Czy myśl o budżecie i wydatkach przyprawia Cię o ból głowy?
Witaj w gronie tych, którzy zmagają się z zarządzaniem finansami, pocą się podczas śledzenia wydatków i tracą rozum, gdy ktoś prosi ich o ustalenie budżetu.
Ale poczekaj. Nie jesteś zły w zarządzaniu finansami. Po prostu brakuje Ci odpowiednich narzędzi.
Arkusze Google są popularnym narzędziem do śledzenia wydatków, zwłaszcza wśród osób, które nie są biegłe w technologii, ze względu na swoją prostotę i minimalną krzywą uczenia się. Ale jak zacząć?
W tym wpisie na blogu przedstawimy trzy najlepsze szablony Arkuszy Google do śledzenia wydatków, które pomogą Ci lepiej zarządzać wydatkami osobistymi i służbowymi.
Czym charakteryzuje się dobry szablon do śledzenia wydatków w Arkuszach Google?
Dobry szablon do śledzenia wydatków biznesowych w Arkuszach Google musi być intuicyjny, przyjazny dla użytkownika i można go dostosować do własnych potrzeb. Kluczowe funkcje skutecznego szablonu raportu wydatków obejmują:
- Jasno zdefiniowane kategorie: Powinny istnieć kategorie dla różnych kosztów, takich jak koszty stałe, koszty zmienne, a także dalsze podkategorie w ramach każdej z szerszych kategorii
- Automatyzacja: Dobry szablon zawiera wstawione formuły, które automatycznie obliczają całkowite koszty, wydatki, nadwyżkę gotówki itp.
- Pomoce wizualne: Twój szablon do śledzenia wydatków powinien umożliwiać automatyczne tworzenie wykresów w celu identyfikacji trendów związanych z wydatkami
- Elastyczność: Chociaż jasno określone kategorie i pomoce wizualne są ważne, kluczowa jest również elastyczność dodawania lub odejmowania pozycji lub dostosowywania szablonu do potrzeb marki
- Współpraca: Szablon powinien również umożliwiać płynną współpracę z innymi osobami w celu śledzenia ogólnych wydatków biznesowych
Te funkcje sprawiają, że szablony Arkuszy Google do śledzenia wydatków są idealnym rozwiązaniem do księgowości.
3 najlepsze szablony Arkuszy Google do śledzenia wydatków, które warto wypróbować
Przyjrzyjmy się trzem darmowym szablonom, które mogą znacznie ułatwić zarządzanie finansami.
1. Szablon miesięcznego raportu wydatków biznesowych
Jeśli potrzebujesz funkcjonalnego, dobrze sformatowanego narzędzia do śledzenia miesięcznych wydatków w celach biznesowych, szablon miesięcznego raportu wydatków biznesowych jest właśnie dla Ciebie.
Możesz użyć tego szablonu, aby usprawnić miesięczne raportowanie wydatków biznesowych, tworząc indywidualne arkusze dla swoich pracowników. Dzięki temu uzyskasz kompleksowy widok wszystkich wydatków w arkuszu głównym.
Możesz również użyć wielu filtrów, takich jak imię i nazwisko pracownika, ID pracownika, dział itp., aby wyświetlić miesięczne wydatki w różnych formatach. Co ciekawsze, szablon można dostosować do kolorów i czcionek swojej marki, a następnie wydrukować lub pobrać w razie potrzeby.
2. Szablon arkusza wydatków
Jeśli po raz pierwszy korzystasz z szablonu Arkusza wydatków Google, z pewnością spodoba Ci się ten prosty i przyjazny dla początkujących szablon Arkusza wydatków.
Wystarczy, że dodasz szczegóły wydatków, takie jak krótki opis wydatku i kwotę. To wszystko! Arkusz automatycznie obliczy całkowite wydatki, a nawet poda łączną kwotę oszczędności. Możesz nawet uzyskać wizualny widok transakcji, dochodów, wydatków i oszczędności w postaci wykresu kołowego.
Skorzystaj z tego szablonu, aby śledzić różne wydatki, od codziennych wydatków domowych po spłaty kredytu hipotecznego, składki ubezpieczeniowe i rachunki za karty kredytowe.
3. Szablon rejestru wydatków służbowych
Jeśli prowadzisz firmę, w której pracownicy często podróżują, ten prosty i przyjazny dla użytkownika szablon do śledzenia wydatków służbowych jest niezbędny.
Szablon ułatwia śledzenie szczegółów podróży każdego pracownika i sprawdzanie całkowitych wydatków poniesionych podczas podróży. Zawiera również oddzielne kategorie wydatków, dzięki czemu wiesz, ile pieniędzy wydano na przeloty, wyżywienie i zakwaterowanie.
Możesz śledzić te informacje, aby znaleźć obszary, w których można obniżyć koszty. Z łatwością twórz osobne zakładki dla każdego pracownika w jednym arkuszu i śledź ogólne wydatki związane z podróżami.
Ograniczenia korzystania z Arkuszy Google do śledzenia wydatków
Szablony arkuszy Google do śledzenia wydatków są świetne dla początkujących, ale mają pewne ograniczenia, które mogą nie pomóc w pełnym zarządzaniu wydatkami:
- Ręczne wprowadzanie danych: Będziesz musiał ręcznie wprowadzać szczegóły wydatków, co sprawia, że śledzenie wydatków jest czasochłonne i podatne na błędy
- Złożoność: Zaawansowane funkcje Arkuszy Google, takie jak tworzenie wykresów (wykres kołowy, wykres radarowy, wykres postępu), sprawdzanie poprawności danych i sortowanie, wymagają znajomości formuł i funkcji, które mogą nie być przyjazne dla wszystkich użytkowników
- Skalowalność: Obsługa dużych zbiorów danych lub złożone śledzenie finansów może utrudniać skalowalność w większych organizacjach
- Bezpieczeństwo: Udostępnianie poufnych danych finansowych budzi obawy bez odpowiednich ustawień udostępniania
- Integracja: Bezpośrednia integracja z oprogramowaniem bankowym lub finansowym jest ograniczona podczas pracy z Arkuszami Google
- Dostosowywanie: Zaawansowane dostosowywanie może wymagać wiedzy na temat skryptów, co sprawia, że szablony Arkuszy Google są mniej odpowiednie dla użytkowników bez wiedzy technicznej
ClickUp: najlepsza alternatywa dla szablonów do śledzenia wydatków w Arkuszach Google
Samo śledzenie wydatków nie wystarczy, aby Twoja firma prosperowała. Potrzebujesz odpowiedniej strategii finansowej, która obejmuje identyfikację trendów i wyszukiwanie możliwości oszczędności.
Chociaż utworzenie szablonu raportu wydatków w programie Excel i Arkuszach Google jest łatwe, zapewniają one jedynie podstawowe informacje.
Potrzebujesz zaawansowanego oprogramowania, takiego jak ClickUp, aby zoptymalizować zarządzanie wydatkami. Jest to kompleksowa platforma, która pomaga współpracować z zespołem w celu usprawnienia budżetowania i wydatków biznesowych. Szablony narzędzia do śledzenia wydatków ClickUp automatyzują śledzenie i monitorowanie wydatków oraz zapewniają szczegółowe analizy.
Oto pięć najlepszych szablonów ClickUp do śledzenia wydatków, które pomogą Ci opanować planowanie finansowe.
1. Szablon raportu wydatków ClickUp
Szablon raportu wydatków ClickUp pomaga śledzić wszystkie wydatki osobiste i związane z biznesem w jednym miejscu. Chcesz dodać różne kategorie wydatków? Otwórz widok tabeli ClickUp, aby rozpocząć. Chcesz zobaczyć, ile zapłaciłeś dostawcom i kontrahentom? Sprawdź pulpity nawigacyjne w ClickUp, aby uzyskać przegląd.
Największą zaletą tego szablonu jest możliwość ustawienia niestandardowych statusów w celu śledzenia zatwierdzonych i odrzuconych płatności oraz zastosowania niestandardowych pól do zarządzania datą płatności, odbiorcą i kwotą.
Szablon raportu wydatków ClickUp pomaga rejestrować wydatki różnych działów firmy, dzięki czemu możesz zarządzać budżetem każdego zespołu. Oferuje również cenne informacje na temat wydatków biznesowych, prognozuje przyszłe wydatki i pozwala ustalać struktury podziału kosztów dla projektów.
2. Szablon miesięcznego raportu wydatków od ClickUp
Opóźnienia w płatnościach, częste przekraczanie salda na koncie bankowym i rosnące zobowiązania są oznakami słabego przepływu środków pieniężnych.
Jednym ze sposobów poprawy zarządzania przepływem gotówki jest regularne śledzenie wydatków i zarządzanie nimi. W tym pomaga szablon miesięcznego raportu wydatków ClickUp. Ten przyjazny dla początkujących szablon umożliwia ustawienie szczegółów budżetu miesięcznego i śledzenie wydatków w stosunku do ustalonego budżetu.
Wnioski wyciągnięte z tego szablonu możesz wykorzystać do analizy kosztów i korzyści oraz poprawy przepływu gotówki. Śledząc miesięczne wydatki, możesz skutecznie monitorować swój roczny budżet i postępy finansowe.
Dzięki temu szablonowi możesz łatwo śledzić, gdzie i ile wydają Twoi pracownicy. Od hoteli, przez transport, po posiłki — możesz określić przydzieloną kwotę w arkuszu kalkulacyjnym budżetu i analizować wypływy gotówki.
Dostosuj szablon, aby wyświetlić wydatki stałe i zmienne, a także skorzystaj z pulpitów ClickUp, aby prognozować przyszłe wydatki.
3. Szablon raportu wydatków pracownika autorstwa ClickUp
Zarządzanie wydatkami pracowników może być trudnym zadaniem. Musisz śledzić paragony, kategoryzować wydatki, weryfikować je i przetwarzać zwroty kosztów. Szablon miesięcznego raportu wydatków ClickUp usprawnia cały ten proces.
Możesz śledzić wydatki pracowników w czasie rzeczywistym, przeglądać i zatwierdzać wydatki oraz tworzyć szczegółowe raporty wydatków w celu monitorowania wzorców wydatków. Zwiększa to dokładność i skraca czas przetwarzania, zapewniając zadowolenie Tobie i Twoim pracownikom.
4. Szablon wydatków biznesowych i raportów od ClickUp
Chcesz śledzić swój budżet i wydatki w jednym miejscu, aby sprawdzić kondycję finansową swojej firmy? Szablon ClickUp Business Expense and Report pomoże Ci to osiągnąć. Członkowie Twojego zespołu mogą łatwo dodawać swoje wydatki, co ułatwia poznanie dokładnych wydatków każdego działu.
Możesz wizualizować wydatki i znaleźć możliwości oszczędności. Automatyczne śledzenie czasu i ostrzeganie o zależnościach w tym szablonie doskonale sprawdza się w zarządzaniu całkowitymi kosztami projektu.
Co więcej? Szablon oferuje wiele widoków, które ułatwiają analizę wydatków i raportowanie. Możesz wypróbować widok raportu wydatków biznesowych, aby śledzić wydatki, oraz widok tablicy zatwierdzeń, aby zatwierdzać lub odrzucać wnioski o wydatki.
5. Szablon raportu wydatków dla małych firm od ClickUp
Małe firmy mają problemy z zarządzaniem wydatkami. Brakuje im zasobów, borykają się z ograniczeniami przepływu gotówki, ponoszą wysokie koszty operacyjne i mają ograniczony dostęp do kredytów, a to tylko kilka z wielu czynników utrudniających im przetrwanie finansowe.
Potrzebujesz specjalistycznego szablonu, aby rozwiązać te wyjątkowe problemy. Szablon raportu wydatków dla małych firm ClickUp jest dokładnie tym, czego potrzebujesz. Automatyzuje śledzenie wydatków, pomaga oszczędzać czas i zasoby oraz tworzy intuicyjne wykresy i diagramy, które zapewniają lepszy wgląd w wyniki finansowe firmy.
Możesz go używać do tworzenia zadań śledzących Twoje wydatki. A co najlepsze? Tworzy nawet raporty do celów podatkowych, aby zmniejszyć obciążenia związane z przestrzeganiem przepisów.
Usprawnij finanse dzięki szablonom do śledzenia wydatków
Szablony Arkuszy Google są dobre do śledzenia finansów, ale wprowadzanie wydatków, sortowanie ich według kategorii i obliczanie całkowitych wydatków wymaga zbyt wiele wysiłku.
Ponadto szablony Arkuszy Google nie zawierają zaawansowanych funkcji analitycznych, co utrudnia dostrzeżenie trendów w wydatkach. Zamiast tego możesz skorzystać z zaawansowanych szablonów, takich jak szablony do śledzenia wydatków ClickUp, aby zautomatyzować i usprawnić śledzenie wydatków.
Dzięki szablonom narzędzia do śledzenia wydatków ClickUp możesz planować propozycje budżetu, śledzić wydatki, dostrzegać trendy, znajdować możliwości oszczędności i prognozować budżety — wszystko w jednym miejscu.
Zarejestruj się za darmo w ClickUp, aby lepiej organizować i śledzić swoje wydatki.