Business Messaging: Korzyści, strategie i przykłady

Rozproszona komunikacja może spowalniać pracę, powodować niedopasowanie i szkodzić relacjom z klientami.

Często zdarza się, że firmy tracą klientów z powodu powolnych, niespójnych wzorców odpowiedzi wynikających ze złych praktyk komunikacji wewnętrznej. Takie awarie mogą znacząco zaszkodzić reputacji marki wśród klientów.

Wiadomości Business rozwiązują ten problem, łącząc komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Wewnątrz firmy pomaga utrzymać porządek dzięki wyczyszczonej komunikacji między działami i członkami zespołu. Na zewnątrz pozwala budować i utrzymywać relacje z niestandardowymi klientami, dostawcami, mediami i opinią publiczną.

Ten blog przedstawia wszystko, co musisz wiedzieć o komunikatach biznesowych, w tym przykłady komunikatów biznesowych, kroki do zrobienia wewnętrznych i zewnętrznych komunikatów biznesowych oraz narzędzia, które ci w tym pomogą.

Czym jest Business Messaging?

Komunikacja biznesowa odnosi się do szerokiego zestawu procesów, które firma wykorzystuje do komunikacji ze swoimi niestandardowymi klientami na różnych platformach. Ma to na celu zapewnienie firmom wielokanałowej obecności, umożliwiając im łatwą obsługę klientów za pośrednictwem preferowanych przez nich kanałów komunikacji.

Właściwy aplikacje do przesyłania wiadomości biznesowych wykorzystują różne kanały komunikacji do dostarczania klientom e-maili promocyjnych, aktualizacji funkcji produktów i powiadomień o transakcjach.

W przeciwieństwie do tradycyjnych metod komunikacji, takich jak e-maile, wiadomości biznesowe ułatwiają dwukierunkowe rozmowy w czasie rzeczywistym z docelowymi odbiorcami na platformach komunikacyjnych, które są im już znane.

Wiadomości biznesowe mogą wydawać się podobne do czatu, ale w kontekście biznesowym służą bardzo różnym celom.

Czym komunikatory Business różnią się od czatu?

Korzyści z komunikacji Business

Szybsza obsługa klienta

W przeciwieństwie do tradycyjnych kanałów, takich jak telefon czy e-mail, protokoły wiadomości biznesowych umożliwiają zespołom wsparcia wydajną obsługę wielu rozmów, co pozwala na zapewnienie skutecznego wsparcia w czasie rzeczywistym. Podczas gdy boty oparte na AI szybko odpowiadają na rutynowe zapytania klientów, agenci obsługi mogą rozwiązywać krytyczne problemy, skracając czas oczekiwania i zwiększając zadowolenie klientów.

Teamsy zdalne mogą korzystać z narzędzia komunikacji asynchronicznej aby umożliwić swoim agentom obsługi klienta współpracę nad trudnymi problemami z dowolnego miejsca na świecie i szybkie rozwiązywanie ich dla klientów.

Porada dla profesjonalistów: Wdrożenie scentralizowane strategie komunikacji przełamanie silosów danych i przeniesienie kontekstu klienta z wielu kanałów komunikacji w jedno miejsce za pomocą ujednoliconej platformy zarządzania agentami wsparcia.

Zwiększone zaangażowanie klientów

Wiadomości Business są spersonalizowane w oparciu o zachowanie i preferencje użytkowników. Pozwala to zaangażować klientów w kluczowych punktach kontaktu i utrzymać ich odsetki w produktach lub usługach, zwiększając ich wartość w całym okresie użytkowania.

Redukcja kosztów

Wbrew powszechnemu przekonaniu, wiadomości biznesowe są bardziej przystępne cenowo niż tradycyjne rozmowy telefoniczne lub osobista obsługa klienta, ponieważ pozwalają na bezpośrednią interakcję z wieloma klientami jednocześnie. Na przykład, rutynowe zapytania mogą być automatyzowane przez boty i opcje samoobsługi, pozwalając agentom skupić się na bardziej złożonych zadaniach - takich jak prowadzenie rozmów wideo, aby przeprowadzić klientów przez rozwiązywanie problemów. Eliminuje to potrzebę posiadania dużego zespołu wsparcia klienta, zmniejszając koszty szkoleń, wdrażania i inne koszty operacyjne.

Analityka i raportowanie

Idealne oprogramowanie do obsługi wiadomości biznesowych oferuje zaawansowane funkcje zarządzania projektami w celu efektywnego wykorzystania zasobów i śledzenia kamieni milowych. Ponadto dostępne są pulpity zapewniające kompleksowy przegląd stanu projektu oraz integracje zapewniające płynny przepływ danych między różnymi systemami.

W połączeniu, funkcje te pomagają śledzić kluczowe wskaźniki i KPI, umożliwiając szybsze i bardziej strategiczne podejmowanie decyzji.

Czytaj więcej: KPI a metryki: Czym są i jak je śledzić

Przypadki i przykłady użycia Business Messaging

Komunikacja z obsługą klienta

Przypadek użycia: Informacje o zamówieniach i produktach

Przykład: Platformy e-commerce mogą wdrożyć funkcję czatu na żywo jako dodatek do innych funkcji kanałów komunikacji , umożliwiając klientom natychmiastowe połączenie z agentem wsparcia. Kanał wiadomości błyskawicznych pomaga agentom w rozwiązywaniu zapytań dotyczących zamówień lub informacji o produktach. Ta bezpośrednia linia komunikacji w wielu kanałach skraca czas odpowiedzi i ułatwia szybsze rozwiązywanie prostych zapytań.

Potwierdzenia i powiadomienia o wysyłce

Przypadek użycia: Potwierdzenie zamówienia i śledzenie przesyłki

Przykład: Sprzedawcy internetowi wysyłają klientom zautomatyzowane wiadomości tekstowe i e-maile z potwierdzeniem zamówienia, przewidywaną datą dostawy i szczegółami śledzenia przesyłki. Gdy produkt zostanie wysłany, klient otrzymuje wiadomość z połączonym linkiem do śledzenia przesyłki w czasie rzeczywistym.

Promocje marketingowe

Przypadek użycia: Szczegóły ofert specjalnych i rabatów

Przykład: Marki internetowe powiadamiają niestandardowych klientów o zbliżającej się wyprzedaży w Czarny Piątek. Tworzą poczucie pilności i niedoboru, aby przyciągnąć obecnych i nowych klientów oraz uzyskać zyski w okresie świątecznym.

Alerty bezpieczeństwa i weryfikacje

Przypadek użycia: Alerty dotyczące transakcji

Przykład: Banki wykorzystują powiadomienia SMS i push do wysyłania klientom alertów w czasie rzeczywistym za każdym razem, gdy na ich kontach zostanie wykryta podejrzana aktywność. Gdy nieautoryzowana osoba próbuje zalogować się z nierozpoznanego urządzenia, system automatycznie wysyła kod weryfikacyjny na zarejestrowany numer telefonu klienta w celu uwierzytelnienia dwuskładnikowego.

Poprawa jakości obsługi klienta

Przypadek użycia: Spersonalizowane usługi

Przykład: Przed przyjazdem goście hotelowi otrzymują wiadomość powitalną zawierającą informacje o udogodnieniach, procedurach zameldowania i zaleceniach dotyczących lokalnego zwiedzania. Podczas wizyty goście mogą korzystać z wiadomości, aby poprosić o obsługę pokoju, sprzątanie lub zarezerwować wizytę w spa. Ta spersonalizowana komunikacja w czasie rzeczywistym sprawia, że goście czują się docenieni i otoczeni opieką przez cały pobyt.

Kroki do wdrożenia Business Messaging

Spełnienie warunków wstępnych wiadomości Business

Przed wdrożeniem systemu Business Messaging należy wykonać poniższe kroki, aby zapewnić sprawne wdrożenie:

• Zbadaj preferowane przez klientów platformy komunikacyjne i sposób, w jaki kontaktują się z Businessem. Określ, czy chętniej reagują na wiadomości SMS, e-mail czy w mediach społecznościowych
• Zidentyfikuj odpowiednie kanały, aby dotrzeć do odbiorców. Zastanów się, czy potrzebujesz SMS-ów do natychmiastowych powiadomień, WhatsApp do bezpośredniej obsługi klienta, czy e-maila do marketingu
• Upewnij się, że Twoja strategia wysyłania wiadomości jest zgodna z przepisami RODO, CAN-SPAM lub TCPA, aby chronić wrażliwe dane klientów i prywatność

Ustaw cele i skategoryzuj rodzaj wiadomości

Zacznij od określenia, co chcesz osiągnąć dzięki strategii komunikatów biznesowych. Czy celem jest lepsza obsługa klienta, większe zaangażowanie czy wyższa sprzedaż?

Ustawienie konkretnych, mierzalnych celów zapewni jasny kierunek dla wysiłków związanych z komunikacją. Po ustawieniu celów można podzielić komunikaty na następujące typy

• Operacyjne: Są to podstawowe zadania związane z komunikacją biznesową, w tym e-maile powitalne, aktualizacje regulaminu itp.
• Transakcyjne: Ta kategoria obejmuje interakcje z klientami związane z potwierdzeniami zamówień, informacjami o wysyłce i powiadomieniami o opóźnionej dostawie
• Promocje marketingowe: Używaj tych wiadomości do wysyłania klientom zawartości promocyjnej, takiej jak informacje o rabatach i ofertach specjalnych

Wybierz odpowiednią platformę

Wybór odpowiedniego oprogramowania do przesyłania wiadomości dla biznesu jest jednym z najlepszych strategii komunikacji które możesz skutecznie wdrożyć w swoim zespole i w kontaktach z niestandardowymi klientami.

Solidna platforma do przesyłania wiadomości biznesowych jest również w stanie obsługiwać komunikację wielokanałową, płynnie integrować się z istniejącymi narzędziami, oferować zaawansowane funkcje, takie jak automatyzacja, i zapewniać możliwości śledzenia czasu w czasie rzeczywistym. ClickUp to zintegrowana platforma do zarządzania projektami i komunikacji biznesowej, która zapewnia wsparcie dla wszystkich form komunikacji biznesowej, dzięki czemu jest doskonałym wyborem dla firm każdej wielkości.

Dzięki połączeniu ClickUp CRM i Obsługa klienta ClickUp można stworzyć kompleksowy system zarządzania wiadomościami w Business.

ClickUp CRM może przechowywać informacje o klientach, śledzić interakcje i zarządzać potokami sprzedaży, podczas gdy funkcje obsługi klienta mogą obsługiwać przychodzące zapytania, śledzić problemy i zapewniać rozwiązania. Razem, narzędzia te pozwalają usprawnić procesy komunikacji, zwiększyć zadowolenie klientów i poprawić ogólną wydajność biznesową.

Skorzystaj z tych potężnych duetów, aby łatwo odwoływać się do historii klientów i wcześniejszych interakcji podczas odpowiadania na zgłoszenia wsparcia, zapewniając spójne i spersonalizowane odpowiedzi. Mogą one pomóc zidentyfikować obszary wymagające poprawy w procesach obsługi klienta i sprzedaży, prowadząc do lepszych wyników biznesowych.

A to jeszcze nie wszystko. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób rozbudowane funkcje ClickUp mogą ułatwić wewnętrzne dostosowanie i płynny proces przesyłania wiadomości biznesowych.

Uzyskaj wizualny przegląd swojego projektu za pomocą funkcji zarządzania projektami ClickUp

Integracja wiadomości biznesowych z ClickUp

Połącz zespoły dzięki funkcji ClickUp Chat View Widok czatu ClickUp ma kluczowe znaczenie dla budowania skutecznej strategii zewnętrznej komunikacji biznesowej. Umożliwia omawianie bieżących projektów, dodawanie plików i udostępnianie aktualizacji w czasie rzeczywistym bez konieczności przełączania się między różnymi aplikacjami, dzięki czemu jest zorientowany na klienta

oprogramowanie do wewnętrznej komunikacji biznesowej dla Teams.

Łatwo jest wysyłać grupowe lub indywidualne wiadomości i dodawać kogokolwiek do konwersacji za pomocą wzmianek @. W przeciwieństwie do samodzielnych aplikacji do przesyłania wiadomości, Chat View utrzymuje dyskusje w skupieniu i zapewnia, że rozmowy są bezpośrednio powiązane z możliwymi do wykonania zadaniami.

Na przykład, można łatwo omówić potencjalny błąd z zespołem obsługi klienta, utworzyć zadanie z czatu za pośrednictwem aplikacji Chat View Zadania ClickUp i przypisać je do zespołu ds. produktu. Sprawia to, że wewnętrzne dostosowanie jest płynniejsze i poprawia czas reakcji, jakiego niestandardowi klienci oczekują od Twojego biznesu.

Użyj ClickUp Chat, aby pomóc zespołom połączyć się i współpracować w czasie rzeczywistym

Zarządzaj projektami ze skrzynki odbiorczej za pomocą ClickUp Email Project Management

Czasami musisz omówić projekt z wieloma interesariuszami, takimi jak klienci, sprzedawcy lub partnerzy, jednocześnie utrzymując wszystko powiązane z odpowiednim projektem lub zadaniem. Zamiast przełączać się między aplikacją e-mail a narzędziem do zarządzania projektami, Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp Email ułatwia zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną z poziomu skrzynki odbiorczej.

Przekształcaj e-maile w zadania i przypisuj je członkom zespołu ze swojej skrzynki odbiorczej dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami ClickUp Email

Dzięki bezpośredniemu połączeniu e-maili z odpowiednimi zadaniami i projektami, możesz łatwo odwoływać się do konwersacji i utrzymywać wszystkich na tej samej stronie. Dodatkowo, funkcje automatyzacji e-maili w ClickUp mogą usprawnić rutynowe zadania i zapewnić terminowe odpowiedzi dla niestandardowych klientów.

Oszczędza to czas i pomaga utrzymać pozytywny i profesjonalny wizerunek firmy.

💡 Porada dla profesjonalistów: Dodawanie indywidualnych adresów e-mail do listy dystrybucyjnej w celu usprawnienia komunikację w miejscu pracy i zapewnić wszystkim zainteresowanym stronom terminowe otrzymywanie aktualizacji.

Wyczyszczone informacje zwrotne dzięki ClickUp Clips ClickUp's Clips oferują potężny sposób na ulepszenie zewnętrznego przekazu biznesowego poprzez tworzenie wizualnie angażującej i udostępnianej zawartości. Te krótkie klipy wideo mogą być używane do wyjaśniania złożonych koncepcji, prezentowania produktów lub usług oraz dostarczania szybkich informacji klientom lub partnerom

Masz niestandardowego klienta ze złożonym problemem na czacie? Nagraj klip i przeprowadź go krok po kroku przez rozwiązanie.

W zależności od zastosowania, ClickUp Clips można osadzać w e-mailach, postach w mediach społecznościowych lub na stronie internetowej. Możliwość generowania publicznie udostępnianych linków do klipów pozwala na ich łatwą dystrybucję do szerszego grona odbiorców i zwiększenie zasięgu.

Używaj nagrań ekranu z ClickUp Clips do udostępniania informacji zwrotnych i wyjaśniania złożonych tematów

Możesz także konwertować klipy na zadania i przypisywać właścicielom dalsze działania. Świetnie sprawdza się to w wewnętrznym dostosowywaniu zespołu do komunikatów biznesowych.

Wskazówka dla profesjonalistów: Używaj ClickUp Brain do automatycznej transkrypcji Clipów, skanowania podkreśleń, klikania znaczników czasu i kopiowania fragmentów do wykorzystania w dowolnym miejscu.

Transkrybuj notatki głosowe i wideo z AI za pomocą ClickUp Clips

Wysyłaj automatyczne powiadomienia za pomocą ClickUp Automations Automatyzacja ClickUp polega na wyeliminowaniu tych nudnych, powtarzalnych zadań w ramach procesu przesyłania wiadomości Business.

Ustawienie zautomatyzowanych cykli pracy pozwala wyzwalać określone działania w oparciu o wcześniej zdefiniowane warunki, takie jak wysyłanie kolejnych e-maili, przydzielanie zadań członkom zespołu na podstawie e-maili klientów lub aktualizowanie rekordów klientów

Ta automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia, że wszystkie wiadomości są wysyłane dokładnie i na czas. Dodatkowo, Integracja ClickUp z innymi narzędziami pozwala na automatyzację procesów na wielu platformach, jeszcze bardziej zwiększając wydajność i poprawiając reputację marki poprzez rozszerzenie.

Tworzenie niestandardowych automatyzacji za pomocą ClickUp Automations

Korzyści z używania ClickUp do wysyłania wiadomości biznesowych

• Centralizacja komunikacji ze wszystkich kanałów, zarówno wewnętrznych, jak i niestandardowych, w ramach jednej platformy
• Skalowalność w miarę rozwoju biznesu, dzięki ClickUp, który ewoluuje wraz z Tobą, oferując zaawansowane funkcje bez uszczerbku dla wydajności
• Upewnij się, że wszyscy w Twoich teamach kontaktujących się z klientami są na tej samej stronie dzięki wyczyszczonej i identyfikowalnej komunikacji

Wdrożenie i szkolenie zespołu

Zapewnij kompleksowe szkolenie, aby upewnić się, że Twój zespół zna kanały komunikacji i rozumie odpowiedni ton, styl i czas wysyłania wiadomości.

Możesz spróbować szablony planów komunikacji aby upewnić się, że wszyscy komunikują się prawidłowo. Szablon przedstawia plan komunikacji w celu udostępniania szczegółów projektu, celów, podsumowania wykonawczego i analizy konkurencji, aby pomóc w opracowaniu skutecznych strategii komunikacji biznesowej.

Użyj szablonu Szablon Planu Komunikacji ClickUp w celu stworzenia opartego na wnikliwych analizach i wykonalnego planu poprawy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Pobierz szablon

Szablon planu komunikacji ClickUp

Pomaga zdefiniować cele komunikacji biznesowej i zidentyfikować najlepsze kanały dotarcia do docelowych odbiorców. Dzięki funkcjom ustawienia celów i śledzenia postępów można śledzić wyniki wysiłków komunikacyjnych i usprawnić planowanie. Skorzystaj z tego szablonu, aby ustawić niestandardowe, spójne linie komunikacji dla klientów i zespołów międzyfunkcyjnych.

Zwiększanie zaangażowania klientów dzięki komunikatom biznesowym

Po wdrożeniu systemu wiadomości biznesowych należy skupić się na jego wykorzystaniu w celu zwiększenia zaangażowania, zwiększenia sprzedaży i prowadzenia bardziej znaczących rozmów z użytkownikami:

• Personalizację: Dostosuj wiadomości biznesowe w oparciu o preferencje klientów i wcześniejsze interakcje, aby stworzyć bardziej spersonalizowane doświadczenie
• Dwukierunkową komunikację: Zachęcaj niestandardowych klientów do angażowania się w relacje z Twoim Businessem poprzez kanały wiadomości biznesowych. Na przykład, pozwól im zadawać pytania lub przekazywać opinie bezpośrednio przez SMS, WhatsApp lub czat na żywo
• Automatyzacja działań następczych: Ustaw automatyzację wysyłania wiadomości w przypadku porzuconych koszyków lub opinii po zakupie, aby utrzymać zaangażowanie klientów

Ulepsz swoje wiadomości Business dzięki ClickUp

Skuteczny protokół komunikacji biznesowej utrzymuje zgodność wewnętrznych teamów i zaangażowanie niestandardowych klientów. Integracja wiadomości Business z operacjami pozwala na szybszą obsługę klienta i tworzenie bardziej spersonalizowanych interakcji z klientami.

Dzięki funkcjom takim jak widok czatu, integracja z pocztą e-mail i klipy, ClickUp centralizuje całą komunikację i zarządzanie projektami w jednej, łatwej w użyciu platformie. Pozwala to Twojemu zespołowi śledzić zadania, skutecznie angażować klientów i utrzymywać komunikację na wszystkich platformach komunikacji biznesowej.

Gotowy na podniesienie jakości komunikacji w biznesie? Zarejestruj się na ClickUp za darmo już dziś .