Czy zdarzyło Ci się kiedyś rozpocząć projekt tylko po to, by zobaczyć, jak gwałtownie zbacza on z kursu? To właśnie jest scope creep w akcji i jest to powszechna pułapka w większości projektów - od rozwoju oprogramowania i marketingu po budownictwo, maszyny ciężkie, a nawet inicjatywy sektora publicznego.
McKinsey odkrył, że tylko jeden na 200 projektów IT spełnił wszystkie trzy kryteria powodzenia projektu (budżet, harmonogram i korzyści).
**Ale jest na to rozwiązanie. Dobrze przygotowany plan zarządzania projektami może utrzymać projekt na właściwym torze i zaoszczędzić pieniądze.
Chcesz uniknąć kosztownych konsekwencji opóźnień w realizacji projektu i scope creep ? Ta przydatna lista kontrolna przedstawia kroki do stworzenia idealnego zakresu projektu dla każdej branży.
Zrozumienie deklaracji zakresu projektu
Deklaracja zakresu projektu to formalny dokument, który określa granice projektu i definiuje, co jest w nim zawarte, a co nie. Zapewnia on, że zespół projektowy rozumie swoje cele, rezultaty i ograniczenia.
Deklaracja zakresu projektu zawiera zazwyczaj cztery kluczowe elementy:
- Cele projektu: Konkretne cele i wyniki, które projekt ma osiągnąć
- Rezultaty: "namacalne" wyniki, które zostaną wyprodukowane
- Włączenia (i wyłączenia) zakresu: konkretne zadania, działania lub komponenty projektu, które są (i nie są) uwzględnione w projekcie
- Ograniczenia: Limity lub restrykcje, które mogą mieć wpływ na projekt
Stworzenie dobrze zdefiniowanego zakresu projektu może pomóc w zapobieganiu rozrostowi zakresu i utrzymaniu projektu na właściwym torze. Deklaracja zakresu projektu służy następującym celom:
- Zmniejsza ryzyko: Poprzez jasne zdefiniowanie granic projektu, pomaga złagodzić ryzyko związane z rozrostem zakresu, przekroczeniem kosztów i opóźnieniami harmonogramu
- Zwiększa wydajność: Wiedząc już na samym początku, co jest kluczowe, można lepiej przydzielać zasoby i zarządzać budżetem
- Zadowolenie interesariuszy: Ponieważ wszyscy z góry zgadzają się na wyniki projektu, można zminimalizować konflikty i zakres pełzania w dół linii
- Służy jako punkt odniesienia: Gdy pojawiają się niepewności lub zmieniają się członkowie zespołu, deklaracja zakresu projektu może być wiarygodnym źródłem prawdy
Krótko mówiąc, deklaracja zakresu projektu zapewnia jasność, kierunek i kontrolę, prowadząc do terminowego i zgodnego z budżetem zakończenia projektu.
Jak napisać deklarację zakresu projektu (z przykładami)
Teraz, gdy już wiemy, czym jest deklaracja zakresu projektu i dlaczego jest potrzebna, przejdźmy do tego, jak ją stworzyć, aby uzyskać bardziej precyzyjny kierunek projektu i lepsze dopasowanie zespołu. Sprawdzimy również, w jaki sposób narzędzia do zarządzania projektami, takie jak ClickUp może wspierać ten proces, pomagając zespołom organizować zadania, śledzić postępy i efektywnie współpracować.
Oto krótkie podsumowanie kluczowych kroków:
Lista kontrolna TL;DR do tworzenia deklaracji zakresu projektu
- Określenie celu projektu
- Przygotowanie planu zasobów
- Lista rezultatów projektu
- Zidentyfikuj ograniczenia projektu
- Sporządzenie deklaracji zakresu projektu
- Wdrożenie procesu kontroli zmian
Przeanalizujmy to teraz szczegółowo.
Przeczytaj również: 9-punktowa lista kontrolna zarządzania projektami dla menedżerów
1. Określ swoje "co" i "dlaczego
Zrozumienie celu projektu ma fundamentalne znaczenie dla stworzenia jasnej i przekonującej deklaracji zakresu (i powodzenia projektu). Obejmuje to identyfikację celów projektu, potrzeb biznesowych i pożądanych rezultatów.
Oto kilka pytań, które można sobie zadać na tej scenie:
- Jaki problem rozwiązuje projekt?
- Jakie są pożądane wyniki lub korzyści?
- W jaki sposób projekt jest zgodny z ogólnymi celami organizacji?
Ten krok jest Twoją Gwiazdą Północną, kierującą Twoimi wyborami i decyzjami podczas kształtowania planu projektu. Na tej scenie należy zaangażować cały zespół projektowy (lub przynajmniej kluczowych interesariuszy projektu). Różni członkowie Teams nie tylko wniosą do dyskusji różne perspektywy, ale gdy zaangażujesz kogoś na wczesnym etapie, poczują się również bardziej zaangażowani w wynik projektu.
Użyj wirtualnej tablicy, aby uczynić dyskusję bardziej interaktywną (szczególnie jeśli jesteś zespołem zdalnym lub hybrydowym). Na przykład Szablon Tablicy Zakresu Projektu ClickUp może pomóc w przeprowadzeniu burzy mózgów w zespole i stworzeniu wstępnego szkicu zakresu projektu.
Burza mózgów na temat zakresu projektu dzięki szablonowi ClickUp Project Scope Tablica Template
Szablon jest wizualnym i opartym na współpracy narzędziem przeznaczonym do organizowania i zarządzania wszystkimi aspektami zakresu projektu. Dostarcza scentralizowaną przestrzeń do śledzenia działań projektowych, zasobów, rezultatów i oś czasu, zapewniając, że nic nie zostanie przeoczone. Zawiera oddzielne pola dla każdego z kroków w planie zakresu projektu:
- Informacje: Zbierz wszystkie istotne dane i fakty, które będą kształtować projekt. Gwarantuje to, że wszyscy, w tym kierownik projektu, mają dostęp do tych samych podstawowych informacji
- Uzasadnienie: Wyjaśnienie przesłanek stojących za każdą decyzją podjętą w trakcie realizacji projektu. Pomaga to dostosować członków teamu do celu i kierunku projektu
- Zakres: Określenie zakresu projektu - co jest uwzględnione, a co wykluczone z projektu. Zapewnia to jasność granic i zapobiega nieporozumieniom
- Cele: Określenie pożądanych wyników i celów projektu. Pomaga to kierować postępem projektu i mierzyć jego powodzenie
- Rezultaty: Określają namacalne wyniki lub rezultaty, które przyniesie projekt. Służą one jako punkty odniesienia do śledzenia postępów i zakończonych działań
- Wykluczenia:Określ, co nie jest częścią projektu aby uniknąć rozrostu zakresu. W tej sekcji należy ustawić oczekiwania dotyczące tego, co nie zostanie uwzględnione lub dostarczone
- Założenia: Identyfikacja podstawowych założeń i potencjalnych uprzedzeń mających wpływ na projekt. Uznanie tych założeń pomaga przewidzieć ryzyko i zaplanować działania awaryjne
Ustawia to solidny fundament dla reszty strony procesu planowania projektu , zapewniając większą przejrzystość podczas przydzielania zasobów lub nakreślania planu projektu.
📌Przykład:
Załóżmy, że jesteś firmą budowlaną, która musi wyremontować budynek biurowy. Oto, jakie byłyby twoje "dlaczego" (cele):
**Poprawa efektywności energetycznej, funkcji i estetyki budynku w celu zaspokojenia zmieniających się potrzeb najemców i obniżenia kosztów operacyjnych
2. Sporządzenie planu zasobów
Po zdefiniowaniu celów projektu nadszedł czas na ocenę zasobów potrzebnych do ich osiągnięcia. Twoje wymagania projektu mogą obejmować identyfikację wymaganych osób, sprzętu, materiałów i budżetu.
Zaangażuj kluczowych interesariuszy podczas tworzenia tego planu, aby upewnić się, że wszyscy zostaną wysłuchani, szczególnie jeśli pracujesz z zespołami o różnych funkcjach. Inną najlepszą praktyką jest planowanie na wypadek sytuacji awaryjnych. Może to być tak proste, jak uwzględnienie urlopu pracownika w okresie realizacji projektu lub coś poważniejszego, jak opóźnienia w zatwierdzeniu przez rząd lub logistyce materiałów.
Co więcej, planując koszty i zasoby projektu z wyprzedzeniem, będziesz lepiej rozumieć jego wymagania, co pomoże ci utrzymać go w ramach budżetu.
Przeczytaj również: 20 kluczowych ról w projekcie i ich wpływ na powodzenie projektu 📌Przykład:
Dla przykładu renowacji budynku biurowego w celu uzyskania efektywności energetycznej, oto co zawierałby plan alokacji zasobów:
- Zasoby ludzkie: architekci, hydraulicy, elektrycy, pracownicy budowlani, kierownicy budowy itd
- Sprzęt i materiały: Sprzęt budowlany, materiały budowlane, materiały elektryczne itp
- Budżet: Koszty budowy, honoraria architektów i inżynierów, koszty materiałów, koszty pracy i fundusz awaryjny
- Oś czasu: Kluczowe kamienie milowe, plany zmian i inne
3. Lista elementów do dostarczenia
Są to konkretne wyniki, które zostaną dostarczone sponsorom projektu i klientom na koniec projektu. Są one również punktem odniesienia do pomiaru powodzenia projektu i tego, czy jest on na dobrej drodze. Dwie ważne rzeczy, o których należy pamiętać przy określaniu rezultatów projektu to:
- Upewnienie się, że rezultaty są realistyczne i osiągalne w ramach ograniczeń projektu
- Powiązanie każdego z rezultatów z konkretnym terminem lub ramami czasowymi - kamieniami milowymi projektu, które można wykorzystać do śledzenia, czy projekt zostanie dostarczony na czas
Określenie konkretnych zadań uwzględnionych (w zakresie) i wykluczonych (poza zakresem) z projektu na tej scenie.
przykład:
Oto kilka rezultatów, których wymagałby Twój energooszczędny, odnowiony budynek biurowy:
- Zatwierdzenie pozwolenia: Uzyskanie niezbędnych pozwoleń i zgód od lokalnych autorów (jeden miesiąc)
- Poprawa efektywności energetycznej: Oświetlenie, zrównoważone budownictwo, panele słoneczne itp
- Odświeżone wnętrza: Nowoczesny wystrój, zmodernizowane pokoje i zmiany układu (dwa miesiące)
- Świadectwo ukończenia: Uzyskanie certyfikatu ukończenia od inspektora budowlanego (jeden tydzień)
Prace poza zakresem mogą obejmować wyposażenie przestrzeni biurowej, zagospodarowanie terenu i tym podobne - choć związane z renowacją biura, nie są one częścią projektu.
Chociaż jest to podstawowa lista, sugerujemy pogłębienie listy kontrolnej zarządzania projektami. Możesz użyć narzędzia takiego jak ClickUp Lista kontrolna do tworzenia hierarchicznych list - dzięki czemu żadne zadanie nie zostanie pominięte.
Dokumentuj swoje wyniki za pomocą list kontrolnych ClickUp
Najlepsza rzecz w listy kontrolne zadań jest to, że są one czymś więcej niż zwykłą listą. Można
- Przypisać komuś konkretny element listy
- Używać komentarzy, aby dodać więcej kontekstu na temat elementu
- Zagnieżdżać elementy listy w celu lepszej kategoryzacji
A co najlepsze, zapisywać listy kontrolne jako szablony, aby ponownie wykorzystać je w przyszłych projektach.
Pro Tip: Dlaczego poprzestawać tylko na listach kontrolnych? Możesz również utworzyć szablon listy kontrolnej teams może powielać i używać dla każdego oświadczenia o zakresie projektu - usprawniając i standaryzując zakres projektu proces i struktura.
4. Identyfikacja ograniczeń projektu
Wiesz już, jakie są Twoje rezultaty. Nadszedł czas, aby dowiedzieć się, co blokuje ich realizację. Może to być ograniczenie czasowe (presja na ukończenie projektu w ograniczonych ramach czasowych bez wpływu na jakość pracy), ograniczenie budżetowe (zapewnienie klientowi tego, czego potrzebuje, ale w ramach przydzielonego budżetu), a nawet ograniczenie zasobów (znalezienie odpowiedniego zespołu do wykonania zadania).
Identyfikując te problemy na wczesnym etapie projektu, można opracować strategie łagodzenia ich wpływu w trakcie cyklu życia projektu i zapewnić jego pomyślne zakończenie.
przykład:
Rozpoczynając projekt renowacji biura, możesz napotkać pewne ograniczenia.
- Konieczność zakończenia remontu poza godzinami pracy, aby zminimalizować zakłócenia dla najemców
- Limit wykwalifikowanych pracowników budowlanych w okolicy
- Opór najemców przed tymczasową relokacją na czas remontu
- Zgodność z normami i przepisami dotyczącymi budownictwa ekologicznego
5. Przygotowanie zakresu projektu
Po ustaleniu celów projektu, zasobów i potencjalnych wyzwań, nadszedł czas, aby skonsolidować swoje ustalenia w formalnym oświadczeniu o zakresie projektu. Dokument ten posłuży jako mapa drogowa dla projektu, określająca parametry projektu - cele, oś czasu i inne.
Dokument zakresu projektu będzie zawierał oddzielne sekcje dla celów, rezultatów (wraz z osią czasu), wyłączeń, wyłączeń założeń i ograniczeń. Oto kilka wskazówek dotyczących sporządzania deklaracji zakresu:
- Używaj jasnego i zwięzłego języka, aby uniknąć dwuznaczności
- Wyraźnie zdefiniuj wszelkie terminy techniczne lub akronimy, które mogą być nieznane interesariuszom
- Podziel zakres na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu elementy
Na koniec udostępnianie projektu zakresu odpowiednim interesariuszom i uzyskiwanie ich opinii.
Oto, co jeden z klientów miał do powiedzenia na temat tego, jak ClickUp usprawnia planowanie projektów:
__ClickUp może być dostosowany do prawiekażdej potrzeby związanej z zarządzaniem projektami. Jest wystarczająco zaawansowany technicznie, aby obsługiwać duże, całoroczne projekty międzywydziałowe, a jednocześnie można go dostosować tak, aby działał jako prosta codzienna lista kontrolna
Kaylee Hatch, Brand Manager, Strona główna Puls
Jeśli po raz pierwszy tworzysz deklarację zakresu lub chcesz ją ulepszyć, to Szablon planu zarządzania zakresem ClickUp może być pomocny.
Wystarczy wypełnić szablon planu zarządzania zakresem ClickUp, aby uzyskać schludny i ustandaryzowany zakres projektu
To szablon zakresu projektu dostawca ustrukturyzowanego podejścia do tworzenia i zarządzania deklaracją zakresu i zawiera sekcje dla:
- Cele projektu: Określenie celów projektu, aby wszyscy skupili się na pożądanych rezultatach
- Oświadczenie o problemie: Określenie głównego problemu, którym zajmie się projekt, aby uzasadnić jego konieczność
- Zadania w zakresie / poza zakresem: Wyjaśnij, które zadania są uwzględnione lub wykluczone, aby zapobiec rozszerzaniu zakresu
- Rezultaty: Lista namacalnych rezultatów oczekiwanych na każdej scenie projektu
- Zatwierdzenie: ustawienie kryteriów uzyskiwania podpisów interesariuszy w celu zapewnienia formalnej walidacji
Ten szablon zakresu projektu organizuje wszystkie informacje związane z zakresem w jednym miejscu, pomagając menedżerom efektywnie zarządzać zmianami i zapewniając, że projekty pozostaną na czas i w ramach budżetu.
Plus, Funkcje współpracy ClickUp -komentarze, etykiety i edycja w czasie rzeczywistym - ułatwiają zespołowi wspólną pracę nad dokumentem.
Spraw, aby komunikacja w zespole była asynchroniczna i kontekstowa dzięki funkcjom współpracy ClickUp
📌Przykład:
Oto jak wyglądałby ostateczny zakres projektu:
Tytuł projektu: Projekt modernizacji budynku biurowego
Cele projektu:
- Poprawa efektywności energetycznej budynku
- Zwiększenie funkcji budynku w celu zaspokojenia potrzeb nowoczesnych najemców
Rezultaty:
- Odnowione przestrzenie biurowe z unowocześnionymi wykończeniami i układami
- Ulepszone energooszczędne oświetlenie
- Ulepszony system bezpieczeństwa
- Zaktualizowane obszary wspólne (np. lobby, toalety)
Zakres obejmuje:
- Naprawy strukturalne
- Ulepszenia w zakresie zrównoważonego rozwoju
- Projektowanie wnętrz i wykończenia
Wyłączenia z zakresu:
- Zakup mebli i wyposażenia
- Działania marketingowe i leasingowe
Założenia:
- Niezbędne pozwolenia i zgody zostaną uzyskane podpowiedź
- Integralność strukturalna budynku jest solidna
- Dostępne są odpowiednie środki finansowe na zakończenie projektu
Ograniczenia:
- Napięty termin sześciu miesięcy
- Brak wykwalifikowanej siły roboczej
Kryteria akceptacji:
- Budynek przechodzi inspekcję i spełnia standardy efektywności energetycznej
- Projekt został zakończony w ramach określonego budżetu i oś czasu
oto kolejny przykład organizacji wydarzenia: coroczna konferencja.
Tytuł projektu: Doroczna konferencja branżowa
Cele projektu:
- Zorganizowanie wydarzenia promującego markę i misję firmy
- Stworzenie uczestnikom możliwości połączenia się i nawiązania kontaktów
Rezultaty:
- Miejsce konferencji
- Program konferencji
- LineUp prelegentów
- System rejestracji i sprzedaży biletów
- Zarządzanie wydarzeniem na miejscu
- Raport z oceny po konferencji
Zakres obejmuje:
- Wybór i rezerwacja miejsca
- Rekrutacja prelegentów i zarządzanie nimi
- Pozyskiwanie sponsorów i zarządzanie nimi
- Planowanie i koordynacja wydarzenia
- Logistyka na miejscu (np. rejestracja, jedzenie i napoje, sprzęt AV)
Wyłączenia z zakresu:
- Bieżące działania marketingowe i promocyjne po konferencji
- Wydarzenia networkingowe po konferencji
- Publikacja materiałów konferencyjnych
Założenia:
- Dostępne są odpowiednie fundusze na pokrycie wszystkich kosztów
- Uzyskanie niezbędnych zezwoleń i zgód
- Dostępny będzie wystarczający personel do zarządzania konferencją
Ograniczenia:
- Ograniczony budżet
- Napięty termin
- Dostępność miejsca
Kryteria akceptacji:
- Pozytywne opinie uczestników na temat konferencji
- Wydarzenie zakończone w ramach określonego budżetu i oś czasu
Przeczytaj także: 15 darmowych szablonów do zarządzania projektami
6. Wdrożenie procesu kontroli zmian
Wreszcie, musisz stworzyć ramy do przeglądu, zatwierdzania lub odrzucania proponowanych zmian - tak, aby były one zgodne z celami projektu i nie zagrażały jego zakresowi, harmonogramowi ani budżetowi.
Można to zrobić poprzez stworzenie systemu kontroli zmian. Oto jak to działa:
- Po pierwsze, utwórz komitet (trzy osoby to dobra liczba), który dokona przeglądu wszystkich wniosków o zmiany
- Następnie należy ustawić proces, w ramach którego inni członkowie zespołu mogą wnioskować o zmianę zakresu projektu
- Na koniec przeanalizuj, czy proponowana zmiana pasuje do istniejącego zakresu projektu
Użyj formularza podobnego do Formularze ClickUp -do automatyzacji tego procesu. Członkowie Teams mogą zaproponować zmianę i ją uzasadnić. Następnie komitet może ją przejrzeć i udostępniać swoją decyzję wraz z uzasadnieniem, usprawniając cały proces.
Standaryzacja procesu kontroli zmian z ClickUp Formularze
Wdrożenie procesu kontroli zmian pozwala skutecznie zarządzać zmianami w projekcie, minimalizować ryzyko i unikać niepotrzebnych kosztów.
Śledzenie projektu dzięki deklaracji zakresu (i ClickUp)
Definiowanie zakresu zakres prac jest pierwszym krokiem do ustawienia projektu pod kątem powodzenia i terminowej realizacji. To sprawia, że deklaracja zakresu jest najlepszym przyjacielem kierowników projektów - dając im jasną mapę drogową, która mówi, co należy zrobić, jakich zagrożeń należy unikać i w jaki sposób.
Jednocześnie zakres projektu znajduje się w dokumencie, podczas gdy rzeczywisty projekt jest śledzony w narzędziu do zarządzania projektami. Aby uzyskać bardziej płynny (i całościowy) cykl pracy, można rozważyć skorzystanie z kompleksowego rozwiązania, takiego jak ClickUp.
ClickUp umożliwia opracowanie zakresu projektu, przekształcenie rezultatów w zadania, a nawet śledzenie czasu. Jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania wszystkim, od deklaracji zakresu projektu po zadania i wysiłki związane z ograniczaniem ryzyka. Zarejestruj się w ClickUp za darmo i zobacz, jak upraszcza zarządzanie projektami i ich realizację.