Wdrożenie produktu SaaS nie jest tak proste, jak przełączenie przełącznika. Wymaga dostosowania celów, dokładnego przyjrzenia się obecnym systemom i stworzenia jasnego planu dla każdej fazy - przed, w trakcie i po uruchomieniu.
Jeśli pominiesz te kroki, ryzykujesz opóźnienia, nieporozumienia lub, co gorsza, ludzie w ogóle nie przyjmą narzędzia. Dobra wiadomość? Dzięki odpowiedniej liście kontrolnej możesz uniknąć tych pułapek i zacząć od samego początku.
W tym artykule omówimy kroki, które należy podjąć, aby wdrożenie SaaS przebiegło pomyślnie. Omówimy również związane z tym wyzwania i najlepsze praktyki, których można przestrzegać, aby zoptymalizować proces (bez wpływu na operacje biznesowe).
Zaczynajmy.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Przedwdrożenie: Planowanie i przygotowanie
- Zdefiniuj cele biznesowe: Wyjaśnij problem, który rozwiązujesz, aby skupić się na projekcie
- Ocena obecnego stosu technologicznego: Audyt istniejących narzędzi w celu uniknięcia redundancji i nieefektywności
- Zapewnij akceptację interesariuszy: Przedstaw uzasadnienie biznesowe wraz z danymi, aby uzyskać wczesne wsparcie
- Oceń dostawców i poproś o prezentacje: Porównanie opcji SaaS przy użyciu ważonego systemu punktacji
- Zaplanuj pracę i przydziel obowiązki: Zdefiniuj oś czasu z jasno określonymi rolami dla członków zespołu
Migracja i integracja danych
- Audyt i czyszczenie danych: Upewnij się, że dane są dokładne i dobrze zorganizowane przed migracją
- Zaplanuj i przetestuj integracje: Upewnij się, że nowe narzędzie integruje się z istniejącymi systemami, aby zapewnić płynne działanie
Niestandardowe ustawienia
- Konfiguracja SaaS do cyklu pracy: Dostosuj narzędzie do swoich procesów i dokonaj automatyzacji zadań tam, gdzie to możliwe
- Ustawienie ról i uprawnień użytkowników: Zdefiniuj poziomy dostępu dla każdego członka zespołu, aby zachować bezpieczeństwo i wydajność
✅ Szkolenie pracowników i wdrożenie
- Opracowanie planu szkoleń: Dostarczenie etapowego, praktycznego onboardingu, aby wyposażyć Teams w niezbędne umiejętności
- Zbieranie informacji zwrotnych: Ciągłe gromadzenie spostrzeżeń w celu poprawy przyjęcia i dostosowania szkoleń
Testowanie i uruchomienie
- Testowanie przed uruchomieniem i plan tworzenia kopii zapasowych: Weryfikacja funkcji narzędzia i zapewnienie poprawności migracji danych
- Monitor Go-Live: Śledzenie wydajności i rozwiązywanie problemów w czasie rzeczywistym podczas uruchamiania
Przegląd po wdrożeniu
- Przeprowadź analizę powdrożeniową i śledź KPI: Ocena powodzenia narzędzia w oparciu o początkowe cele (np. zakończenie zadań, wydajność)
- Ustawienie bieżącego wsparcia: Oferuj rozwiązywanie problemów i szkolenia odświeżające w razie potrzeby
Czym jest wdrożenie SaaS?
Wdrożenie SaaS odnosi się do strategicznego procesu planowania, realizacji i monitorowania wdrożenia produktu SaaS w organizacji. Zaczyna się od zdefiniowania potrzeb biznesowych dla narzędzia i rozciąga się poprzez płynną integrację, przyjęcie i ciągłe doskonalenie jako część szerszego stosu technologicznego
Lista kontrolna wdrożenia SaaS
W środowiskach IT i tworzenia oprogramowania cykle pracy mogą się znacznie różnić w poszczególnych działach - projektowania, rozwoju, kontroli jakości, testowania i innych. Jednak,
wyzwania związane z zarządzaniem produktem
często się pokrywają, np. nieefektywne przekazywanie i udostępnianie wiedzy.
Wdrożenie nowego rozwiązania SaaS wymaga przemyślanego podejścia. Przejrzysta lista kontrolna może pomóc w przeprowadzeniu wdrożenia.
Przedwdrożenie: Planowanie i przygotowanie
1. Zdefiniowanie celów biznesowych
Musi istnieć silny powód napędzający potrzebę nowego oprogramowania. Jaki konkretny problem próbujesz rozwiązać?
Na przykład, czy twój zespół zmaga się z niedotrzymywaniem terminów z powodu słabej widoczności zadań, przeglądów kodu i procesów wdrażania? A może występują tarcia w komunikacji między programistami i QA z powodu niespójnych narzędzi?
Cokolwiek to jest - jasno określ swój cel. W przeciwnym razie wdrożenie może szybko zboczyć z kursu, czego wynikiem będzie strata czasu i wysiłku.
Użycie
Cele ClickUp
aby przełożyć swoje cele na wykonalne cele. Możesz tworzyć cele Prawda/Fałsz, pieniężne lub liczbowe, definiować terminy i śledzić postępy za pomocą cotygodniowych kart wyników.
Grupuj i kategoryzuj swoje cele za pomocą szczegółowych opisów, abyś Ty i Twój zespół dokładnie wiedzieli, nad czym wszyscy pracują.
Bezpośrednie wsparcie zidentyfikowanych priorytetów za pomocą ClickUp Goals
2. Ocena obecnego stosu technologii
Przed wdrożeniem nowego produktu SaaS należy przeprowadzić dokładny audyt obecnego ekosystemu oprogramowania. Zidentyfikuj wszystkie narzędzia, z których korzysta każdy dział i podkreśl nakładające się funkcje lub nieefektywności
Na przykład, wiele Teams może korzystać z różnych rozwiązań do zarządzania zadaniami, które nie są dobrze zintegrowane. Takie silosowe ustawienia mogą powodować niespójność danych i spowalniać współpracę.
Uporządkuj swoje ustalenia za pomocą
Dokumenty ClickUp
, elastyczne narzędzie do dokumentowania stosu technologicznego. Twórz zagnieżdżone strony, osadzaj tabele i
Przypisywanie komentarzy na ClickUp
aby strukturyzować i skutecznie analizować informacje
Połącz zadania bezpośrednio z Dokumentem, aby usprawnić kolejne kroki, takie jak planowanie dyskusji w zespole.
Organizuj dane w dynamiczne dokumenty z możliwością wyszukiwania dzięki ClickUp Docs
3. Bezpieczne zaangażowanie interesariuszy
Wdrożenie SaaS wymaga inwestycji finansowych i nie jest tak proste, jak subskrybowanie narzędzia, wdrożenie go i natychmiastowe działanie bez wyzwań. Odczujesz pewne zakłócenia w okresie przejściowym, zanim osiągniesz stabilny cykl pracy
Dlatego też ważne jest uzyskanie wczesnego wsparcia ze strony interesariuszy. Ich zaangażowanie może przyczynić się do sukcesu lub porażki procesu wdrożenia.
⚠️ **Więc do zrobienia - jak ich przekonać?
Przedstaw uzasadnienie biznesowe zmiany poparte danymi. Na przykład pokaż, w jaki sposób automatyzacja ręcznego raportowania aktualizacji statusu zadań lub postępu wdrożenia może zaoszczędzić zespołowi 10 godzin tygodniowo.
Omów z góry potencjalne obawy, takie jak szkolenie z wiedzy o produkcie wymagania i ograniczenia budżetowe. Możesz nawet udostępniać narzędzia, które masz na myśli i dać im jasny obraz strategii wdrażania oraz tego, jak stroma może być krzywa uczenia się.
Tablica ClickUp
mogą przydać się do burzy mózgów, ctworzenia planu działania, tworzenia map cykli pracy dla zadania i nakreślania ram czasowych. Dodaj kontekst do swojej pracy, łącząc się z zadaniami, plikami, dokumentami i nie tylko.
Możesz również zachęcać do aktywnego uczestnictwa, zapraszając interesariuszy do przekazywania swoich spostrzeżeń i opinii na samej Tablicy, tworząc wsparcie od samego początku.
Konwertuj kształty, notatki i teksty bezpośrednio na zadania ClickUp na tablicach ClickUp
4. Oceń dostawców SaaS i poproś o wersje demonstracyjne
Teraz, gdy masz już poparcie, nadszedł czas, aby wybrać odpowiednie narzędzie SaaS. Nie skupiaj się tylko na funkcjach, które oferuje, ale także sprawdź, czy jest ono zgodne z Twoimi celami biznesowymi i integruje się z Twoimi cyklami pracy.
Aby ułatwić tę część procesu, stwórz listę funkcji "must-have" i "nice-to-have " na podstawie kroków 1 i 2.
Na przykład, oceniasz dwa rozwiązania SaaS do śledzenia projektów.
Jedno z nich oferuje wysoce konfigurowalne pulpity, ale brakuje mu integracji z potokiem CI/CD, podczas gdy inne zapewnia gotową integrację z GitHub i wsparcie dla zarządzania sprintami i dokumentacja produktu .
⚠️ **Jak wybrać?
Stwórz ważony system punktacji, aby ustalić priorytety tego, co jest dla Ciebie najważniejsze, korzystając z Listy od
Widoki ClickUp
.
Utwórz tabelę porównawczą podkreślającą mocne i słabe strony dostawcy, np:
- Użyteczność: Czy jest przyjazny dla deweloperów?
- Skalowalność: Czy może pomieścić rosnące Teams lub projekty?
- Wsparcie: Czy pomoc techniczna jest łatwo dostępna?
- Koszty: Czy rozwiązanie mieści się w budżecie IT?
Możesz sortować, filtrować i grupować te atrybuty, aby skutecznie klasyfikować dostawców.
Skorzystaj z prostych, ale potężnych widoków ClickUp do zarządzania pracą
Planuj i zarządzaj harmonogramami demo za pomocą
Widok kalendarza w ClickUp
podczas tworzenia krótkiej listy dostawców. Przeciągaj i upuszczaj nazwy dostawców na platformie, aby łatwo planować i uruchamiać spotkania dzięki integracji z Kalendarzem Google i Zoom.
Skorzystaj z demonstracji, aby omówić przypadki użycia specyficzne dla Twojej organizacji. Na przykład zapytaj: "Jak wasza platforma radzi sobie z zależnościami zadań w różnych działach?"
Analizując opcje dostawców w ramach Oprogramowanie do zarządzania SaaS jak ClickUp, zyskasz jasność potrzebną do podjęcia pewnej decyzji.
5. Zaplanuj pracę i przydziel obowiązki
Po zakończeniu badania platformy SaaS, zdefiniuj jasną oś czasu, aby utrzymać wdrożenie na właściwym torze. Podziel projekt na fazy, takie jak "Ustawienie systemu", "Migracja danych", "Szkolenie Teams" i "Uruchomienie", i ustal terminy dla każdej z nich.
Następnie przydziel członkom zespołu obowiązki. Na przykład, pracownicy działu IT mogą być odpowiedzialni za wdrożenie techniczne, takie jak migracja odpowiednich danych bez ich utraty lub duplikacji. Twój zespół programistów może być zmuszony do ułatwienia przyjęcia narzędzia w swoich teamach.
Wizualizuj całą oś czasu projektu za pomocą
ClickUp Gantt Charts
. Widok kaskadowy zapewnia przejrzysty obraz zależności między zadaniami, pomagając:
- Zidentyfikować zadania na Ścieżce krytycznej, które mają wpływ na terminy
- Wyróżnić zadania z wolnym czasem dla bardziej elastycznego planowania
- Kontrolować, który członek zespołu musi ukończyć które zadanie do kiedy
Używać wykresów Gantta do monitorowania postępów w czasie rzeczywistym i zapewnienia płynnego przepływu pracy w każdej fazie.
Skorzystaj z ClickUp Gantt Charts, aby otrzymywać aktualizacje w czasie rzeczywistym tak szybko, jak Twoje zwycięstwa
Aby uzyskać bardziej szczegółowe podejście, użyj
Szablon planu wdrożenia projektu ClickUp
do:
- Mapę zakresu projektu, oś czasu i produkty do dostarczenia
- Dostęp do wszystkich kluczowych zadań i terminów w jednym zorganizowanym miejscu
- Śledzenie postępów zespołu i dostosowywanie zasobów w razie potrzeby w celu płynnej realizacji projektu
Szablon planu wdrożenia projektu ClickUp
Zaplanuj regularne punkty kontrolne w celu monitorowania postępów i wczesnego rozwiązywania wąskich gardeł, zapewniając płynny przepływ przez każdą fazę.
Migracja i integracja danych
1. Audyt, czyszczenie i migracja danych
Podczas przechodzenia na nowe narzędzie SaaS należy upewnić się, że migrowane dane są czyste i dokładne. W tym celu należy przejrzeć wszystkie używane arkusze kalkulacyjne, repozytoria, dzienniki testów i narzędzia do śledzenia projektów.
Pogrupuj je w kategorie takie jak "Aktywne projekty", "Zarchiwizowane dane" i "Pliki konfiguracyjne" i poszukaj zduplikowanych wpisów, nieaktualnych informacji i błędów formatu, aby wprowadzić odpowiednie zmiany. Pomyśl o tym jak o porządkowaniu zagraconej szafy. Podnieś jeden zestaw danych na raz.
Listy kontrolne zadań ClickUp
mogą pomóc w rozbiciu każdego kroku, od wyodrębniania do przesyłania danych. Skorzystaj z funkcji "przeciągnij i upuść", aby zmienić kolejność elementów lub podpunktów istotnych dla procesu migracji danych dokładnie tak, jak tego potrzebujesz.
Zacznij wykonywać zadania jak profesjonalista dzięki listom kontrolnym ClickUp
Ta funkcja jest idealna do zapewnienia odpowiedzialności - pozwala dodać osobę przypisaną do zadań, które wymagają działania określonego członka zespołu.
2. Planuj i testuj integrację z systemami
Migracja danych to tylko jeden z elementów układanki. Prawdziwą magią jest integracja. Twoja platforma powinna łatwo komunikować się z istniejącymi systemami CRM, ERP, systemami księgowymi i innymi Narzędzia SaaS jeśli istnieją.
Mówiąc dokładniej, należy wyraźnie określić, w jaki sposób każdy system zostanie połączony, jakie dane lub działania będą między nimi przepływały i jakie są oczekiwane wyniki
Użycie
Mapy myśli ClickUp
aby zaprojektować wizualne diagramy tych połączeń. Możesz organizować i wyróżniać priorytety za pomocą zaawansowanego sortowania i niestandardowych kolorów.
Przekształcanie pomysłów w działania dzięki mapom myśli ClickUp
Pro Tip: Jeśli Twoja burza mózgów staje się zagracona, opcja Re-Layout pomoże Ci uporządkować mapę myśli. Funkcja ta automatycznie wyrównuje i reorganizuje elementy, zachowując hierarchię i zapewniając przejrzystość.
Niestandardowe ustawienia i konfiguracja
1. Konfiguracja SaaS do cyklu pracy i automatyzacja zadań
Niestandardowa konfiguracja to podstawa powodzenia planu wdrożenia SaaS. Jednak uniwersalne podejście rzadko się sprawdza. Musisz zagłębić się w swoje procesy i odkryć, co działa w Twoim przypadku.
jakie są kluczowe kroki w codziennej pracy Twojego zespołu? Operacje SaaS ?
które obszary są podatne na przeszkody?
Zidentyfikuj te krytyczne punkty styku i dokonaj automatyzacji powtarzalnych, czasochłonnych zadań przy użyciu
Automatyzacja ClickUp
.
Na przykład, możesz wyzwalać alerty Slack, gdy błędy o wysokim priorytecie zostaną wykryte w narzędziu monitorującym lub zaplanować retrospektywy sprintu za każdym razem, gdy zadanie zostanie zakończone. ClickUp zapewnia dostęp do ponad 100 gotowych szablonów automatyzacji.
Niestandardowy obszar roboczy można dodatkowo dostosować za pomocą
Pola niestandardowe ClickUp
. Używaj ich do dodawania informacji kontaktowych dostawców, śledzenia punktów Scrum i tworzenia rozwijanych list.
Śledzenie tempa projektu wdrożenia SaaS za pomocą pól niestandardowych ClickUp
Każdy typ pola niestandardowego może być użyty dowolną liczbę razy, a każdy projekt jest tworzony tak, aby zawierał ustawione pola.
2. Ustawienie ról i uprawnień użytkowników
Ten krok to coś więcej niż tylko zapewnienie kontroli dostępu. Chodzi o budowanie systemu odpowiedzialności i zaufania. Musisz zdefiniować role w oparciu o hierarchię i odpowiedzialność twojego zespołu.
Cofnij się o krok i pomyśl:
kto potrzebuje widoczności nadrzędnego postępu projektu?
kto potrzebuje dostępu do modyfikacji konfiguracji?
a kto powinien skupić się wyłącznie na przydzielonych mu zadaniach?
Wyczyszczone odpowiedzi na te pytania pomogą ustrukturyzować wdrożenie SaaS pod kątem maksymalnej wydajności i bezpieczeństwa.
Najprostszym sposobem jest utworzenie szablonów ról, takich jak Administratorzy, Teams Leads, Kierownicy projektów, Programiści i Inżynierowie QA, i przypisanie zasady najmniejszych uprawnień, tak aby przyznać dostęp tylko tym, którzy są absolutnie niezbędni dla danej roli.
Szkolenie i wdrażanie pracowników
1. Opracowanie szkoleń i harmonogramu wdrażania
Niezależnie od tego, jak przyjazne dla użytkownika jest narzędzie SaaS, powodzenie wdrożenia zależy od wyposażenia zespołu w pewność siebie i kontekst, którego potrzebują, aby efektywnie korzystać z niego na co dzień.
Dlatego zacznij od sesji inauguracyjnej, podczas której przedstawisz cel narzędzia i zademonstrujesz jego wartość. Następnie zorganizuj praktyczne ćwiczenia dla Teams, aby mogli poruszać się po platformie i rozwiązywać pozorowane problemy w środowisku piaskownicy.
Stosuj etapowe podejście do wdrażania - zacznij od małej grupy członków teamu, którzy mogą działać jako "power userzy" lub mistrzowie.
Pozwól im testować funkcje, przekazywać informacje zwrotne i działać jako pierwszy punkt wsparcia dla swoich kolegów. Zminimalizuje to opór i zapewni, że wszyscy będą działać sprawnie, gdy narzędzie SaaS zostanie wdrożone w całej firmie.
Przygotuj materiały pomocnicze, takie jak przewodniki krok po kroku, samouczki wideo i często zadawane pytania (FAQ), aby móc z nich korzystać na bieżąco.
Dokumenty ClickUp
jest przydatna do tworzenia dynamicznej bazy wiedzy, którą można łatwo aktualizować i udostępniać w całej organizacji. Dodatkowo, należy korzystać z własnych zasobów wsparcia narzędzia SaaS, jeśli są dostępne.
Ponieważ na tym etapie jest tak wiele do zrobienia, użyj
Szablon planu wdrożenia szkoleń ClickUp
aby wszystko zorganizować:
- Twórz, zapisuj i organizuj różne szkolenia, które chcesz zaoferować
- Tworzenie kalendarza sesji szkoleniowych
- Budżet na każdą scenę procesu wdrażania
Szablon planu wdrożenia szkoleń ClickUp
Takie ustrukturyzowane podejście zapewnia, że Twój zespół jest wyposażony w wiedzę i pewność siebie, aby w pełni wykorzystać nowe narzędzie.
2. Zbieranie opinii
Szkolenie nie jest jednorazowym wydarzeniem; to ciągła aktywność.
Najlepszym sposobem na udoskonalenie procesu wdrażania i poprawę adopcji jest słuchanie doświadczeń zespołu i aktywna iteracja. Dlaczego nie zbudować pętli informacji zwrotnych, które rozpoczynają się podczas szkolenia i rozciągają się na pierwsze dni korzystania z platformy?
Możesz rejestrować odpowiedzi za pomocą
Formularze ClickUp
, które są wysoce konfigurowalne i łatwe do zakończenia.
Możesz też przeprowadzać ankiety na żywo lub szybkie quizy podczas sesji, aby ocenić puls zespołu. Jeśli niektóre koncepcje narzędzia są niejasne, możesz dostosować tempo szkolenia i podzielić je na konkretne funkcje.
Testowanie i uruchomienie
1. Testowanie przed uruchomieniem i plan tworzenia kopii zapasowych
Wybrałeś oprogramowanie i przeszedłeś długą drogę, szkoląc członków zespołu i migrując ważne dane. Wszyscy wiedzą, jakie role mają do odegrania, i w końcu nadszedł czas, aby się wykazać. Ale czekaj, jest jeszcze jeden krok do zrobienia przed wdrożeniem SaaS.
Musisz przetestować narzędzie ponownie, wyłapując błędy, weryfikując konfiguracje i potwierdzając dokładną migrację danych. Na przykład poproś programistów o połączenie pull requestów, specjalistów QA o rejestrowanie błędów, a menedżerów o generowanie raportów w celu weryfikacji użyteczności.
Pro Tip: Zaimplementuj solidny plan tworzenia kopii zapasowych, który zapewni, że masz siatkę bezpieczeństwa, na której możesz się oprzeć, nawet jeśli coś pójdzie nie tak. Może to obejmować powrót do poprzednich systemów lub dostęp do krytycznych danych w trybie offline.
2. Monitoruj uruchomienie w czasie rzeczywistym
Twój zespół rozpoczyna korzystanie z narzędzia poprzez uruchomienie wdrożenia SaaS. Jest to moment o wysokiej stawce, który wymaga starannego nadzoru i powinieneś mieć wszystkie ręce na pokładzie, aby wyłapywać i rozwiązywać problemy, gdy tylko się pojawią.
Użycie
Pulpity ClickUp
do śledzenia metryk, takich jak aktywność użytkowników, zakończone zadania lub wydajność systemu. Można na przykład sprawdzić, czy aktualizacje zadań deweloperów są poprawnie synchronizowane z tablicami projektów lub czy alerty są uruchamiane zgodnie z oczekiwaniami.
Uzyskaj potężny wgląd dzięki pulpitom nawigacyjnym ClickUp
Masz pytania dotyczące wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami ?
Możesz zapytać ClickUp Brain dowolne pytanie, a przeszuka wszystkie pulpity w obszarze roboczym, aby zapewnić odpowiednie spostrzeżenia. Minimalizuje to niepotrzebne przerwy i wyposaża zespół w dane, których potrzebuje, aby pozostać skupionym i wydajnym podczas Go-Live.
Przegląd powdrożeniowy
1. Przeprowadzenie przeglądu powdrożeniowego i śledzenie wskaźników KPI
Wdrożenie SaaS nigdy nie jest procesem zrobionym raz na zawsze. W miarę jak Twój zespół przyzwyczaja się do pracy z nowym narzędziem, zwracaj uwagę na takie rzeczy, jak to, które funkcje są używane najczęściej i jakie dodatkowe funkcje chciałby Twój zespół.
Czy narzędzie dobrze integruje się z innymi systemami oprogramowania? Czy działa płynnie i z minimalnymi usterkami?
Zaplanuj regularne spotkania jeden na jeden lub spotkania kontrolne zespołu po uruchomieniu, aby zebrać spostrzeżenia na temat tego, co działa, a co nie. Powinieneś także ocenić wydajność w odniesieniu do celów ustawionych w fazie planu. Instancja:
🤔 Czy współpraca między Teams wzrosła?
🤔 Czy wskaźniki wykonania zadań uległy poprawie?
czy cykle wdrażania są szybsze?
Ustrukturyzowany post-mortem pomaga doskonalić przyszłe wdrożenia i zapewnia, że platforma SaaS spełnia swoje obietnice.
2. Ustawienie bieżącego wsparcia
Każda osoba korzystająca z narzędzia powinna mieć możliwość zwrócenia się o pomoc w dowolnym momencie. Dlatego zawsze należy mieć w pogotowiu personel IT lub wybranych mistrzów, którzy natychmiast zajmą się rozwiązywaniem problemów.
Twój zespół powinien mieć dostęp do zasobów wsparcia dostawcy SaaS (np. czat na żywo lub centrum pomocy). Co więcej, w miarę odkrywania przez Teams nowych funkcji lub wprowadzania aktualizacji, organizuj sesje odświeżające lub dostarczaj zaktualizowane przewodniki, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco.
Najczęstsze wyzwania związane z wdrożeniem SaaS
Wprowadzenie czegokolwiek nowego wiąże się z pewnymi nieuniknionymi tarciami. W kontekście wdrażania SaaS, oto problemy, które najprawdopodobniej napotkasz:
1. Opór przed zmianą
Jest to jedna z najczęstszych przeszkód napotykanych podczas wdrożenia.
Nawet obeznane z technologią zespoły mogą opierać się tylko dlatego, że przyjęcie nowego narzędzia SaaS wymaga dodatkowego wysiłku - nauczenia się, jak z niego korzystać, migracji danych i dostosowania cykli pracy. Ten opór może prowadzić do negatywnych reakcji i utrudniać przyjęcie, jeśli nie potwierdzisz ich obaw.
2. Rozbieżność między oczekiwaniami dotyczącymi produktu a rzeczywistością
Firmy często inwestują w narzędzie SaaS bez odpowiedniego zastanowienia się, czy jest ono najlepiej dopasowane do ich potrzeb i zespołu, który z niego korzysta. Dzieje się tak zazwyczaj gdy w proces decyzyjny nie są zaangażowane odpowiednie osoby. Dlatego też należy wcześnie uzyskać ich poparcie.
3. Niezgodności techniczne
Jeśli narzędzie SaaS nie integruje się z istniejącymi systemami, może to zakłócić cykl pracy i wydłużyć proces migracji danych. Dlatego też integracje powinny być dokładnie oceniane podczas wyboru dostawcy, aby uniknąć problemów z kompatybilnością w późniejszym czasie.
4. Bieżąca konserwacja
Gdy narzędzie jest już wdrożone, wymaga ciągłego monitorowania, aktualizacji i optymalizacji, aby zapewnić trwałe korzyści dla zespołu. Zbuduj plan ciągłej ewaluacji i konserwacji, aby utrzymać go na równi z potrzebami Twojego zespołu.
Najlepsze praktyki wdrażania SaaS
1. Zarządzanie zgodnością, bezpieczeństwem i dostępnością danych
Solidne środki bezpieczeństwa powinny być kluczową częścią twojej
lista kontrolna wprowadzenia produktu na rynek
.
Dzieje się tak, ponieważ dodanie nowego narzędzia SaaS do stosu technologicznego wprowadza ryzyko narażenia danych lub niewłaściwego zarządzania.
Najlepsze praktyki: Przed uruchomieniem należy upewnić się, że wybrane narzędzie jest zgodne z wewnętrznymi zasadami i standardami branżowymi.
Na przykład, podczas wdrażania CRM należy upewnić się, że poufne informacje o klientach są dostępne tylko dla odpowiednich członków zespołu. Wiele Przykłady SaaS , takie jak Jira i Salesforce, oferują zaawansowane funkcje bezpieczeństwa danych, które można niestandardowo dostosować podczas wdrażania.
2. Zapewnienie płynnego przejścia
Wiele organizacji aktualizuje swoje systemy jednocześnie, co prowadzi jedynie do dezorientacji wśród członków zespołu i potencjalnych problemów z integracją z istniejącym ekosystemem technologicznym. Zamiast tego zalecamy podejście etapowe, które pozwala testować narzędzie w częściach
Najlepsze praktyki: Rób notatki na temat tego, co działa, a co nie, rozmawiaj z zespołem o ulepszeniach, a następnie przejdź do następnej fazy. Ponadto należy zapewnić wystarczające szkolenia, aby pomóc w jak najlepszym wykorzystaniu funkcji oferowanych przez narzędzie SaaS.
3. Włącz marketing do planu wdrożenia
Podczas gdy strategie marketingowe są często kojarzone z odbiorcami zewnętrznymi, zastosowanie Strategie marketingowe SaaS wewnętrznie mogą pomóc w adopcji.
Najlepsze praktyki: Promocja zalet narzędzia poprzez kampanie - aktualizacje e-maili, prezentacje Teams lub szybkie wideo demonstracyjne pokazujące, jak narzędzie SaaS rozwiązuje codzienne wyzwania. Użyj plan komunikacji w projekcie aby zapewnić skuteczne dotarcie tych aktualizacji do wszystkich zainteresowanych stron.
Zaprojektuj mapę drogową wdrożenia SaaS
Wdrożenie SaaS może być płynnym i pozytywnym doświadczeniem, jeśli zostanie prawidłowo zaplanowane.
Sekret? Spraw, by był to wysiłek zespołowy, z interesariuszami oferującymi swój wkład i udostępniającymi swoje opinie na każdym kroku. Pamiętaj, że inwestujesz w narzędzie SaaS, aby usprawnić swój biznes, więc ważne jest, aby zaangażowane osoby również miały wpływ na to, jakie oprogramowanie jest dla nich najbardziej przydatne.
Zrób to, a wkrótce zaczniesz czerpać korzyści z aktualizacji oprogramowania. Wreszcie, możesz uprościć cały proces wdrażania SaaS dzięki ClickUp.
Nasz zestaw funkcji, w tym cele i pulpity, został zaprojektowany tak, aby ułatwić Ci pracę. Ponadto możesz skorzystać z gotowych szablonów, aby szybko rozpocząć pracę bez żadnych kłopotów. Zarejestruj się w ClickUp za darmo dzisiaj.