Czy wiesz, że menedżerowie wydają średnio 4 godziny tygodniowo na zarządzanie konfliktami?
Konflikty są nieuniknioną częścią naszego życia. Mogą występować w naszym miejscu pracy i życiu osobistym, wpływając na nasze relacje ze współpracownikami, rodziną i przyjaciółmi. A tym, czego nie można uniknąć, trzeba mądrze zarządzać! Sposób radzenia sobie z konfliktami ma ogromne znaczenie.
Skuteczne zarządzanie konfliktami jest niezbędne w organizacji. Zapobiega ono eskalacji drobnych nieporozumień w poważne problemy, pozwala na trudne rozmowy których w przeciwnym razie można by uniknąć, i sprzyja środowisku współpracy.
W tym artykule omówione zostaną różne style i strategie zarządzania konfliktem oraz kroki skutecznego zarządzania konfliktem.
Różne podejścia do zarządzania konfliktami
The Instrument trybu konfliktu Thomasa-Kilmanna definiuje pięć stylów zarządzania konfliktem: dostosowywanie się, unikanie, rywalizacja, kompromis i współpraca. W pewnym momencie naszego życia wszyscy radziliśmy sobie z konfliktami na co najmniej jeden, jeśli nie wszystkie, z tych sposobów.
Pomyśl o tym: jak często unikałeś konfliktu, aby upewnić się, że nie stanie się on poważnym nieporozumieniem? Albo ile razy poszedłeś na kompromis z inną osobą, aby osiągnąć rozwiązanie?
Jako menedżer, wiedza o wszystkich tych stylach i nauka ich stosowania w celu rozwiązywania konfliktów w zespole jest niezbędna.
Styl akomodacyjny
Wyobraź sobie, że pracujesz nad projektem z kolegą, który ma silną wizję produktu końcowego. Ty masz swoje pomysły, ale oni są bardzo pasjonatami swoich. Postanawiasz postępować zgodnie z ich planem, aby zachować spokój i wspierać kolegę.
Jest to akomodacyjny styl zarządzania konfliktami. Polega on na przedkładaniu potrzeb i pragnień innych nad własne w celu utrzymania harmonii i dobrej woli. Najlepiej stosować go, gdy w konflikcie nie ma wyraźnych zwycięzców.
Może to być najlepsze rozwiązanie, jeśli nie jesteś konfrontacyjny lub konflikt jest niewielki. Należy jednak pamiętać, aby nie ignorować potrzeb osób zaangażowanych w konflikt. W przeciwnym razie konflikt może łatwo przerodzić się w większy problem.
Stosowanie tego stylu ma zarówno plusy, jak i minusy:
Zalety
- Utrzymuje relacje i pomaga zmniejszyć bezpośrednie napięcie
- Pokazuje, że cenisz i szanujesz perspektywę drugiej osoby
- Pomaga szybko radzić sobie z drobnymi problemami
Konsekwencje
- Twoje własne potrzeby i pomysły mogą zostać pominięte, co może prowadzić do niezadowolenia
- Może prowadzić do niechęci, jeśli czujesz, że twój wkład jest stale niedoceniany
Wskazówka: Używaj tej metody, gdy dana kwestia jest ważniejsza dla drugiej osoby lub gdy chcesz zachować pozytywne relacje.
Unikanie stylu
Wyobraźmy sobie taką sytuację: Linda i Alex, członkowie zespołu sprzedaży, prowadzą gorącą debatę na temat propozycji klienta. Ich przełożony interweniuje, dając im kilka dni na pracę nad innymi klientami. Ten czas pomaga im się zrelaksować i przemyśleć swoje podejście, co prowadzi do bardziej konstruktywnego rozwiązania.
Jest to styl unikania w zarządzaniu konfliktami. Polega on na ignorowaniu lub wycofywaniu się z konfliktu. Decydujesz się nie angażować, mając nadzieję, że z czasem kwestia zostanie rozwiązana lub stanie się nieistotna. Podejście to najlepiej stosować, gdy konflikt jest trywialny lub potrzebny jest czas na rozważenie najlepszego sposobu jego rozwiązania.
Zalety
- Daje czas na ochłonięcie i racjonalne myślenie
- Może być odpowiednie w przypadku błahych kwestii
- Daje czas na zebranie większej ilości informacji przed podjęciem decyzji
Konsekwencje
- Podstawowa kwestia może pozostać nierozwiązana
- Unikanie ważnych konfliktów może prowadzić do większych problemów wwspółpraca w miejscu pracy Pro tip: Używaj stylu unikania konfliktów, gdy sprawa jest błaha lub gdy sytuacja jest bardzo emocjonalna i wszyscy potrzebują czasu, aby ochłonąć. Czas i przestrzeń pomogą uzyskać lepszą perspektywę. Ustal jednak czas i miejsce, aby odpowiednio zająć się daną kwestią.
Styl rywalizacyjny
Rywalizacja to bardzo popularny styl zarządzania konfliktami. Polega on na przedkładaniu własnych potrzeb i pragnień nad potrzeby i pragnienia innych. Jest to tryb zorientowany na władzę, w którym realizujesz swoje interesy kosztem innych.
Na przykład Keith jest kierownikiem działu, który opowiada się za przydzieleniem znacznej części rocznego budżetu swojemu działowi, ponieważ uważa, że jest to kluczowe dla nowego projektu. Pomimo sprzeciwu ze strony innych działów, stanowczo przedstawił swoją sprawę kierownictwu wyższego szczebla i odrzucił pomysły innych osób.
Jest to przykład stylu rywalizacyjnego. W tym scenariuszu Keith ma tylko jeden cel: wygrać.
Zalety
- Prowadzi do szybkich, zdecydowanych działań, gdy potrzebne są natychmiastowe rezultaty
- Przydatne w sytuacjach, w których konieczne jest utrzymanie pozycji, takich jak ochrona swoich praw
Wady
- Może być postrzegana jako autorytarna i nierozsądna
- Może zaszkodzićdynamikę zespołu i tworzyć wrogie środowisko pracy
**Wskazówka: Starannie zdecyduj, kiedy użyć stylu zarządzania konfliktem, ponieważ jego częste stosowanie może utrudniać długoterminową współpracę i rozwiązywanie problemów. Najlepiej używać go, gdy kwestia jest krytyczna i nie podlega negocjacjom.
Styl kompromisowy
Załóżmy, że twój zespół jest podzielony w kwestii alokacji budżetu na projekt. Niektórzy członkowie chcą zainwestować duże środki w marketing, podczas gdy inni opowiadają się za większymi środkami na rozwój produktu. Po kilku dyskusjach zgadzasz się podzielić budżet równo między obie strony, zapewniając, że obie strony otrzymają przynajmniej część tego, czego chcą.
Nazywa się to kompromisem. Polega on na znalezieniu kompromisu, w którym obie strony rezygnują z czegoś, aby osiągnąć wzajemnie akceptowalne rozwiązanie. Jest to często stosowane, gdy obie strony mają równie ważne interesy, a ograniczenia czasowe wymagają szybkiego rozwiązania.
Pros
- Prowadzi do szybszego rozwiązania, ponieważ wszystkie zaangażowane strony coś zyskują
- Pomagautrzymać morale zespołu i relacje poprzez zapewnienie, że wszystkie strony czują się wysłuchane i szanowane
Konsekwencje
- Rozwiązania mogą nie satysfakcjonować w pełni żadnej ze stron
- Może prowadzić do poczucia straty, jeśli kompromisy nie są zrównoważone
**Kompromisowy styl zarządzania konfliktem należy stosować, gdy obie strony mają równie ważne interesy lub gdy desperacko potrzebujesz rozwiązania, ale nie masz wystarczająco dużo czasu.
Styl współpracy
Jako kierownik projektu stoisz w obliczu konfliktu dotyczącego kierunku rozwoju nowego produktu. Różni członkowie zespołu mają silne opinie na temat funkcji i projektu. Zamiast wybierać jeden pomysł zamiast drugiego, ułatwiasz serię dyskusji współpraca zespołowa warsztaty, podczas których członkowie zespołu przeprowadzają burzę mózgów i integrują najlepsze z każdej propozycji.
Jest to styl zarządzania konfliktami oparty na współpracy. Polega on na wspólnej pracy w celu znalezienia rozwiązania, które zaspokoi potrzeby wszystkich. Wymaga otwartej komunikacji, wzajemnego szacunku i zaangażowania w zrozumienie perspektyw drugiej strony.
Nie trzeba dodawać, że jest on często postrzegany jako najskuteczniejszy styl zarządzania konfliktami, ponieważ działa z prawie każdym, bez względu na jego charakter styl pracy .
Pros
- Może prowadzić do kreatywnych i innowacyjnych rozwiązań, które zadowolą wszystkie strony
- Buduje silniejsze relacje i promujekomunikację w zespole i wzajemny szacunek
Konsekwencje
- Może być czasochłonne i wymagać dużego wysiłku
- Może nie działać w przypadku drobnych konfliktów lub gdy potrzebne są szybkie decyzje
Wskazówka dla profesjonalistów: Stosuj styl zarządzania oparty na współpracy, gdy konflikt dotyczy ważnych kwestii, gdy potrzebujesz rozwiązania korzystnego dla obu stron oraz gdy jest czas i wola wszystkich stron, aby zaangażować się w otwarty dialog i burzę mózgów.
Efektywne kroki w zarządzaniu konfliktami
Skuteczne zarządzanie konfliktem wymaga ustrukturyzowanego podejścia. Oto kroki, które należy wykonać:
identyfikacja problemu
Pierwszym krokiem jest jasne określenie i wyartykułowanie pierwotnej przyczyny konfliktu. Aby to zrobić, musisz najpierw przyznać, że problem istnieje. Ignorowanie go doprowadzi tylko do problemów.
Porozmawiaj z osobami zaangażowanymi w konflikt. Postaraj się zrozumieć ich perspektywy i obawy. Zadawaj różne pytania, takie jak:
_Co się stało?
jakie są twoje obawy?
jak myślisz, co spowodowało konflikt?
jak się czujesz w tej sytuacji?
na jaki wynik masz nadzieję?
czy w przeszłości występowały podobne konflikty?
Pytania te pomogą lepiej zrozumieć sytuację i perspektywy zaangażowanych w nią osób. Możesz także zidentyfikować pierwotną przyczynę, taką jak błędna komunikacja, alokacja zasobów lub różne cele.
Zrób krok w tył
Po zidentyfikowaniu problemu ważne jest, aby cofnąć się o krok, aby uzyskać lepszą perspektywę. Pomoże to uniknąć reakcji odruchowych, zwłaszcza jeśli emocje są wysokie.
Należy również ocenić sytuację i rozważyć szerszy kontekst konfliktu. Chodzi o to, aby kompleksowo zrozumieć sytuację i opracować odpowiednie działania strategie komunikacji .
Dlatego też należy zrozumieć jego konsekwencje i zebrać dodatkowe informacje z odpowiednich źródeł. Myśl nie tylko o natychmiastowym rozwiązaniu konfliktu, ale także o jego długoterminowym wpływie na relacje, dynamikę zespołu i kulturę organizacyjną. Dąż do znalezienia rozwiązań, które odnoszą się do teraźniejszości, zapewniając jednocześnie pozytywne wyniki w przyszłości.
Zrozumienie, słuchanie i szacunek
Skuteczne rozwiązywanie konfliktów wymaga czegoś więcej niż tylko wysłuchania tego, co każda ze stron ma do powiedzenia - wymaga aktywnego słuchania, empatii i okazywania szacunku dla wszystkich zaangażowanych perspektyw.
Dlatego ćwicz aktywne słuchanie, aby w pełni zaangażować się w rozmowę. Okazuj szczere zainteresowanie, utrzymując kontakt wzrokowy, kiwając głową i unikając rozpraszania uwagi, np. sprawdzania telefonu.
Ponadto uznaj i potwierdź emocje każdej ze stron. Zastanów się nad emocjami wyrażonymi przez rozmówcę, aby potwierdzić swoje zrozumienie.
Wreszcie, upewnij się, że traktujesz innych z godnością i powstrzymujesz się od lekceważących lub wrogich zachowań. Rozważ użycie stwierdzeń "ja", aby wyrazić swoje myśli i uczucia bez przypisywania winy innym.
Na przykład: "Rozumiem, skąd pochodzisz i doceniam, że dzielisz się swoją perspektywą." To stwierdzenie dzieli się swoimi uczuciami bez osądzania lub obwiniania drugiej osoby.
Szukanie rozwiązania
Teraz, gdy masz już informacje o konflikcie, musisz znaleźć rozwiązanie. Idealna sytuacja zadowoliłaby obie strony. Jednak nie zawsze możliwe jest znalezienie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony. Dlatego też należy rozważyć pilność i znaczenie sytuacji.
czy masz wystarczająco dużo czasu na rozwiązanie konfliktu? A może potrzebujesz szybkiej decyzji?
czy konflikt będzie miał długotrwały wpływ, czy jest to coś błahego?
Na podstawie odpowiedzi na te pytania możesz zdecydować, jaki styl zarządzania konfliktem chcesz przyjąć. Jeśli masz czas, a konflikt nie jest błahy, wybierz zarządzanie oparte na współpracy.
Poproś wszystkie zaangażowane strony o burzę mózgów i rozważenie różnych perspektyw. Możesz ułatwić te sesje za pomocą narzędzia komunikacji wewnętrznej . Gdy masz już kilka możliwych pomysłów, oceń ich wykonalność i wybierz rozwiązanie, które maksymalizuje wartość dla wszystkich zaangażowanych stron.
Wdrożenie rozwiązania
Po określeniu właściwego rozwiązania nadszedł czas na jego wdrożenie. Wyjaśnij je wszystkim zaangażowanym stronom. Jeśli któraś ze stron wydaje się niechętna, przedyskutuj korzyści i uczciwość rozwiązania.
Rozważ opracowanie planu działania, który określa kroki potrzebne do wdrożenia rozwiązania i przypisuje role i obowiązki każdej zaangażowanej stronie.
Nie zostawiaj tego tak! Regularnie sprawdzaj wszystkie strony, aby upewnić się, że rozwiązanie działa. Zaplanuj kolejne spotkania, aby przeanalizować sytuację. Pomoże to również dokonać niezbędnych korekt.
Wspólne strategie rozwiązywania konfliktów organizacyjnych
Oto pięć typowych strategii rozwiązywania konfliktów organizacyjnych:
Zachowanie przejrzystości i jasności
Zachowaj przejrzystość w komunikacji i zachęcaj swoich pracowników do robienia tego samego. Zapewni to otwartą wymianę wszystkich istotnych informacji, ograniczając nieporozumienia i budując zaufanie wśród członków zespołu.
Ponadto, zdefiniuj jasne cele i oczekiwania, aby zapobiec konfliktom wynikającym z nieporozumień lub niejasności. Kiedy wszyscy rozumieją swoje role, obowiązki i cele, nieporozumienia stają się łatwiejsze do pokonania i łatwiejsze do rozwiązania zarządzanie zespołem łatwe.
Przejrzystość i jasność promują również odpowiedzialność i pomagają stronom rozwiązywać konflikty z jasnym zrozumieniem faktów.
Ustal jasne zasady i procedury
Wdrożenie jasnych zasad i procedur postępowania w przypadku konfliktów w organizacji. Określ etapy zgłaszania, eskalacji i rozwiązywania konfliktów. Po opracowaniu tych zasad, poinformuj o nich wszystkich pracowników. Możesz stworzyć podręcznik lub zorganizować sesje szkoleniowe w celu lepszej komunikacji.
Jasne zasady zmniejszą niejednoznaczność, będą promować spójność i zapewnią ustrukturyzowane ramy radzenia sobie z konfliktami.
Zapewnij konstruktywną krytykę
Podczas rozwiązywania konfliktu musisz zachować neutralność i pamiętać, że nie walczysz przeciwko żadnej z zaangażowanych stron. To, z czym walczysz, to problem. Dlatego upewnij się, że Twoja krytyka jest konstruktywna.
Upewnij się, że Twoja krytyka i wskazówki mają następujące cechy:
- Skupiać się na konkretnych zachowaniach i zapewniać obiektywną informację zwrotną z konkretnymi przykładami
- Stosuj podejście kanapkowe. Zacznij od pozytywów, zajmij się obszarami wymagającymi poprawy i zakończ zachętą
- Przekazuj informacje zwrotne szybko i na osobności
- Zaproś do dyskusji i aktywnego słuchania, aby zapewnić wzajemne zrozumienie między wszystkimi stronami
Używaj narzędzi do współpracy
Usprawnienie komunikacji za pomocą narzędzia do współpracy i zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, może pomóc zwiększyć przejrzystość i zapobiec nieporozumieniom. Jego różne funkcje, takie jak Widok czatu ClickUp , Tablice ClickUp itp. oraz szablony, takie jak szablony planów komunikacji, umożliwiają płynną współpracę między członkami zespołu.
Oto jak możesz wykorzystać ClickUp do zarządzania konfliktami:
- Współpracuj w czasie rzeczywistym i organizuj dokumenty związane z projektem za pomocąClickUp Docs aby uniknąć zamieszania i nieporozumień. Oznaczaj osoby w komentarzach, przypisuj elementy działań i konwertuj tekst na zadania, które można śledzić za pomocą zaledwie kilku kliknięć, aby zwiększyć przejrzystość ról
- Szybko sporządzaj wewnętrzne dokumenty dotyczące polityki i używaj właściwego tonu i języka w wiadomościach e-mail i opiniach dziękiClickUp Brain* UżyjTablice ClickUp do burzy mózgów i organizowania sesji wspólnego rozwiązywania konfliktów
- DźwigniaKlipy ClickUp do nagrywania ekranu i przesyłania wiadomości wideo, aby zwiększyć jasność przekazu i zapobiec błędom w komunikacji
- Komunikacja zespołowa na jednej platformie przy użyciuClickUp Chat View i przydzielaj zadania członkom zespołu bezpośrednio z poziomu czatu
Oprócz tego możesz wykorzystać gotowe do użycia szablony do zarządzania konfliktami.
Popraw komunikację w swoim zespole dzięki szablonowi komunikacji wewnętrznej ClickUp
Użyj Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp do organizowania rozmów i dzielenia się zasadami rozwiązywania konfliktów w całej firmie. Szablon pomoże Ci zachować spójność w dostarczaniu komunikacji wewnętrznej. Pobierz ten szablon
Zachęcaj do współpracy i pracy zespołowej dzięki szablonowi strategii komunikacji wewnętrznej i planu działania ClickUp
Ponadto możesz użyć Szablon strategii komunikacji wewnętrznej i planu działania ClickUp do identyfikacji celów komunikacyjnych, tworzenia planu działania oraz organizowania i śledzenia postępów w realizacji zadań. Szablon ten pozwala zdefiniować jasne cele, opracować możliwe do wykonania kroki z mierzalnymi wynikami i utrzymać wszystko w porządku w celu płynnego wykonania i śledzenia. Pobierz ten szablon
Zainicjuj rozmowy między członkami zespołu za pomocą szablonu ClickUp Icebreaker Whiteboard Template
Użyj Szablon tablicy do przełamywania lodów ClickUp aby rozpocząć rozmowę, przytrzymaj działania związane z budowaniem zespołu i stworzyć zabawne i interaktywne środowisko. Jeśli konflikt wynika z braku zrozumienia między członkami zespołu, możesz użyć Icebreakera, aby zbudować zaufanie i dobre relacje, zanim zajmiesz się konfliktem. Może to stworzyć bardziej pozytywną atmosferę do rozwiązania problemu. Pobierz ten szablon Niezliczone osoby poprawiły swoją komunikację i morale zespołu dzięki ClickUp. Jeanne, starsza asystentka administracyjna na Uniwersytecie Michigan, tak mówi o ClickUp:
Migracja do ClickUp była najważniejszą rzeczą, jaką nasz zespół zrobił w 2022 roku. Odkąd dokonaliśmy zmiany, stwierdziliśmy, że nasza produktywność, wydajność, współpraca w zespole i ogólne morale znacznie się poprawiły.
Pro Tip: Dowiedz się, jak rozwiązywać konflikty projektowe z naszym podręcznik dotyczący rozwiązywania konfliktów w projektach .
Wiedzieć, kiedy nie wchodzić w konflikty
Choć musisz wkraczać do akcji i rozwiązywać konflikty, ważne jest również, aby czasami cofnąć się o krok i pozwolić pracownikom rozwiązać je samodzielnie. Najlepiej jest unikać angażowania się, jeśli jest to drobny konflikt, który nie wymaga twojego wkładu.
Czasami interweniowanie w konflikt może pogorszyć sytuację. Pozwalając członkom zespołu radzić sobie z nimi niezależnie, okazujesz szacunek dla granic i uznajesz ich zdolność do radzenia sobie ze sporami.
Rola kierownictwa i przywództwa w zarządzaniu konfliktami
Liderzy odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu konfliktami. To oni nadają ton temu, jak konflikty są postrzegane i rozwiązywane. Skuteczni liderzy wiedzą, że konflikty są nieuniknione i mogą być korzystne, jeśli są odpowiednio zarządzane.
Różne style przywództwa podążają za różnymi stylami zarządzania konfliktami. Na przykład lider demokratyczny może preferować zbiorowe podejmowanie decyzji. Z drugiej strony, autokratyczny lider może preferować styl unikający lub rywalizujący.
Niezależnie od stylu przywództwa, oto kilka wskazówek, które pomogą lepiej zarządzać konfliktami:
- Zachowaj neutralność i unikaj opowiadania się po czyjejś stronie, gdy pojawiają się konflikty
- Stwórz środowisko, w którym członkowie zespołu czują się bezpiecznie, wyrażając swoje opinie i obawy
- Zachęcaj strony zaangażowane w konflikt do dzielenia się swoimi podstawowymi interesami, a nie sztywnymi stanowiskami
- Poprowadź członków zespołu przez ustrukturyzowany proces rozwiązywania problemów i pomóż im w burzy mózgów
- Stosuj negocjacje, gdy występują sprzeczne interesy lub ograniczone zasoby. Skuteczne negocjacje mogą pomóc w znalezieniu rozwiązania korzystnego dla obu stron i zachęcić do kreatywnego rozwiązywania problemów
Master Conflict Management Styles With ClickUp (Opanuj style zarządzania konfliktami dzięki ClickUp)
Skuteczne zarządzanie konfliktami może być wyzwaniem, ale nie jest całkowicie nieosiągalne. Kluczem jest zrozumienie różnych stylów zarządzania konfliktem i wykorzystanie tego, który najlepiej pasuje do danej sytuacji.
Nie we wszystkich sytuacjach można znaleźć kompromis i nie wszystkie wymagają twojego wkładu. Możesz konstruktywnie rozwiązywać konflikty, rozpoznając, kiedy dostosować się, unikać, konkurować, iść na kompromis lub współpracować.
Niezależnie od stylu, zawsze pamiętaj o zachowaniu neutralności, jasności i przejrzystości, zidentyfikowaniu problemu i konstruktywnej krytyce. Korzystaj z narzędzi takich jak ClickUp, aby przejąć kontrolę nad sytuacją i skutecznie rozwiązywać konflikty. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś!