Efektywne zarządzanie interesariuszami ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. W końcu wszystko - od sfinalizowania celów projektu po dostarczenie wyników - wiąże się z entuzjastycznym udziałem interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych.
Jednak różne role, odsetki i poziomy wpływu interesariuszy utrudniają kierownikom projektów zarządzanie projektami. Na szczęście szablon mapy interesariuszy ułatwia zarządzanie tymi zmiennymi.
Oferuje on dobrze zdefiniowaną strukturę do skutecznego identyfikowania, analizowania i zarządzania interesariuszami.
Na naszej liście znajduje się pięć bardzo przydatnych szablonów mapowania interesariuszy w Excelu i sześć innych (nie-Excelowych), dzięki którym interesariusze projektu mogą nadawać na tych samych falach.
Co składa się na dobry szablon mapy interesariuszy?
Zanim zagłębimy się w naszą listę, dowiedzmy się, co dokładnie składa się na dobry szablon mapy interesariuszy.
Oto kilka funkcji każdego dobrego szablonu do mapowania interesariuszy:
- Kategoryzacja interesariuszy: Szablon do mapowania interesariuszy powinien zawierać zdefiniowane sekcje do klasyfikowania różnych interesariuszyinteresariuszy projektu w oparciu o ich role, odsetki, priorytety i wpływy
- Jasność ról: Powinien przypisać role i obowiązki, aby wszyscy byli poinformowani i odpowiedzialni
- Analiza odsetków i wpływów: Dla skutecznościzarządzanie interesariuszamiszablon powinien zawierać narzędzia do oceny odsetków i wpływu każdego interesariusza, aby ułatwić komunikację ukierunkowaną na cel
- Komunikacja wielokanałowa: Szablon do mapowania interesariuszy musi zawierać wbudowane podpowiedzi i formaty komunikacji w różnych kanałach w celu tworzenia spersonalizowanych wiadomości, które są zgodne z preferencjami interesariuszy
- Planowanie ryzyka: Powinien zawierać dedykowaną przestrzeń do przeprowadzania analizy ryzyka dla interesariuszy, wraz z odpowiednimi reakcjami na różne wyzwania
Szablony map interesariuszy w Excelu
Teraz, gdy rozumiemy cechy dobrego szablonu mapy interesariuszy, porozmawiajmy o narzędziu.
Excel jest wszechstronną i opłacalną platformą do tworzenia map interesariuszy szablonów map interesariuszy . Jest szczególnie przydatny ze względu na jego znajomość i łagodną krzywą uczenia się, które pomagają kierownikom projektów niemal natychmiast rozpocząć pracę.
Oto nasza lista pięciu szablonów map interesariuszy w Excelu dla interesariuszy zewnętrznych i wewnętrznych:
1. Szablon mapy interesariuszy od ProjectManager
via ProjectManager The Szablon mapy interesariuszy autorstwa ProjectManager oferuje wizualną reprezentację dla interesariuszy projektu.
Umożliwia wykonanie mapy interesariuszy na siatce, gdzie oś X reprezentuje poziom wpływu, a oś Y poziom odsetków.
Dzięki temu wykresowi można zidentyfikować kluczowych interesariuszy na pierwszy rzut oka i nadać im priorytety. Pomaga to również w tworzeniu planów komunikacji i alokacji zasobów.
Dlaczego to pokochasz
- Wizualna organizacja interesariuszy wzdłuż matrycy wpływów i odsetków interesariuszy
- Identyfikacja i priorytetyzacja głównych interesariuszy na różnych etapach projektu
- Tworzenie niestandardowych kategorii dla różnych poziomów zaangażowania i komunikacji z interesariuszami
Idealny dla: Projektów wymagających zarządzania interesariuszami. Może przynieść korzyści kierownikom projektów pracującym w sektorach IT, budowlanym i opieki zdrowotnej, ponieważ pomaga im zrównoważyć różne odsetki.
Pro Tip: Użyj tabel obrotowych Excela, aby analizować dane pod wieloma kątami i generować niestandardowe raporty.
2. Szablon analizy interesariuszy według ProjectManager
via ProjectManager Jak sama nazwa wskazuje, moduł Szablon analizy interesariuszy pomaga zidentyfikować interesariuszy oraz ich role, obowiązki i poziomy wpływu. Taka szczegółowa analiza interesariuszy pomaga zidentyfikować motywacje interesariuszy i przygotować się na potencjalne obszary konfliktu.
Użyj go, aby podzielić zespół projektu na poszczególnych interesariuszy. Mapa ich odsetków w stosunku do wyników w celu poprawy współpracy i zminimalizowania zakłóceń.
Dlaczego to pokochasz
- Analizuj oczekiwania i odsetki interesariuszy w celu ich lepszego dopasowania
- Śledzenie poziomów zaangażowania i częstotliwości w miarę rozwoju projektu
- Dostosowywanie planów działania do roli i wpływu interesariuszy
Idealny dla: Złożonych projektów, w których kluczowe jest generowanie szczegółowych, specyficznych dla roli spostrzeżeń, takich jak projekty w usługach finansowych, inicjatywach korporacyjnych i sektorze publicznym.
3. Analiza interesariuszy i plan komunikacji AxiaConsulting
via AxiaConsultingSzablon analizy interesariuszy i planu komunikacji AxiaConsulting to rozwiązanie typu "dwa w jednym", które integruje komunikację z interesariuszami i analiza.
Zespół projektowy może wykorzystać go do oceny wpływu i odsetków zewnętrznych interesariuszy oraz niestandardowego dostosowania planu komunikacji do ich preferencji. Umożliwia to kierownikowi projektu nawiązanie kontaktu z interesariuszami, zajęcie się obawami i utrzymanie szybkości reakcji.
Dlaczego to pokochasz
- Mapa interesariuszy na podstawie ich wpływu i potrzeb komunikacyjnych
- Śledzenie zapytań lub obaw interesariuszy i podpowiedź na nie w odpowiednim czasie
- Dostosowywanie strategii komunikacji do odsetków interesariuszy i zwiększanie zaangażowania w projekt
Idealny dla: Branże o dynamicznych wymaganiach komunikacyjnych, takie jak marketing, zarządzanie wydarzeniami i produkcja na dużą skalę, gdzie wszystko zależy od jasnej, adaptacyjnej komunikacji.
Pro Tip: Użyj formatu warunkowego i kodowania kolorami, aby wyróżnić ważne informacje lub trendy.
4. Szablon zaawansowanej analizy interesariuszy autorstwa Goleansixsigma
przez GoleansigmaSzablon mapy interesariuszy Goleansigma w programie Excel jest przeznaczony do dogłębnej analizy. Posiada on mechanizm punktacji ilościowej i funkcję kategoryzacji, która pozwala kierownikowi projektu przypisywać wartości w oparciu o odsetki interesariuszy, wpływy i inne krytyczne wskaźniki.
Takie podejście oparte na danych wspiera świadome podejmowanie decyzji, umożliwia analizę porównawczą w celu identyfikacji trendów i poprawia zdolność adaptacji projektu.
Dlaczego to pokochasz
- Ocena i punktacja interesariuszy projektu na podstawie wielu czynników
- Śledzenie zmian w danym okresie, aby nadążyć za zmieniającymi się wymaganiami interesariuszy
- Segmentuj i kategoryzuj interesariuszy, aby lepiej ustalać priorytety
Idealny dla: Projektów wymagających ilościowej i szczegółowej analizy interesariuszy, które są bardziej powszechne w projektach usprawniających procesy i skoncentrowanych na danych, które są zgodne z zasadami Six Sigma.
5. Rejestr interesariuszy i matryca RACI według szablonu Templatelab
via Templatelab Jeśli chcesz poprawić zarządzanie interesariuszami poprzez praktyczne zarządzanie projektami, to Szablon mapy interesariuszy Templatelab w Excelu to świetny wybór.
Oferuje on połączenie rejestru interesariuszy z matrycą RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), umożliwiając teamom projektowym śledzenie ich ról i obowiązków, zwiększenie odpowiedzialności i ograniczenie nieporozumień.
Szablon utrzymuje wszystkich wewnętrznych interesariuszy na tej samej stronie i przybliża ich do wspólnego celu.
Dlaczego to pokochasz
- Organizowanie rejestru interesariuszy za pomocą matrycy RACI
- Zdefiniuj role i obowiązki poszczególnych interesariuszy, aby poprawić współpracę i ograniczyć nakładanie się zadań
- Aktualizowanie ról interesariuszy w miarę ewolucji projektu, umożliwiając zespołom dynamiczne dostosowywanie się
Idealny dla: Projektów angażujących wielu wewnętrznych interesariuszy z wymaganiami opartymi na rolach. Pomyśl o projektach z zakresu HR, doradztwa i logistyki, w których potrzebna jest jasność co do roli.
Czytaj więcej: 10 szablonów zarządzania projektami do zarządzania zadaniami
Limity korzystania z szablonów map interesariuszy w Excelu
Podczas gdy Excel jest poręcznym narzędziem do mapowania interesariuszy, ma on ograniczenia, które mogą utrudniać wydajność i współpracę. Nie można go porównać do oprogramowanie do zarządzania interesariuszami .
Oto kilka obszarów, w których blednie w porównaniu:
- Limit wizualizacji: Excel oferuje klasyczny format siatki wierszy x kolumn - oraz wykresy i diagramy, jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem. Nie ma to większego wsparcia dla intuicyjnej wizualizacji, gdy zaangażowanych jest wielu interesariuszy, z których każdy reprezentuje złożone relacje i wpływy
- Brak wsparcia dla relacji między interesariuszami: Excel musi reprezentować relacje lub współzależności między kluczowymi interesariuszami, które mogą wpływać na hierarchie i priorytety. Jest to trudniejsze w przypadku złożonych projektów, w których relacje między potencjalnymi interesariuszami ewoluują w czasie
- Stałe grupy interesariuszy: Excel nie ma wsparcia dla dynamicznych aktualizacji podczas grupowania interesariuszy. W związku z tym nie będzie w stanie nadążyć i odzwierciedlać zmian w czasie rzeczywistym w trakcie zarządzania interesariuszami, wraz z ich zmieniającymi się rolami i obowiązkami
- Ograniczona analityka: Oczywiście, omówiliśmy zaawansowane szablony analizy interesariuszy. Jednak nawet one są ograniczone możliwościami analitycznymi platformy. Excel nie jest zoptymalizowany pod kątem wielowymiarowej analizy lub systemów punktacji, które mogą być wymagane do złożonej analizy, w której należy wziąć pod uwagę motywacje lub wpływ
- Brak śledzenia zaangażowania: Statyczne szablony map interesariuszy w Excelu utrudniają śledzenie zmian we wpływie lub odsetkach. Wymaga to ręcznej interwencji w celu monitorowania trendów, zwiększania zaangażowania i udostępniania aktualizacji w odpowiednim czasie
- Limit współpracy: Współpraca łączy interesariuszy na tej samej łodzi, zwłaszcza wewnętrznych interesariuszy pracujących nad projektem. Ograniczone funkcje współpracy w Excelu utrudniają pracę zespołową i wydajność, powodując problemy z wersjonowaniem i silosami danych
Alternatywne szablony map interesariuszy
Pomimo kilku zalet, Excel pozostawia wiele do życzenia. Oto gdzie ClickUp przychodzi na ratunek.
Jako wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, zawiera zaawansowane funkcje mapowania interesariuszy, które są dużym ulepszeniem.
Kierownicy projektów otrzymują dynamiczną platformę z bogatą reprezentacją wizualną, śledzeniem zaangażowania w czasie rzeczywistym, scentralizowanymi mapami interesariuszy i zintegrowaną komunikacją dla łatwego zarządzania i współpracy
Jednocześnie można uzyskać dostęp do kilku doskonałych szablonów w programie Excel.
Oto podgląd niektórych z najlepszych szablonów map interesariuszy w ClickUp:
1. Szablon mapy interesariuszy ClickUp
Pobierz szablon
Szablon mapy interesariuszy ClickUp
to wizualne narzędzie do tworzenia map wpływów i odsetków interesariuszy.
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi "przeciągnij i upuść" można przypisywać lub aktualizować kategorie interesariuszy w czasie rzeczywistym, umożliwiając teamom odpowiednią modyfikację strategii.
Wynikowa mapa interesariuszy na dynamicznej tablicy oferuje przejrzysty przegląd kluczowych graczy.
Dlaczego to pokochasz
- Wizualizacja wszystkich interesariuszy według priorytetów, poziomów wpływu i wpływu interesariuszy
- Aktualizuj lub reorganizuj grupy interesariuszy w czasie rzeczywistym za pomocą zaledwie kilku kliknięć
- Lepsza współpraca w Teams dzięki sesjom burzy mózgów i interaktywnemu wykresowi interesariuszy
- Kodowanie kolorami interesariuszy w celu uzyskania wglądu na pierwszy rzut oka
Idealny dla: Szybkich projektów z udziałem wielu interesariuszy. Pomyśl o projektach związanych z planowaniem wydarzeń, public relations i rozwojem produktów, w których wpływy i odsetki interesariuszy mogą się dynamicznie zmieniać.
💡 Pro Tip: Użyj funkcji automatyzacji zadań ClickUp, aby ustawić przypomnienia o odprawach i aktualizacjach dla interesariuszy.
2. Szablon listy interesariuszy ClickUp
Pobierz szablon
szukasz planu zarządzania interesariuszami, który pozwala udokumentować szczegółowe informacje o interesariuszach? Szablon listy interesariuszy ClickUp jest idealny dla Ciebie.
Szablon umożliwia stworzenie listy wszystkich interesariuszy zaangażowanych w projekt, wraz z ich rolami, odsetkami i preferencjami komunikacyjnymi. Jest to świetny sposób na prowadzenie rejestru interesariuszy i organizowanie informacji w łatwej do sortowania/filtrowania formie.
Dlaczego warto
- Prowadzenie aktualnego rejestru interesariuszy z możliwością przeszukiwania kolumn
- Kategoryzowanie interesariuszy jako bardzo zainteresowanych, zainteresowanych i niezaangażowanych w celu proaktywnego zaangażowania
- Śledzenie wskaźników zaangażowania interesariuszy i preferencji komunikacyjnych w celu personalizacji interakcji
- Przygotowanie scentralizowanego repozytorium interesariuszy, które będzie aktualizowane w czasie rzeczywistym i udostępnianie go członkom zespołu
Idealny dla: Dużych, wielooddziałowych projektów, takich jak kontrakty rządowe, kampanie non-profit lub inicjatywy korporacyjne.
3. Szablon matrycy analizy interesariuszy ClickUp
Pobierz szablon
Kwadranty mapy interesariuszy w Szablon matrycy analizy interesariuszy ClickUp są podzielone na cztery sekcje: Zachowaj zadowolenie, Zarządzaj ściśle, Monitoruj i Informuj na bieżąco.
Matryca nie tylko pomaga w zarządzaniu interesariuszami - pozwala zarządzać wpływami i odsetkami interesariuszy w celu ustawienia oczekiwań, ustalenia priorytetów interesariuszy, przewidywania potencjalnych konfliktów i sformułowania strategii zaangażowania.
Wynikająca z tego matryca oferuje systematyczne ramy dla dostosowania celów projektu do potrzeb interesariuszy, dzięki czemu każdy przyczynia się do jego realizacji teoria interesariuszy !
Dlaczego to pokochasz
- Wizualizacja map interesariuszy jako funkcji władzy i odsetków interesariuszy w celu lepszego ich zrozumienia
- Mapa interesariuszy w odniesieniu do czterech jasno określonych celów dla każdej grupy interesariuszy
- Identyfikacja interesariuszy o dużym wpływie i możliwych konfliktów na wczesnych scenach planu projektu
- Dostosowywanie strategii na bieżąco dzięki podpowiedziom interesariuszy
Idealny dla: Przypadki, w których szczegółowa analiza interesariuszy ma kluczowe znaczenie. Może być pomocna w złożonych projektach inżynieryjnych, projektach obejmujących partnerstwa strategiczne lub kształtowanie polityki, w których interesariusze mają bezpośredni wpływ na wyniki.
4. Szablon analizy interesariuszy ClickUp
Pobierz szablon
Jeśli szukasz kompleksowego szablonu do mapowania interesariuszy, zakończ swoje poszukiwania z szablonem Szablon analizy interesariuszy ClickUp .
Pozwala on na mapę unikalnych potrzeb i obaw każdego interesariusza w odniesieniu do kamieni milowych projektu lub wymagań innych interesariuszy. Te spostrzeżenia pomagają w niestandardowym planie zaangażowania i skutecznym ustalaniu priorytetów interesariuszy.
Dlaczego to pokochasz
- Poznaj role, wpływ i perspektywy interesariuszy w celu proaktywnego zarządzania nimi
- Niestandardowe plany zaangażowania zależnie od sceny projektu, obaw interesariuszy i podstawowych oczekiwań
- Dostosowanie ról i oczekiwań do jasnego zrozumienia dynamiki interesariuszy
- Oznaczanie kolorami krytycznych informacji, takich jak priorytety interesariuszy, w celu uzyskania wglądu na pierwszy rzut oka
Idealne dla: Projektów, które wymagają ciągłego dostosowywania się do interesariuszy, np. podczas uruchamiania projektów, zarządzania zmianami i projektów opartych na informacjach zwrotnych.
💡 Pro Tip: Aby uzyskać dostosowaną analizę, użyj kryteriów punktacji, aby odzwierciedlić czynniki specyficzne dla twojego projektu, takie jak pilność, wpływ lub potencjalny wpływ.
5. Szablon statusu projektu wykonawczego ClickUp
Raport o statusie projektu ClickUp Executive
The Szablon raportu o statusie projektu wykonawczego ClickUp pełni dwie podstawowe role:
Po pierwsze, informowanie wszystkich interesariuszy
Po drugie, zapewnienie, że projekt jest na właściwym torze
Do zrobienia tego, nadaje strukturę śledzeniu projektu, oferując wysoki poziom przeglądu postępów określonych w karcie projektu. Informacje te są następnie udostępniane interesariuszom wykonawczym, którzy dzielą się aktualizacjami na czas i upraszczają komunikację.
Dlaczego to pokochasz
- Zdefiniuj konkretne osie czasu, kamienie milowe i ryzyka, które mogą wyzwalać zautomatyzowaną komunikację z interesariuszami
- Udostępnianie krytycznych aktualizacji projektu w celu utrzymania zaangażowania interesariuszy wykonawczych
- Podsumowywanie zagrożeń i postępów w projekcie w celu wyjaśnienia statusu projektu i nadchodzących wydarzeń
- Generowanie zwięzłych, ale bogatych w informacje raportów, które oferują widok z lotu ptaka wszystkich bieżących działań
oto dlaczego użytkownicy to uwielbiają 🚀_
Przed rozpoczęciem korzystania z ClickUp, różne Teamsy korzystały z różnych narzędzi, co utrudniało koordynację i oznaczało, że pracownicy przechodzący do innego zespołu musieli uczyć się nowych produktów, a także nowych cykli pracy. ClickUp rozwiązał dla nas te problemy i pomógł rozbić silosy operacyjne, ułatwiając pracę między zespołami. Nasi interesariusze - zarówno klienci, jak i kadra zarządzająca - mogą teraz szybko i łatwo śledzić postęp prac bez ponoszenia dodatkowych kosztów
phillip Storry, starszy administrator systemu, Syzygy
Idealny dla: Kluczowych projektów, które wymagają zaangażowania kadry kierowniczej i najwyższego kierownictwa. Niektóre typowe przypadki użycia obejmują wydarzenia korporacyjne, partnerstwa strategiczne i wdrażanie oprogramowania na poziomie Enterprise.
Czytaj więcej: 8 darmowych szablonów kart projektów w Word, Excel i ClickUp
6. Szablon wykresu PERT ClickUp
Wykres PERT ClickUp
The Szablon wykresu PERT ClickUp mapa oś czasu i zależności projektu w formie wizualnego schematu blokowego.
Jego zorientowana na proces konstrukcja pozwala na efektywne zilustrowanie różnych scen projektu, podkreślenie współzależności, alokację zasobów i prognozę oś czasu.
Szablon ten pomaga zidentyfikować wąskie gardła i nieefektywności na wczesnym etapie, dzięki czemu można złagodzić ryzyko i utrzymać projekt w ruchu.
Dlaczego to pokochasz
- Przedstawianie złożonych osi czasu i zależności w formacie schematu blokowego
- Przewidywanie potencjalnych niepowodzeń lub opóźnień wynikających z zależności na różnych scenach projektu
- Prognoza i optymalizacja oś czasu projektu poprzez identyfikację ścieżki krytycznej
- Efektywnie planować i przydzielać zasoby poprzez sekwencjonowanie zadań
Idealny dla: Dużych, wielofazowych projektów budowlanych, inżynieryjnych i rozwoju oprogramowania. Zasadniczo jest przeznaczony dla każdego projektu związanego z czasem, który obejmuje szczegółowe planowanie projektu i zarządzanie zależnościami oraz jest zgodny z metodą ścieżki krytycznej.
Przyciągnij interesariuszy na tę samą stronę dzięki ClickUp
Mapowanie interesariuszy jest kluczową częścią skutecznego zarządzania projektami, a wybór odpowiedniego szablonu mapy interesariuszy jest kluczem do tego powodzenia.
Oczywiście, Excel jest znany i łatwy. Masz również wybór szablonów map interesariuszy w Excelu. Jednak zawodzą one w porównaniu z tym, co ma do zaoferowania ClickUp.
Sam zakres szablonów map interesariuszy w ClickUp sprawia, że jest to idealny wybór. Do tego dochodzą narzędzia do wizualizacji danych, analizy w czasie rzeczywistym, struktury oparte na danych i wiele więcej, aby projekt działał od początku do końca.
Czy jesteś gotowy, aby Twoi interesariusze znaleźli się na tej samej płaszczyźnie? W takim razie zarejestruj się w ClickUp już dziś i sprawdź szablony map interesariuszy.