Kończy się kolejny dzień w pracy i po raz kolejny masz wrażenie, że ty - lub ktoś z twojego zespołu - coś przeoczyłeś.
Próbowałeś śledzić listę rzeczy do zrobienia, ale problem polega na tym, że nikt nie wie dokładnie, kto jest odpowiedzialny za który szczegół. Oznacza to, że gdy coś pójdzie nie tak, będzie to kolejna gra w zgadywanie odpowiedzialności, zamiast podejmowania działań w celu utrzymania projektu w ruchu.
Na szczęście codzienne zarządzanie pracą (DWM) nie musi być przykrym obowiązkiem. Dzięki kilku prostym strategiom, Ty i Twój Teams możecie zbudować strukturę, która utrzyma wszystkich na tej samej stronie i pozwoli im skupić się na swoich obowiązkach.
Na tym blogu pokazujemy, jak to zrobić.
TL;DR:
🎯 Ustal konkretne, wykonalne cele na każdy dzień i nadaj im priorytety za pomocą matrycy Eisenhowera lub metody MoSCoW, aby upewnić się, że zespół koncentruje się na zadaniach o dużym znaczeniu
👍🏾 Jasno przydzielaj zadania, aby każdy wiedział, kto jest za nie odpowiedzialny, zmniejszając zamieszanie i opóźnienia
codzienne spotkania typu stand-up w celu uzgodnienia priorytetów, rozwiązania przeszkód i świętowania zwycięstw
🗄️ Korzystaj z platform takich jak ClickUp, aby usprawnić zarządzanie zadaniami, zautomatyzować powtarzalne zadania i usprawnić komunikację w zespole
👩🏾🤝👩🏽Foster Kultura, w której członkowie zespołu czują się komfortowo udostępniając aktualizacje i wyzwania, zapewniając szybkie rozwiązywanie problemów
📈 Skoncentruj się na metrykach, takich jak zakończone zadania, wskaźniki błędów i autonomia zespołu, aby udoskonalić procesy i utrzymać wydajność
Czym jest codzienne zarządzanie pracą?
Codzienność Zarządzanie pracą (DWM) to systematyczne podejście do zapewnienia spójnej, codziennej realizacji zadań, procesów i celów. Pomaga utrzymać wydajność operacyjną, jednocześnie dostosowując się zarówno do celów krótkoterminowych, jak i długoterminowych wyników strategicznych.
Jako właściciel procesu lub lider biznesowy, planujesz, monitorujesz i dostosowujesz codzienne działania w celu ciągłego doskonalenia, szybkiego rozwiązywania problemów i utrzymania wydajności zespołu w czasie.
Rola codziennego zarządzania pracą w operacjach biznesowych
Pomyśl o DWM jako o codziennym silniku, napędzającym zdyscyplinowane działania potrzebne do przekształcenia planów strategicznych w rzeczywisty, wymierny postęp. Oto rola, jaką DWM odgrywa w operacjach Business.
1. Większa zwinność
DWM umożliwia szybkie dostosowanie się do nieoczekiwanych zmian przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad podstawowymi zadaniami. Ta zdolność adaptacji zapewnia, że niespodzianki nie wykolejają postępu, ale są skutecznie obsługiwane.
2. Zwiększona koncentracja
Dobrze zdefiniowany codzienny plan pracy pomaga zespołowi skupić się na konkretnych zadaniach, eliminując czynniki rozpraszające i niepewność. Wyjaśnienie priorytetów redukuje zmarnowany wysiłek i poprawia wydajność, pozwalając każdemu skierować energię na to, co naprawdę ważne.
3. Wyższa jakość pracy
Wdrażając ustandaryzowane procesy i wyraźne wskaźniki wydajności, DWM umożliwia zespołowi utrzymanie wysokiej jakości w każdym zadaniu. Zarządzanie wizualne minimalizuje zmienność, zapewniając, że każdy produkt spełnia ustalone standardy.
4. Kultura własności
Z określoną odpowiedzialnością wiąże się określona odpowiedzialność. DWM zapewnia każdemu członkowi zespołu motywację i motywację do realizacji swojego udziału w projekcie. Buduje to odpowiedzialność i sprzyja kulturze, w której terminy są przestrzegane bez dodatkowych podpowiedzi.
5. Nacisk na ciągłe doskonalenie
DWM polega na utrzymywaniu status quo i proaktywnym identyfikowaniu obszarów wymagających optymalizacji. Nieustannie udoskonalasz procesy i poprawiasz ogólną funkcję swojego zespołu, wcześnie wychwytując nieefektywności i podążając za nimi przykłady automatyzacji .
Wdrażanie codziennego zarządzania moją pracą: Przewodnik krok po kroku, jak zwiększyć wydajność
Ostatecznie nie chcesz po prostu przydzielać zadań. Chcesz stworzyć ramy, które dostosują wysiłki wszystkich, zmaksymalizują wydajność i umożliwią postęp - bez kłopotów. Oto jak skutecznie wdrożyć odchudzony system codziennego zarządzania.
1. Zdefiniuj codzienne cele
Ustawienie celów jest zniechęcającym zadaniem samym w sobie, a jeśli musisz to robić regularnie, możesz sobie wyobrazić przerażenie. Nie martw się - weź głęboki oddech i określ, co chcesz osiągnąć jako zespół każdego dnia.
Na przykład, jeśli pracujesz nad wprowadzeniem produktu na rynek, priorytety dnia mogą obejmować:
- Sfinalizowanie kopii e-maila startowego
- Uzyskanie zgody na brief reklamowy PPC
- Przeprowadzenie ostatecznego przeglądu strony docelowej w celu wyłapania błędów w ostatniej chwili
Czy widzisz, jak jasne są te cele i jak wpływają one na wprowadzenie produktu na rynek? Cele ClickUp to doskonała funkcja do zapewnienia przejrzystości w codziennych priorytetach
Umożliwia ona grupowanie i kategoryzowanie celów i zadań (takich jak numeryczne, tak/nie lub pieniężne) poprzez dodawanie unikalnych opisów, dzięki czemu Ty i Twój zespół dokładnie wiecie, nad czym wszyscy pracują.
Możesz połączyć Zadania lub Listy z Celami, a ClickUp będzie automatycznie śledzić Twoje postępy, gdy je zakończysz.
Trzymaj się harmonogramu, aby osiągnąć swoje cele dzięki ClickUp Goals
2. Nadaj każdemu celowi priorytet
Nie każde zadanie musi być zrobione od razu. Celem jest podpowiedź na te najpilniejsze przy jednoczesnym rozłożeniu mniej pilnych zadań w czasie. Ustalenie jasnej hierarchii pokazuje, że jak planować swój dzień pracy skutecznie.
Matryca Eisenhowera jest świetnym początkiem, ale można również użyć ram takich jak metoda MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) do celów rankingowych.
Na przykład:
- Krytyczna poprawka błędu wpływająca na doświadczenie klienta? To "must have" już dziś
- Planowanie przyszłej strategii marketingowej? Ważne, ale może poczekać, aż krytyczne zadania zostaną zakończone Widok listy w ClickUp może się tutaj przydać.
Tutaj każdemu zadaniu na platformie można przypisać poziom priorytetu - pilny, wysoki, normalny lub niski. Wystarczy kliknąć ikonę flagi obok zadania, aby ustawić jego poziom priorytetu. Możesz również użyć tej funkcji, aby wyświetlić informacje, które są dla Ciebie najważniejsze, takie jak pole wyboru, pasek postępu lub formuła.
Korzystaj z elastycznych opcji sortowania, filtrowania i grupowania dzięki widokom list ClickUp
3. Wyjaśnij role i przypisz obowiązki
Niejasności prowadzą do marnowania czasu i frustracji. Teams nie będzie wiedział jak zarządzać osobistymi zadaniami chyba że doskonale wiedzą, kto ma się czym zająć.
Na przykład, jeśli masz wielofunkcyjny zespół pracujący nad kampanią marketingową, przydziel tworzenie zawartości jednej osobie, projektowanie reklam drugiej, a śledzenie analiz trzeciej.
Na szczęście ClickUp daje ci kompletny obraz obciążenia pracą zespołu, dzięki czemu możesz ustawić indywidualne terminy i monitorować postępy za pomocą cotygodniowych kart wyników.
Możesz tworzyć Zadania ClickUp i dostarczają szczegółowych informacji na temat tego, czym one są i jaki mają wpływ na projekt.
Dodaj Pola niestandardowe w ClickUp , takie jak połączone, rozwijane, adresy e-mail i inne, aby zapewnić każdemu członkowi zespołu kontekst potrzebny do ukończenia pracy.
Niestandardowe cykle pracy dostosowane do Twoich procesów dzięki zadaniom ClickUp
4. Postępuj zgodnie z codzienną rutyną
Ustawienie celów to tylko jedna strona medalu. Potrzebujesz także codziennej rutyny, aby podkreślić główny cel na dany dzień.
Na przykład, możesz przeprowadzić 10-minutowe spotkanie na stojąco rano, aby uzgodnić priorytety, odprawę w połowie dnia, aby sprawdzić, jak się sprawy mają, oraz okres refleksji na koniec dnia, w którym wszyscy udostępniają to, co poszło dobrze, a z czym mogą potrzebować pomocy.
Chodzi o to, aby świętować zwycięstwa jako zespół i pomóc rozwiązać wszelkie problemy na miejscu, zanim się nasilą.
5. Używaj odpowiednich narzędzi do zarządzania pracą
Chcesz zaoszczędzić jeden dzień w tygodniu ?
Wyposaż swój zespół w narzędzia wspierające płynną współpracę i zarządzanie zadaniami.
Instancja, Tablice Kanban na ClickUp odzwierciedlają scena projektu, takie jak "Scoping", "In Progress", "Pending Review" i "Done" Zadania można łatwo dodawać, ukrywać lub zmieniać ich kolejność, aby dostosować je do zmieniających się priorytetów.
Z drugiej strony, Śledzenie czasu projektu w ClickUp pomaga zobaczyć gdzie zmierza czas Twojego zespołu, ustawić szacowany czas i przeglądać raporty w celu zidentyfikowania nieefektywności, nad którymi należy popracować. Możesz dosłownie rejestrować czas z pulpitu, telefonu komórkowego lub przeglądarki internetowej dzięki bezpłatnemu rozszerzeniu ClickUp do Chrome.
Zarządzanie harmonogramami zespołu może być wyzwaniem, ale jasny plan może to znacznie ułatwić. The Szablon harmonogramu dla pracowników ClickUp pomaga organizować zmiany, śledzić dostępność, zarządzać kosztami pracy działów, a nawet obsługiwać wnioski o urlop - wszystko w jednym miejscu.
Szablon harmonogramu dla pracowników ClickUp
Aby ustawić swój harmonogram, wystarczy wykonać kilka kroków:
- Ustalić potrzeby w zakresie pokrycia
- Zebrać informacje o dostępności od członków teamu
- Opracować harmonogram, wdrożyć ustrukturyzowany mechanizm przeglądu i sfinalizować zmiany
6. Włącz regularną komunikację
Członkowie Teams powinni zawsze mieć możliwość skontaktowania się z kimkolwiek w celu uzyskania pomocy lub wyjaśnień w ciągu dnia. Dlatego kultywuj kulturę proaktywnej komunikacji, w której czują się zachęcani do dostarczania aktualizacji, dzielenia się obawami lub po prostu czatowania.
Na przykład, jeśli deweloper napotka błąd, który może wpłynąć na czas dostawy, może szybko powiadomić odpowiednich członków zespołu.
Podobnie, jeśli agent sprzedaży otrzyma w ostatniej chwili informacje zwrotne od klienta, które wymagają korekt od zespołu projektowego, powinien mieć możliwość natychmiastowego udostępniania ich, aby uniknąć opóźnień. Taka komunikacja w czasie rzeczywistym zapewnia szybkie rozwiązywanie potencjalnych problemów, utrzymując trwające projekty na właściwym torze.
Najczęstsze wyzwania we wdrażaniu codziennego zarządzania pracą (i jak im sprostać)
Nawet jeśli masz najlepsze intencje, stosowanie podejścia DWM nie jest prostą drogą i często napotykasz na przeszkody, takie jak:
1. Poczucie mikrozarządzania
Działanie zgodnie z codziennym harmonogramem szablony planów pracy i radzenie sobie z odprawami może wydawać się zbyt restrykcyjne dla niektórych członków zespołu, zwłaszcza tych, którzy cenią sobie swobodę twórczą.
Dlatego podczas dyskusji na temat odpowiedzialności, podkreślaj jej korzyści - takie jak płynniejsza współpraca i większa przejrzystość w zespole - zamiast przedstawiać ją jako formę mikrozarządzania.
Wskazówka dla profesjonalistów: Powinieneś również zaplanować "bloki skupienia" czasu, które pozwolą twojemu zespołowi nadrobić zaległości w pracy i priorytetach w sposób, który odpowiada ich rytmowi, a jednocześnie nadal być odpowiedzialnym za wyniki.
2. Trudności w trakcie śledzenia postępów
Regularne raportowanie ukończenia zadania może wydawać się wysiłkiem. Członkowie Teams mogą tracić koncentrację z powodu przełączania kontekstu, co prowadzi do frustracji i spadku wydajności.
Zamiast zmuszać swój zespół do ciągłego kontaktowania się z Tobą w sprawie aktualizacji, wprowadź przyjazny dla użytkownika oprogramowanie do zarządzania zadaniami gdzie mogą bez wysiłku wrzucać ważne aktualizacje. ClickUp Chat jest solidnym narzędziem w tym zakresie. Za jego pomocą można bezpośrednio wysyłać wiadomości do członków zespołu, tworzyć i zarządzać zadaniami z poziomu czatów, udostępniać pliki i dokumenty, a nawet uruchamiać czaty grupowe dla określonych projektów lub zespołów.
Płynnie integruje się z innymi funkcjami ClickUp, umożliwiając połączenie zadań, dokumentów i innych istotnych informacji z rozmowami. Wisienka na torcie? ClickUp Chat wykorzystuje AI do sugerowania zadań, podsumowywania wątków i udzielania pomocnych odpowiedzi, dzięki czemu komunikacja jest bardziej wydajna i zorganizowana.
Ustrukturyzuj swoje rozmowy tak, jak pracujesz z ClickUp Chat
3. Utrata motywacji
Gdy nie widać od razu, jak codzienne zarządzanie pracą prowadzi do ogólnego postępu, członkowie zespołu mogą czuć się zniechęceni. Rozwiązanie? Zorganizuj długoterminowe cele w małe, osiągalne kamienie milowe, które będą mogli świętować i dzięki którym pozostaną zmotywowani. Podłącz swoje długoterminowe aspiracje do ClickUp Goals i rozpocznij proces.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Dodatkowo, zachęcaj wszystkich do refleksji nad postępami pod koniec dnia i udostępniania spostrzeżeń na czacie grupowym. Pomoże to w przyjęciu postawy ciągłego doskonalenia poprzez wprowadzanie niewielkich, terminowych zmian w przepływie pracy z korzyścią dla wszystkich.
4. Zarządzanie czasem jako menedżer
Prawdopodobnie nie jesteś tylko kierownikiem projektu - masz też własne cele zawodowe do spełnienia. Zarządzanie codzienną pracą może wydawać się kolejnym zadaniem na pełnym talerzu. Wykorzystaj technologię, aby automatyzacji powtarzalnych zadań jak wysyłanie przypomnień, udostępnianie raportów czy planowanie spotkań.
The Szablon Daily Planner by ClickUp na przykład, może pomóc w ustawieniu każdego wydarzenia, spotkania, sprawy i zadania. Możesz również oddelegować część swoich obowiązków zaufanym członkom Teams.
Pomiar efektywności codziennego zarządzania pracą: Najlepsze praktyki w zakresie codziennego zarządzania pracą
Bez względu na wszystko szablony harmonogramów pracy będziesz potrzebował konkretnych dowodów na to, że przynoszą one wyniki.
Ale do zrobienia?
Poprzez ustawienie i śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) związanych z codziennymi wynikami pracy.
Oczywiście istnieją typowe wskaźniki, takie jak "średni czas na zadanie" lub "średnia liczba zadań zakończonych na osobę dziennie". Jednak aby uzyskać naprawdę kompleksowe spojrzenie na codzienne zarządzanie pracą, są to wskaźniki, których nie można przegapić.
1. Współczynnik skupienia
Wskaźnik ten mierzy procent czasu spędzonego na zadaniach o wysokim priorytecie w porównaniu do zadań o niskim priorytecie. Im wyższy wskaźnik skupienia, tym większa koncentracja zespołu na ważnych zadaniach.
2. Ocena błędów
Ważną częścią wiedzy jak oszczędzać czas mierzy jak często zadania wymagają poprawek lub ponownego wykonania. Jeśli Twój poziom błędów jest wysoki, możesz chcieć dokonać ponownej oceny swoich zadań umiejętności zarządzania zadaniami pod względem tego, jak wyczyszczone są instrukcje lub jak wysokie są oczekiwania w odniesieniu do każdego zadania.
3. Rejestr zadań
Mierzy jak wiele pracy pozostaje niedokończone w danym momencie. Czy ciągle masz trudności z wyczyszczeniem swoich zaległości? Być może powinieneś przemyśleć sposób ustalania priorytetów i przydzielania zadań na dany dzień.
4. Poziomy autonomii teamów
Jest to miara jak często członkowie twojego zespołu konsultują się z tobą lub innymi liderami zespołu w celu uzyskania wskazówek. Celem jest sprawienie, by czuli się jak najbardziej niezależni. Jeśli nadal często zwracają się do ciebie, rozważ dostosowanie swojej pracy szablonów harmonogramów aby zwiększyć przejrzystość i pewność w podejmowaniu decyzji.
5. Zadowolenie z własności zadania
Przeprowadzaj okresowe ankiety na temat odczuć zespołu dotyczących ich własności zadań i obowiązków. Jeśli wyniki satysfakcji nie są tak wysokie, warto rozważyć ponowne dostosowanie obciążenia pracą w celu zrównoważenia dystrybucji.
Możesz skorzystać z pomocy Szablon prostego planu pracy ClickUp aby lepiej zwizualizować działania, które muszą zostać zrobione.
6. Czas rozwiązania problemów
Ile czasu zajmuje Twojemu zespołowi rozwiązanie problemów lub wąskich gardeł w codziennych zadaniach? Im niższy będzie ten wskaźnik w czasie, tym bardziej efektywne będzie podejście twojego zespołu do rozwiązywania problemów.
7. Czas realizacji zadań ad-hoc
Zdolność do szybkiego radzenia sobie z nieoczekiwanymi zadaniami bez zakłócania ogólnego harmonogramu jest miarą elastyczności i efektywności codziennego zarządzania pracą.
8. Poziom energii w ciągu dnia
Zastanawianie się jak pracować szybciej jako zespół? Dostosuj swoje zadania do poziomu energii swojego zespołu tak bardzo, jak to tylko możliwe. Przeprowadzaj krótkie ankiety na temat tego, jak twój zespół czuje się na początku, w środku i pod koniec dnia, a także ustalaj tempo wykonywania zadań tak, aby nigdy nie czuli się zbyt przytłoczeni.
Narzędzia usprawniające codzienne zarządzanie pracą
1. ClickUp
ClickUp to scentralizowany hub wydajności.
Wyobraź sobie, że zaczynasz dzień z niestandardowym pulpitem, który pobiera zadania, wiadomości i aktualizacje ze wszystkich narzędzi, pozwalając Ci zobaczyć, co jest pilne bez przełączania aplikacji lub zakładek.
Lub wykorzystaj Widok kalendarza w ClickUp aby zaplanować priorytety swojego dnia. Możesz ustawić alerty i przypomnienia o wydarzeniach, aby nigdy nie przegapić ważnego terminu lub spotkania.
Bądź na bieżąco z kalendarzem dzięki widokowi kalendarza ClickUp
Najlepsze funkcje
- Użyj wstępnie zbudowanegoAutomatyzacja ClickUp aby wyzwalać aktualizacje statusu oparte na AI
- Szybkie odpowiadanie na wiadomości za pomocą skrótów iClickUp Brain w magiczny sposób nada Twojej wiadomości idealny ton
- Sprawdź, co zadziałało (lub nie) w codziennej rutynie, aby udoskonalić swój proces przy użyciu szablonów zarządzania pracą ClickUp w sposób ciągły
- Poprowadź swoje sprinty w kierunku pomyślnego zakończenia, upewniając się, że Twój zespół pozostaje zwinny i skoncentrowany na wynikach dziękiPulpity ClickUp ### 2. Trello
przez Trello Wizualny system Kanban Trello jest idealny dla tych, którzy wolą widzieć swoje zadania ułożone w prosty, przystępny sposób. Funkcja automatyzacji Butler, na przykład, obsługuje rutynowe aktualizacje, takie jak automatyczne przypisywanie kart do członków zespołu lub przesuwanie terminów, gdy zmienia się oś czasu.
Najlepsze funkcje
- Subtelne wyróżnianie zadań, które nie były dotykane od wielu dni dzięki funkcji starzenia się kart
- Synchronizacja wszystkich narzędzi, takich jak Slack, Google Drive i Evernote z Power-Ups (integracje)
- Bezproblemowa standaryzacja powtarzających się procesów dzięki szablonom list kontrolnych
3. Microsoft do zrobienia
przez Microsoft do zrobienia Jeśli lubisz zaczynać dzień z czystym kontem, Mój Dzień w Microsoft To Do jest idealny dla Ciebie. Pozwala ona przygotować świeżą listę priorytetów każdego ranka, zmniejszając przytłoczenie poprzez skupienie się na tym, co musi być zrobione teraz.
Najlepsze funkcje
- Zamień oflagowane e-maile w elementy, które można wykorzystać dzięki integracji z Outlookiem
- Inteligentne sugestie podpowiadają zadania, o których mogłeś zapomnieć
- Przeciągnij i upuść, aby dostosować datę rozpoczęcia i termin w locie
4. Asana
przez Asana Asana jest idealnym rozwiązaniem dla osób, które na co dzień zarządzają wieloma projektami i zespołami. Funkcja reguł, na przykład, umożliwia obsługę powtarzających się aktualizacji - takich jak ponowne przypisywanie zadań, gdy zmienia się czyjaś dostępność - bez ciągłego nadzoru.
Najlepsze funkcje
- Dzielenie pracy na małe kawałki z jasno określonymi właścicielami i terminami
- Wizualny obraz dziennego obciążenia zespołu dzięki funkcji Obciążenie pracą
- Tworzenie niestandardowych raportów, aby natychmiast zobaczyć, które cele są na dobrej drodze, poza nią lub zagrożone
Opanuj codzienne powodzenie dzięki skutecznemu zarządzaniu
Codzienne zarządzanie pracą to najlepszy sposób na zachowanie zdrowego rozsądku i skupienie się na szerszej perspektywie w miarę ewolucji priorytetów biznesowych i wzrostu złożoności projektów.
Dzięki temu, że wszyscy są na tej samej stronie, masz zmotywowany Teams, który jest odpowiedzialny za każde zadanie i upoważniony do proszenia o pomoc w razie potrzeby.
Pamiętaj jednak, aby realistycznie podchodzić do tego, czego mogą się podjąć. Mierząc odpowiednie wskaźniki KPI, możesz skupić się na dostosowaniach, które pomogą im zoptymalizować codzienne wyniki bez wypalenia.
A przede wszystkim nie bój się dostosowywać - dzięki temu będziesz wyprzedzać konkurencję.
Jaki jest więc następny krok dla tych, którzy chcą usprawnić codzienne zarządzanie pracą? Wykorzystanie solidnej platformy, takiej jak ClickUp!
Jest to doskonały system kontroli zbudowany w celu łatwego monitorowania postępów i optymalizacji alokacji czasu, a liczne funkcje, takie jak Zadania, Gols i Chat, umożliwiają płynną współpracę zespołową nad pomysłami na projekty, notatkami ze spotkań i nie tylko. Zacznij korzystać z ClickUp za darmo i przejmij kontrolę nad efektywnością swojej pracy. Powodzenia!