Jak pisać procedury i zasady (z szablonami)

Organizacja z jasnymi zasadami i procedurami promuje pozytywną kulturę. Każdy zna wizję i wartości firmy, które kształtują zachowanie pracowników.

Udokumentowane procedury zawierają listę tego, co jest dozwolone, a co zabronione. Dobrze napisany podręcznik zasad i procedur pomaga organizacji spełnić wymogi prawne i regulacyjne. Dostarcza instrukcji pracy dla pracowników i menedżerów, aby uzyskać najlepsze wyniki dla wszystkich interesariuszy.

Pisanie procedur i zasad jest jednak skomplikowane. Jeśli dopiero zaczynasz pisać podręcznik procedur, to dobrze, że potrzebujesz pomocy w komunikowaniu swoich pomysłów i wyjaśnianiu ich strategia operacyjna .

W tym kompleksowym przewodniku dzielimy się instrukcjami dotyczącymi pisania procedur krok po kroku, szablonami, które pomogą przyspieszyć ten proces, a także wskazówkami i najlepszymi praktykami dotyczącymi pisemnych procedur.

Co oznacza pisanie procedur?

Procedury łączą w sobie kroki, wytyczne i zasoby online, które pomagają wykonać zadanie. Dobrze napisane procedury to seria rutynowych kroków wraz z kolejnością, w jakiej należy je wykonać.

Obejmują one wizję grupy kierowniczej i umożliwiają pracownikom spotkanie się z celami strategicznymi, tworzenie standardów wydajności i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.

Zrozumienie znaczenia pisania procedur

Procedury usuwają niepewność związaną z zakończeniem rutynowych zadań, zapewniając, że ludzie wykonują właściwe zadania poprawnie. To z kolei pomaga firmie zwiększyć wydajność i zachować zgodność z przepisami.

Chociaż żadna procedura nie może zagwarantować optymalnej wydajności, standaryzują one najlepsze praktyki we wszystkich zespołach i poprawiają jakość wyników.

Wydajność i produktywność

Czy kiedykolwiek ci się to przytrafiło? Spędziłeś godziny na perfekcyjnym zakończeniu zadania, tylko po to, by odkryć, że kolega z zespołu zrobił to w przeszłości i istnieje łatwiejszy sposób.

To właśnie tutaj przydają się procedury. Nie tylko zapobiegają one powielaniu i regulują zarządzanie zadaniami we współpracy, ale sprawnie napisane procedury usprawniają cykl pracy i zwiększają wydajność zespołu.

Jasność i spójność

Pisemne procedury wyjaśniają oczekiwania pracowników i minimalizują błędy. Twoim celem podczas pisania procedur powinno być proste i spójne wyszczególnienie sposobu wykonywania określonych zadań w całej organizacji standaryzacja procesów .

Szkolenie i wdrażanie

Nowi pracownicy lub członkowie zespołu mogą odwoływać się do wszystkich procedur związanych z procesem lub produktem. Skraca to ich krzywą uczenia się i zmniejsza ich zależność od kolegów z zespołu. Procedury działają również jako cenne źródło transferu wiedzy, łatwo dostępne za każdym razem, gdy ktoś nie jest pewien, jak zakończyć zadanie.

Ograniczanie ryzyka i zgodność z przepisami

Procedury mogą pomóc w identyfikacji i zarządzaniu potencjalnym ryzykiem poprzez określenie najlepszych praktyk i środków bezpieczeństwa. Wszystkie branże podlegają specyficznym dla danego kraju przepisom i regulacjom; procedury zapewniają, że organizacje przestrzegają tych przepisów i lokalnego prawa.

Na przykład, producent chipsów ziemniaczanych może ponieść konsekwencje prawne i regulacyjne, jeśli składniki zawartości nie zostaną umieszczone na liście, wskazując ewentualne alergeny. Wdrożenie szczelnej procedury, która jest zgodna z przepisami, może zapewnić brak takich pomyłek podczas pakowania i etykietowania produktów.

Ciągłe doskonalenie

Regularne aktualizowanie pisemnych procedur w celu zapewnienia, że procesy organizacyjne ewoluują zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.

Na przykład podczas pandemii firmy na całym świecie musiały dostosować się do nowej normy pracy zdalnej, co wymagało aktualizacji zasad i procedur w celu wsparcia pracy swoich pracowników w cyfrowym i hybrydowym ustawieniu.

Odpowiedzialność i obowiązki

Procedury określają role i obowiązki pracowników, definiując odpowiedzialność i własność.

Na przykład, gdy ubiegasz się o zwrot kosztów, składasz wniosek wraz z dokumentami wsparcia za pośrednictwem portalu, zatwierdzasz go przez kierownika, a na koniec dział księgowości zwraca kwotę.

Zapewnia to płynne wdrażanie takich procesów poprzez identyfikację rozbieżności i śledzenie ich z powrotem do odpowiedniego pracownika, dzięki czemu można się nimi skutecznie zająć.

Zadowolenie klienta

Wyobraź sobie, że kierujesz zespołem obsługi klienta, który codziennie zajmuje się licznymi problemami i zapytaniami klientów. Gdyby Twój zespół miał dostęp do przewodnika po procedurach, który standaryzuje proces rozwiązywania problemów i zapytań klientów w sposób szybki i skuteczny, przyspieszyłoby to szybkość, z jaką Twój zespół rozwiązuje typowe zapytania i problemy związane ze wsparciem.

Łatwość dostępu

Zbyt wiele podręczników i luźnych notatek w organizacji może skutkować przeciążeniem informacyjnym. Użytkownicy tracą możliwość śledzenia istotnych zasobów lub tracą czas na ich wyszukiwanie, gdy muszą podejmować świadome decyzje.

Zaktualizowany system online, który zapewnia użytkownikom dostęp i pozwala im aktualizować kroki procedur, jest świetną opcją dla szybko rozwijających się organizacji, w których zasady i procedury stale ewoluują.

Jak pisać procedury

Zdefiniuj zakres i cele procedury

Pierwszym krokiem w pisaniu procedury jest zdefiniowanie celów - na jakim konkretnym procesie lub zadaniu chcesz się skupić? Kto będzie korzystał z tego dokumentu procedury?

Podczas opracowywania procedury należy sporządzić listę celów, blokad, kontekstu i ograniczeń.

Dostosowanie do procesów Business

Każda napisana procedura powinna być zgodna z wartościami firmy i pomagać w ich płynnej integracji z ramami organizacyjnymi. Zaangażuj kluczowych interesariuszy w procedurę, opracowując krok po kroku przewodnik po procesie, aby upewnić się, że dokument skutecznie dostosowuje się do ogólnych procesów biznesowych.

Wybór odpowiedniego procesu Business

Jeśli piszesz wiele procedur, zacznij od małych. Priorytetyzacja mniejszych zadań może pomóc w zrozumieniu niuansów różnych procesów wewnętrznych i ułatwić pisanie skutecznych procedur.

Tworzenie struktur proceduralnych i standardów kontroli wersji

Zbuduj standardową strukturę, która uprości proces pisania procedur. Możesz stworzyć niestandardowy szablon procedury lub skorzystać z publicznie dostępnych szablonów, aby zachować spójność, co pomoże użytkownikom szybko poruszać się po różnych dokumentach.

Podczas tworzenia procedur należy upewnić się, że portal dokumentacji ma kontrolę wersji. Pozwala to wszystkim interesariuszom na systematyczne śledzenie zmian i zapewnia aktualność procedur.

Utwórz listę kontrolną SOP

Tworząc procedurę, zawsze dołączaj próbkę listy kontrolnej SOP (Standard Operating Procedure). Możesz użyć Oprogramowanie SOP i szablony do tworzenia listy kontrolnej SOP jako wizualnego przewodnika po dobrze zorganizowanej procedurze.

Przykładowo, dział HR może skorzystać z listy kontrolnej SOP, która standaryzuje wymagania kwalifikacyjne podczas rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami do nowej roli.

Wykorzystanie podejścia pięciu W w pisaniu procedur

Włączenie Pięciu W - Kto, Co, Gdzie, Kiedy i Dlaczego - do procesu pisania procedur poprawia przejrzystość i zapewnia, że żadne krytyczne informacje nie zostaną pominięte.

1. Kto: Wyobraź sobie, że uruchamiasz nową stronę internetową i musisz ustalić odpowiedzialność poszczególnych osób za określone zadania. Ustrukturyzowany proces może pomóc w jasnym zdefiniowaniu "kto", ustaleniu odpowiedzialności każdego współpracownika i zapewnieniu, że projekt zostanie zakończony na czas

2. Co: "Co" pomaga odpowiedzieć na pytanie - jakie zadanie lub proces musi zostać zakończone? Pisząc procedurę, należy jasno zdefiniować cele i szczegółowo opisać kroki, które należy wykonać, aby zakończyć zadanie. Przykładowo, pracownik fabryki powinien wiedzieć, jakie kroki należy wykonać, aby pełnić swoją rolę, przestrzegając przepisów bezpieczeństwa

3. Gdzie: Niezbędne jest zrozumienie, gdzie wykonywana jest procedura, niezależnie od tego, czy jest to fizyczna lokalizacja, czy oprogramowanie. Podczas pracy nad nowym projektem należy utworzyć dedykowany folder, do którego zespół będzie miał łatwy dostęp. Może to pomóc w śledzeniu wydajności zespołu i zwiększeniu odpowiedzialności

4. Kiedy: Podczas pisania procedury ustal terminy dla każdego kamienia milowego, aby ustalić umowy SLA (Service Level Agreement) i zapewnić terminowe zakończenie. Procedury płacowe, na przykład, obejmują z góry określoną liczbę kroków lub zadań, które mają zostać zakończone we wcześniej określonych ramach czasowych.

5. Dlaczego: Na koniec należy zrozumieć, dlaczego procedura jest dokumentowana. Jakie są cele? Zrozumienie "dlaczego" przekształci suchy dokument w istotną potrzebę organizacyjną

Dokumentacja i dystrybucja procedur

Dane powstania procedury

Upewnij się, że poniższe elementy są częścią procedury podczas pisania jej dla organizacji.

Szablon do tworzenia procedur

Dokumentowanie, zatwierdzanie i przeglądanie procedur

Po opracowaniu procedury kolejnymi krokami są:

• Dokumentacja polityki: Udokumentowanie celu, zakresu, założeń, osób i działów odpowiedzialnych za jej datę powstania i wdrożenie
• Zatwierdzenie: Uwzględnienie osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie polityki/procedury wraz z ich danymi kontaktowymi
• Przegląd i aktualizacje polityk: Częsty przegląd polityk (raz na kwartał), aktualizowanie ich w celu dostosowania do zmieniających się wymagań i potrzeb organizacyjnych oraz informowanie o zmianach zaangażowanych działów i interesariuszy

Użyj ClickUp do napisania procedur i ich wdrożenia

Jeśli masz trudności z przygotowaniem sprawnie napisanej procedury, oto co możesz zrobić - zebrać wszystkie istotne informacje, w tym instrukcje, dokumenty stanowiące wsparcie i zasoby online.

Użyj narzędzia do mapowania procesów takich jak ClickUp, jako pojedynczego źródła prawdy do opracowywania polityk, wdrażania procesów i cyklu pracy oraz udostępniania ich wszystkim.

Wykorzystaj intuicyjny interfejs Dokumenty ClickUp oferuje uporządkowanie wszystkich zebranych informacji i stworzenie ustrukturyzowanego dokumentu. Dokument można aktualizować w razie potrzeby, dodawać dowolną liczbę stron, dołączać dodatkowe elementy, takie jak prezentacje i tabele, a także osadzać w nim połączone strony internetowe.

Używaj ClickUp Docs do tworzenia pięknych dokumentów, wiki i nie tylko - a następnie połącz je z cyklami pracy, aby realizować pomysły ze swoim zespołem

Udostępnianie tego dokumentu interesariuszom i członkom zespołu w celu przeglądu i wdrożenia procedur. Zadania ClickUp umożliwiają przypisywanie zadań członkom zespołu, etykiety współpracowników w celu uzyskania opinii lub recenzji oraz ustawienie oś czasu na zakończenie zadania. ClickUp Brain będzie Twoim asystentem w pisaniu AI - pomoże Ci napisać złożone zasady i procedury w precyzyjny sposób.

Po utworzeniu pierwszej wersji roboczej, zaproś interesariuszy do przejrzenia, dopracowania i sfinalizowania procedury na stronie Pulpity ClickUp centralizacja wysiłków związanych ze współpracą.

Szkolenie i zbieranie opinii

Zapoznaj członków zespołu z procedurą, aby zapewnić jej skuteczne wdrożenie. W razie potrzeby użyj grywalizacji, aby upewnić się, że rozumieją procedurę.

Zachęcaj swój zespół do przekazywania informacji zwrotnych, identyfikując obszary wymagające poprawy i udoskonalenia. Wykorzystaj te informacje zwrotne do udoskonalenia procedur i ciągłego ulepszania cyklu pracy.

Szablony do pisania procedur i polityk

Dostęp do gotowych szablonów przyspiesza proces tworzenia procedur i polityk. ClickUp dostarcza szablony z różnych zakresów, aby spełnić różne wymagania proceduralne:

1. Szablon procesów i procedur

Pobierz szablon

Ten szablon procesów i procedur podkreśla zadania, do zrobienia w celu stworzenia żywego dokumentu procesu

Szablon procesów i procedur ClickUp oferuje ustrukturyzowane ramy do dokumentowania i zarządzania procesami, dzięki czemu jest to idealne narzędzie do tworzenia procedur i polityk.

Ten wstępnie zbudowany szablon dokumentacji procesu zawiera instrukcje krok po kroku dotyczące definiowania roli i obowiązków, ustawienia wytycznych i dokumentowania krytycznych wskaźników monitorowania wydajności.

Niestandardowe pola ClickUp umożliwiają dodawanie niestandardowych atrybutów, takich jak pola na poziomie problemów, procenty zakończonych procesów i szczegóły dotyczące zatwierdzających, w celu przechowywania istotnych informacji o procedurach.

Korzystając z szablonu procesów i procedur ClickUp, wiele Teams może ustanowić wyczyszczone protokoły, ułatwić współpracę i zwiększyć wydajność.

2. Szablon standardowych procedur operacyjnych

Pobierz szablon

Łatwe tworzenie i wdrażanie nowych standardowych procedur operacyjnych w firmie dzięki temu szablonowi SOP

Procedury SOP mają kluczowe znaczenie dla firm - dostarczają szczegółowych instrukcji, zapewniają dostosowanie do wspólnych celów, ograniczają błędy i wspierają zorganizowane środowisko pracy. Szablon standardowej procedury operacyjnej (SOP) ClickUp oferuje kompleksowe ramy, które pomogą Ci skutecznie zarządzać pracownikami. Szablony SOP upraszczają ten proces, zapewniając ujednolicony pulpit z listą najlepszych praktyk, zasad, cykli pracy i list kontrolnych zadań.

Korzystanie z niestandardowych statusów, pól, widoków, propozycja projektu funkcje zarządzania oraz ClickUp Brain szablon ClickUp umożliwia tworzenie wiarygodnych SOP, które służą jako holistyczne źródło wiedzy dla całej organizacji.

Aby użyć tego szablonu szablon planu operacyjnego skutecznie, zacznij od burzy mózgów zadań i wyszczególnienia różnych procesów. Zaangażuj kluczowych interesariuszy w proces przekazywania informacji zwrotnych, testowania i udoskonalania, aby zapewnić regularną aktualizację tego dokumentu SOP. Platforma ClickUp ułatwia współpracę, tworzenie procedur i śledzenie postępów, oferując analizę wydajności.

Skorzystaj z szablonu SOP ClickUp, aby ustanowić i utrzymać wydajne procesy oraz zwiększyć wydajność operacyjną swojej organizacji.

3. Szablon procedury

Pobierz szablon

Skorzystaj z szablonu procedury ClickUp, aby nakreślić przepływ procesu i zdefiniować cel pracy

Szablon procedury ClickUp oferuje usprawnione podejście do tworzenia i zarządzania dobrze zdefiniowanymi procedurami dla każdego raportowania projektów lub zadania. Szablon jasno określa przepływy procesów, definiuje cele i dostarcza instrukcje krok po kroku, eliminując domysły i zapewniając spójność wszystkich operacji i personelu.

Szablon zawiera konfigurowalne statusy, pola, widoki i inne funkcje zarządzania projektami, które pomagają w identyfikacji zadań, określaniu zakresu, gromadzeniu informacji oraz tworzeniu, przeglądaniu i korygowaniu dokumentu procedury.

Zdefiniuj cele, nakreśl kroki, przypisz zadania, współpracuj z interesariuszami, ustaw powiadomienia, organizuj spotkania i monitoruj postępy za pomocą tego szablonu.

Pisanie procedur jest łatwe dzięki odpowiednim procesom, narzędziom i szablonom

Jeśli zmagasz się z nieefektywnością w swojej organizacji, zacznij od przyjrzenia się swoim procedurom.

Czy są one wdrożone i przestrzegane przez Teams? Jeśli nie, wdróż odpowiednie narzędzia i szablony, aby stworzyć skuteczne procedury w całej organizacji.

ClickUp to przyjazne dla początkujących narzędzie do tworzenia procedur i zarządzania nimi. Zarejestruj się w ClickUp za darmo aby tworzyć procedury, współpracować z interesariuszami i zapewnić wszystkim sprawną funkcję.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Jaki jest przykład procedury?

Procedura to zestaw instrukcji krok po kroku, które prowadzą pracowników przez określone zadanie lub proces.

Na przykład "Procedura przetwarzania zamówień zakupu" będzie obejmować kroki tworzenia, zatwierdzania i przetwarzania zamówień zakupu obsługiwanych przez Business. Procedura ta idealnie określa, kto inicjuje zamówienia zakupu w organizacji i szczegółowo opisuje ogólny przepływ pracy zatwierdzania w ramach ustandaryzowanego procesu.

2. Do zrobienia procedury: podejście krok po kroku

Oto przewodnik dotyczący tworzenia procedur krok po kroku:

• Krok 1: Określenie zakresu procedury poprzez wyczyszczone nakreślenie tego, co procedura ma osiągnąć
• Krok 2: Zidentyfikowanie kluczowych interesariuszy i określenie ich ról w celu ustalenia odpowiedzialności
• Krok 3: Dostarczenie szczegółowych instrukcji dotyczących kroków i działań, które mają zostać zakończone podczas wykonywania procedury
• Krok 4: Określenie fizycznej lub cyfrowej lokalizacji, w której procedura jest przechowywana i wdrażana
• Krok 5: Określenie dedykowanych osi czasu dla każdego kroku wzmianki w procedurze
• Krok 6: Poinformowanie, dlaczego i w jaki sposób procedura jest niezbędna do osiągnięcia celów organizacyjnych
• Krok 7: Stworzenie kompleksowego dokumentu procedury oraz jego regularne przeglądanie i aktualizowanie

3. Czym jest procedura krok po kroku?

Procedura krok po kroku to szczegółowy, sekwencyjny zestaw instrukcji, który prowadzi pracowników przez określone zadanie lub proces. Rozkłada złożoną czynność na łatwe do opanowania i zrozumiałe elementy, a każdy krok jest starannie opracowany, aby zapewnić jasność i spójność.

Obejmuje to, kto jest odpowiedzialny za każdy krok, jakie działania należy podjąć, gdzie występują zadania, kiedy powinny zostać zakończone i dlaczego są niezbędne. Po udokumentowaniu, kroki te tworzą ustandaryzowaną procedurę, która promuje wydajność organizacyjną.