61% kadry kierowniczej uważa, że co najmniej połowa ich czasu poświęcanego na podejmowanie decyzji - w większości spędzonego na nieefektywnych spotkaniach - w rzeczywistości nie przyczynia się do realizacji celów, według McKinsey .
Ten sentyment rezonuje z niezliczoną liczbą profesjonalistów, którzy wzdrygają się lub drżą, gdy ich system dzwoni kolejnym powiadomieniem o spotkaniu.
Skuteczne spotkania mają na celu zebranie wybranej grupy osób w celu wymiany informacji, perspektyw i danych w celu osiągnięcia określonego wyniku. Niezależnie od tego, czy chodzi o podejmowanie decyzji, burzę mózgów czy tworzenie planów działania, celem jest zapewnienie, że każdy odejdzie z poczuciem wydajności.
A więc, do zrobienia efektywnego spotkania, które przerwie cykl frustracji? Zobaczmy. 👀
Rodzaje spotkań
Wbrew powszechnemu przekonaniu, podwaliny pod powodzenie spotkania zaczynają się na długo przed jego zrobieniem. W dużej mierze decyduje o tym charakter organizowanego spotkania.
Zależnie od zamierzonego rezultatu, istnieją pewne popularne rodzaje spotkań które możesz zaplanować dla swojego zespołu. 🧑💻
1. Spotkania osobiste
**Spotkania te gromadzą wszystkich uczestników fizycznie w jednej lokalizacji - zazwyczaj na terenie biura
Interakcje twarzą w twarz podczas spotkań osobistych pozwalają na zaangażowanie w czasie rzeczywistym i zwiększają wydajność spotkań. Pozwalają one uczestnikom na jasną komunikację i efektywne zaangażowanie, eliminując nieporozumienia.
Bez barier związanych z cyfrowymi zakłóceniami, uczestnicy są bardziej skłonni do wychwytywania niewerbalnych wskazówek, dzięki czemu interakcje wydają się bardziej autentyczne. Takie ustawienie umożliwia natychmiastową współpracę, pozwalając na udostępnianie pomysłów, debatowanie i dyskusje w czasie rzeczywistym.
Przyjazna rada: Wprowadź zasadę "żadnych urządzeń", aby zminimalizować rozpraszanie uwagi. Ustawienie laptopów i telefonów na uboczu pomaga wszystkim zachować koncentrację i zmniejsza szanse na bezproduktywne spotkania.
Najlepsze dla: Innowacje lub sesje burzy mózgów koncentrujące się na odkrywaniu kreatywnych rozwiązań dla różnych wyzwań. Nadaje się również do podejmowania złożonych decyzji mających wpływ na wiele funkcji.
2. Wirtualne spotkania
Wirtualne spotkania lub spotkania zdalne są uosobieniem elastyczności. Umożliwiają uczestnikom dołączenie do spotkania z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu, takim jak telefon komórkowy, laptop lub tablet. Spotkania te są prowadzone cyfrowo za pośrednictwem platformy do konferencji wideo/audio.
Wirtualne spotkania pozwalają zaoszczędzić na wydatkach, takich jak wynajem sal konferencyjnych, zwłaszcza w przypadku organizacji zatrudniających pracowników z całego świata. Ze względu na ich elastyczność, Teams mogą podejmować natychmiastowe decyzje i uniknąć kłopotów związanych z organizacją osobistego spotkania.
Zmniejsza to potrzebę przebywania uczestników w określonym miejscu o ustawionym czasie i ułatwia organizację. Na przykład, gospodarz może łatwo śledzić przebieg spotkania za pomocą AI dla notatek ze spotkania .
🔍 Najlepsze dla: Szybkich sprintów, takich jak aktualizacje projektów lub raportowanie zadań i spotkania jeden na jeden z udziałem zdalnych zespołów.
3. Spotkania hybrydowe
Spotkania hybrydowe pojawiły się jako konieczność w następstwie pandemii. Dziś jednak nadal odgrywają ważną rolę. Dlaczego? Raportowanie Promoleaf co najmniej 52% dorosłych Amerykanów ujawniło, że rozważyłoby odejście z pracy, gdyby musieli pracować z biura w pełnym wymiarze godzin.
Praca hybrydowa jest zatem doskonałym kompromisem. Spotkania hybrydowe to potężne narzędzie, które firmy - od międzynarodowych przedsiębiorstw po organizacje wirtualne - wykorzystują do współpracy z coraz bardziej globalnymi Teams.
Spotkania te zazwyczaj obejmują zarówno uczestników osobistych, jak i zdalnych
Podobnie jak w przypadku ustawień zdalnych, nieprzerwane spotkania nie są gwarantowane w ustawieniach hybrydowych. Jednak korzystanie z wydajnej platformy do wideokonferencji i stabilnego połączenia internetowego może znacznie ułatwić zarządzanie takimi spotkaniami.
Najlepsze dla: Teams z mieszanką uczestników osobistych i zdalnych; duże organizacje z globalnymi zespołami; sytuacje, w których kluczem jest elastyczność; oraz spotkania wymagające wkładu ze strony interesariuszy, którzy nie są fizycznie obecni, ale są niezbędni do podejmowania decyzji.
Przeczytaj również: Jak wybrać odpowiednią częstotliwość spotkań dla swojego teamu? Planowanie i przygotowanie do efektywnych spotkań
Jak już wcześniej ustalono, przygotowanie spotkania decyduje o tym, czy będzie ono efektywne, czy też będzie tylko kolejną czarną dziurą dla czasu i zasobów zespołu.
Jednak pierwszym pewnym sposobem na przeprowadzenie świetnego spotkania jest do zrobienia samemu.
Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas planowania i przygotowując się do spotkania .🙋
Ustaw wyczyszczone cele spotkania
Zacznij od określenia celów, które chcesz osiągnąć podczas tego spotkania. Następnie zastanów się, czy wynik, do którego dążysz, "naprawdę" wymaga aktywnego udziału Twojego zespołu w czasie rzeczywistym.
Możesz również zapytać, czy rozmowy e-mail lub notatki mogą osiągnąć ten sam rezultat. Innym ważnym aspektem jest to, czy cel jest wrażliwy na czas i wymaga natychmiastowego działania.
Jeśli odpowiedź na oba pytania brzmi "tak", nadszedł czas, aby ustrukturyzować spotkanie.
Stwórz skuteczną agendę spotkania
Gdy masz już jasno określony cel spotkania, przygotuj agendę nakreślając główne tematy, kto powinien je omówić i jakie role muszą zostać spełnione (i przez kogo).
Można pójść o krok dalej i ustalić priorytety elementów agendy i przydzielić każdemu z nich ramy czasowe do omówienia.
Zachowaj tę krótką listę kontrolną pod ręką podczas przygotowywania kolejnego spotkania
:
- Przydzieleni prelegenci do omówienia określonych tematów
- Czas i lokalizacja spotkania
- Czas trwania spotkania
- Istotne informacje ogólne na dany temat
Tutaj, Dokumenty ClickUp może być idealnym towarzyszem do planowania spotkań i sporządzania agend, koordynowania harmonogramu zespołu i przypisywania powtarzających się zadań w oparciu o wnioski ze spotkania.
Współpracuj ze swoim zespołem za pomocą ClickUp Docs, aby zapewnić wydajność dyskusji
The Szablon agendy ClickUp pomaga usprawnić efektywne spotkania, umożliwiając śledzenie celów, nakreślanie celów, tworzenie przejrzystej struktury spotkań oraz przypisywanie zadań i elementów działań - wszystko w jednym miejscu.
Co dwa tygodnie odbywam spotkania z moim przełożonym i korzystamy z ClickUp do tworzenia agendy. Czuję się lepiej, ponieważ wszystkie moje żądania dotyczące wydarzeń i prezentacji znajdują się tutaj, wraz z aktualnym wskaźnikiem statusu, który może sprawdzić.
Michael Turner, Associate Director, Career Communities
Zapraszanie właściwych uczestników spotkań
Jak w przypadku każdego wydarzenia, lista gości stanowi precedens dla jego powodzenia (czytaj: skuteczności).
W miejscu pracy oznacza to zebranie odpowiedniej proporcji z każdej kohorty - decydentów, ekspertów merytorycznych, wykonawców i oczywiście organizatora. Zbyt wielu decydentów może doprowadzić do impasu i opóźnić dyskusje na temat wykonania.
Z drugiej strony, kluczowe jest uwzględnienie interesariuszy o różnych perspektywach podczas spotkań burzy mózgów. Ogólnie rzecz biorąc, dobrą zasadą jest zaproszenie minimalnej liczby osób wymaganych do osiągnięcia celu
**Zasada dwóch pizz (Two-Pizza meeting guideline) mówi, że spotkania nie powinny mieć więcej uczestników do zrobienia niż dwie pizze. Zasada ta opiera się na założeniu, że mniejsze spotkania są bardziej wydajne i efektywne niż większe. Zasada ta jest często przypisywana Jeffowi Bezosowi, założycielowi firmy Amazon.
Zaplanuj spotkania z rozwagą
Planowanie spotkań w dogodnych porach sprawia, że uczestnicy są zaangażowani i skupieni, co ostatecznie prowadzi do większej
produktywnych dyskusji
i wyniki spotkań.
Zacznij od uzyskania poparcia członków, których harmonogramy mogą zostać zakłócone, takich jak uczestnicy spotkania pracujący w różnych strefach czasowych.
Wskazówka dla profesjonalistów: Harmonogramy spotkań mogą dyktować ogólną energię i wydajność członków Teams. Według badań z Harvard Business Review, planowanie wysokooktanowych spotkań w czasie, gdy zespół ma najmniejsze obciążenie pracą, może zwiększyć jego energię i wydajność.
Niezależnie od tego, czy organizujesz cotygodniowe rozmowy stand-up, czy też spotkania ad hoc w nagłych wypadkach, sprawdzanie harmonogramu każdego uczestnika w celu znalezienia idealnego czasu na spotkanie jest żmudne.
Widok kalendarza ClickUp
Z Widok kalendarza ClickUp , możesz scentralizować kalendarze swoje i swojego zespołu w jednym miejscu.
Niestandardowy widok kalendarza ClickUp z przełącznikami, takimi jak widok dzienny, tygodniowy i miesięczny
Możesz nawet edytować swój harmonogram za pomocą prostego przeciągania i upuszczania. Widok kalendarza zapewnia synchronizację wszystkich osób, dzięki czemu cały Teams pozostaje na tej samej stronie - dosłownie.
Szablon spotkań ClickUp
Usprawnij spotkania od początku do końca dzięki szablonowi ClickUp Meetings Template
The Szablon spotkań ClickUp usprawnia prowadzenie spotkań. Umożliwia zarządzanie agendą, robienie notatek i śledzenie działań następczych, dzięki czemu wszystkie ważne szczegóły są na wyciągnięcie ręki.
Szablon można łatwo niestandardowo dostosować do potrzeb spotkania, zapewniając uwzględnienie każdego kluczowego tematu. Sekcja notatek jest idealna do rejestrowania ważnych omawianych punktów, podczas gdy sekcja działań następczych zapewnia przejrzystość elementów działań i obowiązków, ułatwiając pozostanie na bieżąco z tym, co będzie dalej.
🧠 Czy wiesz? A badanie przeprowadzone przez Fellow raportuje, że najlepszym czasem na planowanie spotkań jest środek poranka, zwłaszcza między 10 rano a 12 po południu. Podczas gdy poniedziałkowe poranki są najgorszym czasem na spotkania, wtorki są uważane za najbardziej idealne.
Prowadzenie efektywnych spotkań
Ustal właściwy precedens podczas rozpoczynania spotkania.
Oto kilka głównych zasad, o których należy pamiętać podczas prowadzenia następnego spotkania. 📋
Zacznij punktualnie
Punktualne rozpoczynanie spotkań to skuteczny sposób na nadążanie za agendą. Pokazuje również szacunek i uważność wobec czasu uczestników.
Przydziel role
Większość spotkań jest dynamiczna, a nowe wydarzenia rozwijają się na bieżąco. Aby utrzymać dynamikę, przekształć te dyskusje w praktyczne wnioski dla swojego zespołu.
Z Spotkania ClickUp można łatwo przekształcić te wnioski w zadania.
Zadanie ClickUp pozwala tworzyć szczegółowe punkty działania bezpośrednio z notatek ze spotkań, zapewniając, że nic nie zostanie pominięte.
Korzystaj z różnych typów zadań ClickUp, aby z łatwością śledzić obowiązki
Po utworzeniu Zadań, możesz je oddelegować za pomocą ClickUp Assign Comments , która umożliwia przypisanie określonych obowiązków członkom zespołu bezpośrednio z poziomu komentarzy do zadania.
Odpowiedzialność interesariuszy za ich zadania dzięki ClickUp Assign Comments
Przeczytaj również: 10 szablonów notatek ze spotkań (Free Meeting Notes Templates) do sporządzania lepszych protokołów ze spotkań Zachęcaj do współpracy
Prawdziwą miarą powodzenia każdego spotkania jest to, jak wiele znaczącej współpracy ono ułatwia. Można to osiągnąć, zapraszając do dyskusji na różne tematy lub nawet przypisując uczestnikom elementy do wykonania.
Szablon protokołu spotkania ClickUp
Uprość wszystko, od nagrywania protokołów ze spotkań po przypisywanie elementów działań, dzięki szablonowi protokołów ze spotkań
The Szablon protokołu ze spotkania ClickUp dostarcza bezproblemowy sposób dokumentowania spotkań. Możesz łatwo rejestrować uczestników, potwierdzając, że wszyscy obecni zostali potwierdzeni. Szablon umożliwia sporządzanie szczegółowych notatek dla każdego elementu porządku obrad, rejestrując kluczowe dyskusje i decyzje.
Oparta na współpracy konstrukcja szablonu umożliwia wielu użytkownikom wnoszenie wkładu i edytowanie w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zespół pozostaje w zgodzie. Szablon umożliwia również śledzenie kluczowych wyników i spostrzeżeń, oferując cenne informacje podsumowanie spotkania dla interesariuszy, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu.
Właściwie zarządzaj czasem spotkań
Najlepszym sposobem na przeprowadzenie efektywnego spotkania jest ustawienie i przestrzeganie czasu przeznaczonego na każdy element agendy.
Może to jednak również oznaczać moderowanie zdrowej debaty przy jednoczesnym zapewnieniu, że dyskusje nie odbiegają od omawianego tematu. Rozważ włączenie moderatora do listy uczestników, jeśli jako organizator bierzesz również udział w podejmowaniu decyzji.
Kontynuacja i odpowiedzialność po spotkaniu
Po zakończeniu spotkania zaczyna się prawdziwa praca. Jest to miejsce, w którym zaczynasz śledzenie wyników, które spotkanie miało osiągnąć.
Oto jak możesz przeanalizować i upewnić się, że Twoje spotkania przynoszą znaczące rezultaty. 🎯
Podsumowanie wyników spotkania
Prawdziwą skuteczność spotkania można zmierzyć na podstawie wniosków wyciągniętych przez każdego z jego uczestników. **Spotkanie jest wydajne tylko wtedy, gdy prowadzi do osiągnięcia istotnych celów lub planów działania
Podsumowanie spotkania musi zostać przekształcone w praktyczne wyniki dla każdego uczestnika. Podczas dłuższych dyskusji, łatwiej jest stracić śledzenie drobniejszych punktów rozmowy. Na przykład, kwestie dotyczące określonego elementu agendy mogły zostać poruszone, ale nie zostały zaadresowane.
Dla osób, których zadaniem jest podsumowanie wyniki spotkania nie ma potrzeby ręcznego przeglądania wszystkich szczegółów.
Z ClickUp Brain dzięki wbudowanemu asystentowi AI możesz streszczać notatki ze spotkań, nie tracąc ani chwili (lub ciekawostki z rozmowy).
ClickUp Brain umożliwia szybszy dostęp do informacji i działań z notatek ze spotkań
Dodatkowo Szablon raportu ze spotkania ClickUp jest również doskonałym narzędziem do szybkiego podsumowywania i przechwytywania danych dotyczących spotkań - od typu spotkania, lokalizacji i czasu trwania po liczbę uczestników.
Automatyzacja oddelegowanych zadań
Kolejnym krokiem jest upewnienie się, że wyniki spotkania nie pozostaną tylko na papierze. Włączenie ich do codziennego cyklu pracy staje się kluczowe dla generowania znaczących wyników spotkań. Możesz użyć Automatyzacja ClickUp do przypisywania zadań i planowania działań następczych w razie potrzeby.
Korzystanie z automatyzacji wraz z ClickUp Brain pomaga zmaksymalizować efektywność spotkania, jednocześnie odciążając Cię.
Zarządzaj automatyzacjami ClickUp, aby zmniejszyć ryzyko błędu ludzkiego i zachować spójność podczas powtarzających się spotkań
Monitoruj postęp
Zamknij lukę między decyzjami a działaniami, wykonując zadania ze spotkania.
Może to polegać na regularnym monitorowaniu statusu zadań lub planowanie spotkań jeden na jeden z osobą przypisaną, gdy wymagana jest interwencja. Częstotliwość tych spotkań można określić na podstawie złożoności zadania i zaangażowanych osób.
Świetną praktyką jest praca w ramach Teams i identyfikacja "partnerów", którzy mogą pracować wyłącznie w celu przewidywania blokad drogowych i tworzenia ram łagodzących.
Gdy Teams nadmiernie koncentrują się na konkretnych segmentach projektu, często tracą z oczu szerszy obraz. Ta wąska perspektywa może uniemożliwić im odkrycie cennych spostrzeżeń, które mogłyby przyspieszyć podejmowanie decyzji. Pulpity ClickUp to potężne narzędzie do współpracy, które pomaga zespołowi poprawić plan i wydajność projektu, lepiej zarządzać sprintami i ustalać priorytety pracy poprzez wizualizację pracy.
Przekształcanie danych w użyteczne informacje dzięki pulpitom ClickUp
Rozbija status różnych zadań w ramach projektów, aby zapewnić kompleksowy widok tego, co jest zaległe i pomaga odpowiednio przydzielić zasoby.
Pomiar efektywności spotkań
Mierzenie efektywności spotkań to nie tylko ćwiczenie z próżności. Zamiast tego potraktuj to jako audyt.
Im lepiej zrozumiesz, co decyduje o powodzeniu spotkania, tym lepsze będą Twoje spotkania. Odkryjmy wskaźniki, które należy umieścić na mapie, aby zmierzyć skuteczność spotkania. 📊
- Terminowość: Porównaj czas, w którym spotkania miały się rozpocząć lub zakończyć z czasem, w którym się odbyły. Sprawdź, czy udało Ci się zrealizować agendę w wyznaczonym czasieprzygotowując się do spotkania *Podjęte działania: Śledzenie elementów działań wygenerowanych i zamkniętych przed następnym spotkaniem. Pomaga to ocenić skuteczność działań podejmowanych po spotkaniu i usprawnić ten proces
- Zebrane informacje zwrotne: Stań za skutecznością swoich spotkań. Wykorzystaj anonimowe ankiety, aby zidentyfikować i wyeliminować wszelkie luki, aby uczestnicy czuli się zaangażowani i wartościowi
- Zasadność podjętych decyzji: Śledzenie spotkań, na których podjęto istotne decyzje w celu uzyskania wglądu w procesy i ludzi potrzebnych do ich powodzenia. Ta praktyka pomaga określić, czy te decyzje będą służyć celom, czy też będą wymagały rewizji w przyszłości
- Pozyskane zaangażowanie: Rozpoznaj spotkania, które generują wysokie i znaczące zaangażowanie, aby stworzyć szablon dla wydajnej współpracy. Wykorzystaj te spostrzeżenia, aby ulepszyć przyszłe spotkania i wspierać bardziej zaangażowane i efektywne środowisko zespołu
Najlepsze praktyki dla określonych typów spotkań
Każde spotkanie jest inne, a co za tym idzie, różna jest także jego wydajność. Złote zasady planowania i powodzenia spotkań opierają się na najlepszych praktykach.
Przeanalizujmy skuteczne strategie spotkań, które mogą podnieść pasek wszystkich spotkań:
🤝 Optymalizacja spotkań osobistych
- Zdefiniuj cel: Upewnij się, że każdy uczestnik może wnieść lub wynieść coś wartościowego podczas spotkania. Ale co ważniejsze, upewnij się, że wszyscy uczestnicy wiedzą, co spotkanie ma na celu
- Zaprojektuj odpowiednie środowisko spotkania: Stwórz atmosferę, która zachęca do zaangażowania i wydajności, niezależnie od tego, czy jest to formalne ustawienie w sali konferencyjnej, czy swobodna przestrzeń do burzy mózgów
- Walka ze zmęczeniem podczas spotkania: Włącz interaktywne elementy lub działania, aby utrzymać wysoki poziom energii i zaangażowanie uczestników podczas dłuższych sesji
🤝 Lepsze wrażenia z wirtualnych spotkań
- Krótkie spotkania: Planuj krótkie spotkania, które prowadzą do efektywnych wyników. Wpatrywanie się w ekran przez wiele godzin jest męczące, więc przekształć ten 3-godzinny maraton w 30-minutowe nadrabianie zaległości poprzez skrócenie agendy
- Mądry dobór uczestników: Ogranicz liczbę uczestników, aby zmaksymalizować efektywność. O ile nie organizujesz wydarzenia obejmującego całą organizację, ogranicz listę uczestników do maksymalnie siedmiu osób, zwłaszcza w przypadku spotkań decyzyjnych
- Wspieranie inkluzywności: Aktywnie angażuj uczestników podczas wirtualnych spotkań. Do organizatorów i liderów należy ułatwianie rozmów i interakcji między uczestnikami
🤝 Jak najlepsze wykorzystanie spotkań hybrydowych
- Ustalenie etykiety spotkania: Zdecyduj, czy chcesz używać wideo i innych wytycznych. Określenie etykiety spotkania pomaga ustandaryzować, co jest akceptowalne, a co nie, umożliwiając uczestnikom - zdalnym lub osobistym - bardziej spójną współpracę
- Zwiększenie widoczności dla wszystkich: Upewnij się, że każdy uczestnik czuje się uwzględniony. Zwłaszcza gdy osobiste rozmowy przyćmiewają wkład zdalnych uczestników, wprowadzenie obowiązku korzystania z wideo tworzy bardziej sprawiedliwe pole współpracy
- Zwiększenie zaangażowania: Walka z rozłączeniem lokalizacji i poprawa współpracy członków Teams. Korzystaj z narzędzi takich jak głosowanie w czasie rzeczywistym, aby wyeliminować dystans, którego doświadczają zdalni uczestnicy
Przezwyciężanie typowych wyzwań związanych ze spotkaniami
Bez względu na charakter spotkania, nie jest ono pozbawione wyzwań. Chociaż nawet najlepiej zaplanowane spotkania mogą zbłądzić, przyjrzyjmy się niektórym typowym wyzwaniom związanym z efektywnymi spotkaniami. ⚠️
Radzenie sobie z osobami, które dominują w dyskusjach
Zaletą spotkań jest ich zdolność do generowania różnych perspektyw.
Kiedy więc jeden lub dwa dominujące głosy monopolizują dyskusję, pozostaje niewiele przestrzeni na inne przestrzenie. Wynik? Spostrzeżenia, które są powierzchowne, jednowymiarowe i ostatecznie nieprzydatne.
Do ciebie, jako gospodarza spotkania, należy uważne obserwowanie dominujących widoków pojawiających się podczas spotkania.
Rozwiązanie
kierowanie bardziej otwartych pytań do osób o innych poglądach niż dominujące
✅ Zaproś do dyskusji różne punkty widzenia, gdy opinia nie jest kwestionowana
używaj interaktywnych narzędzi, takich jak ankiety, aby zapewnić zrównoważony udział i zaangażowanie
Przeczytaj również: Jak efektywnie uczestniczyć w spotkaniach Zapewnienie inkluzywności
Inkluzywność może przybierać różne formularze w zależności od rodzaju spotkania. W dyskusjach decyzyjnych, na przykład, może to obejmować zapraszanie młodszych członków zespołu do dzielenia się świeżymi perspektywami, zanim liderzy zespołów będą mogli podzielić się swoimi spostrzeżeniami.
Spotkania hybrydowe lub wirtualne mogą wiązać się ze specjalnym okrzykiem dla wirtualnych uczestników, aby mogli dzielić się swoimi opiniami, nie będąc podcinanymi przez uczestników osobistych.
Rozwiązanie
tworzenie procesów zaangażowania w ramach spotkania
zintegrowanie czasu przeznaczonego na te interakcje w ramach agendy
Utrzymywanie dyskusji na właściwym torze
Spotkania bez agendy przypominają rozmowy przy chłodnej wodzie - plotki.
Z tą różnicą, że uczestnicy spotkania oczekują rzeczowych rozmów. W końcu poświęcają czas na pracę, aby wziąć udział w spotkaniu.
Nawet z ustaloną agendą, czasami spotkania przekraczają wyznaczony czas lub pomijają ważne aktualizacje, pozostawiając wszystkich sfrustrowanych.
Rozwiązanie
wyznaczenie moderatora spotkania, aby utrzymać dyskusje na właściwym torze
przypisanie limitów czasowych do każdego elementu porządku obrad
gdy pojawią się pomysły odbiegające od tematu, przekieruj rozmowę, ale zapisz je w protokole spotkania
Omijanie czkawek technicznych
Usterki techniczne są częstą przeszkodą podczas spotkań.
Mają one tendencję do opóźniania lub powstrzymywania przepływu dyskusji w najlepszym przypadku, a w najgorszym całkowicie wykolejają postęp spotkań. Wyposażenie członków zespołu w lepszą technologię spotkań i planowanie na wypadek nieprzewidzianych sytuacji staje się tutaj nienegocjowalne.
Rozwiązanie
przeprowadzanie audytów technicznych przed spotkaniem, szczególnie przed wydarzeniami o wysokiej stawce
✅ Ustawienie etykiety spotkań, np. kiedy wyciszyć mikrofony lub jakiego tła użyć
Przeczytaj również: Jak zarządzać spotkaniami w ClickUp
Planuj i prowadź efektywne spotkania z ClickUp
Podsumowując, efektywne spotkania mają namacalny lub znaczący wpływ na Twoją pracę lub usługę/produkt.
Oznacza to, że nawet planowanie jakiegokolwiek spotkania działa jak wideo w odwrotnej kolejności - zaczynasz od wyniku, planujesz, jak się tam dostaniesz (i z kim) oraz od czego zacząłeś
Ale dzięki ClickUp nie jest to samotna podróż. Skorzystaj z ekosystemu narzędzi zwiększających wydajność, które pomogą Ci skutecznie planować, usprawniać i zarządzać spotkaniami.
dzisiaj.