Świat Businessu znajduje się na skrzyżowaniu kilku kluczowych wydarzeń. Pandemia zmieniła sposób, w jaki postrzegamy pracę - modele zdalne i hybrydowe stały się głównym nurtem. Sztuczna inteligencja osiągnęła praktyczny poziom dojrzałości dzięki GenAI. Technologia stała się jeszcze bardziej integralną częścią Businessu.
W wyniku tego organizacje na całym świecie znajdują się w stanie ciągłej transformacji cyfrowej. Nic dziwnego, że projekt rynku transformacji cyfrowej ma osiągnąć poziom
/href/
https://www.nextmsc.com/report/digital-transformation-market
4907 miliardów dolarów do 2030 roku
/%href/
.
Należy jednak pamiętać, że transformacja cyfrowa to nie tylko wdrażanie nowych technologii. Stanowi ona fundamentalną zmianę roli, jaką technologia odgrywa w biznesie. Jest to transformacja organizacyjna, która wymaga ponownego wyobrażenia sobie operacji biznesowych, usprawnienia procesów i zmiany zachowań w celu dostarczenia wartości na rynku.
Struktura People Process Technology (PPT) została zaprojektowana, aby to umożliwić. PPT przyjmuje holistyczne podejście do transformacji cyfrowej, wykraczając poza technologię. W rzeczywistości w PPT technologia jest na ostatnim miejscu!
Jeśli jesteś ciekawy, w jaki sposób model PPT może pomóc Ci osiągnąć strategiczne cele transformacji cyfrowej, czytaj dalej.
Co to jest People, Process, and Technology Framework?
Ramy People, Process, Technology (PPT) to model oceny i poprawy efektywności organizacyjnej. Koncentruje się na trzech kluczowych elementach.
🧑🏻 Ludzie: Zasoby ludzkie w organizacji, w tym pracownicy, kontrahenci i interesariusze. Ta część modelu kładzie nacisk na umiejętności, wiedzę, role, obowiązki i kulturę.
Proces: Cykle pracy, procedury i metody wykorzystywane do prowadzenia działalności. Obejmuje to formalne i nieformalne procesy, w zakresie od wniosków urlopowych po kontrolę jakości.
🛠️ Technologia: Narzędzia, systemy i infrastruktura, które stanowią wsparcie dla powodzenia operacji biznesowych. Obejmuje to oprogramowanie, sprzęt i inne zasoby techniczne.
Chociaż transformacja cyfrowa zyskała na popularności w 2000 roku, ramy PPT mają swoją historię w modelu psychologa zarządzania Harolda Leavitta z 1965 roku. Diamentowy model Leavitta koncentrował się na czterech kluczowych elementach: ludziach, zadaniach, strukturze i technologii.
Według Leavitta elementy te są ze sobą powiązane, a zmiany w jednym obszarze nieuchronnie wpłyną na pozostałe. Z biegiem czasu model Diamond ewoluował, a elementy "struktury" i "zadań" zostały ponownie zinterpretowane lub połączone w to, co obecnie nazywamy "procesami"
Zmiana ta odzwierciedlała rosnące uznanie potrzeby formalizacji i optymalizacji cykli pracy, w miarę jak technologia stawała się coraz bardziej zintegrowana z praktykami biznesowymi. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli chodzi o organizację
/href/
https://clickup.com/pl/blog/152250/strategia-transformacji-cyfrowej
strategia transformacji cyfrowej
/%href/
.
Należy pamiętać, że struktura technologiczna procesów ludzkich to coś więcej niż tylko te trzy elementy; chodzi również o ich wzajemne powiązania i interakcje.
Na przykład, nie chodzi tylko o narzędzie do zarządzania projektami, za które płaci organizacja, ale także o to, jak zespoły z niego korzystają i jak kształtuje to ich wydajność.
Zbadamy to w następnej kolejności.
Wzajemne oddziaływanie ludzi, procesów i technologii w Businessie
> Uber, największa na świecie firma taksówkarska, nie posiada żadnych pojazdów. Facebook, najpopularniejszy na świecie właściciel mediów, nie tworzy żadnej zawartości. Alibaba, najbardziej wartościowy sprzedawca detaliczny, nie posiada zapasów. A Airbnb, największy na świecie dostawca zakwaterowania, nie posiada żadnych nieruchomości. Dzieje się coś odsetkowego.
/href/
https://www.tomgoodwin.co
Tom Goodwin
/%href/
, mówca, autor i lider biznesu
Ta zmiana w świecie biznesu tworzy również nową interakcję między aspektami ludzi, procesów i technologii. Oto w jaki sposób.
Ludzie
Ludzie są sercem każdej inicjatywy transformacji cyfrowej. Ich wiedza, umiejętności, kreatywność, pasja i przywództwo realizują i podtrzymują zmiany.
Ich zdolność do podążania za procesami może prowadzić do wydajności, szybkości, spójności i zgodności. Z drugiej strony, jeśli niechętnie korzystają z technologii, mogą przegapić łatwiejsze, szybsze i wygodniejsze sposoby pracy.
Zaangażowani pracownicy rozumieją intencje procesu i postępują zgodnie z nim. Są lepiej przygotowani do efektywnego wykorzystania technologii, co prowadzi do bardziej zwinnej i elastycznej organizacji.
Proces
Procesy odnoszą się do sposobu, w jaki ludzie w organizacji wprowadzają zmiany. Obejmują cykle pracy, procedury i metody stosowane przez ludzi. Może to być wszystko, od radzenia sobie z niespokojnym klientem po pisanie niestandardowych dokumentów
/href/
https://www.smartcompany.com.au/marketing/public-relations/lego-viral-letter-brand-reputation
odpowiedzi na listy od siedmiolatków
/%href/
.
Dobrze zaprojektowane procesy zapewniają, że operacje są wydajne, skalowalne i dostosowane do strategicznych celów firmy. Pomagają ludziom w wykonywaniu spójnej pracy, często zmniejszając zmęczenie podejmowaniem decyzji. Pomagają również zespołom technologicznym w standaryzacji i automatyzacji procesów w celu zwiększenia wydajności.
Technologia
Technologia obejmuje narzędzia, systemy i infrastrukturę wykorzystywaną w organizacji. Może to być wszystko, od oprogramowania i sprzętu po systemy zarządzania danymi i platformy komunikacyjne.
Technologia, z której korzystamy, kształtuje nasz sposób myślenia. Kiedy widzisz tylko arkusz kalkulacyjny, jesteś zobowiązany do myślenia w wierszach i kolumnach. Wybierając odpowiednią technologię, można wzmocnić lub utrudnić wydajność pracowników. Podobnie, można również usprawnić lub skomplikować procesy.
Każdego dnia ludzie, procesy i technologia wchodzą ze sobą w interakcje na niezliczone sposoby. Wiemy, że optymalna interakcja tych trzech elementów może przynieść nadzwyczajne rezultaty.
Zobaczmy, jak można to ułatwić.
Wdrażanie PPT Framework w świecie rzeczywistym
Prostota struktury PPT może często maskować jej skomplikowaną strukturę. Każda organizacja byłaby w błędzie, gdyby zignorowała dziesiątki, jeśli nie setki, sposobów, w jakie te trzy elementy oddziałują na siebie i wpływają na siebie nawzajem.
Wykorzystanie struktury PPT jako części strategii zarządzania projektami lub transformacji cyfrowej wymaga przemyślanego podejścia. Oto przewodnik krok po kroku wykorzystujący system zarządzania projektami, taki jak
/href/
https://clickup.com/
ClickUp
/%href/
.
1\. Mapa pracowników, procesów i technologii
Jeśli wydaje się to ogromnym zadaniem, to tak właśnie jest. Zacznij więc od nakreślenia zakresu swojego projektu. Na przykład, w ramach inicjatywy transformacji cyfrowej, jeśli wdrażasz narzędzie do automatyzacji testów, oto co możesz zrobić:
Ludzie: Pomyśl o wszystkich interesariuszach narzędzia, nie tylko o jego bezpośrednich użytkownikach. Mogą to być analitycy biznesowi, programiści, DevOps, zespoły obsługi klienta itp.
Proces: Zrób mapę obecnych procesów testowania. Zidentyfikuj luki i krytyczne punkty.
Technologia: Podczas gdy automatyzacja testów jest zupełnie nowym narzędziem, którego jeszcze nie masz, pomyśl o wszystkich technologiach, których używasz w procesie. Możesz na przykład korzystać z systemu śledzenia błędów. Albo po prostu listę defektów w arkuszu kalkulacyjnym. Sprawdź je wszystkie, nawet jeśli wydają się nieistotne.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image2.gif
Tworzenie map ludzi, procesów i technologii za pomocą tablic ClickUp
/%img/
_Mapowanie procesów za pomocą ClickUp Whiteboards_
Używaj
/href/
https://clickup.com/pl/blog/53596/mapa-procesu
mapa procesu
/%href/
narzędzie takie jak
/href/
https://clickup.com/features/whiteboards
Tablica ClickUp
/%href/
aby uczynić to wizualnym i opartym na współpracy. W jednym miejscu można zgromadzić różnych interesariuszy, omawiać elementy, zostawiać komentarze, rozwiązywać problemy i podejmować działania.
⚡️ Archiwum szablonów: Dla początkujących, oto kilka
/href/
https://clickup.com/pl/blog/49965/szablony-map-procesow
szablony map procesów
/%href/
aby uchronić Cię przed horrorem pustej strony.
Ramka PPT w akcji: Zintegrowany ekosystem PPT firmy Apple
Wzorcowy proces rozwoju produktów Apple pokazuje głębokie współdziałanie ludzi, procesów i technologii. Zgodnie z tą filozofią, Apple ściśle integruje sprzęt, oprogramowanie i usługi w celu lepszej kontroli jakości i UX.
Aby to osiągnąć, firma zatrudnia najbardziej utalentowanych inżynierów, kultywuje kulturę doskonałości projektowej i inwestuje w zaawansowane techniki produkcji, tworząc płynny ekosystem w ramach organizacji.
2\. Mieć jasną wizję
W przypadku projektu transformacji cyfrowej należy mieć jasną wizję. Ustaw konkretne cele biznesowe i wskaźniki powodzenia dla każdego z trzech elementów: ludzi, procesów i technologii.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Docs-5.gif
Dokumenty ClickUp
/%img/
Skrystalizuj swoją wizję projektu dzięki ClickUp Docs
Udokumentuj swoją wizję w formie podręcznika lub karty projektu dzięki
/href/
https://clickup.com/features/docs
Dokumenty ClickUp
/%href/
. Wykorzystaj możliwości AI w aplikacji
/href/
https://clickup.com/ai
ClickUp Brain
/%href/
do podsumowywania, tworzenia zadań, powiadamiania użytkowników itp.
3\. Tworzenie zrównoważonego planu alokacji zasobów
Powodzenie transformacji wymaga zrównoważonych inwestycji w ludzi, procesy i technologię. Przydziel zasoby w sposób przemyślany, unikając przeinwestowania w jednym obszarze kosztem innych, ponieważ konsekwencje mogą być katastrofalne.
Nadmierny nacisk na technologię: Przedkładanie technologii nad ludzi i procesy może prowadzić do zrobienia złożonych systemów, których pracownicy nie lubią używać lub procesów, które nie są dostosowane do technologii.
Może to skutkować niedostatecznym wykorzystaniem narzędzi, oporem ze strony pracowników i ostatecznie niskim zwrotem z inwestycji.
Na przykład, jeśli wdrażasz złożone narzędzie do zarządzania powiązaniami z klientami (CRM), a twoje zespoły sprzedażowe go nienawidzą, zmuszanie ich do korzystania z niego nie przyniesie oczekiwanych wyników.
Aby tego uniknąć, inwestuj w szkolenie pracowników w zakresie każdej wdrażanej nowej technologii. Dostosuj technologię do rzeczywistych potrzeb i możliwości pracowników organizacji
Nadmierny nacisk na ludzi: Skupienie się na ludziach bez poświęcenia odpowiedniej uwagi procesom i technologii może skutkować niespójnymi wynikami, nieefektywnością i brakiem skalowalności. Pracownicy mogą tworzyć procesy, które są wygodne tylko dla nich lub wykonywać zbyt wiele zadań ręcznie, co prowadzi do wypalenia.
Unikaj tego, równoważąc koncentrację na ludziach z dobrze zdefiniowanymi procesami i odpowiednimi narzędziami technologicznymi, które pomagają osiągnąć wydajność i spójność organizacyjną.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Automations-Dashboard-Image-2.png
Automatyzacja ClickUp
/%img/
powiedz "nie" ręcznym zadaniom z ClickUp Automation_
Na przykład, użyj
/href/
https://clickup.com/features/automations
Automatyzacja ClickUp
/%href/
w celu zmniejszenia ręcznego obciążenia pracą i czasu spędzanego na rutynowych, mechanicznych zadaniach.
Nie wiesz od czego zacząć? Przynieśliśmy pomoc. Sprawdź
/href/
https://clickup.com/pl/blog/54275/przyklady-automatyzacji-procesow-biznesowych
przykłady automatyzacji procesów biznesowych
/%href/
aby pomóc usprawnić procesy.
Nadmierny nacisk na procesy: Nieproporcjonalne skupienie się na procesach może prowadzić do sztywności, w której pracownicy czują się ograniczeni zamiast wzmocnieni. Procesy, które są zbyt złożone lub niewspierane przez odpowiednią technologię, mogą powodować frustrację.
Dlatego regularnie przeglądaj i aktualizuj procesy, aby upewnić się, że są elastyczne i dostosowane do możliwości ludzi i postępu technologicznego
/href/
https://clickup.com/pl/blog/110448/szablony-doskonalenia-procesow
szablony doskonalenia procesów
/%href/
aby określić, gdzie jest miejsce na ulepszenia i odpowiednio je wdrożyć. Aktywne poszukiwanie opinii pracowników w celu udoskonalenia procesów.
Niedoinwestowanie w jednym obszarze: Zaniedbanie jakiegokolwiek aspektu PPT może doprowadzić do awarii całego systemu.
Na przykład, niedoinwestowanie w technologię może prowadzić do przestarzałych narzędzi, podczas gdy niedoinwestowanie w ludzi może skutkować luką w umiejętnościach
Zachowaj zrównoważone podejście, regularnie oceniając i dostosowując inwestycje we wszystkich trzech obszarach. Nie oznacza to jednak, że wszystkim tym obszarom należy przypisywać równe znaczenie.
W zależności od dojrzałości, potrzeb, budżetu, kultury itp. jeden element może wymagać więcej uwagi niż drugi. Upewnij się, że każdy element otrzymuje niezbędne zasoby i uwagę, aby skutecznie wesprzeć pozostałe.
Brak integracji pomiędzy elementami PPT: Jeśli nie zintegrujesz skutecznie ludzi, procesów i technologii, może to skutkować rozdzielonymi operacjami, niepowodzeniami w komunikacji i brakiem zgodności z celami. Taka fragmentacja może spowolnić podejmowanie decyzji i zmniejszyć ogólną efektywność.
Wspieranie znaczącej integracji poprzez zachęcanie do współpracy międzyfunkcyjnej. Upewnij się, że zmiany w jednym obszarze (np. aktualizacje technologii) są komunikowane i dostosowywane do procesów i ludzi. Korzystaj z regularnych przeglądów, aby ocenić, jak dobrze zintegrowane są te elementy i wprowadzaj korekty w razie potrzeby.
Aby uchronić się przed falą zmian w projekcie, należy stworzyć plan z wyprzedzeniem.
/href/
https://clickup.com/templates/digital-transformation-strategy-and-plan-t-90020010744
Szablon strategii i planu transformacji cyfrowej ClickUp
/%href/
może być tutaj niezwykle przydatny. Ten przyjazny dla początkujących szablon pomaga stworzyć mapę celów, podzielić je na możliwe do zarządzania elementy działań i śledzić postępy w kierunku powodzenia wdrożenia.
/ctaBtn/
https://app.clickup.com/signup?template=t-90020010744&department=operations
Pobierz ten szablon
/%ctaBtn/
4\. Przygotowanie do zarządzania zmianami
Projekty transformacji cyfrowej to w istocie zmiany. Nawet zmiany w najlepszych intencjach są destrukcyjne. Pewna doza oporu ze strony członków Teams jest więc naturalna. Stwórz solidną strategię zarządzania zmianą, aby ją wyprzedzić.
Edukacja: Zainwestuj w zarządzanie wiedzą. Stwórz kompleksowy
/href/
https://clickup.com/pl/blog/56106/przewodnik-zarzadzania-zmiana
przewodnik zarządzania zmianą
/%href/
przed zmianą istniejących procesów. Przygotowanie, wsparcie i przeprowadzenie osób i teamów przez transformację.
Włącz: Użyj
/href/
https://clickup.com/pl/blog/64555/oprogramowanie-do-zarzadzania-zmianami
oprogramowanie do zarządzania zmianami
/%href/
zaangażowanie interesariuszy na wczesnym etapie procesu. Zaoferuj szkolenia i wsparcie, wyjaśnij kolejne kroki i zachęć ich do aktywnego przyjęcia nowych rozwiązań technologii cyfrowej.
Operacja: Bazując na swoim doświadczeniu, stwórz
/href/
https://clickup.com/pl/blog/57863/szablony-zarzadzania-zmiana
szablony zarządzania zmianą
/%href/
które można zastosować w przyszłych projektach lub innych teamach.
Ramka PPT w akcji: Skuteczna strategia zarządzania zmianą w Netflix
Strategia zarządzania zmianą w Netflix podczas przejścia na streaming jest doskonałym przykładem. Firma zainwestowała w zapewnienie swoim zespołom umiejętności i sposobu myślenia, aby wesprzeć przejście z wypożyczalni DVD na streaming.
Przeprojektowała swoje procesy dostarczania zawartości, doświadczenie streamingowe i algorytmy rekomendacji treści oraz stworzyła kulturę podejmowania decyzji w oparciu o dane.
W rezultacie Netflix stał się pionierem zupełnie nowego sposobu konsumpcji mediów i z powodzeniem przekształcił się w wiodący na świecie serwis streamingowy.
5\. Communicate. Komunikuj się. Communicate
Podczas wdrażania projektów transformacji cyfrowej, jednorazowa komunikacja nie wystarczy. Musisz prowadzić ciągłe rozmowy z każdym interesariuszem, aby powtórzyć cel, wspierać dostosowanie i poprawić przyjęcie.
Włącz oprogramowanie do współpracy w czasie rzeczywistym, takie jak
/href/
https://clickup.com/features/chat-view
ClickUp Chat
/%href/
aby ułatwić rozmowy asynchroniczne. Nie tylko eliminuje to potrzebę spotkań/zakłóceń, ale także umożliwia członkom zespołu współpracę na wspólnym forum bez wysiłku.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/clickup-chat-1-1400x985.png
ClickUp Chat
/%img/
bezproblemowa współpraca asynchroniczna z ClickUp_
6\. Planowanie efektów upstream/downstream
Powodzenie PPT Framework polega na traktowaniu ludzi, procesów i technologii jako wzajemnie połączonych elementów. Oznacza to, że każda zmiana wprowadzona w jednym z nich z pewnością wpłynie na pozostałe dwa.
* Identyfikacja zależności i połączeń
* Zmierz poziom wpływu
* Przygotuj się do złagodzenia wszelkich zagrożeń lub punktów awarii
Wdrożenie ustrukturyzowanej strategii zarządzania procesami biznesowymi może pomóc w przygotowaniu się na wpływ upstream/downstream. Sprawdź te
/href/
https://clickup.com/blog/business-process-management-examples
przykłady zarządzania procesami biznesowymi
/%href/
aby czerpać inspirację.
7\. Obserwuj i dostosuj
Transformacja cyfrowa nie jest czymś zrobionym raz na zawsze, zwłaszcza w świecie, w którym technologia rozwija się tak szybko. Używaj struktury PPT jako ewoluującego systemu. Przeglądaj i udoskonalaj ramy, gdy zdobędziesz więcej informacji.
Wspieraj kulturę ciągłego doskonalenia, aktywnie reaguj na informacje zwrotne i optymalizuj wszystkie aspekty działalności.
System PPT w akcji: Toyota i Kaizen
Kultura ciągłego doskonalenia (Kaizen) w Toyocie jest doskonałym przykładem.
* Ludzie: Kładli nacisk na szkolenie i upoważnianie pracowników do identyfikowania i rozwiązywania problemów, co również napędzało kontrolę jakości i innowacje
* Proces: Opracowali odchudzony proces produkcji, aby zmniejszyć ilość odpadów i poprawić wydajność dzięki technikom takim jak Just-In-Time (JIT) i Kanban
* Technologia: Zintegrowali automatyzację i robotykę, aby poprawić precyzję, spójność i szybkość
Dziś Toyota jest jednym z najbardziej wydajnych i dochodowych producentów samochodów na świecie. System Produkcyjny Toyoty jest stosowany na całym świecie we wszystkich branżach.
Buduj odporne organizacje z ClickUp
Zmiany są nieuniknione. Odporne organizacje nie tylko dobrze dostosowują się do zmian, ale także aktywnie wykorzystują ich możliwości
Budują mocne strony ludzi, procesów i technologii, aby ewoluować wraz z rynkowymi przeciwnościami. Z łatwością zarządzają wzajemnymi powiązaniami tych trzech elementów, równoważąc potrzeby każdego z nich i podejmując kroki w celu wypełnienia luk, gdy zmieniają się okoliczności.
Organizacje zbudowane tak, aby trwać, zawsze szukają sposobów na poprawę wydajności, wspieranie innowacji i skuteczniejsze radzenie sobie ze zmianami.
Korzystają one z kompleksowego pakietu
/href/
https://clickup.com/blog/business-tools//
narzędzi Business
/%href/
aby stworzyć tę odporność. Pakiet narzędzi takich jak ClickUp.
Dzięki funkcjom wspierającym zarządzanie projektami, planowanie, raportowanie, alokację zasobów i śledzenie czasu, a także kreatywną burzę mózgów, współpracę w czasie rzeczywistym i nie tylko, ClickUp ma wszystko, czego potrzebuje Enterprise do cyfrowej transformacji.
/href/
http://www.clickup.com/signup
Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo
/%href/
!
