Jak najlepiej wykorzystać pracę asynchroniczną?

Wydajność pracowników jest mitologią w każdej organizacji - skąd mamy wiedzieć, że ktoś jest rzeczywiście produktywny? Stworzyliśmy więc punkty kontrolne, takie jak zsynchronizowane spotkania, obecność w boksach, przerwy na lunch i rutyna 9-5.

Czasy się jednak zmieniły. Synchroniczna praca w biurze nie jest już jedynym rodzajem pracy. Dzisiejsi pracownicy szukają większej elastyczności, nie tylko w godzinach pracy, ale także w sposobie jej zrobienia.

Jako lider biznesu, menedżer lub specjalista HR, jak możesz wdrożyć strategie, aby im pomóc? Dowiedzmy się.

Czym jest praca asynchroniczna?

Praca asynchroniczna to styl pracy, w którym pracownicy pracują, zakończone zadania i komunikują się ze współpracownikami w wybranym przez siebie czasie.

Zasadniczo godziny pracy każdej osoby w zespole nie są zsynchronizowane z innymi, stąd asynchroniczność.

Jak wygląda asynchroniczne miejsce pracy?

Asynchroniczność niekoniecznie oznacza, że wszyscy są pracownikami zdalnymi lub znajdują się w różnych częściach świata. Oznacza to po prostu, że każdy ma swobodę decydowania o tym, jak, gdzie i kiedy pracuje.

Praca asynchroniczna charakteryzuje się następującymi cechami.

• Pracownicy mają swobodę pracy zdalnej
• Projektują swoje godziny pracy wokół swojego życia, nawyków i cykli wydajności
• Teams komunikują się poprzeznarzędzia do pracy zdalnej, wspólne dokumenty, e-maile i systemy zarządzania projektami (zamiast spotkań jeden na jeden w czasie rzeczywistym)
• Decydują o zasadach, granicach i kodzie, zgodnie z którymi regulowana jest ich praca asynchroniczna
• Każdywspółpraca w czasie rzeczywistym jest zaplanowana z wyprzedzeniem i zoptymalizowana pod kątem maksymalnej wydajności

Krótko mówiąc, praca asynchroniczna oddziela wydajność od widoczności i dostępności. Jak mówi Tyler Gillespie, założyciel i pracownik asynchroniczny, na swoim blogu na stronie komunikacja asynchroniczna wskazuje, że praca asynchroniczna jest "świadectwem tego, że pracownicy i członkowie zespołu są dorosłymi ludźmi, których nie trzeba stale monitorować ani nimi zarządzać"

Krótko mówiąc, nie musisz siedzieć w swoim boksie, aby być postrzeganym jako pracujący!

Jak praca asynchroniczna kształtuje rynek pracy?

Oczywiście praca asynchroniczna wymaga ogromnej zmiany w kulturze i tkance emocjonalnej całej organizacji.

Pracownicy muszą być zarządzani samodzielnie, a menedżerowie muszą bardziej ufać pracownikom, których nie widują regularnie lub nigdy nie widzieli.

Powiększająca się luka talentów, zwłaszcza w pracy opartej na wiedzy, zmusiła menedżerów do zaakceptowania i zachęcania do pracy asynchronicznej.

Zrozumienie pracy asynchronicznej

Praca asynchroniczna uniezależnia wydajność od ciągłej komunikacji. Asynchroniczność pomaga do zrobienia pracy w możliwie najmniej uciążliwy sposób, bez potrzeby natychmiastowej odpowiedzi lub reakcji. W tym stylu pracy współpracownicy szanują autonomię i doceniają wartość pracy asynchronicznej elastyczność w miejscu pracy .

No właśnie, czym różni się ona od tradycyjnej pracy (którą nazywamy pracą synchroniczną)? Przekonajmy się.

Praca synchroniczna vs asynchroniczna: Do zrobienia? Praca asynchroniczna i synchroniczna to dwa modele operacyjne, które różnią się przede wszystkim dostępnością członków zespołu w danym czasie. Praca synchroniczna odbywa się zazwyczaj w godzinach 9-5, kiedy wszyscy są w biurze lub dostępni online.

Praca asynchroniczna ma miejsce, gdy zespoły wspólnie ustalają cele i kryteria akceptacji, a następnie rozchodzą się do zrobienia swojej części pracy we własnym czasie i przestrzeni. Różnica ta przejawia się na różne sposoby.

Różnice między pracą asynchroniczną a synchroniczną

W jaki sposób praca asynchroniczna jest lepsza?

Wyobraź sobie sytuację w biurze: Przychodzisz do pracy, uprzejmości dobiegają końca, a jeden z kolegów prosi o zawartość. Zaczynasz nad nim pracować.

Puk puk; przerywa ci inny kolega przechodzący obok twojego biurka, który chce omówić miesięczny raport Google Analytics. Zerkasz na liczby i wykonujesz kilka obliczeń matematycznych, gdy ping!

Twój menedżer chce, abyś odbył z nim szybką rozmowę telefoniczną. Zmieniasz priorytety kilku zadań i omawiasz kilka problemów z ludźmi w zespole; zanim się zorientujesz, nadchodzi pora lunchu.

Podsumowanie: Chociaż byłeś zajęty, twoja pierwotna lista zadań pozostała nietknięta.

Chociaż może się to zdarzyć również w pracy asynchronicznej, systemy zapewniają pewne taktyki i metody, aby temu zapobiec.

Wyłączenie powiadomień: Możesz wyłączyć powiadomienia Slack i skupić się na swoich zadaniach. (Nie da się uniknąć kolegi przechodzącego obok biura!)

Lepsze codzienne planowanie: Możesz ustawić czas na sprawdzenie wiadomości lub e-maili, aby nie rozpraszać się podczas wykonywania głębokiej pracy. jak zaplanować czas do zrobienia?

Zarządzane oczekiwania: Teamsy asynchroniczne nie oczekują natychmiastowych odpowiedzi, co ułatwia odmawianie w razie potrzeby (o wiele trudniej odmówić komuś, kto prosi cię osobiście o "szybką pogawędkę")

Zbudowane systemy: Zespoły asynchroniczne mają również dokumentację, zarządzanie projektami i inne narzędzia zapewniające, że informacje są otwarte i dostępne dla każdego, kto ich potrzebuje. (Nie musisz odpowiadać na wszystkie pytania)_

Zarządzanie kalendarzem: Możesz zaplanować "godziny komunikacji", takie jak godziny pracy profesora, aby zasygnalizować ludziom, kiedy jesteś dostępny na telefony. (Do zrobienia tego w biurze może wydawać się drogie)

Praca asynchroniczna to klepnięcie w ramię, które pozostaje zawieszone, dopóki ty lub twój współpracownik nie zalogujecie się lub nie zaczniecie współtworzyć dokumentów w różnych strefach czasowych.

Bonus reading: Jak praca asynchroniczna zmienia współpracę Czy to oznacza, że cała praca synchroniczna jest zabójcą wydajności? Nie!

Nie każda komunikacja synchroniczna jest zbędna. Istnieje wiele przypadków, w których współpraca w czasie rzeczywistym jest niezbędna, aby doprowadzić Teams do tej samej strony.

Kiedy praca synchroniczna i asynchroniczna jest odpowiednia?

Praca synchroniczna jest najlepszym rozwiązaniem, gdy komunikacja w czasie rzeczywistym jest niezbędna, np. w przypadku:

• recenzje Teams: Bycie osobiście w czasie rzeczywistym pomaga lepiej radzić sobie z emocjonalnymi i ludzkimi aspektami informacji zwrotnych
• Sesje burzy mózgów: Synchroniczna dostępność pomaga budować na wzajemnych pomysłach w zamkniętym środowisku
• Przypadkowa ideacja: Przypadkowa chwila przy chłodnicy wody może prowadzić do znaczących przełomów, jeśli Teams pracują synchronicznie
• Perswazja: Jest bardzo mało prawdopodobne, aby przekonać potencjalnego klienta do zakupu lub wściekłego klienta do pozostania bez interakcji jeden na jeden
• Warsztaty: Nauka przez działanie jest lepiej zrobiona osobiście i w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku zadań, które wymagają współpracy dwóch lub więcej osób

Praca asynchroniczna jest lepsza, gdy Teams potrzebują przestrzeni do zrobienia skoncentrowanej pracy, takiej jak:

Stand-upy: Tylko aktualizacje dotyczące zrobionych prac, prac w toku i blokad mogą być wysyłane asynchronicznie. W rzeczywistości, dzięki narzędziu takiemu jak ClickUp Brain można to zautomatyzować na podstawie danych wejściowych z poprzedniego dnia.

Automatyzacja aktualizacji standup z ClickUp Brain

Wspólne tworzenie: Po uzgodnieniu tematu można napisać artykuł asynchronicznie. Wiele osób może wprowadzać swoje prace do wspólnego dokumentu i edytować je niezależnie.

Zarządzanie projektami: Kierownik projektu może wykonać większość swojej pracy asynchronicznie. Może na przykład przydzielać zadania, tworzyć cykle pracy, wysyłać informacje zwrotne w formie audio/tekstu itp. bez konieczności przebywania z członkami zespołu.

Wdrażanie nowych pracowników: Dawno minęły czasy, kiedy przeprowadzałeś nowego pracownika przez każdy krok. Dziś można ustawić przejrzysty i dokładny dokument onboardingowy, przez który nowy pracownik może przejść samodzielnie!

Jeśli podążasz za modelem, który łączy te dwa elementy, oto jak możesz sprawić, by Twój hybrydowa komunikacja w miejscu pracy skuteczne.

Teraz, gdy zrozumieliśmy, czym jest praca asynchroniczna i czym różni się od tradycyjnych modeli, oto dlaczego powinieneś przyjąć ją całym sercem.

Znaczenie pracy asynchronicznej w dzisiejszej kulturze pracy

Liderzy Businessu i specjaliści HR nie mogą już unikać asynchronicznych struktur pracy z kilku powodów.

Preferencje osób poszukujących pracy Badania pokazują, że około 98% siły roboczej chce pracować zdalnie, przynajmniej w niepełnym wymiarze godzin. Pracownicy z pokolenia Z znacznie częściej angażują się w pracę zdalną, a elastyczność przemawia do kobiet.

Cyfrowy nomadyzm

Wielu współczesnych pracowników umysłowych woli pracować w podróży. Niektóre z najbardziej wyspecjalizowanych i wysoko płatnych zestawów umiejętności są dostępne tylko dla tych, którzy chcą niezależności od lokalizacji i czasu. Dla nich, asynchroniczna praca i narzędzia cyfrowych nomadów stają się podstawą skuteczności.

Alternatywna polityka urlopowa

Do tej pory pracę na pełen etat wykonywała jedna osoba, której przydzielano stałą liczbę dni w ramach płatnego urlopu. Dziś pracownicy chcą znacznie większej elastyczności. Starają się brać urlopy sabbatical i długie urlopy, aby realizować inne odsetki.

Dało to początek udostępnianiu stanowisk pracy, które umożliwia dwóm pracownikom dzielenie się odpowiedzialnością za jedną pełnoetatową pozycję. The praktyka staje się powszechna w firmach prawniczych, gdzie konsultanci dzielą zadania według pilności i biorą odpowiedzialność za konkretne zadania.

Pomaga to pracownikom w udostępnianiu swojej pracy i czasu, zapewniając, że ktoś zajmie się danymi zadaniami. Ta elastyczność oznacza również mniejszą zależność od jednego pracownika, minimalizując wąskie gardła wynikające z zależności.

Przewaga konkurencyjna

Każda organizacja rozważa obecnie pracę zdalną/hybrydową. AirBnB ma na swoim koncie m.in żyj i pracuj gdziekolwiek polityka. Dostawca usług wyszukiwania w Internecie DuckDuckGo ma pracowników w 15 krajach. Musisz być firmą asynchroniczną, aby przyciągnąć największe talenty na dzisiejszym konkurencyjnym rynku.

Luka talentów

Mówiąc o lukach w talentach, organizacja czująca się komfortowo w pracy asynchronicznej może zatrudniać pracowników z dowolnego miejsca na świecie. Może to być opłacalne i przynieść znaczące korzyści w dłuższej perspektywie.

Jeśli brzmi to atrakcyjnie (lub jest nieuniknione), oto jak wdrożyć praktyki pracy asynchronicznej w swojej organizacji.

Wdrożenie pracy asynchronicznej: najlepsze praktyki

W teorii praca asynchroniczna jest prosta - pozwól ludziom zarządzać sobą i swoją pracą w sposób, który jest dla nich najbardziej odpowiedni. W praktyce może to prowadzić do chaosu.

Aby płynnie wdrożyć pracę asynchroniczną, potrzebujesz ludzi, procesów i technologii, które umożliwią nie tylko pracownikom, ale także menedżerom, działowi HR itp. Zobaczmy, jak można wykorzystać osiem najlepszych praktyk, aby zapewnić powodzenie.

1. Zidentyfikuj mistrzów pracy asynchronicznej

Nie da się nic zrobić, jeśli ludzie w to nie wierzą i się z tym nie identyfikują. Aby to umożliwić, musisz znać puls swoich odbiorców.

• Przeprowadź ankiety, aby dowiedzieć się, czy Twoje Teams chcą pracy asynchronicznej;Formularze ClickUp to świetny sposób do zrobienia tego
• Zapytaj, czy potrzebują tylko elastycznego czasu pracy, czy również elastycznej lokalizacji
• Poznaj ich obecne metody pracy i poziomy wydajności

widok formularza ClickUp dla ankiet_

Następnie zidentyfikuj szczególnie entuzjastycznych członków swojego zespołu, którzy będą orędownikami sprawy wśród reszty. Zapewnij im narzędzia i procesy potrzebne do wzmocnienia zarządzania zmianą.

2. Tworzenie systemów

Teamsy zdalne również potrzebują wspólnego miejsca pracy, tyle że wirtualnego. Stwórz kompleksowy, wieloaspektowy wirtualny obszar roboczy dla swojego zespołu. Platforma ClickUp do pracy zdalnej typu "wszystko w jednym" zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do pracy asynchronicznej:

• Projekty i zadania
• Wiele widoków
• Śledzenie wydajności
• Zarządzanie wydajnością
• Dokumentacja
• Automatyzacja

3. Konsolidacja komunikacji

Upewnij się, że każde ustawienie systemu umożliwia komunikację asynchroniczną, wymianę pomysłów i współpracę nad elementami działań.

ClickUp zawiera szereg funkcji, takich jak komunikacja asynchroniczna funkcje, jak również. Zadania ClickUp ma zagnieżdżone komentarze dla Teams do debaty/dyskusji nad pomysłami w kontekście. Tablica ClickUp i mapy myśli sprawiają, że wirtualna współpraca jest zarówno wizualna, jak i efektywna. Widok czatu ClickUp został zaprojektowany z myślą o pracy asynchronicznej, konsolidując wszystkie wiadomości w jednym oknie. Nie musisz przeskakiwać przez obręcze, aby znaleźć wiadomości, wszystkie są prezentowane do przejrzenia i podjęcia działań, gdy będziesz gotowy.

ClickUp Chat View dla skonsolidowanego widoku wszystkich wiadomości

4. Wyjdź poza wiadomości tekstowe

Podczas wysyłania tekstów, zwłaszcza do osób mówiących innym dialektem lub pochodzących z innej kultury, Twój ton może zostać źle zrozumiany. Stwórz więc możliwości komunikacji za pośrednictwem tekstu, audio, wideo i nie tylko.

Instancja, ClickUp's Clip umożliwia natychmiastowe udostępnianie nagrań ekranu i oferowanie głosowych informacji zwrotnych. Zamiast nawiązywać połączenie wideo (które wymaga powszechnej dostępności), można utworzyć wideo, które odbiorca może obejrzeć później.

Za pomocą Clip można również:

• Transkrybować nagrania i kopiować fragmenty
• Dodawać komentarze wewnątrz wideo i rozpoczynać rozmowy na osi czasu
• Zamieniać opisy Clip w rzeczywistą listę do zrobienia
• Przeszukiwać transkrypcje w poszukiwaniu określonego punktu

ClickUp Clips nagrywanie ekranu i koncentrator wideo

5. Zarządzanie oczekiwaniami

Teams powinien wspólnie ustalić granice i oczekiwania wobec siebie nawzajem. Może to obejmować podejmowanie decyzji dotyczących:

• Jak szybko należy odpowiedzieć na wiadomość?
• W jakiej strefie czasowej ustawione są terminy?
• Kiedy możemy poprosić o rozmowy w czasie rzeczywistym?
• Gdzie i w jaki sposób należy przekazywać informacje zwrotne?

Stwórz asynchroniczną kartę pracy dla swojego zespołu/organizacji na temat Dokumenty ClickUp . Udostępnianie wszystkim zainteresowanym. Zaproś ich do komentowania / przekazywania opinii. Ewoluuj w miarę postępów!

Dokładne dokumentowanie i efektywna współpraca dzięki ClickUp Docs

6. Śledzenie wydajności

Teams mogą nie lubić monitorowania tego, co robią, kiedy pracują itp., ale śledzenie wydajności pomaga organizacji. Zachęcaj członków Teams do:

• Korzystania zŚledzenie czasu ClickUp funkcji do rejestrowania godzin pracy
• Jasne ustawienie dostępności, aby kierownik projektu mógł odpowiednio przydzielić zadania
• Tworzenie niemal dokładnych szacowanych czasów dla przydzielonych im zadań

ClickUp Time Tracking

Śledź również, ile czasu zajmują spotkania, e-maile, wiadomości na czacie, spotkania na Slacku itp., aby zmierzyć wpływ asynchroniczności na wydajność.

7. Zapobieganie myśleniu grupowemu

Myślenie grupowe, mówiąc najprościej, to bezkrytyczna zgoda na coś, ponieważ ludzie chcą uniknąć konfrontacji. Może to być większym problemem w zespołach zdalnych, ponieważ osobom, które się z czymś nie zgadzają, łatwiej jest po prostu siedzieć cicho.

Aby temu zapobiec:

• Zachęcaj wszystkich do zabierania głosu
• Etykietuj ludzi i zapraszaj ich do komentowania
• Trenuj mistrza pracy asynchronicznej (pamiętasz z kroku 1?), aby zachęcał milczących ludzi do wnoszenia wkładu
• Gdy jest to absolutnie konieczne, stwórz sposoby anonimowego wprowadzania danych za pomocą formularzy i ankiet

8. Zintegruj pracę i przepływy pracy

Większość Teams używa kilku narzędzi do wykonywania swojej pracy. Skuteczna integracja narzędzi komunikacji asynchronicznej ułatwia pracę.

Na przykład, możesz zintegrować Zoom z ClickUp, aby rozpoczynać rozmowy bezpośrednio z platformy do zarządzania projektami. Dzięki integracji ze Slackiem możesz powiadamiać określone osoby o zmianie statusu zadania. Zespoły programistyczne integrują narzędzia takie jak GitHub, LambdaTest itp. w celu usprawnienia cyklu pracy.

ClickUp oferuje integrację z ponad 1000 narzędzi, aby ułatwić Ci pracę

Pomimo najlepszych wysiłków, wyzwania są nieuniknione. Zobaczmy, z czym możesz się spotkać i jak możesz je pokonać.

Praca asynchroniczna: Wyzwania i limity

Widzieliśmy, że współpraca asynchroniczna oferuje szereg korzyści i jest wysoce preferowana przez nowoczesne Teams. Jednakże, asynchroniczność sama w sobie nie jest najlepszym podejściem dla wszystkich przypadków. Oto dlaczego i jak można przezwyciężyć takie limity.

Zmęczenie Zoomem i przeciążenie powiadomieniami

Brak pracy w tym samym środowisku fizycznym może powodować, że ludzie będą pingować do siebie zbyt często lub wymagać zbyt wielu spotkań. Może to zniweczyć sam cel przejścia na asynchroniczność.

Rozwiązanie

Budowanie kultury dokumentacji w organizacji. Zachęcaj Teams do rejestrowania kluczowych pomysłów, procesów myślowych, opinii i nie tylko, aby ludzie mieli do nich dostęp, kiedy tylko tego potrzebują. Wykorzystaj to do stworzenia asynchronicznego cyklu pracy, który na dłuższą metę ułatwi wszystkim życie.

Komunikacja w różnych strefach czasowych

Czy kiedykolwiek wysłałeś "cześć" i zanim odbiorca odpowiedział, zapomniałeś, o co ci chodziło? Może się to zdarzać częściej, gdy Teams pracują w różnych strefach czasowych.

Rozwiązanie:

• Zidentyfikuj wspólne godziny pracy, aby zaplanować krytyczne rozmowy wideo, komunikację w czasie rzeczywistym i zadania związane z przekazywaniem projektów
• Ustawienie jasnych oczekiwań co do tego, kiedy i w jaki sposób członkowie zespołu będą odpowiadać sobie nawzajem na wiadomości
• Ustaw szablony i ramy dla rozmów - np. zachęcaj wszystkich do oferowania kontekstu i zadawania pytań w całości zamiast "cześć"

Zaangażowanie Teams

Izolacja wynikająca z bycia zdalnym i braku interakcji twarzą w twarz z rówieśnikami może wpływać na motywację. Wkrótce członkowie Teams stracą poczucie celu i zgodności z celami organizacyjnymi.

Rozwiązanie: Włącz zaangażowanie zespołu do kluczowych obszarów odpowiedzialności menedżerów (KRA). Raz na jakiś czas uwzględnij działania integracyjne i rozrywkowe. (Możesz nawet poprosić członka zespołu o udostępnianie zdjęcia kota - zawsze działa!)

Pilność vs. elastyczność

Praca zdalna oznacza, że członkowie zespołu mogą nie rozumieć pilności lub wpływu niektórych problemów. Na przykład, zgłoszenie o priorytecie pierwszym wymaga natychmiastowej reakcji, co w przypadku elastycznego zespołu może nie być możliwe.

Rozwiązanie: Zaplanuj swój elastyczny harmonogram, aby zapewnić spotkanie z umowami o poziomie usług (SLA). Jeśli potrzebujesz, aby członkowie zespołu byli dostępni w określonych godzinach, określ to wcześniej i odpowiednio zaplanuj.

Skuteczność szkoleń

Nawet jeśli indywidualna nauka we własnym tempie zyskuje na popularności, często nie jest ona najbardziej efektywna. Niemal niemożliwe jest udokumentowanie lub przekazanie wiedzy ukrytej w środowisku pracy. Praca w tym samym biurze pomaga modelować zachowania, które mogą być trudne w trybie asynchronicznym.

Rozwiązanie: Tworzenie modułów szkoleniowych zorientowanych na działanie. Zbierz Teams razem, aby uczyli się od siebie nawzajem. Uczyń plany lekcji interaktywnymi. Nie poprzestawaj na początkowym wdrożeniu - stwórz możliwości regularnego szkolenia i doszkalania członków zespołu.

Asynchroniczna praca z ClickUp

Niezależnie od tego, czy pracujesz synchronicznie, czy asynchronicznie, wydajność jest często mityczna, jak jednorożce lub koty z Cheshire. W tradycyjnych środowiskach pracy wyznacznikiem wydajności była widoczność, bycie online, siedzenie w swoim boksie, zabieranie głosu na spotkaniach itp.

W świecie asynchronicznym widoczność schodzi na dalszy plan. Aby to funkcjonowało, asynchroniczne teamy potrzebują radykalnie nowego sposobu zarządzania swoją pracą, komunikacją i wydajnością.

Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp zostało zaprojektowane tak, aby właśnie to umożliwić. Dzięki tablicom, mapom myśli, czatom w czasie rzeczywistym, zarządzaniu zadaniami, dokumentami, pulpitom i nie tylko, ClickUp odmieni pracę Twojego zespołu.

Przekonaj się sam. Wypróbuj ClickUp już dziś !