Niska jakość danych kosztuje Business średnio 13 milionów dolarów rocznie w utraconych możliwościach i zmarnowanych zasobach. 📉
przedstawiciele handlowi często spędzają część dnia walcząc z nieprawidłowymi danymi kontaktowymi, duplikatami rekordów i brakującymi informacjami, zamiast zamykać transakcje.
To właśnie tutaj higiena CRM może zrobić różnicę. ✨
Chociaż termin "higiena CRM" może brzmieć jak proces czyszczenia oprogramowania, w rzeczywistości chodzi o utrzymanie czystości i wiarygodności danych klientów w systemie CRM. Prowadzi to do lepszej jakości danych, co z kolei pomaga zespołom podejmować decyzje oparte na danych, które pozytywnie wpływają na wyniki sprzedaży i powodzenie klientów.
Przejdźmy do higieny CRM i ustalmy kilka najlepszych praktyk, których możesz przestrzegać, aby zoptymalizować swój system CRM.
Bonus🏆: Zbadamy również, w jaki sposób ClickUp może pomóc we wdrożeniu tych najlepszych praktyk dzięki swoim funkcjom!
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
słaba higiena CRM wynika z takich problemów, jak błędy ręcznego wprowadzania danych, duplikaty rekordów, niekompletne profile, niespójny format i nieaktualne informacje.
problemy te prowadzą do marnowania zasobów, nietrafionych kampanii marketingowych, niedokładnych prognoz sprzedaży i niestandardowych powiązań z klientami.
utrzymanie higieny CRM obejmuje regularne audyty danych, standaryzowane protokoły wprowadzania danych, automatyzację powtarzalnych zadań i kontrolę dostępu opartą na rolach w celu zapewnienia dokładności danych.
👉 ClickUp pomaga usprawnić higienę CRM poprzez automatyzację kontroli jakości, centralizację komunikacji z klientami i integrację z innymi platformami w celu płynnego zarządzania danymi.
czyste systemy CRM usprawniają podejmowanie decyzji, poprawiają celowanie w klientów i chronią reputację firmy - a wszystko to przy jednoczesnym zwiększeniu ogólnej wydajności.
Czym jest higiena CRM?
Niechlujny pulpit z porozrzucanymi notatkami, losowymi plikami i niepoprawnymi danymi klientów - tak wygląda niezorganizowany system CRM. 😣
Tak jak utrzymanie porządku w obszarze roboczym pomaga w lepszej funkcji, tak czyste dane CRM pozwalają zespołom sprzedażowym (i innym powiązanym zespołom) zawsze mieć właściwe dane na wyciągnięcie ręki.
I to prowadzi nas do naszego tematu! ✅
Higiena CRM odnosi się do utrzymywania czystych, dokładnych i aktualnych danych w systemie zarządzania powiązaniami z klientami. Często wiąże się to z usuwaniem niepotrzebnych danych, takich jak stare adresy e-mail, nieaktualne adresy pocztowe, niekompletne rekordy i zduplikowane kontakty z bazy danych. 🤝
Koncepcja ta opiera się na dwóch filarach: jakość danych i higiena danych. Przypomina to raczej organizowanie przestrzeni biurowej niż przeprowadzanie audytu miejsca pracy.
Higiena danych koncentruje się na naprawianiu błędów i czyszczeniu informacji, podczas gdy jakość danych obejmuje ocenę, czy dane spełniają określone standardy. 💯
Kiedy przedstawiciele handlowi czyszczą swoją listę kontaktów (higiena danych), mogą usuwać stare karty biznesowe i aktualizować numery telefonów. Jednak badając jakość danych, oceniają, czy te kontakty są odpowiednio skategoryzowane, czy punktacja potencjalnych klientów jest dokładna i czy informacje pomagają w realizacji transakcji.
📌 Przykład: Bazy danych e-mail marketingu naturalnie rozpadają się przez ponad 20% rocznie ponieważ ludzie zmieniają pracę, lokalizację lub aktualizują dane kontaktowe. Regularne czyszczenie danych pomaga utrzymać dokładne profile klientów, pomagając zespołom marketingowym uniknąć celowania w niewłaściwych odbiorców.
Dlaczego dobra higiena danych CRM ma znaczenie 35 milionów numerów telefonów jest co roku przypisywanych nowym użytkownikom.
Jaki jest tego wpływ?
Słaba jakość danych tworzy efekt domina, który powoduje problemy dla specjalistów ds. sprzedaży. Bazy danych e-mail marketingu zaczynają podupadać. Teams marketingowe marnują zasoby na cele związane z nieaktualnymi kontaktami, podczas gdy menedżerowie sprzedaży podejmują decyzje w oparciu o niedokładne prognozy.
Nieustanna dbałość o higienę CRM (w szczególności w zakresie Komponenty CRM ) przekształca bazę danych z nieuporządkowanego systemu w dobrze zorganizowany cyfrowy obszar roboczy.
📌 Przykład: Dobrze utrzymany Baza danych CRM zapewnia kilka wymiernych korzyści.
- Teams sprzedażowe szybciej zamykają transakcje dzięki dokładnym informacjom kontaktowym
- Kampanie marketingowe docierają do właściwych odbiorców we właściwym czasie
- Teams zajmujący się operacjami przychodowymi tworzą wiarygodne prognozy w oparciu o czyste dane
Oprócz wydajności, dobra higiena CRM chroni również reputację firmy. Wysyłanie e-maili z gratulacjami dotyczącymi promocji do osoby, która odeszła z firmy rok temu lub zwracanie się do kadry kierowniczej z nieprawidłowymi tytułami zawodowymi szkodzi wiarygodności. 🙌
Gdy zespoły sprzedaży i marketingu pracują z czystymi danymi, budują silniejsze relacje z klientami.
Wpływ finansowy utrzymywania dobrej higieny CRM również przemawia na korzyść. Firmy korzystające z niedokładnych danych B2B ryzykują nie tylko utratę możliwości, ale także potencjalne umieszczenie domeny na czarnej liście z powodu nadmiernej liczby odrzuceń e-maili. Stracone perspektywy, stracone szanse, ostatecznie niższe przychody i sprzedaż.
przeczytaj również: Najlepsze przykłady oprogramowania CRM i ich przypadki użycia w celu zwiększenia wydajności
Najczęstsze przyczyny złej higieny w CRM-ach
Podobnie jak barista mieszający zamówienia w godzinach szczytu, systemy CRM mogą stać się zagracone i zdezorientowane z różnych powodów. Poniżej przedstawiamy kluczowe powody, dla których dane CRM mogą czasami być nieuporządkowane.
- Błędy w ręcznym wprowadzaniu danych: Są one głównym winowajcą niskiej higieny CRM. Gdy przedstawiciele w pośpiechu wpisują informacje między rozmowami, proste literówki przekształcają "john.doe@gmail.com" w "john.doe@gmail.cmo", co prowadzi do nieudanej komunikacji i utraconych możliwości
- Zduplikowane dane: To kolejny poważny ból głowy - wyobraź sobie dwa oddzielne profile utworzone dla tego samego klienta, rozdzielające cenne informacje na wiele rekordów
- Niekompletne dane: Tworzy to luki w profilach klientów, podobne do puzzli, w których brakuje elementów łączących
- Brakujące dane: Jest to często spowodowane przez członków Teams, którzy pomijają wypełnianie niektórych pól w okresach wzmożonego ruchu, pozostawiając profile z brakującymi numerami telefonów, tytułami stanowisk lub informacjami o firmie 91% Business cierpi z powodu błędów danych w swoich systemach CRM, co pokazuje, jak powszechne jest to wyzwanie. Nie chcesz skończyć z tymi błędami? Oto 5 środków ostrożności w zakresie bezpieczeństwa danych, które powinien podjąć każdy profesjonalny Teams _by cieszyć się bezproblemową funkcją Business.✅
Powyższe problemy potęgują nieaktualne informacje.
Firmy zmieniają adresy, ludzie zmieniają pracę, a numery telefonów są przenoszone. Bez regularnych aktualizacji CRM staje się jak stara książka telefoniczna - pełna numerów, które już nie działają. Silosy danych dodają kolejną warstwę złożoności, gdy różne działy utrzymują oddzielne, często sprzeczne, rekordy klientów.
Wszystkie te niefortunne wpadki skutkują niską higieną CRM, co kosztuje Business miliony dolarów rocznie.
Rozwiązanie? Oto kilka najlepszych praktyk, które odnoszą się do kluczowych przyczyn niskiej higieny CRM i zapobiegają ich występowaniu.
przeczytaj również: Jak z powodzeniem wdrożyć system CRM
Najlepsze praktyki w zakresie higieny danych CRM
1. Ustalenie jasnych wytycznych i ograniczeń ✅
Zasady zarządzania danymi działają jak regulamin CRM. Stwórz standardowe formaty dla numerów telefonów, adresów i nazw firm.
Na przykład, zdecyduj, czy numery telefonów zawierają kody krajów lub czy nazwy firm używają "Inc." lub "Limited" Gdy wszyscy postępują zgodnie z tym samym podręcznikiem, dane pozostają spójne i czyste.
2. Przeprowadzaj regularne audyty danych ✅
Zaplanuj comiesięczne kontrole jakości danych, takie jak konserwacja serwera. Przeglądanie rekordów kontaktów pod kątem zakończonych, dokładnych i istotnych danych. Wzbogać swoje dane CRM usuwając lub aktualizując nieaktualne informacje, łącząc zduplikowane wpisy i weryfikując krytyczne punkty danych. Regularne audyty pomagają zidentyfikować wzorce rozpadu danych i obszary wymagające natychmiastowej uwagi.
3. Standaryzacja i wprowadzanie danych ✅
Wdrożenie jednolitych standardów wprowadzania danych we wszystkich Teams. W miarę możliwości utwórz rozwijane listy zamiast pól z tekstem swobodnym.
Na przykład, ustandaryzuj tytuły stanowisk, aby zapobiec zaśmiecaniu bazy danych przez odmiany takie jak "Chief Marketing Officer", "CMO" i "Marketing Chief". Ustaw wymagane pola, aby konsekwentnie przechwytywać istotne informacje.
przeczytaj również: Zarządzanie danymi: Najlepsze praktyki dotyczące wdrażania
4. Automatyzacja i integracja ✅
Niech technologia zajmie się powtarzalnymi zadaniami. Korzystaj z formularzy internetowych, które automatycznie formatują dane przed ich wprowadzeniem.
Połącz swój CRM z systemami e-mail, aby automatycznie aktualizować dane kontaktowe. Gdy niestandardowi klienci aktualizują swoje dane za pośrednictwem strony internetowej, CRM powinien odzwierciedlać te zmiany bez ręcznej interwencji.
w 2023 r. amerykańskie firmy będą musiały stawić czoła 7 miliardów dolarów kar IRS z powodu nieprawidłowego raportowania danych. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat jak tworzyć raporty CRM dla zespołu sprzedaży . 🙌
5. Zarządzanie duplikatami ✅
Zwalczaj zduplikowane rekordy za pomocą narzędzi do automatycznego wykrywania. Ustawienie reguł dopasowania na podstawie adresów e-mail, numerów telefonów lub nazw firm.
Gdy pojawią się potencjalne duplikaty, przydziel dedykowanego członka zespołu, który przejrzy i połączy rekordy w przemyślany sposób, zamiast masowo usuwać wpisy.
6. Kontrola dostępu oparta na rolach ✅
Nie każdy musi edytować wszystko. Przedstawiciele handlowi mogą potrzebować aktualizacji danych kontaktowych, podczas gdy zespoły marketingowe potrzebują dostępu do danych kampanii. Zdefiniuj jasne role i uprawnienia, aby zapobiec przypadkowym modyfikacjom danych. Gdy mniej osób może edytować krytyczne pola, integralność danych poprawia się w naturalny sposób.
Przykład: W ustawieniach dla handlu detalicznego, ekipa inwentaryzacyjna może sprawdzać stany magazynowe, ale zespół sprzedaży może tylko sprawdzać szczegóły produktu. W ten sposób tylko właściwe osoby mogą wprowadzać zmiany, co pomaga zmniejszyć liczbę błędów i zachować dokładność informacji o produkcie.
7. Wspieranie przejrzystości i współpracy ✅
Stwórz pętlę sprzężenia zwrotnego między zespołami. Przedstawiciele handlowi zauważający nieaktualne informacje powinni mieć jasny proces ich zgłaszania.
Teams marketingowe, które odkrywają nowe spostrzeżenia klientów, powinny je systematycznie udostępniać. Gdy wszyscy przyczyniają się do czystości danych, korzysta na tym cała organizacja.
przeczytaj również: Strategia CRM: 10 strategii CRM do zarządzania biznesem
Zwiększ higienę CRM dzięki ClickUp
Być może teraz myślisz - obsługa tych wszystkich monotonnych danych z pewnością nie jest zadaniem dla jednej osoby, a tym bardziej zdecydowanie nie do rozwiązania przez pojedynczą platformę.
Ale co by było, gdyby istniała platforma, która miałaby wszystkie funkcje potrzebne do utrzymania higieny CRM? Właśnie w tym momencie ClickUp wkracza do akcji.
Podsumujmy, czego chcemy: czystych, zorganizowanych i możliwych do śledzenia danych dla działającego systemu CRM. ClickUp spełnia wszystkie te wymagania. ✅
Po pierwsze, Automatyzacja ClickUp automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak wyłapywanie duplikatów rekordów i aktualizowanie informacji kontaktowych.
Pro Tip: Przedstawiciel handlowy, zdając sobie sprawę, że spędził godziny na łączeniu zduplikowanych profili klientów, może skorzystać z ClickUp Automatyzacja, aby uprościć proces, uwalniając go od konieczności skupienia się na faktycznej sprzedaży.
Następny krok: porządkowanie. Pomyśl o folderach, listach i niestandardowych widokach, które zapewniają 360-stopniowy widok projektów i zadań.
ClickUp jest dostawcą potężnych narzędzi do Widoki ClickUp -od tablic Kanban po widoki list - pozwalając zespołowi na niestandardowy przepływ pracy. Na przykład, zespoły sprzedaży mogą wizualizować cały pipeline sprzedaży za pomocą tablicy Kanban, co ułatwia sprawdzenie statusu każdej transakcji i uniknięcie duplikacji.
ulepsz swoje cykle pracy za pomocą ClickUp Views, aby zarządzanie danymi było dziecinnie proste
Ale przy tak wielu transakcjach i metrykach rozproszonych w całym cyklu pracy zespołu, jak możesz zapewnić, że ważne zadania i szczegóły nie zostaną pominięte? Zadania ClickUp odgrywa ważną rolę w tym procesie, ponieważ centralizuje wszystkie zadania w organizacji, umożliwia ustawienie terminów i przypisuje zadania do członków zespołu.
Bonus🏆: Dzięki ClickUp Tasks możesz łatwo połączyć cele, mapy myśli, pliki i inne dokumenty, aby upewnić się, że wszyscy są zawsze na bieżąco z najnowszymi danymi. Koniec z przegapianiem ważnych terminów!
Ale czym są dane bez śledzenia postępów? Oczywiście, ClickUp ma również na to rozwiązanie.
Niezależnie od tego, czy monitorujesz działania sprzedażowe, czy zarządzasz danymi klientów, Pulpity ClickUp zapewniają przegląd w czasie rzeczywistym i zawierają ponad 50 konfigurowalnych widżetów.
Łatwe śledzenie wskaźników sprzedaży i jakości danych za pomocą ClickUp Dashboards
Zespoły sprzedażowe mogą śledzić wartość życiową klienta, mierzyć jakość danych i podejmować świadome decyzje z jednego ekranu za pomocą ClickUp Dashboards.
Podobają Ci się te funkcje? Istnieje łatwy sposób, aby doświadczyć ich wszystkich dzięki Szablon CRM ClickUp .
Szablon ten jest zakończonym zestawem narzędzi do efektywnego zarządzania relacjami z klientami. Zespoły sprzedaży mogą śledzić potencjalnych klientów za pomocą konfigurowalnych potoków, podczas gdy zespoły marketingowe organizują informacje kontaktowe w jednym centralnym hubie.
Uwaga dodatkowa: Wybierając CRM, upewnij się, że dobrze współgra on z istniejącymi cyklami pracy. Jedną z przydatnych funkcji, na którą należy zwrócić uwagę, jest liczba integracji wspieranych przez system CRM (im więcej, tym lepiej).
ClickUp wspiera Cię również w tej kwestii. Integracje ClickUp zapewnia wsparcie dla ponad 1000 aplikacji.
Przykład: Oto scenariusz, w jaki sposób te integracje mogą Ci pomóc: Aby zachować spójność danych we wszystkich narzędziach, skorzystaj z integracji ClickUp z HubSpot i Zapier. Wszelkie aktualizacje dokonane w jednym miejscu będą automatycznie wyświetlane wszędzie indziej. Masz rozmowę wideo z klientem? Skorzystaj z integracji ClickUp z Zoom, aby ustawić rozmowy i łatwo zapisać je w Kalendarzu Google. Mówimy tu o wygodzie!
Zachowaj synchronizację danych w różnych narzędziach dzięki integracji ClickUp
ClickUp płynnie integruje się z innymi popularnymi narzędziami branżowymi, takimi jak Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive i Freshworks.
chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak ClickUp łączy higienę CRM z rutynowymi zadaniami i projektami? 🤔 Sprawdź naszą listę 10 najlepszych systemów oprogramowania baz danych klientów _i jak połączenie CRM i zarządzania projektami - wszystko w jednym oprogramowaniu CRM ." 👍
Wyzwania i rozwiązania w utrzymaniu higieny CRM
Prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę, jak ważne dla Twojego biznesu jest utrzymanie higieny CRM. Ale bądźmy szczerzy - łatwiej powiedzieć niż zrobić.
Wyzwania, takie jak niekompletne dane lub nieaktualne rekordy, mogą wkradać się i powodować chaos, jeśli nie zostaną odpowiednio wcześnie rozwiązane. Jakie są więc typowe przeszkody i jak można je pokonać? Rozłóżmy to na czynniki pierwsze:
Wyzwanie 1: Niekompletne dane 💢
Rozważmy Alexa, zdalnego przedstawiciela handlowego, który sumiennie aktualizuje swój CRM po każdej rozmowie z klientem. Zauważył jednak, że w niektórych wpisach brakuje istotnych szczegółów, takich jak preferowana przez klienta metoda kontaktu. Niekompletne dane często prowadzą do nieporozumień i niewykorzystanych szans.
rozwiązanie: Wdrożenie ustandaryzowanej listy kontrolnej do wprowadzania danych.
Upewniając się, że wszystkie niezbędne pola są wypełnione przed zapisaniem rekordu, Alex może utrzymać czyste dane CRM i uniknąć pułapek związanych z niewłaściwą higieną danych.
Wyzwanie 2: Bałagan w danych 💢
Kevin, analityk sprzedaży, zmaga się z niewłaściwym "gromadzeniem danych" Jego CRM jest zaśmiecony potencjalnymi klientami sprzed pięciu lat, którzy nie zaangażowali się od czasu ich pierwszej interakcji.
Te nieaktualne informacje zniekształcają prognozy sprzedaży i marnują zasoby pamięci masowej.
Rozwiązanie: Wiąże się to z ustawieniem reguł automatyzacji archiwizacji. Reguły takie jak te oznaczają nieaktywne kontakty po 18 miesiącach, umożliwiając Teams ponowne zaangażowanie lub zarchiwizowanie tych rekordów w celu utrzymania szczupłej, praktycznej bazy danych.
Wyzwanie 3: Nieprawidłowy format 💢
Problem Arvinda, choć Free, jest bardzo czasochłonny. Połowa jego zespołu używa "United States", podczas gdy inni wpisują "USA" lub "U.S.A." w polach lokalizacji.
Niespójny format powoduje chaos podczas próby segmentacji klientów według regionu.
Rozwiązanie: Stworzenie standardowych rozwijanych list dla pól lokalizacji może łatwo rozwiązać ten problem.
Wyeliminowanie zmienności da mu odpowiednie, skategoryzowane leady do kontaktu, składania ofert i zamykania transakcji.
przeczytaj również: 12 darmowych szablonów CRM w Excelu, Google Spreadsheets i ClickUp
Uporządkuj swoje procesy CRM dzięki ClickUp
Pamiętaj, że dobra higiena CRM to nie jednorazowe głębokie czyszczenie - to ciągły proces wymagający commitu od każdego członka zespołu.
Podczas gdy automatyzacja i narzędzia są przydatne do utrzymania higieny CRM, nawet najlepsze systemy mogą zawieść bez odpowiedniej komunikacji w zespole.
To właśnie tutaj ClickUp jest idealnym narzędziem dla wszystkich potrzeb CRM. Dzięki ClickUp Twój zespół ma do dyspozycji szeroką gamę narzędzi i funkcji, które pozwalają utrzymać dokładne dane klientów, usprawnić cykl pracy i zwiększyć wyniki sprzedaży.
Gotowy, aby coś zmienić? Zarejestruj się w ClickUp już dziś i osiągaj cele swojego Teamu! ✅