Podczas zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie, poleganie na mentalnej liście rzeczy do zrobienia lub zapisywanie ich w nieprzejrzystym notatniku może być receptą na katastrofę.
Zanim się obejrzysz, terminy mijają, a zadania leżą zapomniane, aż w końcu stają się przeszkodą na drodze do realizacji kluczowych projektów.
Skuteczniejsze rozwiązanie? Schemat blokowy Getting Things Done (GTD). Jest to wizualny schemat do planowania i śledzenia zadań, które mają zostać zakończone.
Łatwy do wdrożenia schemat GTD jest coraz częściej stosowany w miejscach pracy przez entuzjastów wydajności, profesjonalistów i osoby prywatne w celu zwiększenia wydajności.
Przeprowadzimy Cię przez podstawy metody GTD, a następnie pokażemy, jak stworzyć taki wykres za pomocą ClickUp.
Czym jest metoda Getting Things Done (GTD)?
Metoda Getting Things Done (GTD) została zaprojektowana przez Davida Allena, aby pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu zadaniami, projektami i commitami. Jej podstawowe zasady obejmują rejestrowanie wszystkich zadań i pomysłów w zewnętrznym systemie, organizowanie ich w możliwe do wykonania kroki i systematyczną pracę nad nimi w celu zmniejszenia stresu i poprawy koncentracji.
via Google Books Przyjrzyjmy się kluczowym zasadom metody GTD, które pomogą ci stać się supergwiazdą wydajności.
Kluczowe zasady schematu blokowego GTD
Przechwytywanie
Zbieraj wszystkie zadania, pomysły i zobowiązania w zewnętrznym systemie (np. notatniku, aplikacji), zamiast próbować przechowywać je w pamięci.
Przykład: Wyobraź sobie, że jesteś na spotkaniu i nagle przypominasz sobie, że musisz zaplanować wizytę u dentysty. Zamiast próbować przypomnieć sobie o tym później, szybko zapisujesz to w notatniku aplikacja do codziennego planowania .
Clarify
Zdecyduj, co oznacza każdy przechwycony element i jakie działania musisz podjąć, aby ukończyć zadanie.
Przykład: W przypadku zadania "ukończ raportowanie projektu", musisz wyjaśnić kolejne kroki, takie jak "zbadaj dane" lub "napisz wersję roboczą". Użyj szablony zarządzania zadaniami aby ustandaryzować kroki dla każdego procesu w metodzie GTD.
Organizuj
Umieszczaj elementy tam, gdzie ich miejsce. Możesz dodać zadania do kalendarza, listę zadań lub pliki referencyjne do listy projektów.
Przykład: "Kup zakupy spożywcze" trafia na listę "spraw do załatwienia", a "Napisz raport z projektu" na listę "Projekty do pracy". Użyj free szablony GTD do automatyzacji gromadzenia, organizowania i ustalania priorytetów zadań przy jednoczesnym śledzeniu postępów każdego kroku.
Reflect
Regularnie przeglądaj i aktualizuj swoje listy, aby dotrzymywać terminów.
Przykład: Pod koniec każdego tygodnia, używając aplikacji GTD -przeglądać listę rzeczy do zrobienia, dostosowywać terminy i sprawdzać zakończone zadania. W ten sposób można uniknąć zaśmiecania schematu GTD.
Engage
Wykorzystaj swój zorganizowany system do podjęcia działań i zakończenia zadań.
Przykład: Teraz, gdy już uchwyciłeś i zorganizowałeś swoje zadania, zbuduj wydajny system GTD do zrobienia gotowych rzeczy. Postępuj zgodnie z "kolejnymi krokami" na liście, aby pozostać na dobrej drodze.
Korzyści z wdrożenia schematu blokowego GTD
Priorytetyzacja zadań
Przetwarzanie GTD pomaga podzielić zadania na możliwe do wykonania kolejne kroki. Daje to przejrzysty przegląd projektów i pozwala na priorytetyzować zadania na podstawie pilności i ważności.
Lepsze zarządzanie czasem
Zadania można organizować w kategorie, takie jak do zrobienia, nadchodzące i zakończone. Metoda GTD pomaga szybciej ukończyć każde zadanie ponieważ kolejne kroki są przedstawione przed tobą.
Lepsze ustawienie celów
Kategoryzuj zadania w oparciu o ich wkład w realizację większych celów, zamiast skupiać się na poszczególnych zadaniach w oderwaniu od siebie.
Na przykład proste zadanie, takie jak "napisanie e-maila do klienta", może być częścią większego celu, takiego jak "zwiększenie utrzymania klientów o 10% w tym kwartale"
Ważnym krokiem w tworzeniu SMART celów zawodowych jest wizualizacja tego, jak każde działanie wiąże się z szerszym celem.
Lepsze podejmowanie decyzji
Kiedy twoje zadania są rejestrowane i organizowane za pomocą procesu GTD, podejmujesz lepsze decyzje dotyczące tego, na czym skupić się w następnej kolejności.
Dzięki mniejszej liczbie czynników rozpraszających i dobrze zorganizowanemu systemowi, twoje wybory będą oparte na priorytetach, terminach i celach, a nie na przeczuciach, co prowadzi do bardziej efektywnych wyników.
Lepsze poczucie kontroli
Jedną z największych zalet procesu GTD jest lepsze poczucie kontroli nad obciążeniem pracą.
Zrozumienie metodologii Getting Things Done (GTD)
Podstawowe elementy GTD
Skrzynka odbiorcza: Miejsce, w którym wszystkie zadania są początkowo rejestrowane Badania nad "efektem Zeigarnik" pokazują, że nieukończone zadania powodują napięcie psychiczne i zajmują nasze myśli. Poprzez uchwycenie tych zadań na zewnątrz, możemy zmniejszyć to obciążenie poznawcze.
Skrzynka odbiorcza służy jako początkowy punkt gromadzenia wszystkich danych wejściowych w życiu. Koncepcja ta opiera się na zasadzie "przechwytywania" Davida Allena, zgodnie z którą umysł służy do posiadania pomysłów, a nie ich przechowywania.
Skrzynka odbiorcza została zaprojektowana tak, aby przechwytywać wszystko - zadania, pomysły, zobowiązania lub cokolwiek, co przyciąga twoją uwagę. Może być fizyczna (jak schowek na biurku lub notatnik) lub cyfrowa (jak aplikacja lub folder e-mail). Celem jest, aby przechwytywanie było tak proste, jak to tylko możliwe. Im łatwiejsze jest dodawanie elementów do skrzynki odbiorczej, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz z niej konsekwentnie korzystać.
Następne działania: Elementy gotowe do natychmiastowego działania
Następnie zidentyfikuj "Następne działania", aby posunąć projekt do przodu.
Zapisanie "następnych kroków" wyjaśnia, co należy zrobić, co również pomaga zmniejszyć prokrastynację i paraliż decyzyjny.
Wskazówka dla profesjonalistów: Zamiast niejasnych zadań do wykonania, takich jak "Praca nad raportem", należy dodać konkretne działania, takie jak "Opracowanie akapitu wprowadzającego do raportu kwartalnego"
Waiting For: Zadania, które oczekują na działanie innych osób
Lista "Oczekujące na" w systemie GTD pomaga zarządzać zależnościami - zwłaszcza gdy oddelegowujesz pracę.
Lista będzie zawierać:
- Zadanie
- Osobę za nie odpowiedzialną
- Datę oddelegowania
Projekty: Wieloetapowe zadania wymagające planu
W systemie GTD "projekt" definiowany jest jako każdy rezultat wymagający więcej niż jednego kroku działania. Może to mieć zakres od planowania cotygodniowych zadań osobistych do wprowadzenia nowego produktu w pracy.
To jak posiadanie mapy, która pokazuje wszystkie miejsca, do których musisz się udać, zamiast skupiać się tylko na następnym zakręcie.
Każdy projekt na liście powinien mieć co najmniej jeden wyraźny kolejny krok. W ten sposób połączysz swoje większe cele z małymi działaniami, które możesz podjąć już teraz.
System GTD sugeruje przydatną sztuczkę zwaną "naturalnym planowaniem" projektów. To całkiem proste:
- Zdecyduj się na następny ruch
- Ustalenie powodu do zrobienia projektu
- Wyobraź sobie, jak wygląda powodzenie
- Rzuć kilka pomysłów
- Zorganizuj się do wszystkich zadań
Jak działa schemat blokowy GTD?
Przechwytywanie
Przechwytuj swoje zadania i zapisuj wszystko, co przyjdzie ci do głowy. Sprawy związane z moją pracą, sprawy osobiste, losowe pomysły - to wszystko się tam znajdzie. Możesz użyć dowolnego narzędzia: notatnika, aplikacji, notatek głosowych.
Pomyśl o tym jak o opróżnianiu kieszeni na koniec dnia. Wyrzuć to wszystko!
Clarify
Wyjaśnianie jest jak sortowanie przez ten stos. Podnieś każde istotne zadanie jedno po drugim i zadaj sobie pytanie: "Czy to jest wykonalne?"
Dla każdego elementu nie nadającego się do działania:
- Wyrzuć, jeśli go nie potrzebujesz
- Archiwizuj, jeśli może ci się przydać później
- Umieść na liście "kiedyś/może", jeśli jest to możliwe w przyszłości
Dla elementów możliwych do wykonania:
- Do zrobienia od razu, jeśli zajmuje to mniej niż 2 minuty
- Oddeleguj nadchodzące zadania, jeśli ktoś inny powinien je zrobić
- Odłóż je na później, jeśli musisz je zrobić później
Organizuj
Teraz nadszedł czas, aby umieścić rzeczy tam, gdzie ich miejsce. Każde zadanie trafia do odpowiedniego Boxu, takiego jak:
- Następne działania: Lista zadań do zrobienia w jednym kroku
- Plany projektów: Wszystko, co wymaga więcej niż jednego kroku
- Oczekiwanie: Rzeczy, na których zrobienie czekasz od innych
- Zaplanowane: Rzeczy, które muszą się wydarzyć w określonym dniu lub czasie
Zaangażowanie
Znajdź odpowiednie zadania na podstawie poniższych elementów:
- Kontekst (gdzie jesteś, jakie masz narzędzia)
- Dostępny czas
- Poziom energii
- Priorytet
Pro Tip: Dla złożonych projektów, utwórz diagram przepływu pracy aby zwizualizować swoje zadania i zidentyfikować priorytety na pierwszy rzut oka.
Przewodnik krok po kroku do tworzenia diagramu przepływu GTD
Podczas gdy prosty notatnik lub aplikacja do robienia notatek może pomóc w rozpoczęciu pracy, zalecamy wybranie bardziej solidnego (i zależnego) systemu do tworzenia schematu blokowego GTD.
W końcu, czy celem nie jest bycie bardziej zorganizowanym i wydajnym?
Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp posiada
- funkcje ustawienia celów i zarządzania zadaniami, aby uchwycić i wyjaśnić swoje zadania do wykonania
- wiele widoków i szablonów do lepszej organizacji zadań oraz
- zaawansowaną pomoc AI w angażowaniu się w projekty w celu osiągnięcia lepszych wyników
Oto przewodnik krok po kroku, jak stworzyć schemat GTD w ClickUp.
1. Burza mózgów zadań: Użyj Dokumenty ClickUp lista wszystkich zadań dla skrzynki odbiorczej i ustawienie celów
Po pierwsze, potrzebujesz przestrzeni, aby wyrzucić wszystkie swoje pomysły i materiały referencyjne. Możesz zacząć od utworzenia nowego dokumentu ClickUp pod tytułem "Skrzynka odbiorcza" Tutaj dodajesz wszystkie swoje zadania, projekty i pomysły. Nie martw się jeszcze o porządek, po prostu umieść wszystko w tym miejscu. Możesz także dodawać materiały referencyjne, które mogą być potrzebne do ukończenia zadania - dokumenty wspierają formatowanie tekstu sformatowanego, hiperlinki, multimedia i wiele więcej.
Po sporządzeniu listy zadań, zacznij kategoryzować je na cele. Cele ClickUp'a pozwala zdefiniować nadrzędne cele dla każdego zadania, wyjaśniając, w jaki sposób każde zadanie wpisuje się w szerszą perspektywę.
Użyj ClickUp Goals, aby załączyć cel do każdego zadania w systemie schematów blokowych GTD
2. Organizuj wizualnie: Wykorzystaj mapy myśli do kategoryzacji i priorytetyzacji zadań Mapy myśli ClickUp'a to doskonałe narzędzie do wizualnego grupowania powiązanych ze sobą zadań i ustawienia priorytetów.
Mapowanie cyklu pracy GTD przy użyciu map myśli ClickUp
Utwórz nową mapę myśli i zacznij rozgałęziać zadania z głównych kategorii (np. praca, osobiste, projekty). W każdej kategorii możesz przeciągać i upuszczać zadania ze Skrzynki odbiorczej, aby wizualnie przedstawić ich połączenie.
Na przykład, w kategorii praca możesz dodać "wyślij e-mail do Josha" lub "stwórz dokument na następne spotkanie"
Podczas tworzenia mapy zadań określ, które z nich są pilne, a które można odłożyć na później.
3. Oznaczanie zadań kolorami: Zastosuj pola niestandardowe dla wizualnych wskaźników statusu
Dzięki ClickUp możesz stworzyć wizualny schemat blokowy GTD, aby śledzić postęp swojej pracy. Pola niestandardowe w ClickUp umożliwiają dodanie do każdego zadania określonych szczegółów, takich jak status, priorytet lub poziom wysiłku. Pozwalają one na użycie kolorowych kodów, aby wszystko było uporządkowane.
Przejdź do widoku zadań i utwórz pola niestandardowe do rejestrowania szczegółów zadania, takich jak "Status" (np. do zrobienia, w toku, zakończone) lub "Priorytet" (np. wysoki, średni, niski). Następnie przypisz każdemu zadaniu status, używając charakterystycznych kolorów.
Tworzenie niestandardowych statusów w ClickUp
Tak więc, zobaczysz go na zielono za każdym razem, gdy zadanie o wysokim priorytecie zostanie zakończone i na czerwono w przypadku zadania, które wymaga uwagi. Dodaje to kolejną warstwę przejrzystości do wykresu przepływu GTD.
4. Ułóż schemat blokowy: Użyj widoku Tablicy, aby przedstawić zadania na różnych scenach Widok tablicy w ClickUp to potężne narzędzie w stylu Kanban do wizualnego organizowania zadań w miarę ich postępu na różnych scenach.
Na początek utwórz kolumny odpowiadające kluczowym scenom GTD, takim jak "Skrzynka odbiorcza" (gdzie początkowo lądują zadania), "Następne działania" (zadania, którymi planujesz się zająć w następnej kolejności), "Oczekujące na" (zadania wstrzymane) i "Zakończone" (dla zakończonych zadań).
Wizualizacja statusów zadań za pomocą widoku tablicy w ClickUp
Podczas przetwarzania każdego zadania, przeciągaj je z jednej kolumny do drugiej, tworząc dynamiczny schemat GTD, który odzwierciedla Twój postęp. Zapewnia to widoczność w czasie rzeczywistym tego, co jest w trakcie postępu, co czeka, a co zostało zrobione.
Pro Tip: Możesz spersonalizować widok Tablicy, dodając dodatkowe sceny, takie jak "Przegląd" (dla zadań, które wymagają dalszego rozważenia) lub "Kiedyś" (dla pomysłów lub projektów, do których chcesz wrócić później). Nie zapomnij dodać kolumny "Zrobione", aby dać sobie poczucie spełnienia, gdy zadania zostaną zakończone.
5. Połączenie z projektami: Połącz zadania z konkretnymi projektami, aby ułatwić ich śledzenie
ClickUp umożliwia połączenie poszczególnych zadań z konkretnymi projektami, dzięki czemu wszystko jest ze sobą połączone, a Ty masz łatwy dostęp do istotnych szczegółów.
Dla każdego zadania wybierz opcję powiązania go z konkretnym projektem w Twojej aplikacji Obszar roboczy ClickUp . Zapewnia to widoczność wszystkich powiązanych zadań w jednym miejscu podczas widoku projektu.
Wizualizuj wszystkie swoje zadania razem w obszarze roboczym ClickUp
Połączenie zadań z projektami pozwala zobaczyć ich szerszy kontekst, śledzić ogólny postęp projektu i uniknąć nadmiarowości lub zamieszania.
6. Ustawienie automatyzacji: Twórz przypomnienia i terminy
Proces GTD podkreśla znaczenie terminów i przypomnień. Automatyzacja w ClickUp umożliwia automatyczne ustawienie terminów, wysyłanie przypomnień i wyzwalanie innych przydatnych działań w oparciu o określone warunki - w ramach mapy cyklu pracy GTD.
Ustaw przypomnienia dla Przeglądu Tygodniowego. Możesz tworzyć reguły takie jak "Gdy zadanie przejdzie do 'Następnych działań', ustaw przypomnienie na dwa dni później" lub "Gdy zadanie jest przeterminowane, powiadom mnie"
Bądź na bieżąco bez ręcznej interwencji dzięki automatyzacji ClickUp
Te automatyzacje pozwolą Ci śledzić zadania bez konieczności ręcznej interwencji. Możesz także tworzyć automatyzacje, które ustawiają zależności między zadaniami, zapewniając, że nie możesz rozpocząć zadania B, dopóki zadanie A nie zostanie zakończone.
7. Zaplanuj przeglądy: Używaj Powtarzających się Zadań do regularnych przeglądów i korekt.
Metoda GTD zaleca regularne przeglądy, aby pozostać zorganizowanym i utrzymać tempo. Używaj Powtarzające się zadania w ClickUp aby zaplanować regularne wizyty kontrolne i dostosować system w razie potrzeby.
Ustaw powtarzające się zadanie z etykietą "Przegląd tygodniowy" lub "Plan miesięczny" Podpowiedzi te pozwolą ci sprawdzić postępy, zmienić priorytety zadań i upewnić się, że wszystko jest aktualne.
Ustawienie przypomnienia o przeglądzie za pomocą automatyzacji powtarzających się zadań w ClickUp
Podczas tych przeglądów upewnij się, że zadania są zgodne z celami i w razie potrzeby dokonaj korekt - czy to poprzez zmianę przydziału zadań, przesunięcie terminów czy aktualizację priorytetów.
8. Odciążenie dzięki gotowym szablonom GTD Szablon Getting Things Done (Prosta lista) firmy ClickUp pomaga zarządzać większymi projektami, dzieląc je na mniejsze powiązane zadania.
Dzięki wbudowanym widokom, takim jak Listy, Kalendarze i Tablice, możesz śledzić postępy poprzez wizualizację zadań na różnych zakończonych scenach.
Szablon Getting Things Done firmy ClickUp
Niestandardowe kategorie zadań, ustawienie priorytetów i dodawanie terminów ułatwiają dostosowanie szablonu do przepływu pracy GTD.
Zgodnie z instrukcjami Davida Allena, podziel każde zadanie na odpowiednie kategorie i nadaj im kontekst. Posortuj każde pole zadania na elementy i listy nadające się i nienadające się do działania, takie jak:
- Zaplanowane: ZawieraWidok kalendarza w ClickUp dla zadań z blokiem czasowym
- Lista projektów: Pomaga podzielić i ustalić priorytety zadań
- Materiały referencyjne: Dla przyszłych zadań
Typowe wyzwania i rozwiązania przy użyciu GTD
Niektóre typowe wyzwania profesjonaliści mogą rozwiązać za pomocą mapy cyklu pracy GTD:
Wyzwanie nr 1: Wielozadaniowy przedsiębiorca
Wyzwanie: Założycielka startupu nosi wiele kapeluszy - rozwój produktu, marketing, pozyskiwanie funduszy i zarządzanie zespołem. Jest przytłoczona zadaniami i walczy o utrzymanie koncentracji i postęp na wszystkich frontach.
Pokonanie wyzwania przy użyciu schematu GTD
- Wdrożenie cyfrowej skrzynki odbiorczej, takiej jak Docs w ClickUp, aby przechwytywać wszystkie pomysły i zadania
- Tworzenie list Następnych Działań dla różnych kontekstów: @komputer, @telefon, @spotkanie
- Korzystaj z listy Projekty, aby śledzić różne inicjatywy (funkcje produktu, kampanie marketingowe, spotkania z inwestorami)
- Oddelegowane zadania do członków zespołu i ustawienie automatyzacji dla przypomnień i terminów
- Zaplanuj przeglądy, aby dostosować zadania do bieżących priorytetów biznesowych w schemacie blokowym GTD
- UżyjSzablon Getting Things Done firmy ClickUp do ustalania priorytetów, śledzenia i wykonywania zadań w centralnej lokalizacji
Wyzwanie nr 2: Kreatywny freelancer
Wyzwanie: Grafik żongluje wieloma zadaniami, takimi jak kończenie projektów klientów, fakturowanie, rozwój umiejętności i znajdowanie nowych klientów. Zmaga się z prokrastynacją i dotrzymywaniem terminów.
Pokonanie wyzwania przy użyciu schematu GTD
- Po pierwsze, należy uchwycić wszystkie pomysły i sporządzić listę materiałów referencyjnych w ClickUp Docs
- Następnie podziel te pomysły na powiązane z nimi zadania i uporządkuj je za pomocą gotowych pól niestandardowych
- Użyj polaSzablon Get Things Done Framework by ClickUp aby nadać zadaniom priorytety według kontekstu, terminów i poziomu wysiłku
- Używanie statusów do tworzenia kategorii zadań, takich jak "otwarte", "w trakcie realizacji", "do przeglądu" i "zamknięte"
Zaimplementuj schemat blokowy GTD za pomocą ClickUp
Teraz jest czas, aby przejąć kontrolę nad tym, co możemy, z właściwymi ludźmi, we właściwym czasie
David Allen
Schemat blokowy GTD to świetne rozwiązanie do dzielenia złożonych projektów na mniejsze, istotne zadania, którymi członkowie zespołu mogą zająć się indywidualnie.
Entuzjaści wydajności korzystają z mapy cyklu pracy GTD, aby wyeliminować niepotrzebne lub powielające się zadania i odzyskać czas na myślenie i kreatywność.
ClickUp sprawia, że tworzenie mapy przepływu GTD jest łatwiejsze i bardziej dostępne. Zacznij kontrolować swój czas poprzez rejestrując się na ClickUp za darmo .