Zarządzanie dotacjami może często przypominać żonglowanie wieloma zadaniami jednocześnie - każde z nich jest związane z własnym terminem, wymogiem finansowania lub kamieniem milowym projektu.
Dla organizacji non-profit opanowanie tego procesu jest niezbędne, ale może również stać się jednym z najbardziej czasochłonnych i przytłaczających obowiązków.
przegapienie terminu może skutkować utratą finansowania. zapomnienie o śledzeniu wymagań może zagrozić przyszłym możliwościom. ⏰
Na szczęście istnieje rozwiązanie, które pomoże uprościć ten złożony proces: szablony śledzenia dotacji. Te nieocenione narzędzia mogą zmienić sposób zarządzania dotacjami.
Na tym blogu omówimy korzyści płynące ze stosowania szablonów do śledzenia dotacji i przedstawimy ich kluczowe funkcje. Ponadto wyróżnimy dziesięć najlepszych szablonów, które mogą zrewolucjonizować proces zarządzania dotacjami. 📝
Czym są szablony do śledzenia dotacji?
Szablony do śledzenia dotacji są niezbędnymi narzędziami w zarządzaniu funduszami non-profit. Działają one jak niezawodni sprzymierzeńcy, którzy zapewniają organizację i śledzenie działań.
Szablony te konsolidują wszystkie kluczowe szczegóły dotyczące dotacji w jednym miejscu - wszystko, od informacji kontaktowych fundatora po postępy w realizacji kamieni milowych - zapewniając łatwe monitorowanie i zarządzanie każdą sceną procesu.
Dzięki wstępnie zaprojektowanym polom i sekcjom, szablony do śledzenia dotacji eliminują stres związany ze zmianami w ostatniej chwili, ułatwiając zachowanie zgodności z wymogami dotyczącymi dotacji i efektywne zarządzanie funduszami.
Optymalizacja tych krytycznych zadań pozwala organizacji poświęcić więcej czasu i energii na swoją podstawową misję i wpływową pracę.
W tej notatce nie można przecenić znaczenia składania wielu wniosków w celu zwiększenia szans na uzyskanie finansowania.
Według raport o stanie poszukiwania grantów w 2023 r organizacje, które złożyły tylko jeden wniosek, miały 64% wskaźnik powodzenia. Jednak wskaźnik powodzenia wzrósł do 90% dla tych, którzy złożyli od trzech do pięciu wniosków, a aż 98% organizacji non-profit, które wysłały od sześciu do dziesięciu wniosków, zdobyło co najmniej jedną dotację. 📈
Co składa się na dobry szablon do śledzenia dotacji?
Wysokiej jakości szablon do śledzenia dotacji wykracza poza porządkowanie informacji; zwiększa wydajność i pomaga płynnie zarządzać dotacjami.
Oto kluczowe elementy, które odróżniają dobry szablon od przeciętnego:
- Układ strukturalny: Wybierz szablon z przejrzystą, łatwą w nawigacji strukturą. Wiersze i kolumny powinny być dobrze zdefiniowane, aby umożliwić płynne wprowadzanie danych i szybki dostęp do ważnych informacji
- Istotne pola: Poszukaj szablonu, który zawiera krytyczne pola, takie jak nazwa fundatora, dane kontaktowe, wnioskowane i wypłacone kwoty finansowania, warunki dotacji i inne. Gwarantuje to, że wszystkie kluczowe szczegóły są przechowywane w jednej wygodnej lokalizacji
- Możliwość dostosowania: Wybierz szablon, który pozwala dostosować pola i sekcje w oparciu o unikalne potrzeby Twojej organizacji non-profit. Elastyczność zapewnia dostosowanie do konkretnych procesów i wymagań organizacji
- Możliwości śledzenia: Dobry szablon powinien mieć funkcje śledzenia kluczowych aspektów zarządzania dotacjami, takich jak alokacje funduszy, wskaźniki KPI, terminy raportowania i postępy w realizacji kamieni milowych. Pomaga to być na bieżąco ze wszystkimi ruchomymi częściami i zapewnia terminowe aktualizacje dla interesariuszy
- Możliwość integracji: Wybierz szablon, który można zintegrować z istniejącym przepływem pracy lub systemem oprogramowania. Płynna integracja ułatwia synchronizację danych i zmniejsza ryzyko błędów lub niedotrzymania terminów
Pro Tip: Zastanawiasz się, jak usprawnić działania swojej organizacji non-profit? Skorzystaj z ClickUp, aby zoptymalizować cykl pracy i wzmocnić pozycję swojego zespołu !
Oto jak to pomaga:
Niestandardowe statusy: Śledzenie postępu zadań z przejrzystością dostosowaną do potrzeb każdego działu 🗂️
Wiele osób przypisanych: Usprawnij współpracę, wyraźnie identyfikując wszystkie osoby zaangażowane w zadanie 🤝
Śledzenie czasu: Zapobieganie wypaleniu zawodowemu poprzez monitorowanie godzin pracy, nadgodzin i planowanie czasu wolnego ⏱️
10 szablonów do śledzenia grantów do zbadania
Świat szablonów do śledzenia dotacji jest ogromny, ale nie wszystkie szablony są sobie równe. Przy tak wielu dostępnych opcjach, znalezienie odpowiedniego dla swojej organizacji non-profit może wydawać się przytłaczające.
Pod tym względem, ClickUp wyróżnia się jako potężne rozwiązanie. Jako platforma wydajności typu "wszystko w jednym", oferuje zakres konfigurowalnych i przyjaznych dla użytkownika szablonów do śledzenia dotacji, zaprojektowanych w celu uproszczenia zarządzania dotacjami.
Niezależnie od tego, czy śledzisz terminy, kwoty finansowania, czy postępy w realizacji kamieni milowych, szablony ClickUp mogą pomóc ci zachować porządek i być na bieżąco z potrzebami związanymi z zarządzaniem dotacjami.
Oto dziesięć najlepszych szablonów do śledzenia dotacji, z których każdy został opracowany w celu usprawnienia procesu zarządzania dotacjami:
1. Szablon do śledzenia wniosków o dotacje ClickUp
ClickUp Grant tracking template, czyli szablon do śledzenia wniosków grantowych
Pisanie wniosków o dotacje może być zniechęcającym zadaniem, ale dzięki Szablon do śledzenia wniosków o dotację ClickUp dzięki szablonowi ClickUp możesz usprawnić proces i z łatwością tworzyć wyczyszczone, atrakcyjne propozycje. Szablon ten pomaga zachować porządek, dzieląc wniosek na łatwe do zarządzania zadania, takie jak informacje ogólne, definicja problemu, cele i inne.
To szablon wniosku o dotację umożliwia przypisanie terminów do każdego zadania, zapewniając, że cały wniosek zostanie zakończony na długo przed upływem terminu składania wniosków. Jest to świetne narzędzie, które pomoże ci pozostać na dobrej drodze i dać z siebie wszystko podczas ubiegania się o dotacje.
Oto dlaczego warto z niego skorzystać:
- Przypisywanie zadań związanych z pisaniem sekcji wniosku pracownikom z wyczyszczonymi terminami
- Ustawienie kolorowych poziomów priorytetów dla zadań
- Dodaj atrybuty, takie jak część wniosku, cel, pomiar wydajności, koszty pierwszego roku i inne, aby stworzyć zorganizowany wniosek o dotację
- Śledzenie postępów za pomocą wizualizacji i tablic osi czasu
Idealny dla: Organizacji non-profit, które chcą tworzyć wyczyszczone, zorganizowane i atrakcyjne propozycje dotacji w celu zabezpieczenia finansowania.
💡Pro Tip: Używaj narzędzi opartych na AI, takich jak ClickUp Brain do tworzenia wyczyszczonych, skutecznych i atrakcyjnych wniosków o dotacje. W oparciu o twoje podpowiedzi, ClickUp Brain wygeneruje szczegółową, dostosowaną zawartość, która obejmuje wszystkie ważne aspekty związane z wnioskami o dotacje w języku i tonie wymaganym przez twoją organizację non-profit.
W ten sposób ClickUp Brain pomoże Ci:
📝 Generować wyczyszczone, szczegółowe narracje, które obejmują wszystkie kluczowe elementy wniosków o dotacje
zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań i skupieniu się na obszarach o dużym wpływie
zapewnienie spójności wniosków dzięki sugestiom dotyczącym zawartości opartym na AI
🚀 Zwiększenie wskaźnika powodzenia propozycji poprzez tworzenie dobrze zaokrąglonych, atrakcyjnych przesłanych wniosków
2. Szablon do śledzenia zasobów grantowych ClickUp
Szablon do śledzenia dotacji ClickUp, czyli Grant Asset Tracking Template
Śledzenie zasobów jest niezbędne, ale często czasochłonne. The Szablon do śledzenia aktywów w ramach dotacji ClickUp upraszcza ten proces, umożliwiając efektywne zarządzanie i monitorowanie aktywów związanych z projektami finansowanymi z dotacji.
Dzięki temu szablonowi można bezpiecznie przechowywać szczegółowe informacje o każdym składniku aktywów, śledzić jego wartość w dolarach amerykańskich oraz usprawnić raportowanie i audyty w celu zwiększenia wydajności.
Oto powody, dla których warto z niego skorzystać:
- Uzyskanie wglądu w sposób wykorzystania zasobów w organizacji
- Zapewnienie właściwej konserwacji zasobów
- Skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie zasobów
- Uzyskanie widoczności cyklu życia zasobów i związanych z nimi kosztów
Idealny dla: Menedżerów dotacji, Business i organizacji non-profit, którzy chcą zarządzać i śledzić swoje liczne dotacje i aktywa bez wysiłku.
➡️Also Czytaj: Przewodnik po zarządzaniu programami ze szczegółowymi przykładami
3. Szablon do śledzenia projektów grantowych ClickUp
Szablon do śledzenia projektów grantowych ClickUp, czyli Grant Project Tracker Template
Zarządzanie projektami finansowanymi z dotacji może być skomplikowane, obejmując wszystko, od zadań i koordynacji zespołu po oś czasu i budżety. The Szablon do śledzenia projektów grantowych ClickUp może uprościć ten proces i sprawić, że śledzenie projektów i zarządzanie bez wysiłku.
Ten szablon umożliwia dystrybucję wymaganych informacji o zadaniach do odpowiednich członków zespołu. Szablon ten można również wykorzystać do regularnego informowania dostawców o statusie projektów.
Oto dlaczego ten szablon Ci się spodoba:
- Organizuj zadania według wyznaczonych scen i śledź postęp za pomocą RAG (czerwony dla krytycznych, bursztynowy dla opóźnionych, zielony dla na dobrej drodze)
- Umożliwienie członkom zespołu widoku zadań obok siebie i zarządzania nimi w celu lepszej koordynacji
- Monitorowanie postępów dzięki konfigurowalnym polom, takim jak daty zakończenia i czas trwania zadań
- Optymalizacja alokacji zasobów i bardziej efektywne ustalanie priorytetów budżetowych
Idealne rozwiązanie dla: Koordynatorów Teams, menedżerów ds. dotacji i organizacji non-profit, którzy chcą śledzić dotacje i efektywnie zarządzać zadaniami, osią czasu i członkami zespołu w projektach finansowanych z dotacji.
💡 Wskazówka bonusowa: Automatyzacja śledzenia i zmiany statusów zadań dzięki Automatyzacja ClickUp . Wystarczy ustawić pewne reguły i warunki, a to narzędzie zrobi to, co trzeba - zmieni statusy, gdy kryteria zostaną spełnione - oszczędzając cenny czas, który można wykorzystać do skupienia się na innej ważnej pracy.
4. Szablon struktury podziału pracy w ramach grantu ClickUp
ClickUp Grant Tracking Templates czyli Szablon Struktury Podziału Pracy Grantowej
Szablon Szablon struktury podziału pracy w ramach grantu ClickUp pomaga zarządzać całym cyklem życia grantu, dzieląc duże projekty na łatwe do zarządzania zadania. Ten wszechstronny i bogaty w funkcje szablon jest idealny dla osób zarządzających projektami i zawiera takie pola jak nazwa zadania, numer WBS, osoba przypisana, data zadania, termin realizacji, status, faza projektu, postęp i inne. Możesz łatwo dostosować lub dodać pola, aby dopasować je do swoich potrzeb.
Szablon umożliwia grupowanie zadań według faz projektu, takich jak inicjacja, planowanie, wykonanie i zamknięcie. Zapewnia to przejrzystą wizualną reprezentację postępu zadania, pomagając zapewnić, że każda faza projektu zostanie zakończona zgodnie z harmonogramem, a cały projekt pozostanie na właściwym torze.
Oto dlaczego warto z niego skorzystać:
- Przypisywanie właściwych zadań właściwym członkom teamu
- Zapewnienie członkom Teams jasności co do ich roli i obowiązków
- Śledzenie statusu zadań za pomocą kategorii takich jak nierozpoczęte, w trakcie realizacji, w trakcie przeglądu, wymagana aktualizacja i gotowe
- Usprawnienie komunikacji między zespołem a interesariuszami
Idealny dla: Kierowników projektów i organizacji non-profit, którzy chcą nadzorować podział pracy w projektach i zapewnić, że projekty zostaną zakończone na czas.
5. Szablon dokumentu planowania projektu grantowego ClickUp
Stwórz podstawy do realizacji projektu dzięki szablonowi dokumentu planowania projektu ClickUp Grant
Stworzenie solidnego planu jest niezbędne dla powodzenia każdego projektu propozycji projektu ponieważ tworzy solidne podstawy i łagodzi potencjalne przeszkody. Planowanie projektu może jednak stanowić wyzwanie, dlatego też Szablon dokumentu planowania projektu grantowego ClickUp wchodzi w skład.
Skorzystaj z tego szablonu, aby uchwycić wszystkie szczegóły, od kluczowych celów i zadań po elementy działań i oś czasu, a także dostosować Teams wokół wspólnych celów ważnych dla wspólnego powodzenia. Można go również wykorzystać do planowania i zarządzania budżetami projektów i innymi zasobami oraz ustawienie systemu monitorowania w celu zapewnienia terminowego zakończenia projektu.
Oto, dlaczego warto:
- Podzielić złożone projekty na możliwe do zarządzania zadania
- Zidentyfikować kluczowe kamienie milowe iśledzenie i dokumentowanie postępu projektu
- Dostrzeganie potencjalnych zagrożeń, które mogą utrudniać postęp projektów
- Opracowywanie strategii łagodzenia ryzyka
Idealny dla: Kierowników projektów i organizacji non-profit poszukujących zorganizowanego podejścia do planowania i realizacji projektów.
➡️Read Więcej: 10 darmowych szablonów zakresu prac w MS Word i ClickUp Docs
6. Szablon raportu o statusie projektu grantowego ClickUp
Szablon do śledzenia grantów ClickUp, który jest szablonem raportu o stanie projektu grantowego
Zastanawiasz się, jak zorganizować postęp projektu i skutecznie komunikować się z interesariuszami? Szablon raportu o statusie projektu grantowego ClickUp zawiera wszystkie niezbędne informacje. Ten łatwy w użyciu szablon składa się z sześciu sekcji, które pozwalają w przejrzysty sposób podsumować kluczowe szczegóły projektu.
Szablon umożliwia dodawanie etykiet, notatek i kolorowych wskaźników statusu, pomagając śledzić postępy i podkreślać ważne aktualizacje. Dzięki temu interesariusze są zawsze na bieżąco, a projekty są terminowo zakończone.
Oto powody, dla których warto skorzystać z tego szablonu:
- Dostarczenie Teams najnowszych informacji o zadaniach, terminach i budżecie
- Śledzenie postępów za pomocą zautomatyzowanych wykresów i diagramów
- Poprawa odpowiedzialności i zwiększenie wydajności Teams
- Dodawanie sekcji i atrybutów do szablonu raportu zgodnie z potrzebami organizacji
Idealny dla: Organizacji non-profit, które chcą śledzić i generować raporty o statusie projektu oraz z łatwością informować interesariuszy.
7. Szablon Tablicy Oś Czasu Projektu Grantowego ClickUp
Szablon do śledzenia grantów ClickUp, czyli Grant Project Timeline Tablica Template
Tworzenie i zarządzanie osią czasu projektu może być czasochłonne i żmudne. Jednak Szablon Tablicy Oś Czasu Projektu Grantowego ClickUp może zoptymalizować to zadanie, ułatwiając wizualizację całej osi czasu i zapewniając, że Teams pozostaną na dobrej drodze i dotrzymają terminów.
Ten przyjazny dla początkujących i konfigurowalny szablon umożliwia dokumentowanie kroków lub scen projektu wraz z czasem ich trwania. W ramach każdego kroku można określić działania, które muszą zostać zrobione w różnych blokach i pokolorować te bloki, których zaprojektowane działania zostały wykonane.
Oto powody, dla których warto skorzystać z tego szablonu:
- Niestandardowe szczegóły, takie jak zadania, zależności, czas trwania itp.
- Identyfikowanie potencjalnych wąskich gardeł lub obszarów budzących obawy
- Wprowadzanie zmian w razie potrzeby, aby utrzymać postępy w realizacji projektów
- Śledzenie postępów w celu zapewnienia, że projekty zostaną zakończone w przypisanych im ramach czasowych
Idealne rozwiązanie dla: Kierowników projektów i organizacji poszukujących uproszczonego sposobu na planowanie, tworzenie i zarządzanie osiami czasu dla różnych projektów.
8. Szablon terminów dotacji ClickUp
Szablon ścieżki krytycznej terminów ClickUp
Szablon Szablon terminów dotacji ClickUp jest idealny dla organizacji zarządzających kilkoma grantami. Pomaga wizualizować, organizować i ustalać priorytety terminów, zapewniając, że wiele projektów pozostanie na właściwym torze.
Użyj tego szablonu, aby przypisać zadania, ustawić kluczowe daty i utworzyć kamienie milowe dla każdego grantu. Śledzenie postępów w realizacji zadań gwarantuje, że zespół dotrzyma wszystkich terminów dla kilku grantów jednocześnie, dzięki czemu projekty będą zorganizowane i realizowane zgodnie z harmonogramem.
Oto dlaczego ten szablon Ci się spodoba:
- Łatwe planowanie i strukturyzowanie projektów
- Przegląd nadchodzących i zaległych terminów
- Ustawienie priorytetów dla zadań za pomocą różnych kolorów
- Upewnij się, że zakończone zadania spełniają ustawione standardy jakości
Idealny dla: Pracujących profesjonalistów, kierowników projektów i organizacji non-profit, którzy chcą wizualizować, ustawić, zarządzać, śledzić i dotrzymywać terminów projektów.
9. Szablon osi czasu do wypełnienia ClickUp Grant
Wizualizuj, twórz mapy i śledź zadania, szacowany czas i koszty projektów i wydarzeń za pomocą szablonu osi czasu ClickUp Grant Fillable Timeline Template
Szablon Szablon osi czasu do wypełnienia ClickUp Grant pomaga z łatwością planować i wizualizować projekty, wydarzenia i nie tylko. To wszechstronne narzędzie umożliwia tworzenie osi czasu, które zachowują spójny wygląd i styl dla różnych typów projektów.
Pozwala zarządzać i śledzić fazy projektu, zadania, przydzielone dni, sugerowane dni, status, budżet, rzeczywiste koszty i wiele więcej. Szablon ten upraszcza tworzenie osi czasu, dając ci więcej czasu na skupienie się na innych istotnych obowiązkach.
Oto dlaczego warto z niego skorzystać:
- Udostępnianie osi czasu interesariuszom do wglądu
- Dodawanie, modyfikowanie lub usuwanie zadań na osi czasu w zależności od potrzeb
- Łatwe ustawienie i śledzenie kamieni milowych
- Udostępnianie zatwierdzonych osi czasu członkom zespołu
Idealny dla: Planistów projektów, menedżerów i organizacji non-profit, którzy chcą tworzyć mapy, organizować i śledzić zadania, czas i szacowane koszty projektów i wydarzeń.
10. Szablon arkusza kalkulacyjnego do śledzenia dotacji od Qgiv
łatwe śledzenie wszystkich dotacji, o które się ubiegałeś, dzięki szablonowi arkusza kalkulacyjnego do śledzenia dotacji
Śledzenie wszystkich wniosków o dotacje może być wyzwaniem, ale szablon arkusza kalkulacyjnego Grant Tracking Spreadsheet firmy Qgiv ułatwia zarządzanie nimi. To przyjazne dla użytkownika narzędzie pomaga być na bieżąco z wnioskami o dotacje i zachować porządek podczas całego procesu.
Szablon zawiera cztery dedykowane arkusze kalkulacyjne do rejestrowania i przechowywania najważniejszych informacji: Prospective Grantmaker Data, Grants Submitted, Grantmaker Response i Grants Unable to Submit. Dzięki tym zasobom możesz efektywnie zarządzać swoimi aplikacjami i upewnić się, że żaden ważny szczegół nie umknie uwadze.
Oto dlaczego warto:
- Prowadzenie dokładnego rejestru danych dotyczących agencji finansujących
- Zaplanuj daty kontaktów z agencjami finansującymi
- Ustawienie priorytetów wniosków
- Umieszczanie dodatkowych informacji w osobnej sekcji notatek
Idealny dla: Koordynatorów grantów i organizacji non-profit, którzy chcą kompleksowego rozwiązania do zarządzania i śledzenia swoich wniosków o dotacje
➡️Read Więcej: Mission Possible: 10 najlepszych programów do zarządzania projektami dla powodzenia organizacji non-profit
Uprość śledzenie dotacji i zmaksymalizuj swój wpływ dzięki ClickUp
Dotacje są niezbędnym kołem ratunkowym dla organizacji non-profit, ale skuteczne zarządzanie nimi może być złożonym wyzwaniem. W tym miejscu z pomocą przychodzi ClickUp. Wykorzystując jego potężne narzędzia - takie jak szablony śledzenia dotacji, formularz wniosku o projekt szablony, ClickUp Docs i ClickUp Brain - możesz usprawnić procesy zarządzania dotacjami i skupić się bardziej na realizacji swojej misji.
Dzięki ClickUp możesz zachować porządek, poprawić zgodność z przepisami i zoptymalizować alokację zasobów, zapewniając, że każda dotacja przyczyni się do powodzenia Twojej organizacji non-profit.
✔️Don nie pozwól, aby przeszkody administracyjne Cię powstrzymywały zarejestruj się w ClickUp już dziś aby zoptymalizować zarządzanie dotacjami, zwiększyć swój wpływ i z łatwością osiągnąć swoje cele. 🚀