Niska jakość danych kosztuje Business średnio 13 milionów dolarów rocznie w postaci utraconych możliwości i zmarnowanych zasobów. 📉
*Przedstawiciele handlowi często spędzają część dnia walcząc z nieprawidłowymi danymi kontaktowymi, duplikatami rekordów i brakującymi informacjami, zamiast zamykać transakcje.
Oto, gdzie higiena CRM może mieć znaczenie. ✨
Chociaż termin "higiena CRM" może brzmieć jak proces czyszczenia oprogramowania, w rzeczywistości chodzi o utrzymanie czystości i wiarygodności danych klientów w całym systemie CRM. Prowadzi to do lepszej jakości danych, co z kolei pomaga Teams podejmować decyzje oparte na danych, które pozytywnie wpływają na wyniki sprzedaży i powodzenie klientów.
Przeanalizujmy higienę CRM i ustalmy najlepsze praktyki, których możesz przestrzegać, aby zoptymalizować swój system CRM.
Bonus 🏆: Zbadamy również, w jaki sposób ClickUp może pomóc Ci wdrożyć te najlepsze praktyki dzięki swoim funkcjom!
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
słaba higiena CRM wynika z takich problemów jak błędy ręcznego wprowadzania danych, zduplikowane rekordy, niekompletne profile, niespójny format i nieaktualne informacje.
problemy te prowadzą do marnowania zasobów, nietrafionych kampanii marketingowych, niedokładnych prognoz sprzedaży i zniszczonych relacji z klientami.
utrzymanie higieny CRM obejmuje regularne audyty danych, ustandaryzowane protokoły wprowadzania danych, automatyzację powtarzalnych zadań i kontrolę dostępu opartą na rolach w celu zapewnienia dokładności danych.
clickUp pomaga usprawnić higienę CRM poprzez automatyzację kontroli jakości, centralizację komunikacji z klientami i integrację z innymi platformami w celu płynnego zarządzania danymi.
czyste systemy CRM usprawniają podejmowanie decyzji, poprawiają celowanie do klientów i chronią reputację firmy - a wszystko to przy jednoczesnym zwiększeniu ogólnej wydajności.
Czym jest higiena CRM?
Niechlujny pulpit z porozrzucanymi notatkami, losowymi plikami i niepoprawnymi danymi klientów - tak wygląda niezorganizowany system CRM. 😣
Podobnie jak utrzymanie porządku w obszarze roboczym pomaga w lepszej funkcji, czyste dane CRM pozwalają zespołom sprzedażowym (i innym powiązanym zespołom) zawsze mieć właściwe dane na wyciągnięcie ręki.
I to prowadzi nas do naszego tematu! ✅
Higiena CRM odnosi się do utrzymywania czystych, dokładnych i aktualnych danych w systemie zarządzania powiązaniami z klientami. Często wiąże się to z usuwaniem niepotrzebnych danych, takich jak stare adresy e-mail, nieaktualne adresy pocztowe, niekompletne rekordy i zduplikowane kontakty z bazy danych. 🤝
Koncepcja ta opiera się na dwóch filarach: jakość danych i higienę danych. Jest to podobne do organizowania przestrzeni biurowej zamiast przeprowadzania audytu miejsca pracy.
Higiena danych koncentruje się na naprawianiu błędów i czyszczeniu informacji, podczas gdy jakość danych obejmuje ocenę, czy dane spełniają określone standardy. 💯
Kiedy Twoi przedstawiciele handlowi czyszczą swoją listę kontaktów (higiena danych), mogą usuwać stare karty biznesowe i aktualizować numery telefonów. Jednak badając jakość danych, oceniają, czy kontakty te są odpowiednio skategoryzowane, czy punktacja potencjalnych klientów jest dokładna i czy informacje pomagają w realizacji transakcji.
Przykład: Bazy danych e-mail marketingu naturalnie rozpadają się o ponad 20% rocznie, ponieważ ludzie zmieniają pracę, lokalizację lub aktualizują dane kontaktowe. Regularne czyszczenie danych pomaga utrzymać dokładne profile klientów, pomagając zespołom marketingowym uniknąć kierowania reklam do niewłaściwych odbiorców.
Dlaczego dobra higiena danych CRM ma znaczenie
co roku 35 milionów numerów telefonów zostaje przypisanych do nowych użytkowników.
Jaki jest tego wpływ?
Słaba jakość danych tworzy efekt domina, który powoduje problemy dla specjalistów ds. sprzedaży. Bazy danych e-mail marketingu zaczynają podupadać. Teams marketingowe marnują zasoby na cele związane z nieaktualnymi kontaktami, podczas gdy menedżerowie sprzedaży podejmują decyzje w oparciu o niedokładne prognozy.
Nieustanna dbałość o higienę CRM (w szczególności komponentów CRM ) przekształca bazę danych z nieuporządkowanego systemu w dobrze zorganizowany cyfrowy obszar roboczy.
Przykład: Dobrze utrzymana baza danych CRM przynosi kilka wymiernych korzyści.
- Teams sprzedażowe szybciej zamykają transakcje dzięki dokładnym informacjom kontaktowym
- Kampanie marketingowe docierają do właściwych odbiorców we właściwym czasie
- Revenue operations teams tworzą wiarygodne prognozy w oparciu o czyste dane
Oprócz wydajności, dobra higiena CRM chroni również reputację Twojej firmy. Wysyłanie e-maili z gratulacjami dotyczącymi promocji do osoby, która opuściła firmę rok temu lub zwracanie się do kadry kierowniczej z nieprawidłowymi tytułami stanowisk szkodzi wiarygodności. 🙌
Gdy zespoły sprzedaży i marketingu pracują z czystymi danymi, budują silniejsze relacje z klientami.
Wpływ finansowy utrzymywania dobrej higieny CRM również przemawia. Firmy korzystające z niedokładnych danych B2B ryzykują nie tylko utratę możliwości, ale także potencjalne umieszczenie domeny na czarnej liście z powodu nadmiernej liczby odrzuceń e-maili. Stracone perspektywy, stracone szanse, ostatecznie niższe przychody i sprzedaż.
przeczytaj również: Najlepsze przykłady oprogramowania CRM i ich przypadki użycia w celu zwiększenia wydajności
Najczęstsze przyczyny niskiej higieny w CRM
Podobnie jak barista mieszający zamówienia w godzinach szczytu, systemy CRM mogą stać się zagracone i zdezorientowane z różnych powodów. Poniżej przedstawiamy kluczowe powody, dla których dane CRM mogą się czasem psuć.
- Błędy w ręcznym wprowadzaniu danych: Są one głównym winowajcą niskiej higieny CRM. Gdy przedstawiciele w pośpiechu wpisują informacje między rozmowami, proste literówki przekształcają "john. doe@gmail. com" w "john. doe@gmail. cmo", co prowadzi do nieudanej komunikacji i utraconych możliwości
- Duplikacja danych: To kolejny poważny ból głowy - wyobraź sobie dwa oddzielne profile utworzone dla tego samego klienta, rozdzielające cenne informacje na wiele rekordów
- Niekompletne dane: Powoduje to powstawanie luk w profilach klientów, podobnych do puzzli, w których brakuje elementów wiążących
- Brakujące dane: Jest to często spowodowane przez członków zespołu, którzy pomijają wypełnianie niektórych pól w okresach wzmożonego ruchu, pozostawiając profile z brakującymi numerami telefonów, tytułami stanowisk lub informacjami o firmie
91% firm cierpi z powodu błędów danych w swoich systemach CRM, co pokazuje, jak powszechne jest to wyzwanie. Nie chcesz skończyć z tymi błędami? Oto 5 środków ostrożności w zakresie bezpieczeństwa danych, które powinien podjąć każdy profesjonalny team , aby cieszyć się bezproblemową funkcją Business. ✅
Powyższe problemy potęgują nieaktualne informacje.
Firmy zmieniają adresy, ludzie zmieniają pracę, a numery telefonów są przenoszone. Bez regularnych aktualizacji CRM staje się jak stara książka telefoniczna - pełna numerów, które już nie działają. Silosy danych dodają kolejną warstwę złożoności, gdy różne działy utrzymują oddzielne, często sprzeczne, rekordy klientów.
Wszystkie te niefortunne wpadki wynikają z niskiej higieny CRM, co kosztuje Business miliony dolarów traconych rocznie.
Rozwiązanie? Poniżej przedstawiamy kilka najlepszych praktyk, które odnoszą się do kluczowych przyczyn niskiej higieny CRM i zapobiegają ich występowaniu.
🔗 Przeczytaj także: Jak powodzenie wdrożyć system CRM
Najlepsze praktyki w zakresie higieny danych CRM
1. Ustal jasne wytyczne i ograniczenia ✅
Zasady zarządzania danymi działają jak regulamin CRM. Stwórz ustandaryzowane formaty dla numerów telefonów, adresów i nazw firm.
Na przykład zdecyduj, czy numery telefonów zawierają kody krajów lub czy nazwy firm używają "Inc." lub "Limit". "Gdy wszyscy postępują zgodnie z tym samym podręcznikiem, dane pozostają spójne i czyste.
2. Przeprowadzaj regularne audyty danych ✅
Zaplanuj comiesięczne kontrole jakości danych, takie jak konserwacja serwera. Przeglądaj rekordy kontaktów pod kątem zakończonych, dokładnych i istotnych danych. Wzbogać swoje dane CRM, usuwając lub aktualizując nieaktualne informacje, łącząc zduplikowane wpisy i weryfikując krytyczne punkty danych. Regularne audyty pomagają zidentyfikować wzorce rozpadu danych i obszary wymagające natychmiastowej uwagi.
3. Standaryzacja i wprowadzanie danych ✅
Wdróż jednolite standardy wprowadzania danych we wszystkich Teams. W miarę możliwości twórz rozwijane listy zamiast pól z tekstem swobodnym.
Na przykład, ustandaryzuj tytuły stanowisk, aby zapobiec zaśmiecaniu bazy danych przez odmiany takie jak "Chief Marketing Officer", "CMO" i "Marketing Chief". Ustaw wymagane pola, aby konsekwentnie przechwytywać istotne informacje.
przeczytaj również: Zarządzanie danymi: Najlepsze praktyki wdrażania
4. Automatyzacja i integracja ✅
Pozwól technologii zająć się powtarzalnymi zadaniami. Korzystaj z formularzy internetowych, które automatycznie formatują dane przed ich wprowadzeniem.
Połącz swój CRM z systemami e-mail, aby automatycznie aktualizować dane kontaktowe. Gdy niestandardowi klienci aktualizują swoje dane za pośrednictwem Twojej strony internetowej, CRM powinien odzwierciedlać te zmiany bez konieczności ręcznej interwencji.
W 2023 r. amerykańskim firmom groziło 7 miliardów dolarów kar skarbowych z powodu nieprawidłowego raportowania danych. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat jak tworzyć raporty CRM dla zespołu sprzedaży . 🙌
5. Zarządzanie duplikatami ✅
Zwalczaj zduplikowane rekordy dzięki narzędziom do automatycznego wykrywania. Ustaw reguły dopasowania na podstawie adresów e-mail, numerów telefonów lub nazw firm.
Gdy pojawią się potencjalne duplikaty, wyznacz dedykowanego członka zespołu, który przejrzy i połączy rekordy w przemyślany sposób, zamiast masowo usuwać wpisy.
6. Kontrola dostępu oparta na rolach ✅
Nie każdy musi edytować wszystko. Przedstawiciele handlowi mogą potrzebować aktualizacji danych kontaktowych, podczas gdy zespoły marketingowe potrzebują dostępu do danych kampanii. Zdefiniuj jasne role i uprawnienia, aby zapobiec przypadkowym modyfikacjom danych. Gdy mniej osób może edytować krytyczne pola, integralność danych poprawia się w naturalny sposób.
📌 Przykład: W ustawieniach dla handlu detalicznego, ekipa inwentaryzacyjna może sprawdzać stany magazynowe, ale zespół sprzedaży może tylko sprawdzać szczegóły produktu. W ten sposób tylko właściwe osoby mogą wprowadzać zmiany, co pomaga ograniczyć liczbę błędów i zachować dokładność informacji o produktach.
7. Wspieraj przejrzystość i współpracę ✅
Stwórz pętlę sprzężenia zwrotnego między zespołami. Przedstawiciele handlowi zauważający nieaktualne informacje powinni mieć jasny proces ich oznaczania.
Teams marketingowe, które odkrywają nowe spostrzeżenia klientów, powinny systematycznie je udostępniać. Gdy wszyscy przyczyniają się do czystości danych, korzysta na tym cała organizacja.
przeczytaj również: Strategia CRM: 10 strategii CRM do zarządzania Twoim Businessem
Zwiększ higienę CRM z ClickUp
Być może teraz myślisz - obsługa wszystkich tych monotonnych danych z pewnością nie jest zadaniem dla jednej osoby, a tym bardziej zdecydowanie nie jest możliwa do rozwiązania przez jedną platformę.
Ale co by było, gdyby istniała platforma, która miałaby wszystkie funkcje potrzebne do utrzymania higieny CRM? Właśnie w tym momencie ClickUp wkracza do akcji.
Podsumujmy, czego chcemy: czystych, zorganizowanych i możliwych do śledzenia danych dla działającego systemu CRM. ClickUp spełnia wszystkie te wymagania. ✅
Po pierwsze, ClickUp Automatyzacja automatyzuje powtarzalne zadania, takie jak wyłapywanie duplikatów rekordów i aktualizowanie informacji kontaktowych.
Pro Tip: Przedstawiciel handlowy, zdając sobie sprawę, że spędził godziny na łączeniu zduplikowanych profili klientów, może skorzystać z automatyzacji ClickUp, aby uprościć ten proces, pozwalając mu skupić się na faktycznej sprzedaży.
Następny krok: organizacja. Pomyśl o folderach, listach i niestandardowych widokach, które zapewniają 360-stopniowy widok projektów i zadań.
ClickUp zapewnia potężne widoki ClickUp - od tablic Kanban po widoki list - pozwalające zespołowi na niestandardowy cykl pracy. Na przykład, zespoły sprzedaży mogą wizualizować cały pipeline sprzedaży za pomocą tablicy Kanban, co ułatwia sprawdzenie statusu każdej transakcji i uniknięcie duplikacji.
Jednak przy tak wielu transakcjach i metrykach rozproszonych w cyklu pracy Twojego zespołu, jak możesz zapewnić, że ważne zadania i szczegóły nie zostaną pominięte?
Zadania ClickUp odgrywają ważną rolę w tym procesie, ponieważ centralizują wszystkie zadania w organizacji, umożliwiają ustawienie terminów i przypisują zadania członkom zespołu.
Bonus🏆: Dzięki połączonym zadaniom ClickUp możesz łatwo połączyć cele, mapy myśli, pliki i inne dokumenty, aby upewnić się, że wszyscy są zawsze na bieżąco z najnowszymi danymi. Koniec z przegapianiem ważnych terminów!
Ale czym są dane bez śledzenia postępów? Oczywiście, ClickUp ma również na to rozwiązanie.
Niezależnie od tego, czy monitorujesz działania sprzedażowe, czy zarządzasz danymi klientów, pulpity ClickUp zapewniają przegląd w czasie rzeczywistym i zawierają ponad 50 konfigurowalnych widżetów.
Zespoły sprzedażowe mogą śledzić wartość życiową klienta, mierzyć jakość danych i podejmować świadome decyzje z jednego ekranu za pomocą pulpitów ClickUp.
Podobają Ci się te funkcje? Istnieje prosty sposób, aby doświadczyć ich wszystkich dzięki szablonowi CRM ClickUp.
Ten szablon to zakończony zestaw narzędzi do efektywnego zarządzania relacjami z klientami. Teams sprzedażowe mogą śledzić potencjalnych klientów za pomocą konfigurowalnych pipeline'ów, podczas gdy zespoły marketingowe organizują informacje kontaktowe w jednym centralnym hubie.
👀 Uwaga dodatkowa: Wybierając CRM, upewnij się, że dobrze współgra on z istniejącymi cyklami pracy. Jedną z przydatnych funkcji, na którą należy zwrócić uwagę, jest liczba integracji wspieranych przez system CRM (im więcej, tym lepiej).
ClickUp wspiera Cię również w tej kwestii. Integracje ClickUp to wsparcie dla ponad 1000 aplikacji.
Przykład: Oto scenariusz, w jaki sposób te integracje mogą Ci pomóc: Aby zachować spójność danych we wszystkich narzędziach, skorzystaj z integracji ClickUp z HubSpot i Zapier. Wszelkie aktualizacje dokonane w jednym miejscu będą automatycznie wyświetlane wszędzie indziej. Masz rozmowę wideo z klientem? Skorzystaj z integracji ClickUp z Zoom, aby ustawić rozmowy i łatwo zapisać je w Kalendarzu Google. Mówimy tu o wygodzie!
ClickUp płynnie integruje się z innymi popularnymi narzędziami branżowymi, takimi jak Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive i Freshworks.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak ClickUp łączy higienę CRM z rutynowymi zadaniami i projektami? 🤔 Sprawdź naszą listę 10 najlepszych systemów baz danych klientów oraz jak połączyć CRM i zarządzanie projektami - wszystko w jednym oprogramowaniu CRM . "* 👍
Wyzwania i rozwiązania w utrzymaniu higieny CRM
Prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważne dla Twojego biznesu jest utrzymanie higieny CRM. Ale bądźmy szczerzy - łatwiej powiedzieć niż zrobić.
Wyzwania, takie jak niekompletne dane lub nieaktualne rekordy, mogą wkradać się i powodować chaos, jeśli nie zostaną odpowiednio wcześnie rozwiązane. Jakie są więc typowe przeszkody i jak można je pokonać? Rozłóżmy to na czynniki pierwsze:
Wyzwanie 1: Niekompletne dane 💢
Weźmy pod uwagę Alexa, zdalnego przedstawiciela handlowego, który sumiennie aktualizuje swój CRM po każdej rozmowie z klientem. Zauważył jednak, że w niektórych wpisach brakuje istotnych szczegółów, takich jak preferowana metoda kontaktu z klientem. Niekompletne dane często prowadzą do nieporozumień i niewykorzystanych szans.
🎉 Rozwiązanie: Wdrożenie ustandaryzowanej listy kontrolnej do wprowadzania danych.
Upewniając się, że wszystkie niezbędne pola zostały wypełnione przed zapisaniem rekordu, Alexa może utrzymać czyste dane CRM i uniknąć pułapek związanych z niewłaściwą higieną danych.
Wyzwanie 2: Bałagan w danych 💢
Kevin, analityk sprzedaży, zmaga się z niewłaściwym "gromadzeniem danych". "Jego CRM jest zaśmiecony potencjalnymi klientami sprzed pięciu lat, którzy nie zaangażowali się od czasu ich pierwszej interakcji.
Te nieaktualne informacje zniekształcają prognozy sprzedaży i marnują zasoby magazynowe.
rozwiązanie: Wiąże się to z ustawieniem reguł automatycznej archiwizacji. Reguły takie jak te oznaczają nieaktywne kontakty po 18 miesiącach, umożliwiając Teams ponowne zaangażowanie lub zarchiwizowanie tych rekordów w celu utrzymania czystej bazy danych.
Wyzwanie 3: Nieprawidłowy format 💢
Problem Arvinda, choć pozbawiony fanaberii, jest bardzo czasochłonny. Połowa jego zespołu używa "United States", podczas gdy inni wpisują "USA" lub "U. S. A. " w polach lokalizacji.
Niespójny format powoduje chaos podczas próby segmentacji klientów według regionu.
rozwiązanie: Tworzenie standardowych rozwijanych list dla pól lokalizacji może łatwo rozwiązać ten problem.
Wyeliminowanie zmienności da mu właściwe, skategoryzowane leady do kontaktu, składania ofert i zamykania transakcji.
przeczytaj również: 12 darmowych szablonów CRM w Excelu, Google Spreadsheets i ClickUp
Oczyść swoje procesy CRM dzięki ClickUp
Pamiętaj, że dobra higiena CRM to nie jednorazowe głębokie czyszczenie - to ciągły proces wymagający commitu od każdego członka zespołu.
Podczas gdy automatyzacja i narzędzia są przydatne do utrzymania higieny CRM, nawet najlepsze systemy mogą zawieść bez odpowiedniej komunikacji w zespole.
To właśnie tutaj ClickUp błyszczy jako idealne narzędzie dla wszystkich Twoich potrzeb CRM. Dzięki ClickUp Twój zespół ma do dyspozycji szeroką gamę narzędzi i funkcji do utrzymywania dokładnych danych klientów, usprawniania cyklu pracy i osiągania lepszych wyników sprzedaży.
Gotowy, aby coś zmienić? Zarejestruj się w ClickUp już dziś i osiągnij cele swojego zespołu! ✅