Bądź przygotowany - to motto Skautów, międzynarodowego młodzieżowego ruchu społecznego założonego na początku XX wieku. I nie bez powodu. Aby być użytecznym i pomocnym, musisz być przygotowany na potencjalne ryzyko i zagrożenia.
Jest to prawdą również w biznesie, dlatego też pole zarządzania ryzykiem stale rośnie . Niezależnie od tego, czy chodzi o rozproszony atak typu "odmowa usługi" (DDoS) na serwery, konflikt polityczny wpływający na łańcuch dostaw, klęskę żywiołową niszczącą mienie, czy startup wprowadzający na rynek konkurencyjny produkt, każdy biznes jest podatny na niezliczone zagrożenia.
W tym wpisie na blogu omówimy wczesną i krytyczną część strategii zarządzania ryzykiem: Ocenę ryzyka. Pokażemy Ci, dlaczego potrzebujesz oceny ryzyka, jak możesz ją przeprowadzić i jakie narzędzia pomogą Ci zrobić to, co do zrobienia.
Zrozumienie oceny ryzyka
Zacznijmy od podstaw: Czym jest ocena ryzyka?
Ocena ryzyka to strategiczne i okresowe badanie mające na celu identyfikację potencjalnych zagrożeń dla Business.
Dobra ocena ryzyka obejmuje:
Natura: Ta część raportu z oceny ryzyka definiuje ryzyko. Na przykład, można zdefiniować ryzyko jako "niezgodność z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) pociągnie za sobą kary, gdy produkt zostanie wprowadzony na rynek UE"
Przyczyny: Jest to nieco bardziej złożone. Niezgodność z RODO może być wynikiem braku czasu lub nie nadania jej priorytetu. Jeśli jednak rozważasz ryzyko takie jak klęska żywiołowa, przyczyn jest wiele i często są one poza twoją kontrolą. Należy więc używać tej części z rozwagą.
Prawdopodobieństwo: Jakie jest prawdopodobieństwo zmaterializowania się ryzyka i wystąpienia niekorzystnych wydarzeń? Jeśli nie jesteś zgodny z RODO, nie będziesz narażony na ryzyko, dopóki nie wejdziesz w interakcję z "podmiotem danych" w UE, którym może być osoba, firma, a nawet gość. Oznacza to, że jeśli Twój klient z siedzibą w USA korzysta z Twojego produktu podczas podróży do Francji, narażasz się na ryzyko niezgodności.
Potencjalny wpływ: W tej części badania mierzy się, co oznaczałoby dla Ciebie poniesienie wspomnianego ryzyka. Dla przykładu, niezgodność z GDPR może pociągnąć za sobą grzywny w wysokości do 4% globalnego przychodu lub 20 milionów euro .
Ryzyko a zagrożenie
Słowa ryzyko i zagrożenie są często używane zamiennie, ale mają różne znaczenia, zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem.
Zagrożeniem jest wszystko, co może spowodować szkodę, uraz lub uszkodzenie ciała. Obejmuje to obiekty fizyczne, substancje lub warunki zagrażające zdrowiu i bezpieczeństwu. Zagrożeń nie można zmierzyć.
Ryzyko odnosi się do prawdopodobieństwa, że zagrożenie faktycznie spowoduje szkody lub negatywne skutki. Obejmuje ono zarówno występowanie, jak i dotkliwość potencjalnych szkód. Ryzyko można określić ilościowo jako wysokie, średnie lub niskie w oparciu o prawdopodobieństwo i dotkliwość.
Zrozummy różnicę między nimi na kilku przykładach. Podczas przeprowadzania oceny ryzyka środowiskowego możesz napotkać następujące zagrożenia.
- Zagrożenia naturalne, takie jak trzęsienia ziemi, powodzie, huragany, osunięcia ziemi
- Zagrożenia biologiczne, w tym gatunki inwazyjne, epidemie i pandemie, toksyczne zakwity glonów
- Zagrożenia chemiczne, takie jak wycieki ropy naftowej, zanieczyszczenie metalami ciężkimi, pestycydy
Odpowiednie zagrożenia będą następujące:
- Zagrożenia dla mienia i życia
- Zagrożenia dla ekosystemu prowadzące do utraty różnorodności biologicznej
- Zagrożenia dla bezpieczeństwa żywnościowego, zdrowia i wpływu gospodarczego wynikające z susz, zanieczyszczonych miast i zwiększonego stresu środowiskowego
W miejscu pracy, niektóre powszechnie spotykane zagrożenia to:
- Zagrożenia dla bezpieczeństwa, takie jak mokre podłogi, odsłonięte przewody lub niestrzeżone maszyny
- Zagrożenia związane z warunkami pracy, takie jak hałas, światło i temperatura
- Zagrożenia ergonomiczne, takie jak niewłaściwe stanowiska pracy
Odpowiednie zagrożenia mogą być następujące:
- Uraz
- Choroba
- Złe doświadczenia pracowników
- Zanik zatrudnienia
- Utrata reputacji przez Business
Powyższe przykłady pokazują, że istnieją różne rodzaje ryzyka. Zrozummy najpierw te najbardziej powszechne.
Rodzaje ocen ryzyka
Oceny ryzyka można przeprowadzać w wielu wymiarach. Na przykład, w oparciu o rodzaje zagrożeń, można przeprowadzać oceny ryzyka środowiskowego, ryzyka technologicznego, ryzyka finansowego, ryzyka zgodności itp. Można również przeprowadzać ogólne lub szczegółowe oceny - na przykład można oceniać zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa w całej organizacji lub w określonych lokalizacjach.
W ramach tych wymiarów istnieje kilka typowych rodzajów ocen ryzyka, takich jak:
Ilościowa ocena ryzyka: Pomiar ryzyka i potencjalnego wpływu przy użyciu danych liczbowych.
Na przykład, można określić, że istnieje 30% szans na naruszenie danych, które może spowodować straty w wysokości 1 miliona dolarów.
Jakościowa ocena ryzyka: Wykorzystanie subiektywnej oceny i obserwacji do kategoryzacji ryzyka w skali niskiej, średniej lub wysokiej pod względem powagi i prawdopodobieństwa.
Na przykład, centrum danych może być "wysokiego ryzyka" ze względu na lokalizację w strefie trzęsienia ziemi.
Ocena ryzyka dla konkretnej lokalizacji: Ocena warunków konkretnej lokalizacji, takiej jak plac budowy lub platforma wiertnicza. Mogą to być również lokalizacje wirtualne, takie jak centrum danych lub infrastruktura chmury.
Ocena ryzyka oparta na aktywach: Identyfikacja ryzyka związanego z konkretnymi aktywami, takimi jak systemy IT, sprzęt, pojazdy itp. Niektóre firmy usługowe uwzględniają również ludzi w swoich ocenach ryzyka opartych na aktywach.
Ocena ryzyka oparta na podatności: Identyfikacja słabych punktów w systemach i środowiskach. Ocena ta ma charakter wewnętrzny. Na przykład w świecie technologii powszechną praktyką są oceny podatności i testy penetracyjne.
Ocena ryzyka oparta na zagrożeniach: Ocena ryzyka poprzez badanie warunków, które je powodują. Jest to spojrzenie z zewnątrz. Na przykład instytucja finansowa może oceniać ryzyko związane z oszustwami.
Dynamiczna ocena ryzyka: Bieżąca ocena w czasie rzeczywistym w odpowiedzi na natychmiastowe lub zmieniające się sytuacje.
Na przykład, służby ratownicze przeprowadzają dynamiczną ocenę ryzyka podczas pożaru, aby zrozumieć potencjał zawalenia się konstrukcji.
Chociaż są to powszechne typy, nie wykluczają się one wzajemnie. Można na przykład przeprowadzić ocenę ilościową specyficzną dla danego zasobu lub dynamiczną ocenę opartą na zagrożeniach itp. Wybór zależy od tego, kiedy przeprowadzana jest ocena.
Oś czasu oceny ryzyka
Istnieją dwa punkty w czasie, w których organizacje zazwyczaj przeprowadzają oceny: W regularnych odstępach czasu lub na podstawie wyzwalaczy.
Regularne interwały
Finansowe identyfikacja ryzyka jest zazwyczaj przeprowadzana co roku. Ocena bezpieczeństwa informacji może być przeprowadzana co kwartał. W zależności od biznesu i rodzaju oceny, organizacje decydują o harmonogramie.
Wyzwalacze
Czasami pojawiające się zagrożenia, ryzyka lub sytuacje biznesowe wyzwalają potrzebę przeprowadzenia oceny. Mogą to być:
- Przed przeprowadzeniemocena projektuwprowadzeniem produktu na rynek lub otwarciem nowego pionu
- Przed zmianami w sprzęcie, materiałach, oprogramowaniu lub przywództwie
- Po znaczącym incydencie, który ujawnił lukę w zabezpieczeniach
- W odpowiedzi na zmiany regulacyjne lub legislacyjne
Mając te podstawy, przyjrzyjmy się, jak przeprowadzić ocenę ryzyka.
Kluczowe kroki w przeprowadzaniu oceny ryzyka
Ocena ryzyka jest jednym z najbardziej krytycznych aspektów każdej operacji Business. Pomagają one zapobiegać złym wynikom. Dobra ocena ryzyka może uratować pieniądze, reputację, a nawet ludzkie życie.
Dlatego ważne jest, aby przeprowadzać dokładne i skuteczne oceny ryzyka. Oto podstawowe informacje na ten temat.
1. Ustawienia systemów do oceny ryzyka
Zanim cokolwiek ocenisz, stwórz ramy zarządzania projektami oceny ryzyka.
Zdefiniuj zakres
Jakie funkcje, lokalizacje, zasoby i procesy zostaną poddane ocenie? Jakie są cele oceny? Czy do zrobienia jest badanie ryzyko związane z kosztami projektu ? Do zrobienia czego dążysz?
Zidentyfikuj wymagania
Jaki czas, personel, budżet i zasoby będą potrzebne do przeprowadzenia oceny ryzyka? Na przykład, jeśli przeprowadzasz ocenę ryzyka związanego z nieuczciwymi wnioskami kredytowymi, możesz potrzebować naukowców zajmujących się danymi, których Twoja firma jeszcze nie posiada. Jasno określ te wymagania.
Zarejestruj interesariuszy
Kto będzie zaangażowany i w jakim stopniu? Wyznacz role i obowiązki dla poszczególnych osób. W idealnym przypadku potrzebny będzie menedżer ds. ryzyka, lider zespołu oceniającego, eksperci merytoryczni i partner biznesowy.
Zapoznaj się z zasadami i przepisami
W jakich ramach prawnych musisz pracować? Czy istnieją określone zasady, których należy przestrzegać? Czy raport musi być stworzony i przedstawiony w określony sposób organowi regulacyjnemu?
Ustaw swoje narzędzia
Dokładny proces wymaga szeregu list kontrolnych kamieni milowych, szablonów oceny ryzyka itp. Dobre zarządzanie, ryzyko i zgodność, tj..., Oprogramowanie GRC, może znacznie uprościć proces oceny, jednocześnie poprawiając dokładność i skuteczność wyników.
Wybierz narzędzie do zarządzania projektami oceny ryzyka, takie jak ClickUp aby wesprzeć Cię w tej podróży.
2. Identyfikacja zagrożeń
Po ustawieniu nadszedł czas na ocenę pierwszego aspektu ryzyka, tj. zagrożenia. Zależnie od rodzaju oceny ryzyka, możesz napotkać różne zagrożenia.
Na przykład, jeśli przeprowadzasz ocenę ryzyka środowiskowego, możesz rozważyć zagrożenia biologiczne i klęski żywiołowe. Jeśli oceniasz ryzyko rotacji pracowników, możesz zbadać zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa, takie jak wypadki w miejscu pracy, strajki pracownicze lub zagrożenia psychospołeczne, takie jak mobbing/stres itp.
W celu identyfikacji zagrożeń można zbierać dane z:
Obserwacja
Przeprowadź obchód ocenianej lokalizacji/zasobu/procesu. Uważnie obserwuj każdy aspekt i sposób jego interakcji z innymi.
Rozmowa
Porozmawiaj z zespołem pracującym w terenie. Zrozum ich obawy i to, co postrzegają jako ryzyko. \Możesz się z nimi nie zgadzać, ale zawsze dobrze jest ich wysłuchać.
Historyczne raportowanie
Przejrzyj raporty z incydentów, skargi, analizy, zalecenia itp. z przeszłości. Przeanalizuj dane historyczne dotyczące wypadków lub incydentów, aby zidentyfikować zagrożenia, które do nich doprowadziły.
Punkty odniesienia
Zapoznanie się z kartami charakterystyki i instrukcjami obsługi sprzętu w celu zebrania szczegółowych informacji na temat potencjalnych zagrożeń.
Najprostszym sposobem na zanotowanie wszystkiego, co znajdziesz podczas tej sceny oceny, jest użycie narzędzia takiego jak ClickUp Dokumenty . Dzięki współpracy w czasie rzeczywistym duże Teamsy mogą konsolidować wszystkie swoje notatki w jednym miejscu, aby później je przejrzeć i przeanalizować.
ClickUp Docs do zarządzania danymi związanymi z zagrożeniami podczas oceny ryzyka
Można również użyć dowolnego z szablonów rejestru ryzyka dostępne w celu usprawnienia tego procesu.
3. Ocena ryzyka
Nie każde zagrożenie jest ryzykiem. Możesz mieć do czynienia z toksycznymi chemikaliami, ale przy odpowiednich środkach bezpieczeństwa możesz nie ryzykować wypadku. Kolejnym krokiem jest więc ocena ryzyka - ustalenie, czy istnieje ryzyko wynikające ze zidentyfikowanych zagrożeń.
Szablon Tablicy Oceny Ryzyka ClickUp
Szablon Szablon Tablicy Oceny Ryzyka ClickUp to świetne miejsce do zrobienia tego. Szablon ten, odpowiedni dla początkujących, umożliwia metodyczną identyfikację i ocenę ryzyka. We współpracy ze zdalnym zespołem, możesz użyć tego Tablica ClickUp szablon do burzy mózgów i tworzenia pomysłów na temat ryzyka.
4. Zmierz prawdopodobieństwo i wpływ
Ważną częścią procesu oceny jest oszacowanie prawdopodobieństwa i wpływu zidentyfikowanych zagrożeń.
- Prawdopodobieństwo: Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka - wysokie, średnie, niskie
- Wpływ: Gdzie, na kogo i na co wpłynie ryzyko?
Jest to również krok, na którym większość organizacji ponosi porażkę. Profesorowie i eksperci ds. ryzyka piszą że "mamy tendencję do nadmiernej pewności co do dokładności naszych prognoz i ocen ryzyka oraz zbyt wąskiej oceny zakresu wyników, które mogą wystąpić"
Aby uniknąć tej pułapki:
- Bądź ostrożny: Lepiej jest martwić się za bardzo niż za mało, jeśli chodzi o ryzyko
- Bądź ekspansywny: Analizowanie ryzyka w celu zrozumienia, w jaki sposób różne grupy będą narażone i w jaki sposób
- Zapobiegaj niespodziankom: W zarządzaniu ryzykiem nie ma czegoś takiego jak miła niespodzianka. Zawsze szukaj, gdzie i kiedy może wystąpić niespodzianka.
Na przykład, jeśli w sklepie detalicznym masz wadliwie działającą lodówkę, pomyśl nie tylko o jej wpływie na marnowanie produktów lub koszty naprawy. Zastanów się, w jaki sposób niestandardowi klienci, którzy kupują produkty przechowywane w tej lodówce, mogą zachorować.
Ramy takie jak Szablon rejestru ryzyka ClickUp pomaga skutecznie uporządkować wszystkie te informacje.
Szablon rejestru ryzyka w zarządzaniu ryzykiem ClickUp
Dzięki temu szablonowi możesz udokumentować swoje ryzyka, prawdopodobieństwo ich występowania, plany łagodzenia i środki kontroli w jednym miejscu. Można również śledzić status, przypisywać własność i konsolidować dane na potrzeby późniejszych przeglądów.
5. Dokumentowanie bieżących procesów
O ile nie jest to nowo pojawiające się ryzyko, większość firm posiada już jakieś mechanizmy reagowania. Należy je dokładnie udokumentować, aby można je było zoptymalizować przy każdej kolejnej ocenie.
Należy uwzględnić następujące kwestie.
- Własność: Określenie, kto jest odpowiedzialny za ryzyko i reakcję na nie
- Proces: Zarys cyklu pracy po zidentyfikowaniu ryzyka, w tym działania, zasoby, terminy, kamienie milowe, KPI i inne obowiązki
- Zależności: Jakie są współzależności między zadaniami lub teamami?
- Kontrola: Jaka jest bieżącaograniczanie ryzyka lubplan awaryjny?
6. Zaplanuj następną ocenę
Twoje miejsce pracy jest dynamiczne. Proces oceny ryzyka i dokumentacja muszą to odzwierciedlać.
Zaplanuj regularne przeglądy
Niech będą one przeprowadzane co pół roku lub co rok, a nawet częściej, zależnie od rodzaju organizacji. Jeśli pracujesz w szybko zmieniającym się środowisku, takim jak cyberbezpieczeństwo, możesz nawet rozważyć ciągłe automatyczne oceny ryzyka i alerty.
Czytanie bonusowe 📖: Elementarz na temat ramy zarządzania ryzykiem cyberbezpieczeństwa
Zaangażuj pracowników
Osoby znajdujące się najbliżej firmy najlepiej rozumieją zagrożenia. Rozmawiaj z nimi regularnie i zbieraj spostrzeżenia i informacje zwrotne. W zarządzaniu projektami może to być szczególnie ważne, ponieważ eksperci merytoryczni i osoby zarządzające ryzykiem mogą nie dostrzegać zawiłości codziennych działań.
Używaj Szablon analizy ryzyka w zarządzaniu projektami ClickUp w celu udokumentowania ustaleń zespołu wykonawczego.
Bądź na bieżąco
Ryzyko związane z zagrożeniami zewnętrznymi stale ewoluuje. Zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa stają się coraz bardziej wyrafinowane. W odpowiedzi ewoluują przepisy prawne. Bądź na bieżąco z tymi zmianami, aktywnie poszukując informacji.
Dobrze opracowany proces oceny ryzyka pomoże Tobie i Twojemu zespołowi planować na wypadek każdej potencjalnej niepewności, w tym wydarzeń typu "czarny łabędź". Niezależnie od obszaru wpływu, solidny oprogramowanie do zarządzania ryzykiem może być pomocne.
Narzędzia do wdrażania procesów oceny ryzyka
Ocena ryzyka jest działaniem opartym na badaniach. Teams, który przeprowadza ocenę ryzyka, zazwyczaj potrzebuje następujących elementów.
- Dokumentacja: Umiejętność notatki obserwacji, luk i innych ważnych punktów
- Szablony: Szablonów, list kontrolnych iszablony oceny ryzyka jak matryca ryzyka do analizy ustaleń
- Narzędzia wizualne: Funkcje umożliwiające burzę mózgów lub współpracę ze zdalnymi teamami w celu osiągnięcia wspólnego porozumienia
- Udostępnianie i nagrywanie: Możliwość udostępniania raportu z oceny wszystkim zainteresowanym stronom z odpowiednią kontrolą dostępu
Większość Teams korzysta dziś z wielu narzędzi, aby to osiągnąć. Mogą używać Dokumentów Google do sporządzania notatek, arkuszy kalkulacyjnych do tworzenia list kontrolnych, plików PDF do udostępniania itp. Chociaż jest to popularne, jest również nieefektywne.
Narzędzie typu "wszystko w jednym", takie jak ClickUp, może być przełomem dla teamów zajmujących się oceną ryzyka. Dzięki ClickUp możesz przeprowadzić ocenę, udokumentować ustalenia, przeprowadzić analizę i bezpiecznie udostępniać raporty w jednym miejscu.
Weź pod uwagę Szablon Tablicy Analizy Ryzyka ClickUp . Tutaj dodaj swoje ryzyka i skategoryzuj je na podstawie prawdopodobieństwa i wagi. Dołącz notatki z wszelkimi punktami odniesienia.
Szablon tablicy do analizy ryzyka ClickUp
Połączony z dokumentami, obrazami i innymi plikami bezpośrednio z szablonu Tablicy. Stamtąd można również przypisać własność i ustawić zadania w celu wdrożenia strategii łagodzenia skutków.
Minimalizuj ryzyko z ClickUp
Gdy ryzyko jest nieuniknione, jedynym możliwym rozwiązaniem jest bycie przygotowanym. Pomagają w tym oceny ryzyka.
Pomagają rozważyć możliwość, że coś pójdzie nie tak i zapewniają, że nie przeoczysz niebezpieczeństw. Rzucają światło na każdą możliwość, od cieśni nadgarstka i bólów pleców po promieniowanie i wycieki ropy.
Ocena ryzyka pozwala ustalić priorytety i stworzyć bezpieczniejsze środowisko pracy dla siebie i swoich pracowników. Dają one również możliwość podejmowania opartych na danych decyzji dotyczących alokacji zasobów, budżetów i inwestycji w środki bezpieczeństwa.
Nie idź na skróty w tak krytycznej kwestii jak ocena ryzyka. Wybierz solidne, kompleksowe i oparte na współpracy narzędzie, takie jak ClickUp, aby przeprowadzać regularne audyty, usprawniać wewnętrzne procesy, tworzyć plan zarządzania ryzykiem i wzmacniać swoją odporność.
ClickUp ułatwia aktualizowanie i aktualizowanie ocen ryzyka. Wyróżnienie Scout! Zarejestruj się za Free i rozpocznij ocenę ryzyka już dziś!