Zarządzanie projektami w wielu działach często oznacza obsługę różnych arkuszy kalkulacyjnych, co prowadzi do potencjalnego zamieszania i nieefektywności.
Podczas gdy Microsoft Excel od dawna jest narzędziem do organizowania danych, Smartsheet oferuje funkcje podobne do Excela z ulepszonymi możliwościami zarządzania projektami.
Na tym blogu przeanalizujemy mocne i słabe strony Smartsheet w porównaniu z Excelem, aby pomóc ci zdecydować, które narzędzie najlepiej odpowiada twoim potrzebom w zakresie zarządzania projektami.
Przedstawimy również alternatywne rozwiązanie, które może zaoferować jeszcze większą elastyczność i łatwość użytkowania.
Czym jest Smartsheet?
via Smartsheet Smartsheet to oparta na chmurze platforma do zarządzania projektami z większą liczbą funkcji niż typowe narzędzie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.
Można ją traktować jako połączenie Excela i dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami - ale z płynniejszym cyklem pracy i mniejszymi kłopotami podczas współpracy w zespole.
Wśród licznych funkcji znajdują się wykresy Gantta, zautomatyzowane cykle pracy i konfigurowalne szablony.
Funkcje Smartsheet
Smartsheet ma wszystkie funkcje, których potrzebujesz, aby ułatwić sobie życie. Poznajmy je razem:
1. Współpraca w czasie rzeczywistym
via Smartsheet Smartsheet pozwala Tobie i Twojemu zespołowi pracować nad tym samym dokumentem jednocześnie - bez koszmarów związanych z kontrolą wersji.
Każdy może wprowadzać aktualizacje, zostawiać komentarze i śledzić postępy bez zamieszania związanego z niekończącymi się załącznikami do wiadomości e-mail.
Ponadto, możesz przydzielać zadania, dodawać załączniki, ustawiać zależności między zadaniami i śledzić postępy wszystkich członków zespołu, aby utrzymać projekt na właściwym torze (co jest szczególnie przydatne, jeśli pracujesz nad wieloma projektami).
Notatka: Chcesz poznać więcej alternatyw dla Excela? Sprawdź naszą listę 11 najlepszych alternatyw i konkurentów programu Excel !
2. Zautomatyzowane cykle pracy
via Smartsheet Zamiast tracić czas na powtarzające się zadania (wysyłanie przypomnień, aktualizowanie pól statusu itp.), możesz ustawić inteligentne wyzwalacze dzięki automatycznym cyklom pracy Smartsheet.
Przypomina to ustawienie kostek domina - jedno działanie wyzwala kolejne, aż wszystko idealnie się ułoży.
Chcesz powiadomić swój zespół o zbliżającym się terminie? Smartsheet wyśle powiadomienie.
Chcesz zaktualizować pole, gdy zadanie zostanie zakończone? Gotowe. Automatycznie.
A co najlepsze?
Możesz dostosować te cykle pracy do unikalnych procesów swojego zespołu, oszczędzając czas i zapewniając, że nic nie umknie Twojej uwadze.
3. Wykresy Gantta i zarządzanie zasobami
via Smartsheet Jeśli uwielbiasz oglądać swoje projekty w postaci łatwej do zrozumienia osi czasu, wykresy Gantta mogą stać się Twoim nowym sposobem na zwiększenie wydajności.
Wykresy Gantta w Smartsheet umożliwiają mapowanie każdego zadania, terminu i zależności zadania, dzięki czemu zawsze masz jasny obraz postępu projektu. Koniec z szukaniem odpowiedzi na pytanie, co jest do zrobienia kiedy - wszystko widać od razu.
Smartsheet zapewnia również narzędzia do przydzielania czasu zespołowi i jest bardzo pomocny w zarządzaniu zasobami.
Możesz śledzić godziny pracy, zarządzać budżetem, koordynować pracę różnych teamów i zrobić o wiele więcej - a wszystko to bez zwykłego chaosu.
Przeczytaj również: Jak stworzyć wykres Gantta w Arkuszach Google (z szablonami)
4. Płynna integracja
przez Microsoft Bezproblemowa integracja Smartsheet z narzędziami takimi jak Google Workspace, Microsoft Teams i Power BI przenosi cykl pracy na nowy poziom.
Zamiast przełączać się między aplikacjami, Smartsheet gromadzi wszystkie dane w jednym miejscu, umożliwiając łatwą współpracę i ulepszona wizualizacja danych .
Można również pobierać dane z zewnętrznych źródeł, co ułatwia synchronizację i aktualizację wszystkiego.
5. Aplikacje mobilne i przechowywanie danych w chmurze
via Smartsheet Potrzebujesz zarządzać swoimi projektami w podróży? Aplikacje mobilne Smartsheet pozwalają na to, dając Ci zakończoną kontrolę nad projektami zdalnie.
Niezależnie od tego, czy jesteś na spotkaniu, czy poza biurem, możesz szybko sprawdzić postęp zadań, zaktualizować statusy lub wprowadzić zmiany za pomocą zaledwie kilku dotknięć.
Usługi przechowywania danych w chmurze Smartsheet sprawiają, że wszystkie dane są bezpieczne i dostępne - koniec z zagubionymi plikami lub nieaktualnymi wersjami.
Cennik SmartSheet
- Pro: 9 USD za członka/miesiąc (rozliczane rocznie) dla 1-10 członków, nieograniczona liczba przeglądających. Obejmuje widoki Gantta, siatki, tablicy, kalendarza, nieograniczoną liczbę arkuszy, 250 automatyzacji/miesiąc
- Business: 19 USD za członka/miesiąc (rozliczane rocznie) dla 3+ członków, nieograniczona liczba gości/widzów. Dodaje widok osi czasu, śledzenie zespołu, narzędzia administratora, nieograniczoną automatyzację i 1 TB przestrzeni dyskowej
- Enterprise: Ceny niestandardowe. Obejmuje wszystkie funkcje biznesowe, a także formuły AI, SAML SSO, WorkApps, nieograniczoną przestrzeń dyskową i zaawansowane integracje
Co to jest Excel?
via Microsoft Przez dziesięciolecia Microsoft Excel był ulubionym narzędziem do tworzenia wykresów, analizowania finansów i organizowania danych firmowych.
Excel oferuje potężne możliwości analizy danych. Sprawia to, że jest on niezbędnym narzędziem w pakiecie Microsoft Office dla każdego, kto zajmuje się złożonymi obliczeniami, danymi strukturalnymi lub zarządzaniem bazami danych.
Skupia się on w dużej mierze na manipulacji danymi i ich wizualizacji. Umożliwia tworzenie złożonych formuł, wykonywanie skomplikowanych obliczeń i organizowanie dużych ilości informacji w charakterystycznym układzie siatki.
Co więcej, Excel integruje się z innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office. Sprawia to, że ma on kluczowe znaczenie dla przepływów pracy, które opierają się na płynnych przejściach między innymi narzędziami MS, takimi jak prezentacje PowerPoint i dokumenty Word.
Przeczytaj również: 25 najlepszych darmowych programów do zarządzania projektami
Funkcje programu Excel
Jeśli korzystałeś z Excela tylko jako narzędzia do arkuszy kalkulacyjnych, wiele tracisz!
Excel to potężny program, który upraszcza zadania związane z zarządzaniem danymi i projektami. Obsługuje wszystko, od zaawansowanej wizualizacji danych po projekty na dużą skalę (np. coroczne audyty firmy).
Oto dlaczego Excel pozostaje jednym z najbardziej znanych narzędzi w branży:
1. Złożone obliczenia i formuły
Konsolidacja danych za pomocą formuły VLOOKUP w programie Excel
Wyobraź sobie, że zarządzasz rocznym budżetem zespołu marketingowego. Korzystając z funkcji "SUMIF", możesz obliczyć całkowite wydatki na określone kampanie w oparciu o kryteria, takie jak miesiąc lub kanał.
Chcesz jeszcze bardziej rozbić koszty na poszczególne kwartały? Wystarczy podłączyć "VLOOKUP", aby pobrać dokładne dane z wielu arkuszy.
Dzięki rozszerzonej bibliotece formuł, Excel pozwala użytkownikom bez trudu obliczać liczby, automatyzować zadania, a nawet przeprowadzać analizy finansowe.
Ponadto, formuły Excela mogą być zintegrowane w wielu arkuszach. Pomaga to organizować i śledzić dane projektu, a nawet wyświetlać je w łatwiejszym do zrozumienia formacie.
2. Narzędzia do wizualizacji danych i tworzenia wykresów
via Microsoft Wbudowane w Excelu narzędzia do tworzenia wykresów ratują życie, jeśli chodzi o wizualizację danych.
Możesz łatwo przekształcić wiersze danych w wykresy słupkowe, kołowe lub Gantta w celu efektywnej wizualizacji danych, upraszczając duże projekty i złożone dane.
Ale to nie wszystko!
Excel można również zintegrować z Power BI, aby uzyskać jeszcze bardziej zaawansowane funkcje analizy biznesowej i analityki.
3. Automatyzacja zadań za pomocą makr
via Microsoft Funkcja automatyzacji zadań w Excelu, znana również jako makro, zmienia zasady gry dla tych, którzy chcą zwiększyć swoją wydajność.
Masz dość kopiowania i wklejania miesięcznych danych sprzedażowych do dziesięciu różnych arkuszy?
Wystarczy ustawić makro, nacisnąć przycisk i gotowe (tak, to takie proste).
Musisz kodować kolorami niekończące się wiersze? Ustaw makro, kliknij i arkusz jest już uporządkowany (tak, to takie proste).
Makra umożliwiają automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak formatowanie, wprowadzanie danych, a nawet generowanie raportów. To jak posiadanie osobistego asystenta w arkuszu kalkulacyjnym.
Po ustawieniu makr, będą one do zrobienia nudnych rzeczy, dzięki czemu można skupić się na ważnych rzeczach, takich jak analiza danych i zarządzanie członkami zespołu.
Makra przydają się szczególnie w przypadku zarządzania projektami lub rozszerzeniem zbiorów danych, oszczędzając czas i redukując błędy.
4. Współpraca w czasie rzeczywistym (Excel Online)
via Microsoft Excel może nie mieć wbudowanej funkcji współpracy Smartsheet, ale dzięki Excel Online Twój zespół może nadal edytować ten sam arkusz kalkulacyjny.
Koniec z bólem głowy "Którą wersję mamy?!".
Wystarczy udostępnić połączony link, a wszyscy będą mogli edytować dane i dodawać komentarze, tak jakby to był czat grupowy.
Ponadto w każdej chwili można przekształcić te dane w prezentację PowerPoint. Lub wrzucić kilka spostrzeżeń do dyskusji w Microsoft Teams.
Przeczytaj również: 10 najlepszych narzędzi AI w Excelu do optymalizacji cyklu pracy w arkuszach kalkulacyjnych
5. Integracja z innymi narzędziami Microsoft Office
via Microsoft Chcesz dodać kilka dodatkowych kolumn do prezentacji PowerPoint przed ostatnim cotygodniowym spotkaniem? Śmiało, wklej te tabele Excela.
Chcesz połączyć dane na żywo z raportem w dokumencie Word?
Żaden problem. Zmień dane w programie Excel, a dokument Word zostanie automatycznie zaktualizowany.
Potrzebujesz jeszcze więcej współpracy w czasie rzeczywistym? Wystarczy wskoczyć do Microsoft Teams, udostępniać arkusz kalkulacyjny i prowadzić burzę mózgów z zespołem bez przełączania aplikacji.
Co więcej, Excel wspiera również usługi przechowywania danych w chmurze, umożliwiając przechowywanie plików Excel i pracę nad nimi z dowolnego miejsca.
Cennik programu Excel
- Excel 2019 (jednorazowy zakup): 159,99 USD
- Microsoft 365 Personal: Już od 6,99 USD/miesiąc
- Microsoft 365 Business Standard: $12.50/użytkownika/miesiąc (roczny commit)
- Microsoft 365 Family (do 6 osób, w tym Excel i inne aplikacje Microsoft): 9,99 USD/miesiąc
Przeczytaj również: 10 najlepszych alternatyw i konkurentów dla Arkuszy Google
Smartsheet vs. Excel: Porównanie funkcji
Czas na bitwę!
Zarówno Smartsheet, jak i Excel to świetne narzędzia, ale jak wypadają w porównaniu? Porównaliśmy Excel i Smartsheet funkcja po funkcji.
Funkcja #1: Współpraca w czasie rzeczywistym
🏆Zwycięzca: Smartsheet
W pierwszej rundzie debaty Smartsheet vs. Excel przyjrzeliśmy się współpracy w czasie rzeczywistym, a Smartsheet wyraźnie wysuwa się na prowadzenie.
W przeciwieństwie do Excela, który wymaga udostępniania wielu wersji lub dostępu do Excel Online, Smartsheet umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym - niezależnie od tego, czy przydzielasz zadania, dokonujesz aktualizacji, czy zostawiasz komentarze.
Wszyscy są na tej samej stronie, dosłownie! Excel Online oferuje pewne funkcje współpracy, ale wydają się one nieco niezgrabne w porównaniu z płynną, wbudowaną automatyzacją cyklu pracy w Smartsheet.
Funkcja #2: Narzędzia do wizualizacji danych i tworzenia wykresów
Zwycięzca: Remis
Nie ma wyraźnego zwycięzcy w tym aspekcie bitwy Smartsheet vs. Excel. Oba oferują solidne funkcje wizualizacji danych.
Dzięki narzędziom do tworzenia wykresów i integracji z Power BI, Excel jest fantastyczny do tworzenia wykresów słupkowych, kołowych i innych. Od dawna jest to najlepszy program do wizualnej prezentacji danych.
Smartsheet nie pozostaje jednak daleko w tyle, oferując wszechstronne widoki, takie jak wykresy Gantta, kalendarze i siatki, które ułatwiają wizualizację i zarządzanie danymi projektów.
Jeśli zarządzasz projektami na dużą skalę, każda platforma będzie odpowiednia do zrobienia, ale wybór zależy od preferencji dotyczących stylu prezentacji.
Funkcja #3: Automatyzacja cykli pracy
Zwycięzca: Smartsheet
Następnie porównaliśmy zautomatyzowane cykle pracy i Smartsheet z łatwością objął prowadzenie.
Automatyzacja Smartsheet pomaga zarządzać powtarzalnymi zadaniami, takimi jak wysyłanie przypomnień lub aktualizowanie pól statusu, i sprawia, że zarządzanie zadaniami jest znacznie płynniejsze.
Excel nie ma tej wbudowanej funkcji, choć można używać makr do automatyzacji zadań. Bądźmy jednak szczerzy - makra wymagają bardziej stromej krzywej uczenia się i nie są tak intuicyjne jak narzędzia do automatyzacji Smartsheet.
Funkcja #4: Bezproblemowa integracja
Zwycięzca: Excel
Jeśli chodzi o integrację, Excel wyprzedza konkurencję.
Dzięki głębokim powiązaniom z ekosystemem Microsoft Office, Excel może być bez wysiłku zintegrowany z prezentacjami PowerPoint, dokumentami Word i Microsoft Teams. Możesz połączyć dane na żywo między aplikacjami i wprowadzać aktualizacje we wszystkich aplikacjach.
Smartsheet integruje się również z narzędziami takimi jak Google Workspace i Power BI. A jednak dominacja Excela w przestrzeni aplikacji Microsoft Office daje mu przewagę wśród użytkowników, którzy już zainwestowali w ten pakiet.
Funkcja #5: Krzywa uczenia się
Zwycięzca: Excel
Spójrzmy prawdzie w oczy: większość z nas wcześnie zapoznała się z Excelem i jest to praktycznie jeden z pierwszych programów, jakich wielu z nas się nauczyło.
Podstawy Excela są łatwe do przyswojenia, a nawet bardziej zaawansowane funkcje, takie jak złożone formuły i filtrowanie danych, zaczynają wydawać się naturalne przy odrobinie praktyki.
Z drugiej strony, Smartsheet, choć intuicyjny w zarządzaniu projektami, może wymagać nieco więcej czasu na naukę, zwłaszcza gdy chcesz korzystać z jego zaawansowanych narzędzi, takich jak automatyzacja cyklu pracy i zarządzanie zasobami.
Jeśli jesteś członkiem małego zespołu lub dopiero zaczynasz pracę z narzędziami do zarządzania projektami, krzywa uczenia się Smartsheet może okazać się bardziej stroma niż w przypadku Excela.
Przeczytaj również: 20 najlepszych alternatyw i konkurentów Smartsheet do zarządzania projektami
Smartsheet vs. Excel na Reddit
Użytkownicy Reddita mają wiele do powiedzenia na temat debaty Smartsheet vs. Excel: Jeden sfrustrowany użytkownik udostępniał swoje zmagania z Smartsheet:
_Czuję na każdym kroku, że natrafiam na limit Smartsheet, który jest znacznie łatwiejszy do obsłużenia w innym oprogramowaniu
Bcrosby25
Zwrócono również uwagę na problemy z możliwością tworzenia skryptów, kopiowaniem kolumn i projektowaniem formularzy.
Jednak nie wszyscy są tego samego zdania. Jeden z użytkowników powiedział :
_...Smartsheet przewyższa pod względem współpracy, ale Excel nadal jest moim narzędziem do analizy
Striking_Winner_4195
Niektórzy użytkownicy znaleźli szczęśliwy środek, używając obu narzędzi do różnych zadań. Jak wyjaśnił jeden z użytkowników Redditora,
_Smartsheet jest świetny do automatyzacji, raportowania, pulpitów itp., ale jest najlepszy dla małych zestawów danych... Praca z większymi zestawami danych w Smartsheet może być frustrująca ze względu na jego limity wierszy/komórek/odniesień
name_is_what_is
Ogólny konsensus Reddit?
Smartsheet wyróżnia się (no pun intended) w zarządzaniu projektami i współpracy, ale Excel pozostaje faworytem do analizy danych i obsługi dużych zbiorów danych.
Spotkanie z ClickUp - najlepszą alternatywą dla Smartsheet vs. Excel
Teraz, gdy porównaliśmy Smartsheet i Excel pod wieloma względami, nadszedł czas na spotkanie z nowym narzędziem, które oferuje to, co najlepsze z obu światów i nie ma żadnych ograniczeń.
Więcej integracji, wbudowane funkcje AI, współpraca w czasie rzeczywistym, funkcje automatyzacji i ponad 1000 szablonów do wszystkich potrzeb związanych z zarządzaniem projektami.
Przywitaj się z ClickUp .
Oto jak ClickUp łączy w sobie najlepsze mocne strony Smartsheet i Excela (wraz z kilkoma dodatkowymi funkcjami).
ClickUp's one up #1: ClickUp Widok tabeli
przekształć dane w przydatne informacje dzięki widokowi tabeli ClickUp
Wyobraź sobie całą moc arkuszy kalkulacyjnych Excel, ale z wbudowanymi narzędziami do zarządzania projektami.
Z Widok tabeli ClickUp'a nie tylko zarządzasz danymi - przekształcasz je w przydatne informacje, które napędzają Twoje projekty.
Załóżmy na przykład, że zarządzasz kampanią marketingową z różnymi rezultatami, terminami i współpracownikami.
Dzięki widokowi tabeli możesz łatwo przypisywać zadania, śledzić terminy i monitorować postępy w jednym uporządkowanym widoku, jednocześnie zarządzając budżetem kampanii i szczegółami dostawców - wszystko to bez przełączania się między wieloma narzędziami.
Notatka: Sprawdź naszą najnowszą aplikację Porównanie SmartSheet vs ClickUp aby dowiedzieć się więcej o idealnym narzędziu dla Ciebie.
ClickUp's one up #2: Szablony arkuszy kalkulacyjnych
Pomiń kłopoty i ciesz się zorganizowanym zarządzaniem danymi dzięki szablonom arkuszy kalkulacyjnych ClickUp
Nie masz czasu na tworzenie własnego systemu od podstaw?
Nie ma problemu.
The Szablon arkusza kalkulacyjnego ClickUp jest tutaj, aby rozpocząć pracę. Od zarządzania analizami finansowymi po organizację kolejnego dużego projektu - dzięki temu szablonowi możesz pominąć ustawienia i od razu przejść do działania.
W przeciwieństwie do Excela, w którym tworzenie szablonu od podstaw może wydawać się skomplikowanym procesem, ClickUp sprawia, że jest to szybkie, proste i, ośmielamy się powiedzieć - zabawne!
Jeśli potrzebujesz dodatkowej elastyczności, szablon Szablon edytowalnego arkusza kalkulacyjnego ClickUp zapewnia w pełni konfigurowalne doświadczenie.
💡 Pro Tip: Jeśli jesteś nowym użytkownikiem narzędzi do zarządzania projektami, Szablony ClickUp'a są doskonałym sposobem na rozpoczęcie pracy. Możesz znaleźć szablony podzielone na kategorie według działów, branż i przypadków użycia. Chcesz mieć arkusz do śledzenia zakupów spożywczych? Gotowe. Szukasz planera budżetu dla swojego następnego projektu? Również zrobione.
ClickUp's one up #3: Automatyzacja i AI
zarządzaj zadaniami i oszczędzaj czas dzięki automatyzacji cyklu pracy w ClickUp opartej na AI
Powtarzające się zadania Cię spowalniają? Już nie. Automatyzacja ClickUp sprawia, że usprawnianie cykli pracy to spacer po parku. W połączeniu z ClickUp Brain to asystent, któremu można oddelegować standardowe codzienne zadania. Wszystko, co musisz zrobić, to opisać swoją automatyzację, a AI natychmiast ją ustawi - bez konieczności programowania.
Niezależnie od tego, czy wysyłasz przypomnienia, aktualizujesz statusy, czy wyzwalasz działania w oparciu o warunki, ClickUp zajmuje się powtarzalnymi rzeczami, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na szerszej perspektywie.
Przeczytaj również: 10 najlepszych narzędzi AI dla Arkuszy Google do optymalizacji arkuszy kalkulacyjnych
ClickUp's one up #4: Zarządzanie zadaniami dla zespołów
usprawnij zarządzanie zespołem i zadaniami dzięki solidnym narzędziom do zarządzania projektami ClickUp.
Zarządzanie zespołem nigdy nie było łatwiejsze, dzięki Rozwiązanie ClickUp do zarządzania projektami . Wykresy Gantta, śledzenie zasobów i oddelegowane zadania - zrobione w prosty sposób.
Wyobraź sobie, że kierujesz zespołem zajmującym się rozwojem produktu.
Możesz zobaczyć całą oś czasu projektu na pierwszy rzut oka dzięki wykresom Gantta ClickUp - utrzymując priorytety na właściwym poziomie, jasne zależności i łatwe śledzenie postępów.
A kiedy nadejdzie czas, aby zagłębić się w szczegóły, Zadania ClickUp służą do organizowania i przydzielania najdrobniejszych zadań.
Możesz łatwo zarządzać obciążeniami pracą, upewniając się, że nikt nie jest przytłoczony, korzystając z Dokumenty ClickUp do przechowywania wszystkich istotnych szczegółów projektu i plików. Tablice ClickUp pozwalają na sesje burzy mózgów, podczas gdy Formularze ClickUp zbierać opinie lub prośby od interesariuszy, wszystko w ramach tej samej platformy. A jeśli potrzebujesz niestandardowego spojrzenia na swój projekt, możesz liczyć na Widoki ClickUp -w tym wykresy Gantta - aby zorganizować pulpit dokładnie tak, jak tego potrzebujesz.
Przeczytaj również: Smartsheet vs ClickUp: Które narzędzie do zarządzania projektami jest najlepsze?
Wybierz lepsze narzędzie do Excela: ClickUp
Który z tych systemów zarządzania bazami danych wybrać - Smartsheet, Excel czy ClickUp?
Jeśli analiza danych jest Twoim głównym celem, Excel jest trudny do pokonania. Microsoft Excel nadal jest najlepszym oprogramowaniem do arkuszy kalkulacyjnych, służącym do obliczania liczb i analizowania danych, zwłaszcza w przypadku złożonych obliczeń.
Z drugiej strony, Smartsheet to świetny wybór, jeśli chcesz skupić się bardziej na współpracy i automatyzacji.
Ale jeśli szukasz tego, co najlepsze z obu światów, ClickUp jest idealnym wyborem.
ClickUp łączy w sobie wydajne zarządzanie danymi ze współpracą w czasie rzeczywistym i automatyzacją opartą na AI, aby usprawnić wydajność zespołu we wszystkich projektach.
Gotowy, aby odnieść sukces w swoich projektach? Możesz zacząć korzystać z ClickUp za Free już dziś!