Według badania Gitnux 84,44% pracowników w Stanach Zjednoczonych często doświadcza czynników rozpraszających uwagę. Co ciekawe, głównymi winowajcami zakłócania cyklu pracy są nie tylko cyfrowe sygnały, ale także źle prowadzone spotkania.
Nieskuteczne spotkania to nie tylko strata czasu — przyczyniają się one również do powstania zjawiska znanego jako syndrom odzyskiwania po spotkaniu (MRS). Syndrom ten może osłabiać innowacyjność i kreatywność oraz zwiększać wypalenie zawodowe i stres pracowników, co ma znaczący wpływ na powodzenie zespołu.
W tym artykule omówimy definicję i naukowe podstawy MRS, przedstawimy najlepsze strategie i narzędzia minimalizujące skutki tego syndromu oraz omówimy, w jaki sposób ClickUp zmienia sposób, w jaki Twój zespół radzi sobie ze spotkaniami.
Zacznijmy.
Czym jest syndrom odzyskiwania spotkania?
Zespół powrotu do pracy po spotkaniu (MRS) występuje, gdy pracownicy odczuwają zmęczenie i spadek wydajności po uczestnictwie w spotkaniach, zwłaszcza gdy spotkania te są nieproduktywne, stresujące lub zbyt długie.
Prawie dwie trzecie osób ma trudności z wygospodarowaniem czasu i energii na wykonanie swoich zadań z powodu zbyt dużej liczby spotkań. Od czasu zmiany dynamiki miejsca pracy w lutym 2020 r. średni udział pracowników w spotkaniach zespołów i rozmowach telefonicznych wzrósł trzykrotnie w skali tygodnia. Wzrost ten często pozostawia niewiele miejsca na innowacje lub czas na burzę mózgów w celu opracowania nowych pomysłów biznesowych.
Niezależnie od tego, czy są to spotkania osobiste, zdalne czy hybrydowe, MRS może trwać przez różne okresy w zależności od osoby i charakteru spotkania. Znacząco utrudnia to ponowne skupienie się na podstawowych zadaniach po zakończeniu spotkania, co bezpośrednio wpływa na zaangażowanie pracowników i ich wydajność w miejscu pracy.
Ale jak spotkania wpływają na nas anatomicznie? Dowiedzmy się tego w następnej sekcji.
Co dokładnie dzieje się w naszych mózgach podczas tych wyczerpujących spotkań i po nich? W następnej sekcji badamy anatomiczne i psychologiczne skutki spotkań, dostarczając informacji na temat tego, jak prowadzą one do MRS i co można zrobić, aby złagodzić te skutki.
Naukowe podstawy syndromu odzyskiwania spotkania
Spotkania często wymagają intensywnej koncentracji, wielozadaniowości i interakcji społecznych, które w dużym stopniu angażują korę przedczołową mózgu — obszar odpowiedzialny za funkcje wykonawcze, takie jak planowanie i podejmowanie decyzji.
Przeciążenie tego obszaru może prowadzić do zmęczenia poznawczego, które objawia się spadkiem koncentracji i zaburzeniami krytycznego myślenia po zakończeniu spotkania.
Badania neurologiczne sugerują, że długotrwała aktywność poznawcza prowadzi do nagromadzenia adenozyny, substancji neurochemicznej, która sprzyja zasypianiu, hamuje i przyczynia się do uczucia wyczerpania psychicznego.
Stresujące spotkania aktywują oś podwzgórze-przysadka-nadnercza (HPA), uwalniając kortyzol i inne hormony stresu. Jest to szkodliwe, gdy wyzwalaczem są częste wydarzenia, które nie zagrażają życiu, takie jak spotkania.
Kiedy więc pracownicy spędzają czas na kolejnych spotkaniach bez odpowiednich przerw, reakcja na stres pozostaje w stanie chronicznej aktywacji i powoduje długotrwałe skutki zdrowotne, takie jak niepokój, depresja i osłabiona odporność.
Zrozumienie tych fizjologicznych i psychologicznych reakcji na spotkania stanowi przekonujący argument za taką organizacją harmonogramów spotkań, która pozwala zachować dobre samopoczucie psychiczne i zwiększyć wydajność. Badania psychologiczne podkreślają znaczenie czasu odpoczynku po nieproduktywnych spotkaniach, aby mózg mógł się zregenerować i przywrócić swoje zasoby poznawcze.
Różnicowanie syndromu odzyskiwania po spotkaniu i zmęczenia Zoomem
MRS i zmęczenie Zoomem opisują stres i wyczerpanie związane z uczestnictwem w spotkaniach, ale skupiają się na różnych aspektach doświadczenia spotkania.
Zespół odzyskiwania po spotkaniu (MRS): MRS odnosi się do poznawczych i emocjonalnych skutków spotkań, niezależnie od ich formatu (osobistego lub wirtualnego). Wynika on z takich czynników, jak nieproduktywna zawartość, źle zarządzane interakcje oraz ogólny wpływ spotkań na dzień pracy danej osoby.
Zmęczenie Zoomem: Termin ten opisuje zmęczenie związane z intensywnym korzystaniem z platform komunikacji cyfrowej, takich jak Zoom, Microsoft Teams i Google Meet. Wynika ono z wyjątkowych wyzwań związanych z interakcjami wirtualnymi, w tym:
- Zmęczenie oczu spowodowane długotrwałym patrzeniem na ekran bez przerw
- Przeciążenie społeczne wynikające z presji, aby pozostawać zaangażowanym i widocznym podczas rozmów wideo
- Dyskomfort fizyczny spowodowany siedzeniem w jednej pozycji lub korzystaniem z nieergonomicznego ustawienia
- Wyczerpanie psychiczne wynikające z przetwarzania niewerbalnych sygnałów i utrzymywania wirtualnej obecności podczas spotkań w biurze
Związek między MRS a zmęczeniem spowodowanym Zoomem
Chociaż zmęczenie Zoomem jest odrębnym zjawiskiem, może ono nasilać MRS, ponieważ wirtualne spotkania powodują wyczerpanie psychiczne i fizyczne, co wydłuża czas potrzebny na regenerację po spotkaniach.
Zasadniczo zmęczenie wynikające z ciągłego wirtualnego zaangażowania nasila objawy MRS, co prowadzi do pogorszenia ogólnego samopoczucia i wydajności.
Rola wielozadaniowości i wypalenia zawodowego
Przez długi czas umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie była uważana za atut w CV. W pewnym sensie im więcej piłek potrafiłeś utrzymać w powietrzu, tym bardziej wydawałeś się wydajny i zdolny w pracy.
Jednak najnowsze badania pokazują, że kiedy próbujemy wykonywać wiele zadań jednocześnie, angażujemy się w "przełączanie zadań" — funkcję wykonawczą, w ramach której nieświadomie przenosimy naszą uwagę z jednego zadania na drugie.
Nie jest to może tak oczywiste ani tak odczuwalne podczas składania prania przed telewizorem. Jednak gdy stawka jest wysoka, przełączanie się między zadaniami prowadzi do zmęczenia poznawczego, powodując, że w ciągu dnia jesteśmy bardziej wyczerpani i mniej wydajni.
Spotkania utrudniają przełączanie się między zadaniami. W normalnych okolicznościach przełączenie się między zadaniami może zająć 15 minut, zanim powróci się do pierwotnego poziomu koncentracji.
Ale co z powrotem do pracy po spotkaniu, które wyczerpało Cię psychicznie i emocjonalnie? Zakładając, że potrafisz szybko przełączyć się na tryb pracy, może to zająć znacznie więcej czasu — nawet 45 minut lub więcej. Każdy ma inne tempo regeneracji.
Bycie "między spotkaniami zespołu lub klientami " brzmi elegancko, ale może prowadzić do spadku wydajności w godzinach pracy.
Czy wiesz, że 70% wszystkich spotkań uniemożliwia pracownikom pracę i wykonanie zadań?
Jednak wyczerpanie nie kończy się nawet po powrocie do pracy po bezużytecznym spotkaniu, co prowadzi nas do kolejnego punktu.
Wpływ na wydajność: Jak długotrwałe zmęczenie spotkaniami wpływa na pracę
Długotrwałe zmęczenie to coś więcej niż chwilowy spadek energii — to warunek, który w dłuższej perspektywie uniemożliwia wydajną i skuteczną realizację zadań.
Według Centrum Kontroli i Prewencji Chorób (CDC ) zmęczenie ma negatywny wpływ na funkcje poznawcze, w tym zmniejsza uwagę lub koncentrację, spowalnia czas reakcji, ogranicza pamięć krótkotrwałą i upośledza zdolność oceny sytuacji.
W miejscu pracy zmęczenie przyczynia się do wystąpienia MRS, ponieważ pracownicy potrzebują czasu, aby zregenerować się po wyczerpującym, nieproduktywnym spotkaniu.
Pracownicy spędzają około 23 godzin tygodniowo na spotkaniach, co zwiększa prawdopodobieństwo zachorowania i nieobecności w pracy. Ten cykl zmęczenia i regeneracji negatywnie wpływa na kulturę pracy, powodując nieefektywność, która kosztuje firmy około 37 miliardów dolarów rocznie z powodu nieproduktywnych spotkań.
Czy rozwiązaniem tego problemu jest ograniczenie liczby spotkań? Tak. Raport HBR wykazał, że wydajność wzrasta nawet o 71%, gdy liczba spotkań zostanie zmniejszona o 40%.
W miarę poszukiwania rozwiązań należy zwracać uwagę na oznaki wskazujące, że spotkanie może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Wczesne reagowanie na te sygnały może zapobiec pojawieniu się zmęczenia i utrzymać wydajność w miejscu pracy.
Typowe oznaki złego spotkania: jak zapobiegać syndromowi spotkania naprawczego
Spotkania mają być okazją do podjęcia konkretnych działań, ale bez jasno określonych celów mogą stać się czynnikiem obniżającym wydajność. Mogą być również frustrujące, wyczerpujące i stanowić stratę czasu, męcząc psychicznie uczestników.
Rozpoznanie oznak nieudanych spotkań może pomóc w podjęciu niezbędnych kroków, aby uniknąć MRS.
1. Brak planu spotkania
Spotkania bez planu to przepis na katastrofę.
Załóżmy, że zostałeś zaproszony na spotkanie i nie otrzymałeś programu. W takim przypadku organizatorzy spotkania są prawdopodobnie nieprzygotowani, nie mają jasno określonego powodu spotkania lub nie są pewni, jakie wyniki chcą osiągnąć.
Rozwiązanie: Jeśli jesteś uczestnikiem spotkania, poproś o jego program. Jeśli organizujesz spotkanie, określ jego cel i powody, dla których zaproszono określonych uczestników.
Skorzystaj z dowolnego szablonu spotkania indywidualnego, aby przygotować się do spotkania. Przygotuj krótką listę elementów do działania i określ, kto będzie kierował poszczególnymi częściami spotkania oraz kto musi przygotować poszczególne elementy.
Szablon agendy ClickUp to konfigurowalny dokument, który umożliwia tworzenie zadań dla każdego elementu działania, definiowanie ról uczestników i wyznaczanie osi czasu.
Skorzystaj z szablonu, aby współpracować z interesariuszami w celu przeprowadzenia burzy mózgów i sfinalizowania punktów porządku obrad — wszystko w jednym, scentralizowanym hubie.
Dobrze zdefiniowany program informuje uczestników o oczekiwanym rodzaju interakcji. Zmusza ich to do przygotowania się do spotkania, czy to poprzez przeprowadzenie konkretnych badań, uzyskanie aktualnych informacji od dostawcy, czy też burzę mózgów na temat nowego projektu, a także do pewnego siebie udziału w spotkaniu.
2. Spotkania rozpoczynające się z opóźnieniem
Jeśli prowadzisz spotkanie, jesteś odpowiedzialny za nadanie profesjonalnego tonu sesji, a spóźnienie może być frustrujące dla osób, które przybyły punktualnie.
Badania pokazują, że gdy lider spóźnia się na spotkanie o 5–10 minut, poziom satysfakcji, efektywności i wydajności spotkania drastycznie spada.
Każdy, kto uczestniczy w spotkaniu, świadomie rezerwuje sobie na to czas w swoim harmonogramie, dlatego należy szanować cenny czas wszystkich uczestników i być punktualnym.
3. Spotkania przekraczające wyznaczony czas
Nawet najbardziej zaangażowani uczestnicy będą mieli trudności z koncentracją, jeśli rozmowa zboczy z tematu i nie będzie miała końca. Aby zmniejszyć fizyczne i psychiczne zmęczenie związane z długimi spotkaniami, należy ściśle przestrzegać porządku obrad i nie przedłużać spotkania.
Rozwiązanie: Ustal czas rozpoczęcia i zakończenia każdego elementu działania oraz limit czasu, w którym każdy może zabrać głos. Na przykład, jeśli chcesz omówić cztery główne zmiany w zespole z trzema kierownikami wyższego szczebla, przeznaczając pięć minut na każdą zmianę, spotkanie nie powinno trwać dłużej niż 60 minut.
Aby określić czas trwania spotkania, należy wziąć pod uwagę złożoność omawianych kwestii, liczbę uczestników oraz format spotkania.
4. Niski poziom zaangażowania uczestników
Wyraźnym sygnałem, że spotkanie nie jest angażujące, jest sytuacja, w której uczestnicy uciekają się do wielozadaniowości — pracują nad innymi zadaniami, wielokrotnie sprawdzają telefony, są nieobecni lub milczą podczas spotkania. Dzieje się tak, gdy:
- Problem A: Dyskusja jest zdominowana przez kilku, zazwyczaj starszych stażem, pracowników
- Problem B: Rozmowy zbaczają z głównego tematu
- Problem C: Elementy działania nie są istotne dla wszystkich
Podczas gdy problemy B i C można zminimalizować dzięki ustrukturyzowanemu planowi, problem A można rozwiązać, podejmując konkretne kroki.
To naturalne, że niektórzy ludzie podczas spotkań mówią więcej niż inni, ale nie oznacza to, że nie można zaangażować bardziej cichych uczestników.
Rozwiązanie: Zaangażuj w spotkania mniej aktywnych uczestników. Zapytaj ich, czy mają coś do dodania do tematu. Wszyscy uczestnicy muszą mieć możliwość dzielenia się swoimi przemyśleniami w bezpieczny i uporządkowany sposób. Alternatywnie, jeśli zauważysz, że koncentracja wszystkich słabnie, narysuj coś na tablicy i poproś uczestników, aby odgadnęli, co to jest. Takie pomysły na spotkania zespołowe pomagają przywrócić uwagę uczestników.
Ponadto pomoce wizualne, takie jak tablice ClickUp, slajdy lub filmy wideo, mogą być pomocne w wyjaśnianiu złożonych zagadnień. Można szkicować diagramy, zapisywać kluczowe punkty lub tworzyć mapy strategii, co ułatwia naukę wizualną.
5. Niejasne kolejne kroki
Jeśli uczestniczysz w spotkaniu i wychodzisz z niego niepewny co do kolejnych kroków i oczekiwań innych osób, uznaj to spotkanie za nieudane. O ile spotkanie nie miało charakteru wyłącznie informacyjnego, powinno zakończyć się pewnym wnioskiem.
Przed zakończeniem spotkania należy krótko omówić główne elementy działania i podjęte decyzje. Protokół ze spotkania (MoM) stanowi jasny zapis tego, co wydarzyło się podczas spotkania, pomaga w rozliczeniu uczestników i ułatwia sprawne wdrożenie podjętych decyzji.
Rozwiązanie: Możesz użyć oprogramowania do sporządzania protokołów ze spotkań, aby robić notatki w podróży i osadzać strony internetowe, arkusze kalkulacyjne, wideo i inne media na jednej platformie, aby móc się z nimi zapoznać po zakończeniu spotkania.
Jeśli chcesz zautomatyzować podsumowywanie kluczowych punktów i dalszych działań, ClickUp Brain może to zrobić za Ciebie. Wyodrębnij najważniejsze informacje i przedstaw je w zwięzły sposób — na przykład w formie listy kontrolnej, na której możesz zaznaczać poszczególne punkty po omówieniu ich z uczestnikami.
Skorzystaj z funkcji spotkań ClickUp, aby wyróżnić kluczowe punkty i przekształcić je w zadania, które można śledzić. Przydziel obowiązki interesariuszom i terminy, upewniając się, że wszystkie szczegóły zostały uwzględnione, a pracownicy mogą przystąpić do pracy bez nieporozumień.
6. Powtarzające się terminy i lokalizacja
Ludzie mają naturalną skłonność do trzymania się tego samego miejsca, tej samej godziny i tych samych ustawień spotkań. Jednak takie rutyna może stać się nudna, co z kolei wpływa na wydajność. Aby zachować energię i entuzjazm pracowników, wprowadź różnorodność do spotkań. Na przykład:
- Spotkania rano zamiast po południu
- Przenieś się do innego miejsca (lub sali konferencyjnej)
- Eksperymentuj z nietradycyjnymi blokami czasowymi (np. 50 minut zamiast godziny)
- Zmień rozkład licencji, tak aby każdy siedział obok różnych współpracowników i naprzeciwko nich
Ponadto, jeśli jest to jedno z regularnych spotkań osobistych między 2-3 osobami z Twojego zespołu, zaproponuj spotkanie podczas spaceru. W przypadku większych grup spróbuj spotkań na stojąco, pod warunkiem, że sesje nie trwają dłużej niż 20 minut, ponieważ wykazano, że zwiększa to efektywność spotkań i zadowolenie uczestników.
Widok kalendarza ClickUp pomaga wizualizować harmonogramy pracowników i szybko identyfikować najmniej obciążone terminy, które pasują wszystkim.
Ponadto funkcje integracyjne ClickUp umożliwiają synchronizację z innymi usługami kalendarza, dzięki czemu wszyscy uczestnicy są świadomi spotkania i mogą zarezerwować sobie czas na udział w nim.
Zmniejsza to również czas i energię poświęcaną na komunikację związaną z planowaniem wielu spotkań.
Konieczność stosowania norm podczas spotkań: kluczowe kwestie, o których należy pamiętać
Ustal pewne podstawowe zasady, które pozytywnie wpłyną na zachowanie pracowników i jeszcze bardziej zmniejszą ryzyko wystąpienia MRS:
- Ogranicz czynniki rozpraszające uwagę: Poproś wszystkich, aby odłożyli telefony i laptopy do czasu zakończenia spotkania; zmniejszy to pokusę przeglądania Internetu, odpowiadania na wiadomości tekstowe lub służbowe e-maile
- Zarządzanie hałasem podczas wirtualnych spotkań: Jeśli jest to spotkanie wirtualne, należy wprowadzić obowiązek wyciszania mikrofonów przez uczestników, gdy nie mówią, aby zminimalizować hałas w tle i zapobiec zakłóceniom
- Zaplanuj przerwy: Jeśli spotkanie potrwa dłużej niż dwie godziny, zapewnij uczestnikom wyraźną przerwę z ustaloną godziną rozpoczęcia i zakończenia, aby mogli zachować czujność przez długi czas i uniknąć zmęczenia poznawczego
- Promuj komunikację opartą na szacunku: Zachowaj pełen szacunku ton, słuchaj aktywnie i nie przerywaj innym, gdy mówią; jeśli jest zbyt wielu uczestników, podnieś rękę, aby uzyskać możliwość zabrania głosu
- Podejmowanie decyzji: Niezależnie od tego, czy decyzje są podejmowane w drodze konsensusu, większością głosów, czy przez wyznaczoną osobę, należy dążyć do zastosowania metody "GETGO" (Good Enough To Go), która koncentruje się na finalizowaniu decyzji, które mogą nie być idealne, ale są dobre do realizacji
- Empatia: Bądź gotowy do wsparcia decyzji, nawet jeśli początkowo się z nią nie zgadzasz; wyjaśnij swoje zdanie, posługując się przykładami lub faktami, aby lepiej przedstawić swoje stanowisko i nie pozostawić miejsca na konflikt
Informacja zwrotna i ocena w celu ciągłego doskonalenia
Poprzez zbieranie opinii uzyskasz wgląd w to, które aspekty spotkania były interesujące, a które męczące. Informacje te pozwolą Ci usprawnić porządek obrad i skupić się na najważniejszych kwestiach, eliminując zbędne spotkania z harmonogramu i przeznaczając czas wyłącznie na omówienie spraw krytycznych.
Pod koniec każdego spotkania poświęć kilka minut na zapytanie uczestników o ich opinię na temat skuteczności dyskusji i tego, co można by poprawić.
Jeśli nie są pewni, czy chcą wypowiadać się w grupie, skorzystaj z anonimowych ankiet cyfrowych dostępnych w formularzach ClickUp, aby zachęcić ich do szczerej opinii.
W przypadku wirtualnych spotkań użyj ClickUp Clip, aby nagrać ekran i udostępnić wideo (znane również jako Clip) wszystkim uczestnikom. Możesz dodawać komentarze w dowolnym miejscu Clip, aby omówić udostępnione treści.
Wszyscy mogą przeglądać zawartość spotkania i współpracować nad nią, a wideo może również wskazać obszary wymagające poprawy.
Może się na przykład okazać, że jedna osoba mówiła niezwykle długo lub że niektórzy uczestnicy przerywali sobie nawzajem, powodując niespójność dyskusji. Można podjąć kroki, aby rozwiązać takie problemy podczas przyszłych spotkań.
Ponadto narzędzia AI do spotkań, takie jak ClickUp Brain, mogą transkrybować każdy Clip, w tym znaczniki czasu i fragmenty do wykorzystania w przyszłości.
Na koniec należy podjąć działania w oparciu o otrzymane opinie, omawiając je podczas kolejnych spotkań i wprowadzając niezbędne zmiany — pokazując uczestnikom, że ich opinie są cenione i brane pod uwagę.
Przejście od stresu do przepływu: lepsze spotkania
Spotkania nie muszą budzić strachu wśród pracowników.
Skutecznie przeprowadzone spotkania sprawiają, że uczestnicy czują się zmotywowani i zaangażowani, co minimalizuje potrzebę długiego czasu na regenerację.
Wyznacz konkretne godziny lub dni jako wolne od spotkań, aby umożliwić pracownikom nieprzerwaną pracę, maksymalizując ich zdolności poznawcze, zapewniając lepszą jakość pracy w krótszym czasie i osiągając większe poczucie spełnienia.
Istnieje wiele sposobów na uniknięcie niepotrzebnych spotkań, a ClickUp jest praktycznym wyborem. Oferuje kilka przydatnych funkcji, takich jak widok kalendarza, tablice, ClickUp Brain i ClickUp Meetings, które umożliwiają zespołom współpracę nad pomysłami projektowymi, definiowanie zadań i terminów oraz tworzenie, importowanie i dostosowywanie raportów pomocnych w analizie projektów.
Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, osobiście, czy w trybie hybrydowym, ClickUp łączy zespoły, działy i ludzi z różnych lokalizacji, umożliwiając im osiągnięcie pożądanych celów biznesowych.
Jeśli chcesz skorzystać z jego zalet, zarejestruj się za darmo na ClickUp.
Często zadawane pytania (FAQ)
1. Jak dojść do siebie po nieudanym spotkaniu?
Daj sobie czas na odprężenie się po nieudanym lub frustrującym spotkaniu. Może to być kilka minut medytacji, krótki spacer na świeżym powietrzu lub po prostu odejście od miejsca pracy, aby się zresetować.
Zastanów się, co sprawiło, że spotkanie było nieudane. Czy było źle zorganizowane? Czy pojawiły się konflikty, które nie zostały rozwiązane? Czy wyniki są niejasne?
Zrozumienie tych czynników może pomóc w jasnym przełożeniu myśli na działania i rozwiązaniu problemu, co doprowadzi do powodzenia spotkania.
2. Jak zwiększyć wydajność spotkań?
Przed spotkaniem rozprowadź agendę zawierającą tematy do omówienia i cele do osiągnięcia. Pomoże to uczestnikom przygotować się i skupić uwagę podczas spotkania. Zacznij punktualnie, trzymaj się tematu i zakończ spotkanie zgodnie z planem. Upewnij się, że wszyscy mają możliwość wypowiedzenia się. Zakończ każde spotkanie konkretnymi wynikami i przydzielonymi obowiązkami.