Wyobraźmy sobie taką sytuację: Pracownik udostępnia pozornie nieszkodliwy post o typowym dniu w miejscu pracy na swoim osobistym koncie w mediach społecznościowych, ale nieumyślnie narusza tajemnicę przedsiębiorstwa. Post szybko się rozprzestrzenia, stając się kryzysem PR, którego można było łatwo uniknąć. Ten scenariusz to nie tylko przestroga - może stać się rzeczywistością.
Aby uniknąć takich problemów w mediach społecznościowych (dużych lub małych), potrzebna jest dobra polityka mediów społecznościowych. W tym wpisie na blogu wyjaśnimy, jak stworzyć politykę mediów społecznościowych, oferując jasne kroki i przykłady, aby stworzyć wytyczne zgodne z wartościami firmy i upewnić się, że zespół rozumie granice zaangażowania online.
Co to jest polityka mediów społecznościowych?
Polityka mediów społecznościowych to ustawienie wytycznych, które określają oczekiwania firmy dotyczące zachowania pracowników na platformach mediów społecznościowych. Zapewnia jasne ramy tego, w jaki sposób pracownicy powinni reprezentować Twoją markę online, zapewniając spójność i chroniąc reputację Twojej firmy. Dobrze opracowana polityka mediów społecznościowych działa jak Twój podręcznik pracownika ale dla mediów społecznościowych.
Możesz myśleć o polityce mediów społecznościowych jako o mapie drogowej, która nakreśla:
- Zasady korzystania z oficjalnych kont firmy w mediach społecznościowych
- Wytyczne dla osobistych kont pracowników w mediach społecznościowych dotyczące publikowania lub komentowania informacji o firmie
- Zasady i zakazy udostępniania informacji lub zawartości związanej z firmą w mediach społecznościowych
- Najlepsze praktyki w kontaktach z niestandardowymi klientami i opinią publiczną online
- Działania dyscyplinarne podejmowane wobec pracowników naruszających wytyczne firmy dotyczące mediów społecznościowych
Polityka mediów społecznościowych działa jak siatka bezpieczeństwa dla reputacji marki w Internecie. Oto jak to zrobić:
- Utrzymuje spójny głos marki na wszystkich platformach
- Zapobiega kłopotliwym (i potencjalnie kosztownym) wpadkom w mediach społecznościowych
- Daje twojemu zespołowi pewność siebie, aby angażować się online bez zastanawiania się nad sobą
- Zapewnia plan działania w przypadku negatywnych opinii lub kryzysów PR
- Zapewnia przestrzeganie zasad, jeśli chodzi o przepisy branżowe
Sekcje, które należy uwzględnić w polityce mediów społecznościowych
A polityka firmy dla mediów społecznościowych zawiera różne elementy, w tym obiektywne i etyczne standardy. Oto niektóre z ważnych sekcji, które należy dodać do polityki mediów społecznościowych:
Cel i zakres
Cel i zakres to "dlaczego" i "kto" stoi za polityką mediów społecznościowych - dlaczego masz te wytyczne dotyczące mediów społecznościowych i kto musi ich przestrzegać. Gdy wszyscy są na tej samej stronie, łatwiej jest utrzymać i utrzymać reputację marki w Internecie.
Własność konta
Ta sekcja wyjaśnia kto jest właścicielem czego, jeśli chodzi o konta w mediach społecznościowych. Określa jasne role dla każdej osoby związanej z obsługą obecności firmy w mediach społecznościowych. Podkreśla również, kto nie jest autoryzowany do korzystania z kont firmy w mediach społecznościowych. Naturalnie buduje to odpowiedzialność.
Na przykład menedżer ds. mediów społecznościowych może zapewnić, że cała zawartość na kontach firmy w mediach społecznościowych jest zgodna ze standardami firmy i jest odpowiednia dla docelowych odbiorców. Menedżer ds. obsługi klienta może być odpowiedzialny za wszystkie skargi i zapytania klientów za pośrednictwem mediów społecznościowych, a zespół IT może monitorować konta w mediach społecznościowych pod kątem wszelkich podejrzanych działań.
Reprezentacja marki
Twoja marka ma własną osobowość, składającą się z wyraźnego wyglądu, stylu i głosu, a ta część polityki pomaga ci to osiągnąć za każdym razem, gdy publikujesz posty w mediach społecznościowych. Przypomina to przewodnik po stylu dla mediów społecznościowych. Niezależnie od tego, czy publikujesz posty na oficjalnych kontach firmy, czy tylko wzmianki o firmie w osobistych postach, te wytyczne zapewniają, że wszystko pozostaje spójne i profesjonalne.
Oto kilka punktów, które można zawrzeć w tej sekcji:
- Upewnij się, że cała zawartość odzwierciedla commit firmy w zakresie różnorodności, równości i integracji
- Używaj tylko zatwierdzonych logo, schematów kolorów, czcionek i innych zasobów wizualnych podczas tworzenia zawartości mediów społecznościowych
- Skupianie się na tematach związanych z branżą, wydajnością i usługami firmy. Unikaj angażowania się w dyskusje lub publikowania zawartości niezwiązanej z misją firmy
Poufność i prywatność
Polityka mediów społecznościowych musi podkreślać aspekty, które pracownicy muszą zachować w tajemnicy. Pomaga to chronić wrażliwe informacje przed nieumyślnym udostępnianiem ich online. Ta sekcja ma kluczowe znaczenie dla ochrony zastrzeżonych danych organizacji, a także prywatności niestandardowych klientów i pracowników, co z kolei buduje zaufanie interesariuszy.
Możesz dodać następujące wytyczne dla pracowników, aby zapewnić poufność i prywatność w mediach społecznościowych:
- Nie udostępniaj w mediach społecznościowych żadnych poufnych lub zastrzeżonych informacji związanych z tajemnicami handlowymi firmy, danymi finansowymi, szczegółami dotyczącymi klientów, wewnętrznymi strategiami i planami rozwoju produktów
- Unikaj omawiania lub udostępniania informacji związanych z trwającymi negocjacjami, kwestiami prawnymi, wyzwaniami regulacyjnymi lub innymi wrażliwymi tematami, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo firmy
- Nie ujawniaj żadnych informacji związanych z klientem, w tym nazwisk klientów lub informacji zwrotnych, bez uprzedniego upoważnienia ze strony klienta i firmy
Zgodność z przepisami prawa i regulacjami
Poruszanie się po mediach społecznościowych może być trudne, jeśli chodzi o różne prawa autorskie, ale ta sekcja jest tutaj, aby pomóc. Musisz upewnić się, że wszyscy grają zgodnie z zasadami - niezależnie od tego, czy chodzi o legalne korzystanie z obrazów, czy też o przestrzeganie przepisów branżowych. Zwracając uwagę na nakazy i zakazy, możesz zachować porządek i uniknąć prawnych bólów głowy w przyszłości.
Czytaj więcej: Free szablony SOP i jak napisać własne ClickUp Brain, asystent ClickUp AI, oferuje elastyczny i oparty na współpracy obszar roboczy dla Teams, takich jak Twój, do generowania, organizowania i rozwijania pomysłów.
Użyj ClickUp Brain aby przeprowadzić burzę mózgów na temat polityki mediów społecznościowych i współpracować przy jej pisaniu od podstaw
Możesz wprowadzić podpowiedzi do asystenta AI i uzyskać odpowiedzi na wszystko, z czym potrzebujesz pomocy. Pamiętaj jednak, aby dopracować wyniki, zanim umieścisz je w swojej polityce. Możesz nawet użyć ClickUp Brain do opracowania polityki mediów społecznościowych od podstaw.
5. Zdefiniuj role i obowiązki
Musisz określić, kto jest odpowiedzialny za nasze korporacyjne zasady dotyczące mediów społecznościowych. Przydziel jasne role członkom swojego zespołu - wiedz, kto publikuje posty, kto odpowiada na pytania i kto ma oko na wszystko. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i zachować reputację online.
Zacznij od wyznaczenia konkretnych osób lub Teams odpowiedzialnych za zarządzanie kontami firmy w mediach społecznościowych i tworzenie zawartości. Określ, kto ma autorstwo do publikowania postów na oficjalnych kanałach, aby zachować spójność i kontrolę nad przekazem marki.
Możesz również przypisać role do obsługi zapytań niestandardowych klientów i zapewnić podpowiedź i dokładne odpowiedzi. Na koniec należy określić, w jaki sposób pracownicy powinni raportować problemy lub nieodpowiednią zawartość napotkaną w Internecie, w tym proces i kogo należy powiadomić.
6. Zarys procesu monitorowania i zgodności
Krok ten polega na ustawieniu systemu monitorowania aktywności w mediach społecznościowych związanych z firmą. Ważne jest, aby monitorować sposób reprezentowania marki i upewnić się, że wszyscy przestrzegają ustalonych wytycznych.
Opracuj proces konsekwentnego sprawdzania kanałów mediów społecznościowych pod kątem postów, wzmianek i interakcji z udziałem Twojej firmy. Może to obejmować wyznaczonych członków zespołu lub narzędzia śledzące aktywność marki. Z wyczyszczone procesy rozwiązywania problemów można szybko naprawić wszelkie problemy, zachowując integralność swojej obecności w Internecie i minimalizując potencjalne ryzyko. Szablon procesów i procedur ClickUp może pomóc w szczegółowym opisaniu firmy procesy i procedury, w tym standaryzacja procesów dla członków organizacji podczas korzystania z mediów społecznościowych. Dla każdego elementu można ustawić osoby przypisane, działy, i sceny dokumentacji.
Szablon procesów i procedur ClickUp
Ten szablon umożliwia:
- Centralizację wszystkich procesów dla różnych zadań
- Ustalenie jasnych oczekiwań i obowiązków dla każdego zadania
- Wizualną organizację procedur za pomocą kart Kanban
Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj Oprogramowanie do zarządzania marketingiem ClickUp do monitorowania wszystkich kampanii marketingowych w mediach społecznościowych i zapewnienia przestrzegania wytycznych przez pracowników.
7. Skuteczne informowanie o zasadach
Nie wystarczy mieć politykę - należy ją jasno i regularnie komunikować, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Polityka mediów społecznościowych powinna być łatwo dostępna, czy to za pośrednictwem firmowego intranetu, podręczniki dla pracowników lub udostępnianą platformę internetową.
Korzystaj z wewnętrznych kanałów komunikacji, takich jak biuletyny, spotkania zespołów lub aktualizacje e-mail, aby informować pracowników o polityce, zwłaszcza po wszelkich aktualizacjach lub ważnych wydarzeniach. Rozważ zorganizowanie sesji szkoleniowych w celu zapoznania się z polityką i udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania, zapewniając pełne zrozumienie i zgodność ze standardami prawnymi i etycznymi .
💡 Porada dla profesjonalistów: Używaj Platforma zarządzania zasobami ludzkimi ClickUp aby stworzyć podręcznik pracownika i ustawić skuteczne procesy komunikacji z pracownikami w celu udostępniania zasad i procedur firmy.
Przykłady polityk mediów społecznościowych, z których można się uczyć
Oto kilka przykładów polityki mediów społecznościowych od popularnych firm, z których można się uczyć i wykorzystać jako inspirację do stworzenia własnej:
Coca-Cola
przez Coca Cola Polityka Coca-Coli kładzie nacisk na przejrzystość, dokładność i szacunek. Pracownicy są zachęcani do ujawniania swoich powiązań z firmą podczas angażowania się w rozmowy online związane z marką.
Kluczowe elementy:
- Bądź transparentny w kwestii swojego połączenia z Coca-Colą
- Przestrzeganie zasad firmykodeksu postępowania w biznesie* Upewnij się, że Twoje posty są dokładne i zgodne z prawdą
- Szanuj poufność i informacje zastrzeżone
- Kieruj się zdrowym rozsądkiem i okazuj szacunek we wszystkich kontaktach
Intel
przez Intel Wytyczne Intela mają na celu umożliwienie pracownikom angażowania się w media społecznościowe przy jednoczesnej ochronie odsetek firmy i zachęcaniu do korzystania z tych platform jako siły dobra i pozytywności.
Kluczowe elementy:
- Ujawnienie powiązań z firmą Intel
- Upewnij się, że Twoje posty są pełne szacunku i uczciwe
- Zachowanie poufności informacji zastrzeżonych firmy Intel
- Unikanie konfliktu odsetków
- Pamiętaj, że Twoje posty mogą mieć długoterminowy wpływ na reputację firmy
Best Buy
via Best Buy Polityka Best Buy jest prosta i ma jasne ustawienie oczekiwań wobec pracowników angażujących się na platformach społecznościowych.
Kluczowe wytyczne:
- Chroń markę:: Nie udostępniaj poufnych informacji, takich jak dane finansowe, wewnętrzne komunikaty dotyczące promocji, dane klientów lub cokolwiek, co mogłoby zaszkodzić wizerunkowi firmy
- Poszanowanie praw autorskich i znaków towarowych: Nie publikuj niczego, co należy do kogoś innego, w tym muzyki, publikacji, logo i znaków towarowych itp.
- Szanuj odbiorców: Nie używaj obraźliwego języka i nie udostępniaj nieodpowiedniej zawartości
- Bądź transparentny: Ujawnij swoją rolę w Best Buy, jeśli omawiasz firmę
- Bądź odpowiedzialny: Pamiętaj, że twoje posty odzwierciedlają Best Buy i mogą wpływać na jego markę
Dell
przez Dell Polityka firmy Dell ma na celu zapewnienie, że aktywność pracowników w mediach społecznościowych jest zgodna z wartościami i celami firmy.
Kluczowe zasady:
- Bądź miły, baw się dobrze i nawiąż połączenie: Szanuj różnorodność i nie wspieraj mowy nienawiści ani nie pozwalaj sobie na nią. Nie angażuj się w zastraszanie, nękanie lub grożenie przemocą w mediach społecznościowych
- Chroń informacje: Chroń poufne i zastrzeżone informacje firmy Dell
- Zachowaj przejrzystość i ujawniaj: Ujawniaj swoje powiązania z firmą Dell podczas omawiania tematów związanych z firmą
- Przestrzegaj prawa, przestrzegaj kodeksu postępowania: Nie naruszaj znaków towarowych, praw autorskich ani praw do wizerunku. Upewnij się, że przypisujesz swoje cytaty i uzyskujesz zgodę od osób, które pojawiają się w udostępnianych przez Ciebie mediach
- Bądź odpowiedzialny: Kieruj się zdrowym rozsądkiem i unikaj nieodpowiedniej zawartości
Adobe
przez Adobe Polityka Adobe zachęca pracowników do udostępniania swojego entuzjazmu dla firmy, jednocześnie pamiętając o potencjalnych zagrożeniach.
Kluczowe elementy:
- Ujawnienie powiązań z firmą Adobe
- Zachowanie zdrowego rozsądku i szacunku
- Ochrona informacji poufnych i zastrzeżonych
- Wyraźne wyrażanie własnych opinii
- Angażowanie się w rozmowy, które mają wartość dodaną dla społeczności Adobe
L'Oréal
przez L'Oréal Polityka L'Oréal w zakresie reklamy i komunikacji marketingowej koncentruje się na odpowiedzialnej komunikacji, aby uniknąć wprowadzania konsumentów w błąd i zamieszczania szkodliwych lub dyskryminujących treści.
Kluczowe elementy:
- Wszystkie twierdzenia i oświadczenia powinny być poparte danymi
- Zawartość nie powinna krytykować konkurenta lub kategorii produktów
- Powstrzymanie się od wykorzystywania w mediach społecznościowych materiałów chronionych prawem autorskim
- Udostępniane media powinny być szczere, prawdziwe, niewprowadzające w błąd, i przyzwoite
Nestlé
przez Nestlé Polityka mediów społecznościowych Nestlé koncentruje się na promocji czystej i oryginalnej zawartości dotyczącej marki w mediach społecznościowych.
Kluczowe wytyczne:
- Ujawnianie powiązań z Nestlé podczas publikowania zawartości lub komentowania postów
- Zakaz publikowania postów zniesławiających, oszczerczych, nękających, zawierających groźby lub obraźliwych
- Zakaz publikowania postów wprowadzających w błąd lub zwodniczych
- Brak nieprzyzwoitych lub w inny sposób negatywnych lub dyskredytujących postów
Stwórz i egzekwuj swoją politykę mediów społecznościowych z ClickUp
Stworzenie solidnej polityki firmy w mediach społecznościowych jest kluczem do zapewnienia bezpieczeństwa marki w społeczności internetowej i wzmocnienia pozycji zespołu, przy jednoczesnym zachowaniu spójnej i profesjonalnej obecności w Internecie. Dzięki ClickUp możesz uczynić ten proces o wiele łatwiejszym.
Od burzy mózgów na temat wytycznych i obowiązków po wdrożenie ostatecznej polityki, ClickUp zapewnia konfigurowalne szablony, łatwe w użyciu zarządzanie zadaniami i narzędzia, które sprawiają, że współpraca jest dziecinnie prosta.
Niezależnie od tego, czy zaczynasz od zera, czy po prostu modyfikujesz to, co już masz, ClickUp pomoże Ci pozostać na dobrej drodze i zaangażować wszystkich. Po co więc czekać? Rozpocznij tworzenie polityki mediów społecznościowych od zapisując się do ClickUp już dziś!