Jak opracować skuteczną politykę firmy [z przykładami]?

Zasady firmy pomagają budować skuteczną kulturę organizacyjną, radzić sobie z incydentami w miejscu pracy, zapewniać zgodność z przepisami, umożliwiać zarządzanie ryzykiem i promować pozytywne środowisko pracy.

Tworzenie polityk firmowych może być jednak trudne - trzeba sprawdzić wymogi prawne, dostosować politykę do kultury i wartości firmy, wziąć pod uwagę potrzeby różnych interesariuszy i zrobić o wiele więcej.

Tak więc, jeśli jesteś menedżerem HR lub właścicielem firmy szukającym szczegółowych, ale prostych sposobów tworzenia skutecznych polityk firmowych, jesteś we właściwym miejscu.

Stworzyliśmy przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia polityk, wraz z przykładami polityk firmowych oraz wskazówkami i narzędziami, które pomogą Ci przyspieszyć proces tworzenia polityk.

Ale najpierw omówmy, czym są polityki firmy.

Czym są polityki firmy?

Polityka firmy to ramy określające zasady i przepisy dotyczące miejsca pracy. Definiują one praktyki i wytyczne dotyczące zarządzania potencjalnymi problemami biznesowymi. Zasady firmy określają, w jaki sposób pracownicy i pracodawcy muszą wchodzić w interakcje i ustalają oczekiwania dotyczące ich działań w różnych scenariuszach.

• Określając etykietę i granice zawodowe, polityki firmy zapobiegają incydentom w miejscu pracy i pomagają pracownikom i pracodawcom w radzeniu sobie z kryzysami
• Zasady te zapewniają również ochronę wrażliwych danych, promują uczciwość, ułatwiają płynne zarządzanie zmianami i umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji
• W miarę rozwoju Business, polityka firmy zapewniastandaryzację procesów i poprawę wydajności. Wyjaśniają procedury i sprawiają, że pracownicy rozumieją, jak dostarczać niestandardową wartość klientom
• Polityka firmy również poprawia zgodność z wartościami organizacyjnymi i przepisami prawa

Po wdrożeniu tych zasad można dokonać przeglądu istniejącego środowiska zgodności, w tym zgodność projektu i zmieniać zasady w oparciu o zaktualizowane przepisy i najlepsze praktyki branżowe.

Przegląd rodzajów polityk firmy

Oto kilka standardowych polityk, które musisz mieć na piśmie:

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Procedury i zasady BHP w miejscu pracy określają procedury mające na celu zapobieganie wypadkom w miejscu pracy Administracja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA) , agencja federalna w USA, ma na celu ustawienie wytycznych dotyczących ochrony pracowników i stworzenia bezpiecznego miejsca pracy. Dostarcza ona na przykład kroków postępowania z materiałami niebezpiecznymi, składania skarg, raportowania poważnych urazów i wypadków śmiertelnych i nie tylko.

Kodeks postępowania pracownika

Kodeks postępowania pracowników określa jak pracownicy muszą zachowywać się w miejscu pracy. Określa konkretne zasady dotyczące ubioru, odpowiedzialności, zgodności z prawem, bezpieczeństwa danych, poufności, molestowania seksualnego, nadużywania substancji, a nawet korzystania z mediów społecznościowych w godzinach pracy.

💡 Pro Tip: Jeśli jeszcze nie ustanowiłeś solidnego kodeksu postępowania w swojej organizacji, użyj szablony kodeksu postępowania aby ustanowić odpowiednie wytyczne dotyczące zachowania pracowników i praktyk w miejscu pracy, które są zgodne z wartościami firmy.

Polityka równych szans

Polityka równych szans dotyczy wszystkich obecnych i przyszłych pracowników firmy. Podkreśla ona zobowiązanie firmy do zapewnienia równych szans zatrudnienia bez dyskryminacji.

Polityka ta jest zgodna z amerykańskimi przepisami Równe szanse zatrudnienia (EEO) przepisy, które zapobiegają dyskryminacji w miejscu pracy ze względu na rasę, religię, kolor skóry, płeć, narodowość lub niepełnosprawność. Polityka równych szans jest niezbędna do zapewnienia integracji i różnorodności w firmie.

Działania dyscyplinarne wobec pracowników

Polityka dyscyplinarna określa odpowiednie działania dyscyplinarne, które pracodawca może podjąć w odpowiedzi na niewłaściwe zachowanie pracownika, słabe wyniki lub naruszenie zasad. Obejmuje ona różne nagany - od ostrzeżeń za drobne naruszenia do poważnych działań, takich jak degradacja, zawieszenie i rozwiązanie umowy o pracę w przypadku poważnych naruszeń.

Polityka obecności i urlopów

Polityka obecności i urlopów zawiera szczegółowe informacje na temat tego, ile czasu wolnego otrzymują pracownicy w zależności od ich pozycji zawodowej, jak ubiegać się o czas wolny, z kim powinni się skontaktować i jaki jest proces zatwierdzania. Polityka urlopowa zawiera również szczegółowe informacje na temat rodzajów urlopów firmowych, rozliczeń międzyokresowych, urlopów obowiązkowych, urlopów zmiennych i innych. Polityka obecności i urlopów zapewnia, że pracownicy przestrzegają harmonogramów

Polityka pracy hybrydowej i zdalnej

Polityka ta usprawnia sposób, w jaki pracownicy pracują z domu i w miejscu pracy. Zgodnie z Raport z badania Gallupa z 2024 r 27% pracowników w USA pracuje zdalnie, a 53% pracuje w środowiskach hybrydowych. Tak więc, musisz mieć zdalny i politykę pracy hybrydowej która odpowiada na pytania takie jak:

• Jak pracownicy mogą pracować z domowego biura?
• Kiedy się logować?
• Czy każdy może ustawić własne godziny pracy?
• Jak będzie mierzona praca zdalna?
• Jakie wsparcie będzie dostępne w przypadku pracy zdalnej?
• Jakie są prawa pracowników zdalnych?

Jak stworzyć politykę firmy? Tworzenie polityk i procedur wymaga jasnego planu dotyczącego tego, co należy uwzględnić, jak wyrazić uczestnikom, kto powinien przestrzegać polityki i kiedy polityka wchodzi w życie.

Oto wszystkie szczegóły związane z polityką, które pomogą Ci opracować idealną politykę firmy.

Kroki tworzenia polityki firmy

Oto proces tworzenia polityki firmy krok po kroku.

1. Zdefiniuj potrzebę polityki i zidentyfikuj interesariuszy

Zacznij od zidentyfikowania potrzeb związanych z polityką - niezależnie od tego, czy chcesz wdrożyć politykę w celu spełnienia wymogów prawnych, czy też ustawić standardowe procedury w miejscu pracy w celu poprawy wydajności. Połącz się z różnymi Teams i menedżerami, aby zrozumieć zakończone wymagania polityki.

2. Zaangażuj wszystkie strony

Pierwszym krokiem jest uzyskanie jednogłośnego wsparcia dla proponowanej polityki ze strony kierownictwa i pracowników. Wyjaśnij im dlaczego polityka jest konieczna, poproś o sugestie i rozwiej ich wątpliwości. Gdy wszyscy będą już po tej samej stronie, rozpocznij prawdziwe planowanie.

3. Zbierz zespół ds. tworzenia polityki

Niezależnie od tego, czy opracowujesz politykę firmy, czy szablon dokumentacji procesu współpraca jest koniecznością. Zbierz cały zespół i wykorzystaj pomysły wszystkich, aby stworzyć bardziej ujednolicony komunikat dotyczący polityki.

Upewnij się, że angażujesz menedżerów, liderów i innych pracowników, którzy są ekspertami w danym temacie polityki. Na przykład, jeśli tworzysz politykę IT dla firmy, poproś o opinię zespół IT.

Wskazówka dla profesjonalistów: Sesja burzy mózgów z interesariuszami może pomóc w uchwyceniu wszystkich oczekiwań i idealnych wyników w jednym miejscu. Współpracuj nad Tablica ClickUp do przechwytywania danych wejściowych od wszystkich zainteresowanych Teams.

Użyj tablic ClickUp do burzy mózgów na temat pomysłów dotyczących polityki firmy

4. Struktura polityki

Struktury polityki firmy różnią się w zależności od potrzeb biznesowych. Niemniej jednak należy zapewnić ustandaryzowaną strukturę. Na przykład, jeśli planujesz napisać podręcznik dla pracowników wyszczególniając wszystkie zasady i procedury, upewnij się, że napisałeś je w standardowym formacie.

Oto kilka rzeczy, które należy uwzględnić w polityce:

• Oświadczenie o celu: Wyjaśnij, czego dotyczy polityka
• Zakres polityki: Przegląd tego, co obejmuje polityka i kto musi się do niej stosować
• Oświadczenie o polityce: Jakie są cele i założenia polityki? Opis konkretnych zasad i instrukcji
• Role i obowiązki: Uwzględnij dalsze szczegóły dotyczące zastosowania polityki, sposobu jej egzekwowania i monitorowania oraz tego, które komitety są odpowiedzialne za jej przegląd
• Procedury: ZbudujSzablony SOP dostarczenie instrukcji krok po kroku dla rutynowych prac
• Data wejścia w życie: Wzmianka o tym, kiedy polityka wchodzi w życie
• Dozwolone zachowanie: Podaj konkretne wytyczne dotyczące akceptowalnego zachowania
• Zabronione zachowanie: Uwzględnij ograniczenia dotyczące postępowania pracowników
• Wymagania dotyczące raportowania: Wyszczególnij, co pracownicy muszą zrobić do zrobienia w celu raportowania incydentu
• Słowniczek: Dołącz listę popularnych warunków korzystania z polityki wraz z ich definicjami. Pozwoli to wyjaśnić zasady i uniknąć problemów prawnych

Oto próbka polityki firmy do wglądu:

via Keka 💡 Pro Tip: Standaryzacja struktury polityki nie jest łatwym zadaniem. Skorzystaj z gotowych rozwiązań ClickUp szablony polityki firmy aby zaoszczędzić czas i wysiłek.

5. Rozpocznij wyszukiwanie

Do zrobienia kilka prac domowych przed rozpoczęciem pisania polityki. Zbierz dane na temat swojej firmy i tematu polityki, aby stworzyć solidną politykę, której wszyscy będą przestrzegać. Dokładne badania mogą również pomóc wypełnić luki w istniejących politykach odpowiednimi informacjami. Oto kilka sposobów na zebranie informacji:

• Sprawdź próbkę polityki jako punkt wyjścia
• Przeprowadzanie ankiet w całej organizacji i wywiadów z pracownikami
• Burza mózgów z zespołem ds. tworzenia polityk i zaangażowanie ekspertów w danej dziedzinie
• Uzyskaj najnowsze informacje na temat przepisów stanowych i federalnych istotnych dla Twojej polityki i odpowiednio je utwórz lub zaktualizuj

Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj Widok formularza ClickUp do tworzenia ankiet i formularzy do zbierania danych od pracowników.

6. Napisz i przejrzyj pierwszą wersję roboczą

Polityka firmy nie będzie idealna za pierwszym razem. Po stworzeniu pierwszej wersji roboczej zbierz opinie ekspertów, liderów i pracowników. Wykorzystaj informacje zwrotne, aby uzyskać cenne spostrzeżenia i wprowadzić zmiany, aż wszyscy je podpiszą. Na koniec należy uzyskać zgodę zespołu prawnego i kierownictwa na wdrożenie polityki.

Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj Dokumenty ClickUp do łatwego tworzenia polityk i współpracy z innymi w celu uzyskania opinii w czasie rzeczywistym

Użyj ClickUp Docs do współpracy ze swoim zespołem i stwórz politykę firmy

7. Opublikuj ostateczną wersję roboczą

Udostępnianie polityki firmy w scentralizowanym systemie, który jest łatwo dostępny, np. na stronie oprogramowanie podręcznika pracownika . Takie platformy pomagają tworzyć, dostosowywać i dystrybuować zasady i procedury firmy, ułatwiają wdrażanie pracowników, ułatwiają współpracę i komunikację oraz są zgodne z przepisami i wartościami firmy.

Przykłady polityk firmowych

Pisanie skutecznych polityk firmowych pomaga stworzyć spójne środowisko pracy. Zanim jednak podamy wskazówki dotyczące tworzenia skutecznych polityk, oto kilka przykładów polityk firmowych z życia wziętych:

Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy

via Unilever Polityka bezpieczeństwa w miejscu pracy firmy Unilever instruuje pracowników w zakładach Unilever, jak bezpiecznie pracować z sekcjami "musts" i "must nots". Polityka określa również, kiedy i w jaki sposób należy raportować incydenty.

Kodeks postępowania pracowników

via Starbucks Kodeks postępowania Starbucks promuje miejsce pracy wolne od nękania, zastraszania i dyskryminacji. Wyjaśnia formy dyskryminacji i dostarcza przykładów do zrobienia w przypadku doświadczania molestowania w miejscu pracy.

Działania dyscyplinarne wobec pracowników

via Amazon Web Services Polityka działań dyscyplinarnych pracowników AWS określa środki naprawcze, które kierownik lub przełożony pracownika może zastosować w celu przywrócenia dyscypliny w miejscu pracy. Obejmuje ona formularze nagany, takie jak sesje doradcze, ostrzeżenia słowne, zwolnienia i pisemne nagany.

Polityka obecności i urlopów

via Qutrix.io Polityka urlopowa Qutrix obejmuje rodzaje urlopów, do których uprawnieni są pracownicy, oraz uprawnienia do każdego z nich. Polityka obejmuje również dni ustawowo wolne od pracy, procedurę wnioskowania o urlopy oraz osoby odpowiedzialne za ich zatwierdzanie.

Polityka pracy hybrydowej i zdalnej

via HubSpot To nie jest typowy przykład polityki firmy. Polityka pracy hybrydowej HubSpot obejmuje trzy opcje pracy dla HubSpotters - domową, biurową i elastyczną - i określa, co pracownicy otrzymują w każdym trybie pracy. Polityka ma również oddzielne zakładki dotyczące sposobu działania systemu hybrydowego, kodeksu kulturowego firmy i często zadawanych pytań.

Wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące tworzenia polityki firmy

Chociaż przykłady polityk firmowych pomogą ci zrozumieć i napisać lepsze zasady, zastosowanie kilku najlepszych praktyk jeszcze bardziej je udoskonali. Zobaczmy, jakie są te najlepsze praktyki.

• Używaj elastycznego i prostego języka: Napisz ją w sposób, który jest angażujący i łatwy do zrozumienia dla wszystkich interesariuszy. W ten sposób możesz kierować zachowaniem pracowników, nie będąc zbyt surowym
• Zachowaj zwięzłość zasad: Podziel swoje zasady na sekcje i używaj punktorów tam, gdzie to możliwe, aby szybko je zrozumieć
• Przedstawianie scenariuszy z życia wziętych: Wyjaśnij, w jaki sposób polityka ma zastosowanie w praktycznych sytuacjach. Zilustruj to rzeczywistymi scenariuszami i przykładami, aby promować lepsze zrozumienie i zastosowanie
• Zaangażuj ekspertów prawnych: Podczas tworzenia polityki firmy należy brać pod uwagę opinie ekspertów prawnych. Zapewni to zgodność z odpowiednimi przepisami i regulacjami
• Korzystaj z szablonów: Niezależnie od tego, czy są to szablony polityk, czyszablony podręczników dla pracownikówzawsze ułatwiają życie. Szablony standaryzują zasady i ograniczają pracę związaną z tworzeniem zasad od podstaw

Korzystanie z ClickUp do tworzenia polityk firmy

Ale czy te wskazówki wystarczą, aby pomóc w tworzeniu polityk bez przytłoczenia? Możesz uprościć proces tworzenia polityk, korzystając z oprogramowania do współpracy i zarządzania projektami, takiego jak ClickUp.

Oto jak ClickUp, w połączeniu z najlepszymi praktykami, może pomóc w tworzeniu najbardziej skutecznych polityk. Zarządzanie zasobami ludzkimi w ClickUp pomaga stworzyć centralny hub informacji o pracownikach i zasadach firmy. Umożliwia śledzenie zaangażowania i wydajności pracowników oraz oszczędza czas dzięki szablonom wdrażania, zatrudniania i tworzenia zasad.

usprawnij HR i operacje firmy oraz stwórz najlepsze doświadczenie onboardingowe dzięki kompleksowej platformie zarządzania zasobami ludzkimi ClickUp

Użyj Dokumenty ClickUp do współpracy z zespołem tworzącym zasady. Członkowie Teams mogą sugerować pomysły, edytować polityki w czasie rzeczywistym, etykiety innych członków w komentarzach, przydzielać zadania i aktualizować cykle pracy w Docs editor, aby przyspieszyć proces.

ClickUp Docs zapewnia idealną przestrzeń do publikowania zasad firmy. Możesz tworzyć scentralizowane wiki i podręczniki dla pracowników, w których pracownicy mogą mieć widok na najnowsze aktualizacje zasad.

Dzięki zaawansowanej kontroli wersji możesz zarządzać, kto może uzyskać dostęp, widok i edytować co. Gwarantuje to, że poufne informacje, w tym szczegóły dotyczące własności intelektualnej firmy, są dostępne tylko dla wybranych.

Pisz, edytuj i publikuj zasady firmy za pomocą ClickUp Docs

To nie wszystko; **Szablon Podręczników Pracowniczych, Zasad i Procedur firmy ClickUp ułatwia tworzenie zasad dzięki kompleksowej zawartości. Ten szablon pomaga stworzyć kompleksowy podręcznik pracownika.

Pobierz szablon

Szablon podręczników dla pracowników, zasad i procedur ClickUp

Dzięki temu szablonowi możesz:

• Ustawić wyczyszczone wytyczne
• Zapewnić spójność zasad i procedur
• Wyjaśnić niejasności dotyczące postępowania w różnych sytuacjach

Skorzystaj z tego szablonu, aby zebrać wszystko pod jednym dachem - od kodeksu postępowania po politykę urlopową i płacową. Możesz szybko dodać szablon do obszaru roboczego ClickUp i rozpocząć edycję w oparciu o potrzeby swojej firmy.

Innym szablonem, który może pomóc we wdrożeniu dobrze zdefiniowanych procesów w firmie jest Szablon procesów i procedur ClickUp .

Pobierz szablon

Szablon procesów i procedur ClickUp

Ten szablon pozwala zorganizować procesy i procedury firmowe za pomocą tablic Kanban dla szybkiego dostępu. Możesz tworzyć instrukcje dla powtarzających się zadań, dzięki czemu możesz skupić się na innych rzeczach, które wymagają Twojej uwagi.

Użyj tego szablonu, aby mieć spójne podejście do wszystkich istotnych zadań, aby pozostać na bieżąco, usprawnić operacje i poprawić dokładność pomiaru wydajności. Możesz także korzystać z wielu widoków, takich jak widok tablicy, aby przypisać dokumentację procesu i widok tabeli, aby tworzyć niestandardowe raportowanie procesów i arkusze kalkulacyjne.

Nie ujawniliśmy jeszcze najlepszej części - ClickUp Brain . Wykorzystanie AI dla dokumentacji politycznej oznacza, że nie musisz robić wszystkiego sam. ClickUp Brain może pomóc Ci wygenerować wiele zarysów polityki firmy.

Możesz poprosić ClickUp Brain o zasugerowanie sekcji dla Twojej polityki, aby nie pominąć niczego ważnego. W przypadku konkretnych polityk firmowych możesz podpowiedzieć, jak wygenerować pierwszy szkic polityki. Po zapoznaniu się z nim przez pozostałych członków zespołu, wykorzystaj go jako punkt odniesienia do przygotowania kolejnych polityk. Zapewni to solidną podstawę i zaoszczędzi czas na tworzenie wszystkiego od zera.

Przyspiesz tworzenie dokumentacji polityki dzięki ClickUp Brain

Dzięki ClickUp Brain możesz usprawnić proces tworzenia polityki, zwłaszcza jeśli masz w głowie wiele polityk. Po wygenerowaniu polityki należy jednak dopracować jej zawartość, aby spełniała unikalne potrzeby biznesowe.

Budowanie solidnych podstaw dzięki ustrukturyzowanym politykom firmy

Pisanie polityki firmy wymaga dużo czasu i wysiłku, zwłaszcza jeśli jest to twoja pierwsza polityka. Zalecamy zapoznanie się z krokami i przykładami polityki firmy i znalezienie tego, co działa najlepiej dla Ciebie. Korzystanie z narzędzi takich jak ClickUp może znacznie ograniczyć pracę ręczną.

Po podjęciu decyzji i ustaleniu priorytetów polityki, którą chcesz utworzyć, wypróbuj ClickUp. Zapewnia on pracownikom, menedżerom i wszystkim innym interesariuszom łatwy dostęp do zasad firmy dzięki scentralizowanym funkcjom zarządzania dokumentami, takim jak ClickUp Docs. Ponadto możesz wygenerować całą politykę firmy za pomocą zaledwie kilku kliknięć dzięki AI. Zarejestruj się w ClickUp teraz, aby stworzyć politykę firmy i promować zdrowe środowisko pracy.