Poruszanie się po globalnych miejscach pracy może być chaotyczne. Gdy biuro w Nowym Jorku rozpoczyna poranek, zespół w Londynie przechodzi do spotkań w środku dnia, a zespół w Singapurze już zakończył pracę.
Asynchroniczne przesyłanie wiadomości może być rozwiązaniem tego problemu.
Starają się one zastąpić ideę "Wszyscy muszą być teraz online!" czymś bardziej praktycznym: metodą komunikacji, która pasuje do naturalnego rytmu zespołu, szanuje czas i prywatność pracowników oraz utrzymuje płynną współpracę bez przekraczania osobistych granic.
Przyjrzyjmy się, jak to zrobić!
Czym są wiadomości asynchroniczne?
Wiadomości asynchroniczne to komunikacja, która nie musi odbywać się w czasie rzeczywistym. Uczestnicy mogą rozpoczynać, wstrzymywać i wznawiać rozmowy w dogodnym dla siebie czasie. Pozwala to hybrydowym i zdalnym Teamsom na współpracę bez bycia przywiązanym do swoich harmonogramów.
Zasadniczo każdy pracuje i komunikuje się we własnym tempie.
Legendarny pisarz science fiction Isaac Asimov mógł przewidzieć nadejście komunikacji asynchronicznej w swoim opowiadaniu " Mój syn fizyk ."
W tej historii grupa fizyków próbuje znaleźć najszybszy sposób na komunikację z ekspedycją wysłaną na Plutona. Niestety, jak to ujął jeden z nich, _"Fale radiowe, podróżujące z prędkością światła, potrzebują sześciu godzin, aby dotrzeć stąd tam. Jeśli coś powiemy, musimy czekać dwanaście godzin na odpowiedź"
Genialni fizycy są zakłopotani. Dopóki jedna z ich mam nie rozwiąże za nich problemu:
"Kiedy czekacie na odpowiedź", powiedziała pani Cremorna, "po prostu kontynuujcie transmisję i powiedzcie im do zrobienia tego samego. Ty mówisz cały czas i oni mówią cały czas. Ty masz kogoś, kto cały czas słucha i oni też mają coś do zrobienia. Jeśli któreś z was powie coś, co wymaga odpowiedzi, możecie ją wślizgnąć na swój koniec, ale są szanse, że dostaniecie wszystko, czego potrzebujecie, bez pytania"
Obaj mężczyźni wpatrywali się w nią.
Cremorna wyszeptała: "Oczywiście". Ciągła rozmowa: "Tylko dwanaście godzin poza fazą, to wszystko"
Oto piękno asynchronicznego przesyłania wiadomości.
Ostatecznie, asynchroniczne przesyłanie wiadomości zamienia tradycyjne e-mail vs. czat debata postawiona na głowie. Łączy to, co najlepsze z obu światów i zapewnia połączenie zespołu bez poświęcania głębokich godzin pracy lub czasu osobistego.
Porada dla profesjonalistów: "Asynchroniczne przesyłanie wiadomości" nie oznacza po prostu wystrzeliwania e-maili w próżnię. Idea asynchronicznego przesyłania wiadomości polega na wymianie uważnych, szczegółowych wiadomości, które zapobiegają potrzebie zadawania kolejnych pytań i niekończącej się wymianie zdań. Z praktyką, "Wymagana natychmiastowa uwaga!" staje się wyjątkiem, a nie regułą.
Zobaczmy kilka przykładów tego, jak wygląda asynchroniczna wymiana wiadomości, aby lepiej zrozumieć, o co nam chodzi.
Przykłady asynchronicznego przesyłania wiadomości
Wyczyszczona, zorganizowana komunikacja jest podstawą asynchronicznego przesyłania wiadomości. Oto kluczowe przykłady skutecznej komunikacji asynchronicznej:
- Aktualizacje projektów, które czytane są jak dobrze opracowane historie, a nie pospieszne czaty
- Wideo instrukcje, które szczegółowo wyjaśniają złożone pomysły
- Bogate informacje zwrotne na temat dokumentów, które stymulują znaczące ulepszenia
- Żywa dokumentacja, która rośnie wraz z wiedzą Teams
- Aktualizacje statusu, które informują bez przerywania pracy
- Przestrzenie współpracy, w których pomysły rozwijają się w czasie
Jak to się ma do bardziej tradycyjnego sposobu komunikacji, czyli wiadomości synchronicznych?
Wiadomości asynchroniczne vs synchroniczne
Wiadomości synchroniczne i asynchroniczne służą różnym celom. Podczas gdy synchroniczne metody komunikacji (takie jak rozmowy wideo, które wszyscy dobrze znamy) wymagają współpracy w czasie rzeczywistym asynchroniczna komunikacja daje Twojemu zespołowi przestrzeń do:
- Rozwiązywać złożone problemy bez "pingów" wymagających natychmiastowej odpowiedzi
- Tworzyć odpowiedzi, które posuwają projekty do przodu
- Prowadzenie przejrzystego rejestru krytycznych decyzji i dyskusji
- Efektywnie pracować w różnych grupach demograficznych
- Uciec od niekończącego się cyklu spotkań
- Ustawienie zdrowych granic między pracą a życiem prywatnym
Wdrożenie asynchronicznego przesyłania wiadomości w pracy zmienia sposób myślenia "zawsze włączony" na "zawsze do przodu" w tempie, które działa dla wszystkich.
Mając jasne zrozumienie tego, co pociąga za sobą asynchroniczne przesyłanie wiadomości, zobaczmy, jak może ono zmienić sposób, w jaki Teams współpracują i osiągają więcej razem.
Jak asynchroniczne wiadomości usprawniają współpracę Teams
Inteligentne firmy nie tylko wdrażają komunikację asynchroniczną. Rozwijają się dzięki niej. Wyniki mówią same za siebie - od szybciej zakończonych projektów po szczęśliwsze zespoły.
Oto jak praca asynchroniczna zmienia współpracę dla nowoczesnych Teams:
Większa koncentracja i wydajność
Powiedzmy, że Twoi programiści kodują od wielu godzin bez przerwy. Twoi pisarze są w swoim przepływie, tworząc zawartość. Twoi stratedzy są zajęci rozwiązywaniem złożonych problemów bez ciągłych wiadomości od swoich menedżerów z prośbą o aktualizacje.
Na tym polega przewaga asynchronicznego przesyłania wiadomości: Kiedy twój team kontroluje swój czas reakcji, kontroluje swoją wydajność.
Lepsze podejmowanie decyzji
Dzięki komunikacji asynchronicznej Twój zespół może pomyśleć, zanim odpowie. Może zbadać trendy rynkowe, ponownie przeanalizować dane liczbowe lub skonsultować się z kluczowymi interesariuszami. Prowadzi to do decyzji, które przetrwają próbę czasu.
Globalna współpraca
Poranny standup w Tokio kontra popołudniowa synchronizacja w Berlinie? Asynchroniczne przesyłanie wiadomości sprawia, że ten ból głowy związany z planowaniem znika.
Projektant interfejsu użytkownika w Tokio może udostępniać szczegółowe makiety interfejsu z komentarzami o 16:00, umożliwiając programistom w Berlinie przeglądanie i wdrażanie zmian w godzinach porannej wydajności.
Każdy członek zespołu wnosi swój wkład w godzinach szczytu, utrzymując ciągły postęp projektu.
Wyczyszczona dokumentacja
Ponieważ dyskusje odbywają się w formie pisemnej, każde wymaganie dotyczące produktu, preferencje klienta i decyzja dotycząca projektu są zapisywane automatycznie.
Gdy nowy członek zespołu zapyta o uzasadnienie danej funkcji, może prześledzić całą historię dyskusji, eliminując potrzebę powtarzania wyjaśnień.
Lepsza równowaga między pracą a życiem prywatnym
Koniec z poczuciem winy związanym z wylogowywaniem się, gdy inni są online. Async pozwala Twojemu zespołowi zrównać pracę z życiem. W ten sposób ranne ptaszki mogą złapać swój poranny rozpęd, a nocne sowy mogą znaleźć swój wieczorny przepływ.
Zmniejszone obciążenie spotkaniami
Pamiętasz, kiedy spotkania służyły decyzjom, a nie aktualizacjom? Czat asynchroniczny przywraca ten stan.
Przenieś raportowanie statusu i FYI na kanały wiadomości asynchronicznych. Zachowaj te cenne synchroniczne chwile na rozmowy, które naprawdę ich potrzebują - burze mózgów, budowanie relacji i rozwiązywanie złożonych problemów.
Kiedy dajesz swojemu zespołowi swobodę komunikowania się na ich warunkach, zmieniasz to, jak dobrze pracują.
Znajomość korzyści płynących ze współpracy asynchronicznej to tylko teoria - staje się ona skuteczna tylko przy użyciu odpowiednich narzędzi wdrożeniowych. Ponadto wybór odpowiedniego narzędzia to coś więcej niż tylko funkcje. Właściwe narzędzie pasuje do cyklu pracy zespołu, a nie odwrotnie.
Popularne narzędzia do komunikacji asynchronicznej
Prawo narzędzia do komunikacji asynchronicznej nie tylko dodają kolejne powiadomienia do Twojego dnia. Wplatają się płynnie w sposób, w jaki Twój zespół już pracuje, czyniąc komunikację bardziej przejrzystą, a współpracę płynniejszą.
ClickUp ClickUp to aplikacja do wszystkiego w pracy, która zamienia aktualizacje projektów w naturalne rozmowy. W przeciwieństwie do tradycyjnych narzędzi, które zakopują komentarze w zadaniach, ClickUp płynnie integruje zarządzanie projektami z zaawansowanymi funkcjami komunikacyjnymi, uwalniając zespół od ciągłych przerw.
Pierwsze narzędzie w arsenale? ClickUp Chat .
Zachowaj świetne pomysły, zamieniając rozmowy na ClickUp Chat w ustrukturyzowane zadania
ClickUp Chat to kompleksowe rozwiązanie dla znaczącej komunikacji asynchronicznej. Został zaprojektowany, aby rozwiązać wszystkie te irytujące problemy, z którymi borykają się zdalni współpracownicy: przełączanie podatków, ręczne kopiowanie/przesyłanie/tworzenie zadań, utrata kontekstu i utracone pomysły.
Oto jak to zrobić:
- Zamień swobodne rozmowy na ClickUp Chat w wykonalne zadania
- idealne dla tych momentów "Świetny pomysł, zróbmy to później!", które zwykle gubią się w platformach komunikacyjnych
- NiechClickUp Brainprzechwyci kontekst z Twojego wątku i spakuje go w zgrabną paczkę, gotową do dalszej pracy
- Zachowaj kontekst całej swojej pracy we wszystkich rozmowach. Utrzymuj wątki zsynchronizowane między czatami i zadaniami
- Twórz zawartość opartą na synchronizacji, taką jak aktualizacje i ogłoszenia
- Widok harmonogramów wszystkich osób bezpośrednio na czacie i odpowiednie ustawienie spotkań
ClickUp Chat umożliwia asynchroniczne przesyłanie wiadomości za pomocą... no cóż, kliknięcia przycisku.
Istnieją inne sposoby, w jakie ClickUp może pomóc w komunikacji asynchronicznej:
- Przypisywanie komentarzy bezpośrednio naZadania ClickUp, dokumentach lub projektach. Teams czyta i reaguje, gdy jest gotowy, utrzymując kontekst tam, gdzie należy
Dodaj szczegółowe komentarze do zadań ClickUp, aby zachować jasny kontekst
- Pomiń spotkanie i udostępniaj szybkie aktualizacje wideo nagrane na ekranie za pomocąClickUp Clips które członkowie zespołu mogą oglądać w godzinach pracy
Udostępnianie szybkich aktualizacji wideo za pomocą ClickUp Clips i pomijanie spotkań
- Zaproś członków zespołu poprzez @wzmiankę na swoim koncieDokumenty ClickUp aby byli częścią rozmowy - zaangażują się, gdy będą mogli
@wzmianki dla członków zespołu w ClickUp Docs, aby wspólnie pracować nad pomysłami
- Ustawienie niestandardowych harmonogramów powiadomień, które uwzględniają czas skupienia
- Pozwól każdemu członkowi zespołu wybrać widok (Widok listy,Widok tablicylubWidok osi czasu), który najbardziej im odpowiada, dzięki czemu aktualizacje asynchroniczne są łatwe do przetworzenia
A co najważniejsze? bezproblemowa integracja ClickUp z istniejącymi narzędziami komunikacyjnymi.
Możesz zintegrować ClickUp z Slackiem do obsługi wiadomości błyskawicznych, używać Microsoft Teams do szerszej współpracy i uruchomienie spotkań Zoom bezpośrednio ze swoich zadań.
Ten ekosystem integracji zapewnia, że Twój zespół może zachować preferowane metody komunikacji, jednocześnie utrzymując wszystkie informacje związane z projektem scentralizowane i zorganizowane.
asynchroniczne wyrównanie znacznie prostsze i bardziej efektywne> _. Budując ramy, w których można nakreślić i ustrukturyzować cele i wyniki, zdalne teamy są w stanie zrozumieć oczekiwania i płynnie dostarczać aktualizacje statusu. Burza mózgów z Tablicami jest łatwa, reorganizacja priorytetów jest łatwa, a dodawanie obrazów referencyjnych itp. jest bardzo płynne
Bazza Gilbert, Product Manager w AccuWeather
Slack
Slack to dedykowane kanałowe narzędzie do przesyłania wiadomości, w którym Twój zespół może organizować rozmowy według projektów, tematów lub działów.
przez Slack Podczas gdy możliwości czatu na żywo są dobrze znane, prawdziwa wartość Slacka leży w jego funkcjach asynchronicznych, które pomagają zmniejszyć przeciążenie komunikacji.
Platforma pozwala na:
- Ustawienie wiadomości o statusie, które wykraczają poza podstawowe "daleko" - niech członkowie zespołu wiedzą, że jesteś w trybie głębokiej pracy, w terminie lub dostępny w przypadku szybkich pytań
- Tworzyć wątki dyskusyjne, aby utrzymać porządek w rozmowach
- Przypinaj najważniejsze wiadomości, aby mieć do nich łatwy dostęp
- Zaplanuj wiadomości, aby uwzględnić różne strefy czasowe
- Integracja z narzędziami do zarządzania projektami dla lepszego cyklu pracy
Wskazówka dla profesjonalistów: Stwórz konwencje nazewnictwa kanałów, które mają sens, ustal jasne oczekiwania dotyczące czasu odpowiedzi i zachęcaj do tworzenia wątków do szczegółowych dyskusji.
Microsoft Teams
Praca w różnych strefach czasowych wymaga elastyczności w zakresie jak Teams komunikują się w miejscu pracy . Microsoft Teams zapewnia to dzięki ujednoliconej platformie, na której czat, wideo i udostępnianie plików płynnie się przeplatają
przez Microsoft Teams organizuje konwersacje w kanały, ale zyskuje wyjątkową siłę dzięki integracji z Microsoft. Uzyskuj dostęp do dokumentów SharePoint, współpracuj nad plikami OneDrive i korzystaj z wbudowanych narzędzi planu bez konieczności przełączania platform.
Prawdziwa wartość dla zespołów w dystrybucji leży w asynchronicznych możliwościach Teams. Członkowie Teams mogą:
- Oglądać nagrane spotkania według własnego harmonogramu
- brać udział w dyskusjach za pośrednictwem ankiet, zamiast uczestniczyć w sesjach na żywo
- śledzić rozmowy dotyczące projektów w dedykowanych kanałach
- Dostęp do udostępnianych plików i narzędzi do współpracy w razie potrzeby
Ta elastyczność zapewnia wszystkim połączenie i znaczący wkład.
Zoom
Pracownicy zdalni potrzebują opcji wykraczających poza zaplanowane rozmowy wideo. Zoom pomaga teraz rozproszonym teamom współdzielić informacje i efektywnie współpracować w celu wsparcia asynchroniczną komunikację wideo .
przez Zoom Zoom's Team Chat zapewnia ustrukturyzowaną komunikację za pośrednictwem kanałów i grup, ale Zoom Clips wyróżnia się pod względem pracy asynchronicznej. Nagrywaj krótkie wiadomości wideo, aby wyjaśniać złożone procesy lub przekazywać szczegółowe informacje zwrotne, pozwalając członkom zespołu przyswajać informacje w godzinach pracy.
Każda ważna rozmowa pozostaje dostępna za pośrednictwem:
- Przeszukiwalne nagrania spotkań
- Zautomatyzowane transkrypcje
- Zarchiwizowana historia czatów
Teams może odwoływać się do krytycznych dyskusji i decyzji bez planowania kolejnego spotkania, utrzymując przepływ pracy w różnych strefach czasowych.
Przyjrzyjmy się teraz wyzwaniom związanym z asynchronicznym przesyłaniem wiadomości.
Wyzwania związane z asynchronicznym przesyłaniem wiadomości
Przejście na asynchroniczność to nie wszystko. Zrozumienie najczęstszych przeszkód może pomóc zespołowi w szybszej adaptacji i lepszej komunikacji.
Potencjalne opóźnienia
Czasami potrzebujesz informacji zwrotnej teraz, a nie wtedy, gdy wszyscy są online.
Na przykład, pracownicy obsługi klienta mogą potrzebować pilnej zgody na zwrot pieniędzy lub eskalację sprawy. Jeśli menedżer odpowiedzialny za decyzję jest offline, żądanie może pozostać w toku, opóźniając rozwiązanie.
Pamiętaj: osoby, które kontaktują się z obsługą klienta często robią to po zwykłych godzinach pracy, a opóźnienie grozi dalszą frustracją tych klientów.
Rozwiązanie: Odpowiedzialność za pilne zatwierdzanie problemów klientów powinna być oddelegowana. Przykładowo, zaufanie pracownikom działu obsługi klienta - przynajmniej tym wyższego szczebla - rozwiązuje powyższy problem i zwiększa zadowolenie klientów.
Luki w komunikacji
Słowa pisane mogą być trudne. Bez tych subtelnych skinięć głową i "hmms" z czatów osobistych, twoje asynchroniczne wiadomości mogą zostać źle zinterpretowane, prowadząc do nieporozumień.
Rozwiązanie: Lepsze umiejętności komunikacyjne! Wszyscy pracownicy muszą nauczyć się wysyłać wyraźne, kompleksowe i bogate w informacje wiadomości. Sesje szkoleniowe mogą w tym pomóc.
➡️ Przeczytaj także: Wykorzystanie etykiety czatu Teams w pracy dla optymalnej współpracy
Przeciążenie komunikacją pisemną
Async to już nie tylko e-mail. To komentarze, dokumenty, wątki czatu i aktualizacje projektów - wszystko to wymaga uwagi.
Będziesz musiał poświęcić zbyt wiele czasu na czytanie konwersacji i aktualizacji. Czasami ważne wiadomości mogą zostać przeoczone w tym procesie. Wyzwanie to nasila się, gdy pracujesz na wielu platformach, z których każda generuje własny strumień powiadomień i wiadomości.
Zrozumienie wyzwań związanych z asynchronicznym przesyłaniem wiadomości to pierwszy krok. Teraz przyjrzyjmy się najlepszym praktykom, które pomogą ci je pokonać.
Rozwiązanie: To samo co powyżej! Komunikacja jest umiejętnością, której można się nauczyć; nawet jeśli niektórzy pracownicy na początku się mylą, można i trzeba ich tego nauczyć.
Więc uczmy się.
Najlepsze praktyki dla skutecznej komunikacji asynchronicznej
W powodzeniu komunikacji asynchronicznej nie chodzi o wymyślne narzędzia czy sztywne zasady. Chodzi o tworzenie nawyków komunikacyjnych, które pracują dla twojego zespołu. Oto jak to zrobić.
Ustawienie protokołów komunikacji i oczekiwań
Teams potrzebuje jasnych wytycznych dotyczących tego, kiedy i jak korzystać z różnych sposobów komunikacji kanały komunikacji . Ustal oczekiwania dotyczące czasu reakcji w oparciu o priorytet wiadomości. Stwórz proste wytyczne, takie jak:
- Czerwona flaga = wymaga uwagi dzisiaj
- Żółta flaga = sprawdź w ciągu 48 godzin
- Zielona flaga = FYI, przeczytaj kiedy będziesz mógł
Wiadomości asynchroniczne i GitLab
Weźmy na przykład GitLab, w pełni zdalną firmę, która udoskonaliła swoje protokoły komunikacyjne aby zapewnić płynną współpracę asynchroniczną w różnych strefach czasowych. Przyjęli wielopoziomowy system odpowiedzi, który nadaje priorytet pilności i jasności.
- Pilne sprawy są przekazywane za pośrednictwem Slack z wolnymi czasami, zapewniając, że wystąpią tylko krytyczne zakłócenia
- Elementy o średnim priorytecie są rejestrowane w narzędziu do zarządzania projektami z terminami i osobami przypisanymi
- Aktualizacje o niskim priorytecie, takie jak ogłoszenia firmowe, są udostępniane w miesięcznym biuletynie do wglądu dla całego zespołu w dogodnym czasie
Takie ustrukturyzowane podejście eliminuje niepotrzebne przerwy, ale utrzymuje wszystkich na tej samej stronie.
Używaj narzędzi asynchronicznych, które integrują się z przepływem pracy
Powodzenie komunikacji asynchronicznej zależy w dużej mierze od wyboru odpowiednich narzędzi. Szukaj rozwiązań, które wprowadzają komunikację bezpośrednio do przepływu pracy.
Na przykład ClickUp integruje wiadomości, zadania i dokumenty w jednym miejscu, eliminując potrzebę przełączania się między wieloma platformami.
Ponadto jego integracja z innymi narzędziami, takimi jak Slack, Zoom i Teams, zapewnia, że ważne dyskusje pozostają połączone z odpowiednimi projektami i zadaniami, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne w razie potrzeby.
Prowadzenie dokumentacji
Tworzenie kompleksowej dokumentacji poprzez praca asynchroniczna pomaga zespołowi pozostać w zgodzie bez konieczności ciągłych spotkań. Opracuj scentralizowaną bazę wiedzy, która obejmuje:
- Wymagania i decyzje dotyczące projektu
- Wytyczne dotyczące procesów i najlepsze praktyki
- Podsumowania spotkań i elementy działań
- Protokoły Teams i standardy komunikacji
Dokumentacja ta służy jako jedyne źródło prawdy, redukując powtarzające się pytania i umożliwiając nowym członkom zespołu szybkie rozpoczęcie pracy.
Asynchroniczne przesyłanie wiadomości i Basecamp
Jedną z firm, która przyjęła to podejście jest Basecamp. Kultura firmy oparta na asynchroniczności rozwija się dzięki scentralizowanej dokumentacji .
Kompleksowy podręcznik, udostępniane notatki ze spotkań i wstępnie napisane przewodniki zapewniają przejrzystość, przyspieszają wdrażanie i sprzyjają niezależności zespołu. Dla Basecamp dokumentacja jest strategią, a nie tylko narzędziem.
Aktualizacja dokumentów powinna być częścią regularnego cyklu pracy, a nie dodatkiem. Najlepsza dokumentacja rozwija się naturalnie wraz z projektami.
Ready to Break Free from Always-on Culture?
Najlepsza praca Twojego zespołu nie odbywa się podczas spotkań lub ciągłych pingów na czacie. Dzieje się tak, gdy ludzie mają przestrzeń do myślenia, tworzenia i współpracy na własnych warunkach.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda przemyślana komunikacja asynchroniczna w akcji? Zobacz, jak przeniesienie rozmów, zadań i dokumentów zespołu do jednego inteligentnego obszaru roboczego może przekształcić "spotkania o spotkaniach" w prawdziwy postęp. Wypróbuj ClickUp .