Strategie planowania rocznego dla liderów Business Planu

Jak głosi popularne wojskowe porzekadło, znane również jako 7P,

Właściwy wcześniejszy plan zapobiega słabym wynikom.

Choć nie każda organizacja stosuje wojskową zasadę jedności dowodzenia lub ma jednego, jasno określonego przeciwnika do pokonania, znaczenie planowania jest uniwersalne. Zwłaszcza w przypadku nowoczesnych businessów, w których perspektywa na przyszłość jest ograniczona do kilkunastu lat.

Badanie przeprowadzone przez EY wskazuje, że średnia długość życia amerykańskiej spółki z indeksu S&P 500 80 lat temu wynosił 67 lat. Dziś jest to zaledwie 15 lat! Zasadniczo, jeśli stworzysz piętnastoletni plan dla jednorocznej firmy, możesz nawet nie zdążyć go wykorzystać!

Świat ewoluuje w szybkim tempie, technologia staje się starszą wersją w ciągu kilku miesięcy, a niestandardowi klienci wymagają nowych doświadczeń. Plany muszą znaleźć właściwą równowagę między niezawodnością a zdolnością adaptacji.

W tym wpisie na blogu zbadamy, w jaki sposób można wykorzystać różne strategie planowania rocznego, aby osiągnąć dokładnie to!

⏰ 60-sekundowe podsumowanie

Jeśli masz tylko 60 sekund na zapoznanie się z planem rocznym, oto krótkie podsumowanie:

Planowanie roczne to proces organizacyjny polegający na ustawieniu celów, działań i zasobów na nadchodzący rok. Planowanie roczne, zwykle zainicjowane przez prerogatywy finansowe związane z raportowaniem i zgodnością z przepisami, zostało rozszerzone i oferuje szerszy zakres korzyści.

Dobry plan projektu zawiera następujące elementy:

• Cele
• Budżety
• Plany działania
• Role i obowiązki
• Mierniki i mechanizmy przeglądu

W celu skutecznego planowania rocznego należy rozważyć następujące kroki.

• Przegląd: Dokładne spojrzenie na wyniki z poprzedniego roku
• Cele: Ustawienie osiągalnych celów i zadań
• Plany działania: Projektowanie działań i projektów potrzebnych do osiągnięcia celów rocznych
• Narzędzia: Stos technologiczny potrzebny do wdrożenia planu rocznego
• Śledzenie: Raportowanie i pulpity do śledzenia wydajności w czasie rzeczywistym

Przejdźmy teraz do szczegółów.

Zrozumienie planu rocznego

Idea planowania rocznego wydaje się dość oczywista - tworzysz plany na następny rok. z wyjątkiem tego, że nie jest to takie proste. W zależności od rodzaju działalności, wielkości organizacji i rynku, na którym działasz, charakter planowania rocznego może się znacznie różnić. Zobaczmy, w jaki sposób.

Czym jest plan roczny?

Planowanie roczne to proces określania celów, działań, kamieni milowych, budżetów i zasobów na nadchodzący okres dwunastu miesięcy. Niektóre z charakterystycznych cech planowania rocznego są następujące.

• Zorientowane na finanse: Często jest ono napędzane wynikami finansowymi organizacji i planami, dostosowanymi do raportowania akcjonariuszy/zgodności na dany rok
• Review-driven: Roczne plany wynikają z dokładnego przeglądu wyników w poprzednim roku
• Trickling-down: Roczne plany są tworzone najpierw na poziomie organizacyjnym, a następnie przekazywane do pionów, działów, Teams i poszczególnych osób
• 360 stopni: Plan roczny określa, co należy zrobić, w jaki sposób, przez kogo i przy użyciu jakich zasobów

Sprawdź, jak tablice ClickUp pomagają w planowaniu, niezależnie od projektu

Różnica między planowaniem rocznym a planowaniem strategicznym

W zarządzaniu biznesem, strategia, plan, taktyka i kombinacja tych słów są często używane zamiennie - w wyniku czego powstaje niepotrzebne zamieszanie. Zanim więc przejdziemy do szczegółów planowania rocznego, odróżnijmy je od "planowania strategicznego"

W odcinku podcastu HBR pod tytułem " A Plan is Not A Strategy" ("Plan nie jest strategią") ", mówi Roger Martin, były dziekan Rotman School of Management na Uniwersytecie w Toronto:

Strategia to integrujący zestaw wyborów, który daje ci pozycję na wybranym przez ciebie polu gry w taki sposób, że wygrywasz... Strategia ma teorię.

Roger Martin, były dziekan, Rotman School of Management, Uniwersytet w Toronto

Tak więc znaczna część procesu planowania strategicznego polega na stworzeniu teorii, tj. podjęciu ważnych decyzji dotyczących tego, dlaczego robisz to, co robisz, kim jest twój klient, co czyni cię lepszym od konkurencji itp. Niektóre z tych szablony do planowania strategicznego da ci lepszy pomysł.

Z drugiej strony, roczny proces planowania dotyczy realizacji wspomnianej strategii w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy.

różnice między planem strategicznym a planem rocznym

💡 Porada dla profesjonalistów: Sprawdź nasze szablon celów rocznych tutaj.

Chociaż planowanie roczne nie ma całkowicie strategicznego charakteru, zajmuje bardzo ważne miejsce w cyklu życia organizacji z kilku powodów.

Korzyści z efektywnego planowania rocznego

Skuteczne planowanie roczne jest planem podróży firmy przez następne dwanaście miesięcy. Dzięki niemu każdy członek każdego zespołu zna cel podróży, kamienie milowe i ścieżkę do nich prowadzącą. Daje to wiele korzyści, takich jak:

Kierunek: Skuteczny proces planowania rocznego ustawia kierunek dla całej organizacji. Zapewnia, że każda osoba jest dostosowana do planu zespołu, który jest zgodny z planem działu i tak dalej.

Spójność działań: Dobry plan roczny określa, co należy osiągnąć i w jaki sposób. Eliminuje to niejasności dotyczące sposobu osiągania celów organizacyjnych.

Na przykład, jeśli celem jest wzrost liczby klientów poprzez ich pozyskanie, plan roczny określa różne działania, takie jak wydarzenia, reklama, content marketing itp. wraz z budżetami i zasobami dla każdego z nich.

Stąd Teams mają jasność co do swoich zadań na dany rok.

Odpowiedzialność: Plan roczny przypisuje odpowiedzialność za różne cele i wyniki konkretnym osobom. Zachęca to do osobistej i zespołowej odpowiedzialności.

Mierzalność: Plan roczny ma kluczowe znaczenie dla mierzenia powodzenia organizacji. Stanowi on punkt odniesienia, na podstawie którego oceniane są wyniki na koniec roku.

Optymalizacja zasobów: Alokacja budżetu, personelu, narzędzi i innych zasobów staje się efektywna, jeśli odbywa się w odsetkach wynikających z solidnego planu.

Zarządzanie ryzykiem: Zasadniczo plan roczny jest również strategią ograniczania ryzyka. Pomaga liderom rozsądnie przewidzieć ryzyko, które może pojawić się w przyszłym roku (lub później) i już dziś opracować środki łagodzące.

Aby czerpać powyższe korzyści i być skutecznym, plan musi mieć określoną strukturę. Przeanalizujmy to szczegółowo.

Kluczowe elementy skutecznego planowania rocznego

Skuteczny plan roczny musi być kompleksowy, ale nie może być zbyt nakazowy. Musi on szczegółowo obejmować następujące elementy.

Cele

Planowanie roczne rozpoczyna się od ustawienia celów i zadań. Ustawia priorytety Businessu w kolejności, dzięki czemu Teams mogą odpowiednio skoncentrować swoje wysiłki. Oto kilka z nich przykładów celów na 1/5/10 lat na dobry początek.

Budżety

Budżety w planie rocznym to ustawienie finansowych barier. Oferują ograniczenia zasobów finansowych, technicznych i talentów, za pomocą których Teams muszą osiągnąć swoje cele.

Plan działania

Kiedy plan roczny organizacji trafia do działów, teamów i poszczególnych osób, określa również działania, które każdy z nich musi wykonać.

Role i obowiązki

Plan roczny określa również role i obowiązki wszystkich zaangażowanych osób, wraz z ich celami i oczekiwaniami. Na scenie planowania, jeśli nie ma odpowiednich zasobów, robi się miejsce na ich zatrudnienie.

Na przykład, jeśli planujesz znacznie zwiększyć rozwój produktu, możesz potrzebować więcej inżynierów. Roczny plan zapewni, że zespół finansowy ma budżet, zespół ds. talentów ma mandat, a menedżerowie ds. rekrutacji są gotowi do przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych i zatrudnienia.

Mierniki i mechanizmy przeglądu

Ta część planu rocznego określa proces, w ramach którego postępy będą śledzone przez cały rok. Skąd będziesz wiedzieć, czy jesteś na dobrej drodze do zrobienia swoich celów? Oczywiście za pomocą kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i mechanizmów przeglądu!

Te szablony planów rozwoju oferują przydatne przykłady tego, jak te elementy działają w tandemie.

Plany awaryjne

Dobry plan oferuje również pomysły na to, co zrobić, gdy sprawy nie pójdą zgodnie z planem. Zasadniczo ten komponent obejmuje alternatywne kierunki działania na wypadek, gdyby plan A nie zadziałał.

Mając tak ustawiony kontekst, zobaczmy, jak można zastosować plan roczny w praktyce.

Kroki do skutecznego planowania rocznego

Jak widzieliśmy wcześniej, plan roczny jest mapą drogową dla całej organizacji. Łączy wszystkich w dążeniu do wspólnych celów. Stworzenie takiego planu wymaga kompleksowego podejścia, takiego jak to, które opisujemy poniżej.

1. Przegląd minionego roku

Przed podjęciem jakichkolwiek planów, przeprowadź dokładny przegląd wyników z ubiegłego roku. Przyjrzyj się następującym kwestiom.

• Cele, które miałeś ustawione i ile z nich zrealizowałeś
• Budżety i rzeczywiste wydatki
• Działania, które zaplanowałeś i przegląd każdego z nich
• ROI dla każdego z działań/głównych wydatków
• Wydajność każdej osoby w teamie

Zbieraj zarówno dane ilościowe, jak i jakościowe. Zbieraj liczby, ale także opinie na temat tego, dlaczego i w jaki sposób.

Na przykład, nie pytaj tylko o zeszłoroczną sprzedaż. Zapytaj także, dlaczego udało się/nie udało się osiągnąć celu sprzedaży, co zadziałało, jak najlepsi pracownicy osiągnęli swoje kwoty itp.

Wykorzystaj te informacje jako podstawę na następny rok. Jeśli konwersje z kanału wydarzeń osobistych były lepsze niż webinarów, dobrze byłoby przeznaczyć więcej budżetu do zrobienia tego pierwszego. A jeśli kanał zawartości nie przyniósł żadnych wyników, możesz ponownie rozważyć cele, które ustawiłeś i czy były one rzeczywiście odpowiednie.

Taki przegląd zapewni również jasne zamknięcie poprzedniego roku i świeży start w nowy rok.

2. Ustawienie celów i zadań

Wykorzystując zeszłoroczny przegląd jako ogólny kontekst biznesu, nadszedł czas na ustawienie celów.

Użyj metody celów SMART

Cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i terminowe. Zamiast ustawiać cele jako "pozyskiwanie klientów", zrób to SMART: Zwiększ pozyskiwanie klientów o 5% miesiąc do miesiąca poprzez kanały reklamowe online.

Użyj modelu hierarchicznego

Najpierw ustaw cele na najwyższym poziomie, powiedzmy dla całej organizacji. Następnie podziel je poziom po poziomie. Jeśli celem organizacji jest pozyskiwanie nowych klientów, zostanie on podzielony na:

Cele działów: Cele marketingowe dotyczyłyby zwiększenia liczby wyświetleń, ruchu na stronie i konwersji; cele związane z pozyskiwaniem talentów dotyczyłyby zatrudnienia większej liczby członków zespołu sprzedaży; cele związane z powodzeniami klientów dotyczyłyby pozyskiwania dodatkowych poleceń itp.

Cele Teams: Teams marketingowe podzieliłyby je dalej. Zespół ds. reklamy w wyszukiwarkach tworzyłby budżety dla każdego kanału i projektowałby swoje kampanie. Teams zajmujący się zawartością zaplanuje swoje zasoby do generowania leadów. Teams mediów społecznościowych planuje zwiększyć liczbę wyświetleń, być może dzięki powiązaniom z influencerami.

Cele indywidualne: W oparciu o oczekiwane wyniki zespołu, każdy członek zespołu ustawiłby swoje cele, takie jak liczba artykułów, które każdy pisarz stworzy lub cele konwersji dla każdej kampanii.

3. Tworzenie planów działania

Po ustawieniu celów nadszedł czas, aby wymyślić sposoby ich osiągnięcia, czyli stworzyć plany projektów.

Ustrukturyzuj swoje projekty: Podziel swoje działania na proste, możliwe do zarządzania projekty. Możesz budować projekty wokół danych dotyczących powstania zawartości, dystrybucji w mediach społecznościowych, newsletterów e-mail itp. Możesz także tworzyć projekty dla każdej kampanii, wydarzenia lub kamienia milowego.

Oto niektóre z nich szablony planów projektów na dobry początek.

Twórz zadania: Wypełnij swoje projekty zadaniami.

Na przykład, dla każdej kampanii jako projektu, możesz mieć zadania dla:

• Pomysł na kampanię
• Projekt wizualny i materiały promocyjne
• Copywriting
• Publikacja i dystrybucja
• Zmiana przeznaczenia i redystrybucja
• Raportowanie

Zarządzanie realizacją: Przydziel te zadania odpowiednim osobom. Ustawienie dat rozpoczęcia i terminów. Zaznacz ewentualne zależności.

4. Narzędzia i metody planowania rocznego

Jeśli do planowania rocznego używasz sprawdzonych dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, nie możesz mieć o to pretensji. Jednak obecnie istnieją znacznie bardziej wydajne i potężne narzędzia, które pomagają w planowaniu rocznym.

Narzędzia do zarządzania projektami

Plan roczny jest zasadniczo zbiorem połączonych ze sobą projektów zmierzających do wspólnych celów. Dobre narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp może pomóc ci zobaczyć szerszy obraz, nie tracąc przy tym szczegółów.

Zarządzaj wieloma typami zadań i dynamicznymi cyklami pracy dzięki ClickUp Tasks

Z Zadania ClickUp można utworzyć mapy drogowe projektów , ustaw zadania, przypisz użytkowników, ustal terminy, oszacuj i śledź czas oraz dodaj priorytet lub etykiety. Ustaw niestandardowe statusy, które pasują do Twojego cyklu pracy. Dodawaj listy kontrolne wielokrotnego użytku i stosuj je automatycznie do określonych rodzajów zadań. Połącz podobne zadania lub dodaj kamienie milowe.

Narzędzia do współpracy

Skuteczna realizacja planów rocznych wymaga możliwości łatwej komunikacji w czasie rzeczywistym. ClickUp oferuje wiele sposobów do zrobienia tego w kontekście. Na początek możesz prowadzić rozmowy jako zagnieżdżone komentarze w ramach każdego zadania.

Aby uzyskać więcej dynamicznych konwersacji w czasie rzeczywistym, wypróbuj ClickUp Chat . Prowadź konwersacje wokół kanałów konkretnych projektów. Połącz zadania z rozmowami i ułatw współpracownikom nawigację. Rozpoczynaj rozmowy jednym kliknięciem z poziomu ClickUp; automatycznie twórz podsumowania i elementy działań.

połączenia jednym kliknięciem w ramach ClickUp Chat_

Narzędzia do śledzenia celów

Najprostszym sposobem na osiągnięcie celów jest utrzymywanie ich w widoczności i dostępności przez cały czas. Cele ClickUp jest potężnym aplikacja do śledzenia celów która umożliwia to wszystko i jeszcze więcej.

cele ClickUp do śledzenia postępów w czasie rzeczywistym

Ustaw wyczyszczone cele, aby śledzić swoje zwycięstwa. Mogą to być cele zadań (np. zadania w sprincie lub kampanii), cele liczbowe (np. liczba artykułów, które trzeba napisać), cele pieniężne (np. przychody w dolarach) lub cele typu prawda/fałsz (np. czy miejsce na wydarzenie jest zarezerwowane, czy nie).

Zarządzaj wszystkimi celami w jednym miejscu, organizuj je w folderach i wizualizuj zbiorowy postęp.

5. Wdrażanie planów rocznych

Do tej pory rozmawialiśmy o planach. Nadszedł czas, aby pójść o krok dalej i omówić wdrażanie.

Załóż zespoły

Na początek zbierz wszystkich członków zespołu na platformie do zarządzania projektami.

Przeszkol ich w zakresie efektywnego korzystania z niej za pomocą standardowych procedur operacyjnych:

• Aktualizowania statusu zadania
• Szacowania czasu potrzebnego na wykonanie zadania
• Śledzenia czasu
• Używania list kontrolnych do kontroli jakości
• Wypełnianie pól niestandardowych, jeśli istnieją

Skonsoliduj dane

Aby kontynuować kontekst z poprzedniego roku (lat), ważne jest skonsolidowanie niektórych danych. Do zrobienia tego:

• Zintegruj odpowiednie narzędzia, takie jak zarządzanie powiązaniami z klientami (CRM), narzędzia sprzedażowe itp.
• Napisać standardowe procedury operacyjne (SOP) na stronieDokumenty ClickUp i udostępniaj je bezpiecznie odpowiednim interesariuszom
• Osadzaj zewnętrzne dokumenty, takie jak arkusze kalkulacyjne lub udostępniaj połączone z nimi ważne dokumenty

Przegląd narzędzi do zarządzania wydajnością

Stwórz prosty i praktyczny sposób śledzenia wydajności w ciągu roku. Pulpity ClickUp umożliwiają wizualizację danych na wielu frontach.

Dostosowywane raportowanie za pomocą ClickUp Dashboards

Błyskawicznie wizualizuj wszystkie dane związane z projektami w ClickUp, takie jak zadania, obciążenia pracą, karty czasu pracy, rozliczane godziny i indywidualna wydajność. Integracja dziesiątek aplikacji innych firm w celu tworzenia skonsolidowanych pulpitów, takich jak raportowanie sprzedaży, wizualizacje CRM, wydajność kampanii marketingowych itp. Każdy użytkownik może również ustawić osobiste pulpity do pomiaru własnej wydajności.

Wreszcie, co nie mniej ważne, wykorzystaj te dane, aby dostosować swój plan w ciągu roku. Dostosuj budżety, realokacja zasobów lub dostosuj działania, aby pozostać na dobrej drodze do realizacji celów. Aby szybciej rozpocząć, użyj szablony planów operacyjnych aby ustrukturyzować wdrożenie.

Dobry plan roczny składa się z wielu ruchomych części. Może to być trudne do manewrowania bez odpowiedniego wsparcia.

Wyzwania w planie rocznym

Oto najczęstsze z nich wyzwania związane z zarządzaniem projektami jakie można napotkać podczas planowania rocznego i sposoby ich przezwyciężenia.

Niedokładna prognoza: Czasami Teams przeceniają to, co mogą osiągnąć w ciągu roku. W związku z tym niedokładnie prognozują wszystko, w tym budżety, zasoby i działania.

Aby tego uniknąć, prognoza powinna opierać się na istniejących danych. Bądź rozsądny w swoich projektach i zachowaj ostrożność.

Dostosowanie: Każda osoba, zespół i dział muszą dostosować swoje cele do celów organizacji. Co ważniejsze, musi to również służyć ogólnemu planowi biznesowemu. Gdy tak się nie dzieje, staje się to ogromnym wyzwaniem.

Najprostszym sposobem na przezwyciężenie tego problemu jest zastosowanie metod planowania, takich jak cele i kluczowe wyniki (OKR) lub zrównoważona karta wyników. Pomaga to utrzymać cele i działania wszystkich w kierunku tego samego celu.

bonus_: Free szablony business planu z którymi możesz pracować.

Ograniczenia budżetowe: Niezwykle rzadko zdarza się, aby każdy Teams otrzymał budżety, o które prosi. Oznacza to, że Teams muszą osiągać swoje cele z budżetami, które mają.

Do zrobienia tego należy przeprowadzić kilka symulacji. Rozważ różne kombinacje alokacji budżetu, zanim wybierzesz najlepszą.

Zarządzanie czasem: Spójrzmy prawdzie w oczy. Planowanie wymaga czasu. Podczas gdy jesteś już przeciążony codzienną pracą, ustawienie czasu na planowanie przyszłości może być dużym wyzwaniem.

Pokonaj to wyzwanie, tworząc awaryjne czasy jako część planu. Upewnij się, że w swoim planie rocznym zostawiłeś kilka tygodni w grudniu na przyszłoroczne planowanie biznesowe.

Liderzy biznesowi mogą odgrywać kluczową rolę w pomaganiu teamom w przezwyciężaniu tych wyzwań.

Rola liderów w planowaniu rocznym

Dobry lider rozumie, że Teams są bliżej rzeczywistości i mają bardziej ugruntowaną wiedzę na temat spraw związanych z biznesem.

Tak więc, zamiast być instruktorem lub planistą, lider odgrywa rolę kierowcy i facylitatora planowania rocznego.

• Zadawanie pytań: Lider ułatwia przegląd ubiegłego roku poprzez zadawanie trafnych pytań
• Oferowanie pomysłów: Wnosi swoje doświadczenie, aby oferować sugestie i pomysły
• Rozwiązywanie konfliktów: Pomagają teamom dojść do konsensusu w kwestiach spornych
• Nadzór: Obserwują proces planowania, aby zidentyfikować wszelkie luki i zwrócić na nie uwagę zespołu

Planuj swoją drogę do powodzenia z ClickUp

Niezależnie od tego, czy dowodzisz pułkiem wojskowym, czy zespołem stażystów marketingowych, dobry plan jest podstawą dobrej wydajności. Dzięki niemu wszyscy wiedzą, co musi zostać zrobione, dlaczego, jak, kiedy, przez kogo i zgodnie z jakimi standardami. Posuwa biznes do przodu.

Dlatego właśnie planowanie organizacyjne jest kluczową częścią roli każdego lidera biznesu. Jest to sposób na ustawienie kierunku i kierowanie zespołem.

Jednak jednym z największych błędów, jakie można popełnić, jest myślenie o rocznym planie jako o jednorazowym działaniu. Chociaż plan strategiczny jest zazwyczaj tworzony na początku roku, należy nadzorować jego wdrażanie przez cały okres dwunastu miesięcy.

Aby to zrobić, potrzebujesz solidnej platformy do planowania i zarządzania projektami, takiej jak ClickUp. Dzięki zaawansowanemu zarządzaniu zadaniami, dokumentacją, analizami, funkcjami AI i łatwymi w użyciu szablonami, ClickUp oferuje wszystko, czego potrzebujesz do zrobienia planów rocznych. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .