami wystarczy jeden skompromitowany plik lub niewielka luka w zabezpieczeniach, by wszystko przestało działać. Właśnie dlatego Światowe Forum Ekonomiczne zalicza cyberataki i naruszenia danych do 10 największych globalnych zagrożeń dla biznesu.
Klucz do utrzymania przewagi? Solidny plan ciągłości działania (BCP), który zapewnia gotowość zespołu, ciągłość operacji, ochronę aktywów biznesowych i kontrolę nad zakłóceniami.
Zastanówmy się, co tak naprawdę oznacza ciągłość działania, dlaczego jest niezbędna i jak zbudować plan, który faktycznie działa.
60-sekundowe podsumowanie
- Business Plan to plan, który pomaga firmom zachować ciągłość działania podczas zakłóceń, takich jak cyberataki, awarie łańcucha dostaw lub kryzysy finansowe
- Business korzysta z BCP w przypadku awarii IT, pandemii, spowolnienia gospodarczego i zagrożeń cybernetycznych
- Tworzenie planu ciągłości działania obejmuje identyfikację zagrożeń, planowanie odzyskiwania danych, testowanie planu i jego aktualizację
- Przykłady ciągłości działania z prawdziwego świata pokazują, jak firmy takie jak Netflix i Ford skutecznie radziły sobie z kryzysami dzięki proaktywnemu planowi i zarządzaniu ryzykiem
- Zakres funkcji ClickUp (i darmowe szablony), takich jak Zadania, Pulpity, Dokumenty, Mózg i Automatyzacje, sprawiają, że BCP jest sprawniejszy niż kiedykolwiek
Czym jest Business Continuity Plan (BCP)?
Business Plan (BCP) to plan działania, który pomaga firmom zachować ciągłość działania w przypadku nieoczekiwanych zakłóceń, takich jak klęski żywiołowe, awarie technologiczne lub błędy ludzkie.
Określa jasne kroki, dzięki czemu Business wie dokładnie, co zrobić w sytuacji kryzysowej. Gwarantuje to, że operacje, pracownicy i partnerzy pozostaną na swoim miejscu przy minimalnych zakłóceniach.
Plan ciągłości działania przygotowuje organizacje na zagrożenia takie jak cyberataki, pandemie czy przerwy w dostawie prądu lub IT. Nie trzeba dodawać, że dobrze zdefiniowany plan ma kluczowe znaczenie dla ochrony stabilności, reputacji i długoterminowego powodzenia firmy.
do zrobienia? Dla większości średnich i dużych Businessów - ponad 90% z nich - każda godzina przestoju kosztuje ponad 300 000 USD! To ogromny cios pod względem wydajności, zaufania klientów, sprzedaży, a nawet kar za nieprzestrzeganie przepisów.
Kluczowe elementy planu ciągłości działania (Business Continuity Plan)
Silny BCP potrzebuje kilku kluczowych elementów, aby być skutecznym:
1. Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych
Utrata krytycznych danych może w jednej chwili uniemożliwić prowadzenie działalności. Regularne tworzenie kopii zapasowych - zarówno na miejscu, jak i poza nim - zapewnia bezpieczeństwo i dostępność informacji. Skonfiguruj automatyzację tworzenia kopii zapasowych, przetestuj kroki odzyskiwania i zapoznaj swój zespół z procesem, aby uniknąć zamieszania w ważnych momentach.
2. Ludzie i komunikacja
W sytuacji kryzysowej każdy musi znać swoją rolę. Przydziel kluczowe obowiązki, aktualizuj listy kontaktów i ustal jasny sposób przekazywania informacji. Dysponuj wieloma kanałami komunikacji - e-mail, telefon, aplikacje do przesyłania wiadomości - aby uniknąć nieporozumień, gdy potrzebne są szybkie decyzje.
3. Zarządzanie ryzykiem
Zagrożenia przybierają różne formy - klęsk żywiołowych, cyberataków, awarii systemów i błędów ludzkich. Wczesna identyfikacja słabych punktów pomaga ograniczyć szkody, zanim nakręcą spiralę. Proaktywny plan już dziś może zaoszczędzić czas, pieniądze i frustrację w przyszłości.
4. Testowanie i aktualizacje
Nieprzetestowany plan to tylko papierkowa robota. Regularnie przeprowadzaj ćwiczenia, szkol swój zespół i wprowadzaj poprawki w miarę rozwoju biznesu. Technologia się zmienia, personel się zmienia i pojawiają się nowe zagrożenia, więc utrzymanie świeżości planu oznacza, że zawsze jesteś o krok do przodu.
Cele? Mniej przestojów, mniej stresu i biznes, który pozostaje silny bez względu na wszystko.
Pro Tip: Zbuduj kartę wyników Business Impact Analysis (BIA) dla każdego działu przed zablokowaniem BCP. Zachowaj prostotę - oceń każdą funkcję biznesową w skali od 1 do 5 w trzech obszarach: wpływ na przychody, doświadczenie klienta i zależność operacyjna. Jeśli funkcja uzyska 12 lub więcej punktów, jest to operacja krytyczna i powinna mieć najwyższy priorytet, gdy sprawy przybiorą zły obrót.
Przykłady planów ciągłości działania Business Plan
Jak przygotowany jest Twój Business na wypadek katastrofy? Każdy kryzys wymaga innego planu działania, od cyberataków po klęski żywiołowe.
Oto pięć rzeczywistych przykładów planów ciągłości działania pokazujących, jak inteligentne firmy radzą sobie z kryzysami i kluczowymi krokami do stworzenia własnego planu ciągłości działania.
1. IT disaster recovery plan
Plan odzyskiwania danych po awarii IT to plan strategii, procedur i protokołów - w tym aspektów planowania obciążenia IT - zaprojektowany, aby pomóc firmom przywrócić ich infrastrukturę IT i operacje po zakłócających wydarzeniach, takich jak cyberataki, awarie sprzętu lub błędy ludzkie.
Przykład z prawdziwego świata: Jeden z najlepszych przykładów ciągłości działania, BCP firmy Netflix został poddany próbie podczas awarii AWS w 2011 roku. Zamiast polegać na pojedynczym punkcie awarii, firma zbudowała system wykorzystujący usługi bezstanowe, międzystrefową replikację danych i redundancję w celu utrzymania ciągłości działania. To jeden z najlepszych przykładów planów ciągłości działania!
Lista kontrolna dla solidnego planu odzyskiwania danych po awarii IT
kopie zapasowe i przywracanie: Regularnie twórz kopie zapasowe, aby w razie potrzeby móc szybko przywrócić kluczowe dane
Odzyskiwanie w chmurze: Polegaj na usługach w chmurze, aby uzyskać elastyczne i skalowalne opcje odzyskiwania
reagowanie na incydenty: Miej plan krok po kroku do wykrywania, analizowania i odzyskiwania krytycznych usług po problemach (zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania incydentami!)
Redundancja: Zduplikowane systemy, aby zapobiec awariom (nie wkładaj wszystkich jajek do jednego koszyka)
2. Plan reagowania na pandemię
Plan reagowania na pandemię pomaga firmom pozostać na właściwym torze podczas epidemii chorób zakaźnych. Koncentruje się on na zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom, wsparciu pracy zdalnej, wzmocnieniu łańcucha dostaw i utrzymaniu płynnej komunikacji.
Ten przykład planu ciągłości działania składa się z trzech etapów:
1️⃣ Przed pandemią: To jest scena przygotowawcza. Planujesz, testujesz i dostosowujesz swój BCP, aby wszystko było ready2️⃣ Podczas pandemii: Czas wprowadzić plan w życie, utrzymując operacje przy minimalnym disruption3️⃣ Po pandemii: Gdy wszystko się uspokoi, sprawdzasz, co zadziałało, naprawiasz to, co nie zadziałało i przywracasz biznes do pełnej prędkości
Przykłady z życia wzięte: Kiedy uderzył COVID-19, plan reagowania na pandemię firmy Walmart szybko zaczął działać. Chronili pracowników za pomocą płatnych zwolnień lekarskich, środków ochrony indywidualnej i nie tylko, jednocześnie utrzymując sklepy w ruchu dzięki dostawom bezdotykowym. Aby zapewnić bezpieczeństwo klientom, skrócono godziny pracy sklepów, przyspieszono dezynfekcję i wprowadzono punkty testowe COVID-19 na parkingach!
Lista kontrolna planu reagowania na pandemię
Koordynator ds. pandemii: Powołanie dedykowanego zespołu i wyznaczenie lidera zespołu, który będzie nadzorował reakcję
Zasady pracy zdalnej: Ustawienie bezpiecznych systemów pracy zdalnej, aby pracownicy mogli bez przeszkód pracować z domu
Obsługa kwarantann: Opracowanie protokołów dotyczących zakazów podróżowania i zamykania granic
3. Plan ciągłości łańcucha dostaw
Plan ciągłości łańcucha dostaw to strategia, która zapewnia ciągłość działania łańcucha dostaw firmy podczas zakłóceń, takich jak konflikty geopolityczne, cyberataki lub awarie dostawców. Pomaga on firmom ograniczyć ryzyko, zminimalizować przestoje i utrzymać przepływ towarów i usług.
Przykład z życia wzięty: Gdy w 2011 r. Japonię nawiedziło trzęsienie ziemi i tsunami, łańcuch dostaw Toyoty znacznie ucierpiał, ale ich plan ciągłości działania utrzymał ich w grze. Odbili się szybciej niż wielu konkurentów, współpracując z dostawcami zapasowymi, gromadząc krytyczne części i tworząc mapę całego łańcucha dostaw. Porozmawiajmy o planowaniu organizacyjnym!
Lista kontrolna silnego planu ciągłości łańcucha dostaw
Identyfikacja krytycznych dostawców: Lista wszystkich kluczowych dostawców i ocena ich poziomów ryzyka (lokalizacja, stabilność finansowa, alternatywne opcje)
Dywersyfikacja dostawców: Unikaj zależności od jednego dostawcy lub regionu poprzez posiadanie zapasowych dostawców w różnych lokalizacjach
mapa łańcucha dostaw: Dowiedz się, skąd pochodzi każda część lub materiał, w tym dostawcy warstwy 2 i 3
Zapas krytycznych zapasów: Utrzymuj zapasy buforowe niezbędnych materiałów, aby uniknąć niedoborów podczas zakłóceń
Rozwój awaryjnych planów logistycznych: Zaplanuj alternatywne trasy wysyłki i środki transportu na wypadek zakłóceń
4. Plan zarządzania kryzysem finansowym
Plan zarządzania kryzysem finansowym pomaga firmom w radzeniu sobie ze spowolnieniem gospodarczym, brakiem płynności i nieoczekiwanymi komplikacjami finansowymi. Koncentruje się on na utrzymaniu przepływu środków pieniężnych i zabezpieczeniu alternatywnych źródeł finansowania w celu utrzymania działalności.
Niektóre z kluczowych działań obejmują identyfikację ryzyka finansowego, optymalizację należności i zobowiązań, renegocjację umów z dostawcami i ustalanie priorytetów w zakresie podstawowych wydatków.
Przykłady z życia wzięte: Świetnym przykładem FCMP w akcji jest Ford podczas kryzysu finansowego w 2008 roku. Podczas gdy inni producenci samochodów, tacy jak GM i Chrysler, potrzebowali pomocy rządowej, Ford zabezpieczył 23,5 miliarda dolarów w prywatnych pożyczkach dwa lata wcześniej. Dało im to poduszkę finansową pozwalającą przetrwać bez pomocy z zewnątrz.
Lista kontrolna silnego planu zarządzania kryzysem finansowym
priorytetyzacja krytycznych operacji: Zapewnienie, że lista płac, zobowiązania/należności, zgodność z przepisami podatkowymi i zarządzanie przychodami pozostaną niezakłócone
✅ Przewiduj ryzyko, zanim uderzy: Zidentyfikuj zagrożenia, takie jak niestabilność gospodarcza, cyberataki i grzywny regulacyjne. Skorzystaj z szablonów planów awaryjnych, aby sporządzić mapę ryzyka i wzmocnić odporność
zabezpieczenia techniczne: Chroń systemy finansowe oparte na chmurze, twórz kopie zapasowe kluczowych danych i zabezpiecz kluczowe aktywa, takie jak polisy ubezpieczeniowe i umowy z dostawcami, przed zagrożeniami cybernetycznymi
5. Plan reagowania na incydenty cybernetyczne
Plan reagowania na incydenty związane z cyberbezpieczeństwem jest koniecznością, ale tylko 45% firm go posiada. Teraz nie chodzi o to, czy dojdzie do ataku, ale o to, jak będziesz przygotowany, gdy do niego dojdzie.
To właśnie wtedy pojawia się zarządzanie ryzykiem cyberbezpieczeństwa lub reagowanie na incydenty, jako ustrukturyzowane podejście do wykrywania, reagowania i odzyskiwania sprawności po cyberzagrożeniach. Zapewnia to kontynuację krytycznych funkcji Business przy minimalnych zakłóceniach, nawet podczas ataku.
Przykłady z życia wzięte: Jednym z największych sygnałów ostrzegawczych w dziedzinie cyberbezpieczeństwa był atak ransomware WannaCry. Uderzył on w 34% brytyjskich funduszy National Health Service (NHS), powodując zatrzymanie systemów.
Lista kontrolna silnego planu reagowania na incydenty cybernetyczne
Zidentyfikuj kluczowe zasoby: Jakie krytyczne systemy i dane zapewniają ciągłość działania Twojego Businessu? Chroń je w pierwszej kolejności
Przeprowadzaj oceny ryzyka: Regularnie oceniaj słabe punkty i luki w zabezpieczeniach za pomocą procesów takich jak testy pirotechniczne
tworzenie kopii zapasowych danych: Przechowuj zaszyfrowane kopie zapasowe w bezpiecznych lokalizacjach, takich jak chmura lub dyski
Przetestuj plan: Przeprowadź ćwiczenia z zakresu cyberbezpieczeństwa, aby zapewnić gotowość
➡️ Czytaj więcej: * Free Change Management Templates With Example Plans Szablony do zarządzania zmianą z przykładowymi planami
6. Plan ciągłości działania w branży produkcyjnej
Plan ciągłości działania w branży produkcyjnej to ramy zaprojektowane w celu zapewnienia, że firma produkcyjna może kontynuować działalność w trakcie i po zakłóceniach, takich jak klęski żywiołowe, cyberataki, awarie łańcucha dostaw, awarie sprzętu lub niedobory siły roboczej.
Przedstawia on środki zapobiegawcze, strategie reagowania kryzysowego i procedury odzyskiwania danych w celu zminimalizowania przestojów i strat finansowych przy jednoczesnym utrzymaniu wydajności produkcji.
Przykłady z życia wzięte: Atak ransomware na amerykańskiego giganta farmaceutycznego Merck & Co. w 2017 r. mocno uderzył w firmę, zamykając działalność produkcyjną, badawczą i sprzedażową. Pracownicy stracili dostęp do poczty e-mail, a 70 000 pracowników zostało odciętych od swoich komputerów.
Lista kontrolna dla solidnego planu ciągłości działania w branży produkcyjnej
Znaj procesy wewnętrzne: Zidentyfikuj krytyczne procesy i zasoby (np. maszyny, łańcuchy dostaw, logistykę)
Posiadaj bezpośrednią linię komunikacyjną: Opracuj plan jasnej linii komunikacji dla pracowników, dostawców i interesariuszy
Posiadaj plany bezpieczeństwa: Wdrażaj protokoły bezpieczeństwa i procedury ewakuacji na wypadek sytuacji awaryjnych na miejscu
Zachowanie zgodności z przepisami: Zapewnienie zgodności z przepisami OSHA, środowiskowymi i branżowymi
📮 ClickUp Insight: Około 41% profesjonalistów preferuje komunikatory internetowe do komunikacji w zespole. Chociaż zapewniają one szybką i wydajną wymianę informacji, wiadomości są często rozproszone w wielu kanałach, wątkach lub wiadomościach bezpośrednich, co utrudnia późniejsze wyszukiwanie informacji.
Dzięki zintegrowanemu rozwiązaniu, takiemu jak ClickUp Chat, Twoje wątki na czacie są mapowane do konkretnych projektów i zadań, dzięki czemu Twoje rozmowy mają kontekst i są łatwo dostępne.
7. Plan ciągłości działania w branży budowlanej
Plan ciągłości działania w branży budowlanej pomaga firmom zachować gotowość, szybko reagować i sprawnie odzyskiwać sprawność po zakłóceniach bez poważnego wpływu na działalność lub przychody.
W branży budowlanej nieoczekiwane komplikacje mogą zepchnąć projekty na boczny tor, opóźnić oś czasu i doprowadzić do dużych strat finansowych. Podczas gdy klęski żywiołowe są oczywistym ryzykiem, problemy z łańcuchem dostaw i niedobory siły roboczej mogą być równie trudne do pokonania.
Przykład z życia wzięty: Al-Thuwairat Construction Company stanęła w obliczu poważnych zagrożeń, takich jak zakłócenia pogodowe i problemy z siłą roboczą, ale ich największym wyzwaniem był brak jasnego systemu zarządzania tymi zagrożeniami. Aby temu zaradzić, firma poprawiła komunikację między działami i wprowadziła ustrukturyzowane podejście do oceny ryzyka. Dzięki temu ich operacje stały się bardziej odporne, pomagając im radzić sobie z zakłóceniami bez wykolejania projektów.
Lista kontrolna dla solidnego planu ciągłości działania w branży budowlanej
Zaplanuj na nieoczekiwane: Zidentyfikuj ryzyko, takie jak zła pogoda, opóźnienia w łańcuchu dostaw lub zagrożenia cybernetyczne, i wprowadź plany awaryjne, aby utrzymać projekty na właściwym torze
przygotuj strategię szybkiego odzyskiwania danych: Ustaw wyczyszczone kroki w celu przeniesienia operacji, przywrócenia danych i jak najszybszego powrotu załogi do pracy
✅ Zachowaj zgodność zespołów: Upewnij się, że każdy zna swoją rolę podczas zakłóceń dzięki dobrze przećwiczonym planom reagowania
8. Plan ciągłości działania na wypadek incydentów związanych z bezpieczeństwem fizycznym
Plan ciągłości działania na wypadek incydentów związanych z bezpieczeństwem fizycznym zapewnia gotowość do radzenia sobie z sytuacjami awaryjnymi, ochrony aktywów i szybkiego powrotu do śledzenia. Dobry plan obejmuje wszystko, od reagowania w sytuacjach awaryjnych po zgodność z przepisami i bieżące oceny ryzyka, dzięki czemu Twoja firma pozostaje odporna.
Przykład z prawdziwego świata: Podczas huraganu Katrina w 2005 r. szpitale i firmy w Nowym Orleanie stanęły w obliczu ogromnych awarii bezpieczeństwa fizycznego, a grabieże, przerwy w dostawie prądu i awarie infrastruktury pogorszyły sytuację. Ci, którzy mieli zapasowe zasilanie, awaryjne plany ewakuacji i zapasy, zdołali utrzymać limit operacji.
Lista kontrolna silnego planu ciągłości działania w przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem fizycznym
Zgodność z odzyskiwaniem IT: Zapewnij płynną integrację z planami odzyskiwania po awarii IT, aby poradzić sobie z zakłóceniami systemu
Zachowaj zgodność z prawem: Bądź na bieżąco z przepisami bezpieczeństwa i wymogami dotyczącymi raportowania, aby uniknąć komplikacji prawnych
Przeglądaj i ulepszaj regularnie: Nieustannie oceniaj ryzyko, aktualizuj protokoły i wyciągaj wnioski z poprzednich incydentów, aby być przygotowanym
9. Plan reagowania na awarie zasilania
Przerwa w dostawie prądu może spowodować zatrzymanie działalności Business. Co gorsza, przerwa może trwać nawet kilka dni. Dzięki odpowiedniemu planowi reagowania na awarie zasilania można utrzymać krytyczne funkcje, zminimalizować zakłócenia i utrzymać zaufanie klientów. Dobrze przygotowana strategia daje pewność, że zespół wie, co robić, jakie zasoby zmobilizować i jak szybko odzyskać sprawność.
Przykład z prawdziwego świata: Przerwa w dostawie prądu sparaliżowała Delta Air Lines w 2016 roku, wymuszając odwołanie tysięcy lotów. W odpowiedzi firma zainwestowała w infrastrukturę IT, zbudowała nadmiarowe systemy i ulepszyła protokoły komunikacyjne, aby zapobiec podobnym zakłóceniom.
Lista kontrolna dla solidnego planu reagowania w przypadku awarii zasilania
zidentyfikuj krytyczne funkcje: Określ, które operacje (systemy IT, produkcja, obsługa klienta itp.) są najbardziej narażone na awarie zasilania
Zapasowe rozwiązania zasilania: Zainwestuj w generatory, systemy UPS i alternatywne źródła zasilania
Operacyjny plan awaryjny: Priorytetyzacja zadań, realokacja zasobów i ustanowienie cykli pracy w celu utrzymania wydajności
10. Plan zarządzania kryzysowego i wycofania produktu z rynku
Solidny plan zarządzania kryzysowego i wycofywania produktów jest niezbędny do kontrolowania sytuacji kryzysowych, takich jak zanieczyszczenie produktu, problemy z bezpieczeństwem lub awarie łańcucha dostaw. Na przykład, jeśli FDA ogłosi, że składnik produktu jest niebezpieczny, szybkie działanie ma kluczowe znaczenie dla ochrony klientów, utrzymania zaufania i uniknięcia kłopotów prawnych.
Przykład z prawdziwego świata: Firma Johnson & Johnson stanęła w obliczu poważnego kryzysu w 1982 roku, kiedy jej kapsułki Tylenol zawierające cyjanek doprowadziły do wielu zgonów. Firma szybko wycofała 31 milionów butelek i wprowadziła opakowania zabezpieczone przed manipulacją. Szybka reakcja i przejrzystość przywróciły zaufanie i doprowadziły do powodzenia ponownego wprowadzenia produktu na rynek.
Lista kontrolna silnego planu zarządzania kryzysowego i wycofania produktu z rynku
wzmocnienie kontroli jakości: Przeprowadź analizę przyczyn źródłowych, aby określić, co poszło nie tak, zaostrz kontrole bezpieczeństwa i zapobiegaj przyszłym nieszczęśliwym wypadkom
Komunikuj się z pewnością siebie: Przeszkol rzecznika, aby sprawnie radził sobie z mediami, organami regulacyjnymi i wątpliwościami klientów
Wsparcie klientów: Zorganizuj szybką wymianę produktów lub alternatywne rozwiązania, aby utrzymać zaufanie i zminimalizować zakłócenia
Jak stworzyć plan ciągłości działania Business Plan
Niespodziewane zakłócenia mogą wystąpić w każdej chwili, ale solidny plan ciągłości działania zapewnia płynność operacji.
Oto jak stworzyć taki, który zabezpieczy Twój Business przed nieoczekiwanym 👇
Faza 1: Zidentyfikuj ryzyko i wzmocnij słabe punkty
Po pierwsze - dowiedz się, co może pójść nie tak i jak bardzo może to wpłynąć na Twój Business. Ten krok pomoże ci określić ryzyko, zminimalizować szkody i stworzyć plan utrzymania ciągłości działania.
Ocena i ograniczanie ryzyka
Pomyśl o potencjalnych zagrożeniach, takich jak awarie systemów, zakłócenia w łańcuchu dostaw lub cyberataki, które mogą zakłócić Twoją działalność. Ustaw przejrzyste procesy biznesowe, aby mierzyć i zarządzać tymi zagrożeniami, dzięki czemu będziesz wiedzieć, z czym Twój Business może sobie poradzić i kiedy podjąć działania.
Pro Tip: Identyfikuj potencjalne zagrożenia i mapuj ich wpływ na gotowych szablonach oceny ryzyka. Ułatwia to tworzenie map możliwych zagrożeń, współpracę z zespołem i utrzymanie wszystkiego w jednym miejscu!
Analiza wpływu na biznes (BIA)
Dowiedz się, które części Twojego biznesu nie mogą pozwolić sobie na spowolnienie, gdy zakłócenie zacznie wpływać na klientów, wymogi prawne, operacje, a nawet reputację. Gdy poznasz punkty krytyczne, możesz stworzyć plan minimalizacji ryzyka i szybkiego powrotu do normalności.
➡️ Bonus: Jak napisać raport z incydentu w pracy
Faza 2: Zbuduj solidny plan odzyskiwania danych i zadbaj o właściwą komunikację
Po zapoznaniu się z zagrożeniami, stwórz jasny plan postępowania w przypadku zakłóceń, informując wszystkich na bieżąco.
W skrócie, zawiera on:
reagowanie i zarządzanie w sytuacjach kryzysowych: Działaj szybko, aby ustabilizować sytuację, chronić ludzi i przejąć kontrolę nad systemami wewnętrznymi. Przydziel role, koordynuj działania ze służbami ratowniczymi i upewnij się, że wszyscy znają swoje obowiązki
strategia komunikacji kryzysowej: Twój zespół ds. ciągłości działania powinien zdecydować, kto wypowiada się publicznie, z jakich kanałów korzystać i jak ustalać priorytety aktualizacji. Ustawienie procedur eskalacji, aby Teams dokładnie wiedzieli, jak radzić sobie z różnymi scenariuszami kryzysowymi
Odzyskiwanie i ciągłość działania Business: Jak przywrócić krytyczne funkcje biznesowe po zakłóceniu? Zarys procedur odzyskiwania danych, takich jak przywracanie danych, docieranie do kluczowych klientów i dostawców, wdrażanie planów awaryjnych i ustawienie tymczasowych rozwiązań roboczych
Zidentyfikuj krytyczne funkcje, działaj szybko i pewnie wróć na właściwe tory!
Faza 3: Testuj, aktualizuj i ulepszaj
Ta ostatnia faza zapewnia, że Twój BCP pozostanie odpowiedni, skuteczny i aktualny.
- Audyty i aktualizacje planu: Plan ciągłości działania to nie "ustaw i zapomnij". przeglądaj, testuj i aktualizuj go regularnie, aby zachować jego świeżość. Przeprowadzaj symulacje, udoskonalaj strategie i pozostań w zgodzie z polityką ciągłości działania
- Szkolenie pracowników: Twój zespół musi dokładnie wiedzieć, co zrobić w sytuacji kryzysowej. Zorganizuj sesje szkoleniowe, wyjaśnij role i wzmocnij komunikację, aby wszyscy byli przygotowani, gdy będzie to miało znaczenie
- Wersje próbne i symulacje: Nie czekaj na katastrofę - ćwicz, zanim stanie się rzeczywistością. Ćwiczenia pomagają wykryć słabe punkty, poprawić czas reakcji i zapewnić nieprzerwane działanie wszystkiego
Narzędzia i zasoby do planowania ciągłości działania Business Plan
Jeśli chodzi o bycie przygotowanym i szybkie reagowanie, odpowiednie narzędzia są tym, co robi prawdziwą różnicę.
Oto kilka z nich, które pomagają firmom sprawnie zarządzać ryzykiem i odzyskiwaniem danych:
- System Fusion Framework: Pomaga w tworzeniu map krytycznych funkcji Business i automatyzacji monitorowania ryzyka
- Riskonnect: Centralizuje planowanie ciągłości działania ze śledzeniem ryzyka w czasie rzeczywistym.
- Zerto: Koncentruje się na odzyskiwaniu po awarii IT i ochronie danych
- LogicManager: Dostawca ustrukturyzowanego podejścia do identyfikacji ryzyka i planu reagowania
A co jeśli potrzebujesz bardziej elastycznego, kompleksowego rozwiązania do zarządzania wszystkim - bez złożoności? Wiele narzędzi koncentruje się tylko na jednym aspekcie ciągłości działania, pozostawiając Cię z wieloma platformami. To jest właśnie miejsce, w którym potrzebujesz ClickUp (aplikacji do wszystkiego, do pracy)!
Zszywa wszystko w jednym miejscu, ułatwiając śledzenie ryzyka, przydzielanie zadań i utrzymywanie zespołu w zgodzie podczas wszelkich zakłóceń. Oto jak to zrobić. 👇
Scentralizowana dokumentacja do zarządzania ryzykiem
Skuteczne zarządzanie ryzykiem i planowanie reakcji zależą od szybkiego dostępu do krytycznych informacji. Dzięki ClickUp Docs możesz tworzyć, przechowywać i aktualizować plany ciągłości działania, oceny ryzyka i protokoły reagowania w jednej centralnej lokalizacji. Dzięki temu wszyscy interesariusze mają najnowsze informacje na wyciągnięcie ręki, co umożliwia szybką i skoordynowaną reakcję.
Planowanie i alokacja zadań
Gdy plan jest już gotowy, kluczem jest przejrzystość jego wykonania. Zadania ClickUp pomagają przypisać i śledzić każdy element działania związany z zarządzaniem ryzykiem, procedurami odzyskiwania danych i krytycznymi funkcjami biznesowymi. Ustaw priorytety, terminy i zależności, aby Twój zespół dokładnie wiedział, kto jest odpowiedzialny za co - eliminując zamieszanie i umożliwiając szybkie działanie, gdy jest to najważniejsze.
Aby jeszcze bardziej zwiększyć wydajność, skorzystaj z przewodnika priorytetyzacji zadań ClickUp, aby ustrukturyzować cykl pracy i upewnić się, że najpilniejsze zadania zostaną rozwiązane w pierwszej kolejności.
Monitorowanie i dostosowanie w czasie rzeczywistym
Podczas faz testowych i prawdziwych kryzysów, możesz być na bieżąco ze swoim planem ciągłości działania dzięki ClickUp Dashboards , dostarczając w czasie rzeczywistym migawkę postępów. Niezależnie od tego, czy śledzisz zakończenie zadania, czas reakcji, czy potencjalne opóźnienia, Pulpity zapewniają natychmiastową widoczność Twojego BCP, pomagając Ci pozostać zorganizowanym i dostosowanym, gdy liczy się każda sekunda.
Dostosowane szablony planów ciągłości działania
Nikt nie lubi tworzyć dokumentów od podstaw, zwłaszcza gdy wymaga to ręcznego rozszerzenia danych i powtarzających się informacji. W takich dniach gotowe szablony mogą być najlepszym przyjacielem. Dzięki szablonowi ClickUp Business Continuity Plan, podstawy są już przygotowane - wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić szczegóły.
Oto dlaczego pokochasz ten szablon:
- Łatwe śledzenie postępów: Niestandardowe statusy, takie jak "Zakończone", "W trakcie" i "Do zrobienia", pomagają natychmiast zobaczyć, na jakim etapie znajdują się zadania
- Zorganizowane informacje: Niestandardowe pola, takie jak "Kategoria Business Plan" i "Szczegóły", pozwalają bez wysiłku przechowywać i wizualizować krytyczne informacje
- Wiele wygodnych widoków: Wybieraj spośród czterech różnych widoków - Priorytety, Tablica, Lista i Przewodnik dla początkujących - aby Twoje dane były uporządkowane i łatwo dostępne
ClickUp był absolutnym przełomem dla naszego zespołu, a wsparcie, jakiego udzielili nam podczas wdrażania, było niesamowite! Zaoszczędziło nam to niezliczone godziny czasu, dało nam dane do bardziej efektywnego przydzielania naszych zasobów i utrzymało nasze projekty na osi czasu, jednocześnie utrzymując naszych klientów w pętli.
ClickUp był absolutnym przełomem dla naszego zespołu, a wsparcie, jakiego udzielili nam podczas wdrażania, było niesamowite! Zaoszczędziło nam to niezliczone godziny czasu, dało nam dane do bardziej efektywnego przydzielania naszych zasobów i utrzymało nasze projekty na osi czasu, jednocześnie utrzymując naszych klientów w pętli.
ClickUp był absolutnym przełomem dla naszego zespołu, a wsparcie, jakiego udzielili nam podczas wdrażania, było niesamowite! Zaoszczędziło nam to niezliczone godziny czasu, dało nam dane do bardziej efektywnego przydzielania naszych zasobów i utrzymało nasze projekty na osi czasu, jednocześnie utrzymując naszych klientów w pętli.
ClickUp był absolutnym przełomem dla naszego zespołu, a wsparcie, jakiego udzielili nam podczas wdrażania, było niesamowite! Zaoszczędziło nam to niezliczone godziny czasu, dało nam dane do bardziej efektywnego przydzielania naszych zasobów i utrzymało nasze projekty na osi czasu, jednocześnie utrzymując naszych klientów w pętli.
ClickUp był absolutnym przełomem dla naszego zespołu, a wsparcie, jakiego udzielili nam podczas wdrażania, było niesamowite! Zaoszczędziło nam to niezliczone godziny czasu, dało nam dane do bardziej efektywnego przydzielania naszych zasobów i utrzymało nasze projekty na osi czasu, jednocześnie utrzymując naszych klientów w pętli.
Współpraca w czasie rzeczywistym i automatyzacja zadań w celu bezproblemowej realizacji
W sytuacji kryzysowej natychmiastowa komunikacja nie podlega negocjacjom. Potrzebujesz, aby Twoje zespoły i działy połączyły się natychmiast, bez konieczności przełączania się między wieloma aplikacjami lub szukania informacji. Właśnie dlatego ClickUp Chat zmienia zasady gry.
Pozwala wszystkim omawiać plany odzyskiwania danych i strategie łagodzenia skutków w jednym miejscu, utrzymując otwartą i szybką komunikację, gdy jest to najbardziej potrzebne. Można nawet przydzielać zadania bezpośrednio z czatu, natychmiast przekształcając dyskusje w działania.
Ale to dopiero początek. Dzięki ClickUp Brain (własnemu asystentowi ClickUp AI) bezpośrednio w Chat, możesz szybko znaleźć najbardziej istotne aktualizacje lub krytyczne dokumenty bez konieczności szukania.
A jeśli chodzi o przekształcenie tych planów w rzeczywistość, ClickUp Automatyzacja jest najlepszym rozwiązaniem. Chcesz, aby kluczowy dokument lub zadanie odzyskiwania danych dotarło do właściwej osoby w momencie jego przydzielenia? Ustaw szybką niestandardową komendę, a ClickUp zajmie się resztą.
Jeśli nie chcesz tworzyć komend ręcznie, nie martw się - po prostu poproś ClickUp Brain o pomoc za pomocą prostego podpowiedzi. W kilka sekund zajmie się on ustawieniem automatyzacji. Mniej pracy, więcej działania.
➡️ Czytaj więcej: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie
Stwórz solidny Business Continuity Plan z ClickUp
Jeśli czegoś się nauczyliśmy, to tego, że niepewność nie dotyczy tego "czy", ale "kiedy". zakłócenia będą się zdarzać, niezależnie od tego, czy będzie to cyberatak, awaria łańcucha dostaw, czy nieoczekiwana zmiana na rynku.
Prawdziwe pytanie brzmi: czy Twój Business będzie gotowy?
BCP daje organizacji najlepszą szansę na powodzenie w scenariuszu katastrofy, zapewniając gotowe wskazówki.
Ale bądźmy szczerzy - BCP nie jest skuteczny, jeśli jest zakopany w zapomnianym folderze, nigdy nie aktualizowany lub zbyt skomplikowany dla Teams.
Dzięki różnorodnym funkcjom i szablonom ClickUp, planowanie ciągłości działania staje się prostsze, bardziej zorganizowane i znacznie mniej zniechęcające.